beschaffung, inventar- und materialverwaltung
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BESCHAFFUNG, INVENTAR- UND MATERIALVERWALTUNG Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 BESCHAFFUNG, INVENTAR- UND MATERIALVERWALTUNG Hey Tina! Was lernt man in diesem Kapitel? Ganz einfach Tim! Hier lernt man alles, was man wissen muss, wenn man Waren oder Dienstleistungen für eine Dienststelle einkauft. Das nennt man auch Beschaffung. Außerdem wird erklärt, wie man danach die erhaltenen Gegenstände verwaltet. Das nennt man Inventar- und Materialverwaltung. Und wozu lernen wir das? Damit wir Verständnis für die Beschaffungsvorgänge des Bundes bekommen und somit als VerwaltungsassistentInnen in diesem Bereich richtig handeln beziehungsweise unterstützen können. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 2 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 INHALTSVERZEICHNIS 1. Beschaffung ............................................................................................................ 5 1.1 Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) .............................................................. 5 1.1.1 Aufgaben der BBG ................................................................................... 5 1.1.2 Mitwirkungspflichten der Dienststellen ...................................................... 6 1.2 Begriffserklärungen ........................................................................................ 8 1.3 Das Vergabeverfahren .................................................................................... 9 1.3.1 Arten der Vergabeverfahren ....................................................................10 1.3.2 Der Verfahrensablauf im Detail ............................................................... 12 1.3.3 Grundsätze des Vergabeverfahrens ......................................................... 16 1.3.4 Allgemeine Bestimmungen ......................................................................16 1.3.5 Schwellenwerte ......................................................................................17 1.3.6 Nachprüfungsverfahren ..........................................................................17 1.4 Bedarfsfeststellung .......................................................................................19 1.5 Angebotsvergleich.........................................................................................21 1.6 Bestellung ....................................................................................................22 1.6.1 Arten der Bestellung ...............................................................................22 1.6.2 Inhalt der Bestellung ..............................................................................23 1.7 Lieferung ......................................................................................................26 1.7.1 Warenübernahme und Wareneingangskontrolle ....................................... 26 1.7.2 Lieferpapiere ..........................................................................................27 1.8 Rechnungskontrolle.......................................................................................28 1.8.1 Sachliche Prüfung ..................................................................................28 1.8.2 Rechnerische Prüfung .............................................................................30 1.8.3 Fehlerhafte Rechnungen und Behebung der Fehler .................................. 34 1.9 Arten der Mängel bei Waren ..........................................................................35 1.9.1 Nach der Erkennbarkeit der Mängel .........................................................35 1.9.2 Nach der Bedeutung der Mängel .............................................................35 1.9.3 Nach der Behebbarkeit der Mängel ..........................................................36 1.10 Die rechtlichen Möglichkeiten des Käufers (der Dienststelle) bei Lieferung mangelhafter Ware .................................................................................................36 1.11 2 Mängelrüge ..................................................................................................41 Inventar- und Materialverwaltung .........................................................................44 2.1 Richtlinien für Inventar- und Materialverwaltung ............................................. 44 Verwaltungsakademie des Bundes 2012 3 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 2.2 Aufgaben der Wirtschaftsstelle.......................................................................46 2.3 Inventarisierung ...........................................................................................46 2.3.1 Inventargegenstände .............................................................................47 2.3.2 Arten der Inventarverwaltungen..............................................................48 2.3.3 Veränderungen ......................................................................................49 2.4 Materialverwaltung .......................................................................................51 2.4.1 Auslieferung der Materialien ....................................................................52 Verwaltungsakademie des Bundes 2012 4 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 1. Beschaffung Beim Beschaffungsvorgang ist nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Effizienz vorzugehen. Sparsamkeit, Unter Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Effizienz versteht man folgendes: Sparsamkeit: Man soll verantwortungsbewusst mit dem Geld umgehen und es nur für Sachen ausgeben, die man tatsächlich braucht. Wirtschaftlichkeit: Wirtschaftlichkeit ergibt sich durch das Verhältnis von Aufwand und Ertrag. Also wie viel kostet eine Ware und welchen Nutzen bringt sie mir. Bringt sie einen höheren Nutzen als Kosten, ist sie wirtschaftlich. Zweckmäßigkeit: Eine Sache ist dann zweckmäßig, wenn ich sie tatsächlich dafür verwenden kann, wofür ich sie brauche. Will ich beispielsweise etwas aufschreiben, ist ein Kugelschreiber zweckmäßig. Will ich jedoch etwas ausschneiden, ist ein Kugelschreiber nicht zweckmäßig. Effizienz: Effizienz ist ein Maß für ein Ergebnis unter Berücksichtigung der eingesetzten Mittel. Effizienz ist somit ein Maß für die Wirtschaftlichkeit. 1.1 Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) ist der Einkaufsdienstleister der öffentlichen Hand. Die Hauptaufgabe der BBG ist der Einkauf von Produkten und Dienstleistungen für die Dienststellen des Bundes. Es dürfen aber auch Länder, Gemeinden, Universitäten, Gesundheitseinrichtungen und andere ausgegliederte Unternehmen aus den bestehenden Verträgen abrufen. 1.1.1 Aufgaben der BBG Durchführung von Bedarfserhebungen (Was wird benötigt?) Entwicklung eines Einkaufsmarketings – Durchführung von Marktbeobachtungen, Markt- und Lieferantenanalysen, Entwicklung spezifischer Beschaffungsstrategien (Wer bietet was, wo, wie an?) Durchführung von Vergabeverfahren einschließlich des Abschlusses von Rahmenverträgen im Namen und auf Rechnung des Bundes (Wer liefert?) Einrichtung eines Beschaffungscontrollings Erstellung und laufende Aktualisierung von Verzeichnissen (Was haben wir bestellt?) Verwaltungsakademie des Bundes 2012 5 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Unter Controlling versteht man folgendes: Controlling kommt aus dem Englischen „to control“ und heißt so viel wie steuern, regeln oder überwachen. Aufgabe des Beschaffungscontrollings ist daher die Überwachung der Einkäufe. Besonderes Augenmerk wird dabei vor allem auf die Wirtschaftlichkeit gelegt. 1.1.2 Mitwirkungspflichten der Dienststellen Die Dienststellen des Bundes haben an der Bedarfserhebung, an der Standardisierung und Modularisierung der Bedarfe, an der Einführung von Normen, an der Einführung neuer Beschaffungsmethoden sowie am Berichtswesen mitzuwirken. Wenn ich beispielsweise neues Büromaterial einkaufe, kann das so aussehen: Ich frage alle Mitarbeiter, ob sie neues Büromaterial benötigen und welches sie benötigen. Das mache ich jeden ersten Montag im Monat. Alle Mitarbeiter haben dann bis Donnerstag 12:00 Zeit, ihren Bedarf zu melden. Bevor ich die Bestellung aufgebe, kontrolliere ich, ob dieses Büromaterial auch tatsächlich benötigt wird, oder ob wir es noch auf Lager haben. Bis Freitag 12:00 gebe ich die Bestellung auf und halte diese Bestellung in meiner Übersicht schriftlich fest. Es gibt auch (elektronische) Verzeichnisse, in denen Lieferanten für gewisse Waren aufgelistet sind. Will man also eine Ware bestellen, muss man zuerst nachsehen, ob es bereits Lieferanten für diese Ware gibt. Ist dies der Fall, muss man die Ware bei einem dieser Lieferanten bestellen. Ist dies nicht der Fall, kann man sich auf die Suche nach einem passenden Lieferanten machen. Das funktioniert wie eine Bestellung bei Ebay oder Amazon. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 6 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Also zusammenfassend muss ich mir bei den Grundregeln der Beschaffung und der Bundesbeschaffung GmbH folgendes merken: 1. Beim Beschaffungsvorgang gelten folgende Grundregeln: Sparsamkeit Wirtschaftlichkeit Zweckmäßigkeit 2. Die Bundesbeschaffung GmbH verfolgt folgende Fragen: Was wird benötigt? Wer macht das beste Angebot? Verwaltungsakademie des Bundes 2012 Wer liefert? Wurde alles korrekt durchgeführt? Was haben wir bestellt? 7 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 1.2 Begriffserklärungen Zuerst möchte ich euch ein paar Begriffe erklären! Angebot: Das ist die Erklärung eines Bieters, eine bestimmte Leistung gegen Entgelt unter Einhaltung festgelegter Bedingungen erbringen zu wollen. Angebotspreis: Der Angebotspreis wird auch als Auftragssumme bezeichnet und ist die Summe aus Gesamtpreis und Umsatzsteuer. Auftraggeber: Das ist jeder, der vertraglich einen Auftrag zur Erbringung von Leistungen gegen Entgelt an einen Auftragnehmer erteilt oder zu erteilen beabsichtigt. Auftragnehmer: Das ist jeder Unternehmer, mit dem vertraglich vereinbart wird, dem Auftraggeber eine Leistung gegen Bezahlung zu erbringen. Ausschreibung: Das ist die an eine bestimmte oder unbestimmte Zahl von Unternehmern gerichtete Erklärung des Auftraggebers, in der er festlegt, welche Leistung er zu welchen Bestimmungen erhalten möchte. Bewerber: Das ist ein Unternehmer oder ein Zusammenschluss von Unternehmern, der sich an einem Vergabeverfahren beteiligen will. Bieter: Das ist ein Unternehmer oder ein Zusammenschluss von Unternehmern, der ein Angebot eingereicht hat. Einheitspreis: Dies ist der Preis für die Einheit einer Leistung (Stück, Masse). Pauschalpreis: Dies ist der für die Gesamtleistung oder Teilleistung in einem Betrag angegebene Preis. Regiepreis: Dies ist der Preis für eine Einheit (z.B. Leistungsstunde oder Materialeinheit), welche nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet wird. Zuschlagserteilung: Dies ist die an den Bieter abgegebene schriftliche Erklärung, sein Angebot anzunehmen. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 8 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 1.3 Das Vergabeverfahren Grundsätzlich sind Lieferungen und Leistungen durch das sogenannte Vergabeverfahren im Wettbewerb zu vergeben. Unter Wettbewerb versteht man folgendes: Ein Wettbewerb ist so etwas, wie ein Konkurrenzkampf. In der Wirtschaft ist der Wettbewerb sehr wichtig. Er entsteht, sobald mehr als ein Lieferant für die Lieferung einer Ware in Frage kommt. Angebote dürfen nicht nur von einem Lieferanten eingeholt werden. Es ist nach den gültigen Normen und Richtlinien vorzugehen: Bundesvergabegesetz – BVerG 2006 Vergabegesetze der Länder ÖNORM 2050 Haushaltsrechtliche Bestimmungen Das Bundesvergabegesetz 2006 regelt insbesondere die Verfahren zur Beschaffung von Leistungen (Vergabeverfahren) im öffentlichen Bereich, das sind u.a. die Vergabe von öffentlichen Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen (z.B. Bau einer neuen Straße) sowie die Durchführung von Wettbewerben durch öffentliche Auftraggeber oder die Vergabe von Bauaufträgen an Dritte. Wie so ein Vergabeverfahren abläuft, zeigt euch die folgende Grafik! Bieter Angebot Bewerber 1. 