PERSONAlWESEN, RESSOURCEN UND PROjEktE

Personalwesen, Ressourcen
und Projekte
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Dieses Buch wurde unter Zuhilfenahme der Xerographie gedruckt. Die in
diesem Buch verwendete Schriftart ist MetaPlus.
Copyright © 1997 Navision Software a/s. Alle Rechte vorbehalten.
ISBN 87-7849-176-2
Publiziert von Navision Software a/s.
Gedruckt in Dänemark 1997
Vorwort
Personalwesen
Navision Financials stellt Ihnen mit diesem Modul ein Personalmanagement
zur Verfügung. Dies umfaßt die Mitarbeiterdaten, vertrauliche Informationen,
Arbeitsverträge, sowie eine Abwesenheitsregistrierung.
Zu den Mitarbeiterdaten gehören ferner die Informationen über den gültigen
Arbeitsvertrag, die Statistikgruppe, die zugeordnete Kostenstelle und den
Mitarbeiterstatus. Diese Daten können über Codes den Mitarbeitern
zugeordnet werden und ermöglichen die Gestaltung eines umfangreichen
Berichtswesens. Die Anwendung richtet sich nach Ihren betrieblichen
Anforderungen und läßt sich ohne großen Aufwand verändern und erweitern.
Mitarbeiter können gleichzeitig als Ressourcen geführt werden.
Ressourcen
Ressourcen umfassen Mitarbeiter oder Maschinen. Das Ressourcenmodul
erlaubt Ihnen eine detaillierte, zeitlich unbegrenzte, Kapazitäts– und
Einsatzplanung. Die Steuerung geschieht über Kapazitätsfenster und, in
integration mit dem Projektmodul, mit Hilfe eines Projektbudgets.
Die Aufzeichnung von Ressourcenverbrauch und –verkauf kann sowohl
isoliert als auch in Verbindung mit dem Projektmodul oder dem Modul
Debitoren & Verkauf geschehen. Auf diese Weise wird die Integration mit der
Finanzbuchhaltung hergestellt.
Ressourcen können zu Ressourcengruppen zusammengefaßt werden.
Einkaufs– und Verkaufspreise können detailliert aufgezeichnet und für
Ressourcen und Ressourcengruppen budgetiert und fakturiert werden.
Projekte
Projekte in Navision Financials sind dynamische, sich über einen längeren
Zeitraum erstreckende Verkaufsvorgänge. Diese können mit Hilfe von
Aktivitäten und Budgets detailliert geplant, gesteuert und fakturiert werden.
Das Projektmodul ist in alle anderen Module von Navision Financials
integriert. Es erlaubt die Planung und den Einsatz von Ressourcen, Artikeln
und Gütern, die direkt auf Sachkonten gebucht werden. Die schrittweise
Fertigstellung eines Projektauftrags kann in der gesamten Anwendung nach
Ihren Anforderungen geleitet und wiedergegeben werden.
Inhaltsverzeichnis
Abschnitt
Personalwesen
Kapitel 1
Einrichtung des Personalwesens 3
Gründe für die Abwesenheit 4
Gründe für die Inaktivität 6
Gründe für die Beendigung der Beschäftigung 8
Gewerkschaften 10
Arbeitsverträge 12
Qualifikationen 14
Verwandte 17
Personalausstattung 19
Vertrauliche Informationen 22
Kapitel 2
Mitarbeiter 25
Mitarbeiter einrichten 26
Ändern und Löschen von Mitarbeiterdaten 34
Analysieren der Mitarbeiterinformationen 36
Kapitel 3
Abwesenheitsregistrierung 39
Registrierung der Mitarbeiterabwesenheit 40
Übersicht über die Abwesenheit der Mitarbeiter 42
Abschnitt
Ressourcen
Kapitel 4
Ressourcen 51
Übersicht 52
Checkliste zum Einrichten von Ressourcen 53
Ressourcen und Ressourcengruppen bearbeiten 58
Einheiten 61
Ressourcengruppen 63
Buchungsgruppen 64
Preise festlegen 67
Kapazitäten auf Projekte verteilen 77
i
Inhalt
Ressourcen–Buchungsblätter 88
Journale und Statistiken 91
Abschnitt
Projekte
Kapitel 5
Projekte 107
Übersicht 108
Checkliste zum Einrichten von Projekten 110
Projekte ändern und löschen 115
Funktionen zur Projektkontrolle 117
Fakturierung 141
Projektjournale 159
Projekte aktivieren und deaktivieren 171
Abgeschlossene Projekte 186
ii
Abschnitt 1
Personalwesen
Kapitel 1
Einrichtung des Personalwesens
Um das Modul Personalwesen einsetzen zu
können, müssen zuvor die notwendigen
Stammdaten eingerichtet werden. Dieses Kapitel
beschreibt die erforderlichen Arbeitsschritte.
Es enthält folgende Abschnitte:
· Gründe für die Abwesenheit
· Gründe für die Inaktivität
· Gründe für die Beendigung der Beschäftigung
· Gewerkschaften
· Arbeitsverträge
· Qualifikationen
· Verwandte
· Personalausstattung
· Vertrauliche Informationen
Kapitel 1. Einrichtung des Personalwesens
1.1 Gründe für die Abwesenheit
Mit Navision Financials können die Fehlzeiten der Mitarbeiter erfaßt und
ausgewertet werden.
Zunächst müssen Sie die verschiedenen Abwesenheitsgründe im Fenster
Gründe Abwesenheit einrichten; die Anzahl der Gründe ist unbegrenzt, jeder
Code muß eindeutig sein. Anschließend können Sie dem Mitarbeiter die
entsprechenden Abwesenheitsgründe zuordnen.
Abwesenheitscodes einrichten
Um die Codes für die Abwesenheitsgründe zu erfassen, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Einrichtung, Gründe Abwesenheit. Es
erscheint das Fenster Gründe Abwesenheit:
2 Füllen Sie die Felder gemäß den folgenden Richtlinien aus:
4
Feld
Eingabe:
Code
Geben Sie einen eindeutigen Code für den
Abwesenheitsgrund ein.
Beschreibung
Hier geben Sie eine kurze Beschreibung des Grundes ein.
1.1 Gründe für die Abwesenheit
Feld
Eingabe:
Total Abwesenheit
In diesem Feld ist keine Eingabe möglich. Die Anwendung
ermittelt die Summe der Abwesenheitszeiten für den
jeweiligen Code automatisch. Klicken Sie auf den
AssistButton o rechts neben dem Feld, um die Fehlzeiten der
Mitarbeiter einzusehen, denen dieser Code zugewiesen
wurde.
Einheitencode
Sie erhalten einen Überblick über die verfügbaren
Einheitencodes, indem Sie auf den AssistButton p rechts
neben dem Feld klicken. Wählen Sie die gewünschte Einheit
und betätigen Sie die Schaltfläche OK, um den
Einheitencode in das Fenster Gründe Abwesenheit zu
übernehmen.
3 Wiederholen Sie die Eingaben für alle Abwesenheitsgründe und schließen
Sie danach das Fenster.
Um Verfälschungen Ihrer Berichte und Statistiken zu vermeiden, sollten Sie
einheitliche Einheiten (Tag oder Stunde) für die Erfassung der Abwesenheit
der Mitarbeiter verwenden.
Nachdem Sie die Abwesenheitsgründe eingerichtet haben, können diese bei
der Erfassung der Abwesenheit der Mitarbeiter verwendet werden (siehe
Seite 40).
5
Kapitel 1. Einrichtung des Personalwesens
1.2 Gründe für die Inaktivität
Verwenden Sie die Codes, um verschiedene Gründe für die Inaktivität von
Mitarbeitern festzulegen; z.B. Mutterschaftsurlaub.
Anschließend können die Codes den Mitarbeitern, zusammen mit dem
Datum des Beginns der Inaktivität, zugeordnet werden.
Inaktivitätsgründe einrichten
Um die Codes für die Inaktivität der Mitarbeiter einzurichten, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Einrichtung, Gründe Inaktivität. Das Fenster
Gründe Inaktivität erscheint:
2 Füllen Sie die Felder folgendermaßen aus:
Feld
Eingabe:
Code
Geben Sie einen eindeutigen Code für die Inaktivität ein.
Beschreibung
Geben Sie eine kurze Beschreibung des Grundes der
Inaktivität ein.
3 Wiederholen Sie die Eingaben für alle Inaktivitätsgründe und schließen
Sie das Fenster.
6
1.2 Gründe für die Inaktivität
Inaktivitätscodes den Mitarbeitern zuordnen
Nachdem die Codes für der Inaktivitätsgründe eingerichtet wurden, können
sie den Mitarbeitern auf der Mitarbeiterkarte zugeordnet werden. Das
geschieht wie folgt:
1 Wählen Sie Personalwesen, Mitarbeiter.
2 Klicken Sie auf das Register Verwaltung der Mitarbeiterkarte.
3 Dort klicken Sie auf den AssistButton p rechts neben dem Feld
Grund Inaktivität Code, um einen Überblick über die vorhandenen
Inaktivitätsgründe zu erhalten.
4 Wählen Sie die Zeile mit dem zutreffenden Code. Klicken Sie auf OK, um
ihn in die Karte zu übernehmen.
5 Geben Sie im Feld Datum Inaktivität das Datum ein, von dem an die
Inaktivität gelten soll.
6 Wiederholen Sie die Schritte für alle Mitarbeiter, bei denen eine Inaktivität
erfaßt werden soll.
7
Kapitel 1. Einrichtung des Personalwesens
1.3 Gründe für die Beendigung der Beschäftigung
Sie haben die Möglichkeit, die Gründe für ein Beschäftigungsende in einer
Tabelle zu hinterlegen und diese bei Bedarf abzurufen.
Nach dem Einrichten können die Codes den betreffenden Mitarbeitern zugeordnet und durch das Datum für das Ende des Beschäftigungsverhältnisses
ergänzt werden.
Gründe für das Beschäftigungsende einrichten
Um Codes für die Gründe des Beschäftigungsendes einzurichten, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Einrichtung, Gründe Beschäftigungsende. Das
gleichnamige Fenster erscheint:
2 Füllen Sie die Felder wie folgt aus:
8
Feld
Eingabe:
Code
Geben Sie einen eindeutigen Code für die Ursache des
Endes der Beschäftigung ein.
Beschreibung
Hier geben Sie eine kurze Beschreibung des Grundes für die
Beendigung der Beschäftigung ein.
1.3 Gründe für die Beendigung der Beschäftigung
3 Wiederholen Sie die Eingaben für alle Ursachen der Beendigung der
Beschäftigung und schließen Sie das Fenster.
Gründe für das Ende der Beschäftigung zuordnen
Sind die Gründe eingerichtet, können Sie diese, zusammen mit dem Datum
des Ausscheidens, den betreffenden Mitarbeitern zuordnen. Gehen Sie dazu
wie folgt vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Mitarbeiter.
2 Klicken Sie auf das Register Verwaltung der Mitarbeiterkarte.
3 Dort klicken Sie auf den AssistButton p rechts neben dem Feld
Gründe Beschäftigungsende Code, um einen Überblick über die
vorhandenen Codes zu erhalten.
4 Wählen Sie die Zeile mit dem zutreffenden Grund. Klicken Sie auf OK, um
ihn in die Karte zu übernehmen.
5 Geben Sie im Feld Datum Beschäftigungsende das Datum ein, an dem
das Beschäftigungsverhältnis endet.
6 Wiederholen Sie die Schritte für alle ausgeschiedenen Mitarbeiter.
9
Kapitel 1. Einrichtung des Personalwesens
1.4 Gewerkschaften
Sie haben die Möglichkeit, Codes für die verschiedenen Gewerkschaften
einzurichten, denen Ihre Mitarbeiter angehören.
Anschließend können Sie die entsprechenden Zuordnungen vornehmen.
Gewerkschaftscodes einrichten
Um Gewerkschaftscodes einzurichten gehen Sie wie folgt vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Einrichtung, Gewerkschaften. Es erscheint
das folgende Fenster:
2 Füllen Sie die Felder folgendermaßen aus:
10
Feld
Eingabe:
Code
Geben Sie einen eindeutigen Code für die jeweilige
Gewerkschaft ein.
Name
Fügen Sie hier den Namen der Gewerkschaft ein.
Telefonnr.
Tragen Sie hier die Telefonnummer der entsprechenden
Gewerkschaft ein
1.4 Gewerkschaften
Feld
Eingabe:
Anzahl Mitglieder
In dieses Feld ist keine Eingabe möglich. Die Anwendung
angestellt
ermittelt die Anzahl der Beschäftigten, denen ein
bestimmter Code zugewiesen wurde, automatisch. Sie
erhalten eine Übersicht über diese Mitarbeiter, indem Sie
auf den AssistButton o rechts neben dem Feld klicken.
3 Wiederholen Sie die Eingaben für alle zu erfassenden Gewerkschaften.
Beschäftigten Gewerkschaftscodes zuweisen
Nach dem Einrichten der Gewerkschaftscodes können Sie diese den
Mitarbeitern auf folgende Weise zuordnen:
1 Wählen Sie Personalwesen, Mitarbeiter.
2 Klicken Sie auf das Register Personal der Mitarbeiterkarte.
3 Dort klicken Sie im Feld Gewerkschaft Code auf den AssistButton p um
einen Überblick über die eingerichteten Gewerkschaften zu erhalten.
4 Wählen Sie die Zeile mit dem zutreffenden Code. Klicken Sie auf OK, um
ihn in die Karte zu übernehmen.
5 Geben Sie bei Bedarf die Mitgliedsnummer im Feld
Gewerkschaft Mitgliedsnr. ein.
6 Wiederholen Sie die Schritte für jeden Mitarbeiter, dem eine Gewerkschaft
zugeordnet werden soll.
11
Kapitel 1. Einrichtung des Personalwesens
1.5 Arbeitsverträge
In Navision Financials können Sie für die unterschiedlichen, in Ihrem
Unternehmen üblichen, Arbeitsvertragstypen Codes festlegen und diese
später den entsprechenden Mitarbeitern zuordnen.
Einrichten der Codes für die Arbeitsverträge
Um die Codes der verschiedenen Arbeitsverträge einzurichten, gehen Sie wie
folgt vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Einrichtung, Arbeitsverträge. Es erscheint das
folgende Fenster:
2 Füllen Sie die Felder wie folgt aus:
Feld
Eingabe:
Code
Geben Sie einen eindeutigen Code für den Typ des
Arbeitsvertrages ein.
Beschreibung
Tragen Sie eine kurze Beschreibung des Vertrags ein.
Anzahl Arbeitsverträge
In dieses Feld ist keine Eingabe möglich. Die Anwendung
ermittelt die Anzahl der Beschäftigten, denen ein
bestimmter Code zugewiesen wurde, automatisch. Sie
erhalten eine Übersicht über diese Mitarbeiter, indem Sie
auf den AssistButton o klicken.
12
1.5 Arbeitsverträge
3 Wiederholen Sie die Eingaben für alle Arbeitsvertragstypen die Sie
erfassen möchten.
Codes der Arbeitsverträge den Mitarbeitern zuordnen
Nachdem Sie die Codes eingerichtet haben, können Sie jedem Mitarbeiter
ein Arbeitsvertragstyp zugeordnen. Gehen Sie folgendermaßen vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Mitarbeiter.
2 Klicken Sie auf das Register Verwaltung der Mitarbeiterkarte.
3 Dort betätigen Sie den AssistButton p auf dem Feld Arbeitsvertrag Code,
um einen Überblick über die eingerichteten Verträge zu erhalten.
4 Wählen Sie die Zeile mit dem entsprechenden Vertragstyp. Klicken Sie auf
OK, um ihn in die Karte zu übernehmen.
5 Wiederholen Sie die Schritte für jeden Mitarbeiter, dem ein
Arbeitsvertragscode zugeordnet werden soll.
13
Kapitel 1. Einrichtung des Personalwesens
1.6 Qualifikationen
Sie haben die Möglichkeit, Qualifikationscodes einzurichten, die die
verschiedenen praktischen und theoretischen Qualifikationen der
Mitarbeiter registrieren.
Anschließend können Sie die Qualifikationen den Mitarbeitern zuordnen.
Qualifikationscodes einrichten
Um die Qualifikationscodes einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Einrichtung, Qualifikationen. Das Fenster
Qualifikationen erscheint:
2 Füllen Sie die Felder gemäß den folgenden Richtlinien aus:
Feld
Eingabe:
Code
Geben Sie einen eindeutigen Code für den Typ der
Qualifikation ein.
Beschreibung
Tragen Sie eine kurze Beschreibung der Qualifikation ein.
Qualifikationen
Mitarbeiter
In dieses Feld ist keine Eingabe möglich. Das Feld zeigt die
Option Ja, wenn mindestens ein, Nein, wenn kein Mitarbeiter
die entsprechende Qualifikation aufweist. Sie erhalten eine
Übersicht über die betreffenden Mitarbeiter, indem Sie auf
den AssistButton o rechts neben dem Feld klicken.
14
1.6 Qualifikationen
3 Wiederholen Sie die Eingaben für alle Qualifikationstypen, die Sie
erfassen möchten.
Mitarbeitern Qualifikationen zuordnen
Sind die Qualifikationscodes eingerichtet, können sie den Mitarbeitern
zugeordnet werden. Es ist auch möglich, einem Mitarbeiter mehrere Codes
zuzuweisen. Gehen Sie wie folgt vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Mitarbeiter.
2 Blättern Sie zur entsprechenden Mitarbeiterkarte. Klicken Sie auf die
Schaltfläche Mitarbeiter h und wählen Sie Qualifikationen. Das Fenster
Mitarbeiter Qualifikationen erscheint:
Füllen Sie für jede Qualifikation eine Zeile wie aufgeführt aus:
Feld
Eingabe:
Qualifikation Code
Sie erhalten einen Überblick über die einzelnen
Qualifikationscodes, indem Sie auf den AssistButton p
klicken. Wählen Sie die zutreffende Zeile mit Hilfe von OK.
Von Datum
Geben Sie das Datum ein, an dem der Mitarbeiter die
Ausbildung zum Erwerb der Qualifikation begann.
Bis Datum
Geben Sie das Datum ein, an dem der Mitarbeiter die
Qualifikation erhielt.
15
Kapitel 1. Einrichtung des Personalwesens
Feld
Eingabe:
Art
Geben Sie an, wo die Qualifikation erlangt wurde. Folgende
Optionen stehen zur Auswahl: Leer, Intern, Extern,
Vorherige Position.
Beschreibung
Dieses Feld wird automatisch mit dem Inhalt des Feldes
Beschreibung aus der Tabelle Qualifikation gefüllt und
kann bei Bedarf überschrieben werden.
Institution/Firma
Geben Sie hier den Namen der Institution oder Firma ein, in
der die Kenntnisse und Qualifikationen erworben wurde.
Bemerkung
16
Dieses Feld wird automatisch mit einem x markiert, wenn
eine Bemerkung zu dieser Qualifikationszeile des
Mitarbeiters vorliegt.
1.7 Verwandte
1.7 Verwandte
Sie können hier Codes für Verwandte und/oder nahe Bekannte einrichten,
die in Notfallsituationen benachrichtigt werden sollen.
Anschließend ist es möglich, die Codes, zusammen mit den individuellen
Daten, den Mitarbeitern zuzuweisen.
Einrichten von Verwandtschaftscodes
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Codes einzurichten:
1 Wählen Sie Personalwesen, Einrichtung, Verwandte. Das gleichnamige
Fenster erscheint:
2 Füllen Sie die Felder gemäß den folgenden Richtlinien aus:
Feld
Eingabe:
Code
Geben Sie einen eindeutigen Code für den Verwandten ein.
Beschreibung
Tragen Sie eine kurze Beschreibung des Verwandten ein.
3 Wiederholen Sie die Eingaben für jede gewünschte Zeile.
17
Kapitel 1. Einrichtung des Personalwesens
Verwandtschaftscodes den Mitarbeitern zuordnen
Nachdem Sie die Codes eingerichtet haben, können sie den Mitarbeitern
zugeordnet werden. Gehen Sie folgendermaßen vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Mitarbeiter.
2 Blättern Sie zur entsprechenden Mitarbeiterkarte. Klicken Sie auf die
Schaltfläche Mitarbeiter h und wählen Sie Verwandte. Es erscheint das
Fenster Mitarbeiter Verwandte:
Füllen Sie für jeden Verwandten eine Zeile aus:
Feld
Eingabe:
Verwandtschaft Code
Sie erhalten einen Überblick über die einzelnen Codes,
indem Sie auf den AssistButton p klicken. Wählen Sie die
betreffende Zeile und übernehmen Sie Ihre Auswahl mit OK.
Vorname
Geben Sie den Vor– und ggf. den Nachnamen des
Verwandten ein.
Geburtsdatum
Tragen Sie das Geburtsdatum des Verwandten ein.
Telefonnr.
In dieses Feld können Sie die Telefonnummer des
Verwandten eingeben.
Bemerkung
18
Dieses Feld wird automatisch mit einem x markiert, wenn
eine Bemerkung zu diesem Verwandten des Mitarbeiters
vorhanden ist.
1.8 Personalausstattung
1.8 Personalausstattung
Um die Sachmittelausstattung Ihrer Mitarbeiter (Schlüssel, Ausweise,
Computer, Firmenwagen, etc.) zu dokumentieren, können Sie Codes für diese
Personalausstattung festlegen.
Nach Einrichtung der Ausstattungen, können Sie diese den jeweiligen
Mitarbeitern zuweisen.
Personalausstattungscodes einrichten
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Personalausstattung zu erfassen:
1 Wählen Sie Personalwesen, Einrichtung, Personalausstattungen. Das
Fenster Mitarbeiter Ausstattung erscheint:
2 Füllen Sie die Felder gemäß den folgenden Richtlinien aus:
Feld
Eingabe:
Code
Geben Sie einen eindeutigen Code für die
Personalausstattung ein.
Beschreibung
Tragen Sie eine kurze Beschreibung der
Personalausstattung ein.
3 Wiederholen Sie die Eingaben für alle Personalausstattungen, die Sie
erfassen möchten.
19
Kapitel 1. Einrichtung des Personalwesens
Personalausstattung den Mitarbeitern zuordnen
Nach der Erfassung der Personalausstattungscodes können diese den
Mitarbeitern zugeordnet werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Mitarbeiter.
2 Blättern Sie zur entsprechenden Mitarbeiterkarte. Klicken Sie auf die
Schaltfläche Mitarbeiter h, und wählen Sie
Personalausstattung Zuordnung. Das gleichnamige Fenster erscheint:
Füllen Sie die Zeilen wie folgt aus:
20
Feld
Eingabe:
Personalausstattung
Sie erhalten einen Überblick über die einzelnen Codes,
Code
indem Sie auf den AssistButton p klicken. Wählen Sie die
jeweils zutreffende Ausstattung und bestätigen Sie Ihre
Wahl mit OK.
Beschreibung
Dieses Feld wird automatisch mit dem Inhalt des Feldes
Beschreibung der Tabelle Mitarbeiter Ausstattung gefüllt
und kann bei Bedarf ergänzt oder überschrieben werden.
Von Datum
Geben Sie hier das Datum ein, an dem der Gegenstand dem
Mitarbeiter überlassen wurde.
Bis Datum
Geben Sie hier das Rückgabedatum ein.
In Benutzung
Setzen Sie ein x in dieses Feld, wenn der Mitarbeiter den
Gegenstand im Augenblick in Benutzung hat; z.B. wenn sich
mehrere Mitarbeiter einen Firmenwagen oder Laptop teilen.
1.8 Personalausstattung
Feld
Eingabe:
Bemerkung
Dieses Feld wird automatisch mit einem x markiert, wenn
eine Bemerkung zu dieser Zeile der Personalausstattung des
Mitarbeiters vorliegt.
21
Kapitel 1. Einrichtung des Personalwesens
1.9 Vertrauliche Informationen
Zur Kategorisierung vertraulicher Informationen können Sie Codes, etwa für
die betriebliche Altersversorgung, Aktienbezugsrechte, etc. einrichten.
Anschließend ist es möglich, diese Codes den Mitarbeitern zuzuordnen und
um individuelle Bemerkungen zu ergänzen.
Einrichten von Codes für vertrauliche Informationen
Um Codes für vertrauliche Informationen einzurichten, verfahren Sie
folgendermaßen:
1 Wählen Sie Personalwesen, Einrichtung, Vertraulich. Das Fenster
Vertraulich erscheint:
2 Füllen Sie die Felder wie folgt aus:
Feld
Eingabe:
Code
Geben Sie einen eindeutigen Code ein.
Beschreibung
Tragen Sie eine kurze Beschreibung der Information ein.
3 Wiederholen Sie die Eingaben für jede vertrauliche Information, die Sie
erfassen möchten und schließen Sie danach das Fenster.
22
1.9 Vertrauliche Informationen
Vertrauliche Informationen den Mitarbeitern zuweisen
Nach dem Einrichten der vertraulichen Informationen können diese den
Mitarbeitern zugeordnet werden. Gehen Sie folgendermaßen vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Mitarbeiter.
2 Blättern Sie zur entsprechenden Mitarbeiterkarte. Klicken Sie auf die
Schaltfläche Mitarbeiter h und wählen Sie Vertrauliche Information. Das
Fenster Vertraulich Zuordnung erscheint:
Es stehen Ihnen beliebig viele Zeilen zur Verfügung, um alle den Mitarbeiter
betreffenden vertraulichen Informationen zu erfassen. Füllen Sie die Zeilen
gemäß den folgenden Richtlinien aus:
Feld
Eingabe:
Vertraulich Code
Sie erhalten einen Überblick über die einzelnen Codes,
indem Sie auf den AssistButton p klicken. Wählen Sie die
Zeile mit dem zutreffenden Code und bestätigen Sie dies mit
OK.
Beschreibung
Dieses Feld wird mit dem Inhalt der Feldes Beschreibung
aus der Tabelle Vertraulich gefüllt und kann bei Bedarf
ergänzt oder überschrieben werden.
Bemerkung
Dieses Feld wird automatisch mit einem x markiert, wenn
eine Bemerkung zu dieser Zeile der vertraulichen
Information verfaßt wurde.
23
Kapitel 1. Einrichtung des Personalwesens
24
Kapitel 2
Mitarbeiter
Mitarbeiter sind die wichtigsten Faktoren eines
Unternehmens. In Navision Financials können
Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter in der
Mitarbeiterkarte erfassen.
Dieses Kapitel erklärt, wie Sie
Mitarbeiterinformationen einrichten und sie bei
Bedarf auf den neusten Stand bringen.
Das Kapitel ist in folgende Abschnitte gegliedert:
· Mitarbeiter einrichten
· Ändern und Löschen von Mitarbeiterdaten
· Analysieren der Mitarbeiterinformationen
Kapitel 2. Mitarbeiter
2.1 Mitarbeiter einrichten
Die Informationen über Ihre Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu halten,
erleichtert Ihnen die Arbeit im Personalwesen. Das Einrichten von
Mitarbeitern und den mit ihnen verbundenen Angaben gewährleistet, daß
wichtige Daten immer sofort zur Verfügung stehen.
Checkliste für das Einrichten von Mitarbeitern
Wenn Sie neue Mitarbeiter einrichten, gibt es einige Felder, in die unbedingt
Daten eingegeben werden müssen. Andere können bei Bedarf ausgefüllt
werden. In einige Felder ist keine Eingabe möglich.
In der folgenden Checkliste finden Sie die standardmäßig auf jedem Register
verfügbaren Felder. Das Symbol in der Spalte „Ausfüllen“ gibt an, ob das Feld
gefüllt werden muß:
c
Dieses Feld muß grundsätzlich ausgefüllt werden.
i Dieses Feld kann bei Bedarf ausgefüllt werden.
j
In dieses Feld ist keine Eingabe von Daten möglich. Es wird von der
Anwendung automatisch gefüllt.
Die Spalte „Erklärung“ enthält entweder eine kurze Erklärung zum
entsprechenden Feld oder einen Verweis auf die Seite im Handbuch, auf der
Sie eine weiterführende Beschreibung finden.
In der Onlinehilfe finden Sie eine genaue Beschreibung aller Felder (auch der
in diesem Handbuch nicht detailliert beschriebenen).
Feld
Ausfüllen
Erklärung
Register Allgemein:
Nr.
c
Tragen Sie eine eindeutige Nummer ein
(Buchstaben und/oder Ziffern). Jede Nummer
darf nur einmal verwendet werden.
i
Tragen Sie die Funktion des Mitarbeiters ein; z.B.
Buchhalter, Verkaufsleiter oder Sekretär.
Funktion
26
2.1 Mitarbeiter einrichten
Vorname
i
Nachname
i
Vorname 2/Initialen
i
Adresse
i
Adresse 2
i
PLZ Code/Ort
i
Ländercode
Siehe Benutzerhandbuch, Band 1, Ländercodes
i
Telefonnr.
Hier tragen Sie den zweiten Vornamen und die
Initialen ein. Die Initialen werden als Suchbegriff
übernommen.
einrichten auf Seite 65
i
Suchbegriff
i
Geschlecht
i
Korrigiert am
j
Als Suchbegriff werden die Initialen vorgegeben.
Sie können den Suchbegriff ändern.
Klicken Sie auf den AssistButton f, um eine der
Optionen Weiblich oder Männlich auszuwählen.
In dieses Feld wird automatisch das Datum der
letzten Änderung auf der Mitarbeiterkarte
eingetragen.
Register Kommunikation:
Erweiterung
Geben Sie hier die Durchwahl des Arbeitsplatzes
i
ein.
Mobile Telefonnr.
i
Hier tragen Sie die Handynummer ein.
Pager
i
Geben Sie die Anwahl des mobile Pagers ein.
Telefonnr.
i
Geben Sie die Telefonnr. ein
i
Geben Sie hier die E-Mail Adresse des
Mitarbeiters ein.
i
Tragen Sie hier die E–Mail Adresse des
Unternehmens ein.
E–Mail
Firma E–Mail
27
Kapitel 2. Mitarbeiter
Alt. Adreßcode
Klicken Sie auf den AssistButton p, um den Code
für eine alternative Adresse aus der Tabelle
i
Alt. Adresse
Anfangsdatum
Alternative Adressenübersicht auszuwählen,
wenn der Mitarbeiter zeitweilig nicht an seinem
üblichen Wohnsitz zu erreichen ist. Bestätigen
Sie Ihre Wahl mit OK. Siehe Seite 32.
i
Geben Sie den ersten Tag ein, an dem die
alternative Adresse des Mitarbeiters gilt.
i
Geben Sie den letzten Tag ein, an dem die
alternative Adresse des Mitarbeiters gilt.
i
Geben Sie das Datum für den Beginn der
Beschäftigung des Mitarbeiters ein.
i
Klicken Sie auf den AssistButton f, und wählen
Sie den Status, der dem Mitarbeiter zugeordnet
werden soll: Aktiv, Inaktiv oder Beendet.
i
Geben Sie hier das Datum ein, an welchem dem
Mitarbeiter der Status Inaktiv zugeordnet wird.
Alt. Adresse Enddatum
Register Verwaltung:
Anstellungsdatum
Status
Datum Inaktivität
Grund Inaktivität Code
Klicken Sie auf den AssistButton p, um den
i
Datum
Beschäftigungsende
i
Gründe
Beschäftigungsende
Geben Sie hier das Datum ein, an dem das
Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters endet.
Klicken Sie auf den AssistButton p, um den
zutreffenden Code für den Grund der Beendigung
Code
i
des Beschäftigungsverhältnisses auszuwählen.
Bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK.
Kostenstellencode
i
Siehe Benutzerhandbuch, Band 1, Seite 46.
Kostenträgercode
i
Siehe Benutzerhandbuch, Band 1, Seite 46.
i
Klicken Sie auf den AssistButton p, um den
zutreffenden Code für den Typ des
Arbeitsvertrages auszuwählen. Bestätigen Sie
Ihre Wahl mit OK.
Arbeitsvertrag Code
28
zutreffenden Grund für den Status der Inaktivität
auszuwählen. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK.
2.1 Mitarbeiter einrichten
Statistikgruppe Code
i
Klicken Sie auf den AssistButton p, um den
zutreffenden Code der Statistikgruppe
auszuwählen. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK.
Res.–Nr.
i
In dieses Feld können Sie die Nummer einer
bestehenden Ressourcenkarte für den
Mitarbeiter übernehmen. Klicken Sie auf den
AssistButton p, um eine Nummer aus dem
Fenster Ressource auszuwählen. Bestätigen Sie
Ihre Wahl mit OK.
Ver–/Einkäufer Code
i
Ist der Mitarbeiter ein Verkäufer oder Einkäufer,
können Sie ihm diese Informationen zuordnen.
Klicken Sie den AssistButton p und wählen Sie
den zutreffenden Ver–/Einkäufer Code.
Bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK.
i
Geben Sie hier das Geburtsdatum des
Mitarbeiters ein. Für Daten vor dem Jahre 1980,
müssen Sie alle vier Ziffern des Jahres eingeben,
z.B. 12.12.1963 und nicht nur 12.12.63.
Register Personal
Geburtsdatum
Soz.-Versicherungsnr.
i
Gewerkschaft Code
i
Gewerkschaft
Mitgliedsnr.
Klicken Sie auf den AssistButton p, um den
zutreffenden Code aus der Tabelle
Gewerkschaften auszuwählen. Bestätigen Sie
Ihre Wahl mit OK.
Geben Sie hier die Mitgliedsnummer der
i
Gewerkschaft des Mitarbeiters ein.
Bild des Mitarbeiters einfügen
Verfügen Sie über digitalisierte Bilder Ihrer Mitarbeiter (d.h. Bilder im
Dateiformat .BMP), können Sie diese in die Mitarbeiterkarten wie folgt
aufnehmen:
1 Wählen Sie in der Mitarbeiterkarte Mitarbeiter f, Bild. Das Fenster
Mitarbeiter Bild erscheint:
29
Kapitel 2. Mitarbeiter
2 Wählen Sie Bild f, Import.
Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die Bilddatei auswählen können:
3 Wählen Sie das Laufwerk, den Pfad sowie den Dateinamen und klicken Sie
anschließend auf die Schaltfläche OK.
Daraufhin wird das Bild importiert. Um es aus der Mitarbeiterkarte heraus
anzeigen zu lassen, wählen Sie Mitarbeiter f, Bild.
Wenn Sie ein Bild in eine separate Datei kopieren möchten, wählen Sie
Bild f, Export. Geben Sie dann das Laufwerk, den Pfad und den Dateinamen
an, unter denen das Bild gespeichert werden soll.
30
2.1 Mitarbeiter einrichten
Bemerkungen zu Mitarbeitern
Sie können zusätzliche Informationen erfassen, die über den Inhalt der
Felder der Mitarbeiterkarte hinausgehen. Die Eingabe erfolgt in Form von
Textzeilen im Fenster Bemerkungen.
