Business Process Procedures
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EHP5 for SAP ERP 6.0 März 2011 Deutsch Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435) Ablaufbeschreibung SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Deutschland SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Copyright © 2011 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Microsoft, Windows, Excel, Outlook und PowerPoint sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli und Informix sind Marken oder eingetragene Marken der IBM Corporation. Linux ist eine eingetragene Marke von Linus Torvalds in den USA und anderen Ländern. Adobe, das Adobe Logo, Acrobat, PostScript und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Inc. in den USA und/oder anderen Ländern. Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame und MultiWin sind Marken oder eingetragene Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML und W3C sind Marken oder eingetragene Marken des W3C ®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java ist eine eingetragene Marke von Sun Microsystems, Inc. JavaScript ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, Clear Enterprise, SAP BusinessObjects Explorer und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text erwähnte Business-Objects-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken der SAP France in den USA und anderen Ländern. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden von SAP AG und ihren Konzernunternehmen („SAP-Konzern“) bereitgestellt und dienen ausschließlich Informationszwecken. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung. © SAP AG Seite 2 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Hinweis Empfehlung Syntax Typografische Konventionen Format Beschreibung Beispieltext Wörter oder Zeichen, die von der Oberfläche zitiert werden. Dazu gehören Feldbezeichner, Bildtitel, Drucktastenbezeichner sowie Menünamen, Menüpfade und Menüeinträge. Verweise auf andere Dokumentationen Beispieltext hervorgehobene Wörter oder Ausdrücke im Fließtext, Titel von Grafiken und Tabellen BEISPIELTEXT Namen von Systemobjekten Dazu gehören Reportnamen, Programmnamen, Transaktionscodes, Tabellennamen und einzelne Schlüsselbegriffe einer Programmiersprache, die von Fließtext umrahmt sind, wie z. B. SELECT und INCLUDE. Beispieltext Ausgabe auf der Oberfläche Dazu gehören Datei- und Verzeichnisnamen und ihre Pfade, Meldungen, Namen von Variablen und Parametern, Quelltext und Namen von Installations-, Upgrade- und Datenbankwerkzeugen. BEISPIELTEXT Tasten auf der Tastatur, wie z. B. die Funktionstaste F2 oder die StrgTaste. Beispieltext Exakte Benutzereingabe. Dazu gehören Wörter oder Zeichen, die Sie genau so in das System eingeben müssen, wie es in der Dokumentation angegeben ist. <Beispieltext> Variable Benutzereingabe. Die Wörter und Zeichen in spitzen Klammern müssen Sie durch entsprechende Eingaben ersetzen, bevor Sie sie in das System eingeben. © SAP AG Seite 3 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Inhalt 1 Einsatzmöglichkeiten .............................................................................................................. 5 2 Voraussetzungen .................................................................................................................... 6 2.1 Integration der SAP CRM Szenarien (optional) .............................................................. 6 2.2 Stamm- und Organisationsdaten .................................................................................... 7 2.3 Rollen .............................................................................................................................. 8 2.4 Abfragen für Personal Object Worklist (POWL) definieren ............................................ 8 3 Prozessübersicht .................................................................................................................. 10 4 Prozessschritte ..................................................................................................................... 11 5 6 4.1 Angebot anlegen ........................................................................................................... 11 4.2 Beratungsauftrag anlegen ............................................................................................ 14 4.3 Projekt ändern (Easy Cost Planning) ........................................................................... 16 4.4 Abrechnungsvorschrift generieren ................................................................................ 19 4.5 Zeiterfassung (211)....................................................................................................... 21 4.6 Reisemanagement (191) .............................................................................................. 23 4.7 Zeiterfassung externe Ressourcen (279) ..................................................................... 25 4.8 Bericht für Plankosten und Istkosten ............................................................................ 27 4.9 Aufwandsbezogene Fakturaanforderung anlegen ....................................................... 27 4.10 Rechnung für die Fakturaanforderung anlegen ............................................................ 29 4.11 Technischer Abschluss des Projekts ............................................................................ 30 Folgevorgänge ...................................................................................................................... 32 5.1 Debitorenbuchhaltung (157) ......................................................................................... 32 5.2 Periodenabschluss SD (203) (optional) ........................................................................ 32 5.3 Periodenabschluss Projekte (207) ................................................................................ 33 Anhang ................................................................................................................................. 34 6.1 Prozessschritte korrigieren ........................................................................................... 34 6.2 SAP-ERP-Berichte (optional) ....................................................................................... 35 6.3 Verwendete Formulare ................................................................................................. 