2. Ausschreibung Auftragnehmer 3. Zuschlagserteilung Auftraggeber Verwaltungsakademie des Bundes 2012 9 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 1.3.1 Arten der Vergabeverfahren Die einzelnen Arten der Vergabeverfahren werden nun genauer erklärt! Direktvergabe: Bei der Direktvergabe wird eine Leistung formfrei unmittelbar von einem ausgewählten Unternehmer gegen Entgelt bezogen. Nicht offenes Verfahren: Beim nicht offenen Verfahren macht man folgende zwei Unterscheidungen: Mit vorheriger Bekanntmachung: Beim nicht offenen Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmern öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert. Danach werden ausgewählte Bewerber zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Ohne vorherige Bekanntmachung: Beim nicht offenen Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung wird eine beschränkte Anzahl von geeigneten Unternehmern zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Offenes Verfahren: Beim offenen Verfahren wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmern öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Rahmenvereinbarung: Eine Rahmenvereinbarung ist eine Vereinbarung ohne Abnahmeverpflichtung zwischen einem oder mehreren Auftraggebern und einem oder mehreren Unternehmern. Ziel dieser Vereinbarung ist es, die Bedingungen für die Aufträge, die während eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, festzulegen (Preis, Menge). Dynamisches Beschaffungssystem: Ein dynamisches Beschaffungssystem ist ein vollelektronisches Verfahren für die Beschaffung von Leistungen. Bei diesem Verfahren genügen die allgemein auf dem Markt verfügbaren Merkmale (z.B. Menge, Qualität und Preis) den Anforderungen des Auftraggebers. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 10 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Verhandlungsverfahren: Beim Verhandlungsverfahren macht man folgende zwei Unterscheidungen: Mit vorheriger Bekanntmachung: Beim Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung werden ausgewählte Bewerber zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Danach wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmern öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert. Danach kann über den gesamten Auftragsinhalt verhandelt werden. Ohne vorherige Bekanntmachung: Beim Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung wird eine beschränkte Anzahl von geeigneten Unternehmern zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Danach kann über den gesamten Auftragsinhalt verhandelt werden. Also zusammenfassend muss ich mir zu den Arten der Vergabeverfahren folgendes merken: Es gibt folgende Arten: 1. Direktvergabe Formfreie Leistungserbringung durch einen Unternehmer 2. Nicht offene Verfahren Mit vorheriger Bekanntmachung: Teilnahmeaufforderung einer unbeschränkten Anzahl von Unternehmen und Auswahl ausgewählter Bewerber Ohne vorheriger Bekanntmachung: Teilnahmeaufforderung einer beschränkten Anzahl von Unternehmen 3. Offenes Verfahren Teilnahmeaufforderung einer unbeschränkten Anzahl von Unternehmen 4. Rahmenvereinbarung Vereinbarung ohne Abnahmeverpflichtung 5. Dynamisches Beschaffungssystem Vollelektronisches Leistungsbeschaffungssystem 6. Verhandlungsverfahren Mit vorheriger Bekanntmachung: Teilnahmeaufforderung ausgewählter Bewerber sowie einer unbeschränkten Anzahl von Unternehmen und anschließend Verhandlung Verwaltungsakademie des Bundes 2012 Ohne vorheriger Bekanntmachung: Teilnahmeaufforderung einer beschränkten Anzahl von Unternehmen und anschließend Verhandlung 11 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 1.3.2 Der Verfahrensablauf im Detail Insgesamt ist der Verfahrensablauf in 7 Schritte untergliedert. Die einzelnen Schritte werden nun im Detail beschrieben. 1. 2. Unterlagen‐ erstellung Aus‐ schreibung 3. 4. Über‐ mittlung 5. Einreichung 6. Eröffnung 7. Prüfung Abschluss 1. Erstellung der Ausschreibungsunterlagen eindeutige, vollständige und neutrale Beschreibung der Leistung (allgemeine und besondere Ausschreibungsbedingungen, Mengenaufstellung, geforderte Qualitätsmerkmale, technische Beschreibung, Leistungsort und -zeitraum) Aufgliederung der Leistungen (Positionen, Positionsgruppen, Untergruppen) preisliche Aufgliederung (Einheitspreis, Gesamtpreis, Konditionen) Angebotserklärung Auswahl- und Vergabekriterien Festlegung, ob Gesamt- oder Teilvergabe Sicherstellungen (Kaution, Deckungsrücklass, Haftungsrücklass) Beistellung und Kosten der Ausschreibungsunterlagen Informationen zum Bieter Verwaltungsakademie des Bundes 2012 12 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 2. Bekanntmachung der Ausschreibung (nur beim offenen Verfahren) Im Amtsblatt der Wiener Zeitung (Lieferanzeiger) Bei EU-weiten Ausschreibungen im Amtsblatt der EU Mit der Bekanntmachung beginnt die Angebotsfrist zu laufen, sie endet mit dem Zeitpunkt, an dem die Angebote spätestens eingereicht werden müssen. Innerhalb dieser Zeit kann eine Ausschreibung berichtigt oder widerrufen (zurückgezogen) werden. Beim nicht offenen Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung werden Einladungsschreiben mit gleichzeitiger Übersendung der Ausschreibungsunterlagen an die Unternehmer versandt. 3. Übermittlung der Ausschreibungsunterlagen Abholung durch die Unternehmer oder durch Zusendung. Gegebenenfalls ist ein Entgelt für die Ausschreibungsunterlagen zu entrichten. Die Namen und die Anzahl der Unternehmer, welche die Ausschreibungsunterlagen erwerben, sind geheim zu halten (nach außen hin). 4. Einreichung der Angebote Bis zu einem festgelegten Termin in einem verschlossenen Umschlag bei der ausschreibenden Stelle. Bei verspäteter Abgabe bleibt das Angebot ungeöffnet und wird nicht weiter behandelt. Die Angebote werden mit dem Eingangsstempel (Datum und Uhrzeit) versehen, in der Reihenfolge ihres Einlangens in ein Verzeichnis eingetragen und anschließend gesichert verwahrt. Auskünfte über die einlangenden Angebote (z.B. welches Unternehmen hat ein Angebot abgegeben, wie viele Angebote sind eingelangt) dürfen nicht erteilt werden. Der Auftraggeber darf vom Inhalt der Angebote erst nach Ablauf der Angebotsfrist Kenntnis erhalten. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 13 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 5. Eröffnung der Angebote An einem festgelegten Termin können Bieter dabei sein (Kommission - besteht aus 2 sachkundigen Vertretern des Auftraggebers). Verlesung der Angebote in der Reihenfolge des Einlangens (ausgewählte Teile). Nach Ablauf der Angebotsfrist eingelangte Angebote sind nicht zu öffnen und als verspätet eingelangt zu kennzeichnen. Erstellung der Niederschrift (Datum, Uhrzeit, Anzahl der Angebote, Dauer, Anwesende, Angebotsmängel). 6. Prüfung der Angebote Mit dem Ablauf der Angebotsfrist beginnt die Zuschlagsfrist, welche fünf Monate nicht überschreiten darf. Während dieser Zeit ist der Bieter an sein Angebot gebunden. Prüfung der Angebote nach den Auswahl- und Vergabekriterien sowie auf die rechnerische Richtigkeit. Die Auswahl- und Zuschlagskriterien sind bei Leistungsverzeichnisses festzulegen (Bestbieterprinzip). Über die Angebotsprüfung ist eine Niederschrift zu verfassen, mangelhafte Angebote können ausgeschieden werden. Während der Angebotsprüfung darf mit den Bietern über eine Angebotsänderung nicht verhandelt werden. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 der Erstellung des 14 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 7. Abschluss des Verfahrens Der Auftraggeber hat den im Vergabeverfahren verbliebenen Bieter nun unverzüglich und nachweislich mitzuteilen, welchem Bieter der Zuschlag erteilt werden soll. Der Zuschlag darf nicht innerhalb einer Stillhaltefrist von 14 Tagen erteilt werden. Das heißt dem Auftragnehmer wird erst nach 14 Tagen mitgeteilt, dass er den Auftrag bekommen hat. Die Stillhaltefrist beginnt mit Übermittlung der Zuschlagsentscheidung. Das Verfahren endet mit der Zuschlagserteilung (Auftragsschreiben, Bestellschein) an den Bestbieter. Bei EU-weiter Ausschreibung ist auch eine Bekanntmachung der vergebenen Aufträge beim Amt für amtliche Veröffentlichungen der EU notwendig. Also zusammenfassend muss ich mir beim Verfahrensablauf folgendes merken: Er besteht aus folgenden 7 Schritten: 1. Detaillierte Erstellung der Ausschreibungsunterlagen 2. Wenn es sich um ein offenes Verfahren handelt, muss die Ausschreibung bekannt gemacht werden 3. Danach werden die Ausschreibungsunterlagen an die Bewerber übermittelt 4. Innerhalb einer gewissen Frist können dann die Bewerber ihr Angebot einreichen 5. Nach Ablauf der Frist werden alle eingelangten Angebote geöffnet und verlesen 6. Die Angebote werden dann auf ihre Richtigkeit hin geprüft 7. Das Verfahren wird mit der Zuschlagserteilung abgeschlossen Verwaltungsakademie des Bundes 2012 15 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 1.3.3 Grundsätze des Vergabeverfahrens Vergabeverfahren sind unter Beachtung der gemeinschaftsrechtlichen Grundfreiheiten durchzuführen. Die gemeinschaftlichen Grundfreiheiten beziehen sich darauf, dass Personen oder Waren aus anderen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union nicht anders als inländische (österreichische) Personen oder Waren behandelt werden dürfen. Außerdem müssen Vergabeverfahren das Diskriminierungsverbot beachten und den Grundsätzen des freien und lauteren Wettbewerbes entsprechen. Unter Diskriminierungsverbot versteht man folgendes: Alle Bewerber und Bieter müssen gleich behandelt werden. Keiner darf bevorzugt werden. Unter lauterem Wettbewerb versteht man folgendes: Im lauteren Wettbewerb kämpfen die Konkurrenten mit Qualität und Preis ihrer Produkte gegeneinander. Es wird stets nur das qualitativ bessere und billigere Angebot erfolgreich sein. Die Vergabe hat an befugte, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen zu angemessenen Preisen zu erfolgen. Es müssen daher folgende Fragen beantwortet werden: Darf der Lieferant die Leistung erbringen? Kann er die Leistung erbringen? Erbringt er die Leistung zeitgerecht und den Anforderungen entsprechend? Im Vergabeverfahren ist auf die Umweltgerechtigkeit der Leistung, sowie auf soziale Kriterien Bedacht zu nehmen z.B. werden wiederverwertbare Materialien verwendet oder die Anstellungsverhältnisse bedacht? 1.3.4 Allgemeine Bestimmungen Leistungen können gemeinsam oder getrennt vergeben werden. Die Angaben von Auftraggeber, Bewerber und Bieter müssen vertraulich behandelt werden. Dies gilt sowohl für den Auftraggeber, als auch für den Bewerber und Bieter. Grundsätzlich ist nach dem Preisangebotsverfahren auszuschreiben, anzubieten und zuzuschlagen. Der Preis kann ein Einheitspreis, ein Pauschalpreis oder ein Regiepreis sein. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 16 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Unter Preisangebotsverfahren versteht man folgendes: Das ist ein Verfahren, bei dem die Bieter aufgrund der Ausschreibungsunterlagen die Preise für die vom Auftraggeber beschriebenen Leistungen in ihren Angeboten bekannt geben. 1.3.5 Schwellenwerte Verfahren von Auftraggebern zur Vergabe von Aufträgen erfolgen im Oberschwellenbereich (Aufträge mit hohen Geldbeträgen), wenn der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen im Bereich der öffentlichen Auftraggeber mindestens 125.000 Euro beträgt, bei allen übrigen Liefer- und Dienstleistungsaufträgen mindestens 193.000 Euro beträgt, bei öffentlichen Bauaufträgen mindestens 4.845.000 Euro beträgt. 