Projektskizze Hochschule Rhein-Waal
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Projektskizze Projektskizze Hochschule Rhein-Waal PROJEKTBEZEICHNUNG UND LAUFZEITEN Teilprojekt 1: Einführung MACH Web 2.0 Technologie (10/2015 bis 03/2016 ) Teilprojekt 2: Einführung MACH E-Rechnung und MACH Rechnungsworkflow (11/2015 bis 11/2016) AUFTRAGGEBER Hochschule Rhein-Waal Ansprechpartner: Karsten Koppetsch Projektleitung Marie-Curie Str. 1 47533 Kleve Tel.: 02821-80673-124 KUNDENSTIMME „Mit den MACH Workflows zur Rechnungsbearbeitung und zur Beschaffung haben wir unsere wichtigsten Finanzprozesse komplett digital abgebildet. Die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten werden spürbar reduziert und es macht Spaß, mit einer prozessoptimierten Lösung zu arbeiten.“ Nicole Burke, Leitung Finanzmanagement und Einkauf, Hochschule Rhein-Waal BESCHREIBUNG DES KUNDEN Die Hochschule Rhein-Waal wurde 2009 als Hochschule für angewandte Wissenschaften gegründet und hat mit dem Wintersemester 2009/2010 den Bildungsbetrieb aufgenommen. Die Hochschule hat zwei Standorte, einen Campus in Kleve und einen weiteren Campus in Kamp-Lintfort. Die Hochschule Rhein-Waal ist Vorreiter bei der ERechnung in NRW. Seit Oktober 2016 sind alle Weichen für die E-Rechnung gestellt: Zwei Fachdienste werden in einem Pilotprojekt sukzessive mit ihren Lieferanten den gesamten Beschaffungsprozess elektronisch abbilden. Pro Jahr ist die Bearbeitung von ca. 10.000 Belegen geplant. Ab Februar 2017 werden ungefähr 150 Nutzer in das Verfahren © MACH 2016 Version 1.0 / 12.12.2016 Seite 1 von 5 Projektskizze_Hochschule_RheinWaal_kurz.doc Projektskizze eingebunden sein. Weiterhin sollen die E-Ausgangsrechnung bis Februar 2017 und der elektronische Beschaffungsprozess bis Mai 2017 umgesetzt werden. ANZAHL MITARBEITER/ ANZAHL NUTZER • • • ca. 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (100 in der zentralen Verwaltung) ca. 25 Fachnutzer Modul/Prozess sowie ca. 250 Info-Nutzer und Rechnungsbearbeiter SPEZIFIKA IM PROJEKTVORGEHEN Teilprojekt 1: Einführung MACH Web 2.0 In der ersten Projektphase hat die Hochschule nach kurzer Einweisung zunächst eigene Erfahrungen mit der Software gemacht. Die Berater der MACH AG haben die Phase im Rahmen der Anwenderunterstützung zunächst begleitet. Ab November 2015 hat MACH die Systemimplementierung im Rahmen der Produktivsetzung intensiver unterstützt. Teilprojekt 2: Einführung E-Rechnung und Rechnungsworkflow Im Vorfeld des Projektauftrages hat im 1. Halbjahr 2015 ein Workshop zur E-Rechnung stattgefunden, um den groben Rahmen für das Projekt und das weitere Vorgehen zu beschreiben. Im Projekt wurde der dort aufgenommene Prozess dann zunehmend verfeinert und immer genauer an die Bedürfnisse der Hochschule Rhein-Waal angepasst. Nach Abstimmung des Prozesses wurde gegen Ende 2015 / Anfang 2016 mit der Einrichtung des Eingangsrechnungsprozesses in der Software begonnen. Diese war im 3. Quartal 2016 abgeschlossen und befindet sich seit Oktober 2016 in zwei Pilot-Fachdiensten im Pilotbetrieb. Ein weiteres Vorhaben ist die Umsetzung der E-Ausgansrechnung bis Februar 2017. © MACH 2016 Version 1.0 / 12.12.2016 Seite 2 von 5 Projektskizze_Hochschule_RheinWaal_kurz.doc Projektskizze NUTZEN FÜR DEN KUNDEN • • • • • • • • Einfachere Bedienung für dezentrale Nutzer Bessere Auswertungen Einfachere Benutzerführung durch konfigurierbare Oberflächen Schnellere und sicherere Rechnungsbearbeitung Zeit- und Kostenvorteile bei der Rechnungsbearbeitung dezentraler Zugang über webbasierte Auswertungen für die Wissenschaftler Unterstützung dezentrale Prüfung, da Prüfinstanzen für Drittmittel