Bemerkungen geben Sie wie folgt ein:
1 Auf der Mitarbeiterkarte wählen Sie Mitarbeiter f, Bemerkungen. Das
Fenster Bemerkungen erscheint:
2 In dem Feld Datum können Sie ein Datum für die entsprechende
Bemerkung eingeben oder es leer lassen.
3 In dem Feld Bemerkung können Sie die Bemerkungen in Form eines
Textes eingeben (insgesamt max. 80 druckbare Zeichen).
4 Füllen Sie so viele Zeilen aus wie nötig.
Wann immer Sie Bemerkungen aus der Mitarbeiterkarte heraus abrufen,
werden nur jene Bemerkungen gezeigt, die diesem Mitarbeiter zugeordnet
wurden.
31
Kapitel 2. Mitarbeiter
Alternative Adressen für Mitarbeiter einrichten
Alternative Adressen dienen der Erfassung abweichender Aufenthaltsorte
Ihrer Mitarbeiter. Es ist auf diese Weise möglich, vorübergehend im Ausland
oder auf einer längeren Geschäftsreise befindliche Mitarbeiter innerhalb
eines bestimmten Zeitraums über diese Adresse erreichen.
Sie können beliebig viele alternative Adressen für jeden einzelnen
Mitarbeiter einrichten. Im Feld Alt. Adreßcode auf der Mitarbeiterkarte kann
die Zuweisung einer dieser Adressen durch die Wahl eines Codes aus dem
Fenster Alternative Adressenübersicht erfolgen. Mit Hilfe des Anfangs– und
des Enddatums kann die Gültigkeit der alternativen Adresse eingeschränkt
werden.
Sie können alternative Adressen wie folgt einrichten:
1 Wählen Sie Personalwesen, Mitarbeiter. Das Fenster Mitarbeiterkarte
erscheint:
2 Blättern Sie zu der Mitarbeiterkarte, für die eine alternative Adresse
eingerichtet werden soll.
3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Mitarbeiter h und wählen Sie
Alternative Adressen.
32
2.1 Mitarbeiter einrichten
4 Das Fenster Alternative Adressenkarte für den Mitarbeiter erscheint:
5 Füllen Sie die Felder mit den Informationen für die alternative Adresse.
6 Wiederholen Sie den Vorgang für alle alternative Adressen, die Sie für den
Mitarbeiter einrichten möchten.
Zuweisung zusätzlicher Informationen
Nachdem Sie die Mitarbeiterkarte eingerichtet haben, können Sie ihr
zusätzliche Informationen zuweisen. Klicken Sie im Fenster Mitarbeiterkarte
auf die Schaltfläche Mitarbeiter h und wählen Sie eine der folgenden
Optionen:
· Verwandte (siehe Seite 17)
· Personalausstattung Zuordnung (siehe Seite 19)
· Vertrauliche Information (siehe Seite 22)
· Qualifikationen (siehe Seite 14).
33
Kapitel 2. Mitarbeiter
2.2 Ändern und Löschen von Mitarbeiterdaten
Die Verfügbarkeit aktueller Personaldaten erleichtert die
Personalverwaltung. Wenn Sie Anfragen zu Ihren Mitarbeitern erhalten,
stehen Ihnen sofort exakte Daten zur Verfügung.
Mitarbeiterdaten ändern
Sie können die Inhalte aller Felder der Mitarbeiterkarte – mit Ausnahme des
Feldes Korrigiert am – ändern. (Vergleichen Sie hierzu die Checkliste auf
Seite 26.)
Sie haben u.a. die Möglichkeit, zusätzlich erworbene Qualifikationen eines
Mitarbeiters oder auch Veränderungen der Personalausstattung (siehe
Seite 19) jederzeit zu registrieren.
Ein Mitarbeiter kann über das Feld Res. Nr. mit dem Modul Ressourcen
verbunden werden. Modifizieren Sie die Daten der Felder Funktion,
Soz.–Versicherungsnr. sowie die Namens– und die Adreßfelder auf der
Mitarbeiterkarte, werden auch die entsprechenden Felder der
Ressourcenkarte aktualisiert. Beachten Sie jedoch, daß die Anwendung bei
Änderungen der Felder Kostenstellen– und Kostenträgercode der
Mitarbeiterkarte den Inhalt der Ressourcenkarte grundsätzlich nicht ändert.
Sie können einen Mitarbeiter über das Feld Ver–/Einkäufer Code der
Mitarbeiterkarte mit dem Fenster Verkäufer/Einkäufer verbinden. Ändern
Sie die Inhalte der Felder Name oder Vorname auf der Mitarbeiterkarte,
werden diese Daten auch im Feld Name der Tabelle Verkäufer/Einkäufer
aktualisiert.
Ende des Beschäftigungsverhältnisses
Wird das Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiters beendet, können Sie
dies auf der Mitarbeiterkarte angeben. Wählen Sie die Option Beendet im
Feld Status. Um den Grund für die Beendigung zu erfassen, klicken Sie auf
den AssistButton p im Feld Gründe Beschäftigungsende Code und wählen
den passenden Code. Geben Sie das Datum, an dem der Mitarbeiter
ausscheidet, in dem Feld Datum Beschäftigungsende ein.
34
2.2 Ändern und Löschen von Mitarbeiterdaten
Im Falle von Beschäftigungsverhältnissen, die vor vielen Jahren beendet
wurden, können Sie die Mitarbeiterkarte löschen. Mit der Löschung der
Mitarbeiterkarte entfernen Sie auch alle Eintragungen, die mit diesem
Mitarbeiter verbunden sind. Hierzu gehören neben den Daten der
Mitarbeiterkarte auch Abwesenheitsinformationen, die Zuordnung der
Personalausstattung usw.
Achtung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Beachten Sie, daß gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfristen für
Personaldaten bestehen. Beim Löschen einer Mitarbeiterkarte werden alle
den Beschäftigten betreffenden Informationen innerhalb des
Funktionsbereiches Personalwesen, ohne zusätzliche Hinweise, entfernt.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
35
Kapitel 2. Mitarbeiter
2.3 Analysieren der Mitarbeiterinformationen
Nachdem Sie Ihre Mitarbeiter und die dazugehörenden Informationen
eingerichtet haben, sind Sie in der Lage, diese Informationen auf
verschiedene Weise auszuwerten.
Übersicht über die Zuordnung der Personalausstattung
Sie können sich jederzeit einen Überblick über die Zuordnung der im Besitz
Ihrer Mitarbeiter befindlichen Personalausstattung verschaffen. Dies kann
nützlich sein, wenn Mitarbeiter kündigen und die an sie ausgehändigten
Gegenstände zurückgeben müssen.
Um einen Überblick über die Zuordnung der Personalausstattung zu
erhalten, wählen Sie Personalwesen, Mitarbeiter. Klicken Sie auf einer
beliebigen Mitarbeiterkarte auf die Schaltfläche Mitarbeiter f und wählen
Sie anschließend Personal Ausstattung Matrix.
Das Fenster Mitarbeiter Ausstattung Matrix erscheint:
Die beiden linken Spalten zeigen die Nummer und den Namen der
Mitarbeiter. Die rechten Spalten stellen die verschiedenen
Ausstattungsgegenstände dar und geben an, welcher Mitarbeiter über den
jeweiligen Gegenstand verfügt.
36
2.3 Analysieren der Mitarbeiterinformationen
Übersicht über die Vertraulichen Informationen
Die Übersicht über die Zuordnung vertraulicher Informationen kann auf
einfache Weise abgerufen werden. Dies ist zum Beispiel hilfreich, um sich
einen schnellen Überblick zu verschaffen, welche Mitarbeiter über
Bezugsrechte auf Aktien verfügen, in die betriebliche Altersversorgung
integriert sind oder an einer Gruppenversicherung teilhaben.
Um die Zuordnung der vertraulichen Informationen einzusehen, wählen Sie
Personalwesen, Mitarbeiter. Klicken Sie auf einer beliebigen Mitarbeiterkarte
auf die Schaltfläche Mitarbeiter f und wählen Sie anschließend Vertraulich
Zuordnung Matrix.
Das Fenster Vertraulich Zuordnungen Matrix erscheint:
Die beiden linken Spalten zeigen die Nummer und den Namen der
Mitarbeiter. Die rechten Spalten stellen die unterschiedlichen Codes und die
Verfügbarkeit von Informationen zu diesen Codes dar.
Berichte
Das Berichtswesen des Bereiches Personalwesen unterstützt Sie bei der
Erstellung von Übersichten und bei der Mitarbeiterverwaltung. Es können
Listen oder auch Adreßaufkleber gedruckt oder am Bildschirm eingesehen
werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Berichte.
37
Kapitel 2. Mitarbeiter
2 Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiterbericht und klicken Sie auf
Drucken. Daraufhin erscheint das Anforderungsfenster des Berichts.
3 Sie können innerhalb der Berichte Filter setzen, so daß sie nur bestimmte
Mitarbeiter umfassen. Das Anforderungsfenster des Berichts Mitarbeiter
Etiketten verfügt zusätzlich über das Register Optionen. Hier können Sie
neben dem Format des Aufklebers die Verwendung der Privatadresse oder
der Alternativadresse festlegen.
4 Bei Berichten wie z.B. der Mitarbeiter – Liste können Sie eine Sortierung
vornehmen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sortierung und wählen Sie
einen Sortierschlüssel sowie die Reihenfolge der Ausgabe (auf– oder
absteigend).
5 Betätigen Sie die Schaltfläche Drucken, um den Bericht auszudrucken.
Wenn Sie den Bericht vor dem Ausdruck am Bildschirm überprüfen
möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Seitenansicht.
Nachstehend ist ein Bericht abgebildet, der die Telefonnummern der
Mitarbeiter auflistet:
Mitarbeiter - Telefonnummern
CRONUS AG
38
24. Februar 1997
Seite
1
Nr.
Vollständiger Name Erweiterung
Mobile Telefonnr.
AH
JR
MF
MH
PS
RQ
TS
Andrea Hansen
Joachim Richter
Maren Feldhaus
Michael Hansen
Peter Schmidt
Richard Quist
Thomas Steinhagen
4564-4564-7831
1546-3124-4646
1234-6545-5649
1234-5464-5446
1234-5678-9012
1234-1643-4384
1234-6545-8799
6743
4564
3545
4456
1415
6571
4653
Telefonnr.
4465-4899-4643
6549-3216-7415
0678-1234-5466
0678-2135-4649
0678-9012-3456
0678-2534-2013
0678-8712-5466
Kapitel 3
Abwesenheitsregistrierung
Das Personalwesen ermöglicht Ihnen die
Erfassung der Abwesenheitszeiten und –gründe
aller Mitarbeiter. Damit verfügen Sie über
aktuelle Informationen sowohl zur Abwesenheit
Ihrer Mitarbeiter als auch zur Analyse der
Fehlzeiten.
Das Kapitel ist in folgende Abschnitte gegliedert:
· Registrierung der Mitarbeiterabwesenheit
· Übersicht über die Abwesenheit der
Mitarbeiter
Kapitel 3. Abwesenheitsregistrierung
3.1 Registrierung der Mitarbeiterabwesenheit
Die Verwaltung der Abwesenheit ihrer Mitarbeiter setzt die Registrierung von
Gründen und Umfang der Fehlzeiten voraus. In Navision Financials können
Sie die Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter im Fenster Abwesenheitsregistrierung
erfassen.
Nachdem Sie die Abwesenheit erfaßt haben, ist es möglich, die
Informationen auf vielfältige Weise darzustellen.
Registrierung der Mitarbeiterabwesenheit
Sie können die Registrierung der Mitarbeiterabwesenheit auf der Basis von
Tagen oder in jeder anderen Ihnen geeignet erscheinenden Zeiteinheit
vornehmen. Zur Erfassung gehen Sie wie folgt vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Abwesenheitsregistrierung. Daraufhin
erscheint das Fenster Abwesenheitsregistrierung:
2 Füllen Sie die Felder folgendermaßen aus:
Feld
Eingabe:
Mitarbeiternr.
Geben Sie hier die Mitarbeiternummer direkt ein oder
klicken Sie auf den AssistButton p, um die
Mitarbeiterübersicht einzublenden. Wählen Sie die Zeile mit
dem gewünschten Mitarbeiter aus und bestätigen Sie Ihre
Wahl mit OK.
40
3.1 Registrierung der Mitarbeiterabwesenheit
Feld
Eingabe:
Von Datum
Geben Sie hier das Datum ein, an dem die Abwesenheit
beginnt.
Bis Datum
Geben Sie hier das Datum ein, an dem die Abwesenheit
endet.
Grund Abwesenheit
Code
Klicken Sie auf den AssistButton p, und das Fenster Gründe
Abwesenheit erscheint. Wählen Sie die Zeile mit dem
zutreffenden Abwesenheitscode aus und betätigen Sie die
Schaltfläche OK, um ihn zu übernehmen.
Beschreibung
Nach der Wahl eines Abwesenheitsgrunds wird dessen
Beschreibung, die in der Tabelle Grund Abwesenheit
hinterlegt wurde, übernommen. Sie können den Inhalt
ändern.
Menge
Geben Sie hier die Anzahl der Stunden oder Tage der
Abwesenheit ein. Die Zeiteinheit wird durch den
verwendeten Einheitencode festgelegt (siehe nächstes
Feld).
Einheitencode
Klicken Sie auf den AssistButton p, um eine Zeiteinheit aus
der Tabelle Einheit auszuwählen.
Bemerkung
Dieses Feld wird automatisch mit einem x gefüllt, wenn Sie
eine Bemerkung zu der jeweiligen Zeile verfaßt haben.
3 Geben Sie jeweils eine Zeile für die zu erfassende Abwesenheitszeit eines
Mitarbeiters ein.
Achtung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Um aussagefähige statistische Auswertungen zu erhalten, müssen Sie einen
einheitlichen Einheitencode (Stunde oder Tag) verwenden.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
41
Kapitel 3. Abwesenheitsregistrierung
3.2 Übersicht über die Abwesenheit der Mitarbeiter
Navision Financials stellt Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Analyse und
Darstellung der Abwesenheit von Mitarbeitern zur Verfügung. So können Sie
Übersichten sowohl für einzelne, als auch für die Gesamtheit aller
Mitarbeiter abrufen.
Sie haben die Möglichkeit, die Abwesenheitsrate Ihrer Mitarbeiter mit dem
Branchendurchschnitt zu vergleichen oder frühzeitig überdurchschnittlich
hohe Fehlzeiten einzelner Mitarbeiter zu ermitteln.
Abwesenheitsübersicht über einzelne Mitarbeiter
Um individuelle Abwesenheitsübersichten Ihrer Mitarbeiter darzustellen
stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.
Das Fenster Mitarbeiter Abwesenheiten zeigt alle Abwesenheitszeiten eines
Mitarbeiters mit den Daten für Beginn und Ende. Um diese Angaben für einen
Mitarbeiter anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Mitarbeiter.
2 Blättern Sie zur gewünschten Mitarbeiterkarte.
3 Wählen Sie Mitarbeiter f, Abwesenheit.
4 Das Fenster Mitarbeiter Abwesenheiten erscheint:
42
3.2 Übersicht über die Abwesenheit der Mitarbeiter
Das Fenster Mitarbeiter Abw. n. Kategorien zeigt alle Abwesenheitszeiten
eines Mitarbeiters. Die Darstellung ist unterteilt in die von Ihnen in der
Tabelle Grund Abwesenheit errichteten Kategorien (siehe
Abwesenheitscodes einrichten auf Seite 4). Um diese Informationen für
einen Mitarbeiter einzusehen, gehen wie folgt vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Mitarbeiter.
2 Blättern Sie zur gewünschten Mitarbeiterkarte.
3 Wählen Sie Mitarbeiter f, Abwesenheit nach Kategorien.
4 Das Fenster Mitarbeiter Abw. n. Kategorien erscheint:
Aufbau des Fensters
Das Fenster enthält die folgenden Elemente:
· den Kopfteil mit Feldern für die Eingabe von Filtern
· die linken Spalten mit den Feldern Periodenanfang und Periodenname
· die rechten Spalten mit variablen Kategorien für die Abwesenheitsgründe
nach Zeitintervall und Summierungsart
· die TrendScape– und Summierungsschaltflächen
· die Menü– und Hilfeschaltflächen
43
Kapitel 3. Abwesenheitsregistrierung
Kopfteil
In den Feldern Kostenstellenfilter und Kostenträgerfilter können Sie durch
die Eingabe oder Auswahl von Kostenstellen– und/oder Kostenträgercodes
die Darstellung der Abwesenheit filtern.
Rechte Spalten
In diesen Spalten werden die Abwesenheitszeiten nach Kategorien
dargestellt. Jede Spalte enthält eine Abwesenheitskategorie gemäß den
Codes, die Sie in der Tabelle Grund Abwesenheit eingerichtet haben. Die
Werte der Felder in den Zeilen ergeben sich aus der Summierung der
Abwesenheitseinheiten nach Kategorie, gewähltem Zeitintervall und
Summierungsart. Klicken Sie zum Beispiel auf die Schaltflächen Monat und
Bewegung, erhalten Sie die Abwesenheitszeiten des Mitarbeiters innerhalb
des jeweiligen Monats.
TrendScape– und Summierungsschaltflächen
Im unteren Bereich des Fensters können Sie die im Feld Periodenanfang
angezeigte Periodenlänge auswählen, indem Sie auf eine der ersten sechs
Schaltflächen klicken:
Klicken Sie hier, um die Periodenlänge zu ändern:
Buchhaltungsperiode
Jahr
Quartal
Monat
Woche
Tag
44
3.2 Übersicht über die Abwesenheit der Mitarbeiter
Über die nächsten beiden Schaltflächen geben Sie die Berechnungsart der
Zeiteinheiten vor:
Saldo bis Datum
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Abwesenheitszeit vom Beginn der
Erfassung bis einschließlich zum letzten Datum der jeweiligen Periode zu
summieren. Die Periode Juni 1996 umfaßt z.B. alle bisherigen Fehlzeiten im
Zeitraum .. 30.06.96, d.h. alle Eingaben bis zum 30.06.96 einschließlich.
Bewegung
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Abwesenheitszeit ausschließlich
für die gewählten Perioden zu berechnen. So umfaßt z.B. die Periode
Juni 1996 lediglich alle Fehlzeiten dieses Monats (01.06.96..30.06.96).
Abwesenheitsübersicht aller Mitarbeiter
Sie können die Abwesenheitsübersicht aller Mitarbeiter, unterteilt nach
Kategorien oder nach Perioden, aus dem Fenster
Abwesenheitsregistrierung heraus anfordern.
Das Fenster Abwesenheit nach Kategorien stellt die Abwesenheitszeiten
Ihrer Mitarbeiter, unterteilt nach Gründen, dar. Um diese Informationen
einzublenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Abwesenheitsregistrierung.
2 Wählen Sie Abwesenheit f, Übersicht nach Kategorien.
3 Das Fenster Abwesenheit nach Kategorien erscheint:
45
Kapitel 3. Abwesenheitsregistrierung
Durch das Setzen eines Filters im Feld Mitarbeiternr. Filter können Sie die
Darstellung auf einzelne Mitarbeiter einschränken.
Das Fenster Abwesenheit nach Perioden stellt die Abwesenheitszeiten Ihrer
Mitarbeiter unterteilt in Zeitintervalle dar. Um diese Informationen
einzusehen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1 Wählen Sie Personalwesen, Abwesenheitsregistrierung.
2 Wählen Sie Abwesenheit f, Übersicht nach Perioden.
3 Das Fenster Abwesenheit nach Perioden erscheint:
46
3.2 Übersicht über die Abwesenheit der Mitarbeiter
Durch das Setzen eines Filters im Feld Grund Abwesenheit. Filter können Sie
die Darstellung auf einen einzigen oder eine Gruppe von
Abwesenheitsgründen begrenzen.
Abwesenheitsberichte
Zwei Berichte ermöglichen Ihnen den Ausdruck der Abwesenheitsdaten Ihrer
Mitarbeiter.
Diese beiden Berichte sind: Mitarb. – Abwesenh. n. Gründen und
Mitarb. – Personal Abwesenheit.
Die folgende Abbildung zeigt einen Auszug des Berichts
Mitarb. – Abwesenh. n. Gründen:
Mitarb. - Abwesenh. n. Gründen
CRONUS AG
Von
Datum
KRANK
04.01.91
08.01.91
10.01.91
11.01.91
22.01.91
28.01.91
05.02.91
07.02.91
15.02.91
15.02.91
20.02.91
21.02.91
22.02.91
26.02.91
27.02.91
01.03.91
04.03.91
04.03.91
05.03.91
12.03.91
18.03.91
24. Februar 1997
Seite
1
Bis
Datum Kostenstelle Kostenträge Mitarbeitern Vollständiger Name Menge Einheitenco
Krank
PROD
VERKAUF
PROD
VERKAUF
PROD
PROD
PROD
VERKAUF
VERKAUF
PROD
PROD
ADM
PROD
PROD
PROD
PROD
VERKAUF
PROD
PROD
PROD
VERKAUF
TS
AH
MF
PS
TS
MH
MH
AH
AH
TS
MH
JR
TS
RQ
MF
TS
AH
RQ
RQ
TS
PS
Thomas Steinhagen
Andrea Hansen
Maren Feldhaus
Peter Schmidt
Michael Hansen
Michael Hansen
Andrea Hansen
Andrea Hansen
Thomas Steinhagen
Michael Hansen
Joachim Richter
Thomas Steinhagen
Richard Quist
Maren Feldhaus
Thomas Steinhagen
Andrea Hansen
Richard Quist
Richard Quist
Thomas Steinhagen
Peter Schmidt
Michael Hansen
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
8,00
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
Stunde
47
Kapitel 3. Abwesenheitsregistrierung
48
Abschnitt 1
Ressourcen
Kapitel 4
Ressourcen
Die Ressourcen einer Firma umfassen
Angestellte und Maschinen. Mit dem Modul
Ressourcen von Navision Financials können Sie
in Ihrem Unternehmen die Beziehung zwischen
den Ressourcen und den Projektkosten sowie
den Verkaufszyklen bestimmen. Sobald Sie die
Ressourcen mit den entsprechenden Daten über
Einstands– und Verkaufspreise eingerichtet
haben, stehen sie Ihnen in den Modulen
Debitoren & Verkauf und Projekte von
Navision Financials zur Verfügung.
Dadurch, daß Sie die Kontrolle über die
Kapazitäten und Verfügbarkeiten Ihrer
Ressourcen besitzen, können Sie diese in Ihren
Projekten optimal einsetzen.
Dieses Kapitel enthält folgende Abschnitte:
· Übersicht
· Checkliste zum Einrichten von Ressourcen
· Ressourcen und Ressourcengruppen
bearbeiten
· Einheiten
· Ressourcengruppen
· Buchungsgruppen
· Preise festlegen
· Kapazitäten auf Projekte verteilen
· Ressourcen–Buchungsblätter
· Journale und Statistiken
Kapitel 4. Ressourcen
4.1 Übersicht
Als Ressourcen bezeichnet man Angestellte, Maschinen und
Transportkapazitäten. Die optimale Verteilung dieser Ressourcen ist für die
meisten Unternehmen eine fundamentale Voraussetzung für Planung und
Produktion. Mit Hilfe der Tabelle Ressourcen von Navision Financials können
Sie die Ressourcen Ihres Unternehmens einfach überschauen und
bestmöglich verwalten. Außerdem kann diese Funktion zum Integrieren von
Ressourcen in der Stücklistenherstellung und der Projektverwaltung
eingesetzt werden.
Die Tabelle Ressourcen hilft Ihnen beim Überwachen aller Ressourcentypen,
die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Ferner können Sie hiermit Produktion
und Projekte planen, die auf einer dynamischen Kapazitätenverteilung
beruhen. Parallel dazu werden Sie feststellen können, daß die Verwendung
von Ressourcen eng mit Daten aus der Buchführung und
Unternehmensverwaltung verknüpft ist. Ausgaben werden schnell und
einfach erkannt und können bequem fakturiert werden.
Die Art und Weise, wie die Ressourcen mit der Finanzbuchhaltung verknüpft
werden, können Sie selbst bestimmen. Außerdem können Ressourcen im
Modulen Debitoren & Verkauf und Projekte gebucht und nach Kostenstelle
und Kostenträger aufgeschlüsselt werden.
Die Ressourcenplanung geschieht mit Hilfe von Matrixfenstern, in denen Sie
den genauen Tag oder die Periode auswählen können, in der Sie arbeiten
möchten. In der Tabelle Projekte können Sie einem Projekt Ressourcen
zuordnen und diese beispielsweise für Vorausberechnungen und Projektplanung einsetzen. Wenn Sie später zwischen der Gesamtkapazität, Ihren Angeboten und den laufenden Projekten vergleichen, erhalten Sie eine Übersicht
über alle geplanten Aktivitäten. Unter anderem steht Ihnen somit die
Entscheidungsgrundlage zur Verfügung, ob Sie zusätzliche Mitarbeiterressourcen benötigen, die Kapazität ausbauen oder Ihre Termine ändern
müssen.
52
4.2 Checkliste zum Einrichten von Ressourcen
4.2 Checkliste zum Einrichten von Ressourcen
Auf der Ressourcenkarte gibt es Felder, die Sie beim Einrichten neuer
Ressourcen immer ausfüllen müssen. Andere können hingegen optional
ausgefüllt werden. Außerdem gibt es Felder, die automatisch gefüllt werden
und in die keine Eingaben erforderlich sind.
In der folgenden Checkliste finden Sie die auf jedem Register verfügbaren
Felder der Standard–Programmversion. Das in der Spalte Ausfüllen
dargestellte Symbol gibt an, ob und wie das jeweilige Feld ausgefüllt werden
muß:
c
Dieses Feld muß ausgefüllt werden.
i
Dieses Feld kann bei Bedarf ausgefüllt werden.
j
In diesem Feld können Sie keine Eingabe vornehmen. Es wird
automatisch gefüllt.
In der Online–Hilfe finden Sie eine genaue Beschreibung aller Felder (auch
der in diesem Handbuch nicht detailliert beschriebenen).
Feld
Ausfüllen Anmerkung
Register Allgemein:
Nr.
c
Name
Hier können Sie sowohl Ziffern als auch
Buchstaben eingeben. Eine Nummer kann
immer nur einmal vergeben werden.
* Geben Sie eine kurze Beschreibung der
Ressource ein. Die Eingabe erscheint in der
i
Art
c
Verkaufs– bzw. Buchungsblattzeile, wenn Sie
im Feld Nr. die Nummer oder den Suchbegriff
eingeben.
Klicken Sie auf den AssistButton p (oder
drücken Sie F6), und wählen Sie aus, ob es sich
um eine Person oder eine Maschine handelt.
53
Kapitel 4. Ressourcen
Feld
Ausfüllen Anmerkung
Einheitencode
Klicken Sie auf den AssistButton p (oder
i
drücken Sie F6), um eine Einheit aus der
Übersicht auszuwählen. Diese erscheint in der
Buchungsblattzeile, wenn Sie im Feld Nr. die
Ressourcennummer eingeben. Siehe auch auf
Seite 61.
Als Vorschlag erscheint hier der im Feld Name
Suchbegriff
i
Gesperrt
i
Res.–Gruppennr.
eingegebene Name.
Setzen Sie in dieses Feld ein Häkchen (x), um
den Verbrauch oder den Verkauf der jeweiligen
Ressource zu verhindern.
Klicken Sie auf den AssistButton p (oder
drücken Sie F6), um eine Ressource einer
i
Korrigiert am
Ressourcengruppe zuzuordnen. Diese
erscheint in der Verkaufs– bzw.
Buchungsblattzeile, wenn Sie im Feld Nr. die
Ressourcennummer eingeben. Weitere
Informationen finden Sie auf Seite 63.
Hier wird automatisch das Datum eingesetzt,
j
an dem die letzte Änderung auf der
Ressourcenkarte vorgenommen wurde.
Register Fakturierung:
EK–Preis
i
Kosten %
Dieses Feld enthält einen Prozentsatz, der auf
i
54
Geben Sie die Kosten für eine Einheit der
Ressource ein. Siehe auch Seite 53.
den im Feld EK–Preis enthaltenen Wert
aufgeschlagen wird, um interne Kosten zu
berücksichtigen.
4.2 Checkliste zum Einrichten von Ressourcen
Feld
Ausfüllen Anmerkung
Einstandspreis
Dieser Preis wird automatisch aus den in den
i
Feldern EK–Preis und Kosten % enthaltenen
Werten berechnet.
Einstandspreis = EK–Preis + Kosten %
Dieser Preis wird automatisch aus den in den
Feldern EK–Preis und Kosten % enthaltenen
Werten berechnet. Sie können die
automatische Berechnung auch umgehen,
indem Sie den Einstandspreis manuell
eingeben. In diesem Fall geht die Beziehung zu
den Feldern EK–Preis und Kosten %
verloren.Siehe auch Seite 68.
VK–Preis/DB –
Klicken Sie auf den AssistButton p (oder
Berechnung
drücken Sie F6), um die Beziehung zwischen
den Feldern Einstandspreis, VK–Preis und DB
(=Deckungsbeitrag) festzulegen. Dabei stehen
Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
· DB = VK – EP
c
· VK = EP + DB
· Kein Bezug
Weitere Hinweise erhalten Sie im Abschnitt
Grundlagen zum Verkaufsmodul auf Seite 307
im 2. Band des Benutzerhandbuchs.
DB %
Abhängig von der im Feld
VK–Preis/DB–Berechnung getroffenen
Auswahl können Sie einen Prozentsatz zum
automatischen Berechnen des VK–Preises
i
eingeben bzw. sich den Prozentsatz anzeigen
lassen, der folgendermaßen berechnet
wird:
Eins tan dspreis
DB% =  1 – -----------------------------------------------  × 100
VK – Preis
55
Kapitel 4. Ressourcen
Feld
Ausfüllen Anmerkung
VK–Preis
Abhängig von der im Feld
i
VK–Preis/DB–Berechnung getroffenen
Auswahl können Sie einen Prozentsatz zum
automatischen Berechnen des Gewinns DB %
eingeben bzw. sich den Prozentsatz anzeigen
lassen, der folgendermaßen berechnet wird:
EinstPreis
VKPreis =  -------------------------------- 
 1 – DB 
Siehe auch auf Seite 67.
Produkt Buch.–Gr.
Klicken Sie auf den AssistButton p (oder
i
drücken Sie F6), um eine Buchungsgruppe
auszuwählen. Mit der Produktbuchungsgruppe
legen Sie die GuV–Konten für alle
Verkaufsvorgänge sowie die Konten für die
Regulierungskonten der Projektkosten und des
Projektumsatzes fest. Siehe auch den Abschnitt
Mandanten einrichten im 1. Band des
Benutzerhandbuchs.
Kostenstellencode
i
Klicken Sie auf den AssistButton p (oder
drücken Sie F6), um einen Kostenstellencode
auszuwählen. Siehe auch den Abschnitt
Mandanten einrichten im 1. Band des
Benutzerhandbuchs.
Kostenträgercode
i
Klicken Sie auf den AssistButton p (oder
drücken Sie F6), um einen Kostenträgercode
auszuwählen. Siehe auch den Abschnitt
Mandanten einrichten im 1. Band des
Benutzerhandbuchs.
i
Setzen Sie in dieses Feld ein Häkchen (x), wenn
in den Verkaufszeilen automatisch ein
Textbaustein erscheinen soll. Siehe auch auf
Seite 59.
Automat. Textbaustein
56
4.2 Checkliste zum Einrichten von Ressourcen
Feld
Ausfüllen Anmerkung
Register Personaldaten:
Titel
i
* Geben Sie den Titel der Ressource ein
Adresse
i
* Hier tragen Sie die Adresse ein.
Adresse 2
i
*
PLZ Code / Ort
i
*
Soz.–Versicherungsnr.
* Geben Sie hier die Sozialversicherungs-
i
nummer des Angestellten ein.
Ausbildung
i
Übereinkommen
i
Hier können Sie die gemeinsame Übereinkunft
zum Mitarbeitervertrag eingeben.
Anstellungsdatum
i
* Das Anstellungsdatum der Ressource.
Achtung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Alle mit einem Stern (*) markierten Felder werden von der Mitarbeiterkarte
des Moduls Presonalwesen automatisch aktualisiert, wenn der jeweilige
Mitarbeiter mit einer Ressource verknüpft ist. Dies geschieht auf der
Mitarbeiterkarte im Feld Res.-Nr..
Es handelt sich im einzelnen um die folgenden Felder:
Name, Titel, Adresse, Adresse 2, PLZ Code, Soz.-Versicherungsnummer,
Anstellungsdatum.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
57
Kapitel 4. Ressourcen
4.3 Ressourcen und Ressourcengruppen bearbeiten
Auf der Ressourcenkarte und im Fenster Ressourcengruppe werden zum Teil
unterschiedliche Daten dargestellt. Nachfolgend finden Sie einige Regeln
zum Bearbeiten dieser Daten.
Ressourcen bearbeiten
Das Bearbeiten eines Feldes bedeutet, daß sein Inhalt geändert wird. Wenn
Sie Felder auf einer Ressourcenkarte einfügen, entfernen oder verschieben,
führen Sie Änderungen in der Gestaltung der Ressourcenkarte durch. Die
Daten bleiben hiervon jedoch unberührt, so daß dies keine Auswirkungen
auf Ihre Buchungen hat.
Die Auswirkungen nach dem Bearbeiten einer Ressource bzw. Ressourcengruppe hängen von den Feldern ab, die Sie ändern. Sie werden im folgenden
für die einzelnen Register erläutert.
Register Allgemein
Sie können die im Feld Nr. enthaltene Ressourcennummer ändern, indem Sie
eine neue eingeben und die daraufhin erscheinende Meldung bestätigen.
Beachten Sie dabei, daß Sie den Inhalt des Primärschlüssels ändern, der
dem eindeutigen Identifizieren der Ressource dient. Nachdem Sie die
Sicherheitsabfrage bestätigt haben, überprüft die Anwendung alle Tabellen,
die mit der betreffenden Ressourcentabelle verknüpft sind, und ersetzt die
Nummer auf allen dazugehörenden Posten.
Die Inhalte der Felder Beschreibung, Einheit, Art, Suchbegriff und Gesperrt
lassen sich beliebig ändern. Eine neue Bezeichnung oder Einheit gilt erst für
zukünftige Buchungen. Außerdem ist es möglich und empfehlenswert,
ähnliche Ressourcen in einer Ressourcengruppe zusammenzufassen. Dies
geschieht im Feld Res.–Gruppennr.
Alle weiteren Felder dieses Registers lassen sich nicht ändern; sie werden
automatisch aktualisiert.
