Firmen-Administration
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Firmen-Administration Einkäufer–Kurzanleitung für Administratoren zur Verwaltung des Agentrics Sourcing-Tools Version 7.1 Agentrics-Kundendienst und Schulung Telefon: +1.312.706.3729 [email protected] USA (gebührenfrei): 1.800.523.1555 Internationale Telefonnummern (gebührenfrei) Copyright © 2008 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Teile Copyright 2002 - 2008 Emptoris Software, Inc. INHALT FIRMEN-ADMINISTRATION..........................................................................................................................2 FIRMENPROFILE BEARBEITEN ................................................................................................................................. 2 E-MAIL-BENACHRICHTIGUNGEN VERWALTEN .............................................................................................................. 2 Für MyGenSource ...................................................................................................................................... 2 Für Sourcing ............................................................................................................................................. 3 VOREINSTELLUNGEN DES UNTERNEHMENS DEFINIEREN ................................................................................................... 5 UNTERNEHMENSWÄHRUNGEN VERWALTEN .................................................................................................................. 5 Währungen für das Unternehmen festlegen .................................................................................................. 5 Währungstabellen verwalten ....................................................................................................................... 6 Wechselkurse festlegen .............................................................................................................................. 7 EINE GESCHÄFTSEINHEIT ERSTELLEN ....................................................................................................................... 7 EINE GESCHÄFTSEINHEIT LÖSCHEN ......................................................................................................................... 8 KATEGORIEVERWALTUNG ............................................................................................................................9 KATEGORIEEIGENSCHAFTEN ERSTELLEN .................................................................................................................. 11 UNTERKATEGORIEN ERSTELLEN ............................................................................................................................ 12 ARTIKEL ERSTELLEN......................................................................................................................................... 12 KATEGORIEN, UNTERKATEGORIEN ODER ARTIKEL UMBENENNEN ODER ABSETZEN .................................................................... 12 BENUTZER MIT EINKÄUFERROLLE HINZUFÜGEN UND VERWALTEN ...........................................................13 EINEN BENUTZER MIT EINKÄUFERROLLE HINZUFÜGEN ................................................................................................... 13 DAS PROFIL EINES BENUTZERS BEARBEITEN (UND KENNWÖRTER ZURÜCKSETZEN) .................................................................. 13 EINEN BENUTZER DEAKTIVIEREN .......................................................................................................................... 14 KENNWORT EINES ANDEREN BENUTZERS ZURÜCKSETZEN ............................................................................................... 15 BENUTZER EINER KATEGORIE ZUWEISEN ................................................................................................................. 15 BENUTZERROLLEN UND BERECHTIGUNGEN ............................................................................................................... 16 ANWENDUNGSEINSTELLUNGEN EINES ANDEREN BENUTZERS ÄNDERN .................................................................................. 17 VERKNÜPFUNG ZWISCHEN BENUTZER UND KATEGORIE HERSTELLEN ODER AUFHEBEN ............................................................... 17 VERKNÜPFUNG ZWISCHEN BENUTZER UND GESCHÄFTSEINHEIT HERSTELLEN ODER AUFHEBEN ...................................................... 18 LIEFERANTEN EINLADEN UND VERWALTEN ...............................................................................................19 BESTÄTIGEN DER E-MAIL EINES ANBIETERS ............................................................................................................. 19 NEUE LIEFERANTEN EINLADEN ............................................................................................................................. 