Company Name

Fast Facts
Kundenreferenz: Wortmann AG
Branche: IT-Dienstleistung
Thema: Business-Intelligence
Bessere Geschäftsstrategien
dank Microsoft Office
Verfasst am: 07.08.2003
Referenzkunde
Die Wortmann AG ist eines der
führenden IT-Unternehmen
Deutschlands, das auf einer
Gewerbefläche von 13.000
Quadratmetern eigene
Markencomputer und -monitore herstellt
und über mehr als 5500 Einzelhändler
im ganzen Land vertreibt. Das
Unternehmen beschäftigt 240
Mitarbeiter und verfügt über 170
Desktop-Arbeitsplätze, auf denen
verschiedene Microsoft WindowsBetriebssysteme laufen.
Problem
Entscheider brauchen fundierte Informationen: Bei dem
IT-Hersteller Wortmann AG sorgt eine auf Microsoft
Office System basierende Lösung für die unkomplizierte
Aufbereitung von Geschäftsdaten. Die neuen
Analysemöglichkeiten unterstützen Geschäftsleitung,
Marketing und Vertrieb bei strategischer Planung und
täglicher Arbeit.
Die Wortmann AG produziert und vertreibt PCs, Server,
Notebooks, Monitore und vieles andere über ein
deutschlandweites Netz von Einzelhandelsgeschäften.
Um schnellere und fundiertere Entscheidungen für
Marketing, Vertrieb und Kundendienst treffen zu können,
entwickelte die Wortmann AG gemeinsam mit dem ITDienstleister Bechtle eine Lösung auf Basis von
Microsoft Office System, die es erlaubt, Zahlen über
Umsatz, Produktion oder Serviceverträge aus dem
Warenwirtschaftssystem Microsoft Business Solutions –
Navision zu extrahieren und in gängigen OfficeAnwendungen wie Microsoft Excel 2003 oder dem
Kartografieprogramm Microsoft MapPoint übersichtlich
darzustellen.
Über die Hälfte der deutschen Arbeitsplätze ist bereits vernetzt, und in mehr als 50
Prozent der Haushalte steht ein Computer – das sagt eine aktuelle Studie des
Europäischen Zentrums für Wirtschaftsforschung. Die PC-Dichte ist hoch, und der
Wettbewerb ist hart geworden im Hardwaremarkt. Wer erfolgreich Computer,
Notebooks oder Monitore verkaufen will, muss sich von der Konkurrenz absetzen.
„Service to Order“ ist das Konzept der Wortmann AG, die seit ihrer Gründung im Jahr
1986 auf indirekten Vertrieb durch Einzelhändler setzt, einerseits um die
Wortmann hatte eine Unmenge an
regionalen Vertriebs- und
Marketinginformationen in Microsoft
Business Solutions – Navision
gespeichert. Doch die Firma wollte ein
effizientes, bedienerfreundliches, mit
Microsoft Navision arbeitendes Tool,
damit die leitenden Angestellten,
Verkaufsmitarbeiter und
Produktmanager mit visuell
aufbereiteten Geschäftsdaten arbeiten
können und so besser auf die
Anforderungen des Regionalvertriebs
reagieren können.
Lösung
Wortmann entwickelte gemeinsam mit
dem Systemhaus Bechtle eine auf
Microsoft Office basierende Lösung, die
die XML-Fähigkeiten der Office
Professional Edition 2003 nutzt. Die
universelle
Datenbeschreibungssprache XML
erlaubt es, in einem flexiblen,
automatischen Prozess aus Navision zu
exportieren und in das
Tabellenkalkulationsprogramm
Microsoft Excel 2003 zu importieren.
Anwender können auch ganz leicht die
Daten in Abhängigkeit von
Vertriebsgebieten in Microsoft MapPoint
Europe anzeigen lassen.
Nutzen
Der Zeitaufwand für die Datenextraktion
verringerte sich von ursprünglich bis zu
zehn Stunden auf fünf Minuten. Die
Motivation bei den Mitarbeitern, die
ihren Informationsbedarf nun
selbständig und ohne Anfrage beim
Systemadministrator decken können,
steigt. Durch raschere und bessere
Informationen können sie das
Einzelhändler-Distributionsnetz besser
verwalten, was zu einer Zunahme des
Umsatzes und zu Verbesserungen im
Kundenservice führt. Die Anzahl der
Kundenkontakte wurde von
durchschnittlich 1,5 auf drei gesteigert,
gleichzeitig wurden die Kosten eines
Kundenbesuchs um 50 Prozent
gesenkt.