58
4.3 Ressourcen und Ressourcengruppen bearbeiten
Register Fakturierung
Der Inhalt der Felder EK–Preis und Kosten % kann nach dem Einrichten der
Ressource bei Bedarf geändert werden. Normalerweise wird der Inhalt des
Feldes Einstandspreis aus dem Einkaufspreis und den Kosten berechnet; er
kann jedoch auch manuell modifiziert werden.
Im Feld VK–Preis/DB – Berechnung können Sie das Gewinnberechnungsverfahren ändern. Die getroffene Einstellung wirkt sich auf die Felder DB %
und VK–Preis aus. Nähere Informationen zu den verschiedenen Optionen
und deren Auswirkungen finden Sie im Abschnitt Preise festlegen auf
Seite 67.
Im Feld Produkt Buch.–Gr. können Sie andere Codes auswählen, wenn Sie
zusätzliche Gruppen erstellt haben. Die durchgeführten Änderungen wirken
sich nur auf spätere Projekte bzw. Verkaufsbelege aus. Bereits erstellte,
jedoch noch nicht gebuchte Belege werden hiervon nicht beeinflußt.
Beachten Sie, daß das Ändern von Buchungsgruppen entscheidende
Auswirkungen an verschiedenen Stellen in den Sachkonten haben kann. Sie
können jede Ressource einer Kostenstelle bzw. einem Kostenträger
zuordnen. Die durchgeführten Änderungen wirken sich nur auf spätere
Buchungen aus.
Es ist auch möglich, den Status im Feld Automat. Textbaustein zu ändern.
Wenn Sie zum Beschreiben einer Ressource auf einem Verkaufsbeleg mehr
als eine einzige Zeile benötigen, können Sie die Textbausteinfunktion
verwenden. Sie wird eingehend im Kapitel Grundlegende Informationen zu
Artikeln im 2. Benutzerhandbuch beschrieben.
Register Personaldaten
In diesem Register können Sie bei Bedarf alle Felder bearbeiten.
Achtung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ist eine Ressource mit der Tabelle Mitarbeiter des Moduls Personalwesen
verbunden, beachten Sie folgendes: Werden auf der Mitarbeiterkarte die
folgenden Felder geändert, werden auch die Feldinhalte auf der
Ressourcenkarte geändert: Name, Titel, Adresse, Adresse 2, PLZ Code,
Soz.-Versicherungsnummer, Anstellungsdatum.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
59
Kapitel 4. Ressourcen
Ressourcengruppen bearbeiten
Für Ressourcengruppen kann der Inhalt der Felder Nr. (das
Primärschlüsselfeld) und Name geändert werden. Wenn Sie den Inhalt des
Feldes Nr. ändern, müssen Sie eine Sicherheitsabfrage bestätigen.
Anschließend wird der Eintrag in allen verknüpften Tabellen überprüft und
entsprechend Ihren Änderungen angepaßt.
Alle anderen Felder in der Tabelle Ressourcengruppe sind FlowFields, d.h.,
Sie können ihren Inhalt nicht bearbeiten. Sie können sie jedoch zu
statistischen Zwecken verwenden.
Ressourcen und Ressourcengruppen löschen
Sie können Ressourcen und /oder aus Ressourcengruppen aus Ihren
jeweiligen Tabellen löschen. Wählen Sie dazu in der Menüleiste den Punkt
Bearbeiten, Löschen (oder drücken Sie F4) und bestätigen Sie die daraufhin
erscheinende Meldung.
Eine Ressource kann erst gelöscht werden, wenn:
· keine offenen Posten für die Ressource vorhanden sind
· die Ressource in keiner Verkaufszeile enthalten ist
· die Ressource nicht zu einem Projekt mit dem Status Auftrag gehört
· das Geschäftsjahr abgeschlossen ist.
Beim Löschen von Ressourcengruppen gibt es keinerlei Einschränkungen.
60
4.4 Einheiten
4.4 Einheiten
Damit Sie den Verbrauch und den Verkauf von Ressourcen stets überwachen
können, müssen Sie zunächst eine Methode einrichten, um diese zu zählen.
Die von Ihnen eingegebenen Einheiten sind Basiseinheiten, d.h. die
Anwendung rechnet sie nicht automatisch um. In der unten dargestellten
Abbildung wird die Arbeitszeit der Mitarbeiter in Stunden bzw. Tagen und der
Betrieb eines Kraftfahrzeugs in Kilometern gemessen.
Einheiten einrichten
Zum Einrichten einer Einheit wählen Sie Ressourcen, Einrichtung, Einheiten.
Daraufhin erscheint das folgende Fenster:
Es gibt nur zwei Felder, die Sie ausfüllen können. Im Feld Code steht eine
eindeutige Eingabe zum Identifizieren der Einheit. In das Feld Einheit können
Sie einen beschreibenden Text eingeben.
Einheiten bei einem Verkaufsvorgang
Im folgenden Beispiel soll ein Verkaufsangebot erstellt werden, das zwei
Ressourcen enthält.
1 Richten Sie die Einheiten gemäß den Daten der obigen Abbildung ein.
2 Wählen Sie Ressourcen, Ressourcen und blättern Sie zur Ressource LIFT.
3 Weisen Sie ihr die Einheit Stunde zu.
61
Kapitel 4. Ressourcen
4 Wählen Sie für die Ressource Michael Hansson ebenfalls die Einheit
Stunde.
Nach Eingabe der beiden Ressourcen erscheinen automatisch die mit ihnen
verbundenen Einheiten.
62
4.5 Ressourcengruppen
4.5 Ressourcengruppen
Sie können mehrere Ressourcen zu einer Ressourcengruppe zusammenfassen, deren Kapazitäten, Verbräuche und Verkäufe aus der Summe der
einzelnen Ressourcen berechnet werden. Es ist aber auch möglich, Kapazitäten für Ressourcengruppen unabhängig oder ergänzend von den zusammengefaßten Werten einzugeben. Bei der Verwendung von
Ressourcengruppen in Projektbudgets, Einstands– oder Verkaufspreisen,
werden sie als ein Satz einzelner Ressourcen betrachtet.
Grundsätzlich können Sie mehrere Ressourcen mit unterschiedlichen
Einheiten einer einzigen Ressourcengruppe zuordnen. Die Möglichkeit einen
FlowFilter Einheitenfilter zu setzen, ermöglicht Ihnen im Rahmen der
Ressourcengruppenstatistik, jeden Verbrauch und Verkauf innerhalb einer
Ressourcengruppe für eine bestimmte Einheit festzustellen.
Ressourcengruppen können weder in Buchungsblättern noch in
Verkaufszeilen gebucht werden. In einem Projektbudget ist es möglich, die
benötigten Kapazitäten für Ressourcengruppen abzuschätzen und sie auf
verschiedene Termine zu verteilen. Wird ein Verbrauch bzw. Verkauf über ein
Buchungsblatt oder eine Verkaufsrechnung gebucht, müssen die zu den
Ressourcengruppen gehörenden Ressourcen einzeln eingegeben werden.
Im Fenster Ressourcengruppen können Sie Ressourcengruppen einrichten
bzw. die dazugehörenden Kapazitäten, Verfügbarkeiten und Verteilungen auf
Projekte verwalten. In der folgenden Abbildung ist ein Beispiel für einige
Ressourcengruppen dargestellt:
63
Kapitel 4. Ressourcen
4.6 Buchungsgruppen
Die Produkt–Buchungsgruppen (im Feld Prod. Buch.– Gruppe) legen
zusammen mit den Geschäfts–Buchungsgruppen alle Sachkonten fest, auf
denen bei einem Einkaufs– oder Verkaufsvorgang Buchungen durchgeführt
werden. Für eingerichtete Ressourcen werden alle Verkaufsvorgänge
automatisch in der Finanzbuchhaltung aufgezeichnet. Das geschieht beim
Buchen über die Module Debitoren & Verkauf und/oder Projekte. Der
Ressourcenverbrauch wird über Projekte und den zugehörenden
Stapelverarbeitungen in die Finanzbuchhaltung gebucht. Siehe das Kapitel
Projekte, Abschnitt Projekte aktivieren und deaktivieren auf Seite 171.
Näheres zu Buchungsgruppen finden Sie im 1. Band des Benutzerhandbuchs
in Kapitel 1.
Achtung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wenn Ressourcen in einem Projekt verbraucht oder verkauft werden, werden
sie in der Finanzbuchhaltung auf die Konten für unfertige Arbeiten gebucht.
Voraussetzung dafür ist das Ausführen der Stapelverarbeitungen
Aktivierung buchen und Deaktivierung buchen im Modul Projekte.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ressourcen werden ähnlich wie Artikel behandelt: beide sind über
Produkt–Buchungsgruppen mit der Finanzbuchhaltung verknüpft. Der
wesentliche Unterschied besteht darin, daß Ressourcen nicht eingekauft
werden können und daß es nicht möglich ist, ein Bilanzkonto für sie
einzurichten.
Die Buchungsgruppen der Ressourcentabelle sind unter anderem mit
folgenden Konten verknüpft:
· Warenverkaufskonto für Inlands– und Auslandshandel
· Sämtliche Rabattkonten für Verkaufsvorgänge
· Die Konten für die Korrektur von VK– und EK–Preisen bei Projekten
· Mehrwertsteuerkonten
64
4.6 Buchungsgruppen
Buchungsgruppen für Ressourcen einrichten
Um Buchungsgruppen für Ressourcen einzurichten, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1 Wählen Sie auf der Ressourcenkarte das Feld Produkt Buch.–Gr. und
klicken Sie auf den AssistButton p (oder drücken Sie F6). Daraufhin
erscheint das Fenster Produktbuchungsgruppen:
2 Klicken Sie auf die Buchungsgruppe, die Sie für die Ressourcen
eingerichtet haben (im obigen Beispiel Services), und anschließend auf
Einrichtung. Daraufhin öffnet sich das Fenster
Buchungsmatrix Einrichtung.
.
65
Kapitel 4. Ressourcen
3 Anschließend können Sie jedes Feld einem im Kontenplan eingerichteten
Konto zuordnen, indem Sie auf den AssistButton p klicken (oder F6
drücken). Klicken Sie im daraufhin erscheinenden Fenster Kontenplan
zunächst auf das gewünschte Sachkonto und bestätigen Sie Ihre Auswahl
mit OK.
Der Eintrag im Feld Produkt Buch.–Gr. wird automatisch überprüft, bevor die
Ressourcendaten in die Zeilen des Ressourcen–, des Projektbuchungsblatts
oder in die Verkaufszeilen kopiert werden. Solange das Feld auf der Karte
leer ist, können die Ressourcendaten nicht übertragen werden und es
erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Weitere Hinweise erhalten Sie
im 1. Kapitel des Benutzerhandbuchs.
66
4.7 Preise festlegen
4.7 Preise festlegen
Ressourcen sind EK– und VK–Preisen zugeordnet. Der Einkaufspreis ist der
Preis, der vom Unternehmen für eine Ressource berechnet oder bezahlt
werden muß. Der im Feld Kosten % dargestellte Wert ist ein Prozentsatz, der
zum EK–Preis addiert wird. Er wird auf der Grundlage der zusätzlichen
Ausgaben für die Ressource berechnet.
Einstandspreis = EK–Preis + (Kosten % * EK– Preis)
Der VK–Preis ist der Verkaufspreis der Ressource. Jegliche Bewertung bzw.
Gewinnberechnung in Navision Financials basiert auf dem Einstandspreis.
Für die Berechnung der Felder DB % und VK–Preis werden die folgenden
Formeln herangezogen:
EinstPreis
DB% =  1 – --------------------------------  × 100
VKPreis
EinstPreis
VKPreis =  -------------------------------- 
1 – DB
Sie können alternative EK– und VK–Preise für Ressourcen, Ressourcengruppen sowie für alle Gruppen und Ressourcen einzeln einrichten. Der EK–
und der Einstandspreis hängen von dem jeweiligen Arbeitstyp ab, der
VK–Preis vom Arbeitstyp und/oder von dem Projekt, dem die Ressourcen
zugeordnet sind.
Arbeitstypen für Ressourcen
Alternative EK– und VK–Preise sind eng mit einem Arbeitstyp verknüpft. In
einem Projekt bzw. einem Verkaufsvorgang beeinflußt der Arbeitstyp
maßgeblich den Preis. Mit Hilfe der Arbeitstypen sind Sie in der Lage,
mehrere Verbrauchs– und Verkaufsarten zu unterscheiden. Sie können beim
Einrichten von EK– und VK–Preisen für Ressourcen bzw. Ressourcengruppen
jedem Arbeitstyp einen EK– sowie einen VK–Preis zuweisen.
Zu jedem Arbeitstyp gehört eine eigene Einheit. Auf diese Weise können Sie
jeder Ressource mehrere Einheiten zuordnen.
67
Kapitel 4. Ressourcen
Arbeitstypen einrichten
Um einen Arbeitstyp einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1 Wählen Sie im Menü Ressourcen Einrichtung, Arbeitstypen.
Daraufhin erscheint das Fenster Arbeitstypen.
2 Wählen Sie den Befehl Bearbeiten, Datensatz einfügen (oder drücken Sie
F3), um einen neuen Arbeitstyp einzufügen.
.
3 Geben Sie für jeden neuen Arbeitstyp einen eindeutigen Code ein (dieser
kann aus Zahlen und/oder Buchstaben bestehen). Anschließend können
Sie eine kurze Beschreibung eingeben. Wählen Sie im Feld Einheitencode
eine Einheit, indem Sie auf den AssistButton p klicken oder F6 drücken.
Ressourcen–Einstandspreise einrichten
Die Tabelle Ressourcen Einst.–Pr. gibt Ihnen die Möglichkeit, alternative
Einstandspreise für Ressourcen einzurichten. Diese können für alle
Ressourcen, für Ressourcengruppen sowie für einzelne Ressourcen gelten.
So sind Sie beispielsweise in der Lage, einem Mitarbeiter eine gestaffelte
Überstundenvergütung zuzuordnen. Der von Ihnen eingerichtete
Ressourcen– Einstandspreis hat beim Einfügen der Ressource in ein
Buchungsblatt vor dem Preis Priorität, der auf der Ressourcenkarte festgelegt wurde.
Um Einstandspreise für Ressourcen einzurichten, gehen Sie folgendermaßen
vor:
68
4.7 Preise festlegen
1 Wählen Sie die Ressource oder Ressourcengruppe aus, der Sie einen
alternativen Einstandspreis zuweisen möchten.
2 Klicken Sie auf Preise f, Einstandspreise. Daraufhin erscheint das Fenster
Ressourcen Einst.–Pr. (siehe folgende Abbildung). Wenn Sie das Fenster
von einer Ressourcenkarte oder aus dem Fenster Ressourcengruppen
aufrufen, werden die Felder Art und Code automatisch ausgefüllt.
3 Hängt ein bestimmter Einstandspreis von einem Arbeitstyp ab, so müssen
Sie einen solchen im Feld Arbeitstypencode auswählen.
4 Im Feld Einst.–Preisberechnung wählen Sie einen der folgenden
Einstandspreise:
· Der Festpreis dient dem Festlegen eines neuen Einkaufs– bzw.
Einstandspreises.
· Der Prozentzuschlag erfordert die Eingabe eines Arbeitstyps. Diese
Einstandspreisberechnung ermöglicht es, einen Prozentsatz zum Erhöhen
des Einkaufs– bzw. Einstandspreises einzugeben.
· Der DM Zuschlag erlaubt Ihnen die Eingabe eines Betrags, um den der zu
einem ausgewählten Arbeitstyp gehörenden Einkaufs– bzw.
Einstandspreis erhöht wird. Dazu wird ein bereits zugeordneter Arbeitstyp
vorausgesetzt.
5 Geben Sie die gewünschten Beträge in die Felder EK–Preis und
Einstandspreis ein.
69
Kapitel 4. Ressourcen
Wenn Sie den Code Alle zum Berechnen aller Ressourcen und
Ressourcengruppen verwenden möchten, müssen Sie dieses Fenster über
das Menü Ressourcen, Einrichtung, Einstandspreise wählen. In diesem Fall
erscheint zwar das gleiche Fenster, es enthält jedoch keine Tabellen– oder
Feldfilter.
Ressourcen–Einstandspreise in Buchungsblättern
Sie können den Verbrauch einer Ressource grundsätzlich in einem
Ressourcen– oder einem Projekt–Buchungsblatt buchen. Im
Ressourcen–Buchungsblatt gebuchte Posten werden nicht mit der
Finanzbuchhaltung verknüpft.
Die Ressourcenposten können in der Finanzbuchhaltung aktiviert und
deaktiviert werden, sofern die Buchung über ein Projekt–Buchungsblatt
oder in Verbindung mit einem Projekt, in einer Verkaufsrechnung bzw.
–gutschrift erfolgt. Die Stapelverarbeitung Projektposten aktivieren
aktiviert die Einstandspreise der Posten. Mit der Stapelverarbeitung
Aktivierung buchen werden die aktivierten Posten in die Finanzbuchhaltung
übernommen. Das Deaktivieren der Einstandspreise geschieht mit Hilfe der
Stapelverarbeitungen Projektposten deaktivieren und Deaktivierung
buchen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Projekte aktivieren
und deaktivieren auf Seite 171 des Kapitels Projekte.
Mit dem Ressourcen–Buchungsblatt können Sie den Verbrauch und den
Verkauf von Ressourcen nur für interne Zwecke buchen. Die an der jeweiligen
Ressource durchgeführten Änderungen erscheinen im Fenster
Ressourcenstatistik.
Beispiel zum Buchen
von Ressourcen
Für interne Zwecke soll der Verbrauch der Ressource Säge ermittelt werden.
Für die erste Zeile wählen Sie den Arbeitstypencode Möbel; die anderen
Zeilen benötigen keinen Arbeitstyp. Wie bereits weiter oben beschrieben,
hängen der Einstands– und der EK–Preis vom gewählten Arbeitstyp ab.
Füllen Sie die Zeilen wie in der folgenden Abbildung dargestellt aus. Um die
Zeilen zu buchen, wählen Sie im Ressourcen–Buchungsblatt den Befehl
Buchen f, Buchen (oder drücken Sie F11).
70
4.7 Preise festlegen
Bei Projektbudgets empfiehlt es sich gelegentlich, die Preise für Ressourcengruppen anstelle von einzelnen Ressourcen zu budgetieren. In diesen Fällen
ist es nicht unbedingt notwendig zu wissen, wer an dem Projekt beteiligt ist;
es muß lediglich die Art der ausgeführten Arbeit bekannt sein. Wenn Sie den
gegenwärtigen Projektverbrauch im Projekt–Buchungsblatt erfassen,
müssen Sie den Verbrauch der einzelnen Ressourcen buchen. Dabei werden
die tatsächlichen Einstandspreise der Ressourcengruppen zusammengezählt, so daß die budgetierten Werte exakt mit dem Verbrauch verglichen
werden können.
Ressourcen–Verkaufspreise
Die Tabelle Ressourcen VK–Preise erlaubt Ihnen, alternative VK–Preise für
Ressourcen einzurichten. Sie können zu jedem Arbeitstyp bzw. Projekt
eigene VK–Preise einrichten. Die Anwendung findet den richtigen VK–Preis,
wenn Sie die entsprechende Ressource im Projekt–Buchungsblatt oder in
den Verkaufszeilen buchen.
Das Einrichten geschieht auf ähnliche Art und Weise wie für die
Ressourcen–Einstandspreise. Im Fenster Ressourcen VK–Preise können Sie
einer bestimmten Kombination aus Ressource und Arbeitstyp eine Projektnr.
zuordnen.
Außerdem können Sie spezielle Verkaufspreise projektspezifisch für die Fälle
eingeben, in denen besondere Konditionen mit dem Debitor vereinbart
wurden.
71
Kapitel 4. Ressourcen
Beim Arbeiten mit Projektbudgets ist es manchmal nützlich, einen
Verkaufspreis für alle Ressourcen oder eine Ressourcengruppe statt für
einzelne Ressourcen zu budgetieren.
Ressourcengruppen können nicht direkt gebucht werden. Um den Verbrauch
einer Ressource erfassen und mit den veranschlagten Werten eines
Projektbudgets vergleichen zu können, müssen Sie diese im
Projekt–Buchungsblatt buchen. Da die Anwendung automatisch die Werte
für die Ressourcengruppen berechnet, ist ein Vergleich des Budgets mit dem
gegenwärtigen Verbrauch einzelner Ressourcen, Ressourcengruppen oder
beiden gleichzeitig möglich. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel
Projekte im Abschnitt Projektbudget auf Seite 123.
Ressourcen–Verkaufspreise im Projekt–Buchungsblatt
Wenn Sie den Verbrauch von Ressourcen mit Hilfe des
Projekt–Buchungsblatts erfassen, können Sie die Einstands– und
Verkaufspreise bequem verfolgen und ihre Abhängigkeit in bezug auf
Arbeitstypen und Projekte überwachen. Beachten Sie, daß Sie dazu im Feld
Projektnr. ein bereits eingerichtetes Projekt auswählen müssen.
72
4.7 Preise festlegen
Wie in der obigen Abbildung dargestellt, werden die zu den Ressourcen
gehörenden Preise automatisch angezeigt. Im Feld Res.–Gruppennr.
erscheint die Gruppe, der die Ressource zugeordnet wurde.
Ressourcenpreise bei Verkaufsvorgängen
Sie können in Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Gutschriften
Ressourcen verkaufen.
Beispiel
Geben Sie folgenden Auftrag ein:
1 Wählen Sie Debitoren & Verkauf, Aufträge
2 Erstellen Sie einen neuen Auftrag für den Debitor 50000 Bäderland.
3 In der Verkaufszeile wählen Sie die Art Ressource. Fügen Sie mit Hilfe der
Designfunktion (wird über den Befehl Extras, Designer oder mit Strg F2
aufgerufen) die Felder Projektnr. und Arbeitstypencode ein.
4 Entsprechend der folgenden Abbildung können Sie die ausgewählten
Ressourcen zu den durch den Arbeitstyp festgelegten Preisen verkaufen.
73
Kapitel 4. Ressourcen
Weitere Hinweise zum Verkauf von Ressourcen in Projekten finden Sie im
nächsten Kapitel, Projekte, im Abschnitt Projekte und Verkaufsvorgänge auf
Seite 148.
Wie die Anwendung Verkaufs– und Einstandspreise auswählt
Im folgenden Beispiel wird veranschaulicht, wie die Anwendung bestimmte
Preise auswählt.
1 Wurden eine bestimmte Ressource sowie ein Arbeitstyp und eine
Projektnummer in der Tabelle Ressourcen VK–Preise angegeben?
2 Wurde für eine bestimmte Ressource eine Projektnummer oder ein
Arbeitstyp vergeben?
Nein?– Wurde für diesen Arbeitstyp bzw. dieses Projekt die
entsprechende Ressourcengruppe angegeben?
Wenn nicht, wurde der Arbeitstyp bzw. das Projekt für alle Ressourcen
eingerichtet?
3 Wurde in der Tabelle Ressourcen VK–Preise zwar eine Ressource aber
kein Projekt oder Arbeitstyp angegeben?
Wenn nicht, wurde der entsprechenden Ressourcengruppe ein Preis
zugeordnet?
Nein?– Wurde ein Preis für alle Ressourcen eingerichtet?
74
4.7 Preise festlegen
4 Treffen alle vorstehenden Punkte nicht zu, wird der Verkaufspreis von
der Ressourcenkarte übernommen.
Bei der Auswahl eines bestimmten Einstandspreises geht die Anwendung
analog vor:
1 Wurden eine bestimmte Ressource und ein Arbeitstyp in der Tabelle
Ressourcen Einst.–Preise angegeben?
2 Wurde für eine bestimmte Ressource ein Arbeitstyp vergeben?
Nein?– Wurde die entsprechende Ressourcengruppe für diesen
Arbeitstyp angegeben?
Wenn nicht, wurde der Arbeitstyp für alle Ressourcen eingerichtet?
3 Wurde in der Tabelle Ressourcen Einst.–Preise zwar eine Ressource,
aber kein Projekt angegeben?
Wenn nicht, wurde der entsprechenden Ressourcengruppe ein Preis
zugeordnet?
Nein?– Wurde ein Preis für alle Ressourcen eingerichtet?
4 Trifft keiner der oben genannten Punkte zu, werden die Einstandspreise
von der Ressourcenkarte übernommen.
Ressourcenpreise aktualisieren
Wenn Sie die Einstands– bzw. Verkaufspreise für zahlreiche Ressourcen
ändern möchten, stellt Ihnen die Anwendung die Stapelverarbeitung
Ressourcenpreise aktualisieren zur Verfügung:
Achtung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Diese Stapelverarbeitung schlägt keine neuen Preise für Ressourcen vor. Sie
ändert nur die bereits erwähnten Felder auf der Ressourcenkarte. Die
Korrektur findet direkt in der Tabelle Ressourcen statt. Vor dem Klicken auf
die Schaltfläche OK müssen Sie Ihre Eingaben sorgfältig prüfen.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1 Wählen Sie das Menü Ressourcen, Periodische Aktivitäten,
Ressourcenpreise aktualisieren. Daraufhin erscheint das Fenster der
Stapelverarbeitung Ressourcenpreise aktualisieren.
75
Kapitel 4. Ressourcen
2 An dieser Stelle sollten Sie im Register Ressource die Ressourcen bzw.
Ressourcengruppen filtern, die Sie in den Feldern Nr. bzw.
Res.–Gruppennr. aktualisieren möchten.
3 Klicken Sie auf das Register Optionen und wählen Sie unter Feld
korrigieren den zu korrigierenden Einstands– bzw. Verkaufspreis.
4 Geben Sie im Feld Korrekturfaktor den Faktor ein, um den die Preise
korrigiert werden sollen. Wenn der Einkaufspreis einer Ressource
beispielsweise DM 100 beträgt und Sie den Korrekturfaktor 1,1 eingeben,
wird der neue EK–Preis von der Stapelverarbeitung auf DM 110 gesetzt.
5 Klicken Sie im Feld Rundungsmethoden auf den AssistButton p (oder
drücken Sie F6), wenn die korrigierten Werte gerundet werden sollen.
6 Nachdem Sie alle Daten eingegeben und gründlich auf ihre Richtigkeit
überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Justierung zu
starten.
76
4.8 Kapazitäten auf Projekte verteilen
4.8 Kapazitäten auf Projekte verteilen
Mit Navision Financials können Sie die Kapazität einer Ressourcengruppe
einrichten, eine Ressource auf verschiedene Projekte verteilen und ihre
Verfügbarkeit überwachen.
Unter Ressourcenkapazität wird die Menge an Einheiten verstanden, für die
eine Ressource innerhalb eines bestimmten Zeitraums verfügbar ist. So
beträgt z.B. die Arbeitswoche eines Buchhalters 40 Wochenstunden.
Der Begriff Ressourcenverteilung bezeichnet einen Vorgang, bei dem Teile
der Ressourcenkapazität einem bestimmten Projekt zugewiesen werden.
Achtung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wenn Sie in einem Projektbudget Ressourcen festlegen, werden diese
automatisch dem entsprechenden Projekt zugewiesen. Durch die
Verteilungsfunktion können Sie die Ressourcenkapazität optimal aufteilen.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Die Verfügbarkeitsfunktion zeigt für eine bestimmte Periode die nicht auf
Projekte (Status Auftrag) oder mögliche Projekte (Status Angebot) verteilte
Menge einer Ressourcenkapazität an.
In Navision Financials können Sie sehr detailliert für jede Ressource
Kapazitäten anlegen, jedoch auch etwas weniger detailliert mit
Ressourcengruppen arbeiten. Sie können sogar eine Kombination dieser
beiden Möglichkeiten verwenden, in der einige Ressourcen gruppiert sind,
während andere sehr detailliert verwaltet werden.
Die konkrete Vorgehensweise ist situationsabhängig. Wenn Sie ein Budget
einrichten, um für den Debitor einen Voranschlag und ein Angebot zu
erstellen, können Sie gleichzeitig die nötigen Ressourcen entsprechend ihrer
Aufgaben auf Ressourcengruppen verteilen. Das Angebot wird in die
Verfügbarkeitsberichte und Kapazitätsfenster übernommen, so daß Sie
feststellen können, ob – oder wann – Sie über die für das Projekt
erforderlichen Ressourcen verfügen.
Nimmt der Debitor das Angebot an, wird aus dem Projektangebot ein
Auftrag. Die Ressourcengruppen können für das Projekt wieder in einzelne
Ressourcen aufgeteilt werden, so daß Sie eine detaillierte Ressourcen– und
77
Kapitel 4. Ressourcen
Planungskalkulation erstellen können. Sie müssen für das Gesamtprojekt
nicht alle Ressourcen neu zuteilen. Je nach gewünschtem Genauigkeitsgrad
können Sie eine teilweise oder gar keine Neuverteilung durchführen. Die
Neuverteilung erfolgt bei der Aufteilung in Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten
in den Verkaufs– bzw. Projekt–Buchungsblattzeilen.
Das Menü Planung f, die auf der Ressourcenkarte und im Fenster
Ressourcengruppe zugänglich ist, ermöglicht folgendes:
· die zeitintervallabhängige Einrichtung von
Ressourcen–/Ressourcengruppenkapazitäten
· die Verteilung von Ressourcen/Ressourcengruppen auf Projekte
· die Überwachung der Verfügbarkeit von Ressourcen/Ressourcengruppen
Bevor Sie diese Option verwenden, sollten Sie sich vergewissern, daß Sie
alle Ressourcen und Ressourcengruppen eingerichtet haben. Näheres finden
Sie im Abschnitt Checkliste zum Einrichten von Ressourcen auf Seite 53.
Außerdem sollten Sie überprüfen, ob Sie alle Projekte sowie Haupt– und
Unter– und Teilaktivitäten eingerichtet haben, auf die die Ressourcen oder
Ressourcengruppen aufgeteilt werden sollen. Näheres erfahren Sie im
Kapitel Projekte, Abschnitt Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten auf Seite 118.
Ressourcen– und Ressourcengruppenkapazitäten einrichten
Bevor Sie Kapazitäten einrichten, müssen Sie sich entscheiden, ob Sie allen
Ressourcen oder nur den Ressourcengruppen Kapazitäten zuweisen
möchten. Wenn Sie allen Ressourcen Kapazitäten zuweisen wollen, sollten
Sie für Ressourcengruppen keine Kapazitäten festlegen. In
Navision Financials wird die Kapazität der entsprechenden Ressourcen auf
Gruppenebene automatisch berechnet.
78
4.8 Kapazitäten auf Projekte verteilen
Achtung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
In den Kapazitätsfenstern werden alle eingerichteten Ressourcen und
Ressourcengruppen angezeigt. Für die Arbeit mit ausgewählten Ressourcen
können Sie Filter verwenden.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sie können Kapazitätsangaben aufgeschlüsselt nach Tagen, Wochen,
Monaten, Quartalen, Jahren oder Buchhaltungsperioden eingeben; klicken
Sie dazu einfach auf das gewünschte Intervall. Wenn Sie Kapazitäten für
bestimmte Ressourcenarten festlegen wollen, können Sie Feld– oder
Tabellenfilter verwenden.
In der folgenden Abbildung sind alle Ressourcen aufgeführt, die der
Ressourcengruppe Service zugeordnet wurden.
79
Kapitel 4. Ressourcen
Sie können einer Gruppe eine Kapazität zuweisen, obwohl Sie noch nicht
über detaillierte, individuelle Ressourcenangaben für die Kapazität verfügen,
z.B. bei Planungen oder geplanten Einstellungen von Mitarbeitern. Zum
Beispiel:
Ressource
Betrag
Ressourcengruppe
Kapazität
Helge
180
Service
Kapazität
Mary
180
Service
Kapazität
John
180
Service
Blanko
60
Service
Total für Service
600
Service
In der Ressourcengruppe Service der folgenden Abbildung wird für die
Monate Oktober und November eine Kapazitätsmenge von 600/570 Stunden
angezeigt. Gegenüber der zusammengefaßten Kapazität der drei einzelnen
Ressourcen besteht eine Differenz von 60 Stunden.
Ressourcen auf Projekte verteilen
Die Anwendung erlaubt Ihnen, in jedem Fenster der Module Ressourcen und
Projekte, das die Schaltfläche Planung f enthält, einem oder mehreren
Projekten die Kapazität einer Ressource oder Ressourcengruppe
zuzuweisen.
Um die Kapazität einer Ressource von der Ressourcenkarte aus zu sehen,
klicken Sie auf Planung f, Ressourcen verfügbar.
80
4.8 Kapazitäten auf Projekte verteilen
Wie im folgenden Beispiel gezeigt ist es möglich, in Abhängigkeit der
jeweiligen Ressourceneinheit, Ressourcen auf Projekte zu verteilen und das
Fenster Ressourcenverfügbarkeit aufzurufen.
Das in der nächsten Abbildung dargestellte Fenster Res. Kapazität pro
Projekt ermöglicht die Eingabe der Menge, mit der eine bestimmte
Ressource an Projekten beteiligt ist. Die Eingabe von Verteilungen erfolgt
genauso wie die Einrichtung von Kapazitäten:
1 Wählen Sie Ressourcen, Ressource. Klicken Sie auf Planung f und
anschließend Ressourcen pro Projekt.
2 Wählen Sie die Zeile mit dem Projekt, dem Sie Kapazitäten zuweisen
möchten.
3 Legen Sie über die TrendScape–Schaltflächen das Zeitintervall und damit
auch die Genauigkeit der Verteilung fest.
Die Anzahl der Mengeneinheiten wird in der Verfügbarkeitsfunktion der
Ressource bzw. der Ressourcengruppe berücksichtigt, sofern die entsprechenden Projekte auf den Status Angebot oder Auftrag gesetzt sind.
Die Aufteilung von Ressourcengruppen auf Projekte erfolgt in gleicher Weise.
Die Fenster für Ressourcengruppenkapazitäten und –verteilungen können in
allen Fenstern mit Ressourcengruppen über die Schaltfläche Planung f
aufgerufen werden.
Sie können außerdem ein Projektbudget (einschließlich aller Hauptaktivitäten, Unteraktivitäten und Teilaktivitäten) einsehen oder erstellen. Eine
Kurzbeschreibung finden Sie in diesem Kapitel auf Seite 83; ausführliche
Hinweise erhalten Sie im Kapitel Projekte, Abschnitt Projektbudget auf
Seite 123.
81
Kapitel 4. Ressourcen
Ressourcenverfügbarkeit
Von den Fenstern Ressourcenkapazität oder Res. Kapazität pro Auftrag
können Sie das Fenster Ressourcenverfügbarkeit einblenden, indem Sie den
Befehl Planung f, Ressourcenverfügbarkeit aufrufen.
In diesem Fenster wird die für Projekte reservierte Kapazität aller Ressourcen
aufgeführt. Die Projekte sind nach ihrem jeweiligen Status aufgeteilt (Menge
in Auftrag und Projekt Angebote). Die Ressourcenverfügbarkeit ist aufgeschlüsselt nach Verfügbarkeit nach Projektaufträgen und Nettoverfügbarkeit.
