Projektskizze Hochschule Rhein-Waal

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Projektskizze
Projektskizze Hochschule Rhein-Waal
PROJEKTBEZEICHNUNG UND LAUFZEITEN
Teilprojekt 1: Einführung MACH Web 2.0 Technologie (10/2015 bis 03/2016 )
Teilprojekt 2: Einführung MACH E-Rechnung und MACH Rechnungsworkflow (11/2015
bis 11/2016)
AUFTRAGGEBER
Hochschule Rhein-Waal
Ansprechpartner: Karsten Koppetsch
Projektleitung
Marie-Curie Str. 1
47533 Kleve
Tel.: 02821-80673-124
KUNDENSTIMME
„Mit den MACH Workflows zur Rechnungsbearbeitung und zur Beschaffung haben wir unsere wichtigsten Finanzprozesse komplett digital abgebildet. Die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten werden spürbar
reduziert und es macht Spaß, mit einer prozessoptimierten Lösung zu arbeiten.“
Nicole Burke, Leitung Finanzmanagement und Einkauf, Hochschule Rhein-Waal
BESCHREIBUNG DES KUNDEN
Die Hochschule Rhein-Waal wurde 2009 als Hochschule für angewandte Wissenschaften gegründet und hat mit dem Wintersemester 2009/2010 den Bildungsbetrieb aufgenommen. Die Hochschule hat zwei Standorte, einen Campus in Kleve und einen weiteren Campus in Kamp-Lintfort. Die Hochschule Rhein-Waal ist Vorreiter bei der ERechnung in NRW. Seit Oktober 2016 sind alle Weichen für die E-Rechnung gestellt:
Zwei Fachdienste werden in einem Pilotprojekt sukzessive mit ihren Lieferanten den gesamten Beschaffungsprozess elektronisch abbilden. Pro Jahr ist die Bearbeitung von ca.
10.000 Belegen geplant. Ab Februar 2017 werden ungefähr 150 Nutzer in das Verfahren
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eingebunden sein. Weiterhin sollen die E-Ausgangsrechnung bis Februar 2017 und der
elektronische Beschaffungsprozess bis Mai 2017 umgesetzt werden.
ANZAHL MITARBEITER/ ANZAHL NUTZER
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ca. 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (100 in der zentralen Verwaltung)
ca. 25 Fachnutzer Modul/Prozess
sowie ca. 250 Info-Nutzer und Rechnungsbearbeiter
SPEZIFIKA IM PROJEKTVORGEHEN
Teilprojekt 1: Einführung MACH Web 2.0
In der ersten Projektphase hat die Hochschule nach kurzer Einweisung zunächst eigene
Erfahrungen mit der Software gemacht.
Die Berater der MACH AG haben die Phase im Rahmen der Anwenderunterstützung
zunächst begleitet. Ab November 2015 hat MACH die Systemimplementierung im Rahmen der Produktivsetzung intensiver unterstützt.
Teilprojekt 2: Einführung E-Rechnung und Rechnungsworkflow
Im Vorfeld des Projektauftrages hat im 1. Halbjahr 2015 ein Workshop zur E-Rechnung
stattgefunden, um den groben Rahmen für das Projekt und das weitere Vorgehen zu beschreiben. Im Projekt wurde der dort aufgenommene Prozess dann zunehmend verfeinert
und immer genauer an die Bedürfnisse der Hochschule Rhein-Waal angepasst. Nach Abstimmung des Prozesses wurde gegen Ende 2015 / Anfang 2016 mit der Einrichtung des
Eingangsrechnungsprozesses in der Software begonnen. Diese war im 3. Quartal 2016 abgeschlossen und befindet sich seit Oktober 2016 in zwei Pilot-Fachdiensten im Pilotbetrieb.
Ein weiteres Vorhaben ist die Umsetzung der E-Ausgansrechnung bis Februar 2017.
