Häufig gestellte Fragen zum Bereich Schule
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Häufig gestellte Fragen zum Bereich Schule 1. Die Schule will mit Einwilligung der Betroffenen mehr Informationen über Schüler oder Eltern erheben, als in § 50 Abs. 1 SchulG vorgesehen. Ist das möglich? In § 50 Abs. 1 Satz 2 SchulG ist präzise aufgeführt, welche Daten von der Schule verarbeitet werden dürfen. Weitere Daten können nur im Einzelfall mit Einwilligung des oder der Betroffenen erhoben werden (§ 2 Abs. 2 S. 1 DSVO Schule). Dies ist aber nur im Einzelfall möglich. Eine regelmäßige Erhebung von Daten, die über das Datenprofil von § 50 Abs. 1 SchulG i. V. m. § 3 Abs. 1 DSVO Schule hinausgehen, ist unzulässig. Solche Daten wären gem. § 26 Abs. 2 Nr. 1 LDSG zu löschen. Die Einwilligung ist grundsätzlich in schriftlicher Form einzuholen (vgl. § 2 Abs. 2 DSVO Schule, § 26 LDSG). 2. Haben Eltern das Recht, sich gegen die Kenntnisnahme von Daten ihrer Kinder durch Elternbeiräte (z. B. im Zusammenhang mit der Teilnahme an Zeugniskonferenzen) aus persönlichen Gründen auszusprechen? Ein solcher Rechtsanspruch ist im Schulgesetz nicht verankert. Allerdings haben Betroffene gem. § 29 Abs. 1 LDSG das Recht, unter Hinweis auf persönliche Gründe schriftlich Einwände gegen die Verarbeitung ihrer Daten (bzw. die ihrer Kinder) allgemein oder gegen bestimmte Formen der Verarbeitung zu erheben. Werden solche Einwände gegen die Übermittlung von Daten an den Elternbeirat vorgebracht und sind diese begründet, muss die Schulleitung diese Einwände beachten. Das Bildungsministerium ist der Auffassung, dass diese Vorschrift auf den o. g. Fall und ähnliche Fälle anzuwenden ist. 3. Darf die Schule Angaben zur Sorgeberechtigung über die Schülerin oder den Schüler erheben? § 50 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 SchulG sieht zwar nicht ausdrücklich vor, dass Angaben zur Sorgeberechtigung erhoben und weiterverarbeitet werden dürfen. Die Vorschrift geht vom Elternbegriff aus und damit von Familien, in denen beide Elternteile verheiratet (mit dem gemeinschaftlichen Sorgerecht) zusammenleben. Jedoch nimmt die Zahl der Alleinerziehenden oder der Lebensgemeinschaften ohne Trauschein aber mit gemeinsamen Kindern - zu. Dadurch spielt die Frage des Sorgerechtes für die Schule eine immer größere Rolle. Davon hängt ab, an wen Schülerdaten weitergegeben werden dürfen. Das Sorgerecht ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Es unterscheidet verschiedene Gruppen von Sorgeberechtigten. Die häufigsten Konstellationen - mit Konsequenzen für die Befugnis, Daten des Kindes an diese Personen weiterzugeben - sind: a) Zusammen lebende Eltern: Gemeinsames Sorgerecht (§ 1626 BGB) = Mitteilung von Daten an beide Elternteile grundsätzlich zulässig b) Dauernd getrennt lebende Eltern: Grundsätzlich gemeinsames Sorgerecht, es sei denn, gerichtlich ist etwas anderes geregelt (§ 1671 BGB) = Mitteilung grundsätzlich an beide Elternteile zulässig, aber bei gerichtlicher anderer Entscheidung => Übermittlung nur an den festgelegten Sorgeberechtigten c) Unverheiratete Partner mit gemeinsamen Kindern (§ 1626a BGB): a) Gemeinsames Sorgerecht bei Abgabe einer Sorgerechtserklärung des Kindesvaters: Übermittlung an beide Elternteile, ansonsten nur an die Mutter. Im Aufnahmebogen der Schule kann die Frage nach dem Sorgerecht beispielsweise in folgender Form aufgenommen werden: "Bei Alleinerziehenden: Haben Sie das alleinige Sorgerecht? Ja Nein (Bitte Gerichtsurteil vorlegen)". Das Urteil ist keinesfalls zur Schülerakte zu nehmen!! Der Nachweis der Sorgeberechtigung kann durch das Schulverwaltungspersonal auf dem Aufnahmebogen vermerkt werden. " Bei Lebensgemeinschaften: Hat der Vater eine Sorgerechtserklärung abgegeben: Ja Nein". In diesen Fällen kann ebenfalls die Vorlage eines entsprechenden Nachweises erbeten werden. Auch dieser Nachweis ist nicht zur Schülerakte zu nehmen. Liegt keine Sorgerechtserklärung vor, wollen aber beide Lebenspartner über die schulischen Leistungen des gemeinsamen Kindes informiert werden, ist die schriftliche Einverständniserklärung der Mutter erforderlich. 4. Lehramtsanwärterinnen/anwärter bzw. Referendarinnen und Referendare wollen zu eigenen Ausbildungszwecken Schülerdaten verwenden. Was ist dabei zu beachten? § 3 Abs. 2 DSVO Schule erlaubt dem genannten Personenkreis die Einsichtnahme in die in der Schule gespeicherten Daten. Dies kann aber nur gelten, soweit diese Personen "aktiv" im Unterrichtsbetrieb eingebunden sind. Werden darüber hinausgehend Informationen aus Schülerakten zur Anfertigung von Prüfungsarbeiten o. ä. verwendet, so sollten die Daten der Schülerinnen und Schüler nur mit Einwilli- gung der Eltern oder der volljährigen Schüler personenbezogen genutzt werden. Vorrangig ist § 13 Abs. 5 S. 2 LDSG zu beachten, wonach Daten für Ausbildungs- und Prüfungszwecke in anonymisierter oder pseudonymisierter Weise zu verarbeiten sind. Nur im Ausnahmefall kann eine personenbezogene Datennutzung nach einer Interessenabwägung, bei der die Geheimhaltungsinteressen der Betroffenen berücksichtigt werden müssen, erfolgen. 5. Gehören sonderpädagogische und andere schulärztliche Gutachten in die Schülerakte? Wie ist der Fall zu beurteilen, wenn das Gutachten von der Schule selbst erstellt wird? Dürfen sonderpädagogische Akteninhalte bei einem Schulwechsel an die aufnehmende Schule weitergeleitet werden? Die untersuchende Stelle darf der Schule nur das für diese maßgebende Ergebnis einer Pflichtuntersuchung mitteilen (§ 47 Abs. 3 S. 1 SchulG). Benötigt die Schule im Einzelfall weitere Informationen, die sich im entsprechenden Gutachten befinden, ist die Einwilligung der Eltern erforderlich. In § 47 Abs. 3 Satz 3 Nr. 1 SchulG sind die Bedingungen genannt, unter denen weitergehende Informationen an die Schule übermittelt werden können. Diese Daten dürfen dann auch in der Schülerakte gespeichert werden. Besteht sonderpädagogischer Förderbedarf muss eine separate „sonderpädagogische Schülerakte“ angelegt werden. In dieser Akte werden die Gutachten und die weiteren Unterlagen gespeichert. Bei einem Schulwechsel verbleiben die Schülerakte und die „sonderpädagogische Schülerakte“ in der bisher besuchten Schule. Nur die Unterlagen, die zur sonderpädagogischen Förderung erforderlich sind, werden an die neue Schule weitergegeben. Wenn jedoch ein Schulwechsel von einem Förderzentrum zum nächsten erfolgt, kann die komplette „sonderpädagogische Schülerakte“ übermittelt werden 6. Darf der Verwaltungsrechner der Schule, auf dem die personenbezogenen Daten der Schülerinnen, Schüler und Eltern gespeichert sind, mit dem Internet verbunden werden? Unter welchen Bedingungen kann es dennoch zulässig sein? Grundsätzlich ist der Internetanschluss unzulässig. § 8 Abs. 2 DSVO Schule verbietet es ausdrücklich, die Verwaltungsrechner mit privaten Datenverarbeitungsanlagen zu verbinden. Hierzu zählen sowohl die Server von Internetprovidern als auch Rechner von Lehrkräften der Schule. Dieses Verbot der physikalischen Verbindung bezweckt den Schutz der Schulrechner vor Hackerangriffen oder vor Viren. Da in den Schulen die Verwaltungsrechner oft nicht professionell administriert werden können und i.d.R. keine Firewall für einen größeren Schutz vor unzulässigen Eingriffen von außen installiert sind, erscheint diese einfache Methode am sichersten und am kostengünstigsten. In den letzten Jahren nahm die Notwendigkeit der Online-Kommunikation der Schulverwaltungen mit anderen öffentlichen Stellen (z.B. Statistisches Amt, Bildungsministerium usw.) immer mehr zu. Dieser Entwicklung wurde jetzt durch die Schaffung des Landesnetzes Bildung (LanBSH) Rechnung getragen. In Zusammenarbeit des Bildungs- und Finanzministeriums, dem IQSH, den Schulträgern und dem ULD wurde ein technisches Konzept entwickelt, welches die sichere Anbindung der Schulverwaltungsrechner über das Landesnetz an das Internet möglich macht. Es umfasst neben der technischen Ausgestaltung der Hardware nach genau festgelegten Kriterien auch die Bereitstellung der erforderlichen schriftlichen Verfahrensdokumentation für das EDV-Verfahren. Daneben enthält eine Dienstanweisung detaillierte Regelungen für die Nutzer der Schulverwaltungsrechner. Diese Dienstanweisung mit dazugehörigen Anlagen wird den Schulleitungen ebenfalls zur Verfügung gestellt. 7. Was ist von klasseninternen Notenspiegeln datenschutzrechtlich zu halten? Mit Hilfe eines anonymisierten Notenspiegels wird üblicherweise ein Leistungsüberblick (bezogen auf eine Klassenarbeit oder auf die Gesamtleistung in einem Fach) für eine Schulklasse erstellt. Anhand dieser Leistungsübersicht ist nur feststellbar, wie viele Schüler einer Klasse welche Noten erreicht haben. Wird der Notenspiegel in der Klasse den Schülerinnen und Schülern oder betroffenen Eltern zur Kenntnis gegeben, werden damit keine personenbezogenen Daten übermittelt, weil sich kein Bezug zu einzelnen Schülern herleiten lässt. Die personenbezogene Bekanntgabe von Noten auch in der Klasse kann nur im Ausnahmefall gerechtfertigt sein, wenn diese aus pädagogischen Gründen angezeigt ist. 8. Haben ehemalige Schülerinnen und Schüler ein Recht auf Einsicht in ihre Abschlussarbeiten und ab wann steht ihnen dieses Recht zu? Gemäß § 27 Abs. 2 LDSG haben Betroffene einen Anspruch auf Auskunft. Außerdem kann Betroffenen Einsicht in die zu ihrer Person gespeicherten Daten gewährt werden. Die Einsicht darf nur dann verweigert werden, wenn die eigenen Daten mit personenbezogenen Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftigen nicht personenbezogenen Daten derart verbunden sind, dass eine Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich ist. Dies ist bei Abschlussarbeiten regelmäßig nicht der Fall. Das Einsichtsrecht besteht jederzeit, also bzgl. Abschlussarbeiten bereits unmittelbar nach Abgang von der Schule. Weitere Informationen finden Sie unter www.aiki.de/~mw/abi-einsicht/. Ein Einsichtsrecht ergäbe sich daneben auch nach dem Informationsfreiheitsgesetz des Landes Schleswig-Holstein (IFG). Danach hat jede natürliche Person Anspruch auf Zugang zu den bei einer Behörde vorhandenen Informationen (§ 4 IFG). Die Behörde (die Schule) hat nach Wahl des Antragstellers Auskunft zu erteilen oder die Informationsträger zugänglich zu machen, die die begehrten Informationen enthalten. Wollen Abiturienten ihre eigenen Klausuren einsehen, stehen keine Gründe hinsichtlich des Schutzes personenbezogener Daten Dritter entgegen, da diese in diesen Unterlagen nicht enthalten sind. Es ist nach dem IFG auch möglich, Kopien dieser Unterlagen zu erhalten (§ 5 Abs. 4 IFG). 9. Dürfen Fotos und sonstige Angaben von Schülerinnen und Schülern auf der schuleigenen Homepage veröffentlicht werden? Personenbezogene Daten im Internet können ohne jede Zweckbindung weltweit abgerufen, gespeichert, dupliziert und verändert werden, ohne dass die Betroffenen hierauf noch Einfluss nehmen könnten. Im Hinblick darauf sollte auf die Veröffentlichung personenbezogener Schülerdaten in Schul-Homepages verzichtet werden. Wird von den Beteiligten jedoch eine Veröffentlichung personenbezogener Daten gewünscht, bzw. soll diese Teil der Präsentation der Schule im Internet sein, müssen die volljährigen Schülerinnen und Schüler bzw. bei Minderjährigen deren Eltern eingewilligt haben. Zuvor müssen sie über die Risiken (z. B. weltweite Abrufbarkeit, Veränderbarkeit und Nutzung in anderen Zusammenhängen), die mit der Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet verbunden sind, ausreichend informiert werden (vgl. § 26 LDSG). Die Einverständniserklärung muss schriftlich erfolgen (vgl. §12 LDSG). Es ist darauf zu achten, dass keine weiteren Informationen über das Kind, insbesondere keine Wohnadressen, private E-Mail-Adressen usw. veröffentlicht werden. Bilder von Schülerinnen und Schülern sind personenbezogene Daten im Sinne des Datenschutzrechts. Auch nach dem im Kunsturheberrechtsgesetz verankerten Recht am eigenen Bild dürfen Bildnisse (Fotos) ohne Einwilligung der Betroffenen (bzw. deren Eltern) weder verbreitet noch sonst wie - z. B. im Internet - öffentlich zur Schau gestellt werden. Verstöße hingegen sind sogar strafbar. Wie eine Einwilligungserklärung für die Speicherung von Daten im Internet aussehen sollte, kann den Informationen der FAQ 32 entnommen werden. 