Ressourcen, die im Verlauf eines Verkaufsvorgangs eingegeben wurden,
beeinflussen weder die Ressourcenverfügbarkeit noch die Ressourcenkapazität. In der folgenden Abbildung ist die wöchentliche Verfügbarkeit einer
Ressource dargestellt.
82
4.8 Kapazitäten auf Projekte verteilen
Budgetieren von Ressoucen unter Berücksichtigung der Aktivitäten
Die Anwendung erlaubt Ihnen, für ein Projekt ein vollständiges Budget einzurichten. Budgets können nicht nur für Ressourcen und Ressourcengruppen,
sondern auch für Artikel und andere Ausgaben eingerichtet werden, die Sie
direkt im Modul Finanzbuchhaltung buchen. Da Sie alle Aspekte eines
Projekts sofort abschätzen können, erhalten Sie für jedes Projekt ein gut
durchkalkuliertes Budget. Es ist möglich, für jede Entwicklungsstufe des
Projekts das Budget mit dem aktuellen Verbrauch zu vergleichen. Für jedes
Projekt ist es empfehlenswert, ein Budget einzurichten.
Mit Hilfe des Menüs Planung f, Projektbudget sind Sie in der Lage, einen
Kostenvoranschlag für die erwarteten Einstands– und Verkaufspreise eines
Projekts zu erstellen. Das Menü ist über die folgenden Fenster zugänglich:
Ressource / Ressourcengruppe, Ressource / Ressourcengruppenkapazität,
Ressourcenverfügbarkeit und Ressource / Ressourcengruppe Kapazität pro
Projekt.
Ein Budget liefert die Basis, den tatsächlichen Verbrauch und Verkauf
ständig mit den veranschlagten Werten abzustimmen. Durch die Erfassung
des realen Verbrauchs und den Vergleich mit einem Budget sowie die
Untersuchung von aufgetretenen Abweichungen können Sie die
Budgetverwaltung für künftige Projekte verbessern und das Risiko
verringern, Kosten zu unterschätzen. Wenn Sie das Projektmodul in vollem
Umfang nutzen möchten, sollten Sie daher immer Budgets verwenden.
Bevor Sie ein Budget erstellen, sollten Sie das Projekt in eindeutig
festgelegte Hauptaktivitäten zerlegen. Die Hauptaktivitäten sollten
wiederum in Unteraktivitäten und diese in Teilaktivitäten aufgeteilt werden.
Die Anzahl der Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten hängt von der
gewünschten Genauigkeit ab, die Sie für den Vergleich mit dem tatsächlichen
Verkauf und Verbrauch und den veranschlagten Werten benötigen.
83
Kapitel 4. Ressourcen
Art, Nr.
Name
Beschreibung
Hauptaktivität 0
Planung
Projektplanung, Kostenvoranschlag, Ressourcen
zuweisen, vorläufige Berechnung. Der Status des
Projekts ist auf Planung gesetzt.
Unter-
Budgetierung Projektbudget einrichten.
aktivität 1
Teilaktivität 1 Kapazitäten
Ressourcenkapazitäten erfassen.
Teilaktivität 2 Berechnung
Ressourcenpreise und –kosten abschätzen.
Unteraktivität 2
Vorgaben des Kontaktaufnahme mit dem Debitor und Notieren der
Debitors
letzten Spezifikationen und Änderungen.
Teilaktivität 1 Neuberech-
Erneute Berechnung des Budgets.
nung
Unteraktivität 3
Angebot
Erstellen eines Verkaufsangebots für den Debitor
(Projektstatus auf Angebot setzen).
Unteraktivität 4
Auftrag
Auftragseingang vom Debitor. Projektstatus auf
Auftrag setzen.
Hauptaktivität 1
Spezifikation
Debitorentreffen. Ort für Lieferung und Zusammenbau
festlegen.
Unteraktivität 1
Vermessen
Vermessen der Räume.
Unteraktivität 2
Termine
Festlegen der Termine aller Teilaktivitäten für Lieferung
und Zusammenbau.
Hauptaktivität 2
Einrichtung
Einrichtung der Räumlichkeiten.
Unteraktivität 1
Transport
Transport und Lieferung 1.
Teilaktivität 1 Transport
Organisation des Transports.
Teilaktivität 2 Verteilung
Verteilung der Möbel in den Räumlichkeiten.
Unteraktivität 2
Organisation der Möblierung.
Einrichtung
Teilaktivität 1 Einrichtung
84
Genehmigung und Korrektur des Designs.
4.8 Kapazitäten auf Projekte verteilen
Art, Nr.
Name
Haupt-
Genehmigung Freigabe durch den Debitor.
aktivität 3
durch den
Debitor
Unteraktivität 1
RäumlichVorführung der Räumlichkeiten und Erklären des
keiten präsen- Designs.
tieren
Unter-
Ausbesserung Ausbesserung des Designs gemäß den Vorstellungen
aktivität 2
Beschreibung
des Debitors.
Hauptaktivität 4
Zusammenbau
Zusammenbau aller Möbel und Computer.
Unteraktivität 1
Lieferung
Lieferung der Einzelteile.
Teilaktivität 1 Transport
Transport und Verteilung der Einzelteile.
Unteraktivität 2
Zusammenbau der angelieferten Einzelteile und
Computer.
Zusammenbau
Teilaktivität 1 Möbel
Zusammenbau aller Möbel.
Teilaktivität 2 Verkabelung
Verlegen der Kabel.
Teilaktivität 3 Computer
Einrichten der Computer.
Teilaktivität 4 Test
Test und Freigabe der Installation.
Unteraktivität 3
Test
Abschließender Test und Freigabe der gesamten
Einrichtung.
Hauptaktivität 5
Abschließen
des Projekts
Abschließen des Projekts.
Unteraktivität 1
Inbetriebnahme
Inbetriebnahme der Geräte durch den Debitor.
Unteraktivität 2
Besprechung
Abschließende Besprechung mit dem Debitor.
Bei der Eingabe von Budgetzeilen werden diese automatisch nach Haupt–,
Unter– und Teilaktivitäten sortiert. Sie können die Reihenfolge beeinflussen,
indem Sie die Codes für die einzelnen Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten
jeweils mit einer bestimmten Ziffer, gefolgt von einem Bindestrich, beginnen.
85
Kapitel 4. Ressourcen
Vor dem Einrichten eines Budgets müssen Sie Haupt–, Unter– und
Teilaktivitäten einrichten. Sie finden diese Optionen im Projektmodul unter
dem Punkt Einrichtung. Weitere Hinweise erhalten Sie im Kapitel Projekte,
Abschnitt Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten auf Seite 118.
In der nächsten Abbildung sehen Sie einen Auszug aus dem in der obigen
Tabelle beschriebenen Projektbudget:
In Navision Financials haben Sie drei Möglichkeiten zum Einrichten eines
Budgets:
· Sie können ein neues Budget erstellen und alle Beträge manuell
eingeben.
· Es ist möglich, ein Budget teilweise oder vollständig zu kopieren
(Seite 132).
· Ausgewählte Zeilen können über die Zwischenablage kopiert werden
(Seite 135).
86
4.8 Kapazitäten auf Projekte verteilen
Neues Budget erstellen
Markieren Sie mit dem Cursor im Fenster Res. Kapazität pro Projekt ein
Projekt, und rufen Sie das Menü Planung f, Projektbudget auf. Daraufhin
erscheint das Fenster Projektbudget für das ausgewählte Projekt.
Bei allen Projektbudgets sollten die folgenden Felder angezeigt werden:
Feld
Eingabe:
Hauptaktivitäts- Wenn Sie eine Haupt–, Unter– oder Teilaktivität budgetieren
code
möchten, geben Sie die jeweiligen Aktivitäten in diese Felder ein.
Unteraktivitäts- Klicken Sie auf den AssistButton p (oder drücken Sie F6), um eine
Übersicht der Haupt–, Unter–, bzw. Teilaktivitäten einzublenden.
code
Teilaktivitätscode
Art
Geben Sie die Art des Betrages ein, den Sie budgetieren möchten.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
· Ressource
· Artikel
· Sachkonto
· Ressourcengruppe
Nr.
Klicken Sie auf den AssistButton p (oder drücken Sie F6), um
abhängig von der Einstellung im Feld Art eine Ressource, einen
Artikel, ein Sachkonto oder eine Ressourcengruppe auszuwählen.
Startdatum
Geben Sie das Datum ein, ab dem die geplante Arbeit an der
Haupt–, Teil– oder Unteraktivität beginnen soll.
Beschreibung
Navision Financials zeigt in diesem Feld automatisch die
Beschreibung der Ressource, der Ressourcengruppe, des
Sachkontos oder des Artikels an. Sie können den Inhalt dieses
Feldes beliebig ändern.
Menge
Geben Sie die Menge an Einheiten ein, die für diese Haupt–, Teil–
oder Unteraktivität budgetiert werden soll.
Einstandspreis
In diesem Feld wird automatisch der Einstandspreis angezeigt.
87
Kapitel 4. Ressourcen
4.9 Ressourcen–Buchungsblätter
MIt Hilfe der Ressourcen–Buchungsblätter können Sie den Verkauf und den
Verbrauch von Ressourcen für den internen Gebrauch und die statistische
Auswertung buchen. Diese Buchungen stehen in keinem Zusammenhang mit
der Finanzbuchhaltung und können (im Gegensatz zu Projektposten) auch
nicht aktiviertwerden. Für regelmäßige interne Ressourcenbuchungen
stehen wiederkehrende Buchungsblätter zur Verfügung.
Erforderliche Felder in Ressourcen–Buchungsblättern
Damit alle Posten gebucht werden können, sollten im Buchungsblatt die
folgenden Felder enthalten sein:
Feld
Eingabe:
Buchungsdatum Geben Sie das Buchungsdatum des Postens ein.
Postenart
Wählen Sie zwischen den Optionen Verbrauch und Verkauf.
Belegnr.
Geben Sie die Nummer des Belegs ein, der in diesem Eintrag
verwendet wird. Mit der Navigate–Funktion können Sie auf
bequeme Art und Weise alle Posten suchen, die mit einer
bestimmten Belegnummer verknüpft sind. Aus diesem Grund
sollten Sie dieses Feld ausfüllen.
Res.–Nr.
Klicken Sie auf den AssistButton p (oder drücken Sie F6), um die
gewünschte Ressource auszuwählen. Siehe auch auf Seite 53.
Beschreibung
Der Name der eingegebenen Ressource wird automatisch
angezeigt. So können Sie schnell sicherstellen, daß Sie auch
tatsächlich die gewünschte Ressource ausgewählt haben. Sie
können die Beschreibung der Ressource ändern und für die
Transaktion eine ausführlichere Beschreibung eingeben.
Arbeitstypencode
Wenn der Verkauf oder Verbrauch einer Ressource vom Arbeitstyp
abhängt, müssen Sie in diesem Feld eine Eingabe vornehmen.
Klicken Sie auf den AssistButton p (oder drücken Sie F6), um die
gewünschte Ressource auszuwählen. Siehe auch auf Seite 67.
Projektnr.
88
Hängt die Verwendung einer Ressource von einem Projekt ab,
müssen Sie in diesem Feld eine Eingabe vornehmen. Klicken Sie auf
den AssistButton p (oder drücken Sie F6), um das entsprechende
Projekt auszuwählen. Siehe auch im Kapitel Projekte.
4.9 Ressourcen–Buchungsblätter
Feld
Eingabe:
Menge
Geben Sie die Menge der verbrauchten oder verkauften Ressourcen
ein.
Einheitencode
Dieser Code legt die Mengeneinheit der Ressource fest. Der Code
wird von der entsprechenden Ressourcenkarte übernommen. Wenn
Sie einen Arbeitstyp eingeben, dem eine andere Einheit zugeordnet
ist, wird die Mengeneinheit automatisch angepaßt. Klicken Sie auf
den AssistButton p (oder drücken Sie F6), um die gewünschte
Einheit auszuwählen. Siehe auch Seite 61.
Fakturierbar
Der Verkauf bzw. Verbrauch kann mittels Buchung über das
Projekt–Buchungsblatt fakturiert werden. Wenn Sie das Häkchen
entfernen, kann der Posten nicht fakturiert werden. Posten, die über
das Ressourcen–Buchungsblatt gebucht werden, können nicht
fakturiert werden. In diesem Buchungsblatt überwacht dieses Feld
nur die Ressourcenstatistik für den fakturierbaren bzw. nicht
fakturierbaren Verbrauch.
In einem wiederkehrenden Buchungsblatt müssen zusätzlich die folgenden
Felder ausgefüllt werden:
Feld
Eingabe:
Wiederholungsart
Wählen Sie zwischen den Optionen Fix und Variabel.
Fix: Alle Werte bleiben nach der Buchung erhalten.
Variabel: Der Inhalt des Feldes Menge wird nach der Buchung
automatisch gelöscht.
Wiederholungs- Geben Sie eine Datumsformel wie z.B. 3W (3 Wochen) ein, um das
rate
Zeitintervall festzulegen, nach dem die Buchung wiederholt werden
soll.
Ablaufdatum
Wenn eine wiederkehrende Transaktion nur bis zu einem
bestimmten Datum ausgeführt werden soll, müssen Sie dieses Feld
ausfüllen. Die Anwendung vergleicht dabei das Arbeitsdatum mit
dem Ablaufdatum. Überschreitet das Arbeitsdatum das Ablaufdatum, wird die Buchung nicht durchgeführt, ohne daß hierzu eine
spezielle Meldung angezeigt wird.
In der folgenden Abbildung ist ein Beispiel für ein wiederkehrendes
Ressourcen–Buchungsblatt dargestellt.
89
Kapitel 4. Ressourcen
90
4.10 Journale und Statistiken
4.10 Journale und Statistiken
Ressourcenjournale zeichnen Buchungsvorgänge auf – sie geben Auskunft
über die in jedem Journal enthaltenen Posten. Bei jedem Buchungsvorgang
wird ein neues Journal erstellt. Nach erfolgter Buchung wird das jeweilige
Journal automatisch geschlossen.
Allen Posten werden automatisch fortlaufende Nummern zugewiesen. Jeder
Posten in Navision Financials kann mit seiner Nummer eindeutig identifiziert
werden.
Ressourcenjournale
Die Tabelle Ressourcenjournale, die sich im gleichnamigen Fenster befindet,
enthält die Felder mit Angaben zum Ursprung der Buchung (Herkunftscode,
Buch.–Blatt Name) und die Benutzer ID. Die Felder Von Lfd. Nr. und
Bis Lfd. Nr. zeigen an, wieviele Ressourcenposten sich im entsprechenden
Journal befinden.
Ressourcenposten einsehen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um alle Ressourcenposten einzusehen:
1 Rufen Sie im Menü Ressourcen den Punkt Journale auf.
2 Wählen Sie das gewünschte Journal aus.
3 Klicken Sie im Feld Von Lfd. Nr. auf den AssistButtonp (oder drücken Sie
F6).
91
Kapitel 4. Ressourcen
Daraufhin öffnet sich das Fenster Ressourcenposten. Der Cursor befindet
sich auf dem ersten Datensatz des im vorigen Fenster ausgewählten
Journals.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Inhalt eines bestimmten Journals
aufzurufen:
1 Wählen Sie Ressourcen, Journale.
2 Wählen Sie das Journal aus, das Sie sich ansehen möchten.
3 Rufen Sie den Befehl Journal f, Ressourcenposten auf.
Daraufhin erscheint das Fenster Ressourcenposten. Die Datensätze
werden entsprechend Ihrer Eingabe in den Feldern Von Lfd. Nr. und Bis
Lfd. Nr. der im Fenster Ressourcenjournale ausgewählten Zeile gefiltert.
In der folgenden Abbildung ist ein ausgewähltes Journal dargestellt:
Ressourcenstatistik
Im Fenster Ressourcenstatistik sind alle Buchungen erfaßt, die über das
Projekt–Buchungsblatt, das Ressourcen–Buchungsblatt bzw. (mit
Einschränkungen) die Verkaufsvorgänge abgewickelt werden. Die Register
erlauben eine Aufteilung in Verbrauch und Verkauf. Die Beträge werden nach
dem Arbeitsdatum aufgeschlüsselt. Nachfolgend erhalten Sie einige
Beispiele für die Verwendung des Statistikfensters.
92
4.10 Journale und Statistiken
Statistikbeispiel 1
Öffnen Sie ein Ressourcen–Buchungsblatt, und buchen Sie vier Zeilen wie im
folgenden Bildschirm gezeigt.
Das folgende Ergebnis sollte zu sehen sein:
Das Register Verbrauch zeigt die Beträge, die in den beiden Zeilen der
Postenart Verbrauch gebucht wurden. In diesem Register wurde der Betrag
im Feld Freie Kapazität verringert. In den Bereichen Nicht Fakturierbar und
Fakturierbar sind die Stunden und die VK–Preise der gebuchten Posten
aufgeführt. Die Berechnung im Feld Fakturierbar % (Einh) erfolgt nach
folgender Formel:
100 × Fakturierbar
------------------------------------------------------------------------------------------------
Fakturierbar + NichtFakturierbar
Das Register Verkauf zeigt die Beträge, die in den beiden Zeilen der
Postenart Verkauf gebucht wurden. In diesem Register werden nur die fakturierbaren Beträge erfaßt. Die fakturierbare Zeile wird als in Rechnung gestellt
aufgezeichnet. Das Feld DB berechnet sich folgendermaßen:
DB = Fakturiert – Verbrauch
93
Kapitel 4. Ressourcen
Das Feld DB % wird nach der folgenden Formel berechnet:
100 × DB
------------------------Fakturiert
Statistikbeispiel 2
Buchen Sie in einer Zeile des Ressourcen–Buchungsblatts einen Verbrauch
des Lifts von 10 Stunden. Daraufhin erhöhen sich die fakturierbaren Werte im
Register Verbrauch. Dieser Verbrauch hat keinen Einfluß auf das Feld
Fakturiert im Register Verkauf, doch die Angabe im Feld Fakturiert % wird
vermindert. Da der fakturierte Betrag konstant bleibt und sich der Wert im
Feld Verbrauch (Einst.–Preis) erhöht, enthalten die Felder DB und DB %
niedrigere Werte als zuvor.
94
4.10 Journale und Statistiken
Es wird empfohlen, Ressourcenverkäufe immer über Aufträge oder Verkaufsrechnungen zu buchen. Sind Verbrauch oder Verkauf einem Projekt
zugeordnet, dann sollten Sie den Verbrauch im Projekt–Buchungsblatt und
den Verkauf in einer Verkaufsrechnung buchen.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Projekte, Abschnitt Fakturierung
auf Seite 141.
Statistikbeispiel 3
Buchen Sie im Projekt–Buchungsblatt für das Projekt Bäderland einen
zehnstündigen Verbrauch des Lifts. Im Register Verbrauch werden daraufhin
die 10 Stunden erfaßt, wie in den Feldern Freie Kapazität und Fakturierbar
ersichtlich. Im Register Verkauf hat sich lediglich das Feld Verbrauch
(Einst.–Preis) geändert.
1 Erstellen Sie eine neue Verkaufsrechnung (keinen Verkaufsauftrag!) für
den Debitor 50000 Bäderland.
2 Rufen Sie aus den Verkaufszeilen das Menü Funktion f, Projektverbrauch
abrufen auf.
3 Im Fenster der daraufhin angezeigten Stapelverarbeitung müssen Sie die
Projektnr. eingeben. Klicken Sie dazu auf den AssistButton p (oder
drücken Sie F6). Wählen Sie das Projekt Bäderland aus. Geben Sie das
Datum ein, das Sie bei der letzten Buchung im Projekt–Buchungsblatt im
Feld Buchungsdatum verwendet hatten.
4 Nachdem Sie auf die Schaltfläche OK geklickt haben, erscheint der im
Projekt–Buchungsblatt gebuchte Posten in den Zeilen der
Verkaufsrechnung.
95
Kapitel 4. Ressourcen
Nach der Buchung der Verkaufsrechnung werden die fakturierten Werte
im Register Verkauf der Ressourcenstatistik angezeigt.
In allen Teilen des Moduls Debitoren & Verkauf können Sie Ressourcen auch
projektunabhängig verkaufen. Das folgende Beispiel zeigt dies:
Statistikbeispiel 4
Verkaufen Sie auf einem Verkaufsauftrag dem Debitor 50000 Bäderland den
XM-Break für eine Strecke von 50 Kilometern. In den Verkaufsauftragszeilen
können Sie keine Projektnummer eingeben; dies ist nur auf Rechnungen
oder Gutschriften möglich. Nachdem Sie den Auftrag gebucht haben, werden
im Fenster Ressourcenstatistik die Ergebnisse lediglich im Register Verkauf
angezeigt; die Felder des Registers Verbrauch werden nicht aktualisiert. Sie
können auf diesem Wege also nicht den Verbrauch Ihrer Ressourcenkapazität erfassen.
Es gibt jedoch folgende Möglichkeiten zur Lösung des Problems:
· Wenn es eine Beziehung zu einem Projekt im Status Auftrag gibt, können
Sie für diese Vorgänge nur eine Verkaufsrechnung verwenden, da das
Projekt selbst einen Verkaufsauftrag darstellt.
· Nach der Buchung des Verkaufs müssen Sie dann den Verbrauch im
Projekt–Buchungsblatt buchen. Die Posten der verkauften Ressourcen
können automatisch oder manuell ausgeglichen werden. Anschließend
werden die Angaben im Fenster Ressourcenstatistik aktualisiert.
· Gibt es keine Beziehung zu einem Projekt in Ihrem Mandanten, dann
sollten Sie die in Rechnung gestellten Beträge als Verbrauch im
Ressourcen–Buchungsblatt nachträglich buchen.
Weitere Hinweise zum Ausgleich von Posten erhalten Sie im folgenden
Kapitel, Abschnitt Posten ausgleichen auf Seite 161.
Ressourcen in Stücklisten
Ressourcen können als Komponenten in Stücklisten verwendet werden.
Nähere Informationen zum Erstellen und zur Anwendung von Stücklisten
finden Sie in Kapitel 23 Stücklisten im 2. Benutzerhandbuch.
96
4.10 Journale und Statistiken
Im folgenden Beispiel wird eine Stückliste, bestehend aus drei Artikeln und
zwei Ressourcen hergestellt. Nach ihrer Einrichtung kann die Stückliste wie
jeder Artikel des Moduls Lager eingesetzt werden.
Buchungen der hergestellten Stücklisten finden keine weitere
Berücksichtigung im Modul Ressourcen.
Die nächsten beiden Abbildungen zeigen die Stückliste, für die die folgenden
Vorgaben gelten:
· Lagerabgangsmethode:
Standard
· VK–Preis:
3.000,00 DM
· Produkt Buch.–Gr.:
Handel
· Lagerbuchungsgruppe:
Weiterverkauf
Um den EK–Preis (fest) zu berechnen, wählen Sie Artikel f,
Stückl. Einst.-Preis berechnen. Wenn im Feld Lagerabgangsmethode die
Option Standard gewählt wurde, wird auch das Feld Einstandspreis sofort
aktualisiert.
Einstandspreis bei
Stücklisten
Der Einstandspreis für Stücklisten der anderen Lagerabgangsmethoden (z.B.
FIFO) wird dann korrekt berechnet, wenn Sie folgendermaßen vorgehen:
1 Stücklistendefinition auf der Artikelkarte
2 Einstandspreis berechnen mit Artikel f, Stückl. Einst.-Preis berechnen
Ein Aufschlag im Feld Kosten % addiert den angegebenen Prozentsatz
zusätzlich auf die Summe der Einstandspreise der Komponenten.
3 Herstellung der Stückliste in einem Stücklistenbuchungsblatt.
Es ist wichtig, daß die Schritte 2 und 3 nicht vertauscht werden.
97
Kapitel 4. Ressourcen
Herstellung der Stückliste
Im Stücklisten Buchungsblatt werden 30 Einheiten dieser Stückliste vom
Lagerortcode Grün gebucht. Die Buchung verursacht zwei Typen von Posten:
· eine Verbrauchsbuchung der Ressourcen und
· eine Lagerabgangsbuchung der Artikel.
Die folgenden Abbildungen zeigen diese Posten:
Um die Ressourcen– bzw. Artikelposten einzusehen, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1 Rufen Sie das Menü Lager, Stücklistenjournale auf
2 Wählen Sie das entsprechende Journal
98
4.10 Journale und Statistiken
3 Klicken Sie auf Journal f, Ressourcenposten bzw. Artikelposten
Ressourcenstatistik
Die Herstellung der 30 Stücklisteneinheiten wird in der Ressourcenstatistik
als fakturierbarer Verbrauch aufgezeichnet. Um die entsprechende Statistik
einzusehen, gehen Sie vor wie folgt:
1 Wählen Sie Ressourcen, Ressourcen
2 Blättern Sie zur Ressourcenkarte von Helge Schneider
3 Wählen Sie Ressource f, Statistik
99
Kapitel 4. Ressourcen
Verwendung der Stückliste
Nach der Herstellung der Stückliste wird diese von der Anwendung wie ein
Artikel Ihres Lagers behandelt. Das Modul Ressourcen bleibt von sämtlichen
Buchungen in den Verkaufszeilen, oder in den Projekt Buchungsblättern
unberührt. Im Kapitel Projekte, Abschnitt Projekte und Verkaufsvorgänge auf
Seite 148 erfahren Sie mehr über die Buchung von Artikeln im Zusammenhang mit Projekten beschrieben.
Entfalten der
Stückliste in
Verkaufszeilen
Wenn Sie eine Stückliste in den Verkaufszeilen entfalten, werden die
einzelnen Komponenten einzeln gebucht. Enthält die entfaltete Stückliste
eine Ressource, ist deren Postenart Verkauf. Dies soll im folgenden Beispiel
verdeutlicht werden:
1 Erstellen Sie einen Verkaufsauftrag für den Debitor 20000.
2 Fügen Sie die Stückliste in der Verkaufzeile ein.
3 Wählen Sie Funktion f, Stückliste entfalten.
In der folgenden Abbildung sehen Sie die von der Anwendung gefüllten
Auftragszeilen. Der Arbeitstypencode muß manuell ausgewählt werden:
Um die bei der Buchung entstandenen Ressourcenposten einsehen zu
können, sind folgende Schritte notwendig:
100
4.10 Journale und Statistiken
1 Wählen Sie Debitoren & Verkauf, Gebuchte Rechnungen
2 Blättern Sie zur letzten Rechnung
3 Wählen Sie Navigate und Ressourcenposten, Anzeigen:
Statistik für Ressourcengruppen
Einzelne Ressourcen werden einer Ressourcengruppe zugeordnet.
Navision Financials bietet ein Statistikfenster für Ressourcengruppen. Es hat
denselben Aufbau und enthält die gleichen Felder wie das Fenster
Ressourcenstatistik.
Alle gebuchten Beträge für einzelne Ressourcen, werden im Fenster
Ressourcengr. Statistik angezeigt. Da es möglich ist, einer
Ressourcengruppe Ressourcen mit unterschiedlichen Mengeneinheiten
zuzuweisen, sollten Sie sich mit Hilfe von Filtern die zugehörenden Werte
anzeigen lassen.
101
Kapitel 4. Ressourcen
Im obigen Bild wurde der Verbrauch der Ressourcengruppe Maschine für die
Mengeneinheit Std gezeigt. Das folgende Bildschirmfoto zeigt den Verbrauch
dieser Ressourcengruppe für die Einheit km. Der Filter muß im Feld
Einheitenfilter gesetzt werden.
Das letzte Bild zeigt für diese Ressourcengruppe die gebuchten Beträge der
Postenart Verkauf ohne daß Filter gesetzt wurden.
102
4.10 Journale und Statistiken
103
Kapitel 4. Ressourcen
104
Abschnitt 2
Projekte
Kapitel 5
Projekte
Das Projektmodul von Navision Financials
ermöglicht Ihnen, längerfristige Projekte zu
verwalten. Sie können für einzelne Projekte den
schrittweisen Einsatz von Arbeitsstunden,
Maschinenlaufzeiten und Material nachvollziehen. Außerdem werden mit Hilfe der integrierten Fakturierung in den Modulen
Debitoren & Verkauf sowie Kreditoren & Einkauf
alle dazugehörenden Einnahmen und Ausgaben
aufgezeichnet.
Für jedes Projekt gibt es ein Budget. Projekte
und Budgets werden in Aktivitäten aufgeteilt.
Hauptaktivitäten lassen sich in Unteraktivitäten
und diese wiederum in Teilaktivitäten unterteilen. Jede Buchung eines Verkaufs oder
Verbrauchs kann mit dem Budget verknüpft
werden, so daß Sie die Entwicklung eines
Projekts bis ins kleinste Detail nachvollziehen
können.
Das Kapitel besteht aus den folgenden
Abschnitten:
· Übersicht
· Checkliste zum Einrichten von Projekten
· Projekte ändern und löschen
· Funktionen zur Projektkontrolle
· Fakturierung
· Projektjournale
· Projekte aktivieren und deaktivieren
· Abgeschlossene Projekte
Kapitel 5. Projekte
5.1 Übersicht
Das Unternehmens– und Projektmanagement in Navision Financials
unterstützt flexible Lösungen für Langzeitprojekte und viele Arten von
Beratungs– und Serviceaufgaben. Budgetierungen, fortlaufende
Aufzeichnung der Projekt– und Kostenentwicklung sichern ein effektives
Management an Materialverbrauch, an Zeitbedarf, an Ressourcenverbrauch
und anderen Kosten. Das Projektmanagement gibt Ihnen ständig ein
aktuelles Bild nicht nur über die einzelnen Projekte, sondern zudem über die
Einbindung von Mitarbeitern und Maschinen in allen Projekten.
Sie können so detailliert in das Projektmanagement einsteigen wie Sie
möchten. Eine Ausrichtung kann beispielsweise die Aufzeichnung und
Fakturierung nicht abgeschlossene Arbeiten sein. Andererseits ist es
möglich, zukunftsorientierte Detailplanungen durchzuführen und jederzeit
den Projektablauf, seine Aufträge, Rechnungen und Kosten
nachzuvollziehen. Sie können entscheiden, ob die Projekte in die
Finanzbuchhaltung integriert werden sollen oder von ihr losgelöst ablaufen.
Alle eingerichteten Projekte können in drei Ebenen unterteilt werden:
Hauptaktivitäten, Unteraktivitäten und Teilaktivitäten. Alle Ebenen können
für Budgetierungen, Aufträge und Verbräuche verwendet werden. Dieses
trägt dazu bei, das Projekt in kleinere Einheiten aufzuteilen und ein sehr
hohes Maß an Feinspezifizierung zu erreichen. Teilfakturierungen von
Projekten können zu jedem Zeitpunkt vorgenommen werden.
Navision Financials verfügt über Funktionen, die Sie beim Sammeln von
Informationen, die Ihre Projekte betreffen, unterstützen und Ihnen die
Möglichkeit bieten, Gesamtprojekte sowie einzelne Haupt–, Unter– und
Teilaktivitäten zu analysieren. Dadurch sind Sie in der Lage, Ihre
Budgetverwaltung zu optimieren und künftige Projektplanungen effizienter
zu gestalten. Sie können z.B. ein sehr detailliertes Budget aufstellen, in dem
jede Ressource und jeder Einkaufspreis nach Intervallen (Tag, Woche, Monat,
Quartal, Jahr, Buchhaltungsperiode) aufgeschlüsselt ist. Auf diese Weise
erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Verfügbarkeit und den
geplanten Verbrauch jeder einzelnen Ressource. Eine Kopierfunktion erlaubt
Ihnen, Budgets in ein neues Projekt zu übernehmen. Wenn Sie möchten,
können Sie die Zeitintervalle beibehalten und anschließend durch eine
Zeitverschiebung anpassen.
108
5.1 Übersicht
Projekte contra Verkaufsaufträge
Beachten Sie bei der Arbeit mit dem Modul Projekte von Navision Financials,
daß ein Projektangebot weitgehend identisch ist mit einem Verkaufsangebot
und ein Projektauftrag mit einem Verkaufsauftrag. Es ist dabei nicht möglich,
Ressourcen und Artikel, die innerhalb eines Projekts verbucht werden sollen,
in Angeboten und Aufträgen zu erfassen, wenn das zugehörende Projekt den
jeweils gleichen Status aufweist.
Alle Verkaufsbuchungen eines Projekts können nur aus Rechnungen und
Gutschriften heraus vorgenommen werden.
109
Kapitel 5. Projekte
5.2 Checkliste zum Einrichten von Projekten
Wenn Sie auf der Projektkarte ein neues Projekt einrichten, müssen Sie
einige Felder auf jeden Fall ausfüllen; andere Felder dagegen können
optional ausgefüllt werden. Außerdem gibt es Felder, in denen keine Eingabe
erforderlich ist, da sie automatisch gefüllt werden.
In der folgenden Checkliste finden Sie die auf jedem Register verfügbaren
Felder der Standard–Programmversion. Das in der Spalte Ausfüllen
dargestellte Symbol gibt an, ob und wie das jeweilige Feld ausgefüllt werden
muß:
c
Dieses Feld muß ausgefüllt werden.
i
Dieses Feld kann bei Bedarf ausgefüllt werden.
j
In diesem Feld können Sie keine Dateneingabe vornehmen. Es wird
automatisch gefüllt.
In der Online–Hilfe finden Sie eine genaue Beschreibung aller Felder (auch
der in diesem Handbuch nicht detailliert beschriebenen).
Feld
Ausfüllen Erklärung
Register Allgemein:
Nr.
c
Beschreibung
Geben Sie eine kurze Beschreibung des
Projekts ein. Dieser Eintrag erscheint in der
i
Rech. an Deb.–Nr.
i
110
Hier können Sie können sowohl Ziffern als auch
Buchstaben eingeben. Die Anwendung akzeptiert nur eine eindeutige Nummer.
Verkaufs– bzw. Buchungsblattzeile, wenn Sie
im Feld Nr. die Nummer oder den Suchbegriff
eingeben.
Der Debitor, an den die Rechnung gestellt wird.
Klicken Sie auf den AssistButton p (oder
drücken Sie F6), um einen Debitor Ihres Unternehmens auszuwählen. Sie können aber auch
Projekte einrichten, die nicht debitorenbezogen
sind.
5.2 Checkliste zum Einrichten von Projekten
Feld
Ausfüllen Erklärung
Name
Der Name des Debitors (wird von der Debito-
j
Adresse
j
Adresse 2
j
PLZ/Ort
j
z.H.
renkarte übernommen).
Die Adresse des Debitors (wird automatisch
von der Debitorenkarte übernommen).
j
Der Ansprechpartner beim Debitor (wird automatisch von der Debitorenkarte übernommen).
i
Als Vorgabe erscheint hier Ihre Eingabe im Feld
Beschreibung. Sie können den Eintrag ändern.