Marktdurchdringung zu erhöhen und andererseits, um direkt vor Ort auf lokale
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Besonderheiten eingehen zu können.
Hinter „Service to Order“ stehen bundesweit 300 Fachhändler und 20 WortmannServicezentren, in denen Computerinventar und Teile für TERRA Server lagern. Das
ermöglicht der Wortmann AG, schnell und individuell auf die Wünsche der Kunden zu
reagieren und ihnen maßgeschneiderte Servicepakete zu niedrigen Preisen anzubieten.
Um die erfolgreiche Geschäftsstrategie auszubauen, wollte Wortmann mehr Nutzen aus
den regionalen Vertriebs- und Marketingdaten ziehen. Diese Daten werden bei dem ITHersteller in dem Warenwirtschaftssystem Microsoft Business Solutions – Navision
gespeichert. Eine schnellere und übersichtlichere Auswertung des vorhandenen
Zahlenmaterials sollte die strategische Entscheidungsfindung verbessern, um die
Technik
Software and Services
Microsoft Office Professional Edition
2003
Microsoft MapPoint 2002
Microsoft Business Solutions – Navision
Microsoft SQL Server 2000
Microsoft Windows 2000 Professional
Microsoft Windows XP Professional
Microsoft-Partner
Bechtle Softwarelösungen GmbH
regionalen Einnahmen zu maximieren, den Kundendienst zu optimieren und das
Szenario
zielgruppengerichtete Produktmarketing voranzutreiben. Je mehr Mitarbeiter von
Managen von Geschäftsprozessen
Wortmann in der Lage seien, das Geschäft Region für Region zu analysieren, so die
Argumentation der Geschäftsleitung, desto besser sei das Unternehmen in der Lage,
seine Produkte und Services an lokale Marktbedingungen anzupassen.
Nur oberflächliche Rückschlüsse
Bislang arbeiteten die Angestellten mit einer unhandlichen, nach Postleitzahlen
sortierten Liste und mit seitenlangen Verkaufsstatistiken, die zur Bewertung der
regionalen Geschäftssituationen per „copy and paste“ dem Navision-Datawarehouse
entnommen werden. Der Versuch, Vertriebs-, Produkt- und Servicedaten mit
Postleitzahlen in Verbindung zu bringen, ließ nur oberflächliche Rückschlüsse auf lokale
Absatzchancen und die tatsächlichen Verhältnisse zu. Infolgedessen führten die
Mitarbeiter diesen Vorgang gewöhnlich für die monatlichen Sales-Meetings durch, aber
ansonsten kaum.
Alternativ konnte ein Mitarbeiter beantragen, dass einer der fünf Systemadministratoren
in der Firma genau festgelegte Daten exportiert, die Dateien verkleinert und sie dann in
eine weitere Software importiert, die die Daten wiederum in Microsoft MapPoint Europe
abbildet. MapPoint ist eine so genannte Business-Mapping-Software, mit der sich
Geschäftszahlen in Abhängigkeit von geografischen Daten, zum Beispiel
Verkaufsgebieten, darstellen lassen. Der Vorgang des Datenex- und -imports dauerte je
nach Datenmenge zwischen fünf und zehn Stunden – wertvolle Zeit, die IT-Beauftragte
mit ihren dicht gedrängten Terminkalendern erst einmal aufbringen mussten. So
verfügte Wortmann zwar über eine Fülle an Geschäftsdaten, aber für leitende
Angestellte, Produktmanager sowie Vertriebsmitarbeiter gab es keinen Weg, diese
regelmäßig und schnell zu nutzen.