1.3.6 Nachprüfungsverfahren Ist ein Bieter (der nicht für den Auftrag ausgewählt wurde) nicht mit der Entscheidung einverstanden oder ist er der Meinung, dass das Vergabeverfahren nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurde, kann er beim Bundesvergabeamt einen Antrag auf die Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens einreichen. Das Bundesvergabeamt wurde beim Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend mit Sitz in Wien eingerichtet und handelt beim Nachprüfungsverfahren folgendermaßen: vor der Zuschlagserteilung: Erlassung von einstweiligen Verfügungen bei Verstößen gegen das Bundesvergabegesetz, nach erfolgtem Zuschlag: Feststellung, ob der Zuschlag korrekt erteilt wurde bzw. ob in irgendeiner Weise gegen das Bundesvergabegesetz verstoßen wurde. Trifft dies zu, wird eine Nichtigkeitserklärung erlassen. Unter einstweiliger Verfügung und Nichtigkeitserklärung versteht man folgendes: einstweilige Verfügung: Eine einstweilige Verfügung ist eine vorläufige Entscheidung. Sie gilt so lange, bis eine endgültige Entscheidung getroffen wird. Sie dient hauptsächlich dazu, um einen Anspruch, der sich jedoch nicht auf Geld bezieht, zu gewährleisten, bis das Verfahren abgeschlossen ist. Nichtigkeitserklärung: Bei einer Nichtigkeitserklärung wird der vorliegende Vertrag nachträglich aufgelöst und als nicht gültig gekennzeichnet. Der Vertrag existiert somit nach der Nichtigkeitserklärung rechtlich nicht mehr. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 17 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Also zusammenfassend muss ich mir noch folgende allgemeine Informationen zum Vergabeverfahren merken: Beim Vergabeverfahren gelten folgende Grundsätze: Gemeinschaftsrechtliche Grundfreiheiten Diskriminierungsverbot Freier Wettbewerb Lauterer Wettbewerb Es müssen folgende Fragen beantwortet werden: Darf der Lieferant die Leistung erbringen? Kann er die Leistung erbringen? Erbringt er die Leistung zeitgerecht und den Anforderungen entsprechend? Es gelten folgende allgemeine Bestimmungen: Leistungen können gemeinsam oder getrennt vergeben werden Alle Angaben müssen vertraulich behandelt werden Das Preisangebotsverfahren ist anzuwenden Es sind gewisse Schwellenwerte zu beachten! Nach oder während des Vergabeverfahrens können nicht ausgewählte Bieter ein Nachprüfungsverfahren beantragen. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 18 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 PRAKTISCHE ANWENDUNG FÜR DEN LEHRLING Jetzt wird’s interessant für uns Tina! Denn jetzt erfahren wir, was für uns besonders wichtig ist! 1.4 Bedarfsfeststellung Die Bedarfsfeststellung kann auf zweierlei Weise stattfinden: Durch die einzelnen Organisationseinheiten (Verwaltungsstellen): diese sammeln die eingehenden Bedarfsmeldungen und geben diese an die Wirtschaftsstelle (Amtswirtschaftsstelle oder Geschäftsstelle) gemeinsam mit der zuständigen Fachabteilung weiter. Dabei werden Anforderungsschreiben oder Bestellvordrucke, Materiallisten oder Anforderungsscheine verwendet. Die Bekanntgabe des Bedarfes erfolgt von den anfordernden Organisationseinheiten an die Wirtschaftsstelle mittels Anforderungsschreiben bei größeren Anschaffungen, die eine entsprechende Begründung und Stellungnahme erfordern (z.B. bei technischen Geräten, Möbeln etc.). mittels Anforderungsschein bei Inventar- und Materialgegenständen des täglichen Bedarfes mittels Beschaffungsverfahren bei Großprojekten. Bei einer Neumöblierung zum Beispiel erarbeitet die zuständige Fachabteilung Ausstattungskonzepte (Möblierungspläne, Mengenaufstellungen, Ausrüstungsstandards), welche die Grundlage für das Beschaffungsverfahren (Ausschreibung) darstellen. Genehmigungen erfolgen abhängig von der Größe und dem Wert der Güter durch den Sachbearbeiter, oder den Abteilungsleiter bzw. den Abteilungsvorstand. Die Genehmigung hängt davon ab, ob genug Geld zur Verfügung steht und ob nach den Grundsätzen der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit gehandelt wurde. Bedarfsdeckungen (Inventarzuweisungen) können erfolgen vom Lager der Wirtschaftsstelle: bei Inventargegenständen, die häufig angefordert werden und daher auf Vorrat gekauft werden bzw. aus dem Lagerbestand, der sich durch Inventarrückgaben an die Amtswirtschaftsstelle ergibt, durch Aufträge (Bestellungen): bei Firmen, die nach den Normen für das Beschaffungsverfahren zu vergeben sind. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 19 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Also zusammenfassend muss ich mir bei der Bedarfsfeststellung folgendes merken! 1. Als erstes muss der Bestellbedarf festgestellt werden: Dies kann erfolgen durch: die einzelnen Dienststellen die zuständige Fachabteilung Dazu werden benötigt: Anforderungsschreiben, Bestellvordrucke, Materiallisten oder Anforderungsscheine Visitationen 2. Danach erfolgt die Bekanntgabe des Bedarfs: Dies erfolgt durch die anfordernden Dienststellen an die Wirtschaftsstelle mittels Anforderungsschreiben mittels Anforderungsschein mittels Beschaffungsverfahren bei größeren Anschaffungen bei Inventargegenständen des täglichen Bedarfes bei Großprojekten 3. Nach einer Prüfung wird genehmigt durch: den Sachbearbeiter den Abteilungsleiter bzw. den Abteilungsvorstand bei kleinen Vorhaben bei Großprojekten Die Genehmigung hängt ab von: den finanziellen Beständen, der Sparsamkeit, der Wirtschaftlichkeit, der Zweckmäßigkeit 4. Die Bedarfsbeschaffung kann erfolgen durch: das Lager Aufträge (Bestellungen) bei der Wirtschaftsstelle für häufig benötigten Bedarf bei bestimmten Firmen für außergewöhnlichen Bedarf Verwaltungsakademie des Bundes 2012 20 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 1.5 Angebotsvergleich Die Auswertung (Prüfung und Beurteilung von Angeboten) unterliegt den gültigen Normen und Richtlinien: Bundesvergabegesetz – BverG 2006 Durchführungserlässe der einzelnen Ressorts Angebote sind auf die Gleichwertigkeit, rechnerische Richtigkeit, Befugnis, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters (technisch und wirtschaftlich), Einhaltung der Bestimmungen der Ausschreibungsunterlagen (z.B.: Ist das Angebot formrichtig, vollständig, unterschrieben und zeitgerecht eingelangt? Sind die Preise angemessen?) zu prüfen. Angebote sind vollständig sowie frei von Zahlen- und Rechenfehlern abzugeben. Der Zuschlag wird entweder dem technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebot oder dem Angebot mit dem niedrigsten Preis erteilt. Die Gründe für die Zuschlagserteilung sind schriftlich festzuhalten. Grundsätzlich kann der Auftrag nach Billigstbieterprinzip vergeben werden. dem Bestbieterprinzip oder nach dem Unter Bestbieterprinzip und Billigstbieterprinzip versteht man folgendes: Bestbieterprinzip: Unter den nach der Angebotsprüfung übrig gebliebenen Angeboten ist der Zuschlag dem technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebot gemäß den in den Ausschreibungsunterlagen (Leistungsverzeichnis zur Ausschreibung) festgelegten Kriterien zu erteilen. Das heißt nicht nur der Preis ist ausschlaggebend, sondern auch andere Kriterien wie beispielsweise die Lieferbedingungen. Billigstbieterprinzip: Dem preislich günstigsten Anbieter wird der Zuschlag erteilt. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 21 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 1.6 Bestellung Die Bestellung ist der Auftrag an einen Lieferanten oder Dienstleistungsbetrieb, eine Lieferung oder Leistung von bestimmter Art und bestimmtem Umfang zu festgelegten Bedingungen zu erbringen. 1.6.1 Arten der Bestellung Es gibt insgesamt 4 Arten, wie ich eine Bestellung durchführen kann! schriftlich: Auftragsschreiben, Bestellschein oder Schlussbrief Der Auftraggeber kann vom Auftragnehmer eine unterfertigte Auftragsbestätigung (Gegenschlussbrief) verlangen. per Telefax telefonisch (mündlich) elektronisch (e-shop der Bundesbeschaffung GmbH) Vorteile des e-shop: rasche und effiziente Beschaffung von Material es ist auf einem Blick ersichtlich, welcher Lieferant welche Produkte zu welchen Konditionen anbietet Telefonische Bestellungen und Bestellungen per Telefax werden bei geringem Auftragswert, bzw. wenn die Haushaltsverordnung zutrifft, angewandt. Außerdem ist auch § 31 Abs. 3 BHV zu beachten. Die Haushaltsverordnung besagt folgendes: Jeder Auftrag zur Erbringung einer Leistung hat, soweit im Folgenden nichts anderes bestimmt ist, schriftlich mittels Bestellschreiben oder Bestellschein zu erfolgen (Bestellung). Verwaltungsakademie des Bundes 2012 22 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Bestellschreiben sind zu verwenden wenn: die zu erbringende Leistung einer eingehenden Beschreibung bedarf, eine Zuschlagserteilung aufgrund eines Ausschreibungsverfahrens erfolgt ist oder besondere Vertragsbedingungen festgelegt werden müssen. Die Haushaltsverordnung besagt außerdem folgendes: Die angeordnete (grundsätzliche) Schriftlichkeit der Bestellung kann in folgenden Fällen entfallen: 1. beim Einkauf, wenn dem Handelsbrauch entsprechend eine Sofortzahlung gegen Erteilung einer Zahlungsbestätigung bzw. Aushändigung einer Lieferbescheinigung üblich ist (z.B. sogenannte Handkäufe, Einkauf auf Märkten), 2. bei schriftlich festgelegten laufenden Inanspruchnahmen von Leistungen (z.B. Telefon, Energiebezüge, Wasserabnahme, Reinigung), 3. bei Gefahr im Verzug oder wenn aus anderen Gründen eine schriftliche Bestellung nicht möglich ist. 1.6.2 Inhalt der Bestellung Eine Bestellung hat insbesondere folgende Angaben zu enthalten: 1. Bezeichnung der bestellenden Dienststelle 2. Ort, Datum und Geschäftszahl der Bestellung 3. Name und Anschrift des Auftragnehmers 4. die genaue Bezeichnung der bestellten Leistung, deren Menge und Qualität (gegebenenfalls unter Beifügung der handelsüblichen Bezeichnung) bzw. die genaue Beschreibung der aufgetragenen Arbeiten, nötigenfalls auch nähere Angaben, wo die Erbringung der Leistung zu erfolgen hat (z.B. Dienststelle, Gebäude) 5. den Einzelpreis und das Gesamtentgelt 6. die Frist, innerhalb der die Leistung zu erbringen ist (Leistungsfrist) 7. die Zahlungsfristen und -bedingungen (z.B. Höhe der Teilzahlungen) 8. weitere Vertragsbedingungen (z.B. Pönale, Gewährleistungsfrist) 9. die Aufforderung zur Bekanntgabe von Postscheck- oder Bankverbindung und Geschäftszahl 10. die Aufforderung zur Rechnungslegung innerhalb einer vom Anordnungsbefugten festzulegenden Frist nach erbrachter Leistung 11. den Vermerk, dass die Rechnung an die Fachabteilung zu senden ist. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 23 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 So eine Bestellung kann beispielsweise folgendermaßen aussehen: 1 Musterbundesministerium für Musterbeispiele Straße: Musterstraße 23 Ort:1050 Wien 2 Tel.: 01/123456789 Fax.: 01/123456789-0 e-mail: [email protected] Datum: 12.07.20.. Geschäftszahl: 01 Computer und Co GmbH Beispielstraße 18 3730 Eggenburg 3 Betreff: Bestellung von Personalcomputern Bezeichnung HP Compaq 8200 Elite Microtower PC 4 Menge Einzelpreis 50 600,- 5 Gesamtpreis: 30.000,- Die Preise verstehen sich inklusive Umsatzsteuer und Lieferkosten. Innerhalb von 8 Tagen abzüglich 2 % Skonto, innerhalb von 30 Tagen netto. 7 Die Lieferung hat in der Kalenderwoche 35 an die oben angegebene Adresse zu erfolgen. 6 Die Rechnung ist spätestens bis zur Kalenderwoche 37 zu legen. Bitte geben Sie auf Ihrer Rechnung 9 Ihre Bankverbindung und die betreffende Geschäftszahl an und senden Sie diese an folgende Fachabteilung: 10 Fachabteilung für Musterbeispiele Abteilung für Rechnungswesen Musterstraße 29 1040 Wien 11 Kommt der Vertrag nicht ordnungsgemäß zustande, wird ein Pönale in der Höhe von 40 % des Rechnungsbetrags verrechnet. 