Suchbegriff
Status
Sie müssen dem aktuellen Projekt einen Status
c
zuweisen. Wählen Sie zwischen den folgenden
Optionen: Planung, Angebot, Auftrag und
Abgeschlossen.
Der Status kann nur in der Reihenfolge von
Planung nach Abgeschlossen verändert
werden. Eine Umkehr dieser Reihenfolge ist
nicht möglich. Rechnungen für Debitoren
können nur im Status Auftrag erstellt werden.
Nachkalkulationen lassen sich nur für abgeschlossene Projekte durchführen. Näheres
finden Sie auf Seite 117.
Verantwortlich
Wählen Sie aus der Ressourcenübersicht einen
i
Gesperrt
Projektverantwortlichen aus. Klicken Sie dazu
auf den AssistButton p (oder drücken Sie F6).
Weitere Hinweise finden Sie im Kapitel
Ressourcen.
i
Setzen Sie in dieses Feld ein Häkchen (x), um
Buchungen für das Projekt zu unterbinden.
j
Wird automatisch mit dem Datum der letzten
Änderung auf der Projektkarte ausgefüllt.
Korrigiert am
111
Kapitel 5. Projekte
Feld
Ausfüllen Erklärung
Register Buchen:
Ausgleichsmethode
c
Sie können für das aktuelle Projekt zwischen
den Ausgleichsmethoden Saldomethode und
Offener Posten wählen. Die Saldomethode
nimmt automatisch einen Ausgleich mit dem
ältesten offenen Posten vor. Mit Hilfe der
Option Offener Posten müssen Sie dagegen
auswählen, mit welchen offenen Posten der
Ausgleich erfolgen soll. Weitere Hinweise
erhalten Sie im Abschnitt Ausgleichsmethode
auf Seite 138
Aktiv.–Methode
Diese Auswahl steht in Verbindung mit der
Stapelverarbeitung Projektposten aktivieren.
c
Hier können Sie festlegen, wie Posten der
Postenart Verkauf aktiviert werden können:
Keine: Die Aktivierung ist nicht möglich.
Einst.–Preise: Alle Buchungen werden auf der
Grundlage des Einstandspreises aktiviert.
VK–Preise: Die Aktivierung der gebuchten
Verbrauchsposten erfolgt auf der Grundlage der
VK–Preise. Weitere Hinweise erhalten Sie im
Abschnitt Aktiv.– Methode auf Seite 139.
Deakt.–Prinzip
Dieses Feld steht mit der Stapelverarbeitung
Projektposten deaktivieren in Verbindung. Die
Methode Prozentsatz der Fertigung gestattet
c
Ihnen, die Deaktivierung des Projekts jederzeit
zu berechnen und zu buchen. Die Methode Bei
Abschluß erfaßt dagegen die Berechnung und
Buchung lediglich von Projekten mit dem
Status Abgeschlossen. Weitere Hinweise
erhalten Sie im Abschnitt Deakt.– Prinzip auf
Seite 139.
Proj. Buchungsdatum
j
112
Enthält das Datum, an dem die Stapelverarbeitung Projekt Aktivierung buchen zuletzt einen
aktivierten Posten in die Finanzbuchhaltung
gebucht hat.
5.2 Checkliste zum Einrichten von Projekten
Feld
Ausfüllen Erklärung
Deaktiv.–Datum
Enthält das Datum, an dem die Stapelverarbei-
j
Projekt–Buchungsgruppe
tung Projekt Deaktivierung buchen zuletzt
einen deaktivierten Posten in die Finanzbuchhaltung gebucht hat.
i
Klicken Sie auf den AssistButton p (oder
drücken Sie F6), um eine Buchungsgruppe
auszuwählen. Siehe auf Seite 135
i
Klicken Sie auf den AssistButton p (oder
drücken Sie F6), um einen Kostenstellencode
auszuwählen. Weitere Hinweise erhalten Sie im
Benutzerhandbuch, Kapitel 1.
Kostenstellencode
Kostenträgercode
i
Klicken Sie auf den AssistButton p (oder
drücken Sie F6), um einen Kostenträgercode
auszuwählen. Weitere Hinweise erhalten Sie im
Benutzerhandbuch, Kapitel 1.
Register Termine:
Errichtungsdatum
i
Das Datum, an dem das Projekt erstmalig
eingerichtet wurde.
i
Das Datum, an dem die Realisierung des
Projekts begonnen wurde.
i
Das geplante Datum für den Abschluß des
Projekts.
i
Das Datum, an dem der Status des Projekts auf
Abgeschlossen gesetzt wurde.
Startdatum
Enddatum
Abgeschlossen am
Die folgende Abbildung zeigt die Projektkarte, die in diesem Kapitel zur
Darstellung einer Projektentwicklung verwendet wird:
113
Kapitel 5. Projekte
114
5.3 Projekte ändern und löschen
5.3 Projekte ändern und löschen
Auf der Projektkarte befinden sich unterschiedliche Arten von Daten.
Nachfolgend finden Sie einige Regeln zur Bearbeitung dieser Informationen.
Projekte ändern
Durch das Bearbeiten eines Feldes wird sein Inhalt geändert. Wenn Sie
Felder auf einer Projektkarte einfügen, entfernen oder verschieben, führen
Sie Änderungen in der Gestaltung der Projektkarte durch. Die Daten bleiben
hiervon jedoch unberührt, so daß dies keine Auswirkungen auf Ihre
Buchungen hat.
Sie können aber auch den Inhalt der Felder ändern. Je nachdem, um welches
Feld es sich handelt, können diese Veränderungen innerhalb eines Projekts
unterschiedliche Auswirkungen haben. Sie werden nachfolgend für die
einzelnen Register erläutert.
Register Allgemein
Sie können die im Feld Nr. enthaltene Projektnummer ändern, indem Sie eine
neue eingeben und die daraufhin erscheinende Meldung bestätigen.
Beachten Sie, daß Sie dadurch den Inhalt des Primärschlüssels ändern, der
das Projekt eindeutig beschreibt. Nachdem Sie die Sicherheitsabfrage bestätigt haben, überprüft die Anwendung alle Tabellen, die mit der Projekttabelle
verknüpft sind und ersetzt die Nummer auf allen dazugehörenden Posten.
Sie können die Felder Bezeichnung, Suchbegriff, Gesperrt und
Verantwortlich ändern. Die durchgeführten Änderungen wirken sich erst auf
spätere Buchungen aus. Auch das Feld Rech. an Deb.–Nr. kann geändert
werden. Zuvor erscheint jedoch eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen
müssen, wenn das Projekt einem anderen Debitor zugewiesen werden soll.
Alle weiteren Felder dieses Registers können nicht geändert werden, da sie
automatisch aktualisiert werden.
115
Kapitel 5. Projekte
Register Buchen
Nach der Einrichtung des Projekts können bei Bedarf die Felder
Ausgleichsmethode, Aktiv.–Methode, Deakt.–Prinzip und
Projektbuchungsgruppe geändert werden. Bedenken Sie jedoch, daß eine
Änderung dieser Felder nach bereits erfolgten Buchungen tiefgreifende
Auswirkungen auf das Projekt und die Buchungen in der
Finanzbuchhaltung hat. Auch die Felder Kostenstellencode und
Kostenträgercode können bearbeitet werden.
Die beiden Felder Proj. Buchungsdatum und Deaktiv.–Datum werden
automatisch ausgefüllt.
Register Termine
Die Felder Errichtungsdatum, Startdatum und Enddatum können geändert
werden, wenn die Entwicklung des aktuellen Projekts dies erfordert.
Im Feld Abgeschlossen am erscheint das Datum, an dem der Status des
Projekts auf Abgeschlossen gesetzt wurde.
Projekte löschen
Ein Projekt kann gelöscht werden, wenn in der laufenden
Buchhaltungsperiode keine offenen Posten bestehen und für alle früheren
Buchhaltungsperioden die jeweiligen Geschäftsjahre abgeschlossen
wurden. Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, wählen Sie das Menü
Bearbeiten, Löschen (bzw. betätigen F4), um das Projekt zu löschen.
116
5.4 Funktionen zur Projektkontrolle
5.4 Funktionen zur Projektkontrolle
Es gibt eine Reihe von Funktionen, die während der Projektentwicklung
eingerichtet und aktualisiert werden müssen:
· Projektstatus auf dieser Seite.
· Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten auf Seite 118
· Projektkosten und –preise auf Seite 122
· Projektbudget auf Seite 123
· Projekt–Buchungsgruppen auf Seite 135
· Entscheidungen vor dem Buchen auf Seite 138
Projektstatus
Über das Feld Status der Projektkarte kann die grundlegende Abwicklung
eines Projekts gesteuert werden. Ähnlich wie ein Verkaufsvorgang gliedert
sich der Status in folgende Phasen:
Status
Bedeutung
Planung
Das Projekt befindet sich in der Planungsphase. In dieser Phase
können Sie Vorkalkulationen durchführen. Außerdem sind Sie in
der Lage, die Projektstruktur festzulegen, indem Sie Haupt–,
Teil– und Unteraktivitäten sowie Budgets definieren, so daß Sie
den Bedarf an Ressourcen und Artikeln bzw. die erforderlichen
weiteren Ausgaben abschätzen können. Im Planungsstatus
können keine Buchungen durchgeführt werden.
Angebot
Eine spezielle Form des Angebots, d.h. das Projekt wird einem
Debitor angeboten. Auch in dieser Phase sind Vorkalkulationen
möglich. Außerdem können Sie die Struktur und das Budget des
Projekts ändern. Buchungen können nicht vorgenommen
werden.
Auftrag
Eine besondere Art eines Auftrags. Alle Einstellungen der
Projektkontrolle können verwendet und ggf. verändert werden.
Buchungen sind ausschließlich in dieser Phase möglich. Auf der
Grundlage von Verkaufsrechnungen und Gutschriften können
Sie Debitorenrechnungen und –gutschriften für die einzelnen
gebuchten Projektposten erstellen.
117
Kapitel 5. Projekte
Status
Bedeutung
Abgeschlossen
Abgeschlossene Projekte können nicht mehr gebucht werden.
Sie können die Budgets und die Projektstruktur nicht ändern.
Eine Fakturierung ist ebenfalls nicht möglich. Dieser Status dient
dazu, Nachkalkulationen durchzuführen. Sie sollten für abgeschlossene Projekte die Statistikfunktionen verwenden, um die
Planung für künftige Projekte zu erleichtern. Die realen Kosten
eines abgeschlossenen Projekts können mit den budgetierten
Beträgen verglichen werden. Solche Vergleiche sollten Sie nach
Möglichkeit bei allen künftigen Projekten durchführen. Wenn Sie
auf der Projektkarte das Feld Deakt.-Prinzip auf Bei Abschluß
gesetzt haben, werden ausschließlich in diesem Status die
Nachkalkulationen mittels der Stapelverarbeitungen Projektposten deaktivieren und Projekt Deaktivierung buchen durchgeführt werden.
Der Status kann nur in der Reihenfolge von Planung nach Abgeschlossen
geändert werden.
Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten
Ein Projekt kann in die folgenden Phasen aufgeteilt werden:
Hauptaktivitäten, Unteraktivitäten und Teilaktivitäten. Die Anzahl der
jeweiligen Aktivitäten in den einzelnen Phasen ist nicht begrenzt. Sie müssen
nicht alle drei Phasen verwenden; die Phasen sind optional und sollen Ihnen
lediglich ein Höchstmaß an Flexibilität bieten.
Die Aktivitäten bieten die Möglichkeit der Durchführung von
Vorkalkulationen mit Summierungen für jede einzelne Phase. In den Zeilen
des Projektbudgets lassen sich jeder Aktivität unterschiedliche Preise
zuweisen. Sie können diese Daten so detailliert wie benötigt eingeben.
118
Typ
Bedeutung
Hauptaktivität
Hauptaktivitäten enthält die wichtigsten Aktivitäten eines Projekts.
Sie können in Teilaktivitäten zerlegt werden.
Unteraktivität
Unteraktivitäten sind die Untergliederungen einer Hauptaktivität.
Teilaktivität
Die einzelnen Phasen einer Unteraktivität heißen Teilaktivitäten.
5.4 Funktionen zur Projektkontrolle
Aktivitäten sind weder voneinander noch von einem bestimmten Projekt
abhängig. Alle Aktivitäten werden in unterschiedlichen Fenstern mit
identischen Feldnamen eingerichtet. So können Sie z.B. eine Hauptaktivität
mit der Bezeichnung Planung in allen Projekten verwenden, in denen
Planungsaktivitäten eine Rolle spielen. Dadurch können bestimmte
Aktivitäten projektübergreifend verglichen werden.
Bei jeder Buchung oder Fakturierung von Projektposten werden Aktivitäten
nicht nur als Zusatzinformationen für jede Transaktion verwendet. Alle Zeilen
im Projekt–Buchungsblatt, mit dem entsprechenden Projektbudget
verknüpft werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
· Sie geben für jede Zeile die Kombination von Haupt–, Unter– und
Teilaktivitäten an, die im Budget eingerichtet sein muß, oder
· Sie rufen das Menü Funktion f Aktivität holen auf, das in allen Zeilen
verfügbar ist, in denen Projektbuchungen durchgeführt werden können.
Es erscheint nach dem Aufruf das Fenster Projektbudget (Aktivitäten)
aus dem Sie heraus die entsprechenden Zeilen direkt auswählen können.
Der Vorgang ist für Rechnungen und Gutschriften im Ein– und Verkauf sowie
für Bestellungen und Anfragen derselbe.
Auf diese Weise sind Sie in jeder Projektphase in der Lage, den
veranschlagten mit dem realisierten Aufwand zu vergleichen.
Wenn Sie in einem Projekt Buchungen von Haupt–, Unter– oder
Teilaktivitäten durchführen, die nicht im Budget verzeichnet sind, können Sie
sie immer noch über die Projektstatistik (siehe auf Seite 156) mit dem
Budget vergleichen. Im Bericht Projekt–Budgetvergleich werden diese
Posten als realisiert aber nicht budgetiert aufgeführt.
Aktivitäten einrichten
Wählen Sie im Menü Projekte das Menü Einrichtung, Hauptaktivitäten,
Unteraktivitäten oder Teilaktivitäten. Daraufhin wird das Fenster für die
gewählte Aktivität angezeigt, beispielsweise das Fenster Hauptaktivitäten:
119
Kapitel 5. Projekte
Der Code im Feld Code darf nur einmalig vergeben werden. Wenn Sie mehr
als eine Zeile im Aktivitätsfenster ausfüllen, werden die Zeilen automatisch
in alphanumerischer Reihenfolge geordnet (wobei Buchstaben vor Ziffern
kommen). Sie können die Reihenfolge beeinflussen, indem Sie die Codes für
die einzelnen Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten jeweils mit einer
bestimmten Ziffer, gefolgt von einem Bindestrich, beginnen.
Im Feld Suchbegriff werden dann die Zeichen, die nach dem Bindestrich
folgen, automatisch übernommen.
Aktivitäten in Verkaufs–, Einkaufs– und Projekt–Buchungsblattzeilen
Sobald für Projekte Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten eingerichtet wurden,
ist möglich – und auch empfehlenswert – den Projektverbrauch und –verkauf
den entsprechenden Aktivitäten zuzuweisen. Bei Einkäufen können Sie
lediglich Artikel oder Sachkonten eingeben. Gehen Sie folgendermaßen vor,
um einer Projekt–Buchungsblattzeile eine Aktivität zuzuweisen:
1 Öffnen Sie ein Projekt–Buchungsblatt.
2 Geben Sie eine Zeile für den Projektverbrauch ein.
3 Wählen Sie anschließend für die gleiche Zeile das Menü Funktion f,
Aktivität holen. Daraufhin erscheint das Fenster Projektbudget für das
ausgewählte Projekt.
4 Wählen Sie die Zeile aus, die dem Projektverbrauch entspricht, den Sie
vorhaben zu buchen und klicken Sie auf OK.
120
5.4 Funktionen zur Projektkontrolle
5 Daraufhin werden in den Feldern Hauptaktivitätscode,
Unteraktivitätscode und Teilaktivitätscode der ausgewählten
Buchungsblattzeile die Werte der entsprechenden Projektbudgetzeile
übernommen, wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist.
Für Rechnungen und Gutschriften im Ein– und Verkauf gibt es die gleiche
Funktion, die ähnlich arbeitet.
121
Kapitel 5. Projekte
Projektkosten und –preise
Die Module Projekte und Ressourcen von Navision Financials sind eng
miteinander verbunden. Wenn Sie in einem Projekt Ressourcen verbrauchen
oder verkaufen, werden die Einstands– und Verkaufspreise von den Tabellen
übernommen, die im Modul Ressourcen eingerichtet wurden. Die Einstands–
und Verkaufspreise können für einzelne Ressourcen, Ressourcengruppen
oder alle verfügbaren Ressourcen des Mandanten angegeben werden.
Wählen Sie das Menü Ressourcen, Einrichtung, Einst.–Preise bzw.
Ressourcen, Einrichtung, VK–Preise, um die Einstands– bzw. die VK–Preise
für die Ressourcen festzulegen. Weitere Hinweise erhalten Sie im Kapitel
Ressourcen in den Abschnitten Ressourcen–Verkaufspreise auf Seite 71 und
Ressourcen–Einstandspreise einrichten auf Seite 68.
Die VK–Preise für ein bestimmtes Projekt können auf der Projektkarte mit
Hilfe des Menüs VK–Preise festgelegt werden. Das daraufhin erscheinende
Fenster Ressourcen VK–Preise ist im Modul Ressourcen ebenfalls verfügbar;
es wird jedoch automatisch ein Tabellenfilter für das aktuelle Projekt gesetzt.
Vergewissern Sie sich, daß Sie alle VK–Preise für alle Arbeitstypen und alle
Ressourcen entsprechend den Absprachen mit dem Debitor eingerichtet
haben.
122
5.4 Funktionen zur Projektkontrolle
Artikelpreise
Für Verkaufszwecke können Sie die Artikelpreise in den Tabellen Artikel bzw.
Artikel VK-Preis einrichten. Wurden für den Debitor des aktuellen Projekts
alternative Artikel VK–Preise in der gleichnamigen Tabelle eingerichtet (die
Zuweisung an den Debitor geschieht über Preisgruppen), können Sie die
Preise im Projekt–Buchungsblatt und in Verkaufsrechnungen oder
–gutschriften verwenden. Im Projekt–Buchungsblatt befindet sich das Feld
Preisgruppencode. Wählen Sie die entsprechende Preisgruppe, indem Sie
auf den AssistButton p klicken oder F6 drücken. Daraufhin werden die Felder
VK–Preis und Verkaufsbetrag aktualisiert.
Die alternativen Preise werden automatisch in die Zeilen einer Verkaufsrechnung bzw. –gutschrift übernommen.
Projektbudget
Sie sollten auf jeden Fall für jedes Projekt ein eigenes Budget
einrichten. Ein solches Budget kann sehr allgemein gehalten sein und
nur wenige Einträge enthalten. Es kann jedoch auch eine Vielzahl von
Einträgen aufweisen, die nach Aktivitäten aufgeteilt sind. Sie können
z.B. ein sehr detailliertes Budget aufstellen, in dem jede Ressource und
jeder Einkaufspreis nach Intervallen (Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr,
Buchhaltungsperiode) aufgeschlüsselt ist. So erhalten Sie einen
vollständigen Überblick über die Kapazität jeder einzelnen Ressource
einschließlich der Informationen über die Verfügbarkeit in Aufträgen
und Angeboten. Eine Kopierfunktion ermöglicht Ihnen, ein detailliertes
Budget in ein neues Projekt übernehmen. Wenn Sie möchten, können
Sie die Zeitintervalle beibehalten und anschließend ein Zeitverschiebung
durchführen.
Mit Hilfe des Menüs Planung f, Projektbudget auf der Projektkarte können
Sie für jedes Projekt die erwarteten Einstandspreise und die potentiellen
Projektverkaufspreise budgetieren.
Ein Budget liefert die Basis, den tatsächlichen Verbrauch und Verkauf
ständig mit den veranschlagten Werten abzustimmen. Durch die Erfassung
des realen Verbrauchs und den Vergleich mit einem Budget sowie die
Untersuchung von aufgetretenen Abweichungen können Sie die
Budgetverwaltung für künftige Projekte verbessern und das Risiko
123
Kapitel 5. Projekte
verringern, Kosten zu unterschätzen. Wenn Sie das Projektmodul in vollem
Umfang nutzen möchten, sollten Sie daher immer Budgets verwenden.
Bevor Sie ein Budget erstellen, sollten Sie das Projekt in eindeutig
festgelegte Hauptaktivitäten zerlegen. Die Hauptaktivitäten sollten
wiederum in Unteraktivitäten und diese in Teilaktivitäten aufgeteilt werden.
Die Anzahl der Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten hängt von der
gewünschten Genauigkeit ab, die Sie für den Vergleich des realen
Verbrauchs mit den veranschlagten Werten benötigen.
Beispiel für ein Projektbudget
Im folgenden wird ein Projekt entwickelt, das sich eng an das
Bäderland–Projekt im Demomandanten anlehnt. Das Projekt wird für den
Debitor 30000 Hanse Merkur Versicherung angelegt. Es besteht darin,
Konferenzräume und Arbeitsplätze einzurichten. Dazu werden sowohl
Ressourcen als auch Artikel und weitere Positionen benötigt, die direkt auf
Sachkonten verbucht werden. In der vorigen Abbildung wurden die
VK–Preise des Projekts angezeigt. Das Projekt befindet sich im Status
Planung. Es soll nun ein Projektbudget eingerichtet werden, das in die
folgenden Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten aufgeteilt ist:
Art, Nr.
Name
Beschreibung
Hauptaktivität 0
Planung
Projektplanung, Kostenvoranschlag, Ressourcen
verteilen, Vorausberechnung. Der Status des Projekts
ist auf Planung gesetzt.
Unterakti-
Budgetierung Projektbudget einrichten.
vität 1
Teilaktivität 1 Kapazitäten
Ressourcenkapazitäten erfassen.
Teilaktivität 2 Berechnung
Ressourcenpreise und –kosten kalkulieren.
Unteraktivität 2
Vorgaben des Kontaktaufnahme mit dem Debitor und Notieren der
Debitors
letzten Spezifikationen und Änderungen.
Teilaktivität 1 Neuberech-
Erneute Berechnung des Budgets.
nung
Unteraktivität 3
124
Angebot
Erstellen eines Angebots für den Debitor (Projektstatus auf Angebot setzen).
5.4 Funktionen zur Projektkontrolle
Art, Nr.
Name
Beschreibung
Unter-
Auftrag
Auftragseingang vom Debitor. Projektstatus auf
aktivität 4
Auftrag setzen.
Hauptaktivität 1
Spezifikation
Treffen mit dem Debitor. Ort für Lieferung und Montage
festlegen.
Unteraktivität 1
Vermessung
Vermessen der Räume.
Unter-
Termine
Festlegen der Termine aller Teilaktivitäten für Lieferung
aktivität 2
und Montage.
Hauptaktivität 2
Einrichtung
Einrichten der Räumlichkeiten.
Unteraktivität 1
Transport
Transport und Lieferung 1.
Teilaktivität 1 Transport
Organisation des Transports.
Teilaktivität 2 Verteilung
Verteilung der Möbel in den Räumlichkeiten.
Unteraktivität 2
Organisation des Möblierung.
Einrichtung
Teilaktivität 1 Einrichtung
Hauptaktivität 3
Korrektur und Genehmigung des Designs.
Genehmigung Freigabe durch den Debitor.
durch den
Debitor
Unteraktivität 1
RäumlichVorführen der Räumlichkeiten und Erklären des
keiten präsen- Designs.
tieren
Unteraktivität 2
Ausbesserung Ausbesserung des Designs gemäß den Vorstellungen
des Debitors.
Hauptaktivität 4
Montage
Zusammenbau aller Möbel und Computer.
Unteraktivität 1
Lieferung
Lieferung der Einzelteile.
Teilaktivität 1 Transport
Transport und Verteilung der Einzelteile.
Unter-
Zusammenbau der angelieferten Einzelteile und
aktivität 2
Montage
Computer.
125
Kapitel 5. Projekte
Art, Nr.
Name
Beschreibung
Teilaktivität 1 Möbel
Zusammenbau aller Möbel.
Teilaktivität 2 Verkabelung
Verlegen der Kabel.
Teilaktivität 3 Computer
Einrichten der Computer.
Teilaktivität 4 Test
Test und Freigabe der Installation.
Unteraktivität 3
Test
Abschließender Test und Freigabe der gesamten
Einrichtung.
Haupt-
Projektab-
Abschließen des Projekts.
aktivität 5
schluß
Unteraktivität 1
Inbetriebnahme
Inbetriebnahme der Geräte durch den Debitor.
Unteraktivität 2
Besprechung
Abschließende Besprechung mit dem Debitor.
In der folgenden Abbildung werden die Unter– und Teilaktivitäten des
Beispiels dargestellt. Die dazugehörenden Hauptaktivitäten sehen Sie in der
Abbildung auf Seite 120. Bei der Numerierung der Unter– und Teilaktivitäten
wurde dabei nach dem folgenden Prinzip vorgegangen: Unteraktivität 1 von
Hauptaktivität 0 beginnt mit 01; Teilaktivität 4 von Unteraktivität 2 der
Hauptaktivität 4 beginnt also mit 424.
126
5.4 Funktionen zur Projektkontrolle
Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Budget einzurichten:
1 Wählen Sie auf der Projektkarte das Projekt aus, für das Sie ein Budget
erstellen möchten. Rufen Sie das Menü Planung f, Projektbudget auf.
Daraufhin erscheint das Fenster Projektbudget.
2 Richten Sie für jede Teil–, Unter– und Hauptaktivität mindestens eine Zeile
ein. Sie können unterschiedliche Ressourcen, Ressourcengruppen, Artikel
sowie Sachkonten übernehmen. Beachten Sie, daß die Kombination der
Felder Hauptaktivitätscode, Unteraktivitätscode, Teilaktivitätscode, Art
und Nr. den Primärschlüssel eines Projektbudgets bilden. Die Anwendung
wird daher in diesen Feldern keine zwei Zeilen mit identischem Inhalt
akzeptieren.
127
Kapitel 5. Projekte
Im Fenster Projektbudget müssen Sie die folgenden Felder ausfüllen:
Feld
Eingabe:
Art
Die Vorgabe ist Ressource. Sie haben die Wahl zwischen Ressource,
Artikel, Sachkonto und Ressourcengruppe.
Wenn Sie eine Ressource budgetieren, hat dies Einfluß sowohl auf die
Ressourcen als auch die Ressourcengruppen. Budgetieren Sie jedoch
nur eine Ressourcengruppe, betrifft dies lediglich die Ressourcengruppen und nicht die dazugehörenden Ressourcen.
Startdatum
Dieses Feld enthält das Datum, an dem die Aktivität in der aktuellen
Zeile beginnt. Der Vorgabewert ist das Datum im Feld Startdatum der
Projektkarte, Sie können es jedoch ändern. Wenn Sie die Funktion
Datum zuordnen verwenden möchten (siehe Seite 128), die Sie über die
entsprechende Schaltfläche aufrufen, sollten Sie das Datum eingeben,
an dem die in dieser Zeile festgelegte Aktivität beginnt.
Menge
Dieses Feld enthält die zum Zeitpunkt des Startdatums für die Aktivität
veranschlagte Menge an Einheiten. Es ist möglich, die hier eingegebene
Menge auf verschiedene Dati zu verteilen.
In dieser Tabelle befinden sich zusätzlich die folgenden FlowFields: Menge in
Auftrag (Proj.), Menge in Angebot (Proj.), Res.–Gr.–Kap.(Auft.) und
Res.–Gr.–Kap.(Ang.). Diese Felder geben Auskunft über die Verteilung der
Mengeneinheiten einer Ressource/Ressourcengruppe auf andere Projekte
des aktuellen Mandanten.
Datum zuordnen
In den beiden hervorgehobenen Zeilen der Abbildung des Projektbudgets ist
die geschätzte Stundenzahl im Feld Menge zu hoch für einen Tag. Jede
Eingabe im Feld Menge erzeugt einen Datensatz in der Tabelle
Projektbudgetposten. Eine Korrektur in diesem Feld generiert einen Posten,
der die Differenz zwischen dem alten und dem neuen Betrag darstellt. Wenn
Sie z.B. eine Menge von 8 Stunden eingegeben haben, und die Menge jetzt in
16 Stunden ändern, erscheint in den Projektbudgetposten ein zusätzlicher
Posten mit 8 Stunden. Das Feld Menge zeigt immer die Summe aller
entsprechenden Posten des Projektbudgets. Wenn Sie das Feld markieren
und auf den AssistButton o klicken (oder F6 betätigen), können Sie die im
128
5.4 Funktionen zur Projektkontrolle
Fenster Projektbudgetposten eingegebenen Mengen nachvollziehen. Die
Posten bilden die Grundlage für die Beträge in den FlowFields Menge,
Einstandsbetrag und Verkaufsbetrag.
Beispiel für eine Verteilung
In der nächsten Abbildung wird die Stundenzahl für die Ressourcengruppe
Service dargestellt (dies bezieht sich auf die zweite markierten Zeile des
Budgets auf Seite 127).
Der Betrag von 48 Stunden übersteigt die Stundenzahl für einen Tag, so daß
er auf den Zeitraum zwischen dem 03.12. und dem 06.12. verteilt wird. Auf
jeden dieser vier Tage werden 12 Stunden verteilt. Gehen Sie
folgendermaßen vor, um die 48 Stunden aufzuteilen:
1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Datum zuordnen.
Daraufhin wird das Fenster Projektkapazität angezeigt.
2 Wechseln Sie mit den TrendScape–Schaltflächen und der horizontalen
Bildlaufleiste zum 03.12.
3 Wechseln SIe zu der gewünschten Zeile. Es kann hilfreich sein, das Menü
Bearbeiten, Suchen (oder Strg F) zu verwenden.
4 Anschließend geben Sie für alle Tage vom 03.12.96 bis 06.12.96 einen
Betrag von 12 Stunden ein.
129
Kapitel 5. Projekte
Um die Verteilung abzuschließen, müssen Sie wieder das Fenster
Projektbudget aufrufen und dort im Feld mit den 48 Stunden auf den
AssistButton o klicken (oder F6 drücken). Daraufhin wird das Fenster
Projektbudgetposten angezeigt:
Die Posten, die mit Hilfe der Funktion Datum zuordnen erstellt wurden,
entsprechen den Einträgen im Fenster Ressource / Ressourcengruppe Kap.
pro Projekt. Wenn Sie im Fenster Projektkapazität das Menü Planung f,
Res. Gr. pro Projekt aufrufen, erscheint das folgende Fenster, das Sie auch
über das Fenster Projektbudget erreichen können:
130
5.4 Funktionen zur Projektkontrolle
Wenn sich der Cursor in einem Datumsfeld befindet und Sie auf den
AssistButton o klicken (oder F6 drücken), wird erneut das Fenster
Projekt Budgetposten aufgerufen.
Datum ändern
Gelegentlich kann es notwendig sein, das Datum in einem Projektbudget zu
ändern. In den Fenstern Projektbudget und Projektkapazität können Sie
budgetierte Datumseinträge verschieben.
Beispiel
Alle Posten der Ressourcengruppe Service vom 03.12.96 sollen um einen Tag
vorverlegt werden. Wählen Sie dazu das Menü Funktion f, Datum wechseln
und geben Sie im daraufhin angezeigten Fenster das Menü -1T ein. Sie
können alle gültigen Datumsformeln verwenden.
Als Folge werden alle Posten der Tabelle Projektbudgetposten um einen Tag
vorverlegt. Auch die Angabe im Feld Startdatum des Fensters Projektbudget
wird entsprechend geändert, wie im folgenden Bild gezeigt:
131
Kapitel 5. Projekte
Budget kopieren
Bei der Einrichtung eines neuen Budgets bietet es sich oftmals an, ein
vorhandenes Budget, oder einen Teil davon, zu kopieren. Im Fenster
Projektbudget finden Sie das Menü Funktion, Budget kopieren. Dieses
Menü ruft eine Stapelverarbeitung auf, über die Sie aus vorhandenen
Budgets einzelne Zeilen kopieren und die jeweiligen Startdati verschieben
können.
Gesamtes Budget kopieren
Wenn Sie ein neues Budget einrichten möchten, das weitgehend mit einem
bereits vorhandenen Budget identisch ist, bietet es sich an, letzteres als
Ganzes zu kopieren.
Beispiel
Das Projekt Landsberg war 1995 sehr erfolgreich. Der Debitor möchte 1997
ein weiteres, ähnliches Projekt durchführen, das im März beginnen soll. Dazu
muß ein neues Projekt eingerichtet und das Budget des ersten Projekts
dieses Debitors kopiert werden. Gehen Sie folgendermaßen vor:
1 Richten Sie die neue Projektkarte ein: Nr.: Landsberg–97
2 Tragen Sie in die Felder der Projektkarte die Werte aus dem bestehenden
Projekt dieses Debitors ein. Geben Sie folgende Werte ein:
Errichtungsdatum: 01.03.97, Startdatum: 16.03.97.
3 Rufen Sie auf der Projektkarte das Menü Planung f, Projektbudget auf.
132
5.4 Funktionen zur Projektkontrolle
4 Rufen Sie im daraufhin erscheinenden Fenster Projektbudget das Menü
Funktion f, Budget kopieren auf.
5 Füllen Sie die folgenden Fenster aus:
Im Register Projektbudgetzeile müssen Sie festlegen, von welchem Budget
Sie die Kopie vornehmen möchten. Das Ziel ist immer das Budget, aus dem
Sie die Stapelverarbeitung aufgerufen haben. In den anderen Feldern dieses
Registers können Sie mit Hilfe von Filtern bestehende Aktivitäten
übernehmen. Wenn Sie für weitere Felder Filter setzen möchten, müssen Sie
ein neues Feld einfügen, indem Sie das Menü Bearbeiten, Datensatz
einfügen aufrufen (bzw. F3 drücken). In Navision Financials können Sie auch
für FlowFields Filter setzen, wie z.B. Menge in Angebot (Proj.)
Im Register Optionen gibt es zwei Felder, die Sie ausfüllen können. Das Feld
Zugeteilte Menge kopieren erlaubt Ihnen, Mengeneinheiten übernehmen,
die auf mehrere Datumseinträge verteilt wurden. Die Projektbudgetposten
der entsprechenden Werte werden dabei ebenfalls in das neue Budget
übernommen. Über das Feld Datumausdruck wechseln können Sie das
Datum der übernommenen Zeilen ändern.