„Wir brauchten ein einfaches Werkzeug, mit dem die Mitarbeiter leicht Daten aus dem
Warenwirtschaftssystem extrahieren können“, betont Robin Wittland, Verantwortlicher
für IT-Strategie und Aufsichtsratsmitglied bei der Wortmann AG. „Wir wollten, dass sie
jeden Tag mit diesen Informationen arbeiten, um das Erreichen unserer Ziele zu
unterstützen.“ Für ein Unternehmen der Größe Wortmanns stünden teure und große
Softwarelösungen zur Geschäftsdatenanalyse nicht zur Debatte, so Wittland. „Wir
begannen folglich darüber nachzudenken, wie die Datenextraktion zu automatisieren
sei. Diese Lösungen sollten kosteneffizient, einfach einzusetzen und leicht zu bedienen
sein.“
Hardware
Für Navision:
TERRA AQUA DELECTUS Server mit
4 Intel-XEON-Prozessoren, 8 GB RAM
und 90 GB Festplattenkapazität
Clients:
TERRA ORBIS PC-System mit IntelPentium-4-Prozessoren, mind. 256 MB
RAM
Schließlich entwickelte die Wortmann AG gemeinsam mit dem IT-Beratungshaus
Bechtle Softwarelösungen GmbH eine Lösung, die auf Microsoft Office 2003 aufbaut
und die XML-Möglichkeiten der Office Professional Edition 2003 nutzt. XML steht für
Extensible Markup Language, die international standardisierte
Datenbeschreibungssprache, die den Austausch von Daten zwischen verschiedenen
Softwarelösungen vereinfacht. Die neue Lösung bietet den Wortmann-Mitarbeitern
einen flexiblen, automatischen Prozess, wenn sie Daten im XML-Format aus Navision
exportieren und diese direkt in eine Office Excel 2003-Arbeitsmappe importieren
möchten (siehe Abbildung 1). Die Daten können dann direkt nach MapPoint zur
Darstellung von Informationen portiert werden.
Selbständige Abfrage – aber nur mit Zugriffskontrolle
Das Team von Bechtle entwickelte in Navision eine neue Funktion mit dem Namen
„Erzeuge Statistikpool“, mit der Anwender nun selbst, ohne einen Systemadministrator
zu fragen, festlegen können, welche Daten nach Excel exportiert werden sollen (siehe
Abbildung 2). Wegen der Größe der Datenbank können die Daten vor dem Export in
Gruppen aggregiert werden. Dieser Dialog ist der Ausgangspunkt für viele statistische
Auswertungen, für die der Anwender die benötigten Abfragen (so genannte XMLSchemata) eigenständig bestimmen kann. Bis jetzt sind zehn Excel-Kalkulationstabellen
und fünf XML-Schemata definiert worden; zum Beispiel können Vertriebsdaten mit oder
ohne Vertriebsmitarbeiter strukturiert werden.
Das Bechtle-Team installierte aus Datensicherheitsgründen eine BenutzerZugriffskontrolle mit drei verfügbaren Optionen:
-
„Standard“ – Vertriebsmitarbeiter können nur ihre eigenen Daten exportieren;
-
„Team“ – ein Vertriebsteamleiter kann Vertriebsdaten innerhalb seines
Verantwortungsbereichs exportieren;
-
Supervisor – ein Supervisor darf alle Daten exportieren.
Die Einteilung der Optionen und Zugriffsrechte orientiert sich an Rolle und Position der
ungefähr 40 Anwender, die die Lösung bei der Wortmann AG nutzen werden.
IT-Chef Wittland sieht durch diese Softwarelösung in seinem Unternehmen einen
Paradigmenwechsel bei Datenzugriff und Anwenderproduktivität. „Mit dem kombinierten
Einsatz von Navision und Office 2003 verfügen wir über das Beste aus den beiden
Programmwelten: über eine reichhaltige Quelle an integrierten Vertriebs- und
Marketingdaten und ein bedienerfreundliches Werkzeug, das den Mitarbeitern erlaubt,
diese Informationen übersichtlich darzustellen. Nun können wir buchstäblich sehen, was
draußen in der Welt los ist“, freut sich Wittland. „Die Verbindung und Visualisierung der
Daten mit MapPoint eröffnet uns eine nie gekannte Perspektive auf unser Business.“
Durch das Einbinden der Datenbankabfrage in das Kartografieprogramm MapPoint
können Mitarbeiter ihre Informationen in einen geografischen Zusammenhang bringen.
Dies ist für Wortmanns umfangreiches Distributorennetz von besonderem Nutzen (siehe
Abbildung 3). „Wir können mit Hilfe der Karten mehr als nur eine Datenbeziehung
aufzeigen und so einen vielschichtigen Blickwinkel auf das Geschäft eines bestimmten
Gebiets vermitteln, was früher nicht möglich war“, erklärt Wittland. „Wir können jetzt
sehen, in welchen Gebieten hohe Absätze getätigt werden und in welchen geringe, und
Die Technik im Überblick
Microsoft Office 2003
Als Kommunikationsplattform läutet Microsoft
Office 2003 eine neue Ära der weit
verbreiteten Bürosoftware ein. Je nach
Edition zählen dazu Programme wie
Microsoft Word 2003, Microsoft Excel 2003,
Microsoft Outlook 2003, Microsoft
PowerPoint 2003 und andere bekannte
Softwarelösungen, die im Geschäftsalltag
eingesetzt werden.
