Benutzerhandbuch Microsoft Dynamics ™ NAV 4.0 Marketing & CRM
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Benutzerhandbuch Microsoft Dynamics ™ NAV 4.0 Marketing & CRM Informationen zum Inhalt Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor und Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Der Inhalt des Handbuches kann ohne vorherige Ankündigung bei Bedarf geändert werden. Obwohl wir bestrebt sind, den HandbuchInhalt so informativ wie möglich und aktuell zu halten, sind Fehler und Unterlassungen nicht ganz zu vermeiden. Für Verbesserungsvorschläge sind Autor und Verlag dankbar. Warenzeichen Die in diesem Buch erwähnten Software- und Hardwarebezeichnungen sind in den meisten Fällen auch eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Copyright Das Werk, einschliesslich aller Teile, ist uheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ausserhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Publikation Druckerei Odermatt [Januar 2007 / Version C4.00]. Alle Rechte vorbehalten. Weitere Publikationen finden Sie unter www.navibooks.com. Druck und Verlag Druckerei Odermatt, Dorfplatz 2, 6383 Dallenwil INHALTSVERZEICHNIS Kapitel 1 Einführung 5 Einleitung 6 Modul Verkauf & Marketing 11 Menüaufbau des Moduls 14 Marketing Einrichtung 16 Kapitel 2 Verkauf & Marketing Basis 21 Grundlagen der Kontaktverwaltung 22 Kontakte 24 Synchronisierung von Kontakten 37 Kontaktdubletten 42 Auswertungen, Belege und Berichte 46 Kontaktsuche 48 Kapitel 3 57 Profilbefragung und Kontaktklassifizierung Grundlagen der Profilbefragung 58 Manuelle Kontaktklassifizierung 59 Automatische Kontaktklassifizierung 64 Erstellen von Segmenten mit Profilbefragungs Informationen 69 Auswertungen, Berichte und Belege 71 Kapitel 4 75 Aktivitäten und Aktivitätenprotokollposten Grundlagen der Aktivitäten 76 Aktivitäten einrichten 78 Aktivitäten erstellen 86 Aktivitätenprotokollposten 91 Kapitel 5 Kampagnen 99 Grundlagen von Kampagnen 100 Kampagnen einrichten 101 i Inhalt Kampagnen anlegen 102 Aktivitäten mit Kampagnen verbinden 103 Auswertungen, Berichte und Belege 105 Preisgestaltung für Kampagnen 108 Kapitel 6 Segmente 113 Grundlagen der Segmente 114 Segmente einrichten 115 Segmente anlegen 116 Kontakte hinzufügen 119 Kontakte löschen 127 Auswertungen, Berichte und Belege 130 Kapitel 7 Verkaufschancen und Verkaufsschritte 133 Grundlagen der Verkaufschancen 134 Verkaufschancen und Verkaufsprozesse einrichten 136 Verkaufschancen anlegen und aktivieren 141 Erstellen von Offerten und Aufträgen zu Verkaufschancen 147 Verkaufschancen abschliessen 152 Auswertungen, Berichte und Belege 154 Kapitel 8 Aufgaben und Aktionen 159 Grundlagen der Aufgaben und Aktionen 160 Teams 162 Teamaufgaben 164 Aufgaben 169 Aktionen 175 Versenden von E-Mail-Einladungen 178 Auswertungen, Berichte und Belege 181 Kapitel 9 Outlook Client Integration 185 Grundlagen der Outlook Client Integration 186 Einrichtung der Outlook Client Integration 188 Integration von Kontakten 193 Integration von Aufgaben 204 ii Inhalt Synchronisation von Daten 210 Konfliktlösung und Fehlerbehebung 216 Einschränkungen der Outlook Client Integration 219 E-Mail Log für Microsoft Exchange 222 Anhang A Länderspezifische Abweichungen 229 Terminologie Schweizer Version 230 iii Inhalt iv Kapitel 1 Einführung Im Modul Verkauf & Marketing in der Gruppe