36 © SAP AG Seite 4 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435) 1 Einsatzmöglichkeiten In diesem Szenario wird ein Beratungsprojekt beschrieben, bei dem ProjektmanagementFunktionen benötigt werden und sowohl externe Berater als auch interne Mitarbeiter das Projektteam bilden sollen. Die Beschaffung der externen Berater wird mit einer im Voraus angelegten Bestellung ausgeführt. Im Vertrieb wird eine Vereinbarung mit einem Kunden über ein Entwicklungsprojekt angelegt. Die Projektstruktur im System wird automatisch mit einer vordefinierten Projektstrukturvorlage aus dem Kundenauftrag angelegt. Der Projektmanager ordnet die internen und die externen Berater als Mitarbeiter spezifischen Aktivitäten im Rahmen des Projekts zu. Nachdem die externen und internen Projektmitarbeiter ihre Aufgaben ausgeführt haben, erfassen sie die Arbeitszeiten und Reisekosten im CATS. Die erfassten Arbeitszeiten werden in die Projektaufgaben übernommen. Die Fakturierung erfolgt ressourcenbezogen mit dem gleichen Stundensatz für interne und externe Berater. Der Schwerpunkt des Szenarios liegt auf folgenden Aktivitäten: • Rahmenbestellung anlegen • Kundenauftrag anlegen • Projekt mit einer vordefinierten Projektstrukturvorlage automatisch anlegen • Projekt manuell freigeben/ändern (Easy Cost Planning) • Mittels CATS oder Offline-Zeiterfassung bzw. Zeitrückmeldung die geleisteten Arbeitsstunden (interne und externe Berater) erfassen • Aufwandsbezogene Fakturierung mit Reisekostenpauschale © SAP AG Seite 5 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB 2 Voraussetzungen Das Durchführen der in Kapitel 4 beschriebenen Prozessschritte setzt voraus, das gewisse Stammdaten, Benutzerrollen und eine Abfrage für eine POWL angelegt bzw. eingestellt sind. 2.1 Integration der SAP CRM Szenarien (optional) Verwendung SAP CRM umfasst ein breites Spektrum an generischen und branchenspezifischen CRMFunktionen, die alle Geschäftsbereiche abdecken, in denen Kundenkontakte stattfinden, wie z.B. Marketing, Vertrieb und Service, sowie alle Kundeninteraktionskanäle. Zusätzlich enthält SAP Best Practices for CRM leistungsstarke Analysefunktionen. Die SAP CRM Best Practices Szenarien sind der optimalen Ausgangspunkt für Ihre Unternehmenslösung mit den komplett vorkonfigurierten Geschäftsszenarios. Die folgenden CRM Szenarien sind in den SAP Best Practices for Services Industries V1.605 enthalten und stellen den Integrationsstart mit den ERP Szenarien dar. CRM Szenario ID CRM Szenario Beschreibung CRM Geschäftsbereiche C39 Schlankes Kampagnenmanagement Marketing C30 Lead Management Marketing C81 Interaction Center Marketing Marketing 431 Opportunity Management for Services Industries Sales C82 Interaction Center Sales (with ERP Sales Order) Sales Um die komplette Integration mit den Services Industries Beratungsprozessen zu nutzen, folgen Sie den Konfigurationseinstellungen die im Szenario 431 beschrieben sind. C62 Aktivitätenmanagement Sales C66 Account- und Kontaktmanagement Sales C67 Pipeline Performance Management Sales CR2 Interaktives Reporting Analytische Funktionen Voraussetzungen Um die oben beschriebenen Szenarien zu nutzen müssen diese Szenarien vorausgehend, laut Quick Guide für Services Industries V1.605, im SAP CRM System installiert werden. © SAP AG Seite 6 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB 2.2 Stamm- und Organisationsdaten SAP Best Practices – Standardwerte In der Implementierungsphase wurden in Ihrem ERP-System grundlegende Stamm- und Organisationsdaten angelegt, beispielsweise die Daten, welche die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens widerspiegeln, sowie Stammdaten, die dessen betrieblichem Schwerpunkt entsprechen, z. B. Stammdaten für Materialien, Lieferanten und Kunden. Diese Stammdaten sind standardisierte SAP Best Practices-Vorschlagswerte, mit denen Sie die Prozessschritte dieses Szenarios durchlaufen können. Zusätzliche Stammdaten (Vorschlagswerte) Sie können das Szenario auch mit anderen Vorschlagswerten von SAP Best Practices testen, welche die gleichen Merkmale aufweisen. Sehen Sie in Ihrem SAP-ECC-System nach, welche anderen Stammdaten hierfür zur Verfügung stehen. Eigene Stammdaten verwenden Sie können auch benutzerdefinierte Werte für Material- oder Organisationsdaten verwenden, für die Stammdaten angelegt wurden. Weitere Informationen über das Anlegen von Stammdaten finden Sie in der Dokumentation Stammdatenverfahren. Verwenden Sie folgende Stammdaten, um die in diesem Dokument beschriebenen Prozessschritte auszuführen: Stammdaten Wert Details zu Stamm-/Organisationsdaten Ergebnisbereich 10DE Best Practices Kostenrechnungskreis 1000 Kostenrechnungskreis 1000 Buchungskreis 1000 Buchungskreis 1000 Werk 1000 Plant 1 Verkaufsorganisation 1000 VKORG Inland Vertriebsweg 10 Direktverkauf Sparte 10 Produktsparte 10 Angebotsart YBQ1 SP: Angebot Auftragsart YSO1 SP: Beratungsauftrag Auftraggeber 100100 SAP AG Material D306 Beratung PS Z&M Projekt C-270 ECP: Kalkulationsvariante PS06 Easy Cost Planning (PS) ECP: Kalkulationsmodell YS00000001 Beratung Projektplan C-270 Standard-Projektdefinition CATSErfassungsprofil YBPS Projekt © SAP AG Seite 7 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Stammdaten Wert Details zu Stamm-/Organisationsdaten Personalnummer 999102 Jennifer Stein (intern) Personalnummer 999911 Helmut Steiger (extern) 2.3 Rollen Verwendung Die folgenden Rollen müssen installiert sein, um dieses Szenario im SAP NetWeaver Business Client (NWBC) testen zu können. Die Rollen in dieser Ablaufbeschreibung müssen dem Benutzer bzw. den Benutzern zugewiesen sein, die dieses Szenario testen. Sie benötigen diese Rollen nur, wenn Sie die NWBC-Oberfläche verwenden. Wenn Sie das Standard-SAP-GUI verwenden, benötigen Sie diese Rollen nicht. Voraussetzungen Die Rollen wurden den Benutzern zugewiesen, die dieses Szenario testen. Benutzerrolle Technischer Name Prozessschritt Kundenbetreuer SAP_NBPR_CNSLT_CLNTMGR_S Angebot anlegen Beratungsauftrag anlegen Aufwandsbezogene Fakturaanforderung anlegen Rechnung für die Fakturaanforderung anlegen Projektleiter bei einer Beratungsfirma SAP_NBPR_CNSLT_PROJMGR_S Projekt ändern (Easy Cost Planning) Abrechnungsvorschrift generieren Bericht für Plankosten und Istkosten Technischer Abschluss des Projekts 2.4 Abfragen für Personal Object Worklist (POWL) definieren Die folgenden Abfragen müssen definiert sein, um dieses Szenario im SAP NetWeaver Business Client (NWBC) testen zu können. Sie benötigen diese Abfragen nur, wenn Sie die NWBCOberfläche verwenden. Wenn Sie das Standard-SAP-GUI verwenden, benötigen Sie diese Abfragen nicht. Die Abfragen werden benötigt, um rollenspezifische Arbeitsvorräte im SAP NetWeaver Business Client (NWBC) aufzurufen. © SAP AG Seite 8 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Weitere Informationen zum Anlegen von Abfragen finden Sie im Abschnitt "Creation of Queries in Personal Object Worklists (POWLs)" im Quick Guide to Implementing the SAP Best Practices Baseline Package (DE). Ändern der Abfrage SP: Aufträge Benutzerrolle: SAP_NBPR_CNSLT_CLNTMGR_S, Kundenbetreuer NWBC Menüpfad: Engagement Management Aufträge Benutzerrolle Anwendung Objekttyp Varianten -name Selektions -variante Selektionskriterien Abfrage Name Kundenbe treuer Worklist Verkaufsbele ge - - Vorgangsgr uppe: 0 SP: Aufträge Vertriebsbel egtyp: C Verkaufsbel egart:YBO1, YSO1 Verkaufsorg anisation: 1000 Vertriebswe g: 10 Sparte: 10 Ergebnis Sie können jetzt den Schritt Drucken des Auftrages im Szenario Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435) durchführen. © SAP AG Seite 9 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB 3 Prozessübersicht Prozessschritt Externe Prozeßreferenz Optional: CRM Szenarien Siehe oben Kapitel 2.1 Voraussetzungen/ Situation Benutzerrolle Transaktionscode Angebot anlegen Kundenbetr euer VA21 Beratungsauftrag anlegen Kundenbetr euer VA01 Projekt ändern (Easy Cost Planning) Kundenbetr euer CJ20N Abrechnungsvorschrift generieren Projektleiter bei einer Beratungsfir ma CJB1 Zeiterfassung 211 Siehe Szenario 211 Reisemanagement 191 Siehe