Office 2003 ist das Herzstück von Office
System, das durch seine Zusammenarbeit
mit verschiedenen Microsoft-Serverlösungen
erlaubt, Geschäftsprozesse im Unternehmen
besser zu managen und Mitarbeiter, sowohl
im Team als auch einzeln, produktiver zu
machen. Bei der Wortmann AG wird Office
2003 zur Aufbereitung von Verkaufs- und
Marketinganalysen verwendet.
Microsoft Business Solution – Navision
Als prozessorientierte Software für
Warenwirtschaft und Enterprise Resource
Planning umfasst die Lösung Microsoft
Business Solution – Navision mehrere
Hauptmodule, darunter Finanzbuchhaltung,
Kundenpflege, Lagerhaltung und
Lieferkettensteuerung. Navision verfügt über
zahlreiche Branchen- sowie Speziallösungen
und ist besonders für wachsende
mittelständische Unternehmen geeignet.
Bei der Wortmann AG werden in der ERPSoftware unter anderem die Daten aus den
rund 20 bundesweit verteilten Servicecentern
abgelegt und weiterverarbeitet.
Microsoft MapPoint 2002
Das Kartografieprogramm Microsoft
MapPoint erlaubt es, auf einfache Weise
Geschäftsinformationen darzustellen und in
Abhängigkeit von geografischen Daten zu
analysieren. Beispielsweise kann durch die
Kombination von Absatzdaten und
demografischen Variablen wie
Einwohnerzahl oder Haushaltsgröße so
herausgefunden werden, welche Vor- und
Nachteile ein Standort für ein Unternehmen
mit sich bringt. Bei der Wortmann AG wird
MapPoint verwendet, um Absatz-, Serviceund Marketingdaten der 20 Servicecenter zu
analysieren, so den Kundenservice zu
optimieren und Verkaufsstrategien auf lokale
Besonderheiten abzustimmen.
zusätzlich abbilden, welche Wiederverkäufer in den einzelnen Gebieten angesiedelt
sind oder welche Vertriebsmitarbeiter dieses Gebiet verantwortlich betreuen. Das trägt
zum besseren Verständnis der Faktoren bei, die jene Strukturen verursachen, die ganz
klar auf der Karte zu erkennen ist. Ich denke, dass unsere monatlichen Sales-Meetings
viel produktiver ablaufen werden, wenn wir diese Landkarten nutzen.“ Die
Vertriebsmitarbeiter haben die Möglichkeit, mit der neuen Analyselösung ihre Sicht des
Vertriebs nach geografischen Gebieten optimieren und ihre Einschätzung der
Leistungen von Vertriebsbeauftragten in verschiedenen Gebieten verbessern. Analog
können die verantwortlichen Manager sofort sehen, wo der Verkauf von individuellen
Produkten gut oder gering ist. Und zum ersten Mal können Mitarbeiter eine visuelle
Darstellung des Produktverkaufs über eine bestimmte Zeitspanne nutzen.
Anstatt ein- oder zweimal im Monat einen mühsamen und eventuell sogar
unbefriedigenden Vorgang durchzuarbeiten, können die Anwender ihre Daten nun
immer dann bekommen, wenn sie sie brauchen. Auf lange Sicht werden sie öfter und
mehr mit aktuellen Daten arbeiten und so bessere Entscheidungen treffen. „Ich rechne
bei uns mit einer schnellen und breiten Akzeptanz dieser Lösung“, ist sich Wittland
sicher. „In unserem Unternehmen machen sich die Anwender eine neue Software sehr
schnell zu Nutze, wenn sie leicht zu bedienen ist. Das ist das Schöne an dieser Lösung:
Man kann die bekannten Office-Produkte nehmen und sie zu einem kraftvollen Motor
für Veränderungen machen.“
Durch den Zugriff auf aktuelle und fertig aufbereitete regionale Echtzeit-Geschäftsdaten kann die
Wortmann AG nun vorausschauend auf Trends reagieren, bessere, auf Problemgebiete
ausgerichtete Marketingkampagnen starten und die Leistung der Vertriebsbeauftragten steigern.
