Erläuterung Beispiel Auftragskalkulation

Zum Beispiel:
Beschreibung des vereinfachten Verfahrens zur
Auftragskalkulation
Auf den folgenden Seiten finden Sie Erläuterungen zu den einzelnen Punkten des
Kalkulationsschemas (Anlage 2):
 Zu Punkt A. Auftragsspezifische Personalkosten
→ unter Punkt 1 werden die direkt durch das Projekt finanzierten Mitarbeiter und unter
Punkt 2 werden die am Projekt beteiligten Hochschulbeschäftigten erfasst
→ genaue Arbeitszeiterfassung des wissenschaftlichen, des technischen und des
nichtwissenschaftlichen Personals (sowohl durch das Projekt finanzierte Personen, als
auch Hochschulbeschäftigte) ist notwendig (Zeitaufschreibung!)
→ Personalvollkostensätze (PVK) finden Sie auf den Seiten des Haushalts im Intranet
(vgl. Anlage 03 Personaldurchschnittskosten ab 1. Januar 2009)

In
den
PVK
sind
20
%
Gemeinkosten,
z.B.
Sekretariat,
Bücherei,
Rechtsabteilung, Personalverwaltung, …

sowie 10 % Arbeitsplatzkosten, z.B. Abschreibungen für Geräte und Anlagen,
Telefon, Geschäftsbedarf und Raumkosten, … enthalten.
Beispiel:
Projekt XY mit Laufzeit 12 Monate
3 wissenschaftliche Mitarbeiter und 1 Studentische Hilfskraft, die direkt für das Projekt eingestellt
wurden:

Person 1: Entgeltgruppe E 13, Arbeitszeit 40,10 Stunden pro Woche, d.h. 8,02 Std. pro
Tag bei einer 5-Tage-Woche

Person 2: Entgeltgruppe E 14, Arbeitszeit 15 Stunden pro Woche, d.h. 3 Stunden pro Tag
bei einer 5-Tage-Woche

Person 3: Entgeltgruppe E 10, Arbeitszeit 10 Stunden pro Woche, d.h. 2 Std. pro Tag bei
einer 5-Tage-Woche

Person 4: Studentische Hilfskraft, 25 Std. pro Monat, 7,50€ je Std.
1 Professor und 1 wissenschaftlicher Mitarbeiter des Lehrstuhls sind am Projekt beteiligt:

Person 5: Entgeltgruppe C 4, Arbeitszeit anteilig 5 Stunden pro Woche, d.h. 1 Std. pro
Tag bei einer 5-Tage-Woche

Person 6: Entgeltgruppe E 13, Arbeitszeit anteilig 10 Stunden pro Woche, d.h. 2 Std. pro
Tag bei einer 5-Tage-Woche
Gerechnet wird mit 213 Arbeitstagen pro Jahr.
-1-
A. Auftragsspezifische Personalkosten
1. Durch das Projekt finanzierte Beschäftigte
1.1 Wissenschaftliche Beschäftigte
Person 1
Person 2
Person 3
1.2 Wissenschaftliche Hilfskräfte
1.3 Studentische Hilfskräfte
Person 4
1.4 Technische Beschäftigte
1.5 Nichtwissenschaftliche Beschäftigte
A
B
C
D
E
Entgeltgruppe
Personalvollkosten
(PVK) je Stunde
zu leistende
Arbeitsstunden
Gesamtkosten
E 13
E 14
E 10
47,42
47,42
36,34
1708,26
639
426
7,5
300
C4
100,78
213
E 13
47,42
426
126.787,91 €
81.005,69 €
30.301,38 €
15.480,84 €
0,00 €
2.250,00 €
2.250,00 €
0,00 €
0,00 €
2. Am Projekt beteiligte Hochschulbeschäftigte
2.1 Professor C4/W3
Person 5
2.2 Professor C3/W2
2.3 Professor W1
2.4 Wissenschaftliche Beschäftigte
Person 6
2.5 Technische Beschäftigte
2.6 Nichtwissenschaftliche Beschäftigte
∑ Personalkosten
21.466,14 €
21.466,14 €
0,00 €
0,00 €
20.200,92 €
20.200,92 €
0,00 €
0,00 €
170.704,97 €
 Zu Punkt B. Auftragsspezifische Sachkosten
Hier sind alle Sachkosten zu kalkulieren, die wegen der Durchführung des Projektes
zusätzlich anfallen!
a) Punkt 1. Investive Ausstattung
Unter 1.1 – 1.6 werden Anlagen > 410 EURO aufgeführt (siehe Beispiel unten).
Kalk. Zinsen sind im Einzelfall bei einer Anschaffung ab 5000 EURO anzusetzen.
Bei Rückfragen steht Ihnen Fr. Kronawitter, Referat V/1 gerne zur Verfügung.
b) Punkt 2. Materialkosten
→ sämtliche Kosten für direkt für das Projekt beschafftes Verbrauchsmaterial,
Maschinen, Chemikalien, DVDs, Literatur, etc. sind hier anzusetzen
c) Punkt 3. Inanspruchnahme von Fremdleistungen
→ sämtliche Kosten für direkt in Zusammenhang mit dem Projekt in Anspruch
genommene Leistungen Dritter sind hier anzusetzen, z.B. Kosten für TÜV,
Gutachten, usw.
d) Punkt 4. Sonstige direkt zurechenbare Kosten
→ sämtliche Kosten, die dem Projekt direkt zurechenbar, aber unter Punkt 1-3 nicht
erfasst sind, sind hier anzusetzen, z.B. Reisekosten, Lizenzgebühren, …
-2-
Beispiel:

Investive Ausstattung:
Server, Anschaffungspreis 7.225,00 € ; Nutzungsdauer laut DFG 72 Monate
Kosten für Wartung der Anlage jährlich 1.799, 00 €
Jährliche Kapazität 8.760 Stunden (Dauerbetrieb → 365 Tage mal 24 Stunden)
Raum XY für Server im EG, Gebäude ABC mit 34,75 m²
Ortsübliche Warmmiete 8,00 €/m²

Materialkosten:
Büromaterial
Lehr- und Lernmaterialien
Verbrauchsmaterial
∑ Materialkosten

300,00 €
110,00 €
220,00 €
630,00 €
Inanspruchnahme von Fremdleistungen
Im Beispiel keine Inanspruchnahme.

Sonstige direkt zurechenbare Kosten:
Reisekosten Inland
Reisekosten Ausland
∑ Sonstige direkt zurechenb. Kosten
3.480,00 €
16.390,00 €
19.870,00 €
Auf der folgenden Seite wird gezeigt, wie diese Daten in das Kalkulationsschema einzutragen
sind.
-3-
B. Auftragsspezifische Sachkosten
1. Investive Ausstattung
1.1 kalk. Abschreibung (gem. DFG-ND für Anlagen >
410 €)
Server (AP 7.225,00 €; 72 Monate ND)
jährliche
Abschreibung
bzw. Miete
1.204,17 €
jährliche
Kapazität
(Herstellerangaben)
8760
Abschreibung je
Stunde
(= A : B)
0,14 €
auftragsbezogene
Kapazitätseinplanung
8760
Gesamtkosten
1.204,17 €
...
∑ kalk. Abschreibung
1.2 kalk. Zinsen (derzeit 6,5%) (→ anzusetzen im Einzelfall, bei
einer Anschaffung ab 5000 € )
1.204,17 €
jährliche Zinsen
jährliche
Kapazität
(Herstellerangaben)
Zinsen je Stunde
(= A : B)
auftragsbezogene
Kapazitätseinplanung
Gesamtkosten
0,07 €
8760
602,08 €
Server (AP 7.225,00 €, 72 Monate ND)
jährliche Zinsen = AP 7225,00 € / 6 Jahre ND = 602,083 €/Jahr
2
…
602,08 €
8760
∑ kalk. Zinsen
1.3 Instandhaltungskosten
(Wartungsverträge, Reparaturkosten, Ersatzteile,
einschl. Zoll und Fracht)
Kosten für Wartung der Anlage
...
∑ Instandhaltungskosten
1.4 Kosten des Anlagenbetriebs
(z. B. Energie,Wasser, etc.)
0,00 €
Kosten der
Instandhaltung
1.799,00 €
jährliche
Kapazität
(Herstellerangaben)
8760
Instandhaltungsko
sten
je Stunde
(= A : B)
0,21 €
auftragsbezogene
Kapazitätseinplanung
Gesamtkosten
8760
1.799,00 €
1.799,00 €
Verbrauch der
Anlage in KWh,
m³, etc.
Stundenpreis in €
Anlage 1
Anlage 2
...
∑ Kosten des Anlagenbetriebs
1.5 Anlagebezogene Raum- und
Bewirtschaftungskosten
Raum XY für Server im EG, Gebäude ABC
...
∑ Anlagebezogene Raum- und Bewirtschaftungskosten
1.6 Sonstige anlagenbezogene Kosten
(z. B. Schleifmittel, Werkzeuge, etc.)
Anlage 1
Anlage 2
...
∑ sonstige anlagenbezogene Kosten
Gesamtkosten
0,00 €
Raumbedarf
(m² /
Hauptnutzfläche)
34,75
(Einsatztage : 30) *
ortsübliche
Warmmiete in €
97,33
Gesamtkosten
3.382,33 €
3.382,33 €
Gesamtkosten
