APH_2.5.1 Verwalten Kundendefinitionen!

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Verwalten Kundendefinitionen
2.5.1
Zum Aufrufen der Kundentabelle können Sie einen gewünschten Kunden als Suchkriterium eingeben oder
ohne Eingabe direkt den OK-Button drücken. Wenn 1-3 Zeichen eingegeben werden, so sucht es nach dem
Kundencode, wenn 4 und mehr Zeichen eingegeben werden, so sucht es nach der Kundenbezeichnung.
Zum Selektionieren einzelner Kundentypen geben Sie /IN, /EX etc. ein. (Schrägstrich und entsprechendes
Kürzel des gewünschten Kundentyps.)
Die Begrenzungen „nur Kunden mit BC-Etiketten“ und „nur Kunden mit BL-Druck“ beziehen sich auf den
entsprechenden Parameter in der Kundentabelle.
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Um einen neuen Kunden zu erfassen,
klicken Sie ins Fenster Neuen Kunden
definieren und geben dort einen Code
(max 3 Zahlen und/oder Buchstaben)
ein. Nach Bestätigen des neuen Codes
via Erstellen, können Sie die
Bezeichnung eintippen.
Achtung: Bitte beachten Sie, dass Sie
sich in dieser Tabelle direkt im
Änderungsmodus befinden. Wenn Sie
eine bestehende Kundenbezeichnung
ändern, so wird die Änderung
automatisch auch in den
Kundenstatistiken
(Statistikrapportdefinitionen
fpfil303.dat) ausgeführt!
Neuen Code eingeben
und Erstellen drücken.
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Erklärung der einzelnen Parameter
Kundentyp
Drücken Sie F5 im Feld Kundentyp. Mit APH können verschiedene Kundentypen parallel verwaltet werden.
Pro Typ werden rechts die allgemein gültigen Eigenschaften definiert. Somit müssen Sie später nicht jeden
einzelnen Kunden manuell parametrisieren, sondern können jeweils die Vorgabewerte des entsprechenden
Typs übernehmen. (Vergleiche Programm 2.5.6 Verwalten Kundentypen). Selbstverständlich können Sie
einzelne Parameter später, trotz Vordefinition bei allen Kunden, manuell anpassen, falls Ausnahmen nötig
sind.
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Markieren Sie den gewüschten Kundentyp. Falls dieser noch nicht besteht, können Sie ihn via Button Neuer
Typ erstellen. Danach tragen Sie rechts die gewünschten Eigenschaften ein, welche nachfolgend detailliert
erläutert werden.
Achtung:
Falls Sie Änderungen vorgenommen
haben, werden Sie mit diesem Fenster
konfrontiert. Wenn Sie mit Ja bestätigen,
werden alle Parameter (nicht nur die
geänderten!!!) für alle Kunden desselben
Kundentypes übernommen, auch wenn
diese inzwischen teilweise individuell
angepasst wurden pro Kunde!
Um den Kundentypen für den erstellen Kunden zu übernehmen, drücken Sie Enter.
Klicken Sie auf Beenden oder drücken Sie die ESC-Taste, um die Kundettypentabelle zu verlassen.
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Positionieren Sie nun den Cursor bei den einzelnen Kunden im Feld “Parameter übernehmen“ und
bestätigen Sie mit F5. So werden alle Einstellungen entsprechend dem ausgewählten Kundentyp
übernommen.
Parameter übernehmen
Übernimmt die Parameter gemäss dem gewählten Kunden-Typ.
BC-Etiketten
Kennzeichnen von Kunden die mittels Barcodeetiketten/Minikärtli bestellen
BL-Druck
Kennzeichnen von Kunden, welche die Bestellliste in gedruckter Form erhalten
Bestellliste
(Bei Kunden welche mittels Bestellliste bestellen Häkchen setzen und anschliessend F5 drücken)
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Titel
Nur für einen
Kunden
speichern
Für alle Kunden
speichern
Hier können die Spaltenüberschriften für die Arbeits- und Entwicklungslisten pro Kunde eingestellt werden.
Bsp. Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So oder 1.Wo, 2.Wo, 3.Wo, 4.Wo etc.
Diese Überschriften können für die Arbeitsliste und/oder die Entwicklungsliste eines oder aller Kunden
gespeichert werden. Die Titel für die Arbeits- und Entwicklungslisten können ebenfalls individuell eingegeben
werden. (z.B. „Bestelliste OPS“ etc.)
Lieferschein (gilt nur für Bestelllisten-Bestellung)
Soll für den entsprechenden Kunden Lieferscheine pro Bestellung ausgedruckt werden, und wenn ja, wie
viele?
Rüstliste / Trennzeile (nur bei Bestelllisten-Bestellung)
Soll eine Rüstliste ausgedruckt werden, und nach wie vielen Zeilen soll eine Trennzeile zur übersichtlicheren
Darstellung eingfügt werden?
Einzellieferschein (nur für Einzelbestellung)
Hier können Sie die Anzahl der auszudruckenden Lieferscheine für die Einzelbestellungen festlegen (1 – 9)
Versorgungsliste / Trennzeile
Die Versorgungsliste ist eine Ergänzung zum Lieferschein und dient als Hilfe zum Versorgen/Einräumen der
gelieferten Artikel, da sie den Lagerort des jeweiligen Kunden aufweist. Hier können Sie die Anzahl der
auszudruckenden Exemplare und die Trennzeile zur übersichtlicheren Darstellung definieren.
Obiges Beispiel druckt je eine Liste mit einer Trennzeile nach 5 Lieferpositionen.
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Die Versorgungsliste wird beim Abschliessen einer Einzelbestellung oder einer Bestellliste-Bestellung
gedruckt.
Versorgungsliste / Ordnung (=Sortierung)
Hier legen Sie die Sortierreihenfolge der Versorgungsliste aus Einzel- und Bestelllistenbestellungen fest.
Folgende Werte können erfasst werden (und werden als Tooltip angezeigt, wenn man mit dem Mauszeiger
über das Feld fährt):
• Blank = Sortierung nach Bezeichnung
• 0 = Sortierung nach Code Lagerort 1/Bezeichnung
• 1 = Sortierung nach Code Lagerort 2/Bezeichnung
• 2 = Sortierung nach Bezeichnung
• 3 = Sortierung nach Lagerort Kunde/Bezeichnung (fpfil340.dat / Hilfsdatei in Prog. 2.1.12.4)
• 4 = Code Lagerort 1/Code Lagerorte2/Bezeichnung
Retourenschein
Hier können Sie die Anzahl der auszudruckenden Retourenscheine
festlegen. (N = Nicht, 1= Nur Original, 2 = Nur Original + 1 Kopie,
3 = Original + 2 Kopien etc.)
Retourenbestätigung
=Gleiche
Funktion!
Bestätigung, dass eine Kundenretoure ausgeführt wurde (Quittung)
(N = Nicht, 1= Nur Original, 2 = Nur Original + 1 Kopie,
3 = Original + 2 Kopien etc.)
Druck BM-Liste?
Soll bei Auslieferung eines Betäubungsmittels für diesen Kunden automatisch auch ein BetäubungsmittelKontrollbeleg ausgedruckt werden? J oder “ “ = Ja, N = Nein
Bei „Nein“ wird das Kontrollbeleg trotzdem erstellt, aber nicht ausgedruckt.
Dieser Parameter muss nur beachtet werden, wenn die Betäubungsmittel auch tatsächlich mit APH verwaltet
werden (Passwort, Kontrollbelege etc).
Im Monatstotal?
Dieser Parameter hat ab APH9 keine Funktion mehr und wird gelegentlich aus dem Programm entfernt
werden!
Für APH8 gilt: Sollen die Bestellungen dieser Kunden im Kunden-Monatstotal erscheinen? Es handelt sich
hier um eine spezielle Statistik (Programm 2.4.1 –Monatstotal Kunde), welche die Totalbeträge der
einzelnen Kunden über eine bestimmte Zeitspanne berechnet.
Rapportgruppe
Hier können die Kunden unabhängig des zugewiesenen Kundentyps zu verschiedenen Gruppen
zusammengefasst werden (zwecks Auswertung z.B. Statistiken). Die Gruppen werden im Programm 2.5.5
(Tabellen verwalten, REPGRO.) erstellt und hier mit F5 übernommen.
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Rechnungstyp (F5)
Sollen für einzelne Kunden Rechnungen erstellt werden, bieten sich hier verschiedene Möglichkeiten.
Rechnungstyp
Es können folgende Typen ausgewählt werden:
• M
Für monatlich
Erstellt nur Rechnungen für ganze Monate
• I
Für sofortigen (immediately) Ausruck.
Erstellt pro Lieferung sofort eine Rechnung
• P
Für möglich (possible)
Erstellt eine Rechnung über eine frei definierbare Periode
Sofort drucken J/N
Bewirkt, dass die Rechnung zusammen mit dem Lieferschein ausgedruckt wird.
Ansonsten wird sie lediglich im System erstellt und
muss später nachgedruckt
werden. (Nur beim Rechnungstyp I anwendbar)
Anzahl Exemplare
Angabe, wie viele Rechnungen/Kopien ausgedruckt werden sollen.
Fakturapreis
Welcher Preis soll fakturiert werden? (Achtung, mit Ausnahme des PublikumsPreises zählt es auf der Rechnung überall noch die MwSt hinzu). Dies ist auch der
Preis, welcher auf den Kassabons ausgewiesen wird, wenn Sie mit dem APH
Kassamodul arbeiten.
% auf
Rechnungstotal
Wie viel % Rabatt wird auf dem Fakturapreis gewährt?Zuschläge sind ebenfalls
möglich. Bei Abzügen ist das Minuszeichen vor den %-Satz zu setzen.
Bemerkungen
Erfasste Bemerkungen erscheinen auf der Rechnung links unten. z.B. Zahlbar
innert 30 Tagen rein netto.
Adresse bearbeiten
Hier können Sie die Adresse des Kunden eingeben
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Lagerverwaltung
Dieses Feld mit Ausnahme des Kunden „BLANK“Zentrallager-/Zentrallapotheke (Kunde ohne Code/Kürzel)
überall auf „Nein“ belassen. Ein „Ja“ ist dann berechtigt, wenn der Kunde sein Lager auch mit APH verwaltet.
Mehrere Artikeltypen?
Werden mehrere Artikeltypen (Medikamente, Zentrallager, Büromaterialien etc) mit derselben Datenbank
verwaltet? Wenn Ja, Häkchen setzen.
Rüstliste
Welcher Preis soll für die Rüstliste verwendet werden? Ist mit F5 selektierbar.
(Preise sind ab APH11 via Button erfassbar)
Lieferschein
Welcher Preis soll für die Lieferscheine verwendet werden? Ist mit F5 selektierbar.
(Preise sind ab APH11 via Button erfassbar)
Monatstotal je Kunde
Welcher Preis soll für die Berechnung der Statistik „Monatstotal je Kunde“ verwendet werden? Ist mit F5
selektierbar. Man sollte hier für jeden Kunden den gleichen Preistyp wählen, das sonst nicht richtig
verglichen werden kann. Dieser Parameter hat ab APH9 keine Funktion mehr und wird gelegentlich aus
dem Programm entfernt werden!
Kostenstelle
Hier können Sie jedem Kunden eine Kostenstelle zuordnen (gemässs H+). Diese Kostenstellen müssen
zuvor im Programm 1.5.3.5 erfasst werden. Danach kann man sie via F5 übernehmen. Sobald man mit dem
Mauszeiger über das Kostenstellenkürzel fährt, wird die Bezeichnung als Tooltip eingeblendet.
EAN-Bezüger
Jeder externe Kunden hat eine EAN-Nummer (Strichcode). Diese wird aber in der Regel nur erfasst, wenn
Betäubungsmittel ausgeliefert werden. Abgesehen von den Betäubungsmitteln hat dieser Parameter zur Zeit
keinen Einfluss auf das System.
Verbindung zu Cardex
Diese Funktion steht zur Zeit (Sept. 03) nicht zur Verfügung.
Nur für APH-Cardex Benutzer. Ermöglicht die Verbindung von Kunden mit Patienten im Cardex-Stamm.
Falls das Häkchen gesetzt ist, kann man auf der Bestellmenge in der Einzelbestellung via F5 direkt einen
Patienten anwählen, an den man die Bestellzeile weiterverrechnen will. Sofern man nach dem Häkchen
noch eine PIDFID Cardex-Nr. gesetzt hat, wird die Einzelbestellzeile direkt an diesen Patienten verbucht.
Rekap-Blatt Lieferschein
Ist dieser Parameter markiert, so werden zu jedem Lieferschein 2 zusätzliche Dokumente ausgedruckt:
-Eine Seite/Tabelle mit dem Total pro KK-Zulässigkeit und Gesamttotal.
-Ein Dokument mit den Lieferdetails und Angaben der KK-Zulässigkeit je Artikel.
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Verwalten Kundendefinitionen
Kunde aktiv
Kennzeichnen von aktiven Kunden. Alte Kunden, für welche eine Bestellvergangenheit existiert, können, und
sollten auch nicht mit F3 gelöscht werden. Solche Kunden sollten stattdessen inaktiviert werden.
MiGeL-Blatt Spitex
Erstellt beim Drucken einer Rechnunge ein Zusatzblatt mit Subtotal je MiGeL-Code.
Lizenzpflichtig. Nähere Angaben im Merkblatt MiGel-Zusatzblätter. Bei Interesse kontaktieren Sie bitte
Pharmatic.
MiGeL-Blatt Heime
Erstellt beim Drucken einer Rechnung ein Zusatzblatt mit für Artikel ohne MiGeL-Code, MiGeL-Artikel
ausserhalb der Pauschale, MiGeL-Artikkel innerhalb der Pauschale.
Lizenzpflichtig. Nähere Angaben im Merkblatt MiGel-Zusatzblätter. Bei Interesse kontaktieren Sie bitte
Pharmatic.
SCA-Nr. Kunde
Spezialfunktion für SRO Langenthal. (Prog. 3.7.7)
Kassa-Setup
Das als Option verfügbare Kassamodul erlaubt das Führen einer oder mehrerer Kassen sowie den
Anschluss entsprechender Kassabondrucker (an einen Standardarbeitsplatz). Die Kassabewegungen des
Lagerschalters können so nachgeführt werden. Das Kassajournal kann je Periode eingesehen, bezw.
gedruckt werden. Das Kassamodul druckt MWST-konforme Kassatickets.
(Der Button ist nur aktiv beim Rechnungstyp I „Sofort“)
Beim Ausführen der Einzelbestellung öffnet sich ein Fenster mit der Personaldatei, aus der die gewünschte
Person selektiert wird. Bezahlt der Kunde bar, so berechnet das System automatisch das Retourgeld.
Bei Interesse kontaktieren Sie bitte Pharmatic.
Webshopkunde
Für Kunden mit Webshop Benutzung. Der APH Webshop eröffnet neue Möglichkeiten in der
Bestellabwicklung. Externe Kunden (z.B. Spitex oder Heime) können die benötigten Produkte direkt via
Internet bei Ihnen bestellen. Natürlich ist der Webshop auch für interne Kunden verwendbar. Er basiert auf
der jeweils individuellen Bestellliste.
Der Besteller erfasst die gewünschten Mengen, welche dann direkt in der Apotheke oder im Zentrallager
ausgebucht und gerüstet werden können, ohne Zweiterfassung notabene. Weiter Infos im Webshop
Usermanual.
Bei Interesse kontaktieren Sie bitte Pharmatic. (Der Webshop ist lizenzpflichtig)
Kleinmengen Zuschlag
Für jeden Kunden soll individuell festgelegt werden können, ab welchem Bestellwert ein
Kleinmengenzuschlag automatisch auf Lieferschein und Faktura hinzugerechnet werden soll. Bei
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Nettopreisen, wird die MwSt automatisch auf den Kleinmengenzuschlag addiert. Weitere Infos im Merkblatt
Kleinmengenzuschläge.
Das Kleinmengenzuschlagsmodul benötigt eine separate Lizenz.
Kunden löschen:
Kunden, welche irrtümlich erfasst wurden bzw. keine Bestellvergangenheit aufweisen, können mit F3
gelöscht werden.
Alte Kunden, für welche eine Bestellvergangenheit existiert, können, und sollten auch nicht mit F3 gelöscht
werden. Solche Kunden sollten stattdessen inaktiviert werden, damit Statistiken auf weiterhin abgerufen
werden können.
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