„Die Kombination aus Microsoft Business Solutions – Navision, Microsoft Office 2003 und
MapPoint erhöht für die Wortmann AG das Potenzial, den Lebensnerv unserer geschäftlichen
Aktivitäten – nämlich unser Distributorennetz – zu pflegen und auszubauen“, sagt Wittland.
Eine ausbaufähige Lösung
Die kombinierte Office-Navision-Lösung lässt sich leicht auf andere Geschäftsbereiche
der Wortmann AG ausweiten, zum Beispiel auf sämtliche internationale Aktivitäten des
Unternehmens. Auch der Kundendienst profitiert direkt davon, indem Serviceverträge
künftig rascher und effizienter erfüllt werden. Im Moment kann der für die Lagerhaltung
in den regionalen Servicezentren verantwortliche Produktmanager nicht gewährleisten,
dass die richtige Menge an Ersatzteilen da ist, um die Serviceverträge zu erfüllen, die
zu den in seinem angestammten Gebiet verkauften Produkten gehören. Mit einer
geeigneten Datenbankabfrage könnte der Produktmanager künftig sehen, dass in
einem bestimmten Gebiet mehr High-End-Server verkauft wurden als angenommen,
und sofort Maßnahmen einleiten, die sicherstellen, dass im Bedarfsfall die richtige
Menge an Ersatzteilen auf Lager ist.
„Office 2003 erlaubt uns vorausschauendes Handeln, um Kundendienst, Lagerhaltung,
Leistungen der Vertriebsmannschaft, Marketinginitiativen und letztendlich den Umsatz
zu verbessern“, resümiert Wittland. „Es ist der Anfang einer ganz neuen Methode,
unsere geschäftlichen Aktivitäten zu verwalten.“
„Mit dem kombinierten
Einsatz von Navision und
Office 2003 verfügen wir über
das Beste aus beiden
Programmwelten: über eine
reichhaltige Quelle an
integrierten Vertriebs- und
Marketingdaten und ein
bedienerfreundliches Tool,
das den Mitarbeitern erlaubt,
diese Informationen in
MapPoint abzubilden. Nun
können wir buchstäblich
sehen, was draußen los ist.“
Robin Wittland, Verantwortlicher für
IT-Strategie und Aufsichtsratmitglied
der Wortmann AG
Umsatzzahlen MBS Navision
(1) Selektion
Daten für Export
(Kunden, Artikel,
Verkäufer, ...)
.X
M
L
(2) Export XML-Daten in ein
strukturiertes Excel-Dokument
(3) Darstellung und Analyse
in Excel und MapPoint
Abb. 1: Bei der Wortmann AG können die Mitarbeiter mit einer auf Microsoft Office
basierenden Systemlösung Daten aus Microsoft Business Solutions – Navision als XMLDatei extrahieren und sie in eine Arbeitsmappe von Microsoft Office Excel 2003 importieren.
Anschließend lassen sich diese Daten zur visuellen Darstellung in Microsoft MapPoint
übertragen.
„In unserem Unternehmen
machen sich die Anwender
eine neue Software sehr
schnell zu Nutze, wenn sie
leicht zu bedienen ist. Das
ist das Schöne an dieser
Lösung: Man kann
einfache Office-Produkte
nehmen und sie zu einem
kraftvollen Motor für
Veränderungen machen.“
Robin Wittland, Verantwortlicher
für IT-Strategie und
Aufsichtsratmitglied der Wortmann
AG
Abb. 2: Mit dem Dialog „Erzeuge Statistikpool“ definiert der Anwender, welche Daten
nach Microsoft Excel exportiert werden sollen. Der Anwender kann auf Debitor- und
Artikelebene den Aggregationsgrad der Daten auswählen, die Auswertungsperiode
selektieren und verschiedene Filter setzten.
Abb. 3: Microsoft MapPoint setzt Geschäftsinformationen in einen geografischen Zusammenhang.
Unterschiedliche Datensätze werden beispielsweise in Abhängigkeit von Standort und Vertriebsmitarbeiter in
verschiedenen Farben dargestellt, was die Analyse der Geschäftsdaten deutlich vereinfacht.
Microsoft-Kunde
Wortmann AG
Robin Wittland
Bredenhop 20
32609 Hüllhorst
Tel.: 05744 944-0
Fax: 05744 944-444
E-Mail: [email protected]
www.wortmann.de
Microsoft-Partner
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