Pressemeldung

Februar 2005
Pressemitteilung
Standards bei CAFM-Systemen –
Welche ist die beste Software-Lösung?
Keßler
Real Estate Solutions GmbH
Erich-Zeigner-Allee 69-73
04229 Leipzig
Ihre Ansprechpartnerin:
Die Frage nach Standards bei CAFM-Software bewegt alle Hersteller
Frau Ulrike Maier
Tel.: 0341 / 235 900-0
und (potentiellen) Kunden. Welche Standards gibt es überhaupt? Versucht nicht jeder Hersteller, sein Produkt als „den Standard“ zu verkau-
Fax: 0341 / 235 900-15
[email protected]
www.kesslersolutions.de
fen? Wie lässt sich Standard mit der geforderten flexiblen Anpassung
an Kundenbedürfnisse vereinen? Der Artikel versucht, diese Fragen aus
Software-technischer Sicht zu beantworten, geht aber bewusst nicht
auf einzelne Module und Inhalte von CAFM-Systemen ein. Die dargestellten Anforderungen stellen ein Mindestmaß an Basis-Funktionalität
dar, die von jedem CAFM-System heute erwartet werden darf.
Computer Aided Facility Management Software (CAFM) wird gern als
die „eierlegende Wollmilchsau“ bei Anwendern und Interessenten gesehen. Man erwartet all das, was normaler Weise nur SpezialApplikationen einzelner Bereiche leisten (Instandhaltung, Ausschrei© PR Keßler Real Estate Solutions GmbH 2004
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bung, CAD, Schlüsselmanagement etc.). Zusätzlich soll alles optimal
miteinander harmonieren und möglichst einfach auf Kundenwünsche
anpassbar sein.
CAFM-Software ist im Vergleich zu CAD- oder Instandhaltungsapplikationen eine noch junge Software-Generation. Die vielen Mannjahre an
Erfahrung und Entwicklung, die gewachsene Software bietet, können
noch gar nicht verfügbar sein. Im Gegenteil – CAFM-Software hat nicht
den Anspruch, alle Speziallösungen vollständig zu ersetzen. Es geht
vielmehr um ein Werkzeug, das die Bewirtschaftung optimal unterstützt und dabei Datenredundanzen vermeidet, denn Datenhaltung
und
-pflege ist der eigentliche Kostenfaktor. Schnittstellen stellen die
Kommunikation mit vorhandenen Applikationen (z. B. ERP) sicher. Sie
haben eine besondere Bedeutung bei der Implementierung von
CAFM-Software.
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Nutzen
Ihren Nutzen spielen CAFM-Systeme dann aus, wenn Synergien fachübergreifend angewandt werden. So bilden Daten aus dem Flächenmanagement nicht nur dafür die Grundlage, sondern auch für Schlüssel- und Reinigungsmanagement, Vermietung oder auch die technischen Plätze in der Instandhaltung. Die Datenhaltung erfolgt zentral in
einer Datenbank, die Datenpflege hingegen verteilt (und organisatorisch abgestimmt!) über verschiedene, zuständige Abteilungen. Aber
auch in der Systempflege und Anwenderfreundlichkeit hat CAFMSoftware Vorteile: der Anwender muss nur ein System kennen lernen,
die IT-Abteilung nur ein System mit Updates versorgen oder Berechtigungen verwalten.
Ein weiterer wichtiger Vorteil sind die Schnittstellen zwischen den einzelnen Modulen. Diese müssen nicht extra entwickelt werden, da alles
in einer Applikation liegt und von einem Hersteller stammt. Hier muss
man erwarten können, dass die Module zusammenarbeiten. Ebenso
können Bewirtschaftungsprozesse modulübergreifend abgebildet werden oder Auswertungen über den gesamten Datenbestand erfolgen.
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Die Anbindung an CAD- oder Grafiksoftware ist inzwischen schon zur
Selbstverständlichkeit geworden.
Nach so viel Vorschuss-Lorbeeren wird nun die Technik dafür näher
beleuchtet.
Historie und Zukunft
Historisch gesehen, werden CAFM-Lösungen in drei verschiedene Systemansätze gegliedert:

CAD-basierende Systeme

Datenbank-basierende Systeme

integrierte Systeme
Es wäre müßig darüber zu streiten, ob der Ursprung eher in den CADoder Datenbank-Systemen zu sehen ist. Die Tendenzen gehen zwar
eher zu den CAD-basierenden Systemen, da diese Hersteller die ersten
offiziellen CAFM-Lösungen geliefert haben. Jedoch sind Datenbankbasierende Systeme mit Sicherheit älter und haben auch Teilaufgaben
der Bewirtschaftung gelöst. Integrierte Systeme mit gleichberechtigtem
CAD- und Datenbankteil stellen meist auch heute noch das Ziel dar.
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Oft sind sogar weit darüber hinaus gehende Punkte gefordert, wie z.
B.:

flexibel anpassbare Systeme

prozessorientierte Systeme

Standard-Systeme

Web-basierende Systeme
Grundlagen
Installationsvarianten
Ein sehr großer Teil der heute installierten CAFM-Systeme basiert auf
der Client/Server-Architektur. Dabei wird auf dem Datenbank-Server
lediglich die Datenbank-Software mit der eigentlichen Datenbank abgelegt (zentral), worauf dann alle Clients mit dem lokal installierten
Programm zugreifen. Diese Installationsvariante ist bewährt und performant. Sie hat den Nachteil, dass Updates beispielsweise an jedem
Client installiert werden müssen. Dies lässt sich jedoch mit einer automatischen und zentralen Installation lösen.
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Ein weiterer Ansatz wäre, das Problem der Clientinstallation mit verteilten Anwendungen bewältigen. Dabei wird zusätzlich zum DatenbankServer ein Applikationsserver mit der entsprechenden Anwendung
installiert, auf den alle Clients zugreifen können. Diese Variante ist
meist bei Web-basierenden Lösungen zu finden.
Eher selten sind reine Einzelplatz-Installationen. Diese kommen nur bei
verteilt arbeitenden Dienstleistern oder sehr kleinen Installationen zum
Einsatz. Sie sind quasi die Client/Server-Variante auf nur einem Rechner. Die Datenbank steht dabei nur diesem einen Arbeitsplatz zur Verfügung.
Datenbank
Die Datenbank-Software stellt für Unternehmen eine wichtige Komponente dar. Besonders der Verwaltungsaufwand und die etablierten
Systeme spielen eine wichtige Rolle. Am meisten verbreitet sind relationale Datenbank-Systeme von Oracle oder Microsoft. Während der MS
SQL Server nur auf Windows-Plattformen läuft, ist Oracle für die verschiedensten Betriebssysteme verfügbar (und oft auch weiter verbrei© PR Keßler Real Estate Solutions GmbH 2004
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tet). Beide Systeme können als relativ gleichwertig angesehen werden.
Der SQL Server hat den Vorteil, dass die Administration vergleichbar
einfach zu bewältigen ist. Dieser Punkt sollte nicht unterschätzt werden, vor allem, wenn man keinen ausgebildeten Oracle-Administrator
zur Verfügung hat. Die Verwendung von MS Access als Datenbank im
Netzwerk ist in jedem Fall zu vermeiden.
CAD/Grafik
Die Unterstützung von CAD bzw. Grafik ist bei CAFM-Software obligatorisch. Die Hersteller bieten dafür unterschiedliche Lösungen an. So
kann generell zwischen der CAD-Ankopplung und Systemen mit integrierter Grafik unterschieden werden. Beide Möglichkeiten haben Vorund Nachteile, die in Tabelle 1 gegenübergestellt wurden.
Bedienung
CAD-Ankopplung
Integrierte Grafik
CAD-Software nur Fachleu-
Bedienung relativ einfach und mit
ten geläufig; Bedienung
wenigen Befehlen versehen
sehr komplex, jedoch oft
einfacher Viewer verfügbar
Datenformat
Speicherung im CAD-
Speicherung in der Datenbank
Format
oder herstellereigenem Format
Datenkonsistenz zwischen
relativ hoher Aufwand zur
jede Änderung in der Grafik wird
Grafik und Datenbank
Wahrung der Konsistenz;
in der Datenbank sofort mitge-
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auch organisatorisch sehr
führt und umgekehrt
aufwändig
Datenkonvertierung
keine Konvertierung erfor-
Import der Daten und damit meist
derlich
Informationsverlust
Export oder Weitergabe an
kein Export erforderlich, da
Export erforderlich; meist nur in
Planer
Daten im CAD-Format ge-
DXF-Format möglich; Reimport
speichert; jedoch Abgleich
und Abgleich nach Änderungen
nach Änderungen ohne
ohne CAFM-System erforderlich
CAFM-System erforderlich
Tabelle 1: Gegenüberstellung CAD-Ankopplung – integrierte Grafik
Als Empfehlung kann hier nur gelten, dass der Einsatzzweck entscheidet. Wenn es viele Umbauten gibt, die noch durch externe Planer begleitet werden, dann ist ein vollwertiges CAD-System unabdingbar.
Sollen gelegentlich nur ein paar Wände verschoben werden und können Flächen mit einer gewissen Toleranz behaftet sein, genügt ein