Marketing laufen alle Informationen rund um die Kundenbeziehung zusammen. Sie lernen in diesem Kapitel Grundlagen und den Aufbau des Moduls Verkauf & Marketing kennen. • Einleitung • Modul Verkauf & Marketing • Menüaufbau des Moduls • Marketing Einrichtung Kapitel 1. Einführung 1.1 EINLEITUNG Im Modul Verkauf & Marketing sind die grundlegenden Funktionen für Unternehmen mit einer kundenorientierten Geschäftsstrategie enthalten. Sie wurde hauptsächlich für kleine und mittelständische Firmen konzipiert. Die Anwendung wächst mit den Bedürfnissen des Kunden, da sie skalierbar und leicht anpassbar ist. Das Modul Verkauf & Marketing wurde entwickelt, um die Anwender beim Aufbau dauerhafter Geschäftsbeziehungen mit allen Unternehmen zu unterstützen. Sie sind in der Lage, alle Informationen zu Ihren Kontakten an einer Stelle zu speichern. Sie erhalten so einen sofortigen Überblick über all Ihre Geschäftsaktivitäten mit Kunden, Interessenten, Partnern und weiteren. Die Businesslösung Microsoft Dynamics ™ NAV Microsoft Dynamics NAV (ehemals Microsoft Business SolutionsNavision) ist eine Business-Lösung welche exakt auf die vielfältigen Bedürfnisse wachsender mittelständischer Unternehmen zugeschnitten. Sie basiert auf den bewährten Grundsätzen Einfachheit, Flexibilität und Innovation. Microsoft Dynamics NAV ist schnell zu implementieren, leicht anzupassen, einfach zu bedienen und zu pflegen. Das vorliegende Handbuch basiert auf den Standardmodulen der Schweizer Landesversion und führt den Benutzer schrittweise in die entsprechende Thematik ein. Beachten Sie, dass Terminologie und Funktionalität im Handbuch - durch individuelle Kundenanpassungen oder durch Versionsunterschiede - zur installierten Version abweichen können. Abweichungen zur deutschen Version finden Sie im Anhang auf Seite 230. Verkauf & Marketing Philosophie Die Abkürzung CRM hat die Welt des Marketings erobert. In zahlreichen Artikeln der Fachpresse und Zeitungen wird CRM als die Lösung vieler Probleme gepriesen und erfreut sich wachsender Beliebtheit. Was aber verbirgt sich hinter Customer Relationship Manangement? 6 1.1 Einleitung Beim Versuch CRM zu definieren fällt auf, dass dieser Begriff sehr unterschiedlich verstanden und interpretiert wird. Viele Entscheidungsträger in Firmen nehmen an, dass der Einsatz einer CRM SoftwareLösung automatisch zu einer höheren Kundenbindung und zum Erreichen der Marketingziele führt. CRM ist aber weit mehr als das. CRM ist ein strategisches Konzept zur Gestaltung der Beziehungen zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden und muss als Teil einer Firmenphilosophie gelebt werden. CRM umfasst dabei die systematische Akquisition und Aufrechterhaltung sowie Intensivierung dieser Beziehungen. Die Zielsetzung dabei ist, den Ertragswert der Kundenbeziehungen zu erhöhen, zugleich eine hohe Kundenzufriedenheit anzustreben und somit die Produktivität des Unternehmens zu verbessern. Zur Erreichung dieser Ziele spielt die Software eine wichtige Rolle. Das Modul Verkauf & Marketing hilft bei der Planung und Steuerung aller interaktiven Prozesse zwischen Ihrer Firma, Ihren Kunden und Geschäftspartnern. Durch den Einsatz moderner Medien, wie E-Mail oder Internet, ist die Microsoft Dynamics NAV CRM-Lösung ein leistungsfähiger Partner für die Planung, Umsetzung und den Betrieb Ihres Beziehungsmanagements. CRM-Instrumente Die CRM-Instrumente lassen sich in die folgenden drei Bereiche einteilen: 1 Operative CRM-Instrumente Unterstützen Ihre auf den Kunden ausgerichteten Geschäftsprozesse in den Bereichen Marketing, Verkauf und Service. Hierzu zählen Customer Care Center, Database Marketing und Computer Aided Selling. 2 Unterstützende CRM-Instrumente Zu diesen rechnet man alle Aktivitätenkanäle zwischen Ihrer Firma und Ihren Kontaktpersonen. Hierzu zählen Aussendienstbesuche, Mailing, Telefon, Fax und E-Mail. 7 Kapitel 1. Einführung 3 Analytische CRM-Instrumente Diese dienen zur Erfassung, Aufbereitung und Auswertung der Kundendaten im Rahmen des Database Marketings. Daraus lassen sich Erkenntnisse für die Selektion und Bildung von Zielgruppen des Adressenstammes gewinnen. Veränderung des Marktverhaltens Die massive Veränderung der Marktsituation in den 90er Jahren des letzten Jahrhunderts, bedingt durch die Verbreitung des Internets, führte zu einer Globalisierung des Marktes. So war früher ein Konkurrent im direkten Einzugsgebiet des eigenen Marktes zu finden. Heute kann beispielsweise ein Versandhaus mittels Internet weltweit werben und seine Güter verkaufen. Das Internet fördert die Informationstransparenz zwischen den einzelnen Märkten und eröffnet so einfachere Preis- und Leistungsvergleiche. In vielen Branchen hat sich in den letzten Jahren ein Verlust der Unique Selling Proposition (USP), bedingt durch die hohe Austauschbarkeit der Produkte, eingeschlichen. Der Kunde legt daher heute mehr Wert auf die Betreuung, den Service und die Beratung durch den Anbieter. Durch Individualisierungs- und Profilierungsstrategien wird die Einzigartigkeit und Unverwechselbarkeit eines Produktes, einer Dienstleistung oder eines Erscheinungsbildes angestrebt. Das Erfolgspotenzial der USP hängt wesentlich davon ab, ob diese Einzigartigkeit und Unverwechselbarkeit von den Kunden wahrgenommen wird, für den Kunden wichtig und von der Konkurrenz schwer einholbar ist. Verändertes Konsumverhalten Das Konsumverhalten ändert sich durch demografische Verschiebungen sowie ein zunehmendes Preis- und Qualitätsbewusstsein auf gesättigten Märkten. Durch ein geändertes Informationsverhalten und einen generell höheren Bildungsstand verlieren traditionelle Wertvorstellungen immer mehr an Bedeutung. Der moderne Konsument lässt sich nicht mehr in eine Schublade stecken. Er tätigt seine Grundversorgungskäufe im Discountgeschäft und die Erlebnis- und Luxuskäufe im hochpreisigen 8 1.1 Einleitung Fachhandel. Betrachten Sie sich selber und versuchen Sie dabei, von Ihrem Kaufverhalten auf das Ihrer Kunden zu schliessen. Die grundlegenden menschlichen Bedürfnisse sind befriedigt. Somit streben moderne Konsumenten, streng nach Maslow, auch in Ihrem Konsumverhalten immer mehr nach Selbstverwirklichung. Der Konsument leidet unter einer steigenden Informations- und Reizüberflutung in den Medien und in seinem täglichen Umfeld. Angesichts dieser Überbelastung müssen die Werbebotschaften personalisierter auf die einzelnen Interessen zugeschnitten werden. Bevor Sie jedoch eine mehrstufige Direktmarketing Kampagne starten können, um Ihre Kundenbeziehung (Customer Relation) zu festigen, müssen Sie Ihre Kontaktpersonen und deren Kaufverhalten kennen. Database Marketing Das Database Marketing unterstützt Sie in der Erfassung und dem Unterhalt der Adressdaten und liefert Informationen betreffend dem Kaufverhalten Ihrer Kontakte. Ein permanenter Unterhalt der Daten ermöglicht es, Ihre Marketing Bemühungen zielgerichteter auszuüben und somit die Wertschöpfung zu steigern. Dialog Marketing Noch nie hat sich ein Medium wie das Internet derart rasant verbreitet und die Denkweise der Menschen beeinflusst. So stehen heute zusätzliche Kommunikationskanäle zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Kunden auf vielfältige Arten zu kontaktieren und diese Aktivitäten mit dem Microsoft Dynamics NAV Modul Verkauf & Marketing zu erfassen und zu protokollieren. Kernaussagen des CRM CRM ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Unternehmensführung. Er integriert und optimiert abteilungsübergreifend alle kundenbezogenen Prozesse in Marketing, Vertrieb, Kundendienst sowie Forschung & Entwicklung. 9 Kapitel 1. Einführung In Microsoft Dynamics NAV geschieht dies mit den entsprechenden Programm-Funktionalitäten zur Marktbearbeitung und der Möglichkeit, Ihre Verkaufsprozesse abbilden zu können. Die Zielsetzung ist dabei die Schaffung von Mehrwerten auf Kundenund Lieferantenseite im Rahmen von Geschäftsbeziehungen. Zusammengefasst Hersteller und Handel müssen Hand in Hand Richtung Kunde gehen. Da sie jedoch unterschiedliche Interessenslagen verfolgen, sind Zielkonflikte vorprogrammiert. Die Möglichkeiten des CRM, mit seinen Instrumenten DataBase-Marketing und Dialog Marketing, tragen dazu bei, dass beide Seiten ihre Interessen vertreten können. Alles zum Wohle des Kunden. 10 1.2 Modul Verkauf & Marketing 1.2 MODUL VERKAUF & M ARKETING Das Modul Verkauf & Marketing ermöglicht die Erfassung von allen relevanten Daten Ihrer Adresskontakte. Es ist möglich, Segmente anhand der Verkaufsvergangenheit zu identifizieren und Verkaufserfolge aufgrund Ihrer Marketingmassnahmen zu bewerten. Mit Hilfe der Automation Technologie können direkt aus Microsoft Dynamics NAV Dokumente angelegt werden. Die integrierte Dokumentverwaltung dient als Archiv. Kurzbeschreibung der Programm-Module In der Liste sind die Programm-Module für Verkauf & Marketing aufgeführt. Ausführliche Informationen zu diesen und weiteren Modulen erhalten Sie von Ihrem Microsoft Dynamics NAV Partner. Modul Kurzbeschreibung Kontaktverwaltung Mit diesem Modul können Sie Kontaktinformationen zu Ihren Kontakten und Ansprechpartnern erfassen und pflegen, um diese personalisiert ansprechen und betreuen zu können. Eine Dublettenprüfung warnt Sie automatisch, wenn Sie Kontaktinformationen eingeben, die bereits existieren. Mithilfe von Fragebögen können Sie auf Grundlage eigener Kriterien Detailmerkmale erfassen und somit Profile Ihrer Kontakte erstellen. Kontaktklassifizierung Mit diesem Modul können Sie Kontakte automatisiert nach Kriterien, wie z. B. Umsatz, Deckungsbeitrag oder Betreuungsaufwand, in verschiedene Gruppen klassifizieren. Dabei können einzelne Klassifizierungsmerkmale gewichtet und miteinander verknüpft werden. Auf Basis dieser Klassifizierungen und Gewichtungen können Sie Ihre Marketing- und Vertriebsaktivitäten gezielter ausrichten. 11 Kapitel 1. Einführung 12 Modul Kurzbeschreibung Kampagnenverwaltung Mit diesem Modul können Sie Kampagnen einrichten und durchführen. Hierfür können Sie Ihre Kontakte nach von Ihnen festgelegten Kriterien segmentieren. Dabei kann auch auf gespeicherte Segmentierungskriterien oder vorhandene Segmente zurückgegriffen werden. Die identifizierten Segmente können dann z. B. per Serienbrief (Microsoft Word) adressiert werden. Dabei kann ein Dokument an Personen mit unterschiedlichen Nationalitäten in ihrer jeweiligen Landessprache gesendet werden. Verkaufschancensteuerung Dieses Modul dient der Verfolgung von Vertriebsmöglichkeiten. Der Vertriebsprozess kann in verschieden Teilschritte strukturiert und mithilfe des Moduls optimiert werden. Ihr Verkaufsteam erhält einen Überblick über offene und laufende Projekte in der Verkaufspipeline und kann entsprechend vorausplanen. Aufgabenverwaltung Das Modul ermöglicht die Verwaltung von Aufgaben in Zusammenhang mit Vertriebs- und Marketingaktivitäten. Sie können sich Aufgabenlisten erstellen sowie anderen Benutzern oder Teams Aufgaben zuordnen. Sie können automatisch wiederkehrende Aufgaben und aus mehreren Aufgaben bestehende Aktionen erstellen. Aktivitäten Mit diesem Modul können Sie alle kontaktbezogenen Vorgänge im Aktivitätenprotokoll aufzeichnen. Hierzu gehören neben Telefonaten, Besprechungen und Briefen auch automatisch protokollierte Aktivitäten, wie z. B. Angebote, Rechnungen oder Servicebelege. Aktivitäten können auch Dokumente beigefügt werden, wie z. B. Microsoft Word Dokumente, Microsoft Excel oder TXT-Dateien. Somit können alle Aktivitäten gespeichert und abgefragt werden, ob E-Mails, Schriftverkehr, Telefonate oder Belege aus anderen Anwendungsbereichen. Dieses Modul ermöglicht des Weiteren bei der Verwendung eines TAPI (Telephony Application Programming Interface) - kompatiblen Telekommunikationsgerätes, Anrufe direkt über eine Schaltfläche auf der Kontaktkarte durchzuführen. 1.2 Modul Verkauf & Marketing Modul Kurzbeschreibung Kontaktsuche Dieses Modul ermöglicht es, dass an einer zentralen Stelle nach einem bestimmten Kontakt oder kontaktbezogenen Informationen gesucht werden kann. Die Suche erfolgt basierend auf Textfeldern der Kontaktkarte, Kontaktbemerkungen, Aktivitäten, Aufgaben oder Verkaufschancen. E-Mail-Protokoll für Microsoft Exchange Mit der E-Mail-Protokollierung für Microsoft Exchange können eingehende und ausgehende EMails in der Anwendung protokolliert und aus dem Aktivitätenprotokoll direkt geöffnet werden. Die Lösung ist Server-basiert und erfordert daher den Microsoft Exchange Server (ab Version 5.5 und Service Pack 4). Outlook Client Integration Über die Outlook Client Integration werden Kontakte und Aktivitäten in der Anwendung mit Kalender, Aufgaben und Kontakten in Microsoft Outlook synchronisiert. Wenn diese erstellt, aktualisiert oder gelöscht bzw. storniert werden, wird dies mit der jeweils anderen Anwendung automatisch synchronisiert. Die synchronisierten Informationen in Microsoft Outlook können auch offline genutzt und später über eine Stapelverarbeitung mit der Anwendung abgeglichen werden. 13 Kapitel 1. Einführung 1.3 MENÜAUFBAU DES M ODULS Unter Verkauf & Marketing im Menü Marketing finden Sie verschiedene Menüpunkte. Je nach Aufgabengebiet und Benutzerrechten haben Sie Zugriff auf diese Positionen. Kurzbeschreibung der Menüpunkte Die einzelnen Menüpunkte werden Sie je nach Aufgabengebiet intensiver oder vielleicht gar nicht verwenden. Welche Menüs Sie verwenden können, ist auch von Ihren Zugriffsrechten abhängig. Hier ein Kurzbeschrieb der Möglichkeiten der einzelnen Menüpunkte: 14 Menüpunkt Beschreibung Kontakte Erfassen und verwalten aller Kontakte Kontaktsuche Suche nach einem Kontakt oder kontaktbezogenen Informationen, wie beispielsweise Verkaufschancen, Aktivitäten oder Aufgaben. Kampagnen Erfassen und verwalten von Kampagnen Segmente Erfassen und verwalten von Segmenten. Diese können mit Kampagnen verknüpft werden und es können Aktivitäten angelegt werden. 1.3 Menüaufbau des Moduls Menüpunkt Beschreibung Protokollierte Segmente Hier finden Sie eine Liste der Segmente, die Sie protokolliert haben. Sie können in diesem Fenster keine Änderungen vornehmen. Aufgaben Übersicht der Aufgaben. Berichte Drucken von verschiedenen Berichten im Bereich Stammdaten, Segmente, Fragesets, Aufgaben, Kampagnen, Chancen und Statistiken. Peridodische Aktivitäten Hier finden Sie Stapelverarbeitungen, die Sie periodische durchführen sollten. Einrichtung Einrichtung von Detailinformationen des Moduls Verkauf & Marketing. Die Grundeinrichtung finden Sie unter Verkauf & Marketing, Einrichtung, Marketing & CRM Einr. Tipps Sollten Sie eine Zugriffsmeldung beim Anklicken eines Menüs erhalten, kann dies folgende Ursachen haben: • Das mit dem Menü verbundene Modul ist nicht lizenziert. • Ihre Benutzerrechte erlauben keinen Zugriff auf diesen Menüpunkt. 15 Kapitel 1. Einführung 1.4 MARKETING EINRICHTUNG In dem Fenster Marketing & CRM Einr. können Sie festlegen, wie die Anwendung Ihre Kontakte, Kampagnen, Segmente, Aktivitäten, Verkaufschancen, Aufgaben und die Einrichtung der E-MailProtokollierung verwalten soll. Dazu gehören z. B. Einstellungen für die Suche nach Vorgaben und Dubletten und Nummerierungsregeln. Um das Fenster Marketing & Vertrieb Einr. zu öffnen, wählen Sie Verkauf & Marketing, Einrichtung, Marketing & CRM Einr. Nachfolgend werden die Einstellungsmöglichkeiten kurz erklärt. Im weiteren Verlauf dieses Buches sowie in der Online-Hilfe erhalten Sie noch detailliertere Informationen über die einzelnen Funktionen. Register Allgemein Dateianhang Speicherung Möchten Sie in Ihren Aktivitätenvorlagen Dateianhänge verwenden, müssen Sie festlegen, wo diese gespeichert werden sollen. Dateianhänge können alle Arten von Dokumenten, wie beispielsweise Microsoft Word Dokumente (Briefe, Faxe etc.), Microsoft Excel 16 1.4 Marketing Einrichtung Dokumente, Microsoft PowerPoint Präsentationen etc. sein. Mehr dazu erfahren Sie auf Seite 78. Sie haben 2 Möglichkeiten zur Auswahl: • Eingebettet (in Microsoft Dynamics NAV) • Extern (auf einem frei definierbaren Datenspeicher) Tipps • Betten Sie Dateianhänge in die Anwendung ein, um den Zugriff darauf zu erleichtern. • Achten Sie darauf, dass alle Anwender auf die Dateianhänge zugreifen können, wenn diese auf einem externen Datenspeicher abgelegt sind. Suchindexierungsmodus Wenn Sie das Teilmodul Kontaktsuche lizenziert haben müssen die Angaben für die zukünftige Suchaktionen indexiert werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie Daten geändert oder neue Informationen hinzugefügt haben. Sie können den Kontaktsuchindex automatisch generieren lassen oder manuell durchführen. Klicken Sie auf Verkauf & Marketing, Einrichtung, Marketing & CRM Einr. und wählen Sie im Register Allgemein entweder Automatisch oder Manuell im Feld Suchindexierungsmodus. 