8 Verwaltungsakademie des Bundes 2012 24 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Also zusammenfassend muss ich mir zur Bestellung folgendes merken: Bevor ich eine Bestellung abgebe, muss ich alle Angebote vergleichen. Der beste Bieter darf den Auftrag durchführen. Das beste Angebot kann sich beziehen auf: Lieferbedingungen Zahlungsbedingungen Qualität Zeitaufwand Preis Umweltverträglichkeit usw. Beim Lieferzeitpunkt sind zu beachten Verfügbarkeit beim Lieferanten Lieferzeiten Lieferfristen Bestellungen können erfolgen als Einzelbestellungen Laufend wiederkehrende Bestellungen Bestellungen können folgendermaßen durchgeführt werden schriftlich per Telefax telefonisch Elektronisch per e-shop 4. Bezeichnung, Menge, Qualität, Erfüllungszeit der Leistung 8. weitere Vertragsbedingungen Eine Bestellung muss beinhalten 1. Bezeichnung der Dienststelle 2. Ort, Datum, Geschäftszahl 3. Name, Anschrift des Auftragnehmers 5. Einzelpreis, Gesamtpreis 6. Leistungsfrist 7. Zahlungsfristen, -bedingungen 9. Aufforderung zur Bekanntgabe der Bankverbindung 10. Aufforderung zur Rechnungslegung Verwaltungsakademie des Bundes 2012 11. Vermerk, dass Rechnung an Fachabteilung zu senden ist 25 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 1.7 Lieferung Lieferungen können erfolgen durch eigenen Fuhrpark des Lieferanten (der Auftragnehmer liefert selbst mit seinen Autos) Spedition Zustelldienste (Post, Paketdienste) Selbstabholung (der Auftraggeber holt die Ware selbst ab) Unter Fuhrpark und Spedition versteht man folgendes: Fuhrpark: Damit bezeichnet man alle, in einem Unternehmen vorhandenen, Fahrzeuge. Also alle PKWs, LKWs, Motorräder, Stapler usw. Spedition: Das ist ein Dienstleister, der die Versendung von Waren besorgt. Es handelt sich dabei um die Organisation der Beförderung. Die Leistung kann auch Dienstleistungen enthalten, die nach der Lieferung folgen. 1.7.1 Warenübernahme und Wareneingangskontrolle Bei der Warenübernahme und Wareneingangskontrolle sind die gelieferten Waren auf Vollständigkeit (mengenmäßige Übereinstimmung mit dem Lieferschein) offene Mängel, z.B. Beschädigung, fehlender Inhalt Übereinstimmung der Lieferung mit der Bestellung zu prüfen Das heißt ich muss folgendermaßen vorgehen, wenn ich die zuvor bestellten Computer übernehme: Als erstes überprüfe ich noch vor dem Lieferanten, ob die Menge, die am Lieferschein steht auch tatsächlich geliefert wurde und ob es auch tatsächlich die Computer sind, die am Lieferschein stehen. Als zweites untersuche ich die Computer, ebenfalls vor dem Lieferanten, um festzustellen, ob sie Beschädigungen aufweisen. Ist ein Computer beschädigt, teile ich das sofort dem Lieferanten mit. Falls ich nicht die Möglichkeit habe, die Ware sofort zu überprüfen, kann ich dies mit einem Vermerk am Lieferschein festhalten. Dies nennt man Übernahme mit Vorbehalt. Und als drittes kontrolliere ich, zurück am Arbeitsplatz, ob auch tatsächlich das geliefert wurde, was wir bestellt haben. Ich überprüfe daher ob es tatsächlich 50 Stück der Marke HP Compaq 8200 Elite Microtower PC sind. Dazu vergleiche ich die abgelegte Bestellung mit dem Lieferschein. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 26 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 1.7.2 Lieferpapiere Folgende Papiere werden bei einer Lieferung eingesetzt: Lieferschein: verbleibt beim Warenempfänger Gegenschein: wird vom Warenempfänger unterfertigt und verbleibt beim Lieferanten Frachtpapiere: Frachtbrief, Ladeschein bei Auslieferung durch Dritte (Spedition, Logistikfirma, Paketdienste etc.) Im Fall der bestellten Computer sieht das Ganze daher folgendermaßen aus: Der Lieferschein wird mir vom Lieferanten übergeben. Ich behalte ihn und lege ihn richtig ab. Den Gegenschein muss ich unterschreiben und dem Lieferanten wieder zurückgeben. Die Frachtpapiere existieren in dreifacher Ausgabe. Eine Kopie behält die Computer und Co GmbH, eine Kopie wird dem Lieferanten übergeben, die er behält und eine Kopie wird der Ware beigelegt. Das heißt wenn ich die Computer auspacke, entnehme ich die Frachtpapiere und lege sie richtig ab. Außerdem trage ich die Computer gleich in die Materialaufschreibung ein. Also zusammenfassend muss ich mir zur Warenlieferung folgendes merken: Die Lieferung kann erfolgen durch Fuhrpark des Lieferanten Spedition Zustelldienst Selbstabholung Bei der Übernahme muss kontrolliert werden Vollständigkeit offene Mängel Übereinstimmung mit der Bestellung Folgende Lieferpapiere sind der Lieferung beigelegt Lieferschein Gegenschein Verwaltungsakademie des Bundes 2012 Frachtbrief Ladeschein 27 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 1.8 Rechnungskontrolle Vor der Bezahlung sind Rechnungen, so wie alle Unterlagen, die eine unmittelbare Veränderung des Geld- oder Sachbestandes des Bundes zum Inhalt haben, einer sachlichen und rechnerischen Prüfung zu unterziehen (Haushaltsverordnung). Die durchgeführte Prüfung ist von dem hierzu beauftragten Bediensteten durch einen Prüfungsvermerk mit Datum und Unterschrift zu bestätigen. In einigen Fällen erfolgt diese Prüfung auch elektronisch mit dem Elektronischen Aktenverwaltungssystem (ELAK). Im Kapitel zur Büroordnung erfahrt ihr mehr über dieses System. Nachdem ich also die Computer entgegengenommen habe und alle Papiere richtig abgelegt habe, muss ich die Rechnung überprüfen. Zuerst muss ich sie sachlich und dann rechnerisch prüfen. 1.8.1 Sachliche Prüfung Die sachliche Prüfung ist mit dem Prüfungsvermerk „sachlich richtig“ zu bescheinigen, wenn: die Lieferung/Leistung bereits erbracht wurde die Lieferung/Leistung entsprechend der Bestellung oder der zugrunde liegenden Vereinbarung ausgeführt wurde die der Lieferung/Leistung zugrunde liegenden Zahlenangaben (z.B. Zeitraum, Menge, Gewicht, Einheitssatz etc.) richtig sind der Rechnungsleger alle ihm obliegenden Verpflichtungen erfüllt hat, die erworbenen Liegenschaften, Gegenstände oder Materialien in die Liegenschafts-, Inventar- oder Materialaufschreibungen eingetragen sind, sofern zutreffend (siehe Richtlinien für Inventar- und Materialverwaltung) Die sachliche Prüfung hat der Bedienstete zu bestätigen, der die Bestellung angeordnet, zu leiten oder zu überwachen hatte. Eine Auslagerung eines Teilgebietes der Prüfung auf eine andere Person ist zulässig (z.B. „die Lieferung/Leistung wird bestätigt“ oder „fachtechnisch richtig“). Bei der sachlichen Prüfung gehe ich daher folgendermaßen vor: Da ich die Computer bereits entgegengenommen habe, kann ich bestätigen, dass die Lieferung bereits erbracht wurde. Dann vergleiche ich die Bestellung mit der Rechnung und kontrolliere, ob auch tatsächlich die 50 Stück der Marke HP Compaq 8200 Elite Microtower PC zum Preis von € 600,- pro Stück und € 30.000,- insgesamt (inklusive Umsatzsteuer und Lieferkosten) auf der Rechnung stehen. Und auch ob der Skonto auf der Rechnung berücksichtigt wurde. Außerdem werfe ich einen Blick auf den Kalender, ob die Ware tatsächlich in der Kalenderwoche 35 geliefert wurde und die Rechnung tatsächlich bis zur Kalenderwoche 37 geschickt wurde. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 28 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Da ich die Computer bereits in die Materialaufschreibung eingetragen habe, kann ich das bestätigen. 1 Ich vergleiche die Bestellung und die Rechnung. 2 Da die Rechnung sachlich richtig ist, kann ich sie abstempeln. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 29 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 1.8.2 Rechnerische Prüfung Die rechnerische Richtigkeit ist mit dem Prüfungsvermerk „rechnerisch richtig“ zu bescheinigen, wenn: die Rechnung im Original vorliegt, echt, glaubwürdig und vollständig belegt ist, alle gesetzlichen Merkmale auf der Rechnung aufscheinen, die Rechnung rechnerisch richtig ist, die angebotenen oder vereinbarten Zahlungsbegünstigungen (Skonti, Rabatte) ausgenützt werden, bei Schlussrechnungen die bereits geleisteten Vorauszahlungen (Teilrechnungen) abgezogen sind. Unter Skonto versteht man folgendes: Ein Skonto ist ein Preisnachlass, der dem Käufer gewährt wird, wenn er die Rechnung innerhalb einer gewissen Frist bezahlt. Skonti ist die Mehrzahl von Skonto. Die rechnerische und sachliche Richtigkeit ist von der sachlich zuständigen Fachabteilung zu bestätigen. Die gesetzlichen Merkmale einer Rechnung sind folgende: Für Rechnungen unter € 150,- (inkl. Ust): 1. Name und Anschrift des Verkäufers 2. Lieferdatum 3. Menge und Bezeichnung der Ware 4. Steuersatz 5. Bruttobetrag Verwaltungsakademie des Bundes 2012 30 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Für Rechnungen über € 150,- (inkl. Ust): 1. Name und Anschrift des Verkäufers 2. Name und Anschrift des Käufers 3. Rechnungsnummer 4. Rechnungsdatum 5. Lieferdatum 6. Menge und Bezeichnung der Ware 7. Steuersatz 8. Nettorechnungsbetrag (ohne Ust) 9. Umsatzsteuerbetrag 10. Umsatzsteueridentifikationsnummer Bei der rechnerischen Prüfung gehe ich daher folgendermaßen vor: Ich kann bestätigen, dass es sich bei der Rechnung um ein Original handelt. Ich kontrolliere ob alle gesetzlichen Merkmale vorhanden sind. Ich rechne nach, ob die Beträge richtig sind. Ich kontrolliere, ob Zahlungsbegünstigungen ausgenutzt werden. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 31 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Computer und Co GmbH Beispielstraße 18 3730 Eggenburg 1 4 Fachabteilung für Musterbeispiele Abteilung für Rechnungswesen Musterstraße 29 1040 Wien Rechnung Nr.: 3876 Eggenburg, 7. September 20.. 2 3 Bestellung von Personalcomputern Geschäftszahl 01 Menge 50 Stk. 6 Bezeichnung Einzelpreis HP Compaq 8200 Elite Microtower PC 500,Umsatzsteuer 20 % 7 Gesamtpreis Gesamtpreis 25.000,5.000,- 8 9 30.000,- Zahlbar innerhalb von 8 Tagen abzüglich 2 % Skonto, innerhalb von 30 Tagen netto. Lieferdatum: 31. August 20.. 5 Bitte überweisen Sie den oben angeführten Betrag auf folgendes Konto: Computer und Co GmbH, Musterbank, Kontonr.: 987654321, BLZ: 229988 UID-Nr. 0987654321 10 Da die gesetzlichen Merkmale vorhanden sind, die Beträge richtig gerechnet wurden und wir den Skonto ausnutzen, kann ich die Rechnung abstempeln. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 32 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Also zusammenfassend muss ich mir bei der Rechnungskontrolle folgendes merken: Bei der sachlichen Prüfung muss ich folgende Fragen beantworten Wurde die Lieferung/ Leistung bereits erbracht? Entspricht die Lieferung/ Leistung der Bestellung? Sind die Zahlenangaben richtig? Wurden alle Verpflichtungen erfüllt? Wurde alles in die Aufschreibungen eingetragen? Bei der rechnerischen Prüfung muss ich folgende Fragen beantworten Liegt die Rechnung im Original vor? Enthält die Rechnung alle gesetzlichen Merkmale? Wurden die Beträge richtig gerechnet? Wurden alle Zahlungsbegünstigungen ausgenützt? Wurden geleistete Vorauszahlungen abgezogen? Die Rechnung muss folgende gesetzliche Merkmale aufweisen Name & Anschrift des Verkäufers unter € 150,- über € 150,- Name & Anschrift des Käufers Rechnungsnummer Rechnungsdatum Lieferdatum Menge & Bezeichnung der Ware Steuersatz Nettorechnungsbetrag Bruttorechnungsbetrag Umsatzsteuerbetrag Umsatzsteueridentifikationsnummer Verwaltungsakademie des Bundes 2012 33 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 1.8.3 Fehlerhafte Rechnungen und Behebung der Fehler a) Rechnungskorrektur mit Zustimmung des Verkäufers (Rechnungsleger) Eine Korrektur der Rechnung ist zum Beispiel vorzunehmen bei Rechenfehlern bei falschen Einheitspreisen bei Nichtberücksichtigung von Zahlungsbegünstigungen Zahlungsziele). (Rabatte, Skonti, Bei Änderung des Rechnungsbetrages ist anstatt des Vermerks „rechnerisch richtig“ der Vermerk „richtiggestellt auf EUR” anzubringen. Wenn der Rechnungsbetrag ausgebessert wird, muss der Verkäufer (Rechnungsleger) darüber verständigt werden. b) Gutschrift In manchen Fällen kann es sein, dass man nachträglich eine Gutschrift bekommt. Das heißt man bekommt im Nachhinein wieder Geld zurücküberwiesen oder man muss nur einen geringeren Betrag bezahlen. Dies sind vor allem folgende Fälle: Mengenfehler falsche Einheitspreise Warenrücknahmen sonstige Mängel an der Ware (siehe auch „Arten der Mängel bei Waren“) c) Retournierung der Rechnung an den Rechnungsleger Bei gravierenden Fehlern in der Rechnung besteht Unprüfbarkeit der Rechnung. Solche Rechnungen müssen an den Rechnungsleger zurückgeschickt werden, mit der Aufforderung, dass sie korrigiert werden. Ein gravierender Fehler kann z.B. ein falscher oder fehlender Name oder eine falsche oder fehlende Adresse des Käufers oder Verkäufers sein. Also zusammenfassend kann ich mir folgende Fehlerquellen bei Rechnungen und Möglichkeiten, diese zu beheben, merken: Fehlerquelle Korrekturmöglichkeit Rechenfehler Nichtberücksichtigung von Zahlungsbedingungen Falsche Preise Rechnungskorrektur Rechnungskorrektur oder Gutschrift Mengenfehler Warenrücknahmen Gutschrift sonstige Mängel der Ware gravierende Fehler Verwaltungsakademie des Bundes 2012 Retournierung der Rechnung 34 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung 1.9 Kapitel 1 Arten der Mängel bei Waren Waren können verschiedenste Mängel aufweisen. unterschiedlichen Arten genauer beschrieben. Im Folgenden werden die 1.9.1 Nach der Erkennbarkeit der Mängel Offene Mängel sind Mängel, die bei ordnungsgemäßer Überprüfung der Lieferung sofort feststellbar sein müssen. Diese müssen unverzüglich nach Eingang der Ware festgestellt und gerügt (beim Verkäufer gemeldet) werden. Bei einem neuen Personalcomputer kann das zum Beispiel eine lockere Abdeckung sein. Geheime Mängel sind Mängel, die sich erst nach eingehender Untersuchung (z.B. Gebrauch der Ware, genaue Analyse) zeigen. Diese müssen unverzüglich nach Entdeckung dem Verkäufer gemeldet werden (innerhalb der Gewährleistungsfrist). Bei einem neuen Personalcomputer kann das zum Beispiel ein kaputtes CD-Rom Laufwerk sein. 1.9.2 Nach der Bedeutung der Mängel Wesentliche Mängel sind Mängel, die den vereinbarten Gebrauch der Ware bzw. der Leistung verhindern sowie das Fehlen von ausdrücklich zugesicherten Eigenschaften. Bei einem neuen Personalcomputer kann das zum Beispiel eine kaputte Festplatte sein. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 35 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Unwesentliche Mängel sind Mängel, die den ordentlichen Gebrauch der Ware bzw. der Leistung nicht hindern. Bei einem neuen Personalcomputer kann das zum Beispiel ein Kratzer in der Abdeckung sein. 1.9.3 Nach der Behebbarkeit der Mängel Behebbare Mängel sind Mängel, die beseitigt werden können. Diese sind innerhalb einer vom Auftragnehmer festzulegenden Frist zu beheben. Nach Ablauf dieser Frist kann der Auftraggeber den Mangel auf Kosten des Auftragnehmers selbst beheben oder durch Dritte beheben lassen. Bei einem neuen Personalcomputer kann das zum Beispiel eine kaputte Lüftung sein. Unbehebbare Mängel sind Mängel, die nicht beseitigt werden können oder deren Beseitigung stark unverhältnismäßig wäre, d.h. die Reparatur mehr kosten würde, als das ganze Gut im Neuzustand kosten würde. Solche Mängel treten besonders bei Sonderanfertigungen oder Einzelstücken auf. Zum Beispiel ein Gemälde, eine Statue, Maßkleidung, Maßmöbel. Also zusammenfassend kann ich mir folgende Mangelarten bei Waren merken: Nach der Erkennbarkeit offene Mängel geheime Mängel Nach der Bedeutung wesentliche Mängel unwesentliche Mängel Nach der Behebbarkeit behebbare Mängel Verwaltungsakademie des Bundes 2012 unbehebbare Mängel 36 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 1.10 Die rechtlichen Möglichkeiten des Käufers (der Dienststelle) bei Lieferung mangelhafter Ware Bei Vorliegen eines wesentlichen und unbehebbaren Mangels hat der Auftraggeber das Recht auf „Wandlung“ des Vertrages = Rückgängigmachung des Kaufes (Rücktritt vom Vertrag), das heißt, der Verkäufer muss nichts liefern und der Käufer muss nichts zahlen Umtausch (die beschädigte Ware wird durch eine neue Ware ersetzt) bzw. Nachlieferung (es werden weitere Waren zugestellt). Kaufe ich also zum Beispiel eine alte antike Vase von einem Antiquitätenhändler, die es in dieser Art nur einmal gibt und sie zerbricht beim Transport durch den Verkäufer, kann ich vom Vertrag zurücktreten und muss sie nicht bezahlen. In allen anderen Fällen wesentlicher und behebbarer Mangel unwesentlicher und behebbarer Mangel unwesentlicher und unbehebbarer Mangel kann der Auftraggeber „Minderung“ (Preisnachlass) oder „Besserung“ (Umtausch, Reparatur) oder Nachtrag des Fehlenden (Nachlieferung) verlangen. Eine kaputte Festplatte bei einem neuen Personalcomputer stellt einen wesentlichen und behebbaren Mangel dar. Ich kann daher vom Verkäufer verlangen, dass er mir dafür einen Preisnachlass gibt oder die Festplatte auf seine Kosten repariert. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 37 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Ein Kratzer in der Abdeckung eines neuen Personalcomputers stellt einen unwesentlichen und behebbaren Mangel dar. Ich kann daher vom Verkäufer verlangen, dass er mir dafür einen Preisnachlass gibt oder die Abdeckung auf seine Kosten austauscht. Habe ich zum Beispiel einen Personalcomputer in einer speziellen Farbe als Special Edition bestellt und dieses Modell ist nur noch einmal vorhanden und es wird jedoch eine andere Farbe geliefert, weil das letzte Stück doch schon verkauft wurde, stellt das einen unwesentlichen und unbehebbaren Mangel dar. Ich kann daher einen Preisnachlass verlangen. Ich darf jedoch nicht vom Vertrag zurücktreten. Aber vergiss eines nicht Tim! Diese Mängel gelten nur, wenn es sich um neue Waren handelt. Kaufe ich zum Beispiel auf einem Flohmarkt einen kaputten Personalcomputer, werden die Mängel Vertragsbestandteil und ich kann daher nicht rechtlich dagegen vorgehen! Erleidet der Käufer durch den Mangel einen Schaden, kann er unter gewissen Umständen Schadenersatzansprüche beim Verkäufer stellen. So ein Schaden kann zum Beispiel darin bestehen, dass aufgrund der Mängel bei den Personalcomputern ein wichtiger Auftrag nicht bearbeitet werden konnte und somit ein Geldverlust entsteht. Schadenersatzansprüche können vom Auftraggeber nur dann gestellt werden, wenn ein Schaden in Folge des Mangels nachweisbar entstanden ist und der Verkäufer (durch Fahrlässigkeit oder Vorsatz) daran schuld ist, dass der Schaden entstanden ist und der Käufer das beweisen kann (Produkthaftungsgesetz). Unter Fahrlässigkeit versteht man folgendes: Jemand handelt fahrlässig, wenn er etwas nicht mit Absicht tut, sondern der Fehler dadurch passiert ist, dass er nicht gut aufgepasst oder nachgedacht hat. Unter Vorsatz versteht man folgendes: Jemand handelt vorsätzlich, wenn er etwas mit voller Absicht tut. Das heißt er hat den Fehler absichtlich durchgeführt und hat sich diese Tat im Vorhinein gut überlegt. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 38 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Das Produkthaftungsgesetz regelt folgendes: Das Produkthaftungsgesetz stellt das Gesetz über die Haftung für Herstellungsfehler von Produkten dar. Es regelt die Haftung gegen den Hersteller bei Schäden, die dem privaten Käufer (Endverbraucher) durch die Benutzung von fehlerhaften Produkten entstehen. Übernommen werden laut diesem Gesetz jedoch nur Schäden, die an anderen Produkten oder Personen entstehen. Nicht jedoch der Schaden am fehlerhaften Produkt selbst. Das Produkthaftungsgesetz kommt zum Beispiel zum Einsatz, wenn ein neuer Personalcomputer aufgrund eines Produktionsfehlers zu brennen beginnt und dadurch auch ein Bürotisch Feuer fängt. Es wird dann laut Produkthaftungsgesetz der Schaden für den Bürotisch ersetzt, nicht jedoch der des Computers! Es besteht bei großen Aufträgen die Möglichkeit, einen Haftrücklass der Rechnung einzubehalten. Unter Haftrücklass versteht man folgendes: Bei einem Haftrücklass bezahlt der Käufer vorerst nicht die ganze Rechnung. Der restliche Betrag wird erst nach einer gewissen Zeit bezahlt. Tritt in dieser Zeit ein Schaden am Produkt auf, kann der Käufer das Geld, das er sich zuerst vom Rechnungsbetrag behalten hat, für die Reparatur des Schadens verwenden. Der Haftrücklass kann auch in Form einer Bankgarantie, welche vom Auftragnehmer vorzulegen ist, geleistet werden. In diesem Fall wird der Rechnungsbetrag vollständig überwiesen. Unter Bankgarantie versteht man folgendes: Erklärung der Bank, innerhalb eines bestimmten Zeitraumes einen gewissen Betrag an den Käufer zu zahlen, wenn ein Schaden am Produkt auftritt. Die Bankgarantie wird nach Ablauf der Haftzeit an den Verkäufer zurückgesandt. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 39 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Also zusammenfassend kann ich mir folgende Handlungsmöglichkeiten bei der Lieferung von mangelhaften Waren merken: Mangelart Handlungsmöglichkeit wesentlich & unbehebbar wesentlich & behebbar Wandlung oder Umtausch Preisnachlass Umtausch unwesentlich & behebbar unwesentlich & unbehebbar Reparatur Nachlieferung Schadenersatz steht dem Käufer zu wenn ein nachweisbarer Schaden aufgrund des Mangels entstanden ist der Verkäufer daran schuld ist, dass der Schaden entstanden ist der Käufer beweisen kann, dass ein Schaden entstanden ist Verwaltungsakademie des Bundes 2012 40 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 1.11 Mängelrüge Allgemeines Aufbauschema (Gestaltung schriftlicher Mängelrügen) Möchte ich zum Beispiel einen Kratzer in der Abdeckung von 5 Personalcomputern reklamieren, sieht das so aus: Verwaltungsakademie des Bundes 2012 41 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Musterbundesministerium für Musterbeispiele Straße: Musterstraße 23 Ort:1050 Wien Tel.: 01/123456789 Fax.: 01/123456789-0 e-mail: [email protected] Datum: 12.09.20.. Computer und Co GmbH Beispielstraße 18 3730 Eggenburg Betreff: Mängelrüge Sehr geehrte Damen und Herren! Wir bestätigen hiermit den Empfang von 50 Stück HP Compaq 8200 Elite Microtower PC. Leider mussten wir jedoch feststellen, dass 5 Modelle 1 eine tiefe Kratzspur in der vorderen Abdeckung aufweisen. 3 Da die Mängel eindeutig durch die, von Ihnen durchgeführte, Lieferung entstanden ist, fordern wir daher entweder einen angemessenen Preisnachlass, Reparatur der Modelle auf Ihre Kosten oder Zusendung von 5 neuen Modellen. 2 4 Aus unserer Sicht wäre ein Preisnachlass im Wert von 2 % angebracht. 5 Sollten wir spätestens bis zur Kalenderwoche 39 keine Antwort von Ihnen erhalten haben, überweisen wir den Rechnungsbetrag abzüglich 2 %. Mit freundlichen Grüßen Musterbundesministerium für Musterbeispiele Verwaltungsakademie des Bundes 2012 42 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Also zusammenfassend kann ich mir zum Aufbau einer schriftlichen Mängelrüge folgendes merken: Als erstes muss man den Anlass des Schreibens erwähnen Bestätigung des Empfangs genaue Beschreibung des Mangels Danach muss man sein eigenes Anliegen formulieren Forderungen an den Verkäufer Ersuchen um Vorschläge Anschließend folgt eine Begründung bei nicht eindeutigen Fällen bei umfangreichen Forderungen Danach erfolgt die Auflistung der erwarteten Reaktionen Hinweis auf Behebbarkeit gewünschte Art der Behebung Abschließend erwähnt man mögliche Folgen z.B. bei Ablehnung Verwaltungsakademie des Bundes 2012 z.B. bei zu später Antwort 43 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung 2 2.1 Kapitel 1 Inventar- und Materialverwaltung Richtlinien für Inventar- und Materialverwaltung Bei der Inventar- und Materialverwaltung sind folgende fünf Punkte zu beachten: 1. Die staatliche Vermögensverwaltung trägt die Züge einer Treuhandverwaltung. Der Staat kann sich deshalb der Aufgabe nicht entziehen, sein großes Vermögen geordnet darzustellen (Ordnungsprinzip). 