Szenario 191 Zeiterfassung externe Ressourcen 279 Siehe Szenario 279 Bericht für Plankosten und Istkosten Projektleiter bei einer Beratungsfir ma S_ALR_8701354 3 Aufwandsbezogene Fakturaanforderung anlegen Kundenbetr euer DP90 Rechnung für die Fakturaanforderung anlegen Kundenbetr euer VF04 Technischer Abschluss des Projekts Projektleiter bei einer Beratungsfir ma CJ20N © SAP AG Erwartete Ergebnisse Seite 10 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB 4 Prozessschritte 4.1 Angebot anlegen Verwendung In dieser Aktivität wird ein Angebot angelegt. Hierbei handelt es sich um ein formales Dienstleistungsangebot an einen Kunden zu einem festen Preis. Das Angebot gilt normalerweise für einen bestimmten Zeitraum. Vorgehensweise Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) 1. Rufen Sie die Transaktion wie folgt auf: SAP-Menü Logistik Vertrieb Verkauf Angebot Anlegen Transaktionscode VA21 2. Geben Sie auf dem Bild Angebot anlegen: Einstieg folgende Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Benutzeraktion und Werte YBQ1 Angebotsart Verkaufsbelegart des Angebots Verkaufsorganisation die für den Kunden verantwortliche Verkaufseinheit 1000 Vertriebsweg Kundengruppierung 10 Sparte Produkt- oder Leistungsgruppierung 10 Bemerkung 3. Wählen Sie Weiter. 4. Geben Sie auf dem Bild SP: SD-Angebot anlegen: Übersicht folgende Daten ein (Vorschlagwerte bleiben unverändert): Feldbezeichner Beschreibung Benutzeraktion und Werte Auftraggeber alphanumerischer Schlüssel, der den Kunden eindeutig kennzeichnet 100100 Bestellnummer <Referenznummer der Anfrage>, Gültig bis © SAP AG Datum, bis zu dem das Angebot verbindlich ist Bemerkung Bsp: "TEST435" <Ein Datum in der Zukunft> Seite 11 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Feldbezeichner Beschreibung Benutzeraktion und Werte Bemerkung Erste Positionszeile, Feld Material alphanumerischer Schlüssel, der das Serviceprodukt eindeutig kennzeichnet D306 Beratung PS Z&M IT-Projekt C-270 Erste Positionszeile, Feld Auftragsmenge Anzahl der Serviceeinheiten 1 5. Wählen Sie Weiter. 6. Markieren Sie die Positionszeile 10, und wählen Sie in der Menüleiste Springen Position Konditionen. 7. In der Tabelle Preiselemente geben Sie im Feld KArt den Wert PR00 und im Feld Betrag den Wert 1500 ein. 8. Wählen Sie Weiter. 9. Wählen Sie Zurück (F3). 10. Wählen Sie Sichern (Strg+S), und notieren Sie sich die Angebotsnummer (2XXXXXXX) für spätere Referenzzwecke. Angebotsnummer: _________________________ 11. Wählen Sie Zurück (F3), um zum Bild SAP Easy Access zurückzukehren. Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) via business role 1. Rufen Sie die Transaktion wie folgt auf: Benutzerrolle Kundenbetreuer (SAP_NBPR_CNSLT_CLNTMGR_S) Engagement Management Kunden-Cockpit Rollenmenü 2. Geben Sie die folgenden Daten ein und wählen Sie Kunde anzeigen: Feldbezeichner Benutzeraktion und Werte Kundenname Kundennummer Bemerkung Lassen Sie dieses Feld leer 100100 3. Wählen Sie die folgende Option auf dem Kunden-Cockpit Bild aus: Feldbezeichner Benutzeraktion und Werte Bemerkung Weitere Aktivitäten Angebot anlegen Wählen Sie Angebot anlegen im Auswahlmenü aus 4. Machen Sie die folgenden Eingaben auf dem Angebot anlegen Bild und wählen Sie Start. © SAP AG Seite 12 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Feldbezeichner Benutzeraktion und Werte Bemerkung Verkaufsbelegart YBQ1 SP: Angebot Verkaufsorganisation die für den Kunden verantwortliche Verkaufseinheit 1000 Vertriebsweg Kundengruppierung 10 Sparte Produkt- oder Leistungsgruppierung 10 5. Machen Sie die folgenden Eingaben auf dem SP: Angebot: Neu Bild auf Kopfebene ein: Feldbezeichner Benutzeraktion und Werte Bestellnummer <Referenznummer der Anfrage>, z.B. TEST435 Gültig bis <Ein Monat in der Zukunft> Bemerkung 6. Machen Sie die folgenden Eingaben in der Tabelle Übersicht Positionen: Feldbezeichner Benutzeraktion und Werte Bemerkung Material D306 Beratung PS T&M IT-Projekt Auftragsmenge 1 7. Wählen Sie Enter. 8. Markieren Sie Position 10. Neue Registerkarten erscheinen rechts neben der Übersichtstabelle. 9. Wählen Sie das Register Preisfindung auf dem Bildabschnitt neben der Positionsübersicht und geben Sie einen Preis von 1500 ein. 10. Wählen Sie Beleg sichern. Notieren Sie sich die Angebotsnummer für spätere Referenzzwecke. Angebotsnummer: _________________________ 11. Schließen Sie das Fenster Angebot anlegen. Ergebnis Das Angebot wird angelegt. © SAP AG Seite 13 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB 4.2 Beratungsauftrag anlegen Verwendung In dieser Aktivität wird die Servicevereinbarung zwischen dem Serviceanbieter und dem Kunden definiert. Durch das Sichern der Servicevereinbarung wird die Projekterstellung angestoßen. Voraussetzungen Das in dem Schritt 4.1 angelegte Angebot stellt bei diesem Beispiel die Grundlage, um einen Beratungsauftrag anzulegen. Die in der Servicevereinbarung angegebenen Materialien werden der Standard-Netzplanvorlage C-270 und der Standardprojektvorlage C-270 zugeordnet, die daraufhin die automatische Erstellung eines neuen Projekts genehmigt. Vorgehensweise Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) 1. Rufen Sie die Transaktion wie folgt auf: SAP-Menü Logistik Vertrieb Verkauf Auftrag Anlegen Transaktionscode VA01 2. Geben Sie auf dem Bild Auftrag anlegen: Einstieg folgende Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Benutzeraktion und Werte Bemerkung Auftragsart Verkaufsbelegart des Auftrags YSO1 SP: Beratungsauftrag Verkaufsorganis ation die für den Kunden verantwortliche Verkaufseinheit 1000 Vertriebsweg Kundengruppierung 10 Sparte Produkt- oder Leistungsgruppierung 10 3. Wählen Sie Anlegen mit Bezug (F8). 4. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster die Registerkarte Angebot. Geben Sie die Nummer des zuvor angelegten Angebots ein. Wählen Sie Übernehmen. 5. Auf dem Bild SP: Beratungsauftrag anlegen: Übersicht wählen Sie Sichern (Strg+S). 6. Notieren Sie die generierte Auftragsnummer für spätere Referenzzwecke. Auftragsnummer: _________________________ Das Standardprojekt C-270 wird verwendet um das neue Projekt C/XXXX zu generieren; hierbei steht XXXX als Platzhalter für die Auftragsnummer. Zum Beispiel wäre beim Anlegen des Auftrags 31, die neue Projektnummer C/0031. Notieren Sie die Projektdefinitionsnummer für spätere Referenzzwecke. Projektdefinitionsnummer: _________________________ © SAP AG Seite 14 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB In den folgenden Kapiteln wird das Projekt allgemein als C/XXXX bezeichnet. 7. Wählen Sie Zurück (F3), um zum Bild SAP Easy Access zurückzukehren. Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle 1. Rufen Sie die Transaktion wie folgt auf: Benutzerrolle Kundenbetreuer (SAP_NBPR_CNSLT_CLNTMGR_S) Rollenmenü Engagement Management Kunden-Cockpit 2. Geben Sie die folgenden Daten ein und wählen Sie Kunde anzeigen: Feldbezeichner Benutzeraktion und Werte Kundenname Kundennummer Bemerkung Lassen Sie dieses Feld leer 100100 3. Im Bild Kunden-Cockpit wählen Sie den Reiter Offene Angebote. 4. Wählen Sie das Angebot aus, das Sie im vorherigen Schritt angelegt haben und wählen Sie Anlegen mit Bezug. Erscheint die Angebotsnummer nicht in der Liste, prüfen Sie die Abfrage Optionen und aktualisieren Sie die Abfrage falls notwendig. 