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G14352 SAP R/3 4.6 CO: Ergebnisrechnung National Education Training Group, Inc. © 2002 National Education Training Group, Inc. i Copyright © 2002 National Education Training Group, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Ohne schriftliche Genehmigung von National Education Training Group, Inc. darf kein Teil des durch dieses Copyright geschützten Materials in irgendeiner Form oder auf irgendeine Art und Weise, weder auf elektronischem noch mechanischen Wege, durch Kopieren, Aufzeichnen, Übertragen oder mit Hilfe eines Datenspeicherungs- und Abfragesystems vervielfältigt oder genutzt werden. NETg und Skill Builder sind eingetragene Warenzeichen von National Education Training Group, Inc. Precision Learning und Learning Object sind Warenzeichen von National Education Training Group, Inc. SAP R/3 ist ein eingetragenes Warenzeichen der SAP AG. Alle weiteren verwendeten Warenzeichen sind Warenzeichen, Dienstleistungsmarken oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Inhaber. Es besteht keinerlei Verbindung zwischen National Education Training Group, Inc. und der Microsoft Corporation oder einem anderen in diesem Kurs oder in den Kursmaterialien erwähnten Produkt oder Anbieter. Die für den Einsatz dieses Kurses erforderliche Software und Technologie umfaßt Geschäftsgeheimnisse, die NETg als vertrauliche und firmeneigene Informationen betrachtet. Die Nutzungsrechte für dieses Material unterliegen den Einschränkungen des zugrundeliegenden Lizenzvertrags. Die in den Beispielen dieses Kurses verwendeten Firmen- und Personennamen, Produkte und Daten sind frei erfunden. Eventuelle Ähnlichkeiten mit existierenden Unternehmen, Personen oder Produkten sind unbeabsichtigt. ii © 2002 National Education Training Group, Inc. Inhalt Einführung in SAP R/3 4.6 5 Systemstart und Anmeldung .............................................................................5 Das SAP System starten ......................................................................5 Die Erstanmeldung ...............................................................................5 Allgemeine Struktur ..............................................................................6 Bildkopf .................................................................................................6 Bildrumpf ..............................................................................................6 Zugangsoptionen ...............................................................................................7 Menüstrukturen in Easy Access ...........................................................7 Programmfunktionen aufrufen ..............................................................7 Allgemeine Einstellungen .....................................................................7 Basis ..................................................................................................................8 Arbeitsplatz ...........................................................................................8 Workflow Überblick ..............................................................................8 Drucken aus dem SAP Fenster ............................................................8 Überblick 10 Ziele und Aufgaben der Ergebnisrechnung .....................................................10 Einordnung in die Betriebswirtschaft ..................................................10 Ziele und Aufgaben der Ergebnisrechnung ........................................10 Betriebswirtschaftliche Verfahren .......................................................10 Einordnung der Ergebnisrechnung im R/3 ......................................................11 Organisationsstrukturen .....................................................................11 Kalkulatorische vs. buchhalterische Ergebnisrechnung .....................11 Wertefluß ............................................................................................12 Planung und Recherche ..................................................................................12 Planungsintegration ............................................................................12 Planungsszenarien .............................................................................13 Planungslayouts .................................................................................13 Berichtswesen ....................................................................................13 Grunddaten des Ergebnisbereiches 14 Definition für die Ergebnisrechnung ................................................................14 Merkmale ............................................................................................14 Wertfelder ...........................................................................................15 Ergebnisobjekte ..................................................................................15 Einstellung des Ergebnisbereiches .................................................................15 Merkmalswerte ...................................................................................16 Merkmalsableitungen .........................................................................16 Vorgangsarten ....................................................................................16 Bewertungsstrategien .........................................................................17 Bewertungsstrategie zuordnen ...........................................................17 Zuordnung von Wertfeldern................................................................18 Gestaltung von Planungslayouts ........................................................18 Glossar © 2002 National Education Training Group, Inc. 20 iii Einführung in SAP R/3 4.6 Systemstart und Anmeldung Die Lektion "Systemstart und Anmeldung" vermittelt den Zugang zum R/3 System und welche Funktionen Sie auf den Bildbereichen des SAP Fensters finden. Das SAP System starten Es gibt zwei Möglichkeiten, EnjoySAP von der Windows-Oberfläche aus zu starten: Erstens über das Startmenü in der Statuszeile oder zweitens über das SAP Logon-Symbol. Um EnjoySAP über das Startmenü zu starten, sind folgende Schritte notwendig: Menüpunkt Programme wählen Menüpunkt SAP Frontend 46 wählen Auf die Auswahlmöglichkeit SAPlogon klicken Im Dialogfenster SAP Logon das entsprechende SAP System aufrufen Auf Logon klicken Name und Kennwort eingeben Alle Angaben bestätigen Es erscheint das Bild mit dem Titel EnjoySAP Die alternative Vorgehensweise lautet: Dialogfenster SAP Logon 4.6 aufrufen Verfügbares SAP System auswählen Name und Kennwort eingeben Alle Angaben bestätigen Es erscheint das Bild mit dem Titel EnjoySAP Die Erstanmeldung Sobald EnjoySAP über die Logon-Prozedur aufgerufen wurde, erfolgt die erste Benutzeranmeldung auf der Bildschirmseite SAP R/3. Dazu geht man wie folgt vor: Benutzername in das aktive Feld Benutzer eintragen Im Feld Kennwort das vom Systemverwalter genannte Kennwort eingeben Sprachcode eingeben (wenn nötig) Alle Angaben dieser Bildschirmseite bestätigen Es erscheint das Dialogfenster SAP R/3 Ins aktive Feld Neues Kennwort das eigene Kennwort eingeben Wiederholte Eingabe des neuen Kennzeichens Beide Angaben bestätigen Nach der Erstanmeldung und jeder weiteren Anmeldung