1 Erläuterungen zum Schema für die Vorkalkulation Projekte
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Erläuterungen zum Schema für die Vorkalkulation Projekte wirtschaftlicher Tätigkeit Bei Projekten, die dem Bereich der wirtschaftlichen Tätigkeit (Auftragsforschung, Dienstleistung und Weiterbildung) zuzuordnen sind, muss dokumentiert werden, dass der angebotene Preis alle angefallenen direkten und indirekten Kosten sowie einen Gewinnzuschlag beinhaltet. Daher muss vor Vertragsabschluss eine Vorkalkulation erfolgen. Diese erfolgt anhand des vorliegenden Kalkulationsschemas. Dieses Schema dient lediglich der internen Kalkulation. Im Kopfbogen müssen folgende Angaben gemacht werden: • • • • • • • Auftraggeber Projektbezeichnung Projektverantwortlicher Sektion (Auswahlmöglichkeit) Kostenstelle Externe Projekt-Nr. (Vertrags-Nr.) Projektlaufzeit Das Schema ist in Personal- und Sachkosten, Investitionen sowie Gemeinkosten und einen Gewinnzuschlag unterteilt. Das Excel-Sheet beinhaltet die Tabellenblätter Kalkulation (inkl. Kopfbogen), Personaldurchschnittssätze, Sachkosten und Investitionen. In allen Tabellenblättern können lediglich die grau unterlegten Zellen ausgefüllt werden. Die Berechnungen erfolgen dann automatisch. Nachfolgend werden die Kostenblöcke kurz erläutert. Direkte Kosten/Einzelkosten: Personalkosten Für das Projekt sind projektfinanziertes und landesfinanziertes Personal separat zu kalkulieren. Projektfinanziertes Personal sind Mitarbeiter, die direkt für das Projekt eingestellt werden sollen. Landesfinanziertes Personal sind Mitarbeiter, die Leistungen für das Projekt erbringen, aber nicht direkt für dieses Projekt eingestellt wurden. Die Vorkalkulation muss nicht personenbezogen erfolgen, es ist ausreichend die Anzahl der Mitarbeiter bzw. die Vollzeitäquivalente (VZÄ) je Besoldungs-/Entgeltgruppe und die geplanten Projektstunden/-monate einzutragen (Bsp. VZÄ: eine Person mit 50%iger Arbeitszeit = VZÄ in Höhe von 0,5). Die Berechnung der Kosten erfolgt über die Personaldurchschnittssätze je Besoldungs- /Entgeltgruppe. Die Entgeltgruppen sind im 2. Tabellenblatt des Excel-Sheets aufgelistet. 1 Sacheinzelkosten Sacheinzelkosten sind die für das Projekt geplanten und direkt daraus finanzierten Sachmittel. Bei der Kalkulation kann es sich nur um eine realistische Schätzung der wesentlichen Kostenarten handeln. Diese sind: • Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (z.B. Kosten durch Labor- oder Werkstatt-Tätigkeiten) • Geschäftsbedarf (z.B. Büromaterial, Telefon) • Dienstleistungen (z.B. Werkverträge, wiss. Dienstleistungen) • Reisekosten • Sonstige Ausgaben (z.B. Gebühren, Mieten, Schulungen) Falls die Sacheinzelkosten nicht so detailliert angegeben werden können, so hat man alternativ die Möglichkeit eine pauschale Summe dieser Kosten im Kalkulationsschema einzutragen. Investitionen Sofern über das Projekt die (vollständige) Finanzierung neuer Geräte erfolgen soll, ist der Nettobetrag des Anschaffungswertes einzutragen. Erfolgt seitens des Auftraggebers nur eine anteilige Finanzierung, d. h. es entsteht ein Fehlbetrag aus Investitionen, so setzen Sie sich mit einem Mitarbeiter der Gruppe Kosten- und Leistungsrechnung in Verbindung. Bitte beachten Sie, dass bei der Kalkulation ausschließlich neue Geräte berücksichtigt werden müssen. Die Nutzung vorhandener Geräte wird durch den Gemeinkostenzuschlag abgedeckt. Indirekte Kosten/Gemeinkosten Gemeinkosten (Overhead) sind Kosten, die zur Erbringung einer Leistung entstehen, dieser aber nicht direkt zurechenbar sind. Die indirekten Kosten beinhalten • • • Sachgemeinkosten Verwaltungs- und Fachbereichsgemeinkosten Sonstige Gemeinkosten Die Ermittlung der Gemeinkosten erfolgt über einen prozentualen Zuschlagssatz, der auf die Personaleinzelkosten (direkt und indirekt) angewendet wird. An der Goethe-Universität Frankfurt am Main werden für die Sektionen verschiedene Zuschlagssätze verwendet. Nach Auswahl der Sektion im Kopfbereich des Formulars wird der entsprechende Zuschlagssatz automatisch gezogen und die Gemeinkosten werden berechnet. Gewinnzuschlag Auf die errechnete Summe aus Einzel- und Gemeinkosten ist ein angemessener Gewinnzuschlag von mindestens 3 % einzukalkulieren. Der Gewinnzuschlag kann auch höher angesetzt werden. 2 Umsatzsteuer Im Rahmen von § 1 UStG ist auf die wirtschaftliche Tätigkeit eine Umsatzsteuer i. H. v. 19 % zu berechnen. Mindestangebotspreis/geplante Erlöse Die geplanten Erlöse müssen wenigstens dem Mindestangebotspreis entsprechen. Vertragsabschlüsse unter Mindestangebotspreis sind grundsätzlich möglich, sofern durch den Projektverantwortlichen eine ausführliche und nachvollziehbare Begründung erfolgt. Diese Ausnahmeregelungen bedürfen einer Einzelfallentscheidung. In diesem Fall setzen Sie sich mit einem Mitarbeiter der Stabstelle Berufungen und Forschung in Verbindung. Ihre Ansprechpartner/innen in der Zentralverwaltung: Fragen zur Vorkalkulation Gruppe Kosten-/Leistungsrechnung N.N. Durchwahl: Email: N.N. N.N. Herr Frank Ziegler Durchwahl: 13628 Email: [email protected] Beratung und Erstkontakt Stabsstelle Forschung und wissenschaftlicher Nachwuchs Herr Dr. Justus Lentsch Durchwahl: 15193 Email: [email protected] Frau Stefanie Dreyer/ Frau Ellen Diehm Durchwahl: 15190 Email [email protected] 3 Fragen zur Vertragsgestaltung Abteilung Recht, Tarifpolitik und Organisation Je nach Zuständigkeit (siehe Intranet ): Frau Lea Brandhoff Durchwahl: 17181 [email protected] E-Mail: Frau Lisa Fieblinger Durchwahl: 17180 E-Mail: [email protected] Frau Christiane von Scheven Durchwahl: 18709 E-Mail: [email protected] Fragen zur steuerlichen Sachverhalten Abteilung Finanzen und Steuern Herr Michael Müller Durchwahl: 18768 E-Mail: [email protected] 4