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NUTZEN FÜR DEN KUNDEN
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Einfachere Bedienung für dezentrale Nutzer
Bessere Auswertungen
Einfachere Benutzerführung durch konfigurierbare Oberflächen
Schnellere und sicherere Rechnungsbearbeitung
Zeit- und Kostenvorteile bei der Rechnungsbearbeitung
dezentraler Zugang über webbasierte Auswertungen für die Wissenschaftler
Unterstützung dezentrale Prüfung, da Prüfinstanzen für Drittmittel im digitalen
Rechnungsworkflow eingebunden werden können
Geldgebern für Drittmittel/ Wirtschaftsprüfern kann ein webbasierter Zugang für
Prüfungszwecke zur Verfügung gestellt werden
MACH STANDARD PROJEKTVORGEHEN
Die MACH AG berät und unterstützt ihre Kunden bei IT- und Organisationsprojekten in
allen Bereichen der Projektdurchführung seit über 30 Jahren. Seit Gründung konzentriert sich die MACH AG auf die speziellen Erfordernisse und Gegebenheiten der öffentlichen Verwaltung. Über die Jahre hinweg hat die MACH AG ein Projektvorgehen entwickelt, das speziell auf die Implementierung einer ERP-Standardsoftware ausgerichtet ist
und den Erfolg eines Implementierungsprojektes sicherstellt. Dieses Vorgehen hat sich
vielfach in der Praxis bewährt. Es unterteilt sich in einzelne Phasen:
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Projekt starten:
Prüfung der Eckdaten des Projekts (Zeit, Inhalt, Leistungen, Budget) und Erstellung
eines mit dem Kunden abgestimmten Projektplans
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Technisches Umfeld herstellen:
Prüfung und Abstimmung des für die neue ERP-Software zugrundeliegenden Systemumfelds sowie technische Integration der MACH Software beim Auftraggeber
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Sollzustand konzipieren und System realisieren:
Aufnahme und Konkretisierung der Kundenanforderungen, konzeptionelle Beratung
zur Abbildung in der neuen ERP-Software sowie Umsetzung der kundenindividuel-
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len Softwarekonfiguration
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Systemtest durchführen:
Sicherstellung, dass sowohl die Konfiguration der MACH Software den Anforderungen des Tagesgeschäfts entspricht als auch die Interaktion mit anderen Systemen
funktioniert
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Endanwender schulen:
Vorbereitung der Endanwender auf die Nutzung der MACH Software in der Praxis
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Produktivbetrieb vorbereiten:
Vorbereitung der MACH Software auf den Produktivbetrieb durch Eingabe oder
Übernahme aktueller (Massen-)Daten
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Produktivbetrieb begleiten:
Unterstützung der Anwender in den ersten Wochen des Produktivbetriebs
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Projekt steuern:
Steuerung der Aktivitäten und Überwachung der Ergebnisse, der Terminplanung
und des Budgets sowie Veranlassung ggf. erforderlicher korrigierender Eingriffe
Das Projektvorgehen der MACH AG ist geprägt von einer engen, kooperativen Zusammenarbeit mit dem Projektteam des Auftraggebers. Ziel ist es, auf Seiten des Auftraggebers umfangreiches Wissen rund um die MACH Software aufzubauen, so dass der
Auftraggeber mit Abschluss des IT-Projektes weitestgehend unabhängig von der MACH
AG das neue System betreiben kann. Eine weitere Unterstützung durch die MACH AG
ist nach Projektende nur noch sporadisch bzw. bei spezifischen Fragestellungen oder
funktionalem Ausbau der MACH Software erforderlich. Die Kunden der MACH AG
schätzen diesen Ansatz der Projektabwicklung, denn dadurch wird ein wirtschaftlicher
Betrieb der neuen Softwarelösung in den Folgejahren nach der Implementierung sichergestellt.
EINGESETZTE SOFTWARE
MACH Finanzmanagement mit den Modulen:
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MACH Finanzen Web 2.0
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Projektskizze
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MACH E-Rechnung und Rechnungsworkflow
MACH Kosten- und Leistungsrechnung Web 2.0
MACH Anlagenbuchhaltung Web 2.0
MACH Logistik Web 2.0
MACH Business Intelligence
MACH Personal
MACH Information Manager (Projektakte)
SCHNITTSTELLEN
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In Planung: Anbindung Sunrise Bibliotheksmanagement
TECHNISCHES UMFELD
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Application-/Web-Server: Wildfly / Tomcat
Datenbank: Windows
Betriebssystem: MS SQL Server
STAND:
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