10. Wie können Schülerdaten auf einem Stand-Alone-PC vor unbefugter Kenntnisnahme geschützt werden, wenn das Gerät nicht ausreichend vor Diebstahl geschützt werden kann? Wenn auf Grund der räumlichen Situation in der Schule ein Diebstahl der Hardware nicht ausgeschlossen werden kann, sollten die auf dem PC gespeicherten Daten nur in verschlüsselter Form auf der Festplatte gespeichert werden. Hierfür gibt es kostengünstige oder sogar kostenfreie Software, die es komfortabel ermöglicht, die Daten sicher zu verschlüsseln. Ein Beispiel ist das Programm PGP Disk, welches in der Freeware-Version 6.02i der Fa. Network mitgeliefert wird und unter der Adresse www.pgpi.org heruntergeladen werden kann. Mit diesem Programm wird ein virtuelles Laufwerk auf der Festplatte erzeugt, in dem alle Daten verschlüsselt abgelegt werden. Dieses Laufwerk kann versteckt werden, so dass es auch nicht im Explorer-Fenster erscheint. In jedem Falle sollte auf tägliche Datensicherungen (Backups) Wert gelegt werden. Das Sicherungsmedium sollte nicht in der Nähe des PC, sondern an einem sicheren Ort gelagert werden. Eine sichere Datenhaltung kann auch durch die Verwendung einer Wechselfestplatte erreicht werden, wenn diese nach Dienstschluss an einem geschützten Ort (beispielsweise in einem Tresor) aufbewahrt wird. 11. Kindergeldkassen (der Arbeitsämter) und Rentenversicherungsträger fordern bei der Schule personenbezogene Daten über Schulbesuchszeiträume bzw. über die Tatsache des Schulbesuches an. Darf die Schule diese Daten weitergeben? Nein. Kindergeld und Renten werden von Sozialleistungsträgern gezahlt, die die Regelungen des Sozialgesetzbuches zu beachten haben. Zwar wird das Kindergeld mittlerweile nach den Vorschriften des Einkommensteuergesetzes gewährt, die Kindergeldkassen müssen aber dieselben Regelungen anwenden, wie es das Sozialgesetzbuch im Hinblick auf den Umgang mit den Leistungsempfängern (im Regelfall die Eltern) vorschreibt. Nach diesen Vorschriften sind die für die Leistungsgewährung erforderlichen Informationen direkt bei den Leistungsempfängern zu erheben. Diese haben eine Mitwirkungspflicht. Daher besteht grundsätzlich keine Erforderlichkeit für die Datenübermittlung seitens der Schule. § 50 Abs. 3 S. 1 SchulG findet somit keine Anwendung. Allerdings kann es in Ausnahmefällen durchaus keine andere Möglichkeit für die genannten Stellen geben, als die Daten von der Schule anzufordern. Die anfordernde Stelle ist dann jedoch verpflichtet zu begründen, warum es nicht möglich ist, die Daten beim Betroffenen zu erheben. 12. Wenn Eltern am Unterricht ihres Kindes teilnehmen (sog. Hospitieren), dürfen sie dabei Notizen fertigen und diese anderen Eltern zugänglich machen? Hospitierende Eltern nehmen am Unterricht als Privatpersonen teil. Im Gegensatz zu Elternbeiräten unterliegen sie keinen Verschwiegenheitspflichten. Erlangte Informationen, beispielsweise über den Unterrichtsstil der Lehrkraft, dürfen von ihnen festgehalten und anderen Personen bekannt gemacht werden. Natürlich hat die Schule bzw. die betroffene Lehrkraft das Recht, sich gegen unwahre Behauptungen zur Wehr zu setzen. 13. Lehrkräfte verarbeiten oft bei sich zu Hause personenbezogene Schülerdaten auf ihrem privaten PC Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein und welche Datensicherheitsmaßnahmen sind nötig? Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern auf dem privaten PC der Lehrkraft ist gem. § 9 DSVO Schule von der Genehmigung durch die Schulleitung abhängig. Bevor eine solche Genehmigung erteilt werden kann, muss die Lehrkraft gegenüber der Schulleitung bestimmte in dieser Vorschrift benannte Zusicherungen abgeben. Diese Form des Genehmigungsverfahrens ist wegen der besonderen Arbeitsweise von Lehrkräften erforderlich. In den meisten öffentlichen Stellen werden personenbezogene Daten ausschließlich in den Diensträumen verarbeitet. Die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen haben jederzeit die Möglichkeit, den ordnungsgemäßen Umgang mit den personenbezogenen Informationen zu kontrollieren und auf die Datensicherheit Einfluss zu nehmen. Diese Möglichkeiten sind bei der häuslichen Datenverarbeitung nur sehr eingeschränkt gegeben. Nichtsdestotrotz bleibt die Schulleitung für die Datenverarbeitung verantwortlich (vgl. § 3 Abs. 1 DSVO Schule). Jedoch werden die Lehrkräfte mit in die Pflicht genommen: 1. Geben sie die erforderliche Erklärung nicht ab, erhalten sie keine Genehmigung, Schülerdaten mittels EDV zu verarbeiten. 2. Verstoßen sie gegen ihre Zusicherungen oder gegen weitere Vorgaben der §§ 9 bis 11 DSVO Schule, muss ihnen die Schulleitung die Genehmigung wieder entziehen und die Verstöße dem Bildungsministerium melden. Damit der Genehmigungsvorgang für alle Beteiligten nachvollziehbar ist, müssen die Zusicherungen der Lehrkraft und die Erlaubnis der Schulleitung schriftlich erfolgen. Die zu ergreifenden Sicherheitsmaßnahmen sind davon abhängig, in welcher Umgebung die Daten verarbeitet werden. Die Lehrkraft muss generell sicherstellen, dass die Schülerdaten vor unbefugten Zugriffen (Kenntnisnahme, Veränderung, Löschung) geschützt sind. Wird der Rechner der Lehrkraft auch von anderen Familienmitgliedern genutzt oder ist eine Verbindung zum Internet vorhanden, müssen höhere Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden. Hier kommen folgende Maßnahmen in Betracht: 1. Alle personenbezogenen Daten werden auf „externen“ Datenträgern (Disketten, Bänder oder Wechselfestplatten, USB-Sticks) gespeichert. 2. Auf der Festplatte werden die personenbezogenen Daten nur in verschlüsselter Form abgelegt. 14. Dürfen Heimleiterinnen oder Heimleiter, denen Kinder im Rahmen der Hilfe zur Erziehung vom Jugendamt zugewiesen wurden, Einsicht in die betreffenden Schülerakten nehmen? Ja. Der Heimleiter bzw. die Heimleiterin ist als Pflegeperson nach § 1688 Abs. 2 BGB i. V. m. §§ 34, 35 und 35a Abs. 1 S. 2 Nr. 3 u. 4 SGB VIII gesetzlich befugt, die Sorgeberechtigten (i.d.R. die Eltern) in Angelegenheiten des täglichen Lebens zu vertreten. Insoweit steht ihm oder ihr nach Maßgabe des § 50 Abs. 6 SchulG ein Einsichts- bzw. Auskunftsrecht zu. 15. Muss die Schule die Zahnpflegekartei für das Gesundheitsamt bei sich vorhalten? Nein. Nach § 5 Abs. 1 S. 3 der Landesverordnung über die schulärztlichen Aufgaben v. 07.03.2003 (NBl.MBWFK. 2003, S. 89 f.) ist die Zahnpflegekartei bei den Gesundheitsämtern zu führen. Dies ist nur konsequent, weil diese Daten dem Patientengeheimnis (ärztliche Schweigepflicht) unterliegen und den Schulen generell nicht zur Kenntnis gelangen dürfen. Nach dem Erlass des Bildungsministeriums zur Durchführung des Zahnpflegegesetzes sollen die Leiter der Gemeinschaftseinrichtungen (z. B. Schulen) dem Gesundheitsamt lediglich die laufenden Zu- und Abgänge von Kindern melden, damit die Zahnpflegekartei dort aktualisiert werden kann. Sollten Zahnpflegekarteien bei den Schulen geführt werden, sind diese an die Gesundheitsämter zurückzugeben. 