Achtung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Im Budget müssen Sie alle Leerzeilen löschen, da sonst die
Stapelverarbeitung mit einer Fehlermeldung abgebrochen wird.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
133
Kapitel 5. Projekte
Ausgewählte Zeilen kopieren
Gelegentlich kann es vorkommen, daß Sie nicht ein gesamtes Budget,
sondern lediglich einzelne Unter– oder Teilaktivitäten eines bestehenden
Budgets kopieren möchten.
Beispiel
Die vierte Hauptaktivität (Montage) des im vorigen Beispiel kopierten
Budgets soll untergliedert werden. Die Unteraktivität 42–Montage der
Einzelteile des Projektbudgets Merkur soll inklusive der Teilaktivitäten
421–Montage der Möbel und 422–Verkabelung übernommen werden.
Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
1 Rufen Sie das Fenster Projektbudget des Projekts mit der Nr. Merkur auf.
Sie können es auf der entsprechenden Projektkarte oder über das Menü
Projekte, Budget aufrufen.
2 Wählen Sie Funktion f, Budget kopieren.
3 Daraufhin erscheint das Fenster Projektbudget kopieren. Füllen Sie die
Register folgendermaßen aus (siehe Abbildungen):
Die Zeilen werden in das aktuelle Budget übernommen. Die Stapelverarbeitung bricht jedoch mit einer Fehlermeldung ab, wenn die aus dem Quellbudget kopierten Zeilen in den Primärschlüsselfeldern Hauptaktivitätscode,
Unteraktivitätscode, Teilaktivitätscode, Art und Nr. die gleichen Werte
enthalten wie die Zeilen des vorhandenen Budgets.
134
5.4 Funktionen zur Projektkontrolle
Projektbudgetzeilen über die Zwischenablage kopieren
Sie können Zeilen auch über die Befehle Kopieren und Einfügen der
Windows–Zwischenablage kopieren. Dies ist jedoch nicht empfehlenswert,
da dann der Inhalt von keinem der fünf FlowFields der Tabelle Projektbudget
übernommen wird. Diese Felder berechnen Werte aus anderen Tabellen; so
werden z.B. im Feld Menge die Beträge in den Menge–Feldern der Tabelle
Projektposten zusammengefaßt.
Budgets in der Projektstatistik
Sie können das Fenster Projektstatistik über die Projektkarte aufrufen,
indem Sie das Menü Projekt, Statistik wählen (oder F9 drücken). Im Register
Budgetiert erscheinen die zusammengefaßten budgetierten Werte. In den
Spalten wird das Budget in Ressourcen, Artikel und Sonstiges (Buchungen
auf Sachkonten) aufgeteilt. In einer ähnlichen Aufteilung erscheinen im
Register Realisiert alle Buchungs– und Rechnungsbeträge des Projekts. In
der folgenden Abbildung ist die gesamte Planung des Beispielbudgets nach
Verkaufspreisen, Einstandspreisen und Gewinn aufgeschlüsselt.
Projekt–Buchungsgruppen
Über Projekt–Buchungsgruppen legen Sie fest, welche Sachkonten mit den
Stapelverarbeitungen Projekt Aktivierung buchen und Projekt
Deaktivierung buchen verknüpft sind; sie werden im Abschnitt Projekte
aktivieren und deaktivieren auf Seite 171 beschrieben. An der Buchung von
unfertigen Arbeiten sind bei der Aktivierung in der Finanzbuchhaltung auch
zwei Konten der Buchungsmatrix beteiligt (siehe auch auf Seite 184): Die
GuV– Konten Projektkosten, Regulierung und Projektverkäufe, Regulierung.
135
Kapitel 5. Projekte
Für Projekte können Sie Ressourcen, Artikel und Güter, die direkt auf
Sachkonten gebucht werden, verwenden. Ein Projekt mit dem Status Auftrag
ist weitgehend identisch mit einem Verkaufsauftrag. Sie können also die
gleichen Güter wie in Aufträgen verkaufen. Buchungen im
Projekt–Buchungsblatt, in den Verkaufsrechnungen oder –gutschriften
können nur erfolgen, wenn das Projekt auf den Status Auftrag gesetzt
wurde.
Einer Projekt–Buchungsgruppe können Sie die folgenden Sachkonten
zuordnen:
Feld
Funktion
Konto unfertige
Arbeiten
Sollbuchungen der Einstandspreise mit der Stapelverarbeitung Projekt Aktivierung buchen.
Habenbuchungen mit der Stapelverarbeitung
Projekt Deaktivierung buchen.
Umsatz n. abgs. Arb.
Habenbuchungen der VK–Preise mit der Stapelverarbeitung Projekt Aktivierung buchen.
Sollbuchungen mit der Stapelverarbeitung
Projekt Deaktivierung buchen.
Projektkostenkonto
Sollbuchungen der Einstandspreise mit der Stapelverarbeitung Projekt Aktivierung buchen.
Warenverkaufskonto
Habenbuchungen der VK–Preise mit der Stapelverarbeitung Projekt Aktivierung buchen.
Verkaufskto and.
Projektkosten
Wird nur für Buchungen auf Sachkonten bei Projekten
verwendet. Auf dieses Konto wird ein Habenbetrag
gebucht, wenn in den Zeilen einer Verkaufsrechnung bzw.
–gutschrift das Menü Funktion f,
Projektverbrauch abrufen aufgerufen wurde. Wenn ein
Sachkonto in den Verkaufszeilen einem Projekt zugewiesen wird, haben Sie dasselbe Ergebnis.
136
5.4 Funktionen zur Projektkontrolle
In diesem Zusammenhang müssen Sie im Menü Finanzbuchhaltung,
Einrichtung, Buchungsmatrixgruppen, Buchungsmatrix–Einrichtung zwei
Konten einrichten:
Feld
Funktion
Projektkosten,
Regulierung
Habenbuchungen mit der Stapelverarbeitung
Projekt Aktivierung buchen. Dabei werden die Einstandspreise gebucht.
Projektverkäufe,
Regulierung
Sollbuchungen mit der Stapelverarbeitung
Projekt Aktivierung buchen. Die gebuchten Werte sind
VK–Preise.
Vor dem Einrichten der Projekt–Buchungsgruppen sollten Sie den Abschnitt
Projekte aktivieren und deaktivieren auf Seite 171 durchlesen. Die für den
Demomandanten eingerichteten Konten sind ein gutes Beispiel für eine
solche Einrichtung.
Um Projekt–Buchungsgruppen einzurichten, wählen Sie Projekte,
Einrichtung, Projektbuchungsgruppen aufrufen. Daraufhin erscheint das
folgende Fenster:
Der Code im Feld Code darf nur einmalig vergeben werden. Klicken Sie auf
den AssistButton p (oder drücken Sie F6), um einem der anderen Felder ein
Sachkonto zuzuweisen.
137
Kapitel 5. Projekte
Entscheidungen vor dem Buchen
Bevor Sie im Projektbuchungsblatt, in den Verkaufs– oder Einkaufszeilen mit
Buchungen auf ein neues Projekt beginnen, haben Sie zu entscheiden, auf
welche Weise diese vor sich gehen sollen. Dazu müssen die folgenden Felder
der Projektkarte sorgfältig eingestellt werden:
· Ausgleichsmethode
· Aktiv.– Methode
· Deakt.– Prinzip
Ausgleichsmethode
Bei der Buchung auf Projekte wird zwischen Verkauf und Verbrauch
unterschieden. Verbrauch wird im Projektbuchungsblatt und in den
Einkaufszeilen aufgezeichnet, Verkauf wird in Verkaufsrechnungen und
–gutschriften gebucht. Diese beiden Buchungstypen können einander
ausgleichen: Wenn Ressourcen, Artikel oder andere Ausgaben (Sachkonten)
in ein Projekt einbezogen sind, werden sie verbraucht und – wenn die
Situation es erlaubt – dem Debitor in Rechnung gestellt. In dem Feld
Ausgleichsmethode können Sie festlegen, auf welche Weise sich
Verbrauchs– und Verkaufsbuchungen gegenseitig ausgleichen. In den
meisten Fällen wird der Verbrauch vor dem Verkauf gebucht. Manchmal ist es
möglich, fakturierte Beträge zu buchen, bevor Sie die verbrauchten Werte
erfassen. In den Abschnitten Posten ausgleichen auf Seite 161 und Projekte
und Verkaufsvorgänge auf Seite 148 werden diese Abläufe erläutert.
Das Feld Ausgleichsmethode hat 2 Optionen zur Auswahl:
Offener Posten
Diese Ausgleichsmethode erfordert immer einen manuellen Ausgleich eines
Postens im Projekt–Buchungsblatt oder in den Verkaufszeilen mit einem
offenen Posten in der Tabelle Projektposten. Wenn Sie die Posten nicht
miteinander verknüpfen, erzeugen Sie offene Posten, die untereinander
nicht in Verbindung stehen.
138
5.4 Funktionen zur Projektkontrolle
Saldomethode
Diese Ausgleichsmethode bietet Ihnen flexible Möglichkeiten, Projektposten
zu schließen und auszugleichen. Sie können Posten jedoch bei Bedarf auch
manuell ausgleichen. Falls der Verkaufsbetrag der ausgleichenden Zeilen
(Buchungsblatt oder Verkauf ) größer ist als der Restbetrag des
Projektpostens, wird der älteste Posten geschlossen und der zweitälteste
reduziert.
Aktiv.– Methode
Buchungen auf Projekte werden zunächst nicht vollständig in der Finanzbuchhaltung erfaßt. Dort finden Sie nur die fakturierten Beträge eines Ver–
oder Einkaufsvorgangs. Um Ihnen eine komplette und korrekte Aufzeichnung
zu ermöglichen, liefert Ihnen Navision Financials die Stapelverarbeitungen
Projektposten aktivieren und Projekt Aktivierung buchen. Für die Deaktivierung gibt es die beiden Stapelverarbeitungen Projektposten deaktivieren
und Projekt Deaktivierung buchen. Eine vollständige Beschreibung folgt im
Abschnitt Projekte aktivieren und deaktivieren auf Seite 171.
In dem Feld Aktiv.–Methode legen Sie fest, wie die Stapelverarbeitungen zur
Aktivierung den Verbrauch eines Projektes in die Sachkonten buchen. Der
Verbrauch wird im Projekt–Buchungsblatt oder in Einkaufsvorgängen
aufgezeichnet. Das Feld bietet Ihnen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
Keine
Die Verbrauchsbuchungen werden nicht aktiviert.
Einst.– Preise
Alle Buchungen des Typs Verbrauch werden zu Einstandspreisen aktiviert. Diese Einstellung wird im Abschnitt
Projekte aktivieren und deaktivieren verwendet.
VK– Preise
Die Projektposten des Typs Verbrauch werden zu Verkaufspreisen aktiviert.
Deakt.– Prinzip
Die Buchungen der Projektaktivierung werden auf den Konten für nicht
abgeschlossene Arbeiten aufgezeichnet. Die Deaktivierung eines Projekts
hängt von dessen Grad der Fertigstellung ab. Die Buchungen für die
Deaktivierung neutralisieren die Beträge auf den Konten für nicht
abgeschlossene Arbeiten und übertragen die deaktivierten Werte auf die
jeweiligen Sachkonten für Projektumsatz und –kosten.
139
Kapitel 5. Projekte
In den Abschnitten Übersicht über alle gebuchten Sachkonten auf Seite 184
und Projekte aktivieren und deaktivieren auf Seite 171 finden Sie nähere
Informationen zu diesem Thema.
Im Feld Deakt.– Prinzip legen Sie den Zeitpunkt fest, wann die Deaktivierung
gebucht werden soll. Das Feld bietet die folgenden Möglichkeiten:
Prozentsatz der
Fertigung
Diese Option erlaubt Ihnen, die Deaktivierung zu jedem Zeitpunkt des laufenden Projekts in die Projektumsatz– und
Projektkosten–Konten zu buchen. Diese Methode erfordert die
Durchführung aller Deaktivierungen solange das Projekt den
Status Auftrag besitzt. Wird der Status auf Abgeschlossen
gesetzt, ist keine Deaktivierung mehr möglich.
Bei Abschluß
140
Diese Methode erlaubt das Buchen einer Deaktivierung, wenn
der Status des Projekts Abgeschlossen ist. Die letzte Aktivierung des Projekts muß während des Status Auftrag erfolgt sein.
5.5 Fakturierung
5.5 Fakturierung
Die Durchführung eines Projekts beinhaltet immer Verbrauch sowie auch
Verkauf. Der Projektverbrauch und damit die Projektkosten, setzen sich
zusammen aus dem Ressourcen– und Materialverbrauch sowie anderen
Ausgaben und allen Einkäufen. Die genaue Erfassung von Verbrauch und
Verkauf ist äußerst wichtig. Dazu stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur
Verfügung:
Beleg
Beschreibung
Projekt–Buchungsblatt
Bucht den Hauptteil des Verbrauchs in einem Projekt. Sie
können Ressourcen, Artikel und Güter, die auf Sachkonten
verbucht werden, verbrauchen. Das Projekt muß zuvor auf
den Status Auftrag gesetzt worden sein.
Bei der Aufzeichnung des Verbrauchs erfolgt zu diesem
Zeitpunkt keine Buchung in die Finanzbuchhaltung. Weitere
Hinweise erhalten Sie im Abschnitt Projekt–Buchungsblatt
auf Seite 142.
Verkaufsrechnung /
Verkaufsgutschrift
Teile eines Projekts können dem Debitor in Rechnung
gestellt werden. Ein Verkaufsauftrag kann dafür nicht
verwendet werden, da das Projekt selbst einen Auftrag
darstellt. Die gebuchten Projektposten haben die Postenart
Verkauf. Weitere Hinweise erhalten Sie im Abschnitt
Projekte und Verkaufsvorgänge auf Seite 148.
Einkaufsrechnung /
Einkaufsbestellung/
Der Einkauf und die Lieferung von Artikeln und Güter, die
auf Sachkonten verbucht werden, kann direkt in einem
Einkaufsgutschrift
Projekt erfolgen. Die gebuchten Projektposten haben die
Postenart Verbrauch. Weitere Hinweise erhalten Sie im
Abschnitt Artikel direkt auf ein Projekt kaufen auf Seite 153.
Buchungen können erst durchgeführt werden, wenn sich das Projekt im
Status Auftrag befindet. Alle Kosten, die dem Debitor nicht in Rechnung
gestellt werden können (z.B. Planungs– und Vorbereitungsarbeiten im
Status Planung oder Angebot), können im Projekt Buchungsblatt gebucht
werden, sobald der Projektstatus auf Auftrag gesetzt wurde. Diese
Buchungen sollten rückdatiert werden.
141
Kapitel 5. Projekte
Die drei in der Tabelle aufgeführten Funktionen werden in den folgenden
Abschnitten anhand des Beispielbudgets auf Seite 123 für das Projekt
Merkur beschrieben.
Projekt–Buchungsblatt
Der gesamte, innerhalb eines Projekts anfallende Verbrauch, mit Ausnahme
des Einkaufs, muß in diesem Buchungsblatt gebucht werden. Alle eingegebenen Zeilen müssen mit einem Projekt verknüpft sein. Sie können die
einzelnen Projektposten auf die Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten eines
Projekts aufteilen, so daß Sie Ihre Budgets mit dem realen Verbrauch vergleichen können. Für die lückenlose Überwachung des Verbrauchs und der
Verfügbarkeit von Ressourcen ist es wichtig, alle projektbezogenen Ressourcenbewegungen zu erfassen, bevor Sie sie im Verkaufsprozeß fakturieren. In
einem Projekt–Buchungsblatt können Sie u.a.:
· den gesamten Verbrauch eines Projekts an Ressourcen, Artikeln und
Sachkonten buchen
· Projekt– und Artikelposten ausgleichen
· Posten auf Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten verteilen
· Ressourcen abstimmen
Auch im Projektmodul gibt es wiederkehrende Buchungsblätter. Diese
Buchungsblätter enthalten Sonderfunktionen zur Durchführung von sich
periodisch wiederholenden Buchungen. Die Einträge können, wie in allen
Buchungsblättern, vor dem Buchen abgestimmt werden. In der folgenden
Tabelle sind einige ausgewählte Felder beschrieben:
Feld
Inhalt
Projektnr.
In diesem Feld muß das jeweilige Projekt eingetragen sein. Das
Projekt muß den Status Auftrag haben. Klicken Sie auf den
AssistButton p (oder drücken Sie F6), um ein Projekt auszuwählen.
142
Beschreibung
Der Projektname wird automatisch angezeigt. Sie können die
Beschreibung des Projekts ändern.
Datum
Das Buchungsdatum. Dieses Feld muß ausgefüllt sein.
5.5 Fakturierung
Feld
Inhalt
Belegnr.
Die in diesem Posten verwendete Belegnummer. Sie sollten hier
auf jeden Fall eine Belegnummer eingeben, damit Sie die
Buchungen mit der Navigate–Funktion nachvollziehen können.
Art
Die Art des für den im Projekt anfallenden Verbrauch. Folgende
Optionen stehen zur Verfügung:
· Ressource – Ressourcen
· Artikel – Material und Artikel aus dem Lagerbestand
· Sachkonto – direkte Buchungen auf Sachkonten
Nr.
Klicken Sie auf den AssistButton p (oder drücken Sie F6), um
entsprechend der Eingabe im Feld Art eine Ressource, einen Artikel
oder ein Sachkonto auszuwählen.
Menge
Geben Sie die für die Transaktion verbrauchten Mengeneinheiten
ein. Dieses Feld muß gefüllt werden.
Einheitencode
Die Mengeneinheit der Ressource bzw. des Artikels. Klicken Sie auf
den AssistButton p (oder drücken Sie F6), um die Mengeneinheit
zu ändern (weitere Hinweise erhalten Sie im Kapitel Ressourcen,
Abschnitt Einheiten auf Seite 61).
Arbeitstypencode Wenn der Verbrauch einer Ressource abhängig ist vom Arbeitstyp,
müssen Sie in diesem Feld eine Eingabe vornehmen. Weitere
Hinweise erhalten Sie auf Seite 67. Der Inhalt der Felder
Einstandspreis, Einstandsbetrag, VK–Preis und Verkaufsbetrag
kann vom festgelegten Arbeitstyp abhängen. Klicken Sie auf den
AssistButton p (oder drücken Sie F6), um einen Arbeitstyp auszuwählen. Weitere Hinweise erhalten Sie im Kapitel Ressourcen,
Abschnitt Arbeitstypen für Ressourcen auf Seite 67.
Fakturierbar
Der Verbrauch kann fakturiert werden, wenn Sie ihn im
Projekt–Buchungsblatt buchen. Wenn Sie das Häkchen entfernen,
kann der Posten nicht fakturiert werden.
Hauptaktivitäts-
Die Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten eines Projekts können der
code
Unteraktivitätscode
Teilaktivitätscode
aktuellen Projekt–Buchungsblattzeile zugewiesen werden. Dies
bietet Ihnen die Möglichkeit, jeden Posten mit dem Projektbudget
zu vergleichen. Sie können die entsprechende Aktivität auswählen,
indem Sie auf den AssistButton p klicken bzw. F6 betätigen
(weitere Hinweise erhalten Sie im Abschnitt Haupt–, Unter– und
Teilaktivitäten auf Seite 118.
143
Kapitel 5. Projekte
Feld
Inhalt
Lagerortcode
Diese Felder haben dieselbe Funktion wie im Buchungsblatt oder
Preisgruppencode
Ausgl.– mit Artikelposten
in den Verkaufszeilen. Ist die Art Artikel, kann der Artikel vom
Lagerort abgebucht werden. Wenn in der Anwendung alternative
VK–Preise für Artikel einerichtet sind, sollten Sie den
Preisgruppencode in die Verkaufszeilen eintragen, sofern der
entsprechende Debitor des gewählten Projekts einer bestimmten
Preisgruppe zugeordnet ist. Die Preisgruppe muß von Hand in das
Projekt–Buchungsblatt eingetragen werden. Klicken Sie dazu auf
den AssistButton p (oder drücken Sie F6). Mehr dazu finden Sie in
Artikelpreise auf Seite 123. Das Projekt–Buchungsblatt bietet
Ihnen die Möglichkeit, offene Artikelposten manuell auszugleichen. Näheres dazu lesen Sie im Abschnitt Posten ausgleichen auf
Seite 161.
Ausgleichs ID
Offene Projektposten können Sie, ähnlich wie im Fibu–Buchungsblatt, mit Hilfe einer Ausgleichs–ID ausgleichen. Diese Methode
erlaubt Ihnen, mehrere Posten mit einer einzigen ID auszugleichen.
Sie benötigen dieses Feld, wenn im Feld Ausgleichsmethode auf
der Projektkarte die Option Offener Posten ausgewählt wurde.
Weitere Hinweise erhalten Sie im Abschnitt Posten ausgleichen auf
Seite 161.
Ausgleich–mit
Lfd. Nr.
Parallel zu dem Feld Ausgl.– mit Artikelposten können Sie mit
diesem Feld einen offenen Posten pro Zeile ausgleichen. Sie benötigen dieses Feld, wenn das Feld Ausgleichsmethode auf Offener
Posten gesetzt wurde. Weitere Hinweise erhalten Sie im Abschnitt
Posten ausgleichen auf Seite 161.
Ausgl. u.
Ein Projektposten wird normalerweise abgeschlossen, wenn der
Schließen (Proj.) Restbetrag in der Tabelle Projektposten DM 0,00 beträgt. Wenn in
diesem Feld ein Häkchen x erscheint, werden die Posten auch
dann miteinander ausgeglichen, wenn die Beträge nicht gleich
sind. Der Restbetrag wird auf Null gesetzt.
Sie können diese Möglichkeit folgendermaßen einsetzen:
Werden Rabatte im Verkauf gewährt, unterscheiden sich die
Beträge in den Feldern Verkaufsbetrag der Projektposten und der
ausgleichenden Zeilen (Buchungsblatt/Einkauf oder Verkauf ). Die
jeweiligen Posten werden mit Hilfe dieses Feldes jedoch vollständig ausgeglichen. Siehe auch Posten ausgleichen auf Seite 161
144
5.5 Fakturierung
Feld
Inhalt
Nur
Ein x in diesem Feld bewirkt, daß für die jeweilige Zeile ausschließ-
Projektposten
lich Projektposten bei der Buchung gebildet werden. Artikel
werden dabei nicht vom Lager abgebucht, sondern nur ihr monetärer Verbrauch aufgezeichnet. Ressourcenverbrauch wird in
diesem Fall nur innerhalb des Projekts aufgezeichnet, es werden
keine Ressourcenposten gebildet.
Diese Möglichkeit ist beim Verbrauch von Artikeln sinnvoll, wenn
diese im Verkauf bereits gebucht und damit dem Lager entnommen
wurden. Damit wird verhindert, daß der Artikel zweimal vom Lager
gebucht wird.
In einem wiederkehrenden Buchungsblatt müssen zusätzlich die folgenden
Felder ausgefüllt werden:
Feld
Eingabe:
Wiederholungsart
Wählen Sie zwischen den Optionen Fix und Variabel.
Fix: Alle Werte bleiben nach der Buchung erhalten.
Variabel: Der Inhalt des Feldes Menge wird nach der Buchung
gelöscht.
Wiederholungs- Geben Sie eine Datumsformel wie z.B. 1M+LM (monatlich am Ende
rate
des laufenden Monats) ein, um das Intervall festzulegen, nach dem
die Buchung wiederholt werden soll.
Ablaufdatum
Wenn eine wiederkehrende Transaktion nur bis zu einem
bestimmten Datum ausgeführt werden soll, müssen Sie dieses Feld
ausfüllen. Die Anwendung vergleicht dabei ständig das Arbeitsdatum mit dem Ablaufdatum. Überschreitet das Arbeitsdatum das
Ablaufdatum, wird die Buchung nicht durchgeführt.
Projektverbrauch erfassen
Die Erfassung des Projektverbrauchs wird anhand des Beispielprojekts und
–budgets auf Seite 123 beschrieben. Ein bestimmter Anteil am
Projektverbrauch kann dem Debitor nicht in Rechnung gestellt werden. Das
gilt in erster Linie für den Verbrauch im Status Planung und Angebot. Diese
Kosten können (auch in der Finanzbuchhaltung) nur erfaßt werden, nachdem
Sie den Projektstatus auf Auftrag gesetzt haben.
145
Kapitel 5. Projekte
Beispiel
Der gesamte Verbrauch der Hauptaktivität 0–Planung soll im
Projekt–Buchungsblatt erfaßt werden. Es handelt sich hierbei um den
Zeitraum vor dem 20.11.96. Öffnen Sie das Projekt–Buchungsblatt und
tragen Sie in den Zeilen folgende Werte ein:
1 Jeder Zeile muß die jeweilige Projektnummer zugewiesen werden.
2 Weisen Sie jedem Posten den Arbeitstypencode zu.
Die für den ausgewählten Arbeitstypencode festgelegten Einstands– und
Verkaufspreise werden auf der Grundlage des aktuellen Betrags
berechnet.
3 Vergleichen Sie jede Zeile mit dem Projektbudget. Verwenden Sie dazu
das Menü Funktion, Aktivität holen. Wählen Sie die entsprechende Zeile
im Fenster Projektbudget (Aktivitäten). Sie können jedoch auch Haupt–,
Unter– und Teilaktivitäten in den entsprechenden Feldern manuell
zuweisen. Klicken Sie dazu auf den AssistButton p (oder drücken Sie F6)
in den Feldern Hauptaktivitätscode, Unteraktivitätscode und
Teilaktivitätscode.
Den budgetierten Betrag können Sie auf folgende Weisen mit dem realen
vergleichen (siehe auch auf Seite 118 und auf Seite 119):
· Im Fenster Projektstatistik können Sie FlowFilter für Haupt–, Unter– und
Teilaktivitäten setzen, so daß jede geplante mit der jeweils realisierten
Aktivität verglichen werden kann.
146
5.5 Fakturierung
· Sie rufen den Bericht Projekt – Budgetvergleich auf, der Ihnen alle
veranschlagten und realisierten Werte gegenüberstellt.
Posten abstimmen
Nachdem Sie die benötigten Daten vollständig in das Buchungsblatt
eingetragen haben, können Sie alle Posten jeder Ressource überprüfen und
sich vergewissern, ob die Gesamtmenge jedes Postens Ihren Erwartungen
entspricht. Rufen Sie nach der Eingabe des letzten Postens das Menü
Buchen, Abstimmen auf. Navision Financials stimmt die aktuelle Ressource
ab und unterscheidet dabei nach dem Arbeitstyp. In den folgenden
Abbildungen wird diese Funktion für zwei unterschiedliche Ressourcen
dargestellt.
Achtung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Eine Abstimmung kann nur für Ressourcen vorgenommen werden.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Das Fenster Projekt Buch.–Blatt abstimmen ist eine nützliche Ergänzung
zum Testbericht. Alle Mengenangaben werden dem Arbeitstyp entsprechend
zusammengefaßt. Vor dem Buchen können Sie im Buchungsblatt noch
Änderungen durchführen.
147
Kapitel 5. Projekte
Einkauf auf Projekte
In Bestellungen Rechnungen und Gutschriften des Einkaufs ist es möglich,
jede Zeile einem Projekt (mit Hilfe des Feldes Projektnr. in den Zeilen)
zuzuweisen. Es werden bei der Buchung Projektposten der Art Verbrauch
gebildet. Weitere Informationen erhalten Sie im Abschnitt Artikel direkt auf
ein Projekt kaufen auf Seite 153.
Vergleich des Budgets mit dem realen Verbrauch
Nach jeder Haupt–, Unter– bzw. Teilaktivität sollten Sie den derzeitgen Stand
des Projekts mit den budgetierten Werten vergleichen. Dazu stehen Ihnen
zwei wichtige Hilfsmittel zur Verfügung:
· das Fenster Projektstatistik
· der Bericht Projekt–Budgetvergleich
Das Register Realisiert des Fensters Projektstatistik zeigt die auf dem
Projekt–Buchungsblatt bzw. auf Verkaufsbelegen gebuchten Werte. Sie
können für jede Haupt–, Unter– bzw. Teilaktivität einen FlowFilter setzen. Auf
diese Weise sind Sie in der Lage, die Entwicklung von Projekten sehr
detailliert zu verfolgen.
Über den ausgedruckten oder am Bildschirm dargestellten Bericht Projekt –
Budgetvergleich können Sie die für Verkauf und Verbrauch budgetierten
Werte direkt mit den tatsächlichen Werten vergleichen. Im Bericht werden
die genaue Budgetstruktur und die Summen für jede einzelne Aktivität
gezeigt.
Projekte und Verkaufsvorgänge
In jedem Projekt muß der anfallende Verbrauch im Projekt–Buchungsblatt
oder ggf. im Einkauf erfaßt werden. Alle Projektaktivitäten, die Sie dem
Debitor in Rechnung stellen werden, werden in einer Verkaufsrechnung
erfaßt. Wenn sie dem Debitor während eines Projekts Artikel verkaufen,
müssen diese ebenfalls im Projekt–Buchungsblatt (oder im Einkauf ) gebucht
werden. Sie können direkt einen Artikelposten ausgleichen und es ist dabei
möglich, Lagerorte und Seriennummern zu berücksichtigen. In der folgenden
Abbildung ist ein Projekt–Buchungsblatt mit Artikel– und Sachposten
dargestellt.
148
5.5 Fakturierung
Nachdem Sie das Projekt–Buchungsblatt gebucht haben, können Sie dem
Debitor einige oder alle Posten in Rechnung stellen.
Beispiel
Im Beispielprojekt wurden die ersten drei Hauptaktivitäten erfolgreich im
November '96 abgeschlossen. Jetzt sollen sie fakturiert werden. In dieser
ersten Rechnung wird der Arbeitstyp Planung nicht berücksichtigt.
1 Erstellen Sie im Modul Debitoren & Verkauf eine neue Verkaufsrechnung
für den Verk.-an Deb.–Nr.: 30000, Buchungsdatum: 30.11.96.
Sie dürfen keinen Verkaufsauftrag erstellen. Es ist nicht möglich, ein
Projekt einem Auftrag zuzuweisen. Das Projekt ist selbst ein Auftrag.
2 Klicken Sie auf die Verkaufszeilen und wählen Sie Funktion,
Projektverbrauch abrufen.
Das Fenster Projekt Verbrauch abrufen erscheint.
3 Füllen Sie es wie in der folgenden Abbildung dargestellt aus.
149
Kapitel 5. Projekte
Die Posten im Projekt–Buchungsblatt wurden mit Haupt–, Unter– und
Teilaktivitäten verknüpft. Diese Verknüpfung wurde auch von der
Stapelverarbeitung Projekt Verbrauch abrufen übernommen. Nach dem
Buchen der Rechnung werden die im Projekt–Buchungsblatt gebuchten
Verbrauchsposten mit den in den Verkaufszeilen gebuchten Posten
ausgeglichen. Alle aufgeführten Artikel werden bei diesem Vorgang nicht
vom Lager abgebucht. Da der Verbrauch bereits gebucht wurde, ist auch der
Lagerabgang bereits erfaßt (der Einkauf veranlaßt keine Lagerbewegung).
Verkauf vor dem Verbrauch buchen
Das Modul Projekte von Navision Financials ermöglicht die Erfassung eines
Verkaufsprozesses, vor der Buchung des dazugehörenden Verbrauchs. Die
Verknüpfung mit dem Projekt und dem Budget muß manuell eingerichtet
werden; als Unterstützung steht Ihnen die Funktion Aktivität holen zur
Verfügung.
Achtung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Die einzige Möglichkeit, den Verbrauch eines Artikels (Einkauf oder Buchung
im Projekt–Buchungsblatt) auszugleichen, besteht im Aufrufen der Stapelverarbeitung Projekt Verbrauch abrufen auf der Verkaufsrechnung. Ein über
diese Funktion durchgeführter Artikelverkauf erzeugt keine Artikelposten.
Der Verbrauch wird ausgeglichen, ohne daß das Lager berührt wird.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Beispiel
150
Der Einsatz der Ressourcen und eines Artikels am 02.12. soll vor der Buchung
im Projekt–Buchungsblatt fakturiert werden. Erstellen Sie eine neue
Verkaufsrechnung. Fügen Sie die Felder Arbeitstypencode und Projektnr.
5.5 Fakturierung
ein. Wenn Sie keinen Zugriff auf die Zoomfunktion Strg F8 (oder Extras,
Zoom) haben, müssen Sie die Felder Hauptaktivitätscode,
Unteraktivitätscode und Teilaktivitätscode einfügen.
1 Wählen Sie die Projektnr. und den Arbeitstypencode manuell aus, wie im
Projekt–Buchungsblatt.
2 Rufen sie das Menü Funktion, Aktivität holen auf, um die
Rechnungsposten dem Budget zuzuweisen. Die folgende Abbildung zeigt
das Ergebnis:
3 Wenn Sie die Zeilen mit dem Projektbudget für den ausgewählten Tag
vergleichen, werden Sie feststellen, daß die Ressourcengruppen nicht
direkt aufgeführt sind. Sie können zwar Ressourcengruppen in den
Budgetzeilen direkt aufführen, doch im Projekt–Buchungsblatt und in den
Verkaufszeilen müssen Sie die einzelnen Ressourcen buchen.
Beispiel: Datum
zuordnen
Für die Ressourcengruppe Service wurden für den 02.12. eine Anzahl von
48 Stunden budgetiert. Diese Anzahl wurde auf mehrere Tage verteilt (siehe
Beispiel für eine Verteilung auf Seite 129). In einem Buchungsblatt oder in
eine Rechnung muß die Verteilung manuell eingegeben werden.
151
Kapitel 5. Projekte
Bevor Sie in den Verkaufszeilen eine Datumszuordnung vornehmen, müssen
Sie wissen, ob Sie den Gesamtbetrag fakturieren oder die Datumszuordnung
so genau wie möglich nachvollziehen möchten. Wenn Sie (und der Debitor)
sich für die zweite, detailliertere, Möglichkeit entscheiden, können Sie das
Datum des jeweiligen Ressourceneinsatzes über das Feld Lieferdatum
erfassen. Dies wird in der vorigen Abbildung gezeigt.
Die Buchung erzeugt Projektposten. Diese Posten sind offen und negativ.
Eine Projektentwicklung ist in Verbrauch und Verkauf aufgeteilt. Der Verkauf
wird mit Posten des Verbrauchs ausgeglichen die Sie, in diesem Fall,
nachträglich im Projekt–Buchungsblatt buchen müssen. Da im obigen
Beispiel ein Artikel vor der Erfassung des Verbrauchs gebucht wurde, gehen
Sie wie folgt vor:
1 Öffnen Sie ein Projekt–Buchungsblatt
2 Geben Sie die im vorigen Bild aufgeführten Zeilen für das Projekt Merkur
ein.
3 Versehen Sie in der Zeile, in der Sie den Artikel erfassen, das Feld
Nur Projektposten mit einem x.