erscheint die Bildschirmseite Easy Access - die Titelseite von EnjoySAP © 2002 National Education Training Group, Inc. 5 Allgemeine Struktur Das SAP Fenster, das nach Systemstart und Anmeldung erscheint, ist die Schnittstelle zwischen dem Benutzer und dem SAP System. Das R/3 Logo kann durch Rechtsverschiebung des linken Randes ausgeblendet werden. Das SAP Fenster besteht aus den beiden Hauptbildbereichen Bildkopf und Bildrumpf. Der Bildkopf umfasst die vier Elemente Menüleiste, Systemfunktionsleiste, Titelleiste und Anwendungsfunktionsleiste. Menü- und Systemfunktionsleiste werden auch als Bildbanner bezeichnet. Als Bildrumpf wird die Fläche zwischen Anwendungsfunktionsleiste und Statusleiste bezeichnet. Im neuen visuellen Design des SAP Fensters wurden darüber hinaus einige Anzeigeoptionen wie zum Beispiel Schriften, Farben, Ton- und Animationseinstellungen neu gestaltet. Bildkopf Das Bildbanner mit Menü- und Systemfunktionsleiste steht seit Release 4.6A an oberster Stelle des SAP Fensters. In früheren Releaseständen befanden sich dort Menü- und Titelleiste. Innerhalb der Menüleiste befinden sich die drei Symboltasten Minimieren, Maximieren und Schließen. Die rechte obere Ecke zeigt das SAP-Logo an. Wenn Wellenbewegungen im SAP-Logo zu sehen sind, dann fordert das System gerade die Daten an, die bearbeitet werden sollen. Dieser Systemstatus wurde früher in der Statusleiste angezeigt. Generell gilt: Über die Menüleiste kann man zu einer bestimmten Transaktion gelangen, ohne den entsprechenden Code kennen zu müssen. Die Menüs System und Hilfe in der Menüleiste befinden sich auf jedem Bild des SAP Systems. Die Systemfunktionsleiste enthält das Befehlsfeld und Drucktasten für häufig gebrauchte Funktionen. Links außen befindet sich die Drucktaste Enter, mit der man Eingaben bestätigt. Mit der Enter-Funktion kann die Arbeit nicht gesichert werden. Das Befehlsfeld dient der Eingabe von Transaktionscodes, Buchstaben für die Direktwahl und anderen Befehlen. Das Befehlsfeld ist standardmäßig nicht sichtbar. Mit der Drucktaste Sichern wird die Arbeit gespeichert. Dasselbe Ergebnis erzielt man mit der Funktion Sichern im Menü Bearbeiten. Durch Anklicken der Taste Zurück geht man eine Stufe in der Anwendungshierarchie zurück. Die Drucktaste Beenden beendet die aktuelle Anwendung ohne die Daten zu sichern. Das System kehrt zur vorigen Ebene oder zur SAP Ebene zurück. Das Auslösen der Drucktaste Abbrechen führt zu einem Abbruch der aktuellen Anwendung ohne Datensicherung. Dasselbe Ergebnis erreicht man mit der Funktion Abbrechen im Menü Bearbeiten. Mit der Drucktaste Drucken können die Daten des aktuellen Bildschirms gedruckt werden. Mit den beiden Drucktasten Suchen und Weiter suchen löst man eine Datensuche bzw. erweiterte Datensuche nach Daten aus. Bei den nächsten vier Drucktasten handelt es sich von links nach rechts um die Funktionen Erste Seite, Vorige Seite, Nächste Seite und Letzte Seite. Mit der Drucktaste F1-Hilfe kann man sich die Hilfe zu dem Feld anzeigen lassen, in dem der Cursor positioniert ist. Die Anwendungsfunktionsleiste befindet sich unterhalb der Titelleiste. Sie enthält Drucktasten, die einen schnellen Zugriff auf anwendungsspezifische Funktionen bieten. Bildrumpf Für das Release 4.6 des SAP Fensters wurden Layout und Bildelemente wie Gruppenrahmen, Drucktasten und Blätterleisten neu gestaltet. Früher hintereinander gelagerte Bilder sind jetzt von einem Bild aus über Register zu erreichen. Muss-Felder erkennt man an dem Haken im Eingabefeld. Mit der Drucktaste Eingabemöglichkeiten - früher bekannt unter dem Begriff Wertehilfetaste, kann man eine Auswahlliste zulässiger Eingabewerte aufrufen. Systemmeldungen erscheinen in der Statusleiste links unten in Form von zwei Symbolen: Das Kreuz auf rotem Grund signalisiert Fehlermeldungen, der Haken auf grünem Grund sonstige Informationen. Rechts unten befinden sich die Statusfelder. Um die Statusfelder einzublenden, klickt man auf den Pfeil, der nach links zeigt. Sind die Felder eingeblendet, zeigt der Pfeil in die andere Richtung. Mit diesem Pfeil können Sie die Statusfelder auch wieder 6 © 2002 National Education Training Group, Inc. ausblenden. Mit Hilfe der Symboltaste Status-Menü man sich die Funktionstasten zum aktuellen Bild anzeigen lassen. Mit Mausklick irgendwo auf die freie Fläche des Bildrumpfes kann das Statusleistenmenü wieder geschlossen werden. Zugangsoptionen Die Lektion "Zugangsoptionen" erläutert die Menüstrukturen des R/3 Systems sowie verschiedene Zugangsmöglichkeiten zu den Programmfunktionen. Menüstrukturen in Easy Access Das erste Bild nach erfolgter Benutzeranmeldung trägt den Titel SAP Easy Access. Dieses Bild ist standardmäßig zweigeteilt. Rechts befindet sich die Easy Access Grafik mit dem SAP Wellenlogo. Diese Grafik kann durch Rechtsverschiebung der Trennleiste ausgeblendet werden. Links befinden sich die Menüs, die den Zugang zu den Funktionen des R/3 Systems ermöglichen. Es gibt zwei Arten von Menüs: Das SAP Menü ist das umfangreichste, denn es umfasst alle Standardanwendungen des R/3 Systems. Alternativ zum SAP Menü kann ein Benutzermenü zur Verfügung stehen, das vom Systemadministrator angelegt wird. Als Orientierung dient ihm entweder die tägliche Arbeit der Anwender oder er stellt es aus einer Liste von Aktivitätsgruppen zusammen, die standardmäßig im SAP System enthalten sind. Zusätzlich zum SAP Menü oder dem Benutzermenü steht das Menü Favoriten zur Verfügung, das sich die Anwender entsprechend ihren Anforderungen selbst anlegen. Es enthält die Elemente, die am häufigsten benutzt werden. Das können Transaktionen, Dateien und Webadressen sein. Zu tieferen Ebenen innerhalb der Menüs gelangt man durch Mausklick auf die kleinen Pfeile links neben den Ordnersymbolen. Um häufig verwendete Transaktionen per Transaktionscode ins Menü Favoriten zu integrieren, geht man wie folgt vor: Das Menü Favoriten in der Menüleiste öffnen Klick auf Menüpunkt Transaktion einfügen Transaktionscode eingeben im Dialogfenster Manuelle Eingabe einer Transaktion Eingabe bestätigen Die gewünschte Transaktion wird dem Menü Favoriten hinzu gefügt. Programmfunktionen aufrufen Im Fenster SAP Easy Access gibt es vier Möglichkeiten, Programmfunktionen des R/3 Systems auszuführen: Sofern die gewünschte Programmfunktion in das Benutzermenü Favoriten eingefügt wurde, kann die Funktion direkt von dort aus aufgerufen werden. Programmfunktionen können auch über die Baumstruktur des SAP Standardmenüs ausgeführt werden , indem die gewünschte Anwendung soweit vertieft wird, bis man zur Ebene ausführbarer Programme gelangt. Zwei weitere Möglichkeiten bestehen darin, einen Transaktionscode im Befehlsfeld der Systemfunktionsleiste einzugeben und im Menü Bearbeiten, den Menüpunkt Ausführen zu wählen. Allgemeine Einstellungen Änderungen am Erscheinungsbild des Fensters SAP Easy Access werden mit Hilfe des Menüs Zusätze vorgenommen. Dazu geht man wie folgt vor: Menü Zusätze öffnen Klick auf Menüpunkt Einstellungen. Die vier Optionen lauten dann: Favoriten am Ende der Liste anzeigen Kein Menü anzeigen, nur die Favoriten © 2002 National Education Training Group, Inc. 7 Kein Bild anzeigen (damit wird das Wellenlogo ausgeblendet) Technische Namen anzeigen Basis Die Lektion "Basis" soll anhand der Themen Arbeitsplatz, Customizing und Workflow zeigen wie die EnjoySAP-Initiative das Ziel der stärkeren Verzahnung von Arbeitsabläufen und Softwarefunktionen realisiert hat. Arbeitsplatz Der SAP Arbeitsplatz stellt eine Eingangsschnittstelle zum R/3 System dar, die dem Anwender alle Aufgaben anzeigt, die zur Erledigung anstehen. Von hier aus kann man Workflows starten sowie Dokumente und Nachrichten anlegen, bearbeiten und versenden. Der Arbeitsplatz löst das bisherige Mail- und Ablagesystem SAP office einschließlich des integrierten Eingangskorbs ab. Dabei stehen die drei Bildbereiche Mappen, Mappeninhalt und Vorschau zur Verfügung. Um ausgehend vom Bild SAP Easy Access zum SAP Arbeitsplatz zu gelangen, geht man folgendermaßen vor: Klick auf Knoten Büro im SAP Standardmenü Markieren der ausführbaren Funktion Arbeitsplatz Klick auf die markierte Programmfunktion Arbeitsplatz Es erscheint das Bild mit dem Titel Business Workplace. Das Bild Business Workplace hat eine dreigeteilte Struktur. Alle verfügbaren Mappen werden in der Baumstruktur links angezeigt. Der Abschnitt Eingang enthält die gesamte Eingangspost des Anwenders. Der Bildbereich rechts oben zeigt in einer Liste den Inhalt der Mappe Dokumente 2 an. Der Bildbereich darunter ist eine Vorschau auf den Listeneintrag der ersten Zeile. Workflow Überblick Im Zuge der Enjoy-Initiative wurde der Eingangskorb des SAP Business Workflow in den Business Workplace integriert. Diese Schnittstelle erlaubt es, die Workitems parallel zu den Arbeitsinhalten zu strukturieren und sich einen raschen Überblick über Status und anstehende Aufgaben zu verschaffen. Um das Aufgabenmanagement zu erleichtern, werden die Workitems im Workflow-Eingang nicht nur als Gesamtliste, sondern nach fest eingestellten Gruppierungskriterien wie z.B. Aufgaben, Objekttyp oder Ordnungsbegriff angezeigt. Zusätzlich werden im Workflow-Eingang überfällige Einträge, Terminmeldungen und fehlerhafte Einträge angezeigt. Der Workflow-Ausgang, das heißt die Liste mit Workitems, die im Dialog gestartet oder durch ein Ereignis ausgelöst wurden, ist nur noch über den Business Workplace zu erreichen. Zur schnellen Implementierung von Workflow-Prozessen stehen Workflow Muster für fast alle Anwendungen sowie ein grafischer Workflow Editor zur Verfügung. Workflow Log und Workflow Wizards sorgen für schnelle Statusinformationen und individuell angepasste Lösungen. Ein Vorteil des neu gestalteten Aufgabenmanagements besteht darin, dass prozessbezogene Informationen und Aufgabenbeschreibungen angezeigt werden, ohne dass ein Workitem als Programmfunktion ausgeführt werden muss. Drucken aus dem SAP Fenster Mit Hilfe des SAP Ausgabesystems kann man zahlreiche Dokumentarten wie z.B. Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine ausgeben. Als Ausgabegeräte können Drucker oder Faxgeräte verwendet werden. Das SAP System unterscheidet je nach Verwendung drei Dokumenttypen: Bei den SAP Skript-Dokumenten geht es um Formulare, die mit Daten gefüllt werden; in Reportlisten werden Datenbankselektionen und in Business-Grafiken alle Übersichtsgrafiken ausgegeben. Je nach Dokumenttyp wird die Druckausgabe unterschiedlich aufbereitet. Wenn Sie Daten online oder im Hintergrund ausgegeben werden, erstellt das SAP Ausgabesystem zwei Aufträge: Erstens einen Spoolauftrag, der in der Regel 8 © 2002 National Education Training Group, Inc. geräteunabhängige Daten enthält, und einen Ausgabeauftrag, der die Daten an das gewünschte Ausgabegerät sendet. Um im R/3 System einen Spoolauftrag zu veranlassen, geht man wie folgt vor: Den Knoten Logistik im SAP Menü öffnen. Die Menüebene Vertrieb öffnen. In die Ebene Stammdaten verzweigen. Die Ebene Sonstige öffnen. Die ausführbare Programmfunktion Incoterms mit Doppelklick aufrufen. Das Übersichtsbild Incoterms zeigt die Liste aller Incoterms-Forumulare, die für den internationalen Handel benötigt werden. Für diese Liste mit ihren 15 Einträgen soll ein Spoolauftrag veranlasst werden. Auf die Drucken-Drucktaste klicken. Im nächsten Bild zeigt das SAP System die Inhalte an, die beim Auslösen der Druckfunktion ausgegeben werden. Neben der gewünschten Liste wird hier durch einige Angaben der Bezug zur Anwendung und zum Mandanten hergestellt. Nochmals die Druckfunktion auslösen. Im Bild für den Ausgabeauftrag legt man fest, in welcher Form und an welchem Gerät der Druckauftrag ausgegeben werden soll. Ständig benutzte Druckparameter, wie z.B. das Ausgabegerät, können dabei als Standardwerte im Benutzerstamm eingetragen werden. Der Pfad dorthin lautet: System, Benutzervorgaben und Eigene Daten. Auf die Drucktaste Weiter klicken. In der Statuszeile erscheint die Meldung, dass der Spoolauftrag an das gewünschte Ausgabegerät geschickt wurde. Klick auf die Zurück-Drucktaste. Alternativ geht man wie folgt vor: Das Menü Tabellensicht öffnen. Den Menüpunkt Drucken auswählen. Das Menü Liste öffnen. Erneut den Menüpunkt Drucken wählen. Auch auf dem Menüweg gelangt man zu dem Bild, in dem Form und Ausgabeort des Druckauftrages festgelegt werden können. Auf die Drucktaste Weiter klicken. Die Statuszeile meldet wieder den erfolgreich abgeschickten Spoolauftrag. © 2002 National Education Training Group, Inc. 9 Überblick Ziele und Aufgaben der Ergebnisrechnung Eine Grundlage für kompetente Entscheidungen sind stets aktuelle und konsistente Informationen über die Unternehmenssituation. Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung hat dabei die Aufgabe, das Ergebnis des Unternehmens bezogen auf seine Erfolgsquellen aufzubereiten. Einordnung in die Betriebswirtschaft Die zunehmende Komplexität und Dynamik der Wirtschaftsprozesse sind ein Teil des weltweiten Strukturwandels. Um konkurrenzfähig zu bleiben, werden immer umfangreichere Steuerungs- und Koordinationsleistungen erforderlich, die in kürzester Zeit zu erbringen sind. Eine Grundlage für kompetente Entscheidungen sind stets aktuelle und konsistente Informationen über die Unternehmenssituation. Hierzu leistet das Rechnungswesen des SAP R/3 einen wesentlichen Beitrag. Drei Bereiche werden innerhalb des Rechnungswesens unterschieden - das Treasury, die Buchhaltung und das Controlling. Sowohl die Integration der drei Bereiche untereinander wie auch mit der Logistik und dem Personalsystem sorgt für die Bereitstellung umfangreicher zeitnaher Informationen. Dem Rechnungswesen kommt neben der Bereitstellung buchhalterischer Daten in immer stärkerem Maße die Rolle zu, Informationen für strategische Entscheidungen vorzuhalten. Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung hat dabei die Aufgabe, das Ergebnis des Unternehmens bezogen auf seine Erfolgsquellen aufzubereiten. Ziele und Aufgaben der Ergebnisrechnung Zur Beurteilung des unternehmerischen Erfolgs sind Analysen auf der Ebene von Vertriebsstatistiken über Artikel sowie Kunden und die erzielten Erlöse häufig unzureichend. Erforderlich sind flexible Auswertungsinstrumente, die eine freie Definition von Marktsegmenten erlauben und es so ermöglichen, allen firmenspezifischen Auswertungsinteressen gerecht zu werden. Ergebnisobjekte, aus denen sich die Marktsegmente ableiten lassen, können nach unterschiedlichen Merkmalen wie Kunden, Produkten, Absatzgebieten etc. gegliedert werden. Eine beliebige Ausdifferenzierung ist durch die detaillierte Definition der Merkmalswerte möglich. Die Darstellung des Ergebnisbeitrages kann aber ebenso in verdichteter Form erfolgen. Die Resultate der Ergebnisrechnung dienen u.a. als Grundlage für die Preisfindung, Kundenselektion, Mengensteuerung, Absatzwegewahl etc. Betriebswirtschaftliche Verfahren Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung kann nach unterschiedlichen Verfahren durchgeführt werden. Grundsätzlich erfolgt die Ergebnisermittlung durch das Umsatzkostenverfahren. Es kann eine buchhalterische und/oder kalkulatorische Rechnung durchgeführt werden. 10 © 2002 National Education Training Group, Inc. Die kalkulatorische Rechnung dient dem Vertriebscontrolling als schnell verfügbares Analyseinstrument. Die buchhalterische Ergebnisrechnung liefert hingegen ein Ergebnis, welches stets mit der Buchhaltung abstimmbar ist, aber erst deutlich später zur Verfügung steht. Innerhalb der kalkulatorischen Rechnung kann mit verschiedenen Wertansätzen gearbeitet werden. Die Ergebnisse können auf der Basis von kalkulatorischen Kosten offene Rechnung - ermittelt werden, die immer aktuell verfügbar sind. Da zum Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls die tatsächlichen Herstellkosten nicht bekannt sind, werden die kalkulierten Standardherstellkosten für die Berechnung verwendet. Die Ergebnisbewertung nach Istkosten - geschlossene Rechnung - ist in der Regel erst deutlich später möglich, da hierfür die Daten aus dem Periodenabschluß benötigt werden. Weiterhin kann der Wertumfang der Kosten unterschiedlich ermittelt werden. Es kann auf der Basis von Voll- oder Teilkosten gerechnet werden. Innerhalb der Nettoergebnisrechnung kann wiederum ein unterschiedlicher Fixkostenansatz gewählt werden - Fixkostenansatz en bloc oder proportionalisierte Fixkosten. D.h., daß die Fixkosten entweder umsatzunabhängig einem Marktsegment zugeordnet oder proportional zum Umsatz verteilt werden. Einordnung der Ergebnisrechnung im R/3 Die wesentlichen Organisationsstrukturen der Ergebnisrechnung im R/3 System sind der Buchungskreis, der Kostenrechungskreis und der Ergebnisbereich. Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung kann als buchhalterische und kalkulatorische Rechnung durchgeführt werden. Beiden Formen gemeinsam ist der differenzierte Ergebnisausweis nach Marktsegmenten. Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung ist in den integrierten Wertefluß des SAP R/3-Systems eingebunden. Die buchhalterische und kalkulatorische Rechnung erhalten aus gleichen und unterschiedlichen Quellen die benötigten Daten. Organisationsstrukturen Im folgenden sollen die Organisationsstruktur der Firma W&S betrachtet werden. Die drei Werke der Firma W&S gehören zum Buchungskreis 1000. Der Buchungskreis ist dem Kostenrechnungskreis 1000 zugeordnet. Hat ein Unternehmen mehrere Buchungskreise, so können diese zu einem Kostenrechnungskreis zusammengefaßt werden. Der Kostenrechnungskreis ist wiederum dem Ergebnisbereich 1000 zugeordnet, wobei auch wieder mehrere Kostenrechnungskreise einem Ergebnisbereich zugeordnet werden können, wenn eine einheitliche Struktur des Absatzmarktes vorliegt. Die Ergebnisobjekte werden je Ergebnisbereich definiert. Die Firma W&S hat in dem Buchungskreis 1000 eine Verkaufsorganisation. Innerhalb der Verkaufsorganisation sind drei Vertriebswege - Handel, Industrie und Endverbraucher definiert. Die Firma W&S unterscheidet insgesamt zwei Sparten - Kundendienst und Bohrmaschinen. Jedem Vertriebsweg können alle oder nur eine Auswahl der Sparten zugeordnet sein. Kalkulatorische vs. buchhalterische Ergebnisrechnung Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung kann als buchhalterische und kalkulatorische Rechnung durchgeführt werden. Beiden Formen gemeinsam ist der differenzierte Ergebnisausweis nach Marktsegmenten. Die kalkulatorische Rechnung wird zur kurzfristigen Ermittlung der Ergebnisse im Vertriebscontrolling eingesetzt. In die kalkulatorische Ergebnisrechnung können Daten zu zwei Zeitpunkten übernommen werden - zum Zeitpunkt des Auftrages und der Faktura. Die Basis für die Berechnungen bilden z.B. die Auftrags- bzw. die © 2002 National Education Training Group, Inc. 11 Absatzmengen. Die Übernahme zum Zeitpunkt des Auftragseingangs ist insbesondere dann von Interesse, wenn ein langer Zeitraum bis zur Lieferung vergeht. Die Bewertung erfolgt durch kalkulatorische Wertansätze. Es werden Standardherstellkosten, kalkulatorische Kosten und kalkulatorische Erlösschmälerungen angesetzt. Die kalkulatorischen Kosten und Erlösschmälerungen müssen dabei nicht mit den buchhalterischen Werten übereinstimmen. Die Datenübernahme aus den verschiedenen SAP-Modulen erfolgt durch die Zuordnung zu den Wertfeldern des Ergebnisbereiches. So ist auch der Ergebnisbericht der kalkulatorischen Ergebnisrechnung kontenunabhängig nach Wertfeldern gegliedert. Im Gegensatz zur kalkulatorischen Ergebnisrechnung ist die buchhalterische Rechnung stets mit der Finanzbuchhaltung abstimmbar. Die Kosten des Umsatzes und die Erlösschmälerungen werden hier mit dem buchhalterischen Wertansatz übernommen. Die Produktkosten werden zum Zeitpunkt des Warenausgangs übertragen. Der Erlös und die Erlösschmälerungen werden zum Zeitpunkt der Erlösbuchung der Ergebnisrechnung übergeben. Die Möglichkeit der Datenübernahme zum Zeitpunkt des Auftragseingangs besteht somit nicht. Der Ergebnisbericht ist nach Kosten- und Erlösarten gegliedert. Wertefluß Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung ist in den integrierten Wertefluß des SAP R/3-Systems eingebunden. Die buchhalterische und kalkulatorische Rechnung erhalten aus gleichen und unterschiedlichen Quellen die benötigten Daten. Bei der Datenübermittlung durch das Vertriebssystem (SD) wird über den Buchungskreis und den Kostenrechnungskreis der zugehörige Ergebnisbereich gemittelt. Für jede Auftrags- bzw. Fakturaposition wird ein Einzelposten in der Ergebnisrechnung erzeugt und mit allen Merkmalen, die in der Ergebnisrechnung definiert und im Auftrag enthalten sind, übergeben. Analog wird in der buchhalterischen Rechnung je Position und Kosten- bzw. Erlösart ein Einzelposten übertragen. Die Bewertung der Herstellkosten im Rahmen der kalkulatorischen Rechnung kann beispielsweise durch die Erzeungniskalkulation erfolgen. Die Bewertung entfällt bei der buchhalterischen Rechnung. Die Produktkosten werden zum Zeitpunkt des Warenausgangs übertragen. Aus dem Modul Produktionsplanung (PP) erfolgt die Übermittlung der Daten zu den Abweichungen, die innerhalb der Produktion aufgetreten sind. Bei beiden Berechnungsformen kann die direkte Kontierung aus der Finanzbuchhaltung genutzt werden, wenn weitere Kosten im Zusammenhang mit einem Vorgang angefallen sind. Gemeinkosten können ebenfalls übertragen werden. Im Rahmen der Einzelkostenrechnung kann aber auch darauf verzichtet werden. Damit ergibt sich, daß die Ergebnisrechnung insbesondere mit den Modulen des Vertriebs und der Kalkulation einen hohen Integrationsgrad aufweist. Planung und Recherche Wesentliche Bestandteile der Planung und Recherche der Ergebnisrechnung sind die Planungsintegration, Planungsszenarien, Planungslayout und das Berichtswesen. Planungsintegration Der unternehmerische Erfolg ist auch wesentlich von der Planung, z.B. in Form einer Jahresplanung bzw. rollierende Planung abhängig. Die Absatz- und Ergebnisplanung setzt zunächst die Erzeugung von Planzahlen voraus. Es besteht z.B. die Möglichkeit Planzahlen durch Kopiervorgänge aus Ist- oder anderen Plandaten zu erzeugen. Des 12 © 2002 National Education Training Group, Inc. weiteren können auch Prognoseverfahren - wie der gleitende Durchschnitt, Trendoder Saisonverfahren auf Referenzdaten angewendet werden. Aus der Absatzplanung resultieren die entsprechenden Konsequenzen für die Planung in der Produktion. Die geplanten Absatzmengen werden mit den im Vertriebssystem hinterlegten Werten zu kalkulierten Erlösen etc. bewertet. Weiterhin erfolgt die Bewertung anhand der Plankalkulation der Produktkostenrechnung. Auch die geplanten Kosten aus dem Gemeinkostencontrolling werden bei der Ergebnisplanung berücksichtigt. Planungsszenarien CO-PA bietet zwei Strategien -Top-down und Bottom-up -, die für den Planungsvorgang in Kombination genutzt werden können. Die Planung kann auf einer beliebigen Planungsebene (Ergebnisobjekt) beginnen. Sind die Planungen abgeschlossen werden die Ergebnisse Top-Down auf die tieferen Ebenen verteilt. So kann die Geschäftsleitung die Planung für Einzelartikel zunächst auf der Ebene einer speziellen Kundengruppe durchführen. Im Anschluß werden die geplanten Absatzmengen dann auf die Einzelkunden der Kundengruppe verteilt. Die Verteilung auf die jeweils tieferen Planungsebene erfolgt nicht automatisch - sie muß explizit angestoßen werden. Die Verteilung basiert z.B. auf den Ist-Mengen oder Ist-Umsätzen der Einzelkunden. Die geplanten Absatzmengen für die Einzelkunden können nun verändert werden. Diese Veränderungen wirken sich sofort auf alle betroffenen höheren Planungsebenen aus. Im Beispiel werden also u.a. die Planmengen der zugehörigen Kundengruppe und in der Folge aller Kunden modifiziert. Das System bietet die Möglichkeit der Planstrukturprüfung, die feststellt, ob die Plandaten für verschiedene Ergebnisobjekte einer vordefinierten Planstruktur entsprechen. Der in der kalkulatorischen Ergebnisrechnung erstellte Absatzplan kann an die Produktionsplanung (SOP) übergeben werden. Planungslayouts Zur Durchführung der Planungsarbeiten müssen an den firmenspezifischen Anforderungen orientierte Planungslayouts erstellt werden. Die Planungslayouts dienen dazu, eine auf die jeweilige Anwendergruppe zugeschnittene Erfassungsmaske zur Verfügung stellen zu können. Im Kopfbereich des Layouts werden allgemeine Selektionskriterien festgelegt, wie Angaben zum Kostenrechnungskreis, Werk und Vertriebsweg. In den Schlüsselspalten werden die Merkmale eingetragen, die beplant werden sollen. Für die Durchführung der Planung des Artikelabsatzes je Kundengruppe werden die Merkmale Kundengruppe und Artikel benötigt. Der Wertspaltenbereich enthält dann die Wertfelder, die in der Planung festgelegt werden sollen - wie z.B. die Absatzmenge und den Erlös. Vorgesehen sind auch Attributspalten, die z.B. die Mengeneinheit Stück oder die Währung anzeigen. Auch können Formeln ausgewiesen werden. Denkbar ist z.B. ein Feld, welches die Differenz zu den Planwerten des Vorjahres anzeigt. Berichtswesen Für die Erzeugung von Berichten stehen zwei Verfahren zur Verfügung - Ad-hoc- und Standardberichte. Ad-hoc Analysen werden außerhalb des standardisierten Berichtswesens verwendet, wenn z.B. für bestimmte Kundengruppen Besonderheiten aufgefallen sind. Von den Übersichten kann zu den zugrunde liegenden Detail-Daten wie der Kundenrechnung und dem Kundenauftrag verzweigt werden. © 2002 National Education Training Group, Inc. 13 Neben den Ad-hoc Berichten werden für das Standard-Reporting Berichtsformulare erstellt. Berichtsformulare lassen sich z.B. für die Deckungsbeitragsanalyse erstellen, die eine wesentliche Aufgabe innerhalb der Ergebnisrechnung darstellt. So lassen sich die Erfolgsbeiträge bestimmter Artikel und Kunden darstellen. Die Berichtsdaten können auch nach Word oder in eine Datei exportiert oder per E-Mail zu verschickt werden. Das Informationssystem erlaubt es auch, Merkmale nach bestimmten Kriterien auszuwerten und im Bericht kenntlich zu machen. So kann geprüft werden, welche Artikel die Anforderungen an den prozentualen Deckungsbeitrag erfüllen. Weiterhin besteht die Möglichkeit, die Berichtsinformationen grafisch aufzubereiten. Zum Beispiel kann eine Artikel-Hitliste in Form einer Portfolio-Grafik dargestellt werden. Grunddaten des Ergebnisbereiches Definition für die Ergebnisrechnung Die Einheit demonstriert welche Grunddaten für die Arbeit mit der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung verwendet werden. In der ersten Lektion werden die Voreinstellungen auf der Ebene der Merkmale und Wertfelder besprochen. Merkmale Zunächst werden die Merkmale betrachtet. Sollen beispielsweise die Ergebnisse anhand unterschiedlicher Kundengruppen oder Motorentypen verglichen werden, so müssen diese im Customizing als Merkmale festgelegt worden sein. Über das Menü Werkzeuge, den Menüpunkt Business Engineer und Customizing wird zunächst zum Customizingleitfaden verzweigt. Der weitere Weg führt über das Controlling sowie die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung zum Ordner Strukturen. Im nächsten Schritt wird der Ordner Ergebnisbereich definieren und schließlich der Bildschirm Merkmale pflegen geöffnet. Im Einstiegsbildschirm muß festgelegt werden für welchen Ergebnisbereich - hier 1000 - die Merkmale betrachtet werden sollen. Über die Drucktaste Anzeige wird die Anzeige der Merkmale aufgerufen. Das System zeigt eine Liste mit Merkmalen, die in die Ergebnisrechnung des Ergebnisbereiches 1000 eingehen. Weitere Merkmale - wie Kundenauftrag oder Buchungskreis - die das System immer berücksichtigt, sind in dieser Liste nicht aufgeführt. In der ersten Spalte ist die Merkmalskennung ausgewiesen. Merkmale, die mit den Buchstaben WW beginnen, sind selbst definierte Merkmale - also keine, die durch das System vorgegeben werden. In diesem Fall hat die Firma W&S ergänzend den Motorentyp der Bohrmaschinen (WWTYP) als Merkmal definiert. Die letzten zwei Spalten weisen ggf. die Herkunftstabelle und das Herkunftsfeld der Merkmale aus. Auf 14 © 2002 National Education Training Group, Inc. diesem Weg lassen sich z.B. die Informationen über die Kundengruppe aus den Kundenstammdaten entnehmen. Wertfelder Im nächsten Schritt werden nun die Wertfelder betrachtet, die in die kalkulatorische Ergebnisrechnung eingehen und nur für diese benötigt werden. Sie ermöglichen dem System eine von der Kontenform losgelöste Ergebnisdarstellung. Ausgehend vom Customizingleitfaden führt der Weg über die Ordner Controlling, Ergebnis- und Marktsegmentrechnung, Strukturen sowie Ergebnisbereich definieren zum Wertfelder pflegen. Wie schon bei den Merkmalen sollen auch hier nur die Wertfelder vom Ergebnisbereich 1000 betrachtet werden. Das System zeigt die Liste der Wertfelder, anhand derer sich die fixen und variablen Kosten gliedern lassen. Ausgewiesen werden können entweder Beträge oder Mengen. Ein Mengenfeld ist hier die Absatzmenge (ABSMG) - alle übrigen Wertfelder weisen Beträge aus. Die Firma W&S hat sich gemäß ihrer Bedürfnisse noch weitere Wertfelder definiert. Die neu definierten Wertfelder sind an den Anfangsbuchstaben VV zu erkennen. Zusätzlich zur Absatzmenge wurde noch das Mengenfeld Auftragsmenge (VVAMG) aufgenommen. Somit ist die Voraussetzung geschaffen für eine Bewertung zum Zeitpunkt des Auftragseingangs anhand der Auftragsmenge. Die Auftragsmenge zum Zeitpunkt Auftragseingang und die Fakturamenge zum Zeitpunkt Rechnung können getrennt ausgewertet werden. Ergebnisobjekte Im nächsten Schritt wird nun gezeigt, wie die Firma W&S auf der Basis der Merkmale und Wertfelder ihre Ergebnisobjekte definiert hat. Ausgehend vom Customizingleitfaden führt der Weg über die Ordner Controlling, Ergebnis- und Marktsegmentrechnung, Strukturen sowie Ergebnisbereich definieren zum Ergebnisbereich pflegen. Für den Ergebnisbereich 1000 sollen die Datenstrukturen betrachtet werden. Es ist eine kalkulatorische und buchhalterische Ergebnisrechnung vorgesehen. Das Merkmalsbild zeigt die Verwendung der Merkmale innerhalb der Datenstruktur. Status aktiv zeigt an, daß die Ergebnisrechnung der Firma W&S komplett eingerichtet ist. Abschließend werden die Übersichten betrachtet, die zeigen, welche Merkmale für die Auswertung vorgehalten werden und mit den definierten Wertfeldern die Ergebnisobjekte bilden. Ausgehend vom Customizingleitfaden führt der Weg diesmal über die Ordner Controlling, Ergebnis- und Marktsegmentrechnung und Strukturen zu Merkmalsverwendung der Ergebnisrechnung vorgeben. Die Übersicht Merkmalverwendung ermöglicht die Auswahl unterschiedlicher Merkmale für die kalkulatorische und buchhalterische Ergebnisrechnung. Die Firma W&S macht von der Differenzierungsmöglichkeit keinen Gebrauch. Sowohl die Kundengruppe wie auch der einzelne Kunde werden als ein mögliches Merkmal eines Ergebnisobjektes vorgehalten. Das von der Firma W&S selbst definierte Merkmal Motorentyp ist natürlich ebenfalls ausgewählt. Einstellung des Ergebnisbereiches Diese Lektion bespricht, die Verwendung der Merkmale und Wertfelder, die Möglichkeiten der Merkmalsableitung und die Festlegung unterschiedlicher Bewertungsstrategien. © 2002 National Education Training Group, Inc. 15 Merkmalswerte Der Detailliertheitsgrad, der bei der späteren Ergebnisauswertung erreicht werden kann, hängt von den definierten Merkmalen und deren Merkmalswerten ab. Der größte Detaillierheitsgrad ist erreicht, wenn man sich auf der Ebene der Merkmalswerte befindet. Um sich die definierten Merkmalswerte anzeigen zu lassen, wird ausgehend vom Customizingleitfaden über die Ordner Controlling, Ergebnis- und Marktsegmentrechnung, Stammdaten sowie Merkmalswerte zum Merkmalswerte pflegen verzweigt. Das System zeigt eine Zusammenstellung der Merkmale, deren Ausprägungen jetzt bearbeitet werden könnten. Dies ist nur für die selbst definierten Merkmale notwendig, da für die anderen - wie das Merkmal Land - die möglichen Ausprägungen schon an anderer Stelle festgelegt wurden. Das Merkmal Motorentyp wird ausgewählt und über die Drucktaste Auswählen die Anzeige aufgerufen. Das System zeigt die Liste mit den drei Motorentypen M1-M3, die bisher unterschieden werden. Würde die Firma W&S einen weiteren Typ für ihre Bohrmaschinen einsetzten, so müßte diese Liste erweitert werden. Merkmalsableitungen Merkmale aus den Kunden- und Artikelstammdaten werden der Ergebnisrechnung automatisch übergeben. Dieses gilt jedoch nicht für Merkmale, die z.B. zum Zeitpunkt der Datenübergabe nicht verfügbar sind oder für selbst definierte Merkmale - wie hier der Motorentyp. Die Werte für diese Merkmale müssen anhand von Regeln aus den verfügbaren Merkmalen abgeleitet oder manuell zugeordnet werden. Um die hinterlegten Ableitungen zu betrachten, wird ausgehend vom Customizingleitfaden über die Ordner Controlling, Ergebnis- und Marktsegmentrechnung, Stammdaten sowie Merkmalswerte zur Merkmalsableitung verzweigt. Es ist lediglich die Ableitungsregel für den Motorentyp vorhanden. Der Liste zu den Quelldaten ist zu entnehmen, daß nur das Merkmal Produkthierarchie zur Ableitung benötigt wird. Regeleinträge pflegen wird aufgerufen. Das System zeigt den Bildschirm Merkmalsableitung: Regeleinträge anzeigen. In den ersten Spalten sind die Nummern und Bezeichnungen der vier möglichen Merkmalswerte des Merkmals Produkthierarchie zu sehen. Gehört nun ein Artikel der Produkthierarchieausprägung HBM - Handbohrmaschine - an, so folgt daraus, daß in die Bohrmaschine der Motortyp M1 eingebaut wurde. Artikeln der Produkthierarchieausprägung Erdkern- oder Industriebohrmaschine ist der Motorentyp M3 zuzuordnen. In der Spalte gütig ab kann festgelegt werden, ab welchem Datum die Regel Gültigkeit hat. Die Markierung der Spalte gelöscht bewirkt, daß sich das Datum auf den Zeitpunkt bezieht, ab dem die Zuordnung ungültig ist. Vorgangsarten Jedem Datensatz, der an die Ergebnisrechnung übergeben wird, ist ein Vorgang zu geordnet. Der Vorgang beschreibt das Ereignis, welches zu den Daten geführt hat - so z.B. eine Auftragserfassung. Um die möglichen Vorgangsarten aufzurufen, wird ausgehend vom Customizingleitfaden über die Ordner Controlling, Ergebnis- und Marktsegmentrechnung, Werkzeuge, Datentransfer zwischen CO-PA u. a. Systemen zu Vorgangsarten definieren verzweigt. Das System zeigt die Übersicht der Standard-Vorgangsarten. Darüber hinaus lassen sind auch eigene Definitionen möglich. Dem Eingang eines Kundenauftrags wird die Vorgangsart A zugeordnet. Die Vorgangsart B wird automatisch zugeordnet, wenn es sich um eine Direktkontierung der Buchhaltung handelt, die ggf. zusätzliche Kosten, 16 © 2002 National Education Training Group, Inc. die im Rahmen des Verkaufs angefallen sind, erfaßt hat. Fakturadaten wird die Vorgangsart F zugeordnet. Bewertungsstrategien Bewertungsstrategien definieren ob und wie die Bewertung des Umsatzes vorgenommen wird, z.B. mit dem kalkulatorischen Skonto und den Herstellkosten. Bewertungsstrategien legen fest, auf welchen Basisdaten die Bewertung des Umsatzes durchgeführt wird. Um sich die hinterlegten Bewertungsstrategien anzusehen, wird ausgehend vom Customizingleitfaden über die Ordner Controlling, Ergebnis- und Marktsegmentrechnung, Stammdaten, Bewertung, Bewertungsstrategien zu Bewertungsstrategien definieren verzweigt. Im System sind zwei Bewertungsstrategien definiert, die beide die Bewertung der Umsätze über die Erzeugniskalkulation durchführen. Die Strategie 001 bewirkt, daß die Bewertung zum Zeitpunkt der Fakturierung durchgeführt wird auf der Basis der tatsächlich in Rechnung gestellten Mengen. Die Strategie 002 führt die gleiche Bewertung durch jedoch bereits zum Zeitpunkt des Auftragseingangs mit den zu diesem Zeitpunkt gültigen Auftragsmengen. Die Strategie 001 wird markiert und die Detailübersicht aufgerufen. Die Detailübersicht zeigt, daß die Strategie die Erzeugniskalkulation verwendet. In der Spalte Mengenfeld ist angegeben, welche Menge zur Bewertung mit der Kalkulation herangezogen wird. Verfügbar sind alle Wertfelder, die als Mengenfelder definiert wurden - hier die Absatz- oder Auftragsmenge. Da diese Bewertungsstrategie für den Zeitpunkt der Faktura genutzt werden soll, muß als Bezug die Absatzmenge gewählt werden. Entsprechend wurde für die Strategie 002 an dieser Stelle das Mengenfeld Auftragsmenge gewählt. Alternativ könnte auch die Bewertung über ein Kalkulationsschema erfolgen. Bewertungsstrategie zuordnen Um sich anzusehen, wie die Bewertungsstrategien den verschiedenen Ereignissen zugeordnet worden sind, wird ausgehend vom Customizingleitfaden über die Ordner Controlling, Ergebnis- und Marktsegmentrechnung, Stammdaten, Bewertung, Bewertungsstrategien zum Bewertungsstrategien zuordnen verzweigt. In der ersten Spalte sind die Bewertungszeitpunkte eingetragen. 01 bezeichnet das Ereignis der vorgangsbezogenen Istdatenübernahme, also die Übergabe an die Ergebnisrechnung beim Erfassen eines Auftrages oder dem Buchen einer Rechnung. 02 kennzeichnet das Ereignis der Nachbewertung, die z.B. nach einer Veränderung in den Merkmalsdefinitionen oder in der Kalkulationsgrundlage erforderlich ist. 03 und 04 beziehen sich auf die Planungssituationen, in denen Absatzmengen und Erlöse im Dialog verändert bzw. die Gesamtplanung durchgeführt wird. Die Zuordnung der Strategien erfolgte für jeden Zeitpunkt nach dem gleichen Muster. Je Zeitpunkt wird zwischen zwei Vorgängen unterschieden - dem Auftragseingang und der Faktura. Dem Vorgang Auftragseingang wird die Bewertungsstrategie 002 zugewiesen - die Strategie, welche auf der Basis der Auftragsmenge die Herstellkosten ermittelt. Analog wird dem Vorgang Faktura die Strategie 001 zugeordnet, die die Absatzmenge zur Grundlage der Berechnungen macht. Für die Bewertungszeitpunkte, die sich auf die Planung beziehen, ist noch die Planversion 0 hinterlegt. Abschließend soll betrachtet werden, welche Erzeugniskalkulationsvariante bei der Bewertung verwendet wird. Es wird ausgehend vom Customizingleitfaden über die Ordner Controlling, Ergebnis- und Marktsegmentrechnung, Stammdaten, Bewertung, Erzeugniskalkulation zum Zugriff auf die Erzeugniskalkulation verzweigt. Die Kosten des Umsatzes werden mit der Bewertungsvariante PPC1 ermittelt. PPC1 bezeichnet eine Kalkulation, die einmal jährlich durchgeführt wird und den handelsrechtlichen Bewertungspreis des Materials ermittelt. Neben PPC1 stehen auch noch weitere Varianten zur Verfügung, die z.B. für eine aktuelle Kalkulation auf der © 2002 National Education Training Group, Inc. 17 Basis der aktuellen Stücklisten und Arbeitspläne verwendet werden. Durch den Eintrag 1 in der Spalte Kalkulationsversion wird festgelegt, daß bei der Erzeugniskalkulation die Werte berücksichtigt werden, die zu dem aktuell gültigen Bewertungspreis geführt haben. Zuordnung von Wertfeldern In der kalkulatorischen Ergebnisrechnung werden die Auswertungen auf der Basis der Wertfelder vorgenommen. Damit die Wertfelder bei der Datenübergabe mit Werten versorgt werden, muß eine Zuordnung der Konten zu den Wertfeldern vorgenommen werden. Ausgehend vom Customizingleitfaden über die Ordner Controlling, Ergebnisund Marktsegmentrechnung, Stammdaten, Bewertung, Erzeugniskalkulation zum Wertfelder zuordnen verzweigt. Im Dialogfenster ist der Ergebnisbereich (1000) und das Elementschema festzulegen. Das Elementschema 01 wird von der Produktkostenrechnung verwendet und faßt bestimmte Kostenarten in Kalkulationselementen zusammen. Die Zuordnung von Kalkulationselementen zu Wertfeldern wird aufgerufen. Aufgelistet sind die Kalkulationselemente und ihre Zuordnung zu den Wertfeldern der Ergebnisrechnung. Sollen in der Ergebnisrechnung fixe und variable Kosten getrennt ausgewiesen werden, müssen zwei Kalkulationselemente definiert werden. Das Fix-Variabel-Kennzeichen gibt dann an, ob es sich um fixe oder variable Kosten handelt. Entsprechend wird einmal das Wertfeld für fixe und einmal das Wertfeld für variable Fertigungskosten zugewiesen. Das Kennzeichen 3 haben Kalkulationselemente wie Rohstoffe, die nicht getrennt nach fixen und variablen Bestandteilen ausgewiesen werden sollen. Die weiteren Spalten werden benötigt, wenn für die Bewertung mehr als eine Kalkulationsvariante verwendet wird. Abschließend soll die Zuordnung zu Wertfelder aus der Sicht des Vertriebs betrachtet werden. Ausgehend vom Customizingleitfaden über die Ordner Controlling, Ergebnisund Marktsegmentrechnung, Wertflüsse im Ist, Fakturaübernahme und Wertfelder zuordnen verzweigt. Das System zeigt eine Liste der Konditionsarten, die in den Vertriebsbelegen verwendet werden. Den Konditionsarten wurden Wertfelder zugeordnet, z.B. der Konditionsart Preis das Wertfeld Erlös. Gestaltung von Planungslayouts Um unterschiedliche Planungen vornehmen zu können, müssen verschiedene Planungslayouts definiert werden. Ausgehend vom Customizingleitfaden über die Ordner Controlling, Ergebnis- und Marktsegmentrechnung, Planung, Manuelle Planung und Planungslayout definieren verzweigt. Im Dialogfenster Aktion auswählen wird die Erstellung eines neuen Planungslayouts ausgewählt. Im ersten Schritt wird die Layoutkennung und -bezeichnung festgelegt. Existiert bereits ein Layout, welches lediglich geringfügig modifiziert werden muß, kann dieses als Vorlage verwendet und unter einem anderen Namen gespeichert werden. Über die Drucktaste Grundbild wird der Layout-Bildschirm aufgerufen. Die Merkmale, die im Layout berücksichtigt werden sollen, werden über eine Reihe von Dialogfenstern ausgewählt. Zunächst ist das Merkmal auszuwählen - hier das Merkmal Artikel. Im nächsten Dialogfenster kann festgelegt werden, welche Merkmalswerte im Layout erscheinen. Es können ein oder mehrere Intervalle oder einzelne Artikel festgelegt werden. Hier wird festgelegt, daß der Nutzer beim späteren Aufruf das gewünschte Artikelnummernintervall eingeben muß. Als Platzhalter für die Intervalluntergrenze ist $1 und für die Obergrenze $2 über die Funktion Variable an/aus eingetragen. Im nächsten Dialogfenster könnten die vorgeschlagenen Texte geändert werden. Im folgenden Fenster muß entschieden werden, in welcher Form das Merkmal ausgewiesen werden soll. In diesem Fall soll nur das Merkmal selber also die Artikelnummer - angezeigt werden. Im letzten Dialogfenster kann die Länge des Merkmalsfeldes festgelegt werden. Das System schlägt die maximale Artikelnummernlänge (18) vor. Damit sind die Angaben zum ersten Merkmal komplett. 18 © 2002 National Education Training Group, Inc. Um ein weitere Merkmale hinzuzufügen, kann über das Menü Bearbeiten und den Menüpunkt Spalten sowie Neue Schlüsselspalten verzweigt werden. Nachdem das Merkmal Kundengruppe ergänzt wurde, sollen nun die Merkmale sortiert werden. Hierzu wird über das Menü Bearbeiten, den Menüpunkt Spalten und Schlüsselspalten sortieren verzweigt. Im Dialogfenster werden alle Merkmale, die im Layout berücksichtigt wurden, angezeigt. Die Nummern legen die Spaltenzuordnung fest. Nach der Änderung wird nun der Artikel in der Spalte 1 und die Kundengruppe in Spalte 2 ausgewiesen. Nachdem die Merkmale festgelegt sind, sollen jetzt die Wertfelder ergänzt werden. Hierzu wird ein Doppelklick auf Spalte 1 ausgeführt. Im Dialogfenster wird das Wertfeld - hier die Absatzmenge - ausgewählt. Im nächsten Dialogfenstern sind keine Änderungen erforderlich. Im letzten Dialogfenster muß noch festgelegt werden, welche Werte in der Spalte Absatzmenge ausgewiesen werden sollen. In diesem Fall soll das Wertfeld selber angezeigt werden. Alternativ könnte auch eine Formel oder ein Attribut gewählt werden. Abschließend sollen die Voreinstellungen für die übrigen nicht in dem Layout angezeigten Merkmale hinterlegt werden. Hierzu wird über das Menü Bearbeiten, die Menüpunkte Allgemeine Selektionen und Anzeigen/ändern verzweigt. Alle Merkmale, die später bei der Erstellung der Planung berücksichtigt werden sollen, müssen jetzt im Dialogfenster markiert werden. Im nächsten Schritt müssen für die soeben ausgewählten Merkmale nun die gewünschten Werte festgelegt werden. Eingetragen wurden hier feste Werte - wie das 1000 für das Werk - oder Variablen - wie $1 bis $2 für die Produkthierarchie. Damit