16. Eine evangelische oder katholische Kirche möchte die Eltern mit ihren Kindern zum (Einschulungs-)Gottesdienst einladen. Dürfen die Schulen deren Namen und Adressen für diesen Zweck an die Kirchen weitergeben? Nein. Die Religionsgesellschaften zählen nicht zu den öffentlichen Stellen i. S. des Landesdatenschutzgesetzes und des Schulgesetzes (vgl. §3 Abs. 1 LDSG). Sie sind insofern wie private Stellen zu behandeln, auch wenn sie einen öffentlich-rechtlichen Status haben. Eine Datenübermittlung an die Kirchengemeinden ist nur zulässig, wenn die Betroffenen im Einzelfall ihre Einwilligung erteilt haben (§ 50 Abs. 3 S. 2 SchulG). Viele Schulen pflegen gute Kontakte zu den Kirchengemeinden und der Einschulungsgottesdienst hat vielerorts Tradition. Datenschutz soll hier kein Hinderungsgrund sein: Die Schulen können die Einladungen der Kirchengemeinden zu den Gottesdiensten für diese versenden. In diesem Falle erfolgt keine Datenübermittlung; das Ergebnis der Einladung wird trotzdem erreicht. 17. Eine Fotoagentur möchte Fotos von Schülern herstellen, die von den Eltern bezahlt werden sollen. Welche Rechtsbeziehung besteht zwischen Schule und Fotoagentur? Darf die Schule die bei ihr gespeicherten Schülerdaten an diese weitergeben? Die Erstellung von Klassenfotos erfolgt üblicherweise mit Billigung der Schule, jedoch nicht in ihrem Auftrag. Eine (vertrags-)rechtliche Beziehung entsteht insoweit nur zwischen den Eltern und den Fotografen. Damit sind die datenschutzrechtlichen Vorschriften des Schulgesetzes sowie die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen für öffentliche Stellen grundsätzlich nicht anwendbar. Anders verhält es sich jedoch, wenn Fotografen vorab Namen und Adressen von Schülerinnen, Schüler und deren Eltern von der Schule haben möchten, um vor dem Fototermin direkt Kontakt mit diesen aufzunehmen. In diesem Fall ist § 50 Abs. 3 SchulG zu beachten. Da es sich hierbei um eine Datenübermittlung an eine private Stelle handelt, ist vorher die schriftliche Einwilligung der Betroffenen einzuholen. Bei der Erstellung der Fotos selbst ist das "Recht am eigenen Bild" der Kinder tangiert. Nach § 22 KunstUrhG dürfen Bildnisse grundsätzlich nur mit Einwilligung des Abgebildeten weitergegeben werden. Wenn die Schule zulässt, dass Fotografen für die Erstellung von Klassenfotos in der Schule werben dürfen und diese Fotos auch in den Klassenräumen oder auf dem Schulgelände erstellt werden, hat sie eine Mitverantwortung hinsichtlich der Abwicklung dieses Vorgangs. Daraus ergibt sich nicht nur die sorgsame Auswahl der Fotoagenturen, die diese Lichtbilder fertigen. Es sollte auch ein einheitliches Verfahren zur Einholung des Einverständnisses der Eltern zu diesen Klassenfotos durchgeführt werden: Die Eltern sollten von der Schule schriftlich über den Fototermin informiert werden. Dabei sollte auf die Freiwilligkeit der Teilnahme hingewiesen werden. Auch sollte deutlich gemacht werden, dass die Schule zwar das Fotografieren zulässt, jedoch nicht Auftraggeber ist. 18. Was muss beachtet werden, wenn die Schule mehrere Rechner in der Schulverwaltung vernetzen will? Die Vernetzung mehrerer Verwaltungsrechner ist grundsätzlich zulässig. Allerdings müssen vor der Ein- richtung eines solchen Netzwerkes (wie generell auch vor Inbetriebnahme eines Einzelplatzrechners) bestimmte Vorschriften berücksichtigt werden. Dies sind neben § 8 der DSVO Schule auch die Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes (vgl. § 5 bis 7 LDSG) und der Landesverordnung über die Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten (Datenschutzverordnung - DSVO -). Für ein Netzwerk bedeutet dies beispielsweise, dass 1. alle Daten ausschließlich auf dem sicher untergebrachten Server (abgeschlossener Raum) abgelegt werden, 2. die Disketten- und CDROM-Laufwerke der Arbeitsstationen abgeschaltet oder anderweitig vor Nutzung Unbefugter gesichert sind, 3. eindeutige Zugriffsberechtigungen für die gespeicherten Datenbestände schriftlich festgelegt und diese durch technische Maßnahmen realisiert sind, 4. ein Betriebssystem für das Client/Server-System ausgewählt wird, welches ein möglichst hohes Maß an Datensicherheit gewährleistet (z. B. WindowsNT), 5. ein Protokollverfahren eingerichtet ist, um feststellen zu können, wer, wann auf welche Daten in welcher Weise zugegriffen hat (vgl. § 5 Abs. 1 Nr. 3 LDSG), 6. ein Zugriff auf das System nur mittels Login und Passwort möglich ist, 7. alle Arbeitsstationen mit einem Bildschirmschoner mit Kennwortschutz eingerichtet sind, 8. die Administration des Systems sichergestellt ist und den Administratoren schriftlich ihre Aufgaben vorgegeben werden, 9. die Anwender vor Aufnahme des Echtbetriebes in ausreichender Weise nicht nur in der Bedienung der Programme geschult werden, sondern auch hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Regelungen und der zu beachtenden Datensicherheitsmaßnahmen. Ohne Beachtung dieser Vorgaben kann davon ausgegangen werden, dass das EDV-System als unsicher angesehen werden muss und daher die Datenverarbeitung gegen die o. a. Rechtsvorschriften verstößt. 19. Verschiedene Anbieter von Schulverwaltungssoftware ermöglichen auch das Speichern von Bildern der Schülerinnen und Schülern. Ist diese Speicherung zulässig? Das Schulgesetz enthält einen abschließenden Katalog der personenbezogenen Daten, die von der Schule erhoben und gespeichert werden dürfen (vgl. § 50 Abs. 1 SchulG). Bilder von Schülerinnen und Schülern dürfen nach dieser Vorschrift nicht erhoben werden. Eine Speicherung ist somit nicht zulässig. Auch mit der pauschalen Einholung von Einwilligungserklärungen der Eltern dürfen diese Bilder nicht gespeichert werden, weil keine Notwendigkeit der Bildspeicherung zur Aufgabenerfüllung der Schulverwaltung besteht und darüber hinaus nur im Einzelfall personenbezogene Daten über §50 Abs. 1 SchulG hinaus erhoben werden dürfen [Siehe auch FAQ 1]. 20. Dürfen die Schulen private Telefonnummer ihrer Lehrkräfte ohne deren Einwilligung an Eltern weitergeben? Eltern müssen die Möglichkeit haben, Kontakt zu den Lehrkräften herzustellen, die ihre Kinder unterrichten. Die Schule muss deshalb sicherstellen, dass dies möglich ist. Allerdings ist eine Weitergabe von privaten Adressen (wozu auch die Telefonnummern gehören) der Lehrkräfte nach § 2 Abs. 5 DSVO Schule nur an die Klassenelternbeiräte zulässig und nur dann, wenn die Lehrkräfte in die Übermittlung vorher schriftlich eingewilligt haben. Es empfiehlt sich deshalb seitens der Schulleitung unmittelbar nach der Zusammenstellung der Klassen die unterrichtenden Lehrkräfte zu fragen, ob sie mit der Weitergabe ihrer privaten Adress- und Telefondaten einverstanden sind. Nach der Wahl der Elternvertretung können diese Daten unmittelbar an den Klassenelternbeirat übermittelt werden, von dem die Eltern die Informationen dann bei Bedarf erhalten. 