im digitalen Rechnungsworkflow eingebunden werden können Geldgebern für Drittmittel/ Wirtschaftsprüfern kann ein webbasierter Zugang für Prüfungszwecke zur Verfügung gestellt werden MACH STANDARD PROJEKTVORGEHEN Die MACH AG berät und unterstützt ihre Kunden bei IT- und Organisationsprojekten in allen Bereichen der Projektdurchführung seit über 30 Jahren. Seit Gründung konzentriert sich die MACH AG auf die speziellen Erfordernisse und Gegebenheiten der öffentlichen Verwaltung. Über die Jahre hinweg hat die MACH AG ein Projektvorgehen entwickelt, das speziell auf die Implementierung einer ERP-Standardsoftware ausgerichtet ist und den Erfolg eines Implementierungsprojektes sicherstellt. Dieses Vorgehen hat sich vielfach in der Praxis bewährt. Es unterteilt sich in einzelne Phasen: • Projekt starten: Prüfung der Eckdaten des Projekts (Zeit, Inhalt, Leistungen, Budget) und Erstellung eines mit dem Kunden abgestimmten Projektplans • Technisches Umfeld herstellen: Prüfung und Abstimmung des für die neue ERP-Software zugrundeliegenden Systemumfelds sowie technische Integration der MACH Software beim Auftraggeber • Sollzustand konzipieren und System realisieren: Aufnahme und Konkretisierung der Kundenanforderungen, konzeptionelle Beratung zur Abbildung in der neuen ERP-Software sowie Umsetzung der kundenindividuel- © MACH 2016 Version 1.0 / 12.12.2016 Seite 3 von 5 Projektskizze_Hochschule_RheinWaal_kurz.doc Projektskizze len Softwarekonfiguration • Systemtest durchführen: Sicherstellung, dass sowohl die Konfiguration der MACH Software den Anforderungen des Tagesgeschäfts entspricht als auch die Interaktion mit anderen Systemen funktioniert • Endanwender schulen: Vorbereitung der Endanwender auf die Nutzung der MACH Software in der Praxis • Produktivbetrieb vorbereiten: Vorbereitung der MACH Software auf den Produktivbetrieb durch Eingabe oder Übernahme aktueller (Massen-)Daten • Produktivbetrieb begleiten: Unterstützung der Anwender in den ersten Wochen des Produktivbetriebs • Projekt steuern: Steuerung der Aktivitäten und Überwachung der Ergebnisse, der Terminplanung und des Budgets sowie Veranlassung ggf. erforderlicher korrigierender Eingriffe Das Projektvorgehen der MACH AG ist geprägt von einer engen, kooperativen Zusammenarbeit mit dem Projektteam des Auftraggebers. Ziel ist es, auf Seiten des Auftraggebers umfangreiches Wissen rund um die MACH Software aufzubauen, so dass der Auftraggeber mit Abschluss des IT-Projektes weitestgehend unabhängig von der MACH AG das neue System betreiben kann. Eine weitere Unterstützung durch die MACH AG ist nach Projektende nur noch sporadisch bzw. bei spezifischen Fragestellungen oder funktionalem Ausbau der MACH Software erforderlich. Die Kunden der MACH AG schätzen diesen Ansatz der Projektabwicklung, denn dadurch wird ein wirtschaftlicher Betrieb der neuen Softwarelösung in den Folgejahren nach der Implementierung sichergestellt. EINGESETZTE SOFTWARE MACH Finanzmanagement mit den Modulen: • MACH Finanzen Web 2.0 © MACH 2016 Version 1.0 / 12.12.2016 Seite 4 von 5 Projektskizze_Hochschule_RheinWaal_kurz.doc Projektskizze • • • • • • • MACH E-Rechnung und Rechnungsworkflow MACH Kosten- und Leistungsrechnung Web 2.0 MACH Anlagenbuchhaltung Web 2.0 MACH Logistik Web 2.0 MACH Business Intelligence MACH Personal MACH Information Manager (Projektakte) SCHNITTSTELLEN • In Planung: Anbindung Sunrise Bibliotheksmanagement TECHNISCHES UMFELD • • • Application-/Web-Server: Wildfly / Tomcat Datenbank: Windows Betriebssystem: MS SQL Server STAND: 11/16 © MACH 2016 Version 1.0 / 12.12.2016 Seite 5 von 5 Projektskizze_Hochschule_RheinWaal_kurz.doc
