Access

In diesem Thema lernen wir die
Grundlagen der Datenbanken
kennen und werden diese lernen
einzusetzen.
Access
Die Grundlagen der
Datenbanken
kurspc15
Inhaltsverzeichnis
Access ......................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.
Meine Erste Access Datenbank .................................................................... 2
Sortieren ................................................................................................... 2
Tabellen verbinden ..................................................................................... 4
Bericht gestalten......................................................................................... 5
Abfragen ................................................................................................... 5
Tabellen erstellen und aktualisieren............................................................... 7
Die Normalformen....................................................................................... 8
Die erste Normalform ............................................................................... 8
Die Zweite Normalform............................................................................. 9
Die dritte Normalform ............................................................................... 9
Das ER-Modell (Entity-Relationship-Modell)...................................................10
Entitäten................................................................................................10
Meine Erste Access Datenbank
Bei einer Tabelle wird der ID der Wert automatisch zugeteilt. Damit keine Werte
verloren gehen, sollte man die Objekte, wie Tabellen immer speichern. Eine Zeile in
einer Tabelle nennt man Datensatz. Eine Datenbank besteht aus Tabellen, Abfrage,
Formulare und Berichten. Um die Begriffe eindeutig zuordnen zu können, vergibt
man den Objekten eindeutige Namen wie tab für Tabelle, qry für Abfrage, frm für
Formulare und rep für Bericht.
Sortieren
Mit dem Nachschlageassistenten kann man die Werte jeder Spalten eingeben und so
nach diesen Werten filtern. Wenn man ein weiteres Feld als Dropdown Menü
einfügen will und nur die Listeneinträge auswählt, kann man nichts anderes als die
Listeneinträge eingeben, welche man zuvor definiert hat. Den Sortierungsfilter kann
man immer aus oder ein schalten.
SQL ist die Sprache um eine Datenbank zu erstellen, diese ist je nach Beispiel
weniger komplex als die Access-Datei.
Wenn man eine Tabelle nicht versteht, so versteht man diese am besten, wenn man
sie in den Beziehungen:
Tabellen verbinden
Um zwei Tabellen miteinander zu verbinden, muss man diesen dieselbe ID zuteilen
und diese dann in der Gliederungsansicht miteinander verbinden. Bei der Beziehung
drückt man dann nur noch auf erstellen.
Beim Erstellen einer ID spielt es keine Rolle, wo diese Platziert ist, sondern, dass der
Wert auf AutoWert ist und der Primärschlüssel sollte zugewiesen sein.
Der Vorteil wenn man zwei Tabellen verbindet ist es, dass man bei Hobbys z.B.
mehrere Hobbys angeben kann und nicht mehrere Spalten mit den Namen Hobby 1,
Hobby 2… angeben muss.
Wenn man ein Formular erstellen will, kann man dies mit dem Formular-Assistenten
erstellen.
Bericht gestalten
Einen Bericht kann man eigentlich genau gleich, wie die Daten in Word oder Excel
gestalten. Wenn man sich mit den Grundlagen der Formatierung in Word und Excel
ein wenig auskennt, so sollte das Formatieren keine grosse Schwierigkeit darstellen.
Klar es gibt einige unterschiede, aber an diese hat man sich schnell gewöhnt.
Abfragen
Wenn man eine Frage eingeben will, welche beim Öffnen der Abfrage gestellt wird so
kann man diese in dem Gewünschten Bereich schreiben:
Wenn man nach bestimmten Namen sucht, welche einen Anfang wie Bu haben, wie
Bumann, kann man dies folgendermassen aufschreiben:
Wie “Bu*“ der Stern steht für beliebig viele Buchstaben, wenn man weiss, wie viele
Buchstaben der Name enthält, kann man pro Buchstabe ein Fragezeichen setzen:
Wenn Kriterien auf der gleichen Zeile stehen, so heisst dies „und“ daher müssen
beide Kriterien zutreffen ,wenn man diese untereinander schreibt, so heisst dies
„oder“ und es können beide Informationen zutreffen oder nur eines der beiden.
Mit dem Befehl ist Null, kann man alle Leeren Zellen des Gewählten Feldes anzeigen
lassen und mit dem Befehl ist nicht Null, kann man die nicht lehren Felder anzeigen
lassen.
Wenn man ein Kombifeld erstellen will, so kann man einen Namen eingeben und
dann die gewünschten Felder in Eckigen Klammern eingeben und diese mit dem
Und-Zeichen verbinde. Wenn man in den Zwischenräumen ein Leerzeichen einfügen
will kann man dies mit „ Leerzeichen „ einfügen.
Kombifeld: [Nachname] & " " & [Vorname] & " " & "-->" & " " & [Funktion]
Tabellen erstellen und aktualisieren
Wenn man aus der Abfrage heraus eine Tabelle erstellen will, kann man dies mit mit
dem Befehl Tabelle erstellen bei der Entwurfsregisterkarte in den Abfragetools.
Wenn man die Abfragen gemacht hat, und die Abfrage Speichert wird diese mit
einem anderen Symbol dargestellt, wenn man auf dieses Symbol drauf klickt, so
erscheinen Meldungen, welche mit ja zu beantworten sind, nach diesem Vorgang
wird die Tabelle erstellt. Der Verlauf ist unten mit Bildern geschildert.
Wenn man in einer Tabelle eine Zeile z.B. mal 1.1 rechnen will, so kann man diese
mit einer Abfrage Aktualisieren dies geht folgendermassen:
Auf Aktualisieren drücken:
Rechnung eingeben:
Und Speichern diese Abfrage wird wieder mit einem anderen Symbol dargestellt.
Die Normalformen
Die erste Normalform
Eine Relation befindet sich dann in der ersten Normalform, wenn alle Attribute
atomar, also unteilbar sind.
Die Zweite Normalform
Eine Relation befindet sich dann in der zweiten Normalform, wenn sie sich bereits in
der ersten Normalform befinden und jedes Nichtschlüsselfeld funktional vom
Primärschlüssel abhängt.
Die dritte Normalform
Eine Relation befindet sich in der dritten Normalform, wenn sie sich bereits in der
zweiten Normalform befindet und kein Nichtschlüsselfeld von einem anderen
Nichtschlüsselfeld abhängig ist.
Das ER-Modell (Entity-Relationship-Modell)
Das ER-Modell erweist sich vor allem in der Entwicklungsphase einer Datenbank als
sehr hilfreich, denn es hilft bei der Analyse alle Aspekte zu beachten, bevor das
Datenmodell aufgebaut wird.
Ein fertiges Er-Model sieht folgendermassen aus:
Entitäten
Als Entität werden unterscheidbare (identifizierbare) Dinge aus der realen Welt
bezeichnet. Diese können Personen, Gegenstände, Firmen oder ähnliches sein.
Entitäten unterscheiden sich voneinander durch ihre jeweiligen Eigenschaften. Ein
Entität wird auch als Objekt bezeichnet.
Ein Startmenü erstellen
Um ein Startmenü mit Verlinkungen auf die verschiedenen Reporte oder Abfragen zu
erstellen, muss man ein leeres Formular erstellen, und bei diesem muss der Befehl
Steuerelement Assistent verwenden aktiviert sein. In das Formular kann man
verschiedene Schaltflächen einfügen und diese dann mit z.B. einem Bericht
Verbinden.
Eine Schaltfläche sieht folgendermassen aus (diese Schaltfläche ist aber schon
formatiert.)