1 Wenn Sie Automatisch wählen, wird die Anwendung bei jeder Datenänderung, beispielsweise bei der Änderung einer Kontaktadresse, die Daten in den Feldern für die Kontaktsuche aufbereiten sowie für die Worte, welche Sie zukünftige als Suchoptionen wählen, Zeichenketten als Suchtext erstellen. 2 Wenn Sie Manuell wählen, müssen Sie die Stapelverarbeitung Suchindex erzeugen starten, um neue geänderte Daten für weitere Suchaktionen zu generieren. Mehr zur Kontaktsuche erfahren Sie auf Seite 48. 17 Kapitel 1. Einführung Register Übernahme Hier können Sie definieren, welche Informationen beim Anlegen einer Kontaktperson, die im Zusammenhang mit einer Unternehmung steht, automatisch von der Kontaktkarte des Unternehmen auf die Kontaktkarte der Person kopiert werden. Register Standards Hier können Sie definieren, ob Kontakten beim Anlegen automatisch ein bestimmter Verkäufer-, Gebiets-, Länder- und Sprachcode als Vorgabe zugeordnet werden soll. Im Feld Korrespondenzart können Sie auswählen, wie der an eine Aktivität gekoppelte Dateianhang normalerweise an die Adressen weitergeleitet wird. Zur Auswahl stehen leer, Brief, E-Mail und Fax. Weiter können Sie einen Vorgabewert für Unternehmensanredecode und Kontaktpersonanredecode eingeben. Dieser wird Ihren Adressen automatisch zugewiesen. Im Feld Verkaufsprozesscode können Sie einen Vorgabewert eingeben, der jeder neuen Verkaufschance beim Anlegen zugeordnet wird. Schliesslich können Sie im Feld Aufg.-Datumsberechnung eine Berechnungsformel (z. B. 10T = 10 Tage oder 1M = 1 Monat) hinterlegen, nach welcher die Anwendung das Enddatum für Aufgaben bei der Übernahme aus Outlook berechnen soll. Wenn Sie das Feld leer lassen, benützt die Anwendung das Systemdatum für die Berechnung. Register Aktivitäten Geben Sie im Feld Seriendruckfeld Sprach-ID die Sprachen ID der Windows Sprache ein, die Sie für den Seriendruck in Microsoft Word verwenden möchten. Wenn Sie in Microsoft Word einen Dateianhang bearbeiten, werden die Seriendruckfelder dann jeweils in dieser Sprache angezeigt. 18 1.4 Marketing Einrichtung Register Synchronisation Zu jeder Ihrer Adressen haben Sie eine Beziehung, die als Geschäftsbeziehung bezeichnet wird. So haben Sie beispielsweise zu Ihren Lieferanten eine Kreditorenbeziehung. Um die Kontaktkarte mit der Debitoren-, der Kreditoren- und der Bankkontentabelle zu synchronisieren, müssen Sie einen Geschäftsbeziehungscode für Debitoren, Kreditoren und Bankkonten auswählen. Die Anwendung wird dann eine Geschäftsbeziehung zwischen Ihrem Adressenstamm und dem jeweiligen Partnerstamm anlegen. Sie können beispielsweise einen Konakt mit einem bestehenden Debitor verknüpfen, wenn Sie einen Geschäftsbeziehungscode für Debitoren ausgewählt haben. Wenn Sie nun Änderungen am Kontakt oder am Debitor vornehmen, wird der jeweilige Partner-Datensatz automatisch aktualisiert. Detailliertere Informationen zur Synchronisation erhalten Sie auf Seite 37. Register Nummerierung In diesem Register definieren Sie die Nummernserien für Kontakte, Kampagnen, Segmente, Aufgaben, und Verkaufschancen. Wenn Sie beispielsweise eine Nummernserie für Kontakte eingerichtet haben, wird beim Anlegen eines neuen Kontaktes automatisch die nächste verfügbare Kontaktnummer eingefügt. Register Dubletten Hier können Sie bestimmen, ob jedes Mal, wenn Sie eine neue Kontaktkarte anlegen, nach Dubletten gesucht werden soll. Im weiteren können Sie dies manuell vornehmen, nachdem Sie neue Kontakte angelegt haben. Legen Sie fest, dass bei jeder Veränderung der Informationen zum Kontakt oder beim Anlegen automatisch die Suchtexte aktualisiert werden. Legen Sie den Prozentsatz der Übereinstimmung fest. Detailliertere Informationen zur Dublettensuche erhalten Sie auf Seite 42. 