sind die Eingaben zur Spezifikation dieses Layout abgeschlossen. © 2002 National Education Training Group, Inc. 19 Glossar Ankreuzfeld Ankreuzfelder sind grafische Bedienelemente, mit denen aus einer Liste von Feldern beliebig viele Elemente ausgewählt werden können. Bewertungsstrategie Bewertungsstrategien definieren ob und wie die Bewertung des Umsatzes vorgenommen wird, z.B. mit dem kalkulatorischen Skonto und den Herstellkosten. Bewertungsstrategien legen fest, auf welchen Basisdaten die Bewertung des Umsatzes durchgeführt wird. Bewertungsvariante Schlüssel, der festlegt, welche Preise selektiert werden, um das Mengengerüst der Erzeugniskalkulation zu bewerten. Über die Bewertungsvariante legen Sie fest, welche Preise zur Bewertung der Einsatzmaterialien verwendet werden welche Tarife zur Bewertung der Eigenleistungen verwendet werden welche Planversion in der Kostenstellenrechnung verwendet wird welche Preise zur Bewertung der Fremdbearbeitung einer Baugruppe bzw. eines Vorgangs verwendet werden welches Kalkulationsschema zur Ermittlung der Gemeinkostenzuschläge verwendet wird Bottom-Up Planung Von einer Bottom-up Planung wird gesprochen, wenn Planungsdaten auf einer niedrigen Aggregrationsebene verändert werden und in der Folge die Planungswerte für alle übergeordneten Ebenen automatisch angepaßt werden. Dialogfenster Ein Dialogfenster ist ein Fenster, das von einem Primärfenster aus aufgerufen und auf diesem eingeblendet wird. Es ist dem Primärfenster untergeordnet und dient zur Unterstützung der Haupthandlung, die im Primärfenster stattfindet. 20 © 2002 National Education Training Group, Inc. Drucktasten Drucktasten sind grafisches Bedienelemente, auf denen ein Einfachklick mit der Maus die Funktion ausführt, die mit dieser Taste verbunden ist. Sie lassen sich im R/3-System jedoch nicht nur mit der Maus, sondern auch über die Tastatur auslösen. Dazu wird der Tastencursor auf die betreffende Taste gesetzt und die ENTER-Taste oder ENTER-Drucktaste ausgelöst. Drucktasten können Text oder grafische Symbole enthalten. Echtlauf In einem Echtlauf werden die ermittelten Werte der durchgeführten Verarbeitung gleichzeitig gebucht. Ergebnisbereich Als eine Ergebnisbereich wird der Teil des Unternehmens betrachtet, für den eine einheitliche Segmentierung des Absatzmarktes vorliegt. Mehrere Kostenrechnungskreise können in einem Ergebnisbereich zusammengefaßt werden. Ergebnisobjekt Der Begriff Ergebnisobjekt ist ein Begriff der Ergebnisrechnung. Ein Ergebnisobjekt wird gebildet durch die Kombination von Merkmalwerten, z.B. aller Merkmalswerte der Merkmale Kundengruppe und Artikel. Integration Mit Integration ist gemeint, daß alle Daten und damit auch alle Änderungen und Ergänzungen allen Anwendungen zur Verfügung stehen. Alle Anwender aus den verschiedenen Unternehmensbereichen und Organisationseinheiten arbeiten mit einem gemeinsamen und immer aktuellen Datenbestand. Alle Anwendungen haben ein einheitliches Erscheinungsbild und werden nach denselben Regeln bedient. Kalkulationselement Kostenarten werden in Kalkulationselementen zusammengefaßt, die ihrerseits Wertfeldern zugeordnet werden. Bei dieser Zuordnung können fixe und variable Kostenbestandteile eines Kalkulationselements verschiedenen Wertfeldern zugeordnet werden. Kalkulationsschema Es enthält die Steuerungsdaten zur Durchführung einer Zuschlagskalkulation. Komponenten des Kalkulationsschemas sind die Berechnungsbasis, der Zuschlag und die Entlastung. Der Schlüssel für © 2002 National Education Training Group, Inc. 21 das Kalkulationsschema wird in dem Objekt hinterlegt, für das die Zuschläge gerechnet werden sollen. Kostenrechnungskreis Der Kostenrechnungskreis ist das oberste Organisationselement zur Abbildung des Controlling innerhalb eines Unternehmens. Für den Kostenrechnungskreis kann eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden. Menüleiste Die Menüleiste befindet sich direkt unter der Titelleiste oberhalb der Symbolleiste des Fensters. Die Auswahl eines Menüleisteneintrags bewirkt das Öffnen des zugeordneten Aktionsmenüs unterhalb des Eintrags. Es können in einer Menüleiste bis zu 6 Aktionsmenüs gepflegt. Das System fügt dann die beiden Menüs System und Hilfe automatisch hinzu. Merkmal Die Merkmale der Ergebnisrechnung sind die Kriterien, nach denen ein differenzierter Ergebnisnachweis und Planung möglich ist, wie Kunde, Kundengruppe, Artikel, etc. Merkmalswert Merkmalswerte sind die Ausprägungen, die für ein bestimmtes Merkmal unterschieden werden, z.B. die Motorentypen M1-M3 für das Merkmal Motorentyp. Merkmalsableitung Können Merkmale aus anderen Merkmalen durch Zuordnungen, logische und/oder arthimetische Vorschriften erzeugt werden, so spricht man von Merkmalsableitungen. Mußfeld Eingabe, die erwartet wird und ohne die das Bildschirmbild nicht verlassen werden kann. Die Mußeingabe wird gekennzeichnet durch ein Fragezeichen. Planungslayout Ein Planungslayout ist ein vorgefertigtes Formular, welches für die Planungsarbeiten wiederholt verwendet werden kann. Im Layout wird z.B. festgelegt, welche Merkmale und welche Wertfelder im Layout erscheinen sollen. Es können je nach firmenspezifischen Anforderungen mehrere Planunslayouts existieren. R/3 System Aktueller Release-Stand des SAP-Systems. 22 © 2002 National Education Training Group, Inc. Statusleiste Die Statusleiste ist die unterste Zeile eines R/3-Fensters. In der Statusleiste werden Systemmeldungen und Fehlermeldungen ausgegeben. Symbolleiste Die Symbolleiste befindet sich unterhalb der Menüleiste und erstreckt sich über die gesamte Breite des Fensters. Sie enthält Funktionen mit vordefinierten Funktionstasten (z.B. OK/Weiter, Sichern, Beenden, Zurück, Abbrechen, Eingabemöglichkeiten und Hilfe). Symbolleisten Die Symbolleiste befindet sich unterhalb der Menüleiste und erstreckt sich über die gesamte Breite des Fensters. Sie enthält Funktionen mit vordefinierten Funktionstasten (z.B. OK/Weiter, Sichern, Beenden, Zurück, Abbrechen, Eingabemöglichkeiten und Hilfe). Testlauf Simulation einer Verarbeitung, um die ermittelten Werte vor dem Echtlauf zu prüfen, z. B. bei einer Zuschlagsberechnung oder bei einer Auftragsabrechnung. Top-Down Planung Unter Top-down Planung versteht man die Verteilung von Planwerten einer höheren Hierarchiebene auf die betroffenen niedrigeren Ebenen, z.B. wenn die Planung für eine Kundegruppe durchgeführt wurde und anschließend die modifizierten Planungswerte auf die Einzelkunden der Kundegruppe verteilt werden. Variable Platzhalter, der dazu dient, Daten unter einem bestimmten Namen in einem bestimmten Format zu speichern und anzusprechen. Variablen Platzhalter, der dazu dient, Daten unter einem bestimmten Namen in einem bestimmten Format zu speichern und anzusprechen. Vorgangsart Jedem Datensatz, der an die Ergebnisrechnung übergeben wird, ist ein Vorgang zu geordnet. Der Vorgang beschreibt das Ereignis, welches zu den Daten geführt hat - so z.B. eine Auftragserfassung (A) oder die Faktura (F). Wertfeld Wertfelder werden nur für die kalkulatorische Ergebnisrechnung benötigt. Sie ermöglichen dem System eine von der Kontenform © 2002 National Education Training Group, Inc. 23 losgelöste Ergebnisdarstellung, wobei Mengen- und Betragsfelder unterschieden werden (z.B. Absatzmenge, fixe Fertigungskosten). 24 © 2002 National Education Training Group, Inc.