19 VORHANDENE LIEFERANTEN EINLADEN .................................................................................................................... 20 ANBIETERPROFILE VERWALTEN............................................................................................................................. 20 ZUSÄTZLICHE INFORMATIONSFELDER ERSTELLEN ....................................................................................22 ZUSÄTZLICHE RFX-INFORMATIONSFELDER ERSTELLEN .................................................................................................. 22 TABELLENANSICHT ANPASSEN ............................................................................................................................. 22 FELDER FÜR LOKALE ANBIETERPROFILE ERSTELLEN ...................................................................................................... 23 PROJEKTFELDER ERSTELLEN ................................................................................................................................ 24 Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 1 Firmen-Administration Firmenprofile bearbeiten Sie können auf das Register mit Ihrem Firmenprofil auf zwei Arten zugreifen: Gehen Sie über https://tools.p.agentrics.com/ direkt zur MyGenSource. Sie werden eventuell aufgefordert, sich anzumelden. Dadurch gelangen Sie zu MyGenSource. ODER Klicken Sie im Agentrics Sourcing-Tool auf Dienstprogramme > Verwaltung > Profil verwalten > Unternehmen. Klicken Sie dann am unteren Rand des Bildschirms auf die Schaltfläche Bearbeiten. Hierdurch gelangen Sie zu MyGenSource. Klicken Sie in MyGenSource auf den Link Administration und dort im Menü „Schnelle Links“ unter Administration auf die Links Firmendaten, Firmenstandort und E-MailWarnungen. Damit können Sie unter anderem folgende Daten Ihrer Firma bearbeiten: Adresse E-Mail-Warnungen (siehe unten) Administrator(en) Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten im Bildschirm auf die Schaltfläche Speichern. E-Mail-Benachrichtigungen verwalten Für MyGenSource Klicken Sie in MyGenSource auf den Link Administration und dort im Menü „Schnelle Links“ unter Firmenmanagement auf den Link Konfigurierbare E-Mail-Warnungen. Hier haben Firmenadministratoren die Möglichkeit, den Inhalt von E-Mails über das Symbol Text ändern zu ändern. Um den Inhalt einer E-Mail zu verändern, klicken Sie auf das Symbol Text ändern. Die Benachrichtigung wird angezeigt. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 2 Der Administrator kann jede E-Mail in jeder von Agentrics unterstützten Sprache bearbeiten, indem er eine Sprache aus der Dropdown-Liste auswählt. Wird eine E-Mail für eine Sprache nicht verändert, wird für diese Benachrichtigung die Original-Standard-E-Mail verwendet. Hinweis: Sie können Ihre Änderungen vor dem Speichern anzeigen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche [Vorschau]. Im Bildschirm Vorschau können Sie die Bearbeitung fortsetzen oder Ihre Änderungen speichern. Nach dem Ändern des Textes wird der Originaltext immer noch im Feld Standardtext angezeigt. Er kann jederzeit wiederhergestellt werden, indem Sie ihn in das Feld Geänderter Text kopieren. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern]. Hinweis: Für die Zuschlagsbenachrichtigung kann auch die Größe von Dateianhängen geändert werden. Für Sourcing Ebenso wie bei MyGenSource können Sie auch hier E-Mails nach Bedarf aktivieren und deaktivieren und den Inhalt aller E-Mails der Sourcing-Anwendung ändern. Klicken Sie in Sourcing auf Dienstprogramme > Organisationsverwaltung > Einrichten und wechseln Sie dann zum Register Nachrichten. Sie können die Nachrichtenliste anhand der Optionen in der Filter-Dropdown-Liste filtern. Um eine oder mehrere Nachrichten zu aktivieren bzw. deaktivieren, wählen Sie die betreffenden Nachrichten aus, klicken auf die Dropdown-Liste Status und wählen daraus Aktivieren bzw. Deaktivieren. Um eine Nachricht zu bearbeiten, klicken Sie auf den Link in der Spalte Name. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 3 Sie können den Empfänger der E-Mail festlegen, indem Sie die gewünschten Benutzertypen in das Feld Um eintragen bzw. daraus entfernen. Sie können die Nachricht in diesem Bildschirm auch aktivieren und deaktivieren. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben. Wechseln Sie zum Register Inhalt bearbeiten, um den Inhalt der Nachricht zu bearbeiten. Sie können den Betreff und den Text der Nachricht ändern. In der E-Mail können Sie Systemvariablen verwenden (so fügen Sie z. B. über „RFx New Close Time“ die für das Ereignis definierte Zeit für das Auktionsende in die E-Mail ein). Um eine Variable einzufügen, setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle und wählen die Variable aus der Dropdown-Liste Vorlagetext auswählen aus. Die Variable wird dann in die E-Mail eingefügt. Wenn Sie den Text geändert haben, wird der ursprüngliche Text weiterhin im Feld Standardtext angezeigt. Sie können diesen Texte jederzeit wiederherstellen, indem Sie ihn aus diesem Feld kopieren und in das Feld Geänderter Text einfügen. Sie können den Text auch individuell für einzelne Sprachen anpassen. Dazu wählen Sie die Sprache aus der Dropdown-Liste aus und nehmen die gewünschten Änderungen vor. Wenn die E-Mail für eine Sprache nicht verändert wird, wird für diese Benachrichtigung die Standard-E-Mail verwendet. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 4 Voreinstellungen des Unternehmens definieren Sie können verschiedene Voreinstellungen für Zuschläge und Lieferantenverwaltung definieren. Klicken Sie in MyGenSource auf den Link Verwaltung und dann im Menü „Schnelle Links“ unter „Firmenmanagement“ auf Voreinstellungen des Unternehmens. Definieren Sie verschiedene Voreinstellungen, die in der Zuschlagsfunktionalität verwendet werden können oder Ihnen bei der Lieferantenverwaltung helfen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern. Unternehmenswährungen verwalten Währungen für das Unternehmen festlegen Sie können festlegen, welche Währungen den Benutzern in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen sollen. Von den verfügbaren Währungen hängen alle in der gesamten Anwendung (Benutzerprofile, Ereignisse mit mehreren Währungen, Artikeleinrichtung usw.) verfügbaren Währungen ab. Klicken Sie in MyGenSource auf den Link Administration und dort im Menü „Schnelle Links“ unter Firmenmanagement auf den Link Währungsverwaltung. Wählen Sie die Währungen aus, die verwendet werden sollen, indem Sie sie in der Liste Auswählen aus auswählen und mit einem Klick auf die Pfeil-Schaltfläche in die Liste Ausgewählte Artikel verschieben. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 5 Währungstabellen verwalten Klicken Sie in MyGenSource auf den Link Administration und dort im Menü „Schnelle Links“ unter Firmenmanagement auf den Link Umtauschkursverwaltung. Wählen Sie den von Agentrics bereitgestellten Standard-Wechselkurs aus oder geben Sie einen eigenen Wechselkurs an. Zuerst wird die Hauptwährung des Unternehmens angezeigt. Wechselkurse festlegen Wählen Sie ein Gültigkeitsdatum. Die Kurse werden automatisch aus den zuletzt für Ihr Unternehmen eingegebenen Werten übernommen. Mit Agentrics-Raten übernehmen Sie für die Kurse die von Agentrics bereitgestellten Wechselkurse. Ändern Sie die Kurse auf die gewünschten Werte. Klicken Sie auf Speichern. Hinweis: Wenn für eine Währung kein Kurs eingegeben wurde, wird für diese Währung der zuletzt für Ihr Unternehmen eingegebene Kurs verwendet. Sie können die Wechselkurstabellen auch exportieren und in Sourcing importieren. Klicken Sie in Sourcing auf Dienstprogramme > Organisationsverwaltung > Einrichten und wechseln Sie zum Register Währungstabellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um eine neue Tabelle anzulegen, oder auf Bearbeiten, um eine vorhandene Tabelle zu bearbeiten. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 6 Geben Sie im oberen Bildschirmbereich allgemeine Angaben zur Währungstabelle ein. Wechselkurse festlegen Die einzelnen Wechselkurse erfassen Sie im Bereich Wechselkurse. Die Währungsumrechnung funktioniert in beiden Richtungen, so dass nicht nur z. B. USD in EUR umgerechnet werden, sondern auch EUR in USD. So können Sie Ereignisse bequem in anderen Währungen als der Hauptwährung des Unternehmens durchführen. Hinweis: Da die Umrechnung in beiden Richtungen durchgeführt wird, müssen Sie zwei Kurse eingeben, z. B.: 1 USD = X EUR UND 1 EUR = X USD Zuerst wird die Hauptwährung des Unternehmens angezeigt. Geben Sie alle gewünschten Wechselkurse ein und klicken Sie auf Speichern. Nachdem Sie eine Währungstabelle angelegt haben, können die Benutzer in Ihrem Unternehmen nur noch die dort hinterlegten Währungen verwenden. Sie können die Währungstabellen auf dem Register Währungstabellen mit der Schaltfläche Exportieren auch in verschiedene Formate exportieren. Eine Geschäftseinheit erstellen In MyGenSource können Sie mit Hilfe von Geschäftseinheiten innerhalb Ihres Unternehmens Tochterunternehmen darstellen und die Dokumentation vereinfachen. Zum Erstellen einer Geschäftseinheit klicken Sie auf den Link Administration und dort im Menü „Schnelle Links“ unter Benutzerverwaltung auf den Link Geschäftseinheiten verwalten. Klicken Sie auf das grüne +-Zeichen, um eine neue Geschäftseinheit hinzuzufügen. Um die Angaben zu einer Geschäftseinheit zu bearbeiten oder neue Geschäftseinheiten hinzuzufügen, doppelklicken Sie auf den Namen der Geschäftseinheit. Klicken Sie auf Speichern. Hinweis: Mit der Maus können Sie die Geschäftseinheit an einen neuen Platz in der Struktur ziehen Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 7 Eine Geschäftseinheit löschen Um eine Geschäftseinheit zu löschen, doppelklicken Sie auf den Namen der Geschäftseinheit. Markieren Sie im Bildschirm mit den Einzelheiten zur Geschäftseinheit das Kontrollkästchen Löschen. Klicken Sie auf Speichern. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 8 Kategorieverwaltung Sie können die von Ihrem Unternehmen festgelegte Kategoriestruktur in MyGenSource verwalten. Diese Kategoriestruktur ist mit den MyGenSource-Modulen für die Berichterstattung und Zuschläge verknüpft. Hinweis: Sie können die Vorlage exportieren, Änderungen vornehmen und wieder in die Anwendung importieren. Wenn Sie den Strukturbaum löschen möchten, verwendet das System weiterhin die Kategorieeinstufung von dem Tool, mit dem Sie das Ereignis durchgeführt haben. Klicken Sie in MyGenSource auf den Link Verwaltung und dort im Menü „Schnelle Links“ unter Firmenmanagement auf den Link Kategoriestruktur. Um neue Kategorien hinzuzufügen oder vorhandene zu bearbeiten, klicken Sie auf den Link Import. Um neue Kategorien hinzuzufügen, laden Sie die Importvorlage herunter, indem Sie auf den Link „laden“ klicken. Fügen Sie Ihre Kategorien wie in der Datei beschrieben zur Excel-Tabelle hinzu. Um neue Kategorien zu importieren, suchen Sie die Datei im Feld Datei auswählen. Wählen Sie die Option „Add New Categories“ (Neue Kategorien hinzufügen) im Dropdown-Menü bei Aktion und klicken Sie auf Import. Um vorhandene Kategorien zu bearbeiten, klicken Sie auf den Link @@Hier klicken, um Ihre Kategorieansicht zu exportieren. Nehmen Sie wie in der Datei beschrieben die Änderungen in der Excel-Tabelle vor. Um die aktualisierten Kategorien zu importieren, suchen Sie die Datei im Feld Datei auswählen. Wählen Sie die Option „Update Categories“ (Kategorien aktualisieren) im Dropdown-Menü bei Aktion aus und klicken Sie auf Import. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 9 In MyGenSource können Sie die Benennungen für Kategorien ändern und Kategorien aktivieren bzw. deaktivieren. Um die Angaben zu einer Kategorie zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf den Kategorienamen. Der Bildschirm mit den Details zur Kategorie wird aufgerufen. Hinweis: Sie können den Namen einer Kategorie in einem Schritt für alle Sprachen ändern. Während der Implementierung richtet Agentrics im Agentrics Sourcing-Tool eine Kategoriestruktur ein. Im Kategorieverwalter können Sie weitere Kategorien, Unterkategorien und Artikel hinzufügen. Gehen Sie zu Kategorien > Kategorien anzeigen, um Ihre Kategorien anzuzeigen und zu verwalten. Die Seite Kategorieverwalter wird aufgerufen. Die Hauptkategorie (root category) ist die übergeordnete Kategorie für alle Unterkategorien. Klicken Sie auf das rote Plussymbol (+) neben dem Link der Hauptkategorie (root category), um die Struktur der Kategorie anzuzeigen. Durch Klicken auf den Link der Hauptkategorie (root category) wird der Kategorieassistent gestartet. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 10 Kategorieeigenschaften erstellen In den Kategorieeigenschaften finden Sie sowohl systemeigene Felder als auch benutzerdefinierte Felder, mit deren Hilfe Sie die Felder für die Artikelspezifikationen anpassen können. Wenn Sie ein bereits bestehendes Kategoriefeld bearbeiten möchten, klicken Sie einfach auf den Link mit dem Namen der Kategorie und speichern Sie Ihre Änderungen. Beispiel: Sie möchten für alle Artikel in einer Kategorie eine neue Maßeinheit hinzufügen. Klicken Sie dazu auf den Hyperlink Maßeinheit und fügen Sie eine neue hinzu. Alle Einkäufer Ihres Unternehmens sehen nun diese neue Maßeinheit, sobald sie eine neue RFx erstellen. Zum Erstellen einer Kategorieeigenschaft klicken Sie im Bildschirm Kategorieverwalter auf den Link der Kategorie, für die Sie Eigenschaften hinzufügen möchten. Klicken Sie dann auf den Schritt Eigenschaften im Assistenten links. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um das Fenster Kategorieeigenschaft erstellen zu öffnen. Wichtiger Hinweis: Änderungen, die Sie an den Kategorieeigenschaften vornehmen, werden nicht vom System in andere Sprachen übersetzt. Geben Sie im Fenster Kategorieeigenschaft erstellen die erforderlichen Informationen für die Kategorieeigenschaft ein. Wenn Sie in der Dropdown-Liste Attributtyp eine Auswahl treffen, zeigt der restliche Bildschirm Felder des ausgewählten Typs an. Wählen Sie im Feld Gültigkeitsbereich eine Option aus. Dadurch wird definiert, worauf die Artikelspezifikation angewendet werden soll. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern. In der Online-Hilfe finden Sie weitere Informationen unter Stichwörtern wie Erstellen von Kategoriefeldern. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 11 Unterkategorien erstellen Zum Erstellen von Unterkategorien führen Sie zunächst die in Abschnitt Kategorieverwaltung beschriebenen Schritte aus, um Ihre Kategorien anzuzeigen. Klicken Sie im Assistenten unter Kategorie anzeigen/bearbeiten auf den Schritt Unterkategorien und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Erstellen. Geben Sie im Fenster Unterkategorie erstellen Informationen zur Unterkategorie wie Name, Beschreibung und Status ein. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern. Artikel erstellen Zum Hinzufügen von Artikeln zu Ihrem Kategorieverwalter führen Sie zunächst die unter Kategorieverwaltung beschriebenen Schritte aus, um Ihre Kategorien anzuzeigen. Klicken Sie dann auf den Link der Kategorie, zu der Sie einen Artikel hinzufügen möchten. Dadurch wird für Ihre Auswahl der Assistent für Kategorien gestartet. Klicken Sie im Assistenten auf den Schritt Artikel und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Erstellen, um einen Artikel hinzuzufügen. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu speichern. In der Online-Hilfe finden Sie weitere Informationen unter Stichwörtern wie Erstellen von Artikeln. Kategorien, Unterkategorien oder Artikel umbenennen oder absetzen Zum Umbenennen einer Kategorie, Unterkategorie oder eines Artikels führen Sie zunächst die Schritte für das Anzeigen und Verwalten Ihrer Kategorien laut Abschnitt Kategorieverwaltung aus. Klicken Sie auf den Namen der Kategorie, Unterkategorie oder des Artikels, die bzw. der umbenannt werden soll. Klicken Sie im Assistenten auf den Schritt Grundlegende Informationen und geben Sie den neuen Namen in das Feld Name und Eindeutige ID ein, um den Kategoriecode bzw. den Kategorienamen zu ändern. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern. Zum Absetzen einer Kategorie klicken Sie im Feld Status auf das runde Optionsfeld Abgebrochen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu speichern. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 12 Benutzer mit Einkäuferrolle hinzufügen und verwalten Einen Benutzer mit Einkäuferrolle hinzufügen Für das Hinzufügen eines Einkäufers zu Ihrem Unternehmen stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Gehen Sie über https://tools.p.agentrics.com/ direkt in MyGenSource. Sie werden evtl. aufgefordert, sich anzumelden. Dadurch gelangen Sie in MyGenSource. ODER Gehen Sie im Agentrics Sourcing-Tool zu Dienstprogramme > Benutzer > Benutzer erstellen. Hierdurch gelangen Sie zu MyGenSource. Klicken Sie in MyGenSource auf den Link Administration. In der Kurzanleitung „Lieferantenverwaltung in Agentrics MyGenSource“ unter http://www.agentrics.com/training/sourcing/retai ler/de/ können Sie nachlesen, wie Sie einen neuen Anbieter hinzufügen (Einkäufer können auf die gleiche Weise hinzugefügt werden). Das Profil eines Benutzers bearbeiten (und Kennwörter zurücksetzen) Gehen Sie zu Dienstprogramme > Benutzer > Benutzer anzeigen, um die Rolle eines Benutzers im Agentrics Sourcing-Tool zu bearbeiten. Klicken Sie im Bildschirm Benutzer Alle anzeigen unter Name auf den Link des Benutzers, den Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie im Assistenten unter Profil anzeigen/verwalten auf den Schritt Profil, um die Profildaten des ausgewählten Benutzers zu überprüfen. In diesem Bildschirm können Sie einzig die Rolle eines Benutzers ändern. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benutzerrollen und Berechtigungen auf den nächsten Seiten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu speichern. Wenn Sie andere Angaben wie E-Mail-Adresse und Zeitzone ändern oder das Kennwort eines Benutzers zurücksetzen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Profil bearbeiten. Hinweis: Hierdurch gelangen Sie zu MyGenSource. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 13 Klicken Sie in MyGenSource auf den Link Administration und dort im Menü „Schnelle Links“ unter Benutzerverwaltung auf den Link Suchen. Geben Sie ein Suchkriterium in das Feld Suchen ein oder geben Sie „%“ ein, um alle Benutzer anzuzeigen. Klicken Sie auf den Benutzernamen. Es wird ein Popup-Fenster mit den Profildaten des Benutzers geöffnet. Bearbeiten Sie die Informationen auf den Unterregistern. Klicken Sie unten im Register jeweils auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern. Einen Benutzer deaktivieren Zur Deaktivierung eines Benutzers führen Sie zunächst die unter Das Profil eines Benutzers bearbeiten beschriebenen Schritte aus, um zum Register Administrator-Arbeitsbereich für den Benutzer zu wechseln. Klicken Sie neben Status auf das Optionsfeld Deaktiviert. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 14 Kennwort eines anderen Benutzers zurücksetzen Zum Zurücksetzen des Kennworts eines Benutzers führen Sie zunächst die unter Das Profil eines Benutzers bearbeiten beschriebenen Schritte aus, um zum Register AdministratorArbeitsbereich für den Benutzer zu wechseln. Geben Sie ein Kennwort in die Felder Neues Kennwort und Neues Kennwort bestätigen ein. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern. Hinweis: Kennwörter müssen aus mindestens sechs (6) Zeichen bestehen. Benutzer einer Kategorie zuweisen Klicken Sie in MyGenSource auf den Link Administration und dort im Menü „Schnelle Links“ unter Benutzerverwaltung auf den Link Suchen. Suchen Sie einen Benutzer und klicken Sie auf den dazugehörigen Namen. Ein Popup-Fenster wird aufgerufen. Klicken Sie auf das Register Kategorieeinstufung des Mitarbeiters. Suchen Sie Kategorien aus der Kategoriestruktur Ihres Unternehmens und weisen Sie sie dem Benutzer zu. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 15 Benutzerrollen und Berechtigungen In der folgenden Übersicht ist aufgelistet, für welche Rollen welche Berechtigungen im Agentrics Sourcing-Tool zur Verfügung stehen. Rolle Berechtigungen Unternehmens-Administrator (Systemadministrator) Hinweis: Einkäufern, die bei der anfänglichen Registrierung bei Agentrics MyGenSource als Firmen-Administrator eingetragen werden, wird standardmäßig diese Rolle zugewiesen. Geschäftseinheits-Administrator Einkäufer vollständig Hinweis: Einkäufern, die bei der anfänglichen Registrierung bei Agentrics MyGenSource nicht als Firmen-Administrator eingetragen werden, wird standardmäßig diese Rolle zugewiesen. Einkäufer beschränkt Beobachter Benutzer im Unternehmen erstellen und aktualisieren Kennwort für alle Benutzer im Unternehmen zurücksetzen Benutzer genehmigen/nicht genehmigen Kategorien, Unterkategorien und Artikel erstellen und absetzen Kategorieeigenschaften erstellen Zuschläge für RFx(s) erstellen, aktualisieren, analysieren und erteilen Projekte erstellen und aktualisieren Vorlagen erstellen (RFx(s) und Projekte) Lokale Anbieterprofile verwalten Kategorieverknüpfungen zu Lieferanten erstellen RFx(s), Artikelpositionen und Projekte importieren Geschäftseinheiten erstellen Verknüpfungen zwischen Benutzern und Geschäftseinheiten herstellen und aufheben Werden implizit zu allen RFx(s) im Unternehmen eingeladen Felder für lokale Anbieterprofile erstellen Benutzer in der Geschäftseinheit erstellen und aktualisieren Benutzer in der Geschäftseinheit genehmigen/nicht genehmigen Verknüpfungen zwischen Benutzern und Geschäftseinheiten herstellen und aufheben Werden implizit zu allen RFx(s) im Unternehmen eingeladen Ein Projekt mit einer Vorlage lesen und erstellen Von Benutzern in ihrer Geschäftseinheit erstellte RFx(s) erstellen, lesen, aktualisieren und stornieren RFx(s), Artikelpositionen und Projekte importieren Alle Benutzer im Unternehmen anzeigen Zuschläge für ihre eigenen RFx(s) erstellen, aktualisieren, analysieren und erteilen Ihre eigenen Projekte erstellen und aktualisieren RFx(s), Artikelpositionen und Projekte importieren Das eigene Kennwort zurücksetzen Genauso wie „Einkäufer vollständig“ mit einer Ausnahme: Dieser Benutzer kann keine Lieferanten von einem Ereignis ausschließen, nachdem sie ein gültiges Gebot abgegeben haben. Nur Lesezugriff auf RFx(s), denen sie als Beobachter zugeordnet wurden. Analysen ausführen Das eigene Kennwort zurücksetzen Zusätzlich zu den oben beschriebenen, allgemeinen systemweiten Einkäuferrollen kann einem Benutzer eine der folgenden Rollen für ein bestimmtes Ereignis (Auktion, RFP, RFQ, RFI) oder nur ein Projekt zugeordnet werden. Leiter/Host, Mitglied/Co-Host oder Beobachter. Bei einer RFP oder einer RFQ gibt es zwei weitere RFx-Rollen: Punktendes Mitglied und Punktender Beobachter. Wenn demnach einem Benutzer - dessen systemweite Rolle Beobachter ist - eine ereignisspezifische Rolle Leiter/Host zugewiesen wird, kann dieser Benutzer als Leiter/Host für dieses eine Ereignis oder Projekt agieren, auch wenn seine normale Einkäuferrolle die eines Beobachters ist. Also hat die ereignisspezifische Rolle Vorrang vor der systemweiten Rolle. ** Hinweis: Die obige Liste enthält nicht alle verfügbaren Rollen oder Berechtigungen. Eine detaillierte Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 16 Liste der Rollen und Berechtigungen, die mit systemweiten Einkäuferrollen, RFx-Rollen oder Projektrollen zusammenhängen, können Sie bei Ihrem Programm-Manager erhalten. Anwendungseinstellungen eines anderen Benutzers ändern Zur Bearbeitung der Anwendungseinstellungen eines Benutzers führen Sie zunächst die unter Das Profil eines Benutzers bearbeiten beschriebenen Schritte aus und klicken Sie dann im Assistenten unter Profil anzeigen/verwalten auf den Schritt Anwendungseinstellungen. Zum Bearbeiten der Standardstartseite des Benutzers gehen Sie zum Bildschirmabschnitt Startseite auswählen und klicken Sie auf das Optionsfeld neben dem Bildschirm, der die neue Startseite des Benutzers werden soll. Wenn Sie die Benutzereinstellungen für den Assistenten ändern möchten, gehen Sie zum Bildschirmabschnitt Assistent-Einstellungen und wählen Sie entweder Nur grundlegende Schritte anzeigen oder Alle Schritte anzeigen aus. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern. Verknüpfung zwischen Benutzer und Kategorie herstellen oder aufheben Zu Informationszwecken können Sie Einkäufer mit Kategorien verknüpfen. Hierzu führen Sie zunächst die unter Das Profil eines Benutzers bearbeiten beschriebenen Schritte aus und klicken Sie dann im Assistenten auf den Schritt Kategorieverknüpfung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mit Kategorie verknüpfen. Im Fenster Mit Kategorie verknüpfen klicken Sie auf das rote Pluszeichen (+), um die Liste der Kategorien zu erweitern. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kategorien, die Sie mit dem Benutzer verknüpfen möchten, und klicken Sie dann auf Mit Kategorie verknüpfen. Bestätigen Sie die Verknüpfung im dann eingeblendeten PopupFenster mit OK. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um das Fenster zu schließen. Führen Sie zum Aufheben einer Verknüpfung zwischen Benutzer und Kategorie die gleichen Schritte aus wie zum Verknüpfen mit einer Kategorie, klicken Sie dabei jedoch auf die Schaltfläche Verknüpfung für Kategorie aufheben. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 17 Verknüpfung zwischen Benutzer und Geschäftseinheit herstellen oder aufheben Zu Dokumentationszwecken können Sie Einkäufer mit Geschäftseinheiten verknüpfen. Klicken Sie hierzu im Assistenten auf den Schritt Geschäftseinheiten und klicken Sie dann auf Verknüpfen. Aktivieren Sie im Fenster Geschäftseinheiten verknüpfen die Kontrollkästchen neben den Geschäftseinheiten, mit denen Sie den Benutzer verknüpfen möchten, und klicken Sie dann auf Verknüpfen. Bestätigen Sie die Verknüpfung im dann eingeblendeten Popup-Fenster mit OK. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um das Fenster zu schließen. Führen Sie zum Aufheben einer Verknüpfung zwischen Benutzer und Geschäftseinheit die gleichen Schritte aus wie zum Verknüpfen mit einer Geschäftseinheit, klicken Sie dabei jedoch auf Verknüpfung aufheben. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 18 Lieferanten einladen und verwalten Bestätigen der E-Mail eines Anbieters Sie können das Konto Ihres Unternehmens so konfigurieren, dass der Anbieter automatisch eine E-Mail mit einem Link erhält, über den er die Richtigkeit seiner E-Mail-Adresse bestätigen kann. Sie können dies auch individuell für Anbieter/Lieferanten einstellen. Um diese Funktion als Standardeinstellung für Ihr Unternehmen einzurichten, klicken Sie auf den Link Administration, dann links im Feld mit dem Menü „Schnelle Links“ auf E-Mail-Warnungen. Um diese Benachrichtigungen zu aktivieren, klicken Sie neben der Benachrichtigung namens Benachrichtigung des Lieferanten zur Bestätigung der E-Mail-Adresse des Lieferanten auf die Option Ein und klicken anschließend auf Speichern. Neue Lieferanten einladen Gehen Sie über https://tools.p.agentrics.com/ direkt zu MyGenSource. Sie werden evtl. aufgefordert, sich anzumelden. Klicken Sie in MyGenSource auf den Link Registrierung und dort im Menü „Schnelle Links“ unter Registrierung auf den Link Einzelner Lieferant. Wenn Sie mehrere Lieferanten hinzufügen möchten, folgen Sie den Anleitungen, die beim Herunterladen der Kalkulationstabelle bereitgestellt wurden. Um einen einzelnen Lieferanten hinzuzufügen, folgen Sie bitte den in der Kurzanleitung „Lieferantenverwaltung in Agentrics MyGenSource“ (http://www.agentrics.com/training/sourcing/reta iler/de/index.html) beschriebenen Schritten. Der Lieferant erhält eine E-Mail mit einer Anleitung, wie er sich bei Agentrics MyGenSource einloggen kann, um die Registrierung abzuschließen. Nach Abschluss der Registrierung kann er mit der Verwendung des Agentrics Sourcing-Tools beginnen. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 19 Vorhandene Lieferanten einladen Wenn ein Lieferant bereits in der Datenbank gespeichert ist und Sie ihn zur Teilnahme an einem Ereignis einladen möchten, müssen Sie den Lieferanten wieder über MyGenSource einladen. Hierdurch wird eine E-Mail an den Lieferanten versendet, obwohl der Lieferant sich nicht erneut registrieren muss. Anleitungen hierzu finden Sie im Abschnitt Neue Lieferanten einladen. Klicken Sie im Bildschirm Übereinstimmung überprüfen auf die Schaltfläche Auswählen neben dem bereits vorhandenen Lieferanten. Klicken Sie im Übersichtsbildschirm auf Weiter und dann auf OK, um diesen Prozess abzuschließen. Der Lieferant erhält eine E-Mail mit Anmeldeinformationen für das Agentrics Sourcing-Tool. Anbieterprofile verwalten Für das Verwalten von Anbietern im System müssen die Firma und die Benutzer mit Hilfe von MyGenSource registriert sein. Anleitungen hierzu finden Sie in den Abschnitten Neue Lieferanten einladen und Vorhandene Lieferanten einladen. Zum Anzeigen der registrierten Lieferfirmen gehen Sie zu Anbieter > Anbieter anzeigen und verwalten. Sie können die Anbieter filtern, indem Sie aus der Dropdown-Liste Nicht genehmigt oder Eigene Unternehmensanbieter auswählen. Wenn Sie die Anbieter verwalten und lokale Profile erstellen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Anbietern, die Sie verwalten möchten. Klicken Sie anschließend auf Anbieter verwalten. Sie können Lieferfirmen zur Liste Eigene Unternehmensanbieter hinzufügen, um die Anzeige der Anbieter zu beschränken. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn Sie Anbieter zur Teilnahme an einer RFx einladen. Zum Hinzufügen von Anbietern zur Liste aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Anbietern, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Zur Liste Eigenes Unternehmen hinzufügen. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 20 Lieferfirmen werden im Agentrics Sourcing-Tool mit einem globalen Profil hinzugefügt, d. h. die Informationen sind für alle einkaufenden Unternehmen sichtbar. Sie können für jede genehmigte Lieferfirma für Ihr Unternehmen ein lokales Profil erstellen. Klicken Sie auf den Namen eines Anbieters, um dessen Profil zu öffnen. Geben Sie dann im Bildschirm Profile anzeigen/verwalten Werte in die Felder unter Lokale Werte ein und klicken Sie anschließend auf Speichern. Die lokalen Werte sind nur innerhalb Ihres Unternehmens sichtbar. Zum Bearbeiten der globalen Werte eines Anbieters klicken Sie auf die Schaltfläche Profil bearbeiten. Sie können sich weiter durch die einzelnen Assistentenschritte klicken und Anhänge anfügen, sie mit Kategorien verknüpfen, ihre Benutzer anzeigen und die RFx(s) anzeigen, an denen sie bisher teilgenommen haben. Wenn Sie mit dem Verwalten ausgewählter Lieferfirmen fortfahren möchten, wählen Sie den nächsten Anbieter aus der Dropdown-Liste Profil auswählen aus. Suchen Sie in der Online-Hilfe nach Einträgen wie Anbieterprofile, um weitere Informationen zu erhalten. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 21 Zusätzliche Informationsfelder erstellen Zusätzliche RFx-Informationsfelder erstellen Unternehmens-Administratoren können zusätzliche Informationsfelder für den Bildschirm mit den grundlegenden Informationen für RFx(s) erstellen, und zwar innerhalb ihres Unternehmens. Zum Erstellen eines RFx-Informationsfelds gehen Sie zu RFx(s) > RFx-Felder definieren. Klicken Sie auf Erstellen und geben Sie im Fenster RFxFeld erstellen die nötigen Informationen zum neuen Feld ein. Wenn Sie in der Dropdown-Liste Attributtyp eine Auswahl treffen, zeigt der restliche Bildschirm Felder des ausgewählten Typs an. Wenn das neue Feld auch im Bildschirm RFx(s) anzeigen und verwalten verfügbar sein soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen In Tabellen anzeigen. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern. Das neue Feld wird nun im Bildschirm Grundlegende Informationen für alle RFx(s) angezeigt. Wichtiger Hinweis: Informationsfelder, die Sie erstellen, werden nicht vom System in andere Sprachen übersetzt. Tabellenansicht anpassen Wenn Sie die Spalten ändern möchten, die im Bildschirm RFx(s) anzeigen und verwalten angezeigt werden, gehen Sie zu RFx(s) > RFx(s) verwalten und klicken Sie auf das Symbol Listenspaltenanzeige anpassen direkt neben dem Drucksymbol. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 22 Klicken Sie im Fenster Anpassbare Tabellenansicht im linken Feld auf den Namen der Spalte, die Sie zum Bildschirm RFx(s) anzeigen und verwalten hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf das Symbol mit dem Rechtspfeil. Durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern werden Ihre Änderungen gespeichert. Felder für lokale Anbieterprofile erstellen Unternehmens-Administratoren können zusätzliche Anbieterprofilfelder in ihren Unternehmen erstellen. Diese Felder werden entweder im Bildschirm Haupt oder Zusatz der Anbieterprofile für Ihr Unternehmen angezeigt. Zur Erstellung eines Anbieterprofilfelds gehen Sie zu Anbieter > RFx-Profilfelder definieren und klicken Sie auf Erstellen. Geben Sie im Fenster Anbieterfeld erstellen die Informationen zum neuen Feld ein. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Das neue Feld wird allen Anbieterprofilen hinzugefügt. Wenn Sie die Spalten ändern möchten, die im Bildschirm Anbieter anzeigen und verwalten angezeigt werden, gehen Sie zu Anbieter > Anbieter anzeigen und verwalten und führen Sie die im Abschnitt Tabellenansicht anpassen beschriebenen Schritte aus. Wichtiger Hinweis: Informationsfelder, die Sie erstellen, werden nicht vom System in andere Sprachen übersetzt. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 23 Projektfelder erstellen Unternehmens-Administratoren können zusätzliche Projektfelder in ihren Unternehmen erstellen. Diese Felder werden im Bildschirm Grundlegende Informationen der Projekte angezeigt. Zur Erstellung eines Projektfelds gehen Sie zu Projekte > Projektfelder definieren und klicken Sie auf Erstellen. Geben Sie im Fenster Projektfeld erstellen die Informationen zum neuen Feld ein. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Das neue Feld wird dem Bildschirm Grundlegende Informationen aller Projekte hinzugefügt. Wenn Sie die Spalten ändern möchten, die im Bildschirm Projekte anzeigen und verwalten angezeigt werden, gehen Sie zu Projekte > Projekte anzeigen und verwalten und führen Sie die im Abschnitt Tabellenansicht anpassen beschriebenen Schritte aus. Wichtiger Hinweis: Informationsfelder, die Sie erstellen, werden nicht vom System in andere Sprachen übersetzt. Firmen-Administration – Kurzanleitung für Einkäufer © 2009 Agentrics, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Seite 24