19 Kapitel 1. Einführung E-Mail-Protokoll Mit Hilfe des Microsoft Dynamics NAV Moduls Verkauf & Marketing haben Sie die Möglichkeit, E-Mails mit Ihren Kontakten auszutauschen. Sie können E-Mails sowohl über die Anwendung als auch über Microsoft Outlook empfangen und versenden. Bevor Sie jedoch E-Mails versenden können und Die Anwendung Ihre EMails speichert und ablegen kann, müssen die entsprechenden Optionen eingerichtet werden. Mehr Informationen zur Installation und zum Setup des E-Mail-Protokoll finden Sie im Kapitel 10 Outlook Integration ab Seite 222. 20 Kapitel 2 Verkauf & Marketing Basis Kontakte sind der "Rohstoff" für erfolgreiche Marketingtätigkeiten. Legen Sie daher viel Wert auf die Erfassung und Pflege Ihrer Kontakten. Diese Themen werden im vorliegenden Kapitel behandelt: • Grundlagen der Kontaktverwaltung • Kontakte • Synchronisierung von Kontakten • Kontaktdubletten • Auswertungen, Belege und Berichte • Kontaktsuche Kapitel 2. Verkauf & Marketing Basis 2.1 GRUNDLAGEN DER KONTAKTVERWALTUNG Die Kontaktverwaltung ist die eigentliche Drehscheibe des Moduls Verkauf & Marketing. Hier erfassen, pflegen und verwalten Sie Ihre Kontakte. Mit den Kontakten legen Sie das Fundament für weitere Verkauf & Marketing Aktivitäten. Sie können beispielsweise potentielle neue Kunden in der Kontaktverwaltung erfassen und nach erfolgreichem Verkaufsabschluss direkt von der Kontaktkarte aus für diesen Kontakt einen neuen Debitor anlegen. Zur optimalen Pflege der Kontaktdaten werden diese zwischen den einzelnen Modulen synchronisiert. Sie arbeiten also überall mit den selben Kontaktdaten. Falls Sie bereits eine TAPI-fähige (Telephony Application Programming Interface) Telefonanlage einsetzen, bietet Ihnen die Anwendung die Möglichkeit, Ihre Kontaktpersonen direkt von der Kontaktkarte aus anzurufen. Verwenden der Kontaktverwaltung Bei der Verwendung der Kontaktverwaltung stehen Ihnen folgende Möglichkeiten und Funktionen zur Verfügung: Kontakterfassung und Pflege • Manuelle und automatische Kontakterfassung • Verwaltung von alternativen und temporären Kontakten zu bereits bestehenden Kontakten • 1:1 Verbindung zur Debitoren-, Kreditoren- und Bankkontentabelle • Automatische Dublettensuche • Multilanguage Anredeformeln für Kontakte • Synchronisierung von Kontakten • Import und Export von Kontakten • Internetfavoriten 22 2.1 Grundlagen der Kontaktverwaltung Filter und Auswertmöglichkeiten • Team / Verkäufer • Kampagnen / Aufgabengruppen • Chancen / Verkaufszyklen / Verkaufszyklusstufen • Verantwortlichkeiten / Versandgruppen / Geschäftsbeziehungen • Anlegen von Verteilerlisten beispielsweise für Kundengeschenke, Weihnachtskarten etc. Ausgabefunktionen • Drucken von vorgegebenen Deckblättern und Kontaktetiketten Schnittstellen zu Microsoft Office / Windows Die folgenden Dienste können zum Teil mit Hilfe von Assistenten direkt aus der Kontaktkarte gestartet werden: • Telefonanrufe • E-Mail Versand • Web-Access 23