internes Grafiksystem.
Anforderungen
Bedienung
Der Bedienkomfort entscheidet über die Akzeptanz beim Nutzer.
Microsoft hat mit Windows einige Standards gesetzt. Auch wenn man
über den Qualität dieser Standards streiten kann, so ist das Bedien-
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konzept jedem Anwender vertraut. Daher ist eine Anlehnung an Aufbau und Bedienung der Microsoft-Produkte sehr wichtig. Entscheiden
ist, dem Nutzer ein übersichtliches System bereitzustellen. Vor allem
sollte man es vermeiden, mit zu vielen Fenstern bzw. Dialogen zu arbeiten. Es hat sich auch bewährt, beim Arbeiten mit dem System nicht
mehr nach Fach-Modulen zu unterscheiden. Es entscheiden die Berechtigungen des Anwenders. Damit ist es z. B. möglich, in einem Instandhaltungsauftrag auch kaufmännische Daten (wie den Inhalt einer
Rechnung) zu sehen, ohne das Modul wechseln zu müssen.
Customizing
Anpassungen des Systems erfolgen während der Einführung, bei Änderungen der Organisation oder der Prozesse, bei der Übernahme
neuer Aufgaben oder auch bei zusätzlich benötigten Daten. Sie sollten
weitestgehend ohne Programmierung möglich und unabhängig vom
Hersteller durch einen geschulten Anwender selbst durchführbar sein.
Es müssen z. B. Datenmodelle, Prozessabläufe und Schnittstellen anpassbar sein. Bei Systemupdates ist es wichtig, dass alle Anpassungen
erhalten bleiben! Nur so ist ein sinnvolles Customizing möglich.
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Auswertungen
In den Auswertungen liegt der Lohn der Datenpflege. Man unterscheidet zwischen Listen-/Tabellenformen und Berichten, die besonders
gestaltet sind. Die Auswertungen dienen dazu, alle Anfragen in möglichst kurzer Zeit mit wenig Aufwand zu beantworten. Da diese Anfragen meist unspezifisch sind, müssen Auswertungen flexibel anpassbar
und erstellbar sein. Das heißt auch, dass keine SQL-Kenntnisse zur
Erstellung erforderlich und Auswertung für den gesamten Datenbestand möglich sein müssen. Des Weiteren ist es wichtig, dass Auswertungen mit grafischem Bezug visualisierbar sind und dass man sie
bequem exportieren kann – idealer Weise per Knopfdruck nach Excel.
Schnittstellen
CAFM-Software lebt mit Schnittstellen. Das betrifft vor allem die Kopplung an ERP-Systeme, aber auch GLT-Technik oder andere Datenbanken. Heute wird meist mit einer Aufzählung von Schlagworten (ASCII,
ODBC, OLE, SQL, XML usw.) für Schnittstellen geworben. Dies sagt
jedoch nichts über die Austauschbarkeit von Daten aus. Es handelt sich
lediglich um Formate oder Technologien. Entscheidend ist, wie flexibel
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der Import beispielsweise auf eine ASCII-Datei angepasst werden kann.
Was ist, wenn Daten bereits vorhandenen sind? Wie können diese
aktualisiert werden? Wie werden gelöschte Datensätze erkannt? Die
selbe Frage stellt sich bei SQL-Abfragen aus einer anderen Datenbank,
dem Format von Excel-Tabellen etc. Grundsätzlich erfolgt immer eine
Zuordnung von externen zu internen Datenfeldern. Diese muss eindeutig über Schlüsselfelder möglich sein. Optimal wäre es, wenn dies
alles in der Schnittstelle konfigurierbar ist.
Im Zusammenhang mit Schnittstellen wird gern von einem „offenen
System“ gesprochen. Jedoch gehört zu offenen Systemen mehr als die
Möglichkeit, Daten auszutauschen. In jedem Fall sollten ein offen gelegtes Datenmodell sowie Schnittstellen auf Programmlogik-Ebene
vorhanden sein. So wird vermieden, dass ein Datenimport zu Inkonsistenzen in der Datenbank führt. Ein bekannter Begriff ist dabei die
COM-Technolo-gie. Durch sie ist es möglich, andere System quasi
fernzusteuern oder mit Daten zu versorgen.
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Module vs. Prozesse
Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen bietet FM-Serviceleistungen an.
Dann kommen bei ihm Prozesse wie Helpdesk (Service Point), Wartung/Instandhaltung und Beschaffung zur Anwendung. CAFMHersteller bieten diese in einzelne Module verpackt an, da nicht jeder
Kunde Beschaffung oder Helpdesk zur Instandhaltung benötigt. Im
späteren Betrieb sind die Module jedoch unrelevant, da die Prozesse
modulübergreifend ablaufen. Der Anwender sollte nicht bemerken,
dass im Prozessablauf zwischen den Modulen gewechselt wird. Deshalb ist die Bedienung des Systems mit einer guten Übersicht ohne
lästige Modulwechsel sehr wichtig.
Kosten
Bei der Einführung von CAFM-Software wird die Kostenverteilung entsprechend der Grafik 1 in dieser oder ähnlicher Form oft publiziