Ablaufbeschreibung
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EHP3 for SAP ERP 6.0 September 2008 Deutsch Beschaffung von Fremdleistungen (904) Ablaufbeschreibung SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Deutschland SAP Best Practices Beschaffung von Fremdleistungen: BPD Copyright © Copyright 2008 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Microsoft, Windows, Outlook, Excel und PowerPoint sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IIBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, S/390, AS/400, OS/390, OS/400, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z9, z/OS, AFP, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli, Informix, i5/OS, POWER, POWER5, POWER5+, OpenPower und PowerPC sind Marken oder eingetragene Marken der IBM Corporation Adobe, das Adobe Logo, Acrobat, PostScript und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Inc. in den USA und/oder anderen Ländern. Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1, und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, und MultiWin sind Marken oder eingetragene Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML und W3C sind Marken oder eingetragene Marken des W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JavaScript ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. MaxDB ist eine Marke von MySQL AB, Schweden. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver und weitere im Text erwähnte SAPProdukte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden von SAP AG und ihren Konzernunternehmen („SAP-Konzern“) bereitgestellt und dienen ausschließlich Informationszwecken. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung. © SAP AG Seite 2 von 14 SAP Best Practices Beschaffung von Fremdleistungen: BPD Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Hinweis Empfehlung Syntax Typografische Konventionen Format Beschreibung Beispieltext Wörter oder Zeichen, die von der Oberfläche zitiert werden. Dazu gehören Feldbezeichner, Bildtitel, Drucktastenbezeichner sowie Menünamen, Menüpfade und Menüeinträge. Verweise auf andere Dokumentationen Beispieltext hervorgehobene Wörter oder Ausdrücke im Fließtext, Titel von Grafiken und Tabellen BEISPIELTEXT Namen von Systemobjekten Dazu gehören Reportnamen, Programmnamen, Transaktionscodes, Tabellennamen und einzelne Schlüsselbegriffe einer Programmiersprache, die von Fließtext umrahmt sind, wie z. B. SELECT und INCLUDE. Beispieltext Ausgabe auf der Oberfläche Dazu gehören Datei- und Verzeichnisnamen und ihre Pfade, Meldungen, Namen von Variablen und Parametern, Quelltext und Namen von Installations-, Upgrade- und Datenbankwerkzeugen. BEISPIELTEXT Tasten auf der Tastatur, wie z. B. die Funktionstaste F2 oder die StrgTaste. Beispieltext Exakte Benutzereingabe. Dazu gehören Wörter oder Zeichen, die Sie genau so in das System eingeben müssen, wie es in der Dokumentation angegeben ist. <Beispieltext> Variable Benutzereingabe. Die Wörter und Zeichen in spitzen Klammern müssen Sie durch entsprechende Eingaben ersetzen, bevor Sie sie in das System eingeben. © SAP AG Seite 3 von 14 SAP Best Practices Beschaffung von Fremdleistungen: BPD Inhalt Beschaffung von Fremdleistungen (904) ....................................................................................... 5 Einsatzmöglichkeiten .................................................................................................................. 5 Überblick ..................................................................................................................................... 5 Voraussetzungen ........................................................................................................................ 6 Stamm- und Organisationsdaten ................................................................................................ 6 Rollen .......................................................................................................................................... 7 Prozessübersicht ............................................................................................................................ 7 Externe Dienstleistungen ................................................................................................................ 8 Rahmenbestellung anlegen ........................................................................................................ 8 Leistungserfassungsblatt bearbeiten .......................................................................................... 9 Logistik-Rechnungsprüfung ...................................................................................................... 11 Anhang ......................................................................................................................................... 13 Prozessschritte korrigieren ....................................................................................................... 13 SAP-ERP-Berichte .................................................................................................................... 14 © SAP AG Seite 4 von 14 SAP Best Practices Beschaffung von Fremdleistungen: BPD Beschaffung von Fremdleistungen (904) Einsatzmöglichkeiten Die Anwendungskomponente Dienstleistungsabwicklung (MM-SRV) ist Bestandteil des Moduls für Materialwirtschaft Management (MM). Die Dienstleistungsabwicklung unterstützt den gesamten Zyklus von der Ausschreibung über die Vergabe und Bestellungsaufgabe sowie die Annahme von Dienstleistungen bis hin zur Rechnungsprüfung. Die Komponente Dienstleistungsabwicklung ist mit den SAP-Modulen Instandhaltung (PM) und Projektsystem (PS) verknüpft. In der Chemiebranche werden Dienstleistungen oft von Fremdanbietern bereitgestellt. Die meisten der Fremdleistungen betreffen grundlegende Aktivitäten für das gesamte Unternehmen und werden aus verschiedenen Gründen an Fremdanbieter vergeben. Beispiele: Extern beschafftes Fachwissen zur Validierung der Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen in verschiedenen Bereichen, wie EHS, Arbeitsumgebung, Brandschutz, Evakuierung und Eventualfallpläne für Notfälle Hochspezialisierte Wartungs- oder Kalibrierungsaufgaben für Messgeräte oder -anlagen Extern abgewickelte Logistikaufgaben Suchen und Einstellen von befristetem Personal durch eine Agentur Allgemeine und besondere Reinigungsdienstleistungen (Tanks, Tankzüge und Verschüttungen) Catering-Dienstleistungen Überblick Beschaffung von Fremdleistungen Dienstleis tungsbedarf Rahm enbestellung Leistungs erbringung durch den Lieferanten Leistungs erfassungsblatt Leistungs abnahme Rechnungs bearbeitung SAP AG 2 00 4, SAP B est Pr actic es for Ch em ica ls © SAP AG Seite 5 von 14 SAP Best Practices Beschaffung von Fremdleistungen: BPD Voraussetzungen Stamm- und Organisationsdaten SAP Best Practices – Standardwerte In der Implementierungsphase wurden in Ihrem ERP-System grundlegende Stamm- und Organisationsdaten angelegt – beispielsweise die Daten, welche die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens widerspiegeln, sowie Stammdaten, die dessen betrieblichem Schwerpunkt entsprechen, z. B. Stammdaten für Materialien, Lieferanten und Kunden. Diese Stammdaten bestehen in der Regel aus standardisierten SAP-Best-PracticesVorschlagswerten, die das Durchlaufen der Prozessschritte dieses Szenarios ermöglichen. Zusätzliche Stammdaten (Vorschlagswerte) Sie können das Szenario auch mit anderen Vorschlagswerten von SAP Best Practices testen, welche die gleichen Merkmale aufweisen. Sehen Sie in Ihrem SAP-ECC-System nach, welche anderen Stammdaten hierfür zur Verfügung stehen. Eigene Stammdaten verwenden Sie können auch benutzerdefinierte Werte für Material- oder Organisationsdaten verwenden, für die Stammdaten angelegt wurden. Weitere Informationen zum Anlegen von Stammdaten finden Sie in der Dokumentation Stammdatenverfahren. Verwenden Sie folgende Stammdaten, um die in diesem Dokument beschriebenen Prozessschritte auszuführen: Stamm-/ Organisationsdaten Wert Leistungsstamm Details zu Stamm/Organisationsdaten Siloreinigung Lieferant S-8000 SiloClean Tankreinigung GmbH Buchungskreis 1000 Company Code 1000 Einkaufs1000 organisation Purch. Org. 1000 Einkäufergruppe Einkäufergruppe YQ4 © SAP AG Bemerkungen YQ4 Für diese Einkäufergruppe wird die Freigabestrategie auf dem Leistungserfassungsblatt angewendet, nicht in der Bestellung. Wenn die Freigabe bei der Bestellung durchgeführt werden soll, verwenden Sie eine andere Einkäufergruppe. Seite 6 von 14 SAP Best Practices Beschaffung von Fremdleistungen: BPD Stamm-/ Organisationsdaten Wert Details zu Stamm/Organisationsdaten Bemerkungen Bestellart FO Rahmenbestellung Diese Bestellart wurde für die Verwendung mit der Freigabestrategie auf dem Leistungserfassungsblatt in Kombination mit der oben genannten Einkäufergruppe eingerichtet. Rollen Verwendung Die nachfolgend genannten Rollen müssen bereits installiert sein, damit Sie dieses Szenario im SAP NetWeaver Business Client (NWBC) testen können. Die Rollen in dieser Ablaufbeschreibung müssen dem Benutzer bzw. den Benutzern zugewiesen sein, die dieses Szenario testen. Sie benötigen diese Rollen nur, wenn Sie anstelle des Standard-SAP-GUI die NWBC-Oberfläche verwenden. Voraussetzungen Die Rollen wurden den Benutzern zugewiesen, die dieses Szenario testen. Benutzerrolle Technischer Name Prozessschritt Service Manager SAP_BPR_SERVICE_MANAGER_CHM Rahmenbestellung anlegen Leistungserfassungsblatt und Leistungsabnahme Kreditorenbuchhalter 1 SAP_BPR_AP_CLERK-S1 Rechnung bearbeiten Prozessübersicht Prozessschritt Benutzerrolle Transaktio nscode Erwartete Ergebnisse Rahmenbestellung anlegen Service Manager ME21N Die Rahmenbestellung wird angelegt. Leistungserfassungsblatt und Leistungsabnahme Service Manager ML81N Das Leistungserfassungsblatt wird angelegt und freigegeben. © SAP AG Externe Prozessreferenz Voraussetzungen/ Situation Seite 7 von 14 SAP Best Practices Prozessschritt Beschaffung von Fremdleistungen: BPD Externe Prozessreferenz Voraussetzungen/ Situation Rechnung bearbeiten Benutzerrolle Transaktio nscode Erwartete Ergebnisse Service Manager MIRO Die Rechnung wird eingegeben, simuliert und kontiert. Externe Dienstleistungen Einsatzmöglichkeiten In diesem Abschnitt wird die Beschaffung von externen Dienstleistungen beschrieben. Es wird erläutert, wie externe Dienstleistungen mit einem Standardleistungsbuch oder einem Musterleistungsverzeichnis beschafft werden können. Später wird die Beschaffung von externen Dienstleistungen mit einer Freigabestrategie kombiniert. Rahmenbestellung anlegen Voraussetzungen Die Stammdaten liegen im System (Lieferant) vor. Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: SAP-Menü Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Anlegen Lieferant/Lieferwerk bekannt Transaktionscode ME21N Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Service Manager (SAP_BPR_SERVICE_MANAGER_CHM) Rollenmenü Leistungen Bestellung Anlegen Bestellung anlegen 2. Geben Sie im Bild Bestellung anlegen folgende Daten ein: Feldbezeichner Werte und Benutzeraktionen Bemerkung Auftragsart FO Rahmenbestellung Lieferant S-8000 SiloClean Tankreinigung GmbH Einkaufsorg 1000 Kopfbereich, Registerkarte OrgDaten Einkäufer- YQ4 Kopfbereich, © SAP AG Beschreibung Seite 8 von 14 SAP Best Practices Feldbezeichner Beschaffung von Fremdleistungen: BPD Beschreibung Werte und Benutzeraktionen gruppe Bemerkung Registerkarte OrgDaten Buchungskreis 1000 Kopfbereich, Registerkarte OrgDaten K= Kontierungstyp U = Unbekannt Positionsübersicht P= Positionstyp im Einkaufsbeleg D = Dienstleistung Positionsübersicht Bestellmenge 1 Positionsübersicht Warengruppe 01 Positionsübersicht Werk 1000 Positionsübersicht Kurztext z. B. Siloreinigung Positionsübersicht Laufzeitbeginn <aktuelles Datum> Registerkarte Zusatzdaten Laufzeitende <Datum in der Zukunft> Registerkarte Zusatzdaten 3. Wählen Sie Weiter, und geben in der Positionsübersicht folgende Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Werte und Benutzeraktionen Bemerkung Leistungsnr Leistung für Typ YQ1, <Leistungsnummer> z. B. Siloreinigung z. B. 3000005 Verwenden Sie die F4Hilfe (Registerkarte Standardleistungsverzeichnis). Menge z. B. 10 m3 Bruttopreis z. B. 1000 4. Wählen Sie Prüfen (Strg+Umschalt+F3). Die Meldung Bei der Prüfung traten keine Meldungen auf sollte angezeigt werden. 5. Wählen Sie Weiter. 6. Wählen Sie Sichern (Strg+S). Ergebnis Die Rahmenbestellung wurde unter der Nummer <45xxxxxxxx> angelegt. Leistungserfassungsblatt bearbeiten Voraussetzungen Im System muss eine Bestellung vorliegen. © SAP AG Seite 9 von 14 SAP Best Practices Beschaffung von Fremdleistungen: BPD Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: SAP-Menü Logistik Materialwirtschaft Leistungserfassung Pflegen Transaktionscode ML81N Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Service Manager (SAP_BPR_SERVICE_MANAGER_CHM) Rollenmenü Leistungen Leistungserfassung Leistungserfassung Leistungserfassung 2. Im Bild Leistungserfassung wählen Sie Andere Bestellung. 3. Geben Sie im Dialogfenster Bestellung/Erfassungsblatt selektieren folgende Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Bestellung Werte und Benutzeraktionen Bemerkung < Bestellung > Verwenden Sie die F4Hilfe. 4. Wählen Sie Weiter (Enter). 5. Ihre Rahmenbestellung wird in der Übersicht Bestellungen/Erfassungsblätter angezeigt. Wählen Sie Ihre Rahmenbestellung aus. Wenn die Übersicht nicht eingeblendet ist, wählen Sie Tree an/aus (Strg+Umsch+F1). 6. Im Bild Leistungserfassung zur Bestellung XXXXXXXXXX YYYYY wählen Sie Erfassungsblatt anlegen (Umsch+F1), um ein neues Leistungserfassungsblatt anzulegen. 7. Geben Sie im Bild Erfassungsblatt <Erfassungsblattnummer> hinzufügen folgende Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Kontierungstyp Werte und Benutzeraktionen Bemerkung Kostenstelle 8. Wählen Sie Leistungssel. Im Dialogfenster Leistungsselektion wird die Leistungsnummer der Rahmenbestellung angezeigt. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Weiter (Enter). 9. Markieren Sie im Bild Leistungen als Vorlage selektieren die betreffende Zeile, und wählen Sie dann Leistungen. 10. Geben Sie im Dialogfenster Kontierung der Leistung in Zeile <Zeilennummer> folgende Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Sachkonto Werte und Benutzeraktionen Bemerkung 614000 11. Wählen Sie Weiter (Enter). 12. Sie kehren zum Bild Erfassungsblatt <Erfassungsblattnummer> hinzufügen zurück. Sie haben erneut Gelegenheit, Menge und Preis zu überprüfen. 13. Markieren Sie Ihren Eintrag, und wählen Sie Freigeben (Strg+F7). © SAP AG Seite 10 von 14 SAP Best Practices Beschaffung von Fremdleistungen: BPD 14. Geben Sie im Dialogfenster Eingabe Freigabecode folgende Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Freigabecode Werte und Benutzeraktionen Bemerkung AB 15. Wählen Sie Weiter (Enter). Die Meldung Die Freigabe wurde mit Freigabecode AB durchgeführt wird in der Statuszeile angezeigt. 16. Um das Erfassungsblatt anzunehmen, wählen Sie erneut Freigeben (Strg+F7). 17. Geben Sie im Dialogfenster Eingabe Freigabecode folgende Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Freigabecode Werte und Benutzeraktionen Bemerkung FR 18. Wählen Sie Weiter (Enter). Die Meldung Die Freigabe wurde mit Freigabecode FR durchgeführt wird angezeigt. Die Ampel ist gelb, und die Statusangabe wird abgenommen wird angezeigt. 