Im Abschnitt Posten ausgleichen auf Seite 161 erfahren Sie, wie Sie den
Verbrauch im Buchungsblatt mit Verkaufsposten ausgleichen.
Gutschriften in Projekten
Eine Gutschrift ist eine annullierte Rechnung. Nachfolgend wird im
Beispielprojekt eine Gutschrift erstellt.
Beispiel
Nach einem Gespräch mit dem Debitor soll ein Artikel (1928–S) und eine
Arbeitsstunde (Maren) gutgeschrieben werden. Das Buchungsdatum ist der
06.12.96.
1 Erstellen Sie im Modul Debitoren & Verkauf eine neue Verkaufsgutschrift.
2 Klicken Sie im Feld Ausgleich–mit Belegnr. der Gutschriftskarte auf den
AssistButton p (oder drücken Sie F6).
Daraufhin erscheint das Fenster Debitorenpostenausgleich für den
ausgewählten Debitor.
152
5.5 Fakturierung
3 Wählen Sie die entsprechende Rechnung aus.
Das Feld Ausgleich–mit Belegart wird automatisch ausgefüllt.
4 Rufen Sie das Menü Funktion, Zeilen kopieren auf.
5 Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie die Option Gebuchte Rechnung
auswählen müssen. Anschließend wird das Fenster Gebuchte
Verkaufsrechnungen angezeigt. Wählen Sie die Rechnungsnummer aus,
die der Nummer im Feld Ausgleich–mit Belegnr. entspricht.
6 Löschen Sie alle Zeilen, die nicht gutgeschrieben werden sollen.
Markieren Sie dazu die gewünschten Zeilen, wie im Handbuch
„Einführung“ erläutert, und wählen Sie Bearbeiten, Löschen (oder
drücken F4 oder Entf ).
7 Korrigieren Sie in beiden Zeilen die Menge.
Anschließend können Sie die Gutschrift buchen.
Über die Funktion Zeilen kopieren können Sie ganze Zeilen aus einer
gebuchten Rechnung übernehmen. Alle Felder, einschließlich
Projektnummer, Haupt–, Unter– und Teilaktivität, haben den gleichen Inhalt
wie in der kopierten Rechnung. Dadurch ist diese Gutschrift auch mit dem
Projektbudget verknüpft. Eine Verkaufsgutschrift erzeugt Projektposten des
Typs Verkauf; vgl. auf Seite 160.
Artikel direkt auf ein Projekt kaufen
Der projektbezogene Einkauf von Artikeln hat keine Auswirkungen auf die
Lagerverwaltung. Auf diese Weise können Sie während eines Projekts Artikel
ein– und verkaufen, die Sie nicht in Ihrem Bestand führen. Artikel, die Sie auf
diesem Wege eingekauft haben, müssen jedoch in der Lagerverwaltung
eingerichtet werden. Sie sollten solche Artikel mit einem besonderen
Nummernkreis hervorheben, so daß sie vom eigentlichen Lagerbestand
unterschieden werden können.
153
Kapitel 5. Projekte
Sobald der Artikel eingekauft ist, wird er im Projektjournal als
Verbrauchsbuchung (positiver, offener Posten) erfaßt. Da es keine
Artikelposten gibt, können Sie den Artikel nur verkaufen und den
Projektverbrauch ausgleichen.
Achtung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Diese Form des Einkaufs, indem nur die reine Verbrauchsbuchung erfaßt
wird, ist nur im Inlandsgeschäft zulässig. Wird der Artikel im Ausland
erworben oder geht der Verkauf an einen im Ausland ansässigen Debitoren,
muß der Artikel “normal” mit Lagerbewegungen eingekauft und auch wieder
veräußert werden. Ansonsten werden die Daten für die INTRASTAT Meldung
verfälscht.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Verwenden Sie nicht das Projekt–Buchungsblatt, da es lediglich die Kosten
erfaßt. Die Artikelkosten wurden bereits durch die Einkaufsbuchung erfaßt;
wenn Sie den Artikel im Buchungsblatt buchen, würden die Kosten doppelt
gebucht.
Achtung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Die einzige Möglichkeit, den Verbrauch eines Artikels (Einkauf oder Buchung
im Projekt–Buchungsblatt) auszugleichen, besteht im Aufrufen der
Stapelverarbeitung Projekt Verbrauch abrufen auf der Verkaufsrechnung.
Ein über diese Funktion durchgeführter Artikelverkauf erzeugt keine
Artikelposten. Der Verbrauch wird ausgeglichen, ohne daß die
Lagerverwaltung beeinflußt wird.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Beispiel: Artikel in
einem Projekt kaufen
Im Beispielprojekt soll der Artikel 10000, ein PC, während der vierten
Hauptaktivität des Projekts verkauft werden. Der Artikel hat einen
besonderen Nummernkreis. Die Lagerabgangsmethode ist Standard; der
Einstandspreis hat den festen Betrag von 2.000 DM, der VK–Preis beträgt
2.650 DM. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Artikel zu kaufen:
1 Erstellen Sie eine neue Einkaufsrechnung, wie in der folgenden Abbildung
gezeigt.
2 Fügen Sie das Feld Projekt Nr. ein, und weisen Sie dem Feld das Projekt
Merkur zu.
154
5.5 Fakturierung
3 Rufen Sie das Menü Funktion f, Aktivität holen auf, um den Einkauf dem
Projektbudget zuzuordnen. Wenn Sie keinen Zugriff auf die Zoomfunktion
(Strg F8) haben, sollten Sie die Felder Hauptaktivitätscode,
Unteraktivitätscode und Teilaktivitätscode manuell einfügen.
4 Buchen Sie die Einkaufsrechnung.
Nach dem Buchen werden die Einstandspreise der Rechnung in den
Projektposten als Verbrauch erfaßt. Im Modul Lager findet keine Buchung
statt. Die Artikel bilden keine Artikelposten und sind somit nicht in den
Artikeljournalen zu finden.
Verkauf von Artikeln, die in einem Projekt eingekauft wurden
Die einzig korrekte Möglichkeit, Artikel im Rahmen eines Projekts zu
verkaufen ist die Erstellung einer Verkaufsrechnung. Dazu müssen Sie, wie
bereits auf Seite 154 beschrieben, das Menü Funktion f, Projektverbrauch
abrufen anwählen. Die Artikel in den Verkaufszeilen werden nicht in der
Lagerverwaltung gebucht; es werden auch keine Artikelposten erzeugt.
Sobald die Verkaufsrechnung gebucht ist, werden die positiven
Projektposten des Einkaufs mit denen des Verkaufs ausgeglichen. Im Fenster
Projektstatistik wird der Einkauf als Verbrauch angezeigt.
155
Kapitel 5. Projekte
Achtung
Wenn Sie das Menü Funktion f, Projektverbrauch abrufen auf der
Verkaufsrechnung nicht verwenden, werden durch die Buchung auch
Artikelposten erzeugt. Dadurch treten Fehler auf zweierlei Weise auf:
· Der Einkauf der Artikel hatte keine Auswirkungen auf den Lagerbestand.
Navision Financials versucht, einen Ausgleich mit positiven, offenen
Artikelposten durchzuführen, die jedoch nicht vorhanden sind.
· Das Buchen von Artikeln im Projekt–Buchungsblatt erzeugt grundsätzlich
Artikelposten (eine Ausnahme besteht nur dann, wenn das Feld Nur
Projektposten auf x gesetzt wurde). Wenn Sie den Projektverbrauch in
der Verkaufsrechnung ausgleichen, ohne das Menü Funktion f,
Projektverbrauch holen zu verwenden, werden die Artikel erneut aus der
Lagerverwaltung gebucht.
Beispiel: Artikel
verkaufen
Um die eingekauften Artikel verkaufen zu können, müssen Sie eine
Verkaufsrechnung erstellen, die mit dem aktuellen Projekt in Verbindung
steht.
1 Erstellen Sie dazu eine Verkaufsrechnung für den Debitor des Projekts.
2 Füllen Sie in den Verkaufszeilen das Feld Projektnr. aus.
3 Rufen Sie das Menü Funktion f, Projektverbrauch holen auf. Es erscheint
die Stapelverarbeitung Projekt Verbrauch abrufen, in der Sie die Felder
Hauptaktivitätscode, Unteraktivitätscode und Teilaktivitätscode zum
filtern ausfüllen müssen.
Durch die Ausführung der Stapelverarbeitung Projekt Verbrauch abrufen
sind die Aktivitäten dem Projektbudget zugeordnet.
4 Buchen Sie die Rechnung.
Statistik
In jeder Haupt–, Unter– und Teilaktivität ist es möglich, das Fenster
Projektstatistik bzw. den Bericht Projekt–Budgetvergleich aufzurufen. Über
beide können Sie den realen Verbrauch und die fakturierten Beträge mit den
veranschlagten Werten im Budget vergleichen.
156
5.5 Fakturierung
Der Bericht Projekt–Budgetvergleich
Dieser Bericht zeigt jede Haupt–, Unter– und Teilaktivität sehr detailliert an.
In den Spalten werden die budgetierten Kosten und die fakturierten
VK–Preise mit den realisierten Beträgen verglichen. Wurde eine Haupt–,
Unter– oder Teilaktivität realisiert, aber nicht budgetiert, erscheint im Bericht
eine Zeile mit der entsprechenden Aktivität. Jedoch nur die Spalten für die
realisierten Beträge sind ausgefüllt.
Das Fenster Projektstatistik
Die Spalten dieses Fensters zeigen die budgetierten und gebuchten Beträge
für Ressourcen, Artikel und Sachkonten. Im Register Budgetiert wird
zwischen Einstands– und Verkaufsbetrag unterschieden. Der Gewinn wird
nach der folgenden Formel berechnet:
DB = Einstandsbetrag – Verkaufsbetrag
Der prozentuale Gewinn im Feld DB % wird folgendermaßen berechnet:
DB
100 × ----------------------------------------------
Verkaufsbetrag
Im Register Realisiert sehen Sie die bereits gebuchten Einstands– und
Verkaufsbeträge. Das Feld Überfakturiert wird nach der folgenden Formel
berechnet:
Überfakturiert = Fakturiert (VK–Preis) – Verkaufsbetrag
Der Prozentsatz der überfakturierten Beträge ergibt sich aus der folgenden
Formel:
Fakturiert ( VK – Preis )
100 × --------------------------------------------------------Verkaufsbetrag
Die Gewinnberechnung erfolgt wie auf dem vorigen Register.
Sie können in diesem Fenster FlowFilter setzen. In der folgenden Abbildung
ist ein kleiner Teil der in der vierten Hauptaktivität des aktuellen Projekts
realisierten Beträge dargestellt.
157
Kapitel 5. Projekte
Statistiken für nicht budgetierte Beträge
Gebuchte Beträge, die nicht in einem Projektbudget enthalten sind, können
im Fenster Projektstatistik eingesehen werden. Sie erscheinen nur im
Register Realisiert. Die Werte werden folgendermaßen angezeigt:
Wenn die Beträge in einer Verkaufsrechnung oder Verkaufsgutschrift
gebucht werden, wird das Feld Fakturiert (VK–Preis) ausgefüllt, das Feld
Verkaufsbetrag enthält jedoch keinen entsprechenden Wert. Der Inhalt der
Felder Überfakturiert und Fakturiert (VK–Preis) stimmen überein. Der
Betrag im Feld Überfakturiert % ändert sich nicht.
Beim Verbrauch nicht budgetierter Beträge zeigt das Fenster Projektstatistik
diejenigen Beträge nicht an, die in einem Projekt–Buchungsblatt oder in den
Einkaufszeilen gebucht wurden. Das Feld Einstandsbetrag bleibt
unverändert und das Feld DB zeigt den gleichen Wert wie das Feld Fakturiert
(VK–Preis).
Buchungen von nicht budgetierten Werten können Haupt–, Unter– und
Teilaktivitäten zugewiesen werden. Im Abschnitt Saldomethode auf Seite 167
wird dazu ein Beispiel aufgeführt.
158
5.6 Projektjournale
5.6 Projektjournale
Projektjournale zeichnen Buchungen auf – sie geben Auskunft über die
Projektposten in jedem Journal. Bei jedem Buchungsvorgang wird ein neues
Journal erstellt. Nach erfolgter Buchung wird das Journal automatisch
geschlossen. Allen Posten werden automatisch fortlaufende Nummern
zugewiesen. Jeder Posten in Navision Financials kann mit seiner Nummer
eindeutig identifiziert werden.
In der Tabelle Projektjournale befinden sich die Felder mit Angaben zum
Ursprung der Buchung (Herkunftscode, Buch.–Blatt Name) und die
Benutzer ID. Die Felder Von Lfd. Nr. und Bis Lfd. Nr. zeigen an, wieviele
Projektposten sich im entsprechenden Journal befinden.
Projektposten aufrufen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um alle Projektposten einzusehen:
1 Rufen Sie das Menü Projekte, Journale auf.
2 Klicken Sie im Feld Von Lfd. Nr. auf den AssistButton p (oder betätigen Sie
F6).
Daraufhin öffnet sich das Fenster Projektposten. Der Cursor befindet sich
auf dem Datensatz mit der im vorigen Fenster ausgewählten
Postennummer.
Um den Inhalt eines bestimmten Journals aufzurufen, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1 Wählen Sie Projekte, Journale und entscheiden Sie sich für ein Journal.
2 Rufen Sie das Menü Journal f, Projektposten auf.
Daraufhin wird das Fenster Projektposten geöffnet. Die Datensätze
werden entsprechend Ihrer Eingabe in den Feldern Von Lfd. Nr. und
Bis Lfd. Nr. der im Fenster Projektjournal ausgewählten Zeile gefiltert.
159
Kapitel 5. Projekte
In der folgenden Abbildung ist ein ausgewähltes Journal dargestellt:
Offene Projektposten
Jede projektbezogene Buchung erzeugt Projektposten. Dabei wird zwischen
positiven und negativen Posten unterschieden; positive Posten erhöhen Ihre
Kosten, negative Posten sind Verkäufe an den Debitor. Im Projektmodul ist
die Postenverwaltung ähnlich aufgebaut wie im Modul Lager; dort erzeugen
Einkäufe/Zugänge positive Posten und Verkäufe/Abgänge negative Posten:
Offene Posten
Jeder Posten, der in Verbindung mit einem Projekt gebucht wurde, ist ein
offener Posten, wenn das Feld Restbetrag in der Tabelle Projektposten
ungleich Null ist. Wenn Sie im Projekt–Buchungsblatt einen Posten buchen
und im Feld Fakturierbar kein Häkchen (x) gesetzt ist, gibt es für diesen
Posten keinen Restbetrag. Der Posten gilt auch nicht mehr als offen.
160
5.6 Projektjournale
Positive Posten
Posten im Projekt–Buchungsblatt, in Verkaufsgutschriften und
Einkaufsrechnungen erzeugen positive Projektposten. Dazu müssen die
gebuchten Mengen und VK–Preise positiv sein. Posten, die in diesem Teil von
Navision Financials gebucht werden, bewirken eine Erhöhung Ihrer Kosten.
Posten, die im Feld Verkaufsbetrag der Tabelle Projektposten einen
positiven Betrag aufweisen, gelten für die als positive Posten.
Negative Posten
Posten in einer Einkaufsgutschrift oder Verkaufsrechnung erzeugen negative
Projektposten. Posten, die in diesem Teil von Navision Financials gebucht
werden, können mit den anfallenden Kosten ausgeglichen werden.
Posten ausgleichen
Auf der Projektkarte gibt es im Feld Ausgleichsmethode zwei Möglichkeiten,
offene Projektposten auszugleichen: Offener Posten und Saldomethode. Sie
werden ähnlich wie im Modul Finanzbuchhaltung angewendet.
Offener Posten
Diese Ausgleichsmethode erfordert immer einen manuellen Ausgleich eines
Postens im Projekt–Buchungsblatt oder in den Verkaufszeilen mit einem
offenen Posten in der Tabelle Projektposten. Wenn Sie die Posten nicht
miteinander verknüpfen, erzeugen Sie offene Posten, die untereinander
nicht in Verbindung stehen. Im Projekt–Buchungsblatt und in den
Verkaufszeilen gibt es die beiden Felder Projektp. Ausgl.–ID und Ausgleich
mit Projektposten, über die Posten ausgeglichen werden können.
Beispiel
Das folgende Beispiel basiert auf dem Projekt Landsberg. Die
Ausgleichsmethode dieses Projekts ist Offener Posten.
161
Kapitel 5. Projekte
Ausgleich–mit Lfd. Nr. In diesem Beispiel wurden die Verkaufszeilen vor der Erfassung des
Verbrauchs gebucht. Diese Posten sollten Sie manuell ausgleichen.
Projektposten des Typs Verkauf (negativ) können von Projektposten des Typs
Verbrauch (positiv) ausgeglichen werden. Gehen Sie folgendermaßen vor:
1 Öffnen Sie das Projekt–Buchungsblatt
2 Fügen Sie das Feld Ausgleich–mit Lfd. Nr. ein. Dieses Feld erlaubt Ihnen,
einen Posten pro Zeile auszugleichen.
3 Wählen Sie das Menü Funktion, Aktivität holen und weisen Sie die Zeilen
den entsprechenden Projektbudgetzeilen zu.
4 Um einen Posten aus der Tabelle Projektposten auszugleichen, klicken
Sie auf den AssistButton p (oder drücken Sie F6).
Das Fenster Projektposten erscheint. Es ist bereits ein Filter für das
laufende Projekt und offene, negative Posten gesetzt.
5 Klicken Sie auf die Zeile, deren Posten Sie ausgleichen möchten und
anschließend auf OK.
Die laufende Nummer des Postens wird automatisch in das Feld
Ausgleich–mit Lfd. Nr. übertragen.
162
5.6 Projektjournale
Achtung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ein offener Posten wird geschlossen, wenn das Feld Restbetrag auf Null
gesetzt wird. Projektposten werden ausschließlich mit den Beträgen im Feld
Verkaufsbetrag ausgeglichen.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Das Buchen der Projekt–Buchungsblattzeilen in obigen Bild bewirkt
folgendes:
· Die Beträge der ersten beiden Zeilen werden ihre zugewiesenen
Projektposten ausgleichen. Der Betrag im Feld Verkaufsbetrag des
Buchungsblatts gleicht den Restbetrag der Posten aus.
163
Kapitel 5. Projekte
· Der gebuchte Posten für die Säge wird nicht ausgeglichen. Der Betrag im
Feld Verkaufsbetrag des Buchungsblatts gleicht nicht den Wert des
Restbetrags der Posten aus.
· Der letzte Posten im Projekt–Buchungsblatt wurde nicht mit Hilfe des
Feldes Ausgleich–mit Lfd. Nr. einem Projektposten zugewiesen. Die
Ausgleichsmethode Offener Posten erfordert eine direkte Zuweisung zu
einem gebuchten Posten. Geschieht dies nicht, erzeugt die Anwendung
einen neuen offenen Projektposten. Daher kann die Verkaufsbuchung der
Säge nicht ausgeglichen werden.
Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis der letzten Buchung:
Im Feld Geschlossen von Lfd. Nr. können Sie die Beziehung zwischen den
Posten erkennen. Der Posten 31 schließt den Posten 28. Der Posten 30 wird
durch den Posten 33 verringert. Der Posten 34 besitzt zu keinem anderen
Posten eine Verbindung.
Ausgleichs ID
Wenn Sie im Buchungsblatt mit einer einzigen Zeile mehr als einen Projektposten ausgleichen möchten, müssen Sie das Feld Ausgleichs ID einfügen.
Im nächsten Beispiel kommt es folgendermaßen zum Einsatz. Die
Ausgleichsmethode des entsprechenden Beispielprojekts ist Offener Posten.
Beispiel
Die Buchung der folgenden Verkaufsrechnung erfolgt, bevor der Verbrauch
des Projekts registriert wird:
164
5.6 Projektjournale
Diese Posten sollen in einer einzigen Zeile im Projekt–Buchungsblatt
ausgeglichen werden.
1 Öffnen Sie das Projekt–Buchungsblatt.
2 Füllen Sie die Felder Ausgleichs ID und Ausgl. u. Schließen (Proj.) aus.
3 Weisen Sie die entsprechenden Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten zu.
4 Geben Sie eine Ausgleichs–ID ein, z.B. AUS–1, und verlassen Sie das Feld.
Anschließend klicken Sie in diesem Feld auf den AssistButton p (oder
drücken F6).
Das Fenster Projektposten erscheint.
5 Im Fenster Projektposten gehen Sie zum Feld Ausgleichs ID und wählen
Ausgleich, Ausgleichs ID setzen (oder drücken F9) in den Zeilen, die Sie
ausgleichen möchten.
6 Damit Sie den von Ihnen ausgeglichenen Betrag einsehen können, wählen
Sie Ausgleich, Abstimmen (oder drücken Sie Strg F9). Das folgende
Fenster erscheint:
165
Kapitel 5. Projekte
7 Verlassen Sie das Fenster Abstimmen und schließen Sie das Fenster
Projektposten mit OK.
Die folgenden Abbildungen zeigen das Ergebnis des Ausgleichs:
8 Schließlich geben Sie im Projekt–Buchungsblatt die Gesamtmenge der
Mengeneinheiten ein, in diesem Fall 27 Stunden.
166
5.6 Projektjournale
Das Feld Ausgl. u.
Schließen (Proj.)
Es ist offensichtlich, daß der im Feld Verkaufsbetrag enthaltene Wert den
Restbetrag in den Projektposten nicht ausgleichen kann. Wenn Sie die
Anwendung veranlassen möchten, einen Posten auszugleichen und zu
schließen, obwohl die entsprechenden Beträge einander nicht ausgleichen,
können Sie in dem Feld Ausgl. u. Schließen (Proj.) ein Häkchen (x) setzen.
In der folgendenden Abbildung sehen Sie das Ergebnis.
Alle gezeigten Posten wurden von dem Posten 38 ausgeglichen.
Saldomethode
Diese Ausgleichsmethode bietet Ihnen weitaus flexiblere Möglichkeiten,
Projektposten zu schließen und auszugleichen. Sie können Posten jedoch
bei Bedarf auch manuell ausgleichen. Wenn Sie die Felder Ausgleichs ID und
Ausgleich–mit Lfd. Nr. nicht ausfüllen, wird durch den Posten im
Projekt–Buchungsblatt der älteste negative Posten mit der gleichen Art und
Nr. reduziert oder abgeschlossen. Falls der Verkaufsbetrag der
ausgleichenden Zeilen (Buchungsblatt oder Verkauf ) größer ist als der
Restbetrag des Projektpostens, wird der älteste Posten geschlossen und der
zweitälteste reduziert.
Beispiel
Saldomethode
Dieses Beispiel basiert auf dem Merkur Projekt. Wie in den vorangegangenen
Beispielen wird der Verkauf vor der Erfassung des Verbrauchs gebucht.
Die Säge wird in der 4. Hauptaktivität für eine Dauer von 10 Stunden benutzt.
Obwohl diese Arbeit nicht in das Projektbudget einbezogen ist, kann sie
Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten zugewiesen werden. Nach erfolgter
Buchung können Sie im Fenster Projektstatistik die Beträge dieser Arbeit im
167
Kapitel 5. Projekte
Feld Fakturiert (VK–Preis) des Registers Realisiert sehen. Mehr über
Projektstatistiken erfahren Sie im Abschnitt Statistik auf Seite 156.
Füllen Sie die folgende Verkaufsrechnung wie in der folgenden Abbildung
gezeigt aus.
Bevor Sie die Rechnung buchen gehen Sie folgendermaßen vor:
1 Rufen Sie für jede Zeile das Menü Funktion f, Aktivität holen auf.
2 Weisen Sie beide Zeilen den folgenden Aktivitäten zu: Hauptaktivität
4–Mont, Unteraktivität 41–Liefer, Teilaktivität 411–Anl zu.
Die Beträge dieser nichtbudgetierten Zeilen werden in der Projektstatistik
angezeigt. Wenn Sie ihnen Haupt–, Unter– und Teilaktivitäten zuweisen,
sind Sie in der Lage, diese Werte nachzuvollziehen, indem Sie im
Statistikfenster Filter setzen (siehe Seite 156).
3 Buchen Sie die Rechnung.
Die Buchung erzeugt zwei offene Projektposten der Postenart Verkauf. Um
sie auszugleichen, gehen Sie auf diese Weise vor:
1 Öffnen Sie ein Projekt–Buchungsblatt.
2 Füllen Sie die Zeilen wie in der folgenden Abbildung gezeigt aus.
168
5.6 Projektjournale
3 Weisen Sie alle Zeilen der Hauptaktivität 4–Mont, der Unteraktivität
41–Liefer und der Teilaktivität 411–Anl zu.
4 Buchen Sie das Buchungsblatt.
Die Buchung erzeugt folgende Posten in den Projektjournalen:
169
Kapitel 5. Projekte
Wie Sie in der obigen Abbildung sehen, gleichen die Posten einander
automatisch aus. Der Posten 125 schloß den Posten 123. Posten 124 wurde
von Posten 125 teilweise und von Posten 126 endgültig geschlossen.
Wenn Sie Posten schließen möchten, obwohl der Betrag in der Rechnung und
der Restbetrag in den Projektposten sich nicht gegenseitig ausgleichen,
können Sie das Feld Ausgl. u. Schließen (Proj.) verwenden.
Projektverbrauch abrufen
In Verkaufsrechnungen und Verkaufsgutschriften steht Ihnen die
Stapelverarbeitung Projekt Verbrauch abrufen zur Verfügung. Wählen Sie
dazu das Menü Funktion f, Projektverbrauch abrufen. Es ist immer ratsam,
diese Stapelverarbeitung anzuwenden, wenn die Aufzeichnung des
Verbrauchs vor der Fakturierung an den Debitor erfolgte. Dieser Aspekt fand
für Artikel bereits im Abschnitt Artikel direkt auf ein Projekt kaufen auf
Seite 153 Erwähnung. Bei offenen Projektposten bewirkt die
Stapelverarbeitung folgendes:
Achtung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Die Projektposten des entsprechenden Verbrauchs werden von den Posten in
den Verkaufszeilen ausgeglichen, die von der Stapelverarbeitung Projekt
Verbrauch abrufen gefüllt wurden. Dies gilt für beide Ausgleichsmethoden:
Saldomethode und Offener Posten.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Verbrauch und Verkauf in die
Finanzbuchhaltung gebucht werden.
170
5.7 Projekte aktivieren und deaktivieren
5.7 Projekte aktivieren und deaktivieren
Sämtliche Buchungen für Verbrauch und Verkauf werden zunächst nicht in
die Finanzbuchhaltung übernommen. Die Buchung eines Verbrauchs
geschieht in einem Projekt–Buchungsblatt und in den Einkaufsvorgängen;
Verkaufsbuchungen erfolgen in Verkaufsrechnungen und –gutschriften. In
der Tabelle Projektposten befindet sich das Feld Postenart. Es zeigt an, ob
es sich bei dem Posten um einen Verbrauch oder einen Verkauf handelt. Die
Buchung von Verbrauchs– und Verkaufsposten auf Sachkonten geschieht mit
der Hilfe von Stapelverarbeitungen. Wie bereits im Abschnitt
Projekt–Buchungsgruppen auf Seite 135 erwähnt wurde, buchen die Stapelverarbeitungen den Verbrauch und den Verkauf auf getrennte Konten. Das
Konto wird dabei durch den Inhalt des Feldes Postenart bestimmt.
Die Aktivierung von Projektposten kann zu Einstands– oder zu Verkaufspreisen erfolgen. Siehe auch den Abschnitt Aktiv.– Methode auf Seite 139. In
den nachfolgenden Beispielen erfolgt die Aktivierung zu Einstandspreisen.
Die Deaktivierungprinzipen, Bei Abschluß und Prozentsatz der Fertigung,
werden im Abschnitt Deakt.– Prinzip auf Seite 139 erläutert. Das Beispielprojekt erlaubt die kontinuierliche Deaktivierung.
Navision Financials bietet vier Stapelverarbeitungen zum Berechnen und
Buchen von Projektposten in der Finanzbuchhaltung an:
· Projektposten aktivieren berechnet den Wert der zu aktivierenden
Projektposten nicht fertiggestellter Arbeiten
· Projekt Aktivierung buchen bucht die Aktivierung in die
Finanzbuchhaltung
· Projektposten deaktivieren berechnet die Deaktivierung der Kosten und
Einnahmen
· Projekt Deaktivierung buchen überträgt die Deaktivierung in die
Finanzbuchhaltung
Sie sollten diese Optionen im Menü Periodische Aktivitäten in der genannten
Reihenfolge verwenden. Jede einzelne ist ein Teil des Berechnungsvorgangs
zur korrekten Ermittlung der Projekttransaktionen und der Übertragung
dieser in die Finanzbuchhaltung.
171
Kapitel 5. Projekte
Projektposten aktivieren
Die ersten beiden der oben genannten Stapelverarbeitungen aktivieren die
Projektposten. Dies bedeutet, daß sie während des Projektablaufs die von
Ihnen ermittelten Einstands– und Verkaufspreise berechnen und buchen.
Üblicherweise aktivieren Sie die Posten in der Buchhaltungsperiode, in der
sie erscheinen, und deaktivieren sie in der darauffolgenden, mit den
realisierten Beträgen.
In der folgenden Abbildung wird die Aufteilung nach Postenart, Art und den
verschiedenen Sachkonten für die Aktivierung bzw. Deaktivierung
dargestellt.
Projektposten
Aufteilung nach Projekten
Aufteilung nach Art
Verbrauch
Verkauf
Aufteilung nach Kontoart
Ressource
Artikel
Sachkonto
Aufteilung auf Sachkonten
Kontonr.
172
Kontonr.
Kontonr.
5.7 Projekte aktivieren und deaktivieren
Die beiden zur Aktivierung erforderlichen Schritte werden in der Tabelle
Projektposten in den Feldern Betrag für Aktiv. (nach dem Ausführen der
ersten Stapelverarbeitung) und Aktiv. Betrag (nach der Buchung)
aufgezeichnet. So können Sie problemlos die Verknüpfung zwischen den
gebuchten Projektposten und den Sachkonten nachvollziehen.
Beispiel
Ein Teil der Buchungen der Hauptaktivität 2 soll nachfolgend für die
Aktivierung bzw. Deaktivierung verwendet werden. Dieser Teil enthält
unterschiedliche Ressourcen mit verschiedenen Einheiten, Artikel sowie ein
Sachkonto. Der dazugehörende Verbrauch wurde im Projekt–Buchungsblatt
aufgezeichnet, die betreffenden Verkäufe in einer Verkaufsrechnung.
Die Stapelverarbeitung zum Aktivieren der Posten wird am 30.12.96
gestartet, nachdem die letzte Debitorenrechnung fakturiert wurde.
Verbrauch aktivieren
Um den Verbrauch der im Projekt–Buchungsblatt gebuchten Posten zu
aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1 Wählen Sie Projekte, Periodische Aktivitäten, Projektposten aktivieren.
2 Füllen Sie die Felder des daraufhin erscheinenden Fensters wie in der
folgenden Abbildung dargestellt aus:
Die daraus resultierenden Projektposten sind in der folgenden Abbildung
dargestellt. Zu diesem Zeitpunkt sind noch keine Buchungen in der
Finanzbuchhaltung durchgeführt worden; die Projektposten wurden lediglich
für die Buchung vorbereitet. Der Inhalt der Felder Betrag für Aktiv. und
Einstandsbetrag ist identisch.
173
Kapitel 5. Projekte
Als nächstes wird der Verbrauch dieser Aktivitäten in die Finanzbuchhaltung
gebucht. Starten Sie die Stapelverarbeitung Projekt Aktivierung buchen und
füllen Sie die Felder wie folgt aus:
Die Register Projekt und Projektposten stimmen mit denen von der vorigen
Seite überein. Das Register Optionen kann folgendermaßen ausgefüllt
werden:
Die Buchungsart Pro Projektposten sorgt für eine detaillierte Buchung und
ermöglicht Ihnen, sämtliche Beziehungen zwischen einem Projektposten und
dem dazugehörenden Sachposten zu überschauen. Die Option Pro Projekt
erzeugt eine saldierte Buchung auf die jeweiligen Sachkonten. Eine Eingabe
in das Feld Buchungsdatum ist Voraussetzung dafür, daß die
Stapelverarbeitung überhaupt ausgeführt werden kann. Es wird jedoch auch
dringend empfohlen, das Feld Belegnr. auszufüllen, um später die Buchung
mit Hilfe der Navigate–Funktion nachvollziehen zu können.
174
5.7 Projekte aktivieren und deaktivieren
Im Abschnitt Projekt–Buchungsgruppen auf Seite 135 wurde der
Grundgedanke der Sachkonten für Projekt–Buchungsgruppen und ihrer
Verknüpfung mit Korrekturkonten über die Buchungsmatrix–Einrichtung
erläutert. An dieser Stelle sollen Sie eine Übersicht über die
Verbrauchsbuchungen in der Aktivierungsroutine erhalten.
Kosten unfertige Arbeiten (Bilanz)
Betrag
(Einstandspreise)
Projektkosten Regulierung (GuV)
Betrag
(Einstandspreise)
Die Projekt– und Sachposten sehen folgendermaßen aus. Der Übersicht
halber haben wir einige Posten ausgelassen, damit Sie den Zusammenhang
zwischen den Posten besser ersehen können.
175
Kapitel 5. Projekte
Verkäufe aktivieren
Die Verkäufe werden in Verkaufsrechnungen bzw. –gutschriften gebucht. Die
Aktivierung für Verkäufe erfolgt mit den bereits beschriebenen
Stapelverarbeitungen. Bei Sachkonten, in diesem Fall das Konto Porto, wird
für die Buchungsgruppen ein spezielles Konto verwendet
(Verkaufskto and. Projektkosten). Auf dieses Konto wird ein Habenbetrag
gebucht, wenn in den Zeilen einer Verkaufsrechnung das Menü Funktion f,
Projektverbrauch abrufen gewählt wurde. Für die aktuelle Rechnung wird
das Debitorenkonto als Sollkonto betrachtet.
In der folgenden Abbildung werden die Projekt–Buchungsgruppen
dargestellt:
Um die Verkäufe der Projektposten zu aktivieren, müssen Sie das Menü
Projekte, Periodische Aktivitäten, Projektposten aktivieren aufrufen. Füllen
Sie die Register im Fenster der Stapelverarbeitung wie im Abschnitt auf
Seite 173 erläutert aus. Nur das Register Projektposten ist neu
hinzugekommen. Im Feld Postenart sollten Sie den Filter auf Verkauf setzen.
Das Ergebnis entspricht im wesentlichen der Aktivierung eines Verbrauchs:
im Feld Betrag für Aktiv. erscheint der gleiche Betrag wie im Feld
Verkaufsbetrag. Das Feld Aktiv. Betrag ist leer, da die Projektposten durch
die Stapelverarbeitung lediglich für die Buchung vorbereitet wurden. Die
Postenart für die vorbereiteten Datensätze ist Verkauf. In der folgenden
Abbildung sind die aktivierten Projektposten vor dem Buchen in die
Finanzbuchhaltung dargestellt.
176
5.7 Projekte aktivieren und deaktivieren
Die Stapelverarbeitung Projektposten Aktivierung buchen bucht die
vorbereiteten Posten der Art Verkauf auf die folgenden Sachkonten:
Unfertige Arbeiten, Verkauf
Projektverkäufe, Regulierung
(Bilanz)
(GuV)
Betrag
(Fakturierte
VK–Preise)
Betrag
(Fakturierte
VK–Preise)
Wählen Sie das Menü Projekte, Periodische Aktivitäten, Projekt Aktivierung
buchen, um den Buchungsvorgang zu starten. Füllen Sie die Register Projekt
und Projektposten wie in der vorangegangenen Stapelverarbeitung aus. Das
Register Optionen kann in etwa wie folgt aussehen (vergessen Sie nicht, eine
Belegnr. einzugeben):
177
Kapitel 5. Projekte
Die Projekt– und Sachposten sehen folgendermaßen aus. Der Übersicht
halber haben wir einige Posten ausgelassen, damit Sie den Zusammenhang
zwischen den Posten besser erkennen können.
Projektposten deaktivieren
Mit Deaktivierung wird der Prozeß bezeichnet, bei dem die tatsächlichen
Kosten und Erträge des Projekts berechnet werden. Dabei werden die
Beträge aus den Konten für unfertige Arbeiten herausgebucht und auf die
Konten für Projektkosten und Projekterlöse gebucht werden. Dieser
Zeitpunkt ist auch vom Feld Deakt.–Prinzip der Projektkarte abhängig. Die
Option Prozentsatz der Fertigung ermöglicht Ihnen, die Deaktivierung
während des laufenden Projekts zu buchen. Die Option Bei Abschluß
gestattet die Buchung der Deaktivierung nur, wenn das Projekt auf den
Status Abgeschlossen gesetzt wurde. In diesem Beispiel ist die gewählte
Deaktivierungsmethode Prozentsatz der Fertigung. Die Deaktivierung soll für
den 02.01.97 berechnet und gebucht werden.
178
5.7 Projekte aktivieren und deaktivieren
Die Verteilung auf die einzelnen Konten erfolgt, wie in der Zeichnung im
Abschnitt Projektposten aktivieren auf Seite 172 beschrieben.
Verbrauch deaktivieren
Um den im Projekt–Buchungsblatt gebuchten Verbrauch zu deaktivieren,
rufen Sie die Stapelverarbeitung Projektposten deaktivieren auf. Daraufhin
erscheint ein Fenster, das Sie wie folgt ausfüllen:
Das Feld Betrag für Deaktiv. der Tabelle Projektposten enthält die gleichen
Werte wie das Feld Einstandsbetrag. Das Feld Deaktiv. Betrag ist leer, da die
Stapelverarbeitung lediglich die Datensätze für die Buchung in der Finanzbuchhaltung vorbereitet hat. Durch die Filterung in der Stapelverarbeitung
wurde die Postenart Verbrauch ausgewählt. In der folgenden Abbildung
werden die Projektposten dargestellt:
179
Kapitel 5. Projekte
Anschließend soll der Verbrauch dieser Aktivitäten in die Finanzbuchhaltung
gebucht werden. Starten Sie die Stapelverarbeitung Projekt Aktivierung
buchen (Projekte, Periodische Aktivitäten, Projekt Aktivierung buchen) und
füllen Sie die Felder wie in der folgenden Abbildung dargestellt aus:
Die Register Projekt und Projektposten stimmen mit denen von der vorigen
Seite überein. Das Register Optionen kann folgendermaßen ausgefüllt
werden:
Mit der Buchungsart Pro Projektposten erhalten Sie eine detaillierte
Buchung und können alle Verknüpfungen zwischen den Projektposten und
den dazugehörenden Sachposten überschauen. Das Feld Buchungsdatum
muß vor dem Aufrufen der Stapelverarbeitung ausgefüllt werden. Sie sollten
auch das Feld Belegnr. ausfüllen, damit Sie die Buchungen später mit Hilfe
der Navigate–Funktion nachvollziehen können.
Der Verbrauch wird nach dem folgenden Prinzip in der Finanzbuchhaltung
gebucht:
Kosten unfertige Arbeiten (Bilanz)
Betrag
(Einstandspreise)
Projektkosten (GuV)
Betrag
(Einstandspreise)
Die Projekt– und Sachposten sehen aus wie folgt. Der Übersicht halber
wurden einige Posten ausgelassen, um Ihnen die Verknüpfung zwischen den
beiden Tabellen deutlicher vor Augen zu führen.
180
5.7 Projekte aktivieren und deaktivieren
Verkauf deaktivieren
Die in der Verkaufsrechnung gebuchten Posten können wie beim Verbrauch
deaktiviert werden.
Um die Verkäufe der Projektposten zu deaktivieren, müssen Sie das Menü
Projekte, Periodische Aktivitäten, Projektposten deaktivieren aufrufen.
Füllen Sie die Register der Stapelverarbeitung wie im Abschnitt auf Seite 179
erläutert aus. Das Register Projektposten ist neu hinzugekommen. Im Feld
Postenart sollten Sie den Filter auf Verkauf setzen.
Das Ergebnis entspricht im wesentlichen der Deaktivierung eines
Verbrauchs: Im Feld Deaktiv. Betrag erscheint der gleiche Betrag wie im Feld
Verkaufsbetrag. Das Feld Deaktiv. Betrag ist leer, da die Projektposten
durch die Stapelverarbeitung lediglich für die Buchung vorbereitet wurden.
Als Postenart wurde für die vorbereiteten Datensätze die Option Verkauf
eingestellt. Die folgende Abbildung zeigt die deaktivierten Projektposten vor
dem Buchen in die Finanzbuchhaltung.
181
Kapitel 5. Projekte
Die Stapelverarbeitung Projekt Deaktivierung buchen bucht die
vorbereiteten Posten der Postenart Verkauf in die folgenden Sachkonten:
Unfertige Arbeiten, Verkauf
Projektverkauf (GuV)
(Bilanz)
Betrag
(Fakturierte
VK–Preise)
Betrag
(Fakturierte
VK–Preise)
Rufen Sie das Menü Projekte, Periodische Aktivitäten, Projekt Deaktivierung
buchen auf, um die Buchung zu starten. Füllen Sie die Register Projekt und
Projektposten wie in der letzten Stapelverarbeitung aus. Hier ein Beispiel
wie das Register Optionen aussehen kann (denken Sie daran, eine Belegnr.
einzugeben):
182
5.7 Projekte aktivieren und deaktivieren
Die Projekt– und Sachposten sehen dabei folgendermaßen aus. Der
Übersicht halber wurden einige Posten ausgelassen, damit Sie die
Verknüpfung zwischen den Posten besser ersehen können.
183
Kapitel 5. Projekte
Übersicht über alle gebuchten Sachkonten
Aktivierung:
Verbrauch
Kosten unfertige Arbeiten (Bilanz)
Projektkosten, Regulierung (GuV)
Betrag
Betrag
(Einstandspreise)
(Einstandspreise)
Verkauf:
Unf. Arbeiten, verkauf (Bilanz)
Betrag
(Fakt. VK–Preise)
Projektverkäufe, Regulierung
(GuV)
Betrag
(Fakt.VK–Preise)
Direkte Buchung verkaufter Güter auf Sachkonten:
Debitor (Bilanz)
Umsätze sonst. Projektkosten
(GuV)
Betrag
(Fakt. VK–Preise)
Betrag
Fakt. VK–Preise
Deaktivierung:
Verbrauch
Kosten unfertige Arbeiten (Bilanz)
Betrag
(Einstandspreise)
184
Projektkosten (GuV)
Betrag
(Einstandspreise)
5.7 Projekte aktivieren und deaktivieren
Verkauf:
Unf. Arbeiten, verkauft (Bilanz)
Betrag
(Fakturierte
VK–Preise)
Projektverkauf (GuV)
Betrag
(Fakturierte
VK–Preise)
185
Kapitel 5. Projekte
5.8 Abgeschlossene Projekte
Bevor Sie das Projekt auf den Status Abgeschlossen setzen, müssen alle
Buchungen durchgeführt worden sein. Im Anschluß können Sie über den
Bericht Projekt–Budgetvergleich einen abschließenden Vergleich zwischen
den budgetierten und realisierten Beträgen durchführen. Das Fenster
Projektstatistik zeigt auch die realisierten und die veranschlagten Werte. Sie
können nach Aktivität und Zeitintervall gefiltert werden, wie im Abschnitt
Statistik auf Seite 156 erwähnt.
Deaktivierungsprinzip
Auf der Projektkarte gibt es zwei Möglichkeiten für die Deaktivierungsmethode: Prozentsatz der Fertigung und Bei Abschluß.
Die Option Prozentsatz der Fertigung ermöglicht Ihnen, im laufenden Projekt
jederzeit mit Hilfe der Stapelverarbeitungen Projektposten deaktivieren und
Projekt Deaktivierung buchen eine Deaktivierung durchzuführen. Die
Deaktivierung der Projektposten wird in der Regel eine Buchhaltungsperiode
nach der Aktivierung gebucht.
Die Deaktivierungsmethode Bei Abschluß gestattet Ihnen die Deaktivierung
und den Aufruf der entsprechenden Stapelverarbeitungen erst, nachdem der
Status des Projekts auf Abgeschlossen gesetzt wurde. Nähere Informationen
finden Sie in den Abschnitten Entscheidungen vor dem Buchen auf Seite 138
und Projekte aktivieren und deaktivieren auf Seite 171.
186
Index
A
Abgeschlossen am (Feld) 113
Ablaufdatum (Feld) 89, 145
Abstimmung
Projektposten 147
Abwesenheit nach Kategorien
(Fenster) 45
Abwesenheit, Gründe 4
Abwesenheitsberichte 47
Abwesenheitscodes einrichten 4
Abwesenheitsregistrierung 39
Abwesenheitsregistrierung
(Fenster) 40
Abwesenheitsübersicht
alle Mitarbeiter 45
einzelne Mitarbeiter 42
Abwesenheitszeiten, Summe 5
Adresse (Feld) 27
Adressenübersicht, alternative 28
Aktiv.– Methode 139
Aktiv.–Methode (Feld) 112
Aktiv.–Methode, Optionen 139
Aktivierung
Projektposten 171
Verbrauch 173
Verbrauch, Sachkonten 184
Verkauf, Sachkonten 184
Verkäufe 176
Aktivierung buchen
(Stapelverarbeitung) 64, 70
Aktivierung buchen,
Stapelverarbeitung 112
Aktivitäten
Budgetierung von Ressourcen 83
einrichten 119
Haupt– und Unter– und
Teilaktivitäten 78
Aktualisierung
Ressourcenpreise 75
Allgemein, Register 26, 58, 110, 115
Alt. Adreßcode (Feld) 28, 32
Alt. Adresse Anfangsdatum (Feld) 28
Alt. Adresse Enddatum (Feld) 28
Alternative Adressen
Einrichtung 32
Alternative Adressenkarte
(Fenster) 33
Alternative Adressenübersicht
(Fenster) 32
Anstellungsdatum (Feld) 28, 57
Anzahl Arbeitsverträge (Feld) 12
Anzahl Mitglieder angestellt (Feld) 11
Arbeitstyp, Bedeutung für Preise 74
Arbeitstypen (Fenster) 68
Arbeitstypen einrichten 68
Arbeitstypen, Ressourcen 67
Arbeitstypencode (Feld) 69, 70, 73,
88, 143
Arbeitsvertrag 12
Arbeitsvertrag Code (Feld) 13, 28
Arbeitsverträge (Fenster) 12
Art, Personal (Feld) 16
Art, Projekt (Feld) 128
Art, Ressourcen (Feld) 53
Artikelpreise
alternative Preise 123
Ausbildung, Ressourcen (Feld) 57
Ausgl.– mit Artikelposten (Feld) 144
Ausgl. u. Schließen (Proj.) (Feld) 144,
167
Ausgleich
Offener Posten 112
Saldomethode 112
Ausgleich–mit Lfd. Nr. (Feld) 144
Ausgleichs ID 164
Ausgleichs ID (Feld) 144
Ausgleichsmethode
Ausgleich–mit Lfd. Nr. 162
Offener Posten 138, 161, 164
Saldomethode 139, 167
Ausgleichsmethode (Feld) 112, 144,
161
Automat. Textbaustein (Feld) 56
B
Beendigung der Beschäftigung (siehe
i
Index
Beschäftigungsende)
Belegnr. (Feld) 88
Bemerkung (Feld) 16, 18, 21, 23, 31, 41
Bemerkungen
zu Mitarbeitern 31
Bemerkungen (Fenster) 31
Berechnung
DB % (Feld) 94
DM Zuschlag 69
Einstandspreis 67
Einstandspreis bei Stücklisten 97
Festpreis 69
Gewinn 157
Prozentzuschlag 69
Überfakturiert (Feld) 157
Verkaufs– und Einstandspreise,
Ressourcen 74
VK–Preis 56
Berechnungsart 45
Berichte
Abwesenheit, Mitarbeiter 47
Mitarbeiter 37
Beschäftigungsende 34
Code 8
Gründe 8
Gründe einrichten 8
Beschäftigungsende, Gründe
zuordnen 9
Beschreibung (Feld) 4, 6, 8, 12, 14, 16,
17, 19, 20, 22, 23, 41
Betrag für Deaktiv. (Feld) 179
Bild
Dateiformat (.BMP) 29
Exportieren 29
Importieren 29
Bis Datum (Feld) 15, 20, 41
Buch.–Blatt Name (Feld) 91
Buchen, Register 112, 116
Buchung
Pro Projektposten 174, 180
Ressourcen, Beispiel 70
Sachkonten, Projekt 184
Verkauf vor Verbrauch 150
Buchungsblätter
Aktivitäten in Zeilen 120
Einstandspreise 70
Projekt–Buchungsblatt 70, 92, 142
Ressourcen–Buchungsblatt 70
Ressourcen-Buchungsblätter 88
Ressourcen-Verkaufspreise 72
Wiederkehrende 89, 142
Buchungsdatum (Feld) 88
Buchungsgruppen
für Projekte 135
Ressourcen 64
Buchungsmatrix Einrichtung
(Fenster) 65
Budget
Neu erstellen 87
Nicht budgetierte Beträge,
Statistik 158
Projekt, kopieren 132
Projektbudget 123
Budgetieren von Ressoucen,
Beispiel 83
Budgetiert, Register 135
Budgetierung
Ressoucen 83
C
Checkliste, Projekte 110
Code, Arbeitsvertrag (Feld) 12
Code, Beschäftigungsende 8
Code, Gewerkschaft (Feld) 10
Code, Gründe Abwesenheit (Feld) 4
Code, Gründe Inaktivität (Feld) 6
Code, Personalausstattung (Feld) 19
Code, Qualifikation (Feld) 14
Code, Vertrauliche Information
(Feld) 22
Code, Verwandte (Feld) 17
D
Datum (Feld) 31
Datum ändern, Projektbudget 131
Datum Beschäftigungsende (Feld) 9,
28, 34
Datum Inaktivität (Feld) 7, 28
Datum zuordnen, Projektbudget 128
DB %, Ressourcen (Feld) 55
Deakt.– Prinzip, Optionen 140
Deakt.–Prinzip (Feld) 112, 178
ii
Index
Deaktiv.–Datum (Feld) 113
Deaktivierung
Methode, Prozentsatz der
Fertigung 178
Prinzip 186
Projektposten 171, 178
Verbrauch 179
Verbrauch, Sachkonten 184
Verkauf 181
Verkauf, Sachkonten 185
Deaktivierung buchen
(Stapelverarbeitung) 64, 70
Deaktivierung, Projektposten
Abgeschlossen 112
Bei Abschluß 112
Prozentsatz der Fertigung 112
Debitorenkarte 111
Dienstvertrag (siehe Arbeitsvertrag)
E
Einheit, Ressourcen (Feld) 61
Einheiten
Arbeitstypen 67
Ressourcen 61
Einheitencode (Feld) 5, 41, 68, 89
Einheitencode, Ressourcen (Feld) 54
Einheitenfilter (Feld) 63, 102
Einkaufsbestellung 141
Einkaufsgutschrift 141
Einkaufsrechnung 141
Einrichtung
Abwesenheitscodes 4
Aktivitäten 119
Alternative Mitarbeiteradressen 32
Arbeitstypen 68
Buchungsgruppen für
Ressourcen 65
Codes für Arbeitsverträge 12
Codes für Beschäftigungsende 8
Codes für vertrauliche
Informationen 22
Einheiten für Ressourcen 61
Einstandspreise für Ressourcen 68
Inaktivitätsgründe 6
Mitarbeiterdaten 26
Personalausstattungscodes 19
Projekt-Buchungsgruppen 135
Projektbudget, manuell 86
Projekte 110
Qualifikationscodes 14
Ressourcen 53
Ressourcengruppenkapazität 78
Ressourcenkapazität, Beispiel 80
Ressourcenkapazitäten 78
Verwandschaftscodes 17
Einst.–Preisberechnung (Feld) 69
Einstandsbetrag (Feld) 179
Einstandspreis
bei Stücklisten 97
Einstandspreis, Ressourcen (Feld) 55,
59
Einstandspreise 67
bei Stücklisten 97
Berechnung 55
in Buchungsblättern 70
Ressourcen, einrichten 68
EK–Preis, Ressourcen (Feld) 54, 59, 69
E–Mail (Feld) 27
Enddatum (Feld) 113
Erfassung
Projektverbrauch 71
Errichtungsdatum (Feld) 113
Erweiterung (Feld) 27
F
Fakturierbar (Feld) 89, 95
Fakturiert (VK–Preis) (Feld) 158
Fakturierung
Projekte 141
Fakturierung, Register 54, 59
Fehlzeiten siehe Abwesenheitsregistrierung
Feld korrigieren (Feld) 76
Fenster
Arbeitstypen 68
Buchungsmatrix Einrichtung 65
Hauptaktivitäten 119
Kontenplan 66
Projekt Buch.–Blatt abstimmen 147
Projektbuchungsgruppen 137
Projektbudget 120, 127
Projektbudgetposten 129
iii
Index
Projektkapazität 129
Projektstatistik 135
Res. Kapazität pro Projekt 81
Ressource / Ressourcengruppe
Kap. pro Projekt 130
Ressourcen Einst.-Pr. 69
Ressourcengruppe Kapazität pro
Projekt 83
Ressourcengruppen 69
Ressourcenkapazität 79
Ressourcenposten 92
Ressourcenstatistik 92
Ressourcenverfügbarkeit 81
Wiederk. Res. Buch-Blat 89
Firma E–Mail (Feld) 27
Freie Kapazität (Feld) 93, 95
Funktion (Feld) 26, 34
G
Gebuchte Verkaufsrechnungen
(Fenster) 153
Geburtsdatum (Feld) 18, 29
Geschäfts–Buchungsgruppen 64
Geschlecht (Feld) 27
Gesperrt (Feld) 111
Gesperrt, Ressourcen (Feld) 54
Gewerkschaft Code (Feld) 11, 29
Gewerkschaft Mitgliedsnr. (Feld) 11,
29
Gewerkschaften 10
Gewerkschaftscodes, Zuordnung 11
Grund Abwesenheit (Tabelle) 41
Grund Abwesenheit Code (Feld) 41
Grund Abwesenheit. Filter (Feld) 47
Grund Inaktivität Code (Feld) 7, 28
Gründe Abwesenheit (Fenster) 4
Gründe Beschäftigungsende
(Fenster) 8
Gründe Beschäftigungsende Code
(Feld) 9, 28, 34
Gründe für Abwesenheit 4
Gründe Inaktivität (Fenster) 6
H
Hauptaktivitäten (Fenster) 119
Herkunftscode (Feld) 91
iv
Herstellung
Stückliste 98
I
In Benutzung (Feld) 20
Inaktivität, Gründe 6
Inaktivitätscodes zuordnen 7
Inaktivitätsgründe einrichten 6
Informationen, Vertrauliche 22
Institution/Firma (Feld) 16
J
Journale
Projektjournale 159
Ressourcen 91
K
Kommunikation, Register 27
Kontenplan (Fenster) 66
Konto unfertige Arbeiten (Feld) 136
Kopieren
Projektbudget 132
Korrekturfaktor (Feld) 76
Korrigiert am (Feld) 27, 34, 111
Korrigiert am, Ressourcen (Feld) 54
Kosten %, Ressourcen (Feld) 54, 59
Kostenstellencode (Feld) 28, 34, 56,
113
Kostenstellenfilter (Feld) 44
Kostenträgercode (Feld) 28, 34, 56,
113
Kostenträgerfilter (Feld) 44
L
Lagerabgangsmethode 97
Lagerortcode (Feld) 144
Ländercode (Feld) 27
Löschen
Ressourcen 60
M
Menge, Projekt (Feld) 128
Menge, Ressourcen (Feld) 41
Mitarb. – Abwesenh. n. Gründen
(Bericht) 47
Mitarb. – Personal Abwesenheit
(Bericht) 47
Index
Mitarbeiter
Abwesenheitsregistrierung 39
Abwesenheitsübersicht 42
Alternative Adressen 28
Alternative Adressen einrichten 32
Ausstattung 20
Bemerkungen 31
Berichte 36, 37
Bild einfügen 29
Daten Ändern, Löschen 34
Informationen analysieren 36
Mitarbeiterkarte löschen 35
Übersicht, Vertrauliche
Informationen 37
Mitarbeiter – Liste (Bericht) 38
Mitarbeiter Abw. n. Kategorien
(Fenster) 43
Mitarbeiter Abwesenheit (Fenster) 42
Mitarbeiter Ausstattung (Fenster) 19
Mitarbeiter Ausstattung Matrix
(Fenster) 36
Mitarbeiter Bild (Fenster) 29
Mitarbeiter Etiketten (Bericht) 38
Mitarbeiter Qualifikationen
(Fenster) 15
Mitarbeiter Verwandte (Fenster) 18
Mitarbeiter, Inaktivitätscodes 7
Mitarbeiterdaten
Checkliste 26
einrichten 26
Mitarbeiterkarte 7, 25
Mitarbeiterkarte (Fenster) 32
Mitarbeiternr. (Feld) 40
Mitarbeiternr. Filter (Feld) 46
Mobile Telefonnr. (Feld) 27
N
Name (Feld) 10
Name, Ressourcen (Feld) 53
Nr., Mitarbeiter (Feld) 26
Nr., Ressourcen (Feld) 53
Nur Projektposten (Feld) 145
O
Offener Posten
Ausgleichsmethode 112
P
Pager (Feld) 27
Periodenanfang (Feld) 43
Periodenname (Feld) 43
Personal, Register 11, 29
Personalausstattung 19
Codes einrichten 19
Übersicht Zuordnung 36
Zuordung 20
Personalausstattung Code (Feld) 20
Personalausstattung Zuordnung
(Fenster) 20
Personaldaten (siehe Mitarbeiterdaten)
Personaldaten, Register 57, 59
Personalwesen
Berichte 37
Posten
für Projekte, abstimmen 147
Offene Projektposten 160
Projektposten aktivieren 172
Ressourcenposten einsehen 91
Postenart (Feld) 88
Preise
für Ressourcen festlegen 67
Ressourcenpreise aktualisieren 75
Preisgruppencode (Feld) 144
Produkt Buch.–Gr. (Feld) 56, 65
Produkt–Buchungsgruppen 64
Produktbuchungsgruppen
(Fenster) 65
Proj. Buchungsdatum (Feld) 112
Projekt
Aktiv.– Methode 138, 139
aktivieren und deaktivieren 171
Artikel verkaufen 156
Artikelpreise 123
Ausgleich 167
Ausgleichsmethode 138
Buchung, Verkauf vor
Verbrauch 150
Buchungen 138
Buchungsgruppe, Sachkonten 136
Budget kopieren 132
Budget kopieren, Beispiel 132
Budget, Beispiel 124
v
Index
Budget, Datum ändern 131
Budget, Datum zuordnen 128
Budget, Zeilen kopieren 134
Deakt.– Prinzip 138, 139
Deaktivierung buchen, Konten 182
Fakturierung 141
Gutschriften 152
Gutschriften, Beispiel 152
Journal 169
Journale 159
Kosten 141
Offene Projektposten 160
Posten aktivieren 172
Posten Aktivierung, Konten 177
Posten aufrufen 159
Posten deaktivieren 178
Posten, ausgleichen 161
Posten, negative 161
Posten, positive 161
Projekt–Buchungsblatt 142
Projektbudget 81, 123
Projektkosten und –preise 122
Projektstatistik, Budget 135
Projektverbrauch 120
Statistik 156
Übersicht, Sachkonten 184
Verbrauch 141, 155
Verbrauch abrufen 170
Verbrauch deaktivieren 179
Verbrauch erfassen 145
Verbrauch, Beispiel 146
Verkauf deaktivieren 181
Verkaufsvorgänge 148
Verkaufsvorgänge, Beispiel 149
Verteilung, Beispiel 129
VK–Preise 122
Projekt – Budgetvergleich
(Bericht) 147
Projekt Aktivierung buchen
(Stapelverarbeitung) 135
Projekt Buch.–Blatt abstimmen
(Fenster) 147
Projekt Deaktivierung buchen
(Stapelverarbeitung) 135
Projekt Verbrauch abrufen
(Fenster) 149
vi
Projekt Verbrauch abrufen
(Stapelverarbeitung) 95, 170
Projekt–Buchungsblatt 70, 141
Projektbuchungsblatt 66
Projekt–Buchungsgruppe (Feld) 113
Projekt-Buchungsgruppen
Einrichtung 135
Projektbuchungsgruppen
(Fenster) 137
Projektbudget
manuell einrichten 86
Ressourcen und Aktivitäten 83
Projektbudget (Fenster) 86, 87, 120,
127
Projektbudgetposten (Fenster) 129
Projektbudgetposten (Tabelle) 128
Projekt–Budgetvergleich
(Bericht) 119, 157, 186
Projekte
Abgeschlossene 186
Aktivitäten 119
Aktivitäten einrichten 119
ändern und löschen 115
Aufteilung von Ressourcen 80
Einkauf auf 148
Einrichtung 110
Haupt–, Unter– und
Teilaktivitäten 118
Hauptaktivität 118
Kapazitäten verteilen 77
löschen 116
Status 81
Teilaktivität 118
Übersicht 108
Unteraktivität 118
Verhältnis zu Angebot, Auftrag 109
Projektentwicklung siehe Projektkontrolle
Projektjournale (Tabelle) 159
Projektkapazität (Fenster) 129
Projektkarte (Fenster) 113
Projektkontrolle
Funktionen zur 117
Status 117
Status Abgeschlossen 118
Status Angebot 117
Index
Status Auftrag 117
Status Planung 117
Projektkosten, Regulierung (Feld) 137
Projektkostenkonto (Feld) 136
Projektnr. (Feld) 71, 88, 142
Projektphasen, Status 117
Projektposten (Fenster) 179
Projektposten (Tabelle) 144
Projektposten aktivieren
(Stapelverarbeitung) 70, 112
Projektposten deaktivieren
(Stapelverarbeitung) 70, 112, 179
Projektstatistik (Fenster) 135, 146, 157
Projektstatus 117
Projektverbrauch
Erfassung 71
Projektverkäufe, Regulierung
(Feld) 137
Q
Qualifikation 14
Qualifikation Code (Feld) 15
Qualifikationen (Fenster) 14
Qualifikationen Mitarbeiter (Feld) 14
Qualifikationscodes einrichten 14
Qualifikationscodes zuordnen 15
R
Rech. an Deb.–Nr. (Feld) 110
Register
Allgemein 26, 58, 110, 115
Buchen 112, 116
Budgetiert 135
Fakturierung 54, 59
Kommunikation 27
Personal 11, 29
Personaldaten 57, 59
Termine 113, 116
Verbrauch 93
Verkauf 93
Verwaltung 7, 9, 28
Register Verwaltung 13
Res. Kapazität pro Auftrag
(Fenster) 82
Res. Kapazität pro Projekt (Fenster) 81
Res.–Gruppennr. (Feld) 54, 73
Res.–Nr. (Feld) 29, 34, 88
Ressource / Ressourcengruppe Kap.
pro Projekt (Fenster) 130
Ressourcen
Arbeitstypen 67
auf Projekte verteilen 80
Bearbeitung 58
Beziehungen zu Projekten 51
buchen, Beispiel 70
Buchungsblatt,
wiederkehrendes 89
Buchungsblätter 88
Buchungsblätter, Felder 88
Buchungsgruppen 64
Buchungsgruppen einrichten 65
Budgetierung 83
Checkliste Einrichtung 53
Einheiten 61
Einheiten, Beispiel 61
Einheitenfilter 63
Einkaufspreis 67
Einstandspreis Berechnung 67
Einstandspreise 74
Einstandspreise in
Buchungsblättern 70
Finanzbuchhaltung 52
Gruppenkapazitäten einrichten 78
in Stücklisten 96
Journale 91
Kapazität 77
Kapazitäten auf Projekte
verteilen 77
Kapazitäten einrichten 78
Kapazitäten einrichten, Beispiel 80
Lagerabgangsmethode 97
löschen 60
Planung 52
Posten 98
Posten einsehen 91
Preise aktualisieren 75
Preise festlegen 67
Preise, Beispiel 73
Ressourcenbuchungsblatt 66
Ressourcengruppen 63
Ressourcengruppen bearbeiten 60
Ressourcengruppen löschen 60
vii
Index
Ressourcengruppenstatistik 101
Ressourcenkarte 53
Statistik 91, 92
Statistik, Stücklisten 99
Statistikbeispiel 1 93
Statistikbeispiel 2 94
Statistikbeispiel 3 95
Statistikbeispiel 4 96
Stückliste, Postenart 100
Stücklisten verwenden 100
Stücklistenherstellung 98
Übersicht 52
Verfügbarkeit 82
Verkaufspreise 71
Verkaufspreise im
Projekt–Buchungsblatt 72
Verkaufsvorgang, Einheiten 61
Ressourcen (Tabelle) 52
Ressourcen Einst.–Pr. (Fenster) 69
Ressourcen Einst.–Pr. (Tabelle) 68
Ressourcen VK–Preise (Tabelle) 71, 74
Ressourceneinheiten (Fenster) 61
Ressourcengr. Statistik (Fenster) 101
Ressourcengruppe (Fenster) 78
Ressourcengruppe Kapazität pro Projekt (Fenster) 83
Ressourcengruppen
Bearbeitung 58
Ressourcengruppen (Fenster) 63, 69
Ressourcenjournale (Tabelle) 91
Ressourcenkapazität (Fenster) 79
Ressourcenkarte, Aktualisierung 34
Ressourcenposten (Fenster) 92, 99,
101
Ressourcenpreise aktualisieren
(Stapelverarbeitung) 75
Ressourcenstatistik (Fenster) 92
Ressourcenverfügbarkeit (Fenster) 81
Rückgabedatum siehe Bis Datum
Rundungsmethoden (Feld) 76
S
Sachkonten
Übersicht, Projekt 184
Zuordnung ProjektBuchungsgruppe 136
viii
Sachmittel siehe Personalausstattung
Saldomethode 112
Saldomethode, Beispiel 167
Soz.–Versicherungsnr. (Feld) 29, 34,
57
Stapelverarbeitung
Aktivierung buchen 70, 112
Deaktivierung buchen 70
Projekt Verbrauch abrufen 95
Projektposten aktivieren 70, 112
Projektposten deaktivieren 70, 112
Ressourcenpreise aktualisieren 75
Startdatum, Projekt (Feld) 113, 128
Statistik
Projekt 156
Projekt, nicht budgetierte
Beträge 158
Ressourcen 91
Ressourcengruppen 101
Ressourcenstatistik 70
Statistikgruppe Code (Feld) 29
Status
Projektphasen 117
Status (Feld) 28, 34
Status, Projekt (Feld) 111
Status, Projekt Optionen 111
Stückliste
Entfalten 100
Herstellung 98
Journale 98
Ressourcen in 96
Verwendung 100
Stücklisten
Einstandspreis 97
Suchbegriff (Feld) 27
Suchbegriff, Ressourcen (Feld) 54
Summierungsschaltfläche 43
T
Telefonnr. (Feld) 10, 18, 27
Termine, Register 113, 116
Total Abwesenheit (Feld) 5
TrendScape Schaltfläche 43
U
Übereinkommen, Ressourcen
Index
(Feld) 57
Überfakturiert (Feld) 157
Übersicht
Abwesenheit, Mitarbeiter 42
Projekte 108
Vertraulichen Informationen 37
Überwachung
Kapazitäten 78
Umsatz n. abgs. Arb. (Feld) 136
Verwandtschaft Code (Feld) 18
Verwandtschaftscodes
einrichten 17
zuordnen 18
VK–Preis, Ressourcen (Feld) 56
VK–Preis/DB – Berechnung, Ressourcen (Feld) 55, 59
Von Datum (Feld) 15, 20, 41
Vorname (Feld) 18
V
Ver–/Einkäufer Code (Feld) 29
Verantwortlich, Projekt (Feld) 111
Verbrauch (Einst.–Preis) (Feld) 94
Verbrauch, Register 93
Verfügbarkeit
Kapazitäten 77
Ressourcen 82
Verkauf, Register 93
Verkäufer/Einkäufer (Tabelle) 34
Verkaufsauftrag
Ressourcenstatistik 96
Verkaufsgutschrift 141
Verkaufskto and. Projektkosten
(Feld) 136
Verkaufspreis
Ressourcen 71, 74
Verkaufsrechnung 141
Verkaufsvorgänge,
Ressourcenpreise 73
Verteilung
Kapazitäten auf Projekte 77
Projekt 129
Vertrag (siehe Arbeitsvertrag)
Vertraulich (Fenster) 22
Vertraulich Code (Feld) 23
Vertraulich Zuordnung (Fenster) 23
Vertraulich Zuordnungen Matrix
(Fenster) 37
Vertrauliche Informationen 22
Codes einrichten 22
Übersicht 37
zuweisen 23
Verwaltung, Register 7, 9, 13, 28
Verwandte 17
Verwandte (Fenster) 17
W
Warenverkaufskonto (Feld) 136
Wiederholungsart (Feld) 89, 145
Wiederholungsrate (Feld) 89, 145
Wiederk. Res. Buch-Blatt (Fenster) 89
Z
Zeitintervall 43
Zugeteilte Menge kopieren (Feld) 133
Zuordnung
Codes für Arbeitsverträge 13
Gewerkschaftscodes 11
Inaktivitätscodes 7
Personalausstattung 20
Qualifikation 15
Vertrauliche Informationen 23
Verwandtschaftscodes 18
ix
Index
x