21. In welcher Weise sind nicht mehr benötigte personenbezogene Unterlagen über Schülerinnen und Schüler (z. B. Klausurenhefte, Klassenlisten, Zeugnislisten usw.) datenschutzgerecht zu vernichten? § 6 DSVO Schule schreibt vor, dass personenbezogene Schülerdaten zu bestimmten Fristen zu vernichten sind. Die Vernichtung papierener Unterlagen hat dabei so zu erfolgen, dass Unbefugte keine Kenntnis von diesen Daten erlangen können. Eine Entsorgung über Altpapiercontainer muss dann ausscheiden, wenn eine Kenntnisnahme durch Dritte (z. B. Mitarbeiter der Abfallentsorgungsfirma) nicht ausgeschlossen werden kann. Für eine datenschutzgerechte Vernichtung dieser Unterlagen gibt es folgende Möglichkeiten: 1. Beauftragung eines mit einem Datenschutzgütesiegel zertifizierten Betriebes, der sich auf die Vernichtung solcher Unterlagen spezialisiert hat. Diese Firmen stellen sicher, dass die Unterla- gen vor ihrer Vernichtung (Verbrennung, Zerkleinerung u. ä.) nicht durch eigene Mitarbeiter oder andere unbefugte Dritte zur Kenntnis genommen werden können. Hierbei handelt es sich datenschutzrechtlich um Datenverarbeitung im Auftrag. Hierfür ist die Vorschrift des § 17 LDSG [Link zu § 17 LDSG] zu beachten. Diese verlangt eine sorgfältige Auswahl des Auftragnehmers (möglichst mit Datenschutzgütesiegel) sowie die schriftliche Festlegung der Art und Weise der Aktenvernichtung und deren Kontrolle. 2. Vernichtung der Unterlagen durch eigene Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter der Schule oder des Schulträgers mittels vorhandener Papierschredder. In diesem Falle muss sichergestellt sein, dass bis zur endgültigen Vernichtung zwischengelagerte Unterlagen nicht für Unbefugte zugänglich sind. In jedem Falle ist die Zuständigkeit für die Aktenvernichtung innerhalb der Schule durch die Schulleitung schriftlich zu regeln (wer sortiert die zu vernichtenden Unterlagen aus, wer erteilt den Auftrag zur Vernichtung, wer kontrolliert die ordnungsgemäße Durchführung). 22. Dürfen die Noten von Klassenarbeiten von den Lehrkräften öffentlich vor den Schülerinnen und Schülern verkündet werden? Bei den Ergebnissen von Klassenarbeiten handelt es sich um personenbezogene Daten. Das Verlesen der einzelnen Noten vor der versammelten Klasse stellt eine Datenübermittlung an Einzelpersonen dar. Die Übermittlung von personenbezogenen Daten an Einzelpersonen ist jedoch nur mit Einwilligung der oder des Betroffenen zulässig (vgl. § 50 Abs. 3 SchulG). Das Einholen pauschaler Einwilligungen für diesen Zweck, z. B. bereits bei der Aufnahme der Schülerinnen und Schüler, ist unzulässig. Einwilligungen sind für den Einzelfall einer Datenverarbeitung (in diesem Falle einer Datenübermittlung) einzuholen. Dabei sind Betroffene auch auf ihr jederzeitiges Widerrufsrecht hinzuweisen (§ 12 Abs. 2 LDSG). Soll die Notenverkündung aus pädagogischen Gründen erfolgen, ist es ausreichend einen Notenspiegel zu erstellen. Jede/r Schülerin/Schüler kann damit für sich feststellen, wo sie/er leistungsmäßig in der Klasse steht. 23. Darf der Administrator des Schulträgers ohne Kenntnis der Schulleiterin oder des Schulleiters Veränderungen an der Konfiguration der Schulverwaltungsrechner vornehmen? § 3 Abs. 2 der DSVO Schule Schleswig-Holstein legt fest, dass die Schulleiterin oder der Schulleiter für die ordnungsgemäße Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Schülerinnen, Schüler und Eltern verantwortlich ist. Aus dieser Verpflichtung ergibt sich ein Mitspracherecht hinsichtlich der Beschaffung von Hard- und Software für die Schulverwaltungsrechner. Darüber hinaus sind Änderungen an der Konfiguration der Schulverwaltungsrechner (Änderungen am Betriebssystem, Aufspielen neuer Programme oder Programmupdates, Einbau neuer Hardware usw.) nur mit ihrer oder seiner vorherigen Kenntnis und Einverständnis vorzunehmen, soweit dies die Verarbeitung personenbezogener Daten tangiert. Die Arbeiten an den Schulverwaltungsrechnern sind von der hiermit beauftragten Person zu protokollieren (vgl. § 8 Abs. 5 DSVO zu § 5 Abs. 3 LDSG) Dabei ist es unerheblich, ob eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter des Schulträgers diese Arbeiten vornimmt oder eine von der Schulleiterin oder dem Schulleiter unterstellte Person (z. B. eine Lehrkraft). Es ist dabei nach Möglichkeit sicherzustellen, dass diese Person keine Kenntnis von den gespeicherten personenbezogenen Daten nehmen kann. Lässt sich dies auf Grund der Systemkonfiguration nicht vermeiden, sollten die Arbeiten am Schulverwaltungsrechner nur in Anwesenheit eines Verantwortlichen erfolgen. In jedem Fall muss eine Kontrolle durch die verantwortliche Stelle möglich sein. 24. Stellt die Videoüberwachung in Schulen ein zulässiges Mittel dar, um Sachbeschädigungen und Diebstähle zu verhindern? Nach § 20 LDSG Schl.-Holst. darf eine öffentliche Stelle u. a. zur Ausübung des Hausrechts öffentlich zugängliche Räume beobachten und auch unter bestimmten Voraussetzungen Videoaufzeichnungen vornehmen. Fraglich ist jedoch, ob dies insbesondere für Schulen ein geeignetes Mittel darstellt, um das Fehlverhalten von Schülerinnen und Schülern zu verhindern. Die dauerhafte Videoüberwachung steht schon in einem Widerspruch zu dem Anliegen, die Schülerinnen und Schüler in Freiheit und Selbstbestimmung zu einem verantwortungsvollen Verhalten zu erziehen. Immer häufiger wollen Schulen Videoüberwachung einsetzen, um Sachbeschädigungen oder Diebstähle in und an den Schulgebäuden einzudämmen. Unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten stellt die Videoüberwachung jedoch einen schweren Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen dar. Aus diesem Grunde sollten vor dem Einsatz solcher Überwachungsanlagen zunächst alle anderen Möglichkeiten geprüft werden, um schädigende Handlungen zu unterbinden. Wenn z. B. immer wieder Diebstähle und Sachbeschädigungen an Fahrrädern auf dem Schulhof festgestellt werden, sollte zunächst geprüft werden, ob die Fahrräder nicht in einem anderen Bereich, beispielsweise unter Fenstern von Unterrichtsräumen, abgestellt werden können, also im Blickfeld der Lehrkräfte und der Schüler. Finden Diebstähle innerhalb des Schulgebäudes statt, beispielsweise von Kleidungsstücken, die auf den Fluren hängen, so wäre es denkbar, dass die Schüler diese mit in die Unterrichtsräume nehmen. Bei vermehrten Vorkommnissen könnte unter pädagogischen Aspekten überlegt werden, die Polizei zu bitten, in den Klassen über die strafrechtlichen Konsequenzen solchen Verhaltens Vorträge zu halten. Auch "Kontrollgänge" im Schulgebäude während der Unterrichtszeit (von Lehrkräften mit Freistunden oder des Hausmeisters) dürften nicht ohne Wirkung sein. Diese Maßnahmen sind datenschutzfreundlicher als die Videoüberwachung und zudem kostengünstiger als die Anschaffung und Wartung von Videoüberwachungsanlagen. 