19. Wählen Sie Sichern (Strg+S). Die Ampel ist grün und die Statusangabe abgenommen wird angezeigt. Ergebnis Das Leistungserfassungsblatt wird gedruckt. Wenn das Leistungserfassungsblatt nicht automatisch gedruckt wird, wählen Sie im Menü System Eigene Spoolaufträg. Wählen Sie das Symbol in der Spalte Ty zu Ihrem Leistungserfassungsblatt. Wenn das Leistungserfassungsblatt immer noch nicht sofort gedruckt wird, ändern Sie Ihre Druckereinstellungen. Wählen Sie im Hauptmenü System Benutzervorgaben Eigene Daten. Auf der Registerkarte Festwerte wählen Sie Sofort ausgeben. Sichern Sie Ihre Änderungen. Nun werden alle Ausdrucke sofort gedruckt. Logistik-Rechnungsprüfung Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: SAP-Menü Logistik Materialwirtschaft Logistik-Rechnungsprüfung Belegerfassung Eingangsrechnung hinzufügen Transaktionscode MIRO Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Kreditorenbuchhalter 1 (SAP_BPR_AP_CLERK-S1) Rollenmenü Kreditorenbuchhaltung Fakturierung Eingangsrechnung erfassen (fuer Bestellung) 2. Geben Sie im Dialogfenster Buchungskreis eingeben den Buchungskreis 1000 ein, und wählen Sie Weiter. © SAP AG Seite 11 von 14 SAP Best Practices Beschaffung von Fremdleistungen: BPD Wenn Sie diese Transaktion bereits einmal ausgeführt haben, wird das Fenster Buchungskreis eingeben nicht angezeigt. Sie können den Buchungskreis im Bild Eingangsrechnung hinzufügen: Buchungskreis <Buchungskreis> ändern, indem Sie Bearbeiten Buchungskreis wechseln (F7) wählen. 3. Geben Sie im Bild Eingangsrechnung hinzufügen: Buchungskreis 1000 folgende Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Werte und Benutzeraktionen Bemerkungen Rechnungsdatum <aktuelles Datum> Bestellung/Lieferplan <Nummer der Rahmenbestellung> <45xxxxxxxx> Steuer rechnen Setzen Sie das Kennzeichen. Das Feld Steuerbetrag wird automatisch ausgefüllt. Betrag <Betrag der Rahmenbestellung> Kopieren Sie den Betrag aus dem Feld Saldo. 4. Wählen Sie Weiter. 5. Um den Beleg zu prüfen, wählen Sie Simulieren (Strg+Umschalt+F7). 6. Im Dialogfenster Beleg simulieren in EUR (Belegwährung) können Sie die Kontierungseinstellungen prüfen. Wählen Sie Zurück. 7. Wählen Sie Buchen (Strg+S). Ergebnis Die Rechnung ist eingegeben, simuliert und kontiert. © SAP AG Seite 12 von 14 SAP Best Practices Beschaffung von Fremdleistungen: BPD Anhang Prozessschritte korrigieren Im folgenden Abschnitt finden Sie häufig vorgenommene Schritte, durch die einige der in diesem Dokument beschriebenen Aktivitäten korrigiert werden können. Warenausgang Transaktionscode (SAP GUI) ML81N Korrekturschritt Freigabe oder Abnahme des Leistungserfassungsblatts rücksetzen Transaktionscode (SAP GUI) ML81N Benutzerrolle Service Manager (SAP_BPR_SERVICE_MANAGER_CHM) Benutzeraktion Wechseln Sie in den Änderungsmodus (F5). Wählen Sie im Menü Erfassungsblatt Status setzen und anschließend Abnahme rücksetzen oder Freigabe rücksetzen (nicht mögliche Rücksetzaktionen sind im Menü ausgegraut). Benutzerrolle Noch nicht verfügbar Rollenmenü Noch nicht verfügbar Bemerkung Rechnungseingang je Einzelposten Transaktionscode (SAP GUI) MR8M Korrekturschritt Rechnungsbeleg stornieren Transaktionscode (SAP GUI) MR8M Benutzerrolle Kreditorenbuchhalter 1 (SAP_BPR_AP_CLERK-S1) Rollenmenü Kreditorenbuchhaltung Zahlungen Bemerkung NWBC: Markieren Sie den entsprechenden Rechnungsbeleg (alle gebuchten Rechnungen), und wählen Sie Rechnungsbeleg stornieren. © SAP AG Seite 13 von 14 SAP Best Practices Beschaffung von Fremdleistungen: BPD SAP-ERP-Berichte Verwendung In der nachstehenden Tabelle sind die am häufigsten verwendeten Berichte aufgelistet, denen Sie weitere Informationen zu diesem Geschäftsprozess entnehmen können. Die folgenden Ablaufbeschreibungen enthalten eine umfassende Zusammenstellung aller wichtigen Berichte sowie ausführliche Informationen dazu: Logistische Prozesse: SAP-ERP-Berichte für die Logistik (222) Beachten Sie, dass sich die Beschreibungen einiger dieser Berichte, die einen unverzichtbaren Teil des Ablaufs darstellen, direkt im jeweiligen Kapitel befinden. Berichte Titel des Berichts Transaktionscode Bemerkung Erfassungsblätter MSRV6 Reporting zu Leistungen Fakturabelege MIR5 Liste der Fakturabelege für Leistungen © SAP AG Seite 14 von 14