0,00 €
2. Materialkosten
Verbrauchsmaterial, Chemikalien, etc.
Büromaterial
Lehr- und Lernmaterialien
Verbrauchsmaterial
∑ Materialkosten
Gesamtkosten
300,00 €
110,00 €
220,00 €
630,00 €
3. Inanspruchnahme von Fremdleistungen
Vergabe von Aufträgen an Universitätsfremde
(Gutachten, Modelle, Messungen, technische Abnahmen,
TÜV, Versuche, externe Dozenten)
Gesamtkosten
...
∑ Fremdleistungen
0,00 €
4. Sonstige direkt zurechenbare Kosten
Sonst. dem Auftrag direkt zurechenbare Kosten
( Reisekosten, Lizenzkosten, Erfindervergütungen etc.)
Gesamtkosten
Reisekosten Inland
Reisekosten Ausland
3.480,00 €
16.390,00 €
∑ Sonstige direkt zurechenbare Kosten
19.870,00 €
∑ Sachkosten
(Summe aus 1+2+3+4)
27.487,59 €
-4-
 Zu Punkt C. Selbstkosten des Auftrags
= Summe aus allen durch den Leistungsprozess einer Einrichtung entstandenen Kosten
für einen Kostenträger (Projekt)
→ Summe aus auftragsspezifischen Personalkosten (Punkt A) und auftragsspezifischen
Sachkosten (Punkt B)
Beispiel:
+
170.704,97 €
27.487,59 €
Auftragsspezifische Personalkosten (Punkt A)
Auftragsspezifische Sachkosten (Punkt B)
C. Selbstkosten des Auftrags
198.192,56 €
(∑ aus A + B)
 Zu Punkt D. Gewinnzuschlag
→ mittels des Kalkulationsschemas ist nachzuweisen, dass man seine Dienstleistung
zu Marktpreisen bzw. falls kein Marktpreis vorliegt, zu einem Preis, der sowohl
sämtliche Kosten als auch eine angemessene Gewinnspanne enthält, erbringt
→ grundsätzlich sollte ein Gewinnzuschlag ≥ 3 % angewandt werden
→ hier wurde ein Gewinnzuschlag von 5 % auf die Selbstkosten in Anlehnung an ein
Muster eines „Forschungs- und Entwicklungsvertrages“ des BMBF festgelegt
Beispiel:
Gewinnzuschlag 5 % auf die Selbstkosten
→
198.192,56 € * 0,05 = 9.909,63 €
(Selbstkosten * Prozentsatz = Gewinnzuschlag)
D. Gewinnzuschlag (5%)
9.909,63 €
 Zu Punkt E. Netto-Angebotspreis des Auftrags
= Summe aus den Selbstkosten des Auftrags und dem Gewinnzuschlag
Beispiel:
Netto-Angebotspreis = 198.192,56 € + 9.909,63 € = 208.102,18 €
E. Netto-Angebotspreis des Auftrags
208.102,18 €
(∑ aus C + D)
 Zu Punkt F. Umsatzsteuer
→ es müssen nun noch 19 % Mehrwertsteuer auf den Netto-Angebotspreis
aufgeschlagen werden
Beispiel:
Umsatzsteuer = 208.102,18 € * 0,19 = 39.539,41 €
F. Umsatzsteuer (19%)
39.539,41 €
-5-
Als Ergebnis erhält man Punkt G. Brutto-Angebotspreis des Auftrags
Beispiel:
Brutto-Angebotspreis = Netto-Angebotspreis + Umsatzsteuer
247.641,60 €
=
208.102,18 €
G. Brutto-Angebotspreis des Auftrags
(∑ aus E + F)
+ 39.539,41 €
247.641,60 €
-6-