25. Dürfen Klassenelternbeiräte an Zeugniskonferenzen teilnehmen und in diesem Zusammenhang Kenntnis von den Zeugnisnoten aller Kinder der Klassengemeinschaft erhalten? Die oder der Vorsitzende des Klassenelternbeirates nimmt nach § 94 Abs. 5 SchulG mit beratender Stimme an der Zeugniskonferenz teil. Die Teilnahme erfolgt im Rahmen der Aufgabe, das Interesse und die Verantwortung der Eltern für die Erziehung zu wahren und zu pflegen (§ 99 Abs. 3 SchulG). Dazu ist es erforderlich, dass ihr oder ihm die Noten aller Kinder der Klassengemeinschaft bekannt gemacht werden können. Dabei ist es ausreichend, wenn ihr oder ihm unmittelbar zu Beginn der Konferenz eine Notenliste zur Einsichtnahme ausgehändigt wird. Es gibt keine sachliche Notwendigkeit und auch keine rechtliche Rechtfertigung dafür, vor der Konferenzeröffnung entsprechende Listen auszulegen, damit dem Elternbeirat eine angemessene Zeit zur Vorbereitung bleibt. Es besteht auch keine Notwendigkeit, dass diese Listen und/oder andere mit der Konferenz in Zusammenhang stehende personenbezogene Unterlagen bei den Elternvertretern verbleiben. Nach Abschluss der Konferenz sind diese Unterlagen deshalb wieder an die Konferenzleiterin oder den Konferenzleiter auszuhändigen. 26. Sind Elternvertreter zur Verschwiegenheit verpflichtet? Nach § 105 SchulG ist die Tätigkeit in den Elternbeiräten ehrenamtlich. Hinsichtlich der Verschwiegenheit wird auf die entsprechenden Vorschriften des Landesverwaltungsgesetzes verwiesen. Danach sind sie zur Verschwiegenheit zu verpflichten; dies ist aktenkundig zu machen. Diese Verpflichtung erstreckt sich auch auf die Zeit nach Beendigung dieser Aufgabe. Die Schule muss also die Elternbeiräte auf deren Verschwiegenheitsplicht hinweisen. Es empfiehlt sich, dies in Form eines Merkblattes vorzunehmen, dessen Erhalt von jedem Elternbeiratsmitglied schriftlich zu bestätigen ist. Diese Bestätigung ist von der Schule zu den Akten zu nehmen. 27. Was ist zu beachten, wenn im Unterricht angefertigte Videomitschnitte auch für andereinsbesondere Fortbildungszwecke (beispielsweise für andere Lehrkräfte) verwendet werden sollen? Werden im Unterricht Videomitschnitte gefertigt, auf denen Schülerinnen und Schüler erkennbar sind, dürfen diese grundsätzlich nur für diesen Zweck verwendet (vgl. § 13 Abs. 2 LDSG) werden. Die Verwendung für einen anderen Zweck ist nur mit Einwilligung der Betroffenen bzw. der Eltern oder aufgrund einer Rechtsgrundlage zulässig. Sollen die Videomitschnitte speziell für Fortbildungszwecke anderen Lehrkräften gezeigt werden, stellt sich die rechtliche Situation unterschiedlich dar. Handelt es sich um Lehrkräfte der selben Schule, liegt keine Datenübermittlung an andere Stellen oder Personen vor, sondern eine Nutzung. Lehrerfortbildung ist zur Aufgabenerfüllung der Schule erforderlich; deshalb ist hierfür keine Einwilligung der Betroffenen notwendig. Werden die Videoaufzeichnungen anderen Personen (auch Lehrkräften) außerhalb der Schule vorgeführt, handelt es sich i. d. R. um eine Datenübermittlung an private Stellen. Hierfür ist gem. § 50 Abs. 3 SchulG immer die schriftliche Einwilligung der Eltern erforderlich. Dabei sind sie über den Zweck der Datenübermittlung, die Freiwilligkeit, die Möglichkeit des Widerrufs für die Zukunft und - wenn möglich - auch über den Personenkreis, an den übermittelt werden soll, aufzuklären. Daneben sind die Regelungen des § 22 Kunsturheberrechtsgesetzes (Recht am eigenen Bild) zu beachten. Danach bedarf die Verbreitung oder das öffentliche Wiedergeben von personenbezogenen Bildern ausdrücklich der Einwilligung der Betroffenen. 28. Ist es seitens der Schulleitung zulässig, vor Beginn des Einschulungsverfahrens ohne Einwilligung der Eltern Verhaltensdaten der einzuschulenden Kinder von den Kindertagesstätten zu erheben? Immer mehr Schulleitungen gehen dazu über, anhand der Listen der einzuschulenden Kinder an die Kindertagesstätten in ihrem Einzugsbereich heranzutreten, um sich mit diesen über die geistige und soziale Reife der Kinder auszutauschen. Den Schulleitungen geht es in erster Linie darum zu entscheiden, ob neben der schulärztlichen Untersuchung noch weitergehende Schulreifetests erforderlich sind. Im Interesse der Kinder soll festgestellt werden, ob ein weitergehender Förderbedarf (z. B. Sprachförderung) oder sogar ein sonderpädagogischer Förderbedarf vorliegt. Diese an sich sinnvolle Maßnahme findet derzeit jedoch ohne Rechtsgrundlage statt. Die Schule darf diese "Verhaltensdaten" erst erheben, wenn das Einschulungsverfahren beginnt. Dies ist erst der Fall, wenn die Eltern von der Schule aufgefordert werden, ihr Kind zum Schulbesuch anzumelden. Erst dann hat die Schule mit § 50 Abs. 1 SchulG eine Rechtsgrundlage für diese Datenerhebung. Allerdings darf die jeweilige Kindertagesstätte die gewünschten Daten nur mit Einwilligung der Eltern übermitteln, da das Schulgesetz den Schulen zwar erlaubt, Daten zu erheben, aber die Kindertagesstätten ohne Einwilligung nicht befugt sind, diese Daten zu übermitteln. Notwendig ist in der Regel die schriftliche Einwilligung der Eltern, wobei diese selbstverständlich über das Ergebnis des Gespräches informiert werden müssen. Um eine einheitliche Vorgehensweise und eine datenschutzgerechte Einwilligung und Aufklärung zu erreichen, wurde zusammen mit der Landeskoordinatorin für Sprachheilpädagogik ein Musterformular für eine solche Einwilligungserklärung erarbeitet, das unter www.lernnetzsh.de/foerdesprache zum Download bereitsteht. 