2. Die Öffentlichkeit kann erwarten, dass der Staat darüber Auskunft gibt bzw. Rechenschaft ablegt, welche Vermögenswerte er besitzt und wie sich die Bestände im Laufe einer Haushaltsperiode verändert haben (Publizitätsprinzip). 3. Die Kontrolle der Staatsfinanzen durch Parlament und Prüfungsbehörden hat sich auf Bestand, Zugang und Abgang von Vermögenswerten zu erstrecken. Dazu bedarf es einer Rechnungslegung über das Vermögen (Kontrollprinzip). 4. Die Bestrebung, ein Nationalbudget und eine Volkswirtschaftsbilanz zu erstellen, erfordern auch eine Einbeziehung der öffentlichen Wirtschaften, da sie einen bedeutenden Bestandteil der Volkswirtschaft bilden. Das macht es aber notwendig, auch die Vermögenswerte des Staates rechnungsmäßig zu erfassen. 5. Die Vermögensrechnung soll ferner darlegen, in welcher Höhe die Haushaltseinnahmen und Haushaltsausgaben zur Vermehrung oder Verminderung des Vermögens oder der Schulden im Laufe des Rechnungsjahres geführt haben, und damit erkennen lassen, inwieweit einem Überschuss oder einem Abgang im Bundesrechnungsabschluss eine Minderung oder Mehrung des Vermögens und der Schulden gegenübersteht. Die Verwaltung der beweglichen Sachen obliegt bei größeren Dienststellen den eingerichteten Sachwirtschaftsstellen des Bundes (Amtswirtschaftsstellen, Hausverwaltungen, Materialverwaltungen), bei kleineren Dienststellen den mit der Verwaltung der beweglichen Sachen beauftragten Bediensteten. Verwaltung der beweglichen Sachen große Dienststellen kleine Dienststellen Sachwirtschaftsstellen Bedienstete Amtswirtschaftsstellen Amtswirtschaftsstellen Amtswirtschaftsstellen Verwaltungsakademie des Bundes 2012 44 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Unter beweglichen Sachen versteht man folgendes: Bewegliche Sachen im Sinne dieser Richtlinie sind alle körperlichen Gegenstände, sofern und solange sie nicht mit einem Grundstück, einem Gebäude oder einer baulichen oder maschinellen Anlage erd-, mauer-, niet- und nagelfest verbunden und nicht als Bestandteile der Gebäude anzusehen sind. Beispielsweise ein Auto, ein Personalcomputer oder ein Mobiltelefon! Verfahrensvorschriften für die Verrechnung des Bundes Folgende Richtlinien sind für die Sachverwaltung des Bundes wesentlich: Richtlinien für die Inventar- und Materialverwaltung Richtlinien für die Verwaltung von Bibliotheken Richtlinien für die Verwaltung des unbeweglichen Bundesvermögens Unter Richtline versteht man folgendes: Eine Richtlinie ist eine Handlungsvorschrift, die gewisse Regeln enthält, die eingehalten werden müssen. Eine Richtlinie stellt jedoch kein Gesetz dar. Eine Richtlinie generell ist jedoch von einer EU-Richtlinie zu unterscheiden. Eine EU-Richtlinie ist etwas anders definiert. Zweck der Richtlinien: Erfassung und fortlaufende Ausweishaltung der beweglichen Sachen, d.h. alle beweglichen Sachen, die gekauft werden, müssen in einem Verzeichnis festgehalten werden. Nachweisung der Vermögensübersicht des Bundes, d.h. andere können feststellen, wie viele bewegliche Gegenstände der Bund besitzt, indem sie Einblick in das Verzeichnis nehmen. Überprüfung ob die aufgeschriebenen Gegenstände auch tatsächlich vorhanden sind. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 45 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 2.2 Aufgaben der Wirtschaftsstelle 1. Ankauf und Verkauf von Inventar und Materialien; 2. diese erfassen und fortlaufend in Ausweis zu halten; 3. diese sorgsam zu betreuen, wirtschaftlich und sparsam zu verwenden sowie sachgemäß zu behandeln und zu lagern, um deren Benützungsdauer auf einen möglichst langen Zeitraum zu erstrecken bzw. für den Verbrauch bestimmte Sachen vor dem Verderb zu bewahren; 4. während des Jahres hinsichtlich ihres Zustandes zu überwachen, wobei die Behebung festgestellter Gebrechen zu veranlassen und dafür zu sorgen ist, dass für schuldhafte Beschädigungen die hierfür Verantwortlichen zum Schadenersatz herangezogen werden; 5. auf eingetretene Schäden zu überprüfen, wobei für deren sofortige Behebung oder Meldung an die zuständige Stelle zu sorgen ist; 6. die in den Aufschreibungen ausgewiesen Soll-Bestände mit den Ist- Beständen vergleichen, etwaige Mehr- oder Minderbestände aufzuklären und nötigenfalls zu berichten. 2.3 Inventarisierung Unter Inventar versteht man folgendes: Ein Inventar ist ein genaues und ausführliches Verzeichnis, in dem alle Gegenstände die man besitzt eingetragen werden. Für bewegliche Sachen gelten die Richtlinien für Inventar- und Materialverwaltung (RIM). Für unbewegliche Sachen gelten die Richtlinien für die Verwaltung des unbeweglichen Bundesvermögens (RuB). Verwaltungsakademie des Bundes 2012 46 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 2.3.1 Inventargegenstände Inventargegenstände sind Inventar, deren Anschaffungs- (Herstellungs-) Kosten, also deren Einkaufspreis, die Betragsgrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens übersteigen. Derzeit ist die Betragsgrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter 400 Euro. Mit anderen Worten gelten daher alle gebrauchten Güter, die mehr als 400 Euro kosten als Inventar. Sie sind im Inventar mengenmäßig (z.B. 300 Stk.) und wertmäßig (300 Euro) mit dem Buchwert zu erfassen. Geringwertige Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (unter 400 Euro) die als Inventargegenstände behandelt werden können, wenn dieses sich als zweckmäßig erweist. Sie werden nur mengenmäßig (z.B. 300 Stk.) erfasst. Mit anderen Worten gelten daher alle Güter, die weniger als 400 Euro kosten als geringwertige Wirtschaftsgüter. Zweckmäßig heißt in diesem Zusammenhang, dass es sich lohnen muss, die Güter in das Inventar aufzunehmen. Es lohnt sich, wenn es sich um Gegenstände handelt, die einem Inventar ähnlich sind, aber weniger als 400 Euro kosten (z.B. ein Sessel, eine Bohrmaschine), da bei der Inventarerfassung auch der Standort des Gegenstandes mit erfasst wird und so eine bessere Wiederauffindbarkeit gewährleistet werden kann. Inventar‐ gegenstände geringwertige Wirtschafts‐ güter Inventar < € 400 > € 400 Verwaltungsakademie des Bundes 2012 47 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Unter Buchwert versteht man folgendes: Der Buchwert eines Gegenstands ist in der Buchhaltung ersichtlich. Er ergibt sich durch folgende Rechnung: Buch‐ wert Einkaufs‐ preis Wert‐ steigerung Wert‐ minderung Ausgehend vom Einkaufspreis (=Anschaffungspreis, Herstellkosten) werden also Wertsteigerungen (Zuschreibungen) hinzugerechnet und Wertminderungen (Abschreibungen) weggerechnet. 2.3.2 Arten der Inventarverwaltungen Eigene Inventarverwaltung pro Dienststelle Zentrale Inventarverwaltung mit Haupt- und Gegeninventar (Amtswirtschaftsstelle) Inventarunterverwaltungen (nachgeordnete Dienststellen, z.B. Sekretariate und Kanzleien) Alle Inventarverwaltungen haben jährlich die mengen- und wertmäßigen Abschlusssummen nach Gegenstandsgattungen (z.B. Büromaterial, Büroausstattung, Gebäude usw.) in der Inventarbestandsrechnung nachzuweisen. Die Inventarverwaltung hat einmal im Jahr den Inventarsollbestand (laut Gegeninventar) auf die Übereinstimmung mit dem Istbestand zu prüfen und zu bereinigen. Diesen Vorgang nennt man Inventur (zweckmäßigerweise am Jahresende, nach Abschluss des Gegeninventars). Unter Inventur versteht man folgendes: Eine Inventur ist eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Gegenstände. Dabei geht man am besten durch das Gebäude oder Lager und schreibt auf, welche Gegenstände sich dort befinden. Festzuhalten sind dabei am besten die Bezeichnung und die Anzahl der Gegenstände. z.B. 50 Stück HP Compaq 8200 Elite Microtower PC. Am besten hält man dabei auch einen Ausdruck des Inventars in den Händen und vergleicht zeitgleich, welche Gegenstände im Verzeichnis eingetragen sind und welche tatsächlich vorhanden sind (Vergleich des Soll- und Istbestands). Jene Gegenstände, die nicht im Eigentum des Bundes stehen bzw. die Leihgegenstände (z.B. Bilder) sind, sind in einem Fremdinventar im Ausweis zu halten. Alle in einer Dienststelle zum dauernden Gebrauch zur Verfügung stehenden Inventargegenstände sind als Bundeseigentum folgendermaßen zu kennzeichnen: Kurzbezeichnung der Dienststelle, Inventarnummer. Ist die Verwaltung elektronisch erfolgt (z.B. durch das Programm SAP-FIAA), können auch Barcodes zur Kennzeichnung verwendet werden. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 48 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 2.3.3 Veränderungen a) Zugänge Ankäufe Eigenherstellung Aufgefunden und noch nicht inventarisierte Gegenstände Überlassung von anderen Dienststellen im Rahmen des Sachgüteraustausches b) Abgänge Verkäufe Übergabe an andere Dienststellen im Rahmen des Sachgüteraustausches Ausscheiden von Gegenständen die nicht mehr gebrauchsfähig und irreparabel sind (ausbuchen) - Verkauf als Schrott (z.B. Metalle) – Vernichten/Entsorgen oder Abgabe für soziale Zwecke Verwaltungsakademie des Bundes 2012 49 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Also zusammenfassend kann ich mir zur Inventarverwaltung folgendes merken: Zweck der Inventarverwaltung Erfassung der beweglichen Sachen Nachweis des Vermögens des Bundes Überprüfung der mengenmäßigen Übereinstimmung zwischen Sollbestand und Istbestand Aufgaben der Wirtschaftsstellen Verwaltung des Vermögens Kauf und Verkauf von Waren Pflege und Erhaltung der Waren Führung von Aufzeichnungen Festhaltung und Vergleich des Soll- und Istbestands Es gibt folgende Inventargegenstände geringwertige Wirtschaftsgüter < € 400,- Inventar > € 400,- Die Inventarverwaltung kann erfolgen durch eigene Inventarverwaltung pro Dienststelle Zentrale Inventarverwaltung mit Haupt- und Gegeninventar Inventarunterverwaltungen Einmal im Jahr hat eine Inventur zu erfolgen. Dabei werden alle Gegenstände gezählt und notiert. Jeder Inventargegenstand ist entsprechend zu kennzeichnen. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 50 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung 2.4 Kapitel 1 Materialverwaltung Die Verwaltung des Materials Wirtschaftsstellen des Bundes. obliegt ebenfalls wie die des Inventars den Materialien sind Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (Ersatzteile für Fahrzeuge und Maschinen, geringwertige Gebrauchsgüter) die nicht als Inventar behandelt werden. Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens (Werkstoffe, Handelswaren, Altmaterial, Lebens- und Futtermittel, Betriebsstoffe und Verbrauchsgüter, Erzeugnisse), Materialien Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens Materialien werden in Materialaufschreibungen (Materialkontoblatt) nur mengenmäßig (z.B. 200 Stk.) erfasst oder elektronisch verwaltet (z.B. mit dem Programm SAP-MM). Materialverwaltungsstellen sind z.B. die AWiSt, die Drucksorten- und Materialverwaltung, die Hausverwaltung. Die Bedarfsmeldungen der Dienststellen erfolgen mittels Anforderungsschein bzw. speziellen Anforderungslisten für Bestellungen in gewissen Intervallen an die jeweilige Materialverwaltungsstelle. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 51 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 2.4.1 Auslieferung der Materialien Die Auslieferung der Materialen erfolgt aus dem Lagerbestand der Materialverwaltung bzw. mittels Direktauslieferung durch die Lieferfirmen an die Dienststellen (speziell bei großen Mengen). Materialien aus dem Lagerbestand Die auf Lager befindlichen Materialien sind in Materialkontoblättern aufzuzeichnen oder elektronisch zu führen. In diesen Materialaufschreibungen sind mengenmäßig der Anfangsbestand, die Bestandsänderungen (Zu- und Abgänge) und der Endbestand eines Jahres festzuhalten. Wertmäßig ist der Anschaffungswert je Einheit aufzuschreiben. Die Materialkontoblätter sind nach dem Materialkontenplan zu reihen und bilden zusammen das Materialverzeichnis. 1 Materialkontenblätter 2 3 Reihung nach Kontenplan Zusammenfassung zum Materialverzeichnis Eintragungsgrundlagen sind bei Materialzugängen o die Lieferscheine bzw. o die Rechnungszweitschriften, bei Ausgängen o die Materialanforderungsscheine. Auf der Rechnung erfolgt der Vermerk „eingetragen in das Materialkontoblatt“ unter Beifügung der Materialkennziffer und der Eintragungsdaten oder bei elektronischer Verwaltung die entsprechenden Buchungsdaten. Die Materialausgabe darf Empfangsbestätigung erfolgen. nur Verwaltungsakademie des Bundes 2012 aufgrund schriftlicher Anforderung gegen 52 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Am Jahresende sind die von den einzelnen Materialverwaltungen nachgewiesenen Materialbestände in einer Materialbestandsrechnung der Dienststelle zusammenzufassen (Meldung an die Buchhaltungsagentur = Jahreshauptbestandsrechnung). Werden die 50 Personalcomputer vorerst nicht benötigt und daher vorübergehend auf Lager gelegt, muss ich also folgendes tun: 1. Zuerst muss ich folgendes im Materialkontenblatt notieren: Den mengenmäßigen Anfangsbestand: Im Lager sehe ich, dass bereits 10 Stück HP Compaq 8200 Elite Microtower PC vorhanden sind. Die Zu- und Abgänge: Hier notiere ich die 50 Stück HP Compaq 8200 Elite Microtower PC, die ich vor kurzem bestellt und übernommen habe. Den Endbestand am Ende des Jahres: Falls wir keine weiteren PCs dieser Marke kaufen und auch die bereits vorhandenen bis Jahresende nicht aus dem Lager nehmen, beträgt der Endbestand am Ende des Jahres 60 Stück HP Compaq 8200 Elite Microtower PC. Außerdem muss ich den wertmäßigen Anschaffungswert notieren: Das waren 30.000 Euro für die 50 Computer. Als Eintragungsgrundlage nehme ich den bereits abgelegten Lieferschein und die abgelegte Kopie der Rechnung zur Hand. Das heißt, ich schreibe die Daten in das Materialkontenblatt, die auf dem Lieferschein bzw. der Rechnung stehen. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 53 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 2. Danach muss ich einen Vermerk auf die Rechnung schreiben: Computer und Co GmbH Beispielstraße 18 3730 Eggenburg Eggenburg, 7. September 20.. Fachabteilung für Musterbeispiele Abteilung für Rechungswesen Musterstraße 29 1040 Wien Rechnung Nr.: 3876 Bestellung von Personalcomputern Geschäftszahl 01 Menge 50 Stk. Bezeichnung Einzelpreis HP Compaq 8200 Elite Microtower PC 500,Umsatzsteuer 20 % Gesamtpreis Gesamtpreis 25.000,5.000,30.000,- Zahlbar innerhalb von 8 Tagen abzüglich 2 % Skonto, innerhalb von 30 Tagen netto. Lieferdatum: 31. August 20.. Bitte überweisen Sie den oben angeführten Betrag auf folgendes Konto: Computer und Co GmbH, Musterbank, Kontonr.: 987654321, BLZ: 229988 UID-Nr. 0987654321 3. Und am Jahresende muss ich den Materialbestand meiner Dienststelle durch eine Materialbestandsrechnung an die Buchhaltungsagentur melden. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 54 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Materialien mittels Direktauslieferung Materialien, die nicht auf Lager gelegt, sondern unmittelbar nach erfolgter Lieferung an die Organisationseinheiten weitergegeben werden, zählen nicht zum Lagerbestand. Materialauslieferungen durch Lieferfirmen direkt an die Dienststellen werden daher nicht in den Materialkontoblättern erfasst. Auf die diesbezüglichen Rechnungen erfolgt der Vermerk „zum sofortigen Verbrauch“ mit Datum und Unterschrift des verantwortlichen Bediensteten. Die Übernahmebestätigung erfolgt durch die belieferte Dienststelle auf dem Lieferschein, welcher der Materialverwaltungsstelle zur Abrechnung (Rechnungsprüfung) übermittelt wird. Der Vermerk „zum sofortigen Verbrauch“ erfolgt zum Beispiel dann auf der Rechnung, wenn ich 50 Kugelschreiber bestellt habe und diese für die sofortige Verwendung gedacht sind. Also zusammenfassend kann ich mir zur Materialverwaltung folgendes merken: Es gibt folgende Materialien geringwertige Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens geringwertige Gebrauchsgüter Die Auslieferung der Materialien kann erfolgen aus dem Lagerbestand der Materialverwaltung Aufzeichnung in den Materialkontoblättern ist erforderlich Vermerk auf der Rechnung: „eingetragen in das Materialkontoblatt“ Verwaltungsakademie des Bundes 2012 mittels Direktauslieferung durch die Lieferfirmen Zählt nicht zum Lagerbestand, daher keine Aufzeichnung Vermerk auf der Rechnung: „zum sofortigen Verbrauch“ 55 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Übersicht der Abkürzungen Die wichtigsten Abkürzungen sind hier noch einmal übersichtlich dargestellt: Abkürzung Bezeichnung AWiSt Amtswirtschaftsstelle BBG Bundesbeschaffung GmbH BHV Bundeshaushaltsverordnung BMWFJ Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend BVerG Bundesvergabegesetz EU Europäische Union Ust Umsatzsteuer Verwaltungsakademie des Bundes 2012 56 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Glossar Begriff Erklärung Angebot Das ist die Erklärung eines Bieters, eine bestimmte Leistung gegen Entgelt unter Einhaltung festgelegter Bedingungen erbringen zu wollen. Angebotspreis Der Angebotspreis wird auch als Auftragssumme bezeichnet und ist die Summe aus Gesamtpreis und Umsatzsteuer. Auftraggeber Das ist jeder Rechtsträger (eine Person oder ein Unternehmen), der vertraglich einen Auftrag zur Erbringung von Leistungen gegen Entgelt an einen Auftragnehmer erteilt oder zu erteilen beabsichtigt. Auftragnehmer Das ist jeder Unternehmer, mit dem vertraglich vereinbart wird, dem Auftraggeber eine Leistung gegen Bezahlung zu erbringen. Ausschreibung Das ist die an eine bestimmte oder unbestimmte Zahl von Unternehmern gerichtete Erklärung des Auftraggebers, in der er festlegt, welche Leistung er zu welchen Bestimmungen erhalten möchte. Bankgarantie Erklärung der Bank, innerhalb eines bestimmten Zeitraumes einen gewissen Betrag an den Käufer zu zahlen, wenn ein Schaden am Produkt auftritt. Bedarfsorientierung Es wird nur das bestellt, was man tatsächlich benötigt. Geben also beispielsweise drei Mitarbeiter an, dass sie eine neue Tastatur benötigen, wird man nur drei Tastaturen bestellen und nicht mehr! Bestbieterprinzip Unter den nach der Angebotsprüfung übrig gebliebenen Angeboten ist der Zuschlag dem technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebot gemäß den in den Ausschreibungsunterlagen (Leistungsverzeichnis zur Ausschreibung) festgelegten Kriterien zu erteilen. Das heißt nicht nur der Preis ist ausschlaggebend, sondern auch andere Kriterien wie beispielsweise die Lieferbedingungen. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 57 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Bewegliche Sachen Als beweglich gelten all jene Sachen, die ohne Verletzung ihrer Substanz von einer Stelle zur anderen versetzt werden können. Beispielsweise ein Auto, ein Personalcomputer oder ein Mobiltelefon sind daher bewegliche Sachen. Als unbeweglich gelten Sachen, die nicht ohne Verletzung ihrer Substanz von einer Stelle zur anderen versetzt werden können. Das trifft zum Beispiel auf ein Haus oder eine Mauer zu. Bewerber Das ist ein Unternehmer oder ein Zusammenschluss von Unternehmern, der sich an einem Vergabeverfahren beteiligen will. Bieter Das ist ein Unternehmer oder ein Zusammenschluss von Unternehmern, der ein Angebot eingereicht hat. Billigstbieterprinzip Dem preislich günstigsten Anbieter wird der Zuschlag erteilt. Buchwert Der Buchwert eines Gegenstands ist in der Buchhaltung ersichtlich. Er ergibt sich durch folgende Rechnung: Ausgehend vom Einkaufspreis (=Anschaffungspreis, Herstellkosten) werden Wertsteigerungen (Zuschreibungen) hinzugerechnet und Wertminderungen (Abschreibungen) weggerechnet. Controlling Controlling kommt aus dem Englischen „to control“ und heißt so viel wie steuern, regeln oder überwachen. Aufgabe des Beschaffungscontrollings ist daher die Überwachung der Einkäufe. Besonderes Augenmerk wird dabei vor allem auf die Wirtschaftlichkeit gelegt. Diskriminierungsverbot Alle Bewerber und Bieter müssen gleich behandelt werden. Keiner darf bevorzugt werden. Einheitspreis Dies ist der Preis für die Einheit einer Leistung (Stück, Masse). Verwaltungsakademie des Bundes 2012 58 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 einstweilige Verfügung Eine einstweilige Verfügung ist eine vorläufige Entscheidung des Gerichts. Sie gilt so lange, bis eine endgültige Entscheidung getroffen wird. Sie dient hauptsächlich dazu, um einen Anspruch, der sich jedoch nicht auf Geld bezieht, zu gewährleisten, bis das Gerichtsverfahren abgeschlossen ist. Fahrlässigkeit Jemand handelt fahrlässig, wenn er etwas nicht mit Absicht tut, sondern der Fehler dadurch passiert ist, dass er nicht gut aufgepasst oder nachgedacht hat. Fuhrpark Damit bezeichnet man alle, in einem Unternehmen vorhandenen, Fahrzeuge. Also alle PKWs, LKWs, Motorräder, Stapler usw. Inventar Ein Inventar ist ein genaues und ausführliches Verzeichnis, in dem alle Gegenstände die man besitzt, eingetragen werden. Inventur Eine Inventur ist eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Gegenstände. Dabei geht man am besten durch das Gebäude oder Lager und schreibt auf, welche Gegenstände sich dort befinden. Festzuhalten sind dabei am besten die Bezeichnung und die Anzahl der Gegenstände, z.B. 50 Stück HP Compaq 8200 Elite Microtower PC. Am besten hält man dabei auch einen Ausdruck des Inventars in den Händen und vergleicht zeitgleich, welche Gegenstände im Verzeichnis eingetragen sind und welche tatsächlich vorhanden sind (Vergleich des Soll- und Istbestands). Kaution Die Kaution muss im Vorhinein vom Bieter bezahlt werden. Sie dient als Sicherstellung, falls der Bieter von seinem Angebot zurücktritt. Lagerumschlag Der Lagerumschlag gibt an, wie oft die durchschnittlich auf Lager liegenden Waren innerhalb eines bestimmten Zeitraums verkauft werden. lauterer Wettbewerb Im lauteren Wettbewerb kämpfen die Konkurrenten mit Qualität und Preis ihrer Produkte gegeneinander. Es wird stets nur das qualitativ bessere und billigere Angebot erfolgreich sein. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 59 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Nichtigkeitserklärung Bei einer Nichtigkeitserklärung wird der vorliegende Vertrag nachträglich aufgelöst und als nicht gültig gekennzeichnet. Der Vertrag existiert somit nach der Nichtigkeitserklärung rechtlich nicht mehr. Pauschalpreis Dies ist der für die Gesamtleistung oder Teilleistung in einem Betrag angegebene Preis. Preisangebotsverfahren Das ist ein Verfahren, bei dem die Bieter aufgrund der Ausschreibungsunterlagen die Preise für die vom Auftraggeber beschriebenen Leistungen in ihren Angeboten bekannt geben. Produkthaftungsgesetz Das Produkthaftungsgesetz stellt das Gesetz über die Haftung für Herstellungsfehler von Produkten dar. Es regelt die Haftung gegen den Hersteller bei Schäden, die dem privaten Käufer (Endverbraucher) durch die Benutzung von fehlerhaften Produkten entstehen. Übernommen werden laut diesem Gesetz jedoch nur Schäden, die an anderen Produkten oder Personen entstehen. Nicht jedoch der Schaden am fehlerhaften Produkt selbst. Regiepreis Dies ist der Preis für eine Einheit (z.B. Leistungsstunde oder Materialeinheit), welche nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet wird. Ressort Ressort ist die Sammelbezeichnung für ein Ministerium und die diesem nachgeordneten Dienststellen. Richtlinie Eine Richtlinie ist eine Handlungsvorschrift, die gewisse Regeln enthält, die eingehalten werden müssen. Eine Richtlinie stellt jedoch kein Gesetz dar. Skonto Ein Skonto ist ein Preisnachlass, der dem Käufer gewährt wird, wenn er die Rechnung innerhalb einer gewissen Frist bezahlt. Sparsamkeit Man soll verantwortungsbewusst mit dem Geld umgehen und es nur für Sachen ausgeben, die man tatsächlich braucht. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 60 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Spedition Das ist ein Dienstleister, der die Versendung von Waren besorgt. Es handelt sich dabei um die Organisation der Beförderung. Die Leistung kann auch Dienstleistungen enthalten, die nach der Lieferung folgen. Vorsatz Jemand handelt vorsätzlich, wenn er etwas mit voller Absicht tut. Das heißt er hat den Fehler absichtlich durchgeführt und hat sich diese Tat im Vorhinein gut überlegt. Wettbewerb Ein Wettbewerb ist so etwas, wie ein Konkurrenzkampf. In der Wirtschaft ist der Wettbewerb sehr wichtig. Er entsteht, sobald mehr als ein Lieferant für die Lieferung einer Ware in Frage kommt. Wirtschaftlichkeit Wirtschaftlichkeit ergibt sich durch das Verhältnis von Aufwand und Ertrag. Also wie viel kostet eine Ware und welchen Nutzen bringt sie mir. Bringt sie einen höheren Nutzen als Kosten, ist sie wirtschaftlich. Zuschlagserteilung Dies ist die an den Bieter abgegebene schriftliche Erklärung, sein Angebot anzunehmen. Zweckmäßigkeit Eine Sache ist dann zweckmäßig, wenn ich sie tatsächlich dafür verwenden kann, wofür ich sie brauche. Will ich beispielsweise etwas aufschreiben, ist ein Kugelschreiber zweckmäßig. Will ich jedoch etwas ausschneiden, ist ein Kugelschreiber nicht zweckmäßig. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 61 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Wissensfragen Jetzt seid ihr an der Reihe und könnt durch die Beantwortung der folgenden Fragen euer Wissen unter Beweis stellen. 1. Welche Grundsätze sind beim Beschaffungsvorgang zu beachten? 2. Welche Aufgaben erfüllt die Bundesbeschaffung GmbH? 3. Wie haben die Dienststellen am Beschaffungsvorgang mitzuwirken? 4. Was regelt das Bundesvergabegesetz? 5. Wie läuft ein Vergabeverfahren ab? 6. Welche Arten von Vergabeverfahren gibt es? 7. Welche Schritte durchläuft der Verfahrensablauf im Detail? 8. Nach welchen Grundsätzen hat das Vergabeverfahren zu erfolgen? 9. Was versteht man unter einem Nachprüfungsverfahren? 10. Wie kann Bedarf festgestellt werden? 11. Wie kann der Bedarf bekannt gegeben werden? 12. Wer genehmigt die Bedarfsbeschaffung? 13. Wie kann die Bedarfsbeschaffung erfolgen? 14. Worauf sind Angebote zu prüfen? 15. Was versteht man unter Bestbieterprinzip? 16. Was versteht man unter Billigstbieterprinzip? 17. Welche Arten von Bestellungen gibt es? 18. In welchen Fällen kann die Schriftlichkeit der Bestellung entfallen? 19. Welche Angaben hat eine Bestellung zu enthalten? 20. Wie können Lieferungen erfolgen? 21. Worauf ist bei der Warenübernahme/Wareneingangskontrolle zu achten? 22. Welche Papiere werden bei einer Lieferung eingesetzt? 23. Was versteht man unter Rechnungskontrolle? 24. Was wird bei der sachlichen Rechnungsprüfung kontrolliert? 25. Was wird bei der rechnerischen Rechnungsprüfung kontrolliert? 26. Wie lauten die gesetzlichen Merkmale einer Rechnung? 27. Welche Möglichkeiten der Fehlerbehebung gibt es bei fehlerhaften Rechnungen? 28. Welche Arten der Mängel gibt es bei Waren? 29. Welche rechtlichen Möglichkeiten bei Lieferung mangelhafter Ware hat der Käufer? 30. Wann kann der Käufer Schadenersatz fordern? Verwaltungsakademie des Bundes 2012 62 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 31. Was regelt das Produkthaftungsgesetz? 32. Welche Formen der Mängelrüge gibt es? 33. Was hat eine schriftliche Mängelrüge zu beinhalten? 34. Welche Richtlinien für die Sachverwaltung des Bundes gibt es? 35. Was ist der Zweck der oben genannten Richtlinien? 36. Welche Aufgaben hat die Wirtschaftsstelle? 37. Was sind Inventargegenstände? 38. Was versteht man unter Buchwert? 39. Welche Arten der Inventarverwaltungen gibt es? 40. Was versteht man unter Inventur? 41. Was sind Materialien? 42. Wie kann die Auslieferung von Materialien erfolgen? Verwaltungsakademie des Bundes 2012 63 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Arbeitsaufgaben Zum Schluss bräuchte ich jetzt noch eure Unterstützung bei der Bearbeitung der folgenden Aufgaben. Die oben bestellten Personalcomputer sind für die Ausstattung eines neuen Büros gedacht. Da die Mitarbeiter nicht nur Computer, sondern auch Tastaturen und Mäuse brauchen, müssten diese nun auch noch bestellt werden. Im e-shop ist folgendes Angebot zu finden: Logitech Tastatur Wireless Illuminated Keyboard K800 € 72,- Logitech Anywhere Mouse MX € 42,- Aufgabe 1: Da ich im Moment sehr viel zu tun habe, würde ich dich bitten, schon einmal eine Bestellung vorzuschreiben. Alle Informationen, die du dafür brauchst habe ich dir bereits auf einem kleinen Zettel notiert. Du kannst auch unseren Vordruck für Bestellungen verwenden. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 64 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Vordruck für Bestellungen: Musterbundesministerium für Musterbeispiele Straße: Musterstraße 23 Ort:1050 Wien Tel.: 01/123456789 Fax.: 01/123456789-0 e-mail: [email protected] Datum: 12.07.20.. Geschäftszahl: 01 Computer und Co GmbH Beispielstraße 18 3730 Eggenburg Betreff: Bezeichnung Menge Einzelpreis Gesamtpreis: Die Preise verstehen sich inklusive Umsatzsteuer und Lieferkosten. Innerhalb von 8 Tagen abzüglich 2 % Skonto, innerhalb von 30 Tagen netto. Die Lieferung hat in der Kalenderwoche an die oben angegebene Adresse zu erfolgen. Die Rechnung ist spätestens bis zur Kalenderwoche zu legen. Bitte geben Sie auf Ihrer Rechnung Ihre Bankverbindung und die betreffende Geschäftszahl an und senden Sie diese an folgende Fachabteilung: Fachabteilung für Musterbeispiele Abteilung für Rechnungswesen Musterstraße 29 1040 Wien Kommt der Vertrag nicht ordnungsgemäß zustande, wird ein Pönale in der Höhe von 40 % des Rechnungsbetrags verrechnet. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 65 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Aufgabe 2: Danke für die Bestellung! Die Tastaturen und Mäuse sind bereits da. Der Portier hat gerade angerufen und mir mitgeteilt, dass der Lieferant schon unterwegs nach oben ist. Könntest du bitte zum Aufzug gehen und die Waren übernehmen? Bevor du das tust überlege dir aber bitte noch einmal, was du dabei beachten musst. Damit du es nicht vergisst, schreibe es bitte stichwortartig auf den folgenden Zettel. Aufgabe 3: Untenstehend findest du auch die beigelegten Lieferpapiere. Damit keine Verwirrung um diese verschiedenen Papiere entsteht, schreib bitte auf jeden Zettel daneben, um welches Lieferpapier es sich handelt, wer es bekommt und was du damit machen musst. Verwaltungsakademie des Bundes 2012 66 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Verwaltungsakademie des Bundes 2012 Kapitel 1 67 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Aufgabe 4: Untenstehend findest du die Rechnung zur oben durchgeführten Bestellung. Könntest du diese Rechnung bitte sachlich und rechnerisch prüfen? Fülle dafür bitte die darunter stehenden Checklisten aus. Die Eintragungen in die Aufschreibungen habe ich bereits durchgeführt und in die Checkliste eingetragen. Die Verpflichtungen wurden nur teilweise erfüllt. Das habe ich auch bereits eingetragen. Büro & Co Elektrogeräte Büro & Co, Mustergasse 27, 1040 Wien Fachabteilung für Musterbeispiele Abteilung für Rechnungswesen Musterstraße 29 1040 Wien Kunden Nr. 2398769 Rechnungsdatum: 27. September 20.. Kontoinhaber: Herr Mustermann Bankname: Musterbank BLZ:290584 Konto: 309876493 RECHNUNG NR: 2098765‐8 Pos. ArtikelNr. Bezeichnung Einzelpreis Menge 1 874 Logitech Tastatur Wireless 72 50 Illuminated Keyboard K800 2 905 Logitech Anywhere Mouse MX 42 50 Versandkosten Gesamtpreis Telefon: 08/367844 Fax: 08/367844‐01 Mail: büro&[email protected] Verwaltungsakademie des Bundes 2012 Gesamtpreis 3.600 2.100 14,28 2.114,28 Steuernummer: 0976399476 UID‐Nr.: 098353584886 Web: www.büro&[email protected] 68 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Checkliste sachliche Prüfung JA/Nein Anmerkung / Warum Wurden alle Verpflichtungen erfüllt? NEIN Die Geschäftszahl wurde nicht angegeben Wurde alles in die Aufschreibungen eingetragen? JA Habe bereits alles in die Inventaraufschreibung eingetragen JA / Nein Anmerkung / Warum Wurde die Lieferung/ Leistung bereits erbracht? Entspricht die Lieferung/ Leistung der Bestellung? Sind die Zahlenangaben (Mengen) richtig? Checkliste rechnerische Prüfung Liegt die Rechnung im Original vor? Enthält die Rechnung alle gesetzlichen Merkmale? (siehe auch Checkliste Rechnungsmerkmale) Wurden die Beträge richtig gerechnet? Wurden alle Zahlungsbegünstigungen ausgenützt? Wurden geleistete Vorauszahlungen abgezogen? Verwaltungsakademie des Bundes 2012 69 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Checkliste Rechnungsmerkmale unter € 150,- über € 150,- Name & Anschrift des Verkäufers Name & Anschrift des Käufers Rechnungsnummer Rechnungsdatum Lieferdatum Menge & Bezeichnung der Ware Steuersatz Nettorechnungsbetrag Bruttorechnungsbetrag Umsatzsteuerbetrag Umsatzsteueridentifikationsnummer Verwaltungsakademie des Bundes 2012 70 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Aufgabe 5: Mir ist aufgefallen, dass die obige Rechnung fehlerhaft ist. Kannst du bitte notieren, um welche/n Fehler es sich handelt und welche Möglichkeiten wir haben um diese/n Fehler zu beheben. Art/en des/der Fehler/s: Möglichkeit der Fehlerbehebung: Verwaltungsakademie des Bundes 2012 71 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Aufgabe 6: Wir haben nun bereits alle Tastaturen und Mäuse ausgepackt und auch schon gemeinsam mit den Computern im neuen Büro installiert. Dabei ist uns aber aufgefallen, dass eine Maus nicht funktioniert. Um welchen Warenmangel handelt es sich und welche rechtlichen Möglichkeiten haben wir bei diesem Mangel? Haben wir auch Anspruch auf Schadenersatz? Bitte notiere auch das auf dem untenstehenden Zettel. Art des Fehlers: Rechtliche Möglichkeit: Schadenersatz (Ja/Nein): Verwaltungsakademie des Bundes 2012 72 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Aufgabe 7: Schreibe nun bitte auch gleich die passende Mängelrüge dazu. Du kannst wieder den untenstehenden Vordruck verwenden. Musterbundesministerium für Musterbeispiele Straße: Musterstraße 23 Ort:1050 Wien Tel.: 01/123456789 Fax.: 01/123456789-0 e-mail: [email protected] Datum: 12.09.20.. Computer und Co GmbH Beispielstraße 18 3730 Eggenburg Betreff: Mängelrüge Sehr geehrte Damen und Herren! Wir bestätigen hiermit den Empfang von 50 Stück HP Compaq 8200 Elite Microtower PC. Leider mussten wir jedoch feststellen, dass Da die Mängel eindeutig durch die, von Ihnen durchgeführte, Lieferung entstanden ist, fordern wir daher entweder Aus unserer Sicht wäre Sollten wir spätestens bis zur KW Rechnungsbetrag abzüglich angebracht. keine Antwort von Ihnen erhalten haben, überweisen wir den . Mit freundlichen Grüßen Musterbundesministerium für Musterbeispiele Verwaltungsakademie des Bundes 2012 73 Beschaffung, Inventar‐ und Materialverwaltung Kapitel 1 Aufgabe 8: Halte nun bitte in der folgenden Liste fest, um welche Warenarten es sich handelt. Eintragung der Mäuse: Warenverzeichnis Nach der Beweglichkeit beweglich unbeweglich Nach der Art Inventargegenstände Geringwertiges Wirtschaftsgut Gebrauchsgut Materialien Geringwertiges Wirtschaftsgut des Anlagevermögens Geringwertiges Gebrauchsgut Wirtschaftsgut des Umlaufvermögens Eintragung der Tastaturen: Nach der Beweglichkeit Warenverzeichnis beweglich unbeweglich Nach der Art Inventargegenstände Geringwertiges Wirtschaftsgut Gebrauchsgut Materialien Geringwertiges Wirtschaftsgut des Anlagevermögens Geringwertiges Gebrauchsgut Verwaltungsakademie des Bundes 2012 Wirtschaftsgut des Umlaufvermögens 74