5. Machen Sie die folgenden Eingaben auf dem Verkaufsbeleg anlegen Bild und wählen Sie Start. Feldbezeichner Benutzeraktion und Werte Bemerkung Auftraggeber 100100 "Customer Service" Verkaufsbelegart YSO1 SP: Beratungsauftrag Vorlagebeleg <Angebotsnummer> 6. Auf dem Bild SP: SD-Auftrag: Neu, geben Sie folgende Daten im Kopfbereich ein: Feldbezeichner Benutzeraktion und Werte Bemerkung Bestellnummer <Referenz>, z.B. TEST435 Geben Sie als Referenz die Nummer der Kundenbestellung ein. 7. Wählen Sie Beleg sichern. Notieren Sie sich die Nummer des SD-Auftrags für spätere Referenzzwecke. Auftragsnummer:___________________________________. © SAP AG Seite 15 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Das Standardprojekt C-270 wird verwendet um das neue Projekt C/XXXX zu generieren; hierbei steht XXXX als Platzhalter für die Auftragsnummer. Zum Beispiel wäre beim Anlegen des Auftrags 31, die neue Projektnummer C/0031. Notieren Sie die Projektdefinitionsnummer für spätere Referenzzwecke. Projektdefinitionsnummer: _________________________ In den folgenden Kapiteln wird das Projekt allgemein als C/XXXX bezeichnet. Ergebnis Das System gibt die folgende Meldung aus: SP: Beratungsauftrag <Belegnummer> wurde gesichert, und die Auftragsbestätigung wird ausgedruckt. Der Ausdruck der Auftragsbestätigung erfolgt sofort automatisch (siehe Einstellungen in SAP-GUI-Transaktion VV11 für Nachrichtenart BA00 und Vorgabebenutzereinstellungen in Transaktion SU3) jedoch nur, wenn der Kundenauftrag nicht gesperrt ist. Sie können den Druckvorgang auch manuell starten (jedoch nur, wenn der Kundenauftrag nicht gesperrt ist: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Logistik Vertrieb Verkauf Auftrag Anzeigen Transaktionscode VA03 1. Geben Sie die Auftragsnummer auf dem Bild Kundenauftrag anzeigen: Einstieg ein, und wählen Sie im Menü Verkaufsbeleg Ausgeben. 2. Markieren Sie die Zeile mit der Nachrichtenart BA00. 3. Wählen Sie Drucken. Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Kundenbetreuer (SAP_NBPR_CNSLT_CLNTMGR_S) Rollenmenü Engagement Management Aufträge 1. Markieren Sie Ihren Verkaufsbeleg und wählen Sie Verkaufsbeleg in PDF-Format anzeigen. 4.3 Projekt ändern (Easy Cost Planning) Verwendung © SAP AG Seite 16 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Mit dieser Transaktion wird das automatisch angelegte Projekt überprüft. Der Projektleiter ordnet die Mitarbeiter zu und plant die Arbeitslast für die einzelnen Projektaufgaben. Anschließend definiert der Projektmanager einen Start- und einen Endtermin für die einzelnen Projektphasen. Mit dem automatischen Anlegen des Projekts auf der Basis des Kundenauftrags werden die angelegten PSP-Elemente erstmals für den Projekt-Starttermin (heute) terminiert. Diese Daten müssen durch den Projektmanager angepasst werden. Voraussetzungen Das Projekt wurde angelegt. Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) Menüpfad SAP ECC Logistik Projektsystem Projekt Project Builder Transaktionscode CJ20N Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Projektleiter bei einer Beratungsfirma SAP_NBPR_CNSLT_PROJMGR_S Kundenprojekte Projektplanung Struktur Project Builder Rollenmenü 2. Beim ersten Zugriff auf diese Transaktion wird das Dialogfenster Project Builder: Optionen angezeigt. Um fortzufahren, setzen Sie das Kennzeichen Nicht mehr anzeigen und wählen Einstellungen durchführen (Enter). 3. Setzen Sie im Dialogfenster Project Builder: Benutzerspezifische Optionen das Kennzeichen Vorschau letztes Projekt. Diese empfohlene Einstellung erleichtert Ihnen den Zugriff auf das Projekt, an dem Sie zuletzt gearbeitet haben. Übernehmen Sie alle anderen Standardeinstellungen, und wählen Sie Weiter (Enter). Auf dem Bild Project Builder können Sie diese Einstellungen unter Einstellungen Optionen jederzeit ändern. 4. Wählen Sie auf dem Bild Project Builder im oberen linken Bildschirmbereich die Option Öffnen. 5. Geben Sie im Dialogfenster Projekt öffnen folgende Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Werte und Benutzeraktionen Bemerkung Projektdefinition Nummer der Projektdefinition Geben Sie die Projektnummer nach folgendem Muster ein: Projektnummer, die automatisch beim Speichern des Kundenauftrags erstellt wurde. C/XXXX 6. Wählen Sie Öffnen (Enter). © SAP AG Seite 17 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB 7. Verschieben Sie auf dem Bild Project Builder: Projekt C/XXXX die senkrechte Leiste nach rechts, um die Symbole und Spaltenüberschriften im Projektstrukturbereich vollständig anzuzeigen. Wählen Sie Komplett expandieren. 8. Löschen Sie alle Netzplanvorgänge im Projekt. Markieren Sie hierzu den Netzplanvorgang links auf dem Bild, und wählen Sie Löschen. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage Wollen Sie wirklich löschen? mit Ja. Die angelegten Netzplanvorgänge sind für das automatische Anlegen des Projekts auf der Basis des Kundenauftrags erforderlich. Die weitere Projektabwicklung erfolgt ausschließlich anhand des PSP-Elements. Daher können alle Netzplan-vorgänge gelöscht werden. 9. Ordnen Sie dem Entwicklungsprojekt eine eindeutige Beschreibung zu, indem Sie den Kurztext der Projektdefinition ändern. Wählen Sie dazu das Symbol Projektdefinition aus (erste Zeile auf der linken Seite, unterhalb Projektstruktur: Bezeichnung). Ändern Sie den im Bereich Identifikation und Sichtenauswahl neben dem Feld Projektdef. angezeigten Standardtext in eine eindeutige Bezeichnung für das Entwicklungsprojekt. 10. Projektkalkulation mit Easy Cost Planning: Markieren Sie das PSP-Element (z. B. C/00xx-01, Phase 01). Wählen Sie Easy Cost Planning (Shift+F11). Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfenster Kalkulation anlegen die Kalkulationsvariante PS06 Easy Cost Planning (PS) aus, und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Kalkulation anlegen. Wählen Sie auf dem Bild Projekt C/00xx: Ändern: Easy Cost Planning erneut das PSPElement (z. B. C/00xx-01, Phase 01) aus und wählen Sie auf der rechten Bildseite Planungsvorlage auswählen. Im Dialogfenster Wertebereich einschränken (1) wählen Sie Enter (Für NWBC: Suche starten) und markieren den Eintrag YS00000001 (Kalkulationsmodell Consulting) und bestätigen mit Übernehmen. Geben Sie nun die erforderliche Kapazität für die einzelnen angezeigten Berater ein. Feldbezeichner Beschreibung Werte und Benutzeraktionen Bemerkung Junior Consulting 20 Einheit: Stunde Consulting 20 Einheit: Stunde Senior Consulting 20 Einheit: Stunde Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Übernehmen. Verschieben Sie die senkrechte Trennlinie nach rechts, um die Werte der Kalkulationsstruktur vollständig anzuzeigen. Wiederholen Sie Schritt 10 und 11 für alle anderen Projektphasen. Das Projekt wird mit Easy Cost Planning kalkuliert. Um die berechneten Werte zu sichern und zum Project Builder zurückzukehren, wählen Sie Zurück (F3). 11. Terminieren Sie die PSP-Elemente. Wählen Sie auf dem Bild links das PSP-Element, z. B. PHASE 01 – Setup mit Doppelklick aus. Wählen Sie auf der rechten Bildseite die Registerkarte Termine, und geben Sie im Feld EckStart / EckEnde einen neuen Start- und/oder Endtermin ein. © SAP AG Seite 18 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Wiederholen Sie diesen Vorgang für die anderen PSP-Elemente. Bestätigen Sie die Warnmeldung Endtermin XX.XX.XXXX liegt nach Endtermin des Projekts mit Enter. 