29. Keine Entwicklungsberichte mehr und nun? Mit der Änderung der Orientierungsstufenverordnung im April 2003 ist das Instrument des Entwicklungsberichtes in den Schulen Schleswig-Holsteins weggefallen. Zukünftig sollen die Grundschulen nur noch Schulartempfehlungen in den Klassenkonferenzen zum Halbjahr des vierten Grundschuljahres beschließen. Die Schulübergangsempfehlung ist mittels vom Bildungsministerium vorgegebenen Vordrucken den Eltern zu übergeben. Diese Empfehlung und das Halbjahreszeugnis ist von den Eltern bei der weiterführenden Schule im Rahmen der Anmeldung des Kindes vorzulegen (§ 4 Abs. 1 OStVO). Wird ein Lernplan erstellt, so ist auch dieser vorzulegen. Das Bildungsministerium Schleswig-Holstein hat mit Änderung der Orientierungsstufenverordnung festgelegt, dass weitere Informationen über das Kind nicht an die weiterführende Schule übermittelt werden sollen. Es ist unzulässig, dass die Grundschule interne Schulartempfehlungen, die den bisherigen Schulentwicklungsberichten ähneln erstellt und an die weiterführenden Schulen übermittelt. Eine Zulässigkeit ergibt sich auch dann nicht, wenn die Eltern um ihre Einwilligung gebeten werden, da die Weitergabe solcher Informationen von der Schulaufsicht ausdrücklich nicht gewollt ist. 30. Unter welchen Voraussetzungen dürfen Schülerakten, insbesondere bei Schulwechsel an andere Schulen übersandt werden? § 5 Abs. 3 DSVO Schule legt fest, dass die Übersendung der gesamten Schülerakte nur zur kurzfristigen Einsichtnahme und nur im Einzelfall, wenn es die besonderen Umstände des Schulwechsels erforderlich machen, zulässig ist. Dies bedeutet, dass im Regelfall - insbesondere beim Wechsel von der Grundschule an die weiterführende Schule - keine Schülerakte übersandt werden darf. Hintergrund dieser Regelung ist, dass die aufnehmende Schule die (Grund)Daten direkt bei den Eltern erheben soll damit das Kind unbelastet die neue Schullaufbahn beginnen kann. Können die Eltern bestimmte notwendige Informationen nicht beibringen, kann die aufnehmende Schule diese Daten bei der bisherigen Schule anfordern (vgl. § 5 Abs. 1 i. V. m. Abs. 2 DSVO Schule). Die immer wieder feststellbare Praxis, die Akten nach Verlassen der Grundschule unaufgefordert den weiterführenden Schulen zu übersenden, ist damit unzulässig. Genauso verhält es sich, wenn die weiterführenden Schulen diese Akten bei den Grundschulen anfordern. Das Einholen einer Einwilligung zur Aktenübersendung oder eine entsprechende Aufforderung gegenüber den Eltern ist ebenfalls unzulässig, weil damit die Regelung des § 5 Abs. 3 DSVO Schule umgangen würde. 31. Bei Beginn des neuen Schuljahres soll allen Eltern eine klasseninterne Telefonliste zur Verfügung gestellt werden. Was ist dabei zu beachten? Oft wird zum Schuljahresbeginn in den Klassen, meist beim ersten Elternabend, eine Telefonkettenliste verteilt, um die Eltern über Stundenausfall oder andere Ereignisse informieren zu können. Im Fall eines solchen Ereignisses wird von der Schule die erste Telefonnummer angerufen und von dort verständigen sich dann die Eltern untereinander. Auch werden diese Listen verwendet, um den Kontakt zwischen den Mitschülerinnen und -schülern zu verbessern. Die Daten für eine solche Telefonliste werden meistens von den Schulen anhand der Klassenliste erstellt und dann von den Lehrkräften verteilt. Hierbei handelt es sich seitens der Schule um eine Datenübermittlung an private Stellen, die gem. § 50 Abs. 3 SchulG der schriftlichen Einwilligung der Eltern bedarf. Die Erfahrungen zeigen, dass viele Schulen hierbei oftmals formale Fehler begehen, was zu Beschwerden von Eltern beim ULD führt: Es werden keine oder rechtlich nicht einwandfreie Einwilligungen eingeholt. Oder es werden mit diesen Listen zu viele personenbezogene Daten übermittelt. Für eine solche Liste reicht es aus, die Namen der Schülerinnen und Schüler sowie die Telefonnummer(n) zu erfassen. Die Einwilligung der Eltern kann bereits mit der Anmeldung des Kindes zum Schulbesuch eingeholt werden (vgl. FAQ 32). So ist es der Schulverwaltung möglich, bereits bei der Zusammenstellung der Klasse und der Erstellung der schulverwaltungsinternen Klassenliste die Telefonliste gleich mit auszufertigen. 32. Wie sollte ein Schüleraufnahmebogen gestaltet sein? Schulen benutzen unterschiedliche Vordrucke, um die personenbezogenen Daten der Schülerinnen, Schüler und Eltern zu erheben. Oftmals werden dabei nach unseren Feststellungen immer noch Vordrucke eingesetzt, die nicht mehr den Bestimmungen des Schulgesetzes entsprechen. § 50 Abs. 1 SchulG i. V. m. § 3 Abs. 1 DSVO Schule legt abschließend fest, welche Daten über die Schülerinnen, Schüler und Eltern erhoben werden dürfen. Eine darüber hinausgehende Datenerhebung ist nur im Einzelfall zulässig (vgl. FAQ 1). Mit dem Schüleraufnahmebogen dürfen nur die genau festgelegten Daten erhoben werden. Man kann mit diesem Bogen allerdings auch von vornherein weitergehende für die Schule notwendige Erklärungen der Eltern einholen. So ist es möglich, zugleich die Einwilligung für die Erstellung einer Telefonliste (vgl. FAQ 31) und für die Präsentation von Bildern der Schülerinnen und Schüler auf der schuleigenen Homepage (vgl. FAQ 9) einzuholen. Auch kann auf diesem Formular die datenschutzrechtlich vorgeschriebene Aufklärung über die Datenerhebung allgemein und für besonderen Einwilligungen erfolgen. Um den Schulen die Mühe zu ersparen, einen solchen Aufnahmebogen selbst zu erstellen, haben wir ein entsprechendes nichtamtliches Muster hier zum Download bereitgestellt. Der Vordruck muss ggf. an die jeweilige schulinterne Organisation angepasst werden. Er enthält jedoch alle Elemente, die durch die o. g. Vorschriften vorgegeben sind. 33. Ist ein Datenabgleich zwischen weiterführenden Schulen zur Feststellung von Doppelanmeldungen zum Schulbesuch zulässig? Es kommt oft vor, dass Eltern Ihre schulpflichtigen Kinder, die die Grundschule zu einer weiterführenden Schule verlassen, bei mehreren Schulen parallel anmelden. Erhalten sie die Aufnahmezusage durch eine Schule, werden die anderen Schulen nur verspätet oder überhaupt nicht in Kenntnis gesetzt. Dies führt dazu, dass Schulen Plätze für Schülerinnen und Schüler frei halten, die bereits an einer anderen Schule eine Zusage erhalten haben. Mit Hilfe eines Datenabgleichs unter den regionalen weiterführenden Schulen soll eine effektivere Platzvergabe ermöglicht werden. Da im Schulgesetz Regelungen für einen solchen Datenaustausch fehlen und das Landesdatenschutzgesetz mit seinen allgemeinen Datenverarbeitungsregelungen hierfür ebenfalls nicht herangezogen werden kann, ist ein Datenaustausch zwischen den Schulen nur mit Einwilligung der Eltern der Schülerinnen und Schüler möglich. Diese Einwilligung sollte im Rahmen des Anmeldeverfahrens in schriftlicher Weise erfolgen. Dabei muss die Form der Aufklärung und der Einwilligung den Vorgaben des Landesdatenschutzgesetzes (vgl. § 12 und § 26 LDSG) entsprechen. Diese Vorgaben werden durch die nachfolgende Formulierung erfüllt: „Einwilligung zum Abgleich der Anmeldelisten mit anderen Schulen zur Feststellung von Doppelanmeldungen“ Wir haben festgestellt, dass viele Schülerinnen und Schüler von ihren Eltern an verschiedenen Schulen parallel zum 5. Schuljahr angemeldet werden. Oftmals werden bei einer Schulaufnahmezusage die anderen Schulen von den Eltern verspätet oder überhaupt nicht in Kenntnis gesetzt. Dadurch wird die rechtzeitige Neuvergabe von freien Schulplätzen erschwert. Deshalb möchten wir die jeweiligen Anmeldelisten mit den anderen weiterführenden Schulen in (Angabe des Ortes) abgleichen, um die bei uns vorgenommenen Anmeldungen auf dem aktuellen Stand halten zu können. Hierfür benötigen wir Ihre Einwilligung. Diese Einwilligung ist freiwillig. Sie haben selbstverständlich das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. [ ] ich bin einverstanden [ ] ich bin nicht einverstanden“ Diese Formulierung kann auch mit dem unter der FAQ 32 zum Download bereit stehenden Schüleraufnahmebogen verknüpft werden. 34. Datenerhebung der AOK für Werbezwecke im Zusammenhang mit der Aktion "Laufabzeichen 200X" Das Bildungsministerium, der schleswig-holsteinische Leichtathletikverband und die AOK SchleswigHolstein führen jedes Jahr die Aktion "Laufabzeichen 200X" durch. Ziel ist es, möglichst viele Schulen zu veranlassen, mit ihren Schülerinnen und Schülern einen 60-Minutenlauf zu absolvieren. Die AOK Schleswig-Holstein ist dabei Hauptsponsor. Als Gegenleistung für die Finanzierung von Preisen und den Aufwand für die Organisation möchte die AOK Schleswig-Holstein Daten der Schülerinnen und Schüler erheben, um die Betroffenen über die Leistungen der AOK zu informieren, aber auch damit neue Mitglieder zu gewinnen. Damit die Datenerhebung der AOK für diese Zwecke datenschutzkonform erfolgt, wurde das ULD bei der Gestaltung der Vordrucke und der anderen Informationsmaterialien von vornherein beteiligt. Auf den Anmeldelisten können die Schülerinnen und Schüler durch Ankreuzen in die Speicherung ihrer Daten für Werbezwecke der AOK einwilligen oder diese Einwilligung explizit verweigern. Die Schülerinnen und Schüler haben somit die Möglichkeit, in eindeutiger Weise eine datenschutzrechtliche Erklärung zur Verarbeitung ihrer Daten für Werbezwecke abzugeben. Sie werden dabei umfassend über den Zweck und den Umfang der Datenverarbeitung durch die AOK hingewiesen. Damit sind alle datenschutzrechtlichen Vorgaben erfüllt. Das Bildungsministerium wird die Schulen ergänzend auf das datenschutzrechtliche Procedere hinweisen. Auf dem Ablaufplan für die Lehrkräfte befindet sich ebenfalls ein Hinweis, dass die Lehrkräfte die Schüler nochmals darauf hinweisen sollen, die Datenschutzerklärung an die Eltern weiterzuleiten. 35. Vor der Einschulung sollen personenbezogene Daten der einzuschulenden Kinder von den Kindertagesstätten an die Grundschulen übermittelt werden. Unter welchen Bedingungen ist dies zulässig? Das Bildungsministerium hat im Jahre 2004 Empfehlungen zur verbesserten Zusammenarbeit zwischen Kindertagesstätten und Grundschulen herausgegeben. Ziel ist es, den Grundschulen im Interesse der einzuschulenden Kinder schon möglichst frühzeitig Informationen über den Entwicklungsstand der Kinder zu geben, um diese in den ersten Schuljahren individueller fördern zu können. Den Kindertagesstätten wird empfohlen, mit Kenntnis und schriftlichem Einverständnis der Eltern den individuellen Entwicklungsstand der Kinder mittels Beobachtungs- und Dokumentationsbögen festzuhalten und diese Daten an die Grundschulen personenbezogen zu übermitteln. Diese Informationen sollen dort nicht nur in die Beurteilung der Schulfähigkeit, sondern auch in Lernpläne einfließen. Bisher waren solche Kooperationen nur im Bereich der Sprachheilförderung üblich (vgl. FAQ Nr. 28). Bei dieser Empfehlung handelt es sich um keine Rechtsvorschrift, die den Eltern zwingend vorschreibt, eine solche Datenverarbeitung zuzulassen. Die Datenerhebung und die Datenübermittlung seitens der Kindertagesstätten an die Schulen und die Nutzung dieser Daten durch die Schulen bedarf somit der Einwilligung durch die Eltern. Wegen der unterschiedlichen Trägerschaften von Kindertageseinrichtun- gen (Gemeinden, Kirchen, freie Wohlfahrtsverbände u. a.) sind hinsichtlich der datenschutzkonformen Einwilligungserklärung grundsätzlich unterschiedliche rechtliche Regelungen zu beachten. Um die Rechte der betroffenen Eltern und Kinder zu sichern und im Interesse einer praktikablen aber rechtlich einwandfreien Lösung, haben wir zusammen mit dem Bildungsministerium ein Muster für eine Einwilligungserklärung entwickelt, welche von allen Kindertagesstätten unabhängig von ihrer Trägerschaft verwendet werden kann. Das Bildungsministerium wird Hinweise für die Schulen herausgeben, die Regelungen für den Umgang mit den von den Kindertagesstätten übermittelten Informationen - insbesondere Speicherfristen - enthalten werden. 36. Ist die Schule berechtigt, die Inhalte von aufgerufenen Webseiten und die Inhalte von E-Mails der Schülerinnen und Schüler zu kontrollieren, wenn diese unterrichtsbegleitend den Internetanschluss der Schule nutzen? Die Nutzung des Internets im Unterricht wird immer mehr Standard in der schulischen Ausbildung. Die Schülerinnen und Schüler sollen an dieses Medium herangeführt werden und u. a. zur Recherche für ihre Unterrichtsinhalte nutzen. Auch die Kommunikation via E-Mail spielt eine Rolle. Bei der Zurverfügungstellung eines Internetanschlusses bewegt sich die Schule in einem rechtlichen Spannungsfeld. Denn je nach dem, in welcher Weise sie den Schülerinnen und Schülern den Zugang zum Internet ermöglicht, kann sie als Anbieter einer Telekommunikationsleistung angesehen werden oder nicht. Von den Schulen wird oft die Frage gestellt, ob sie die Aktivitäten der Nutzer protokollieren und diese bei Missbrauchsverdacht personenbezogen auswerten dürfen. In einem Erlass, der in Zusammenarbeit mit unserem Haus erstellt wurde, erhalten die Schulen vom Bildungsministerium Erläuterungen zur Rechtslage und Vorgaben für den datenschutzkonformen Umgang, wenn die Schule den Schülerinnen und Schülern Internetzugänge ermöglicht. Der Erlass wurde im Nachrichtenblatt Nr. 1/2004 veröffentlicht.