12. Um das Projekt, die PSP-Elemente und die Netzplanvorgänge freizugeben, wählen Sie das oberste Element des Projekts auf der linken Bildschirmseite aus und wählen Bearbeiten Status Freigeben. (Für NWBC: Weitere … Bearbeiten Status Freigeben) Das System gibt folgende Meldung aus: Status wurde gesetzt. Der Projektstatus ändert sich in FREI - Freigegeben. 13. Sichern Sie das Projekt. Wählen Sie 14. Wählen Sie wählen Sie Sichern (Strg+S). Zurück (F3), um zum Bild SAP Easy Access zurückzukehren. Für NWBC: Beenden (Umsch+F3), um zum Bild SAP Easy Access zurückzukehren. Ergebnis Die folgende Systemmeldung wird angezeigt: Projekt C/00xx wird geändert. 4.4 Abrechnungsvorschrift generieren Verwendung Diese Transaktion generiert automatisch den Abgrenzungsschlüssel und die Abrechnungsvorschrift im Projekt. Die Abrechnungsvorschriften bestimmen, welches Controlling-Objekt die Erlöse und Kosten des Projekts empfängt. Voraussetzungen Die Abrechnungsvorschrift und der Abgrenzungsschlüssel des Projekts können jederzeit generiert werden, nachdem das Projekt angelegt wurde. Damit eine Abrechnung generiert werden kann, muss eine Standardabrechnungsstrategie, d. h. eine Abrechnungsvorschriftsfindung auf der Grundlage bestimmter Projektkriterien, definiert werden. Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Logistik Projektsystem Controlling Periodenabschluss Einzelfunktionen Abrechnungsvorschrift Sammelverarbeitung Transaktionscode CJB1 Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Projektleiter bei einer Beratungsfirma SAP_NBPR_CNSLT_PROJMGR_S © SAP AG Seite 19 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Istbuchungen Periodenabschluss (PS) Abrechnungsvorschrift Sammelverarbeitung Rollenmenü 2. Wenn das Dialogfenster Kostenrechnungskreis setzen angezeigt wird, geben Sie die folgenden Daten ein: Feldbezeichner Werte und Benutzeraktionen Kostenrechnungskreis 1000 3. Geben Sie auf dem Einstiegsbild folgende Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Selektionsvariante Hinweis: Werte und Benutzeraktionen Bemerkung YBLSV_PRJ Die Variante wurde bereits angelegt. Die Variante wurde bereits angelegt. Falls nicht, legen Sie die Variante YBLSV_PRJ an: Wählen Sie (Anlegen), geben Sie den Namen der Selektionsvariante ein und wählen Sie anschließend (Anlegen). Wenn das Dialogfenster Profil eingeben erscheint, geben Sie das Datenbankprofil YBSV00000001 ein und wählen Weiter (Enter). Um zusätzliche Selektionsfelder einzugeben, wählen Sie (Freie Abgrenzungen). Expandieren Sie den Menübaum in der Zeile Stammdaten Definition, und wählen Sie dann mit Doppelklick Projektprofil aus. Wählen Sie (Mehrfachselektion), um die Projektprofile YBS1000, YBS2000, YSS1000 und YSS2000 zu markieren. Geben Sie * (Platzhalter) im Feld Projekt ein. Wählen Sie Zurück, und bestätigen Sie das Dialogfenster mit der Frage Sollen die Werte gesichert werden? mit Ja. Geben Sie im Feld Bedeutung YBLSV_PRJ ein, und wählen Sie Periode <aktuelle Periode> Geschäftsjahr <aktuelles Jahr> Hintergrundverarbeitung Entfernen Sie das Kennzeichen. Testlauf Entfernen Sie das Kennzeichen. Detaillisten Entfernen Sie das Kennzeichen. © SAP AG Sichern. Wenn Sie detaillierte Informationen dazu benötigen, welche Vorschriften für die jeweiligen Elemente erzeugt wurden, setzen Sie dieses Kennzeichen. Seite 20 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB 4. Wählen Sie Ändern, da die Laufzeit dieser Transaktion sehr lange sein kann, wenn Sie die Selektionskriterien nicht einschränken. Tragen Sie in dem Feld Projekt die Nummer Ihres Projekts ein und sichern Sie die Variante 5. Wählen Sie Zurück (F3), um auf das vorherige Dialogfenster zurück zu kommen. 6. Wählen Sie Ausführen (F8). 7. Mit Hilfe des Protokolls, das Ihnen jetzt angezeigt wird, können Sie eventuell während der Erzeugung der Abrechnungsvorschriften aufgetretene Probleme auf Ebene der PSPElemente erkennen. 8. Wählen Sie Zurück (F3), um zum Menü SAP Easy Access zurückzukehren. Für NWBC: Wählen Sie zurückzukehren. Beenden (Umsch+F3), um zum Bild SAP Easy Access 9. Dieser Prozess kann auch im Hintergrund ausgeführt werden. Dazu müssen Sie einen Hintergrundjob einplanen. Für weitere Details dazu, schauen Sie bitte in der Dokumentation Weitere… Hilfe SAP-Bibliothek nach. Ergebnis Für die Fakturierungselemente wurden Abrechnungsvorschriften und Abgrenzungsschlüssel erzeugt. 4.5 Zeiterfassung (211) Externer Prozess Verwendung Das Arbeitszeitblatt (CATS) dient der Erfassung der Arbeitszeit, die ein Administrator (HCM) für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe benötigt hat. In diesem Szenario ist der Auftrag mit der Position für die aufwandsbezogene Fakturierung der zentrale Beleg des Prozesses, da in ihm die Arbeit erfasst wird. Vorgehensweise Für Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) Führen Sie die Aktivitäten 4.1 Istarbeitszeiten erfassen und 4.3 Arbeitszeitblatt : Übertragung an Zielkomponenten aus, die in der Ablaufbeschreibung für das Szenario Zeiterfassung (211) beschrieben sind. Verwenden Sie zur Ausführung der einzelnen Prozessschritte der Ablaufbeschreibung die Stammdaten aus der folgenden Tabelle: © SAP AG Seite 21 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Feldbezeichner Beschreibung Benutzeraktion und Werte Bemerkung Erfassungsprofil Kundenspezifisches Arbeitszeitblattprofil YBPS Projekt Einstiegsdatum Datum, das den im Arbeitszeitblatt verfügbaren Zeitraum festlegt Übernehmen Sie das vorgegebene aktuelle Datum. Wenn Sie das Arbeitszeitblatt das erste Mal aufrufen, wird das Einstiegsdatum auf dem Einstiegsbild nicht angezeigt. Personalnu mmer Numerischer Schlüssel für einen Personalsatz 999102 Jennifer Stein EmpfängerPSPElement Geben Sie das PSP-Element ein, auf dem Zeit und Kosten gesammelt werden sollen. C/XXXX Geben Sie das PSP-Element ein, auf dem Zeit und Kosten gesammelt werden sollen. Zeit, die am empfangenden Objekt gearbeitet wurde <Beliebige Stundenzahl> Stunden Hierbei handelt es sich um eines der PSP-Elemente, das auf der Grundlage der Istarbeitszeiten und Reisekosten zur Fakturierung angelegt wurde und dem Mitarbeiter 999102 im Abschnitt Mitarbeiter dem Projekt zuordnen zugeordnet wurde. Beispiel: 8 Für Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Führen Sie alle voraussetzenden Schritte und die Aktivitäten 4.1 Option 2.1 Istarbeitszeiten erfassen mit Kontierungsobjekt Projekt und 4.3 Arbeitszeitblatt: Übertragung an Zielkomponenten aus, die in der Ablaufbeschreibung für das Szenario Zeiterfassung (211) beschrieben sind. Verwenden Sie zur Ausführung der einzelnen Prozessschritte der Ablaufbeschreibung die Stammdaten aus der folgenden Tabelle: Feldbezeichner Beschreibung Benutzeraktion und Werte Bemerkung Personalnu mmer Numerischer Schlüssel für einen Personalsatz 999102 Jennifer Stein © SAP AG Seite 22 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Feldbezeichner Beschreibung Benutzeraktion und Werte Bemerkung Leistungsart Leistungsart Lassen Sie dieses Feld leer. Der Wert wird automatisch eingegeben, nachdem Sie alle Mussfelder ausgefüllt und Ihre Eingaben mit Weiter bestätigt haben. PSPElement Geben Sie das PSP-Element ein, auf dem Zeit und Kosten gesammelt werden sollen. C/XXXX Stunden Zeit, die am empfangenden Objekt gearbeitet wurde <Beliebige Stundenzahl> Beispiel: 8 4.6 Reisemanagement (191) Externer Prozess Verwendung Während der Erfassung von Arbeitszeiten im Arbeitszeitblatt können Sie zum Reisemanagement wechseln, um Reisekosten auf dem in Ihrem Szenario verwendeten Kostenträger zu erfassen. Vorgehensweise Führen Sie alle Aktivitäten aus, die in der Ablaufbeschreibung für das Szenario Reisemanagement (191) beschrieben sind. Für Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) Verwenden Sie zur Ausführung der einzelnen Prozessschritte der Ablaufbeschreibung die Stammdaten aus der folgenden Tabelle: Personalnummer 999102 Beginn <Startdatum und Geben Sie Datum und Uhrzeit ein. -uhrzeit der Wenn Sie von der Zeiterfassung aus zum Reise> Reisemanagement gewechselt sind, wird hier ein Vorschlagswert eingegeben. Ende <Enddatum und - Geben Sie Datum und Uhrzeit ein. uhrzeit der Wenn Sie von der Zeiterfassung aus zum Reise> Reisemanagement gewechselt sind, wird hier ein Vorschlagswert eingegeben. © SAP AG Jennifer Stein Seite 23 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Grund Beratung Grund der Reise Ort Berlin Geben Sie als Reiseziel eine Stadt ein. Land / Region DE Vorschlagswert Kostenzuordnung Empfänger PSPElement C/XXXX Empfänger PSP-Element C/XXXX SpArt Einzelposten 1: Geben Sie MTWG ein. Die Spesenart beschreibt die Art der Ausgaben. Einzelposten 2: Geben Sie BENZ ein. Betrag Einzelposten 1: Geben Sie 100 ein. Betrag für die Spesenart Einzelposten 2: Geben Sie 50 ein. Für Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Verwenden Sie zur Ausführung der einzelnen Prozessschritte der Ablaufbeschreibung die Stammdaten aus der folgenden Tabelle: Stammdaten Wert Bemerkungen Personalnummer 999102 Jennifer Stein Beginn <Startdatum und Geben Sie Datum und Uhrzeit ein. -uhrzeit der Wenn Sie von der Zeiterfassung aus zum Reise> Reisemanagement gewechselt sind, wird hier ein Vorschlagswert eingegeben. Ende <Enddatum und - Geben Sie Datum und Uhrzeit ein. uhrzeit der Wenn Sie von der Zeiterfassung aus zum Reise> Reisemanagement gewechselt sind, wird hier ein Vorschlagswert eingegeben. Land / Region Deutschland Vorschlagswert Ziel Berlin Geben Sie den Zielort der Reise ein. Grund Beratung Grund der Reise Kostenzuordnung Empfänger PSPElement C/XXXX Geben Sie das PSP-Element ein, auf dem die Reisenkosten gesammelt werden sollen. Kostenzuordnung der Reise Kontierungsobjekt: PSP-Element Empfänger PSP-Element C/XXXX Spesenart © SAP AG Einzelposten 1: Wählen Sie Mietwagen. Die Spesenart beschreibt die Art der Ausgaben. Seite 24 von 36 SAP Best Practices Stammdaten Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Wert Bemerkungen Einzelposten 2: Wählen Sie Benzin. Belegbetrag Einzelposten 1: Geben Sie 100 ein. Betrag für die Spesenart Einzelposten 2: Geben Sie 50 ein. 4.7 Zeiterfassung externe Ressourcen (279) Externer Prozess Verwendung Wenn bei einem Projekt externe Mitarbeiter eingesetzt werden, müssen diese auch ihre Arbeit leisten, die Arbeitszeiten sowie ihre Reisen in CATS aufzeichnen. Die erfassten Arbeitszeiten werden von den Arbeitszeitblatt-Schnittstellentabellen auf die angelegte und zugeordnete Rahmenbestellung übertragen. Die Fakturierung der aufgewendeten Stunden beruht für interne wie externe Ressourcen auf den selben Bedingungen und Materialnummern. Aus der Rechnung geht die Herkunft der Ressource nicht hervor. Reisekosten werden als Pauschalsatz fakturiert, wobei die Ausgaben für interne wie für externe Ressourcen anhand derselben Bedingungen und Materialnummern fakturiert werden. Vorgehensweise Führen Sie alle Aktivitäten aus, die in der Ablaufbeschreibung für das Szenario Zeiterfassung externe Ressourcen (279) beschrieben sind. Verwenden Sie zur Ausführung der einzelnen Prozessschritte der Ablaufbeschreibung die Stammdaten aus der folgenden Tabelle: Feldbezeichner Beschreibung Werte und Benutzeraktionen Bemerkung Erfassungsprofil kundenspezifisches Arbeitszeitblattprofil YSEXT SP Externe Stichtag Datum, das den im Arbeitszeitblatt verfügbaren Zeitraum festlegt <vorgegebenes aktuelles Datum> Wenn Sie das Arbeitszeitblatt zum ersten Mal aufrufen, wird der Stichtag auf dem Einstiegsbild nicht angezeigt. Personalnummer numerischer Schlüssel für einen Personalsatz 999911 Helmut Steiger © SAP AG Seite 25 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Feldbezeichner Beschreibung Werte und Benutzeraktionen Bemerkung Send. Best. Bestellung senden frei lassen Der Wert wird automatisch eingesetzt, nachdem Sie alle Mussfelder ausgefüllt und Ihre Eingaben mit Weiter bestätigt haben. Vertragsposition Empfangende Position frei lassen Der Wert wird automatisch eingesetzt, nachdem Sie alle Mussfelder ausgefüllt und Ihre Eingaben mit Weiter bestätigt haben. EmpfängerPSPElement Empfangendes PSP-Element Einzelposten 1: Geben Sie C/XXXX-XXXXXX ein Geben Sie das PSP-Element ein. Einzelposten 2: Geben Sie C/XXXX-XXXXXX ein Leistungsnummer Einzelposten 1: Geben Sie 4000010 ein. Die Leistungsnummer 4000010 wird als Vorgabewert aus dem Personalstamm bestimmt, sofern zuvor zugeordnet (s. Voraussetzungen) Leistungsnummer 4000010 (Servicevorgang) dient der Zeiterfassung. Einzelposten 2: Geben Sie 4000020 ein. ME Maßeinheit Einzelposten 1: Geben Sie H ein. Einzelposten 2: Geben Sie LE ein. Tag Zeit, die am empfangenden Objekt gearbeitet wurde Einzelposten 1: Geben Sie z. B. 8 ein. Einzelposten 2: Geben Sie z. B. 1 ein. © SAP AG Die für Reisevorgänge verwendete Leistungsnummer 4000020 muss manuell eingegeben werden. Für Leistungsnummer 4000010 Für Leistungsnummer 4000020 An Leistungsart 4000010 gearbeitete Stunden Reisekosten für Leistungsnummer 4000020 Seite 26 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB 4.8 Bericht für Plankosten und Istkosten Mit dem folgenden Bericht erhalten Sie eine Übersicht über den Projektstatus. Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Infosysteme Projektsystem Controlling Kosten Planbezogen Nach Kostenarten Ist/Plan/Abweichung absolut/Abw. % Transaktionscode S_ALR_87013543 Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Projektleiter bei einer Beratungsfirma SAP_NBPR_CNSLT_PROJMGR_S Berichte u. Analyse Controlling-Berichte (PS) Ist/Plan/Abweichung abs./% Rollenmenü 2. Falls das Dialogfenster Kostenrechnungskreis setzen erscheint, geben Sie 1000 ein. 3. Falls das Dialogfenster Profil erscheint, geben Datenbankprofil (DB Profil) 0000000000001 Standardselektionsstruktur ein. Bestätigen Sie diesen Eintrag mit Weiter (Enter). 4. Geben Sie im Feld Projekt das angelegte Projekt ein und im Feld Kostenrechnungskreis den Kostenrechnungskreis 1000. Wählen Sie Ausführen (F8). 5. Auf dem folgenden Bild Ist/Plan/Abweichung wird eine Übersicht des Projekts mit seiner vollständigen Struktur angezeigt und alle Plan- und Istkosten sind in die verschiedenen verwendeten Kostenarten, einschließlich der Abweichung in Prozent, aufgeteilt. 6. Wählen Sie choose Zurück (F3), um zum Menü SAP Easy Access zurückzukehren. For NWBC: Exit (Shift+F3) to return to the SAP Easy Access menu. Ergebnis Alle Plan- und Istkosten wurden angezeigt und geprüft. 4.9 Aufwandsbezogene Fakturaanforderung anlegen Verwendung Die Fakturierung erfolgt in zwei Schritten. Im ersten Schritt wird eine Fakturaanforderung angelegt. Im zweiten Schritt wird basierend auf der Fakturaanforderung der eigentliche Fakturabeleg angelegt. In dieser Aktivität legen Sie eine Fakturaanforderung auf Basis des tatsächlichen Zeit- und Materialaufwands an. Vorgehensweise Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) © SAP AG Seite 27 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB 1. Rufen Sie die Transaktion wie folgt auf: SAP-Menü Logistik Kundenservice Serviceabwicklung Abschluss Fakturaanforderung Einzeln bearbeiten Transaktionscode DP90 2. Geben Sie auf dem Bild Fakturaanforderung für aufwandsbezogene Faktura: Einstieg folgende Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Verkaufsbeleg abrechenbarer Verkaufsbeleg Position abrechenbarer Verkaufsbelegp osition 3. Wählen Sie Benutzeraktion und Werte <der im Schritt 4.2 angelegte Beratungsauftrag> Bemerkung abzurechnende Position des Auftrags (Position 10) Fakturaanforderung erstellen (Enter). 4. Auf dem Bild Fakturaanforderung für aufwandsbezogene Faktura <neu>: Aufwand wählen Sie Fakturaanforderung sichern. 5. Ein Dialogfenster mit der Frage Wollen Sie die Fakturaanforderung wirklich erstellen? wird angezeigt. Wählen Sie Ja. 6. Auf dem Bild SP: Rechnungsentwurf 70000xxx ändern: Übersicht, wählen Sie (Strg+S) um die Fakturaanforderung zu sichern. Sichern Notieren Sie die Nummer der Fakturaanforderung. Fakturaanforderung: _______________________________ 7. Wählen Sie Zurück (F3), um zum Bild SAP Easy Access zurückzukehren. Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) via business role 1. Rufen Sie die Transaktion wie folgt auf: Benutzerrolle Kundenbetreuer (SAP_NBPR_CNSLT_CLNTMGR_S) Engagement Management Kunden-Cockpit Rollenmenü 2. Geben Sie die folgenden Daten ein und wählen Sie Kunde anzeigen: Feldbezeichner Benutzeraktion und Werte Kundenname Kundennummer Bemerkung Lassen Sie dieses Feld leer 100100 3. Auf dem Bild Kunden-Cockpit, wählen Sie die Registerkarte SP: Aufwandsbez. Fakturierung aus. 4. Selektieren Sie die Verkaufsbelegnummer mit Position 10, die Sie in Schritt 4.2 angelegt haben. © SAP AG Seite 28 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Erscheint die Verkaufsbelegnummer nicht in der Liste, wählen Sie Aktualisieren am rechten Ende der Tabelle. 5. Wählen Sie Aufwandsbezogene Faktura. 6. Auf dem Bild Fakturaanforderung für aufwandsbezogene Faktura <neu>: Aufwand wählen Sie Fakturaanforderung sichern. 7. Ein Dialogfenster mit der Frage Wollen Sie die Fakturaanforderung wirklich erstellen? wird angezeigt. Wählen Sie Ja. 8. Um die Fakturaanforderung zu sichern, wählen Sie Sichern (Strg+S). Notieren Sie die Nummer der Fakturaanforderung. Fakturaanforderung: _______________________________ Ergebnis Die folgende Meldung wird angezeigt: Beleg <Belegnummer> gesichert. 4.10 Rechnung für die Fakturaanforderung anlegen Verwendung In dieser Aktivität wird auf der Grundlage der Fakturaanforderung eine Rechnung generiert. Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura Fakturavorrat bearbeiten Transaktionscode VF04 2. Geben Sie auf dem Einstiegsbild Fakturavorrat bearbeiten folgende Daten ein: Feldbezeichner Benutzeraktion und Werte Bemerkung Vertriebsbeleg <7xxxxxxx> Geben Sie die in im vorigen Schritt angelegte Fakturaanforderung ein. Auftragsbezogene Setzen Sie das Kennzeichen. Fakturadatum von/bis © SAP AG Beschreibung Wenn Sie Positionen auswählen möchten, die heute nicht fakturiert werden müssen, müssen Sie das Selektionsdatum entsprechend ändern. Seite 29 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB 3. Um den Fakturavorrat anzuzeigen, wählen Sie Fakturav. anz. 4. Auf dem Bild Fakturavorrat bearbeiten wählen Sie Sichern (Strg+S), um die vorgeschlagene Lastschrift zu sichern. Daraufhin wird der Fakturabeleg angelegt. 5. Um die Rechnungsnummer anzuzeigen, markieren Sie die Zeile und wählen Belege. Markieren Sie anschließend die Zeile mit der Rechnungsnummer, und wählen Beleg anz. Die Rechnung wird angezeigt. 6. Wählen Sie viermal Zurück (F3), um zum Bild SAP Easy Access zurückzukehren. Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle 2. Rufen Sie die Transaktion wie folgt auf: Benutzerrolle Kundenbetreuer (SAP_NBPR_CNSLT_CLNTMGR_S) Engagement Management Kunden-Cockpit Rollenmenü 3. Geben Sie die folgenden Daten ein und wählen Sie Kunde anzeigen: Feldbezeichner Benutzeraktion und Werte Kundenname Kundennummer Bemerkung Lassen Sie dieses Feld leer 100100 4. Auf dem Bild Kunden-Cockpit, wählen Sie die Registerkarte SP: Fakturavorrat aus. 5. Wählen Sie Abfrage ändern, geben Sie die erforderlichen Suchkriterien ein und wählen sie das Kennzeichen Auftragsbezogen. Wählen Sie anschließend Übernehmen. 6. Markieren Sie die Verkaufsbelege die zu fakturieren sind (die Fakturaanforderung aus dem vorigen Schritt) und wählen Sie Fakturieren im Hintergrund. 7. Die erzeugten Belegnummern werden angezeigt. Ergebnis Das System hat eine Rechnung für die Fakturierung generiert und an die Buchhaltung weitergeleitet. Sie haben damit den Erlös für das Beratungsauftrag gebucht und im Hintergrund die notwendige Buchhaltungsbelege erstellt. 4.11 Technischer Abschluss des Projekts Verwendung Der Status gilt für die Netzpläne, Vorgänge und Vorgangselemente, die aus technischer (logistischer) Sicht abgeschlossen werden. Daher unterscheidet er sich vom Prozess Periodenabschluss Projekte (207). Anschließend können beispielsweise keine Kosten mehr auf das Projekt gebucht werden. Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Logistik Projektsystem Projekt Project Builder Transaktionscode CJ20N © SAP AG Seite 30 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Projektleiter bei einer Beratungsfirma SAP_NBPR_CNSLT_PROJMGR_S Kundenprojekte Projektplanung Struktur Project Builder Rollenmenü 2. Auf dem Bild Project Builder im leeren Bereich Projektstruktur wählen Sie Öffnen. 3. Geben Sie im Dialogfenster Projekt öffnen die Projektnummer des im vorherigen Schritt erzeugten Projekts ein, und wählen Sie Öffnen (Enter). 4. Wählen Sie das oberste PSP-Element und dann im Menü Bearbeiten Status Technisch abschließen Setzen. (Für NWBC: Weitere … Bearbeiten Status Technisch abschließen Setzen) 5. Wählen Sie Sichern (Strg+S). Wenn die Fehlermeldung Der Geschäftsvorgang kann nicht durchgeführt werden angezeigt wird, sind möglicherweise einige Voraussetzungen nicht erfüllt. Prüfen Sie die Protokolldatei, indem Sie Statusinformationen wählen. 6. Wählen Sie viermal NWBC: wählen Sie zurückzukehren.. Zurück (F3), um zum Bild SAP Easy Access zurückzukehren. Für Beenden (Umsch+F3), um zum Bild SAP Easy Access Ergebnis Das angelegte Projekt ist nun abgeschlossen. Es kann nun für Berichtszwecke verwendet werden. Des Weiteren kann es ggf. archiviert werden. © SAP AG Seite 31 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB 5 Folgevorgänge Externer Prozess Verwendung Sie haben alle Aktivitäten zu dem in diesem Dokument beschriebenen Geschäftsprozess abgeschlossen. Um Folgeaktivitäten zu diesem Geschäftsprozess auszuführen, gehen Sie gemäß den im angegebenen Szenario beschriebenen Prozessschritten vor. Verwenden Sie dabei die Stammdaten aus diesem Dokument. 5.1 Debitorenbuchhaltung (157) Externer Prozess Verwendung In dieser Aktivität buchen Sie die Eingangszahlung. Vorgehensweise Führen Sie alle in der Ablaufbeschreibung des Szenarios Debitorenbuchhaltung (157) beschriebenen Aktivitäten aus: Zahlungen mit dem maschinellen Zahlungsprogramm buchen, Eingangszahlung vom Debitor manuell buchen, Offene Positionen in Kundenkonten maschinell ausgleichen, Offene Positionen in Debitorenkonten manuell ausgleichen. Verwenden Sie dabei die Stammdaten aus diesem Dokument. 5.2 Periodenabschluss SD (203) (optional) Externer Prozess Verwendung Dieses Szenario bietet einen Überblick über periodisch ausgeführte Aktivitäten, wie z. B. Aktivitäten für den Tagesabschluss oder für die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (z. B. Reporting mit Intrastat und Extrastat). Vorgehensweise Führen Sie alle Aktivitäten in der Ablaufbeschreibung des Szenarios Periodenabschluss SD (203) aus (Kapitel Zur Faktura gesperrte Verkaufsbelege überprüfen, Fakturavorrat überprüfen, Protokoll der Sammelrechungserstellung überprüfen und Liste (für die Buchhaltung) gesperrter Fakturabelege anzeigen). Verwenden Sie dazu die Stammdaten aus diesem Dokument. © SAP AG Seite 32 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB 5.3 Periodenabschluss Projekte (207) Externer Prozess Verwendung Für dieses Projekt sind zusätzliche Aktivitäten erforderlich. Diese Aktivitäten werden zusammen im Rahmen des Monatsabschlusses ausgeführt. Weitere Information über den Monatsabschluss finden Sie in der Ablaufbeschreibung für das Szenario Periodenabschluss Projekte (207). Beachten Sie, dass der Monatsabschluss nur einmal monatlich durchgeführt werden kann. Vorgehensweise Führen Sie alle Aktivitäten beschrieben in der Ablaufbeschreibung des Szenarios aus. Verwenden Sie zur Ausführung der einzelnen Prozessschritte des Szenarios Periodenabschluss Projekte (207) die folgenden Stammdaten: Stammdaten Wert Bemerkung Selektionsvariante YSLSV_PRJ Projektprofile YBS1000, YBS2000, YSS1000 und YSS2000, Projekt *, Netzplan/Auftrag <leer> mit der Option Einzelwert Die Variante ist bereits angelegt. Wenn nicht, legen Sie die Variante YSLSV_PRJ mit Selektion für die Projektprofile (nutzen Sie die Funktion Anlegen rechts vom Eingabefeld der Selektionsvariante) Wählen Sie Freie Abgrenzungen ( Definition > Projektprofil. ): Stammdaten Wählen Sie Mehrfachselektion ( ) für die Projektprofile YBS1000, YBS2000, YSS1000 und YSS2000. Tragen Sie * (Wildcard) in das Feld Projekt ein. Klicken sie doppelt in das Feld Netzplan/Auftrag, wählen Sie Einzelwert, bestätigen Sie mit Übernehmen (Enter) Wählen Sie die Variante YSLSV_PRJ für den Schritt Istabrechnung des Projekts an Ergebnisrechnung (CO-PA) Wählen Sie die Variante YBLSV_PRJ für den Schritt Ware in Arbeit (WIP) ermitteln Alle anderen Daten bleiben unverändert. © SAP AG Seite 33 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB 6 Anhang 6.1 Prozessschritte korrigieren Im folgenden Abschnitt finden Sie häufig vorgenommene Schritte, durch die einige der in diesem Dokument beschriebenen Aktivitäten korrigiert werden können. Angebot anlegen Transaktionscode (SAP GUI) VA21 Korrekturschritt Angebot löschen Transaktionscode (SAP GUI) VA22 Benutzerrolle Kundenbetreuer (SAP_NBPR_CNSLT_CLNTMGR_S) Rollenmenü Engagement Management Angebote Bemerkung Wählen Sie die Abfrage SP: Angebote. Markieren Sie Ihr Angebot, wählen Sie Ändern und Beleg löschen Beratungsauftrag anlegen Transaktionscode (SAP GUI) VA01 Korrekturschritt Auftrag löschen Transaktionscode (SAP GUI) VA02 Benutzerrolle Kundenbetreuer (SAP_NBPR_CNSLT_CLNTMGR_S) Rollenmenü Engagement Management Aufträge Bemerkung Wählen Sie die Abfrage SP: Aufträge. Markieren Sie Ihren Auftrag, wählen Sie Ändern und Beleg löschen. Projekt ändern Transaktionscode (SAP GUI) CJ20N Korrekturschritt Projekt löschen Transaktionscode (SAP GUI) CJ20N Benutzerrolle Projektleiter bei einer Beratungsfirma SAP_NBPR_CNSLT_PROJMGR_S Rollenmenü Kundenprojekte Projektplanung Struktur Project Builder (CJ20N) Bemerkung Rufen Sie das Kundenprojekt im Project Builder auf mit Öffnen, geben Sie im Fenster Projekt öffnen die Projektdefinition ein und wählen Sie Öffnen. Selektieren Sie Menü Bearbeiten Status Abschließen Setzen © SAP AG Seite 34 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Aufwandsbezogene Fakturaanforderung anlegen Transaktionscode (SAP GUI) DP90 Korrektur: Verkaufsbeleg löschen Transaktionscode (SAP GUI) VA02 Benutzerrolle Kundenbetreuer (SAP_NBPR_CNSLT_CLNTMGR_S) Rollenmenü Engagement Management Aufträge Bemerkung Wählen Sie die Abfrage SP: Aufträge. Markieren Sie Ihre Auftragsnummer und wählen Sie Ändern und Beleg löschen. Rechnung für die Fakturaanforderung anlegen Transaktionscode (SAP GUI) VF04 Korrektur: Fakturabeleg stornieren Transaktionscode (SAP GUI) VF02 Benutzerrolle Kundenbetreuer (SAP_NBPR_CNSLT_CLNTMGR_S) Rollenmenü Fakturierung Fakturabelege Bemerkung Wählen sie die Abfrage Abrechnungsbelege durchsuchen markieren Sie Ihren Beleg und selektieren Ändern. Wählen Sie das Menü Faktura Stornieren Technischer Abschluss des Projekts Transaktionscode (SAP GUI) CJ20N Korrekturschritt Technischen Abschluss des Projekts rückgängig machen Transaktionscode (SAP GUI) CJ20N Benutzerrolle Projektleiter bei einer Beratungsfirma SAP_NBPR_CNSLT_PROJMGR_S Rollenmenü Kundenprojekte Projektplanung Struktur Project Builder Bemerkung Rufen Sie das Kundenprojekt im Project Builder auf mit Öffnen, geben Sie im Fenster Projekt öffnen die Projektdefinition ein und wählen Sie Öffnen. Selektieren Sie Menü Bearbeiten Status Technisch abschließen Zurücknehmen. 6.2 SAP-ERP-Berichte (optional) Verwendung In der nachstehenden Tabelle sind die am häufigsten verwendeten Berichte aufgelistet, denen Sie weitere Informationen über diesen Geschäftsprozess entnehmen können. Die folgenden Ablaufbeschreibungen enthalten eine umfassende Zusammenstellung aller wichtigen Berichte sowie ausführliche Informationen dazu: © SAP AG Seite 35 von 36 SAP Best Practices Projekt mit Kundenauftrag und externen Ressourcen (435): AB Finanzwesen: SAP-ERP-Berichte für das Rechnungswesen (221) Logistische Prozesse: SAP-ERP-Berichte für die Logistik (222) Berichte Titel des Berichts Transaktion scode Benutzerrolle (NWBC) Rollenmenü (NWBC) Bemerkung Ist/Plan/Abweic hung abs./Abw. % S_ALR_87013 543 Projektleiter bei einer Beratungsfirma Berichte und Analyse Controlling Berichte Ist/Plan/Abweich ung abs.% (S_ALR_870135 43) Bericht für Plankosten, Istkosten Projektinformati onssystem: Strukturübersich t CN41 Projektinformati onssystem: Rückmeldungen CN48N SAP_NBPR_CNSLT_PRO JMGR_S Projektleiter bei einer Beratungsfirma SAP_NBPR_CNSLT_PRO JMGR_S Projektleiter bei einer Beratungsfirma SAP_NBPR_CNSLT_PRO JMGR_S Engagement Management Reports Projektberichte Strukturübersi cht Engagement Management Reports Projektberichte Übersicht: Rückmeldungen Bestätigungsüb ersicht 6.3 Verwendete Formulare Verwendung In einigen der Aktivitäten dieses Geschäftsprozesses werden Formulare verwendet. Die nachstehende Tabelle enthält Details zu diesen Formularen. Üblicher Formularname Formulartyp Verwendet in Prozessschritt Nachrich tenart Technischer Name Rechnung Smart Form Fakturierung YS00 YSAA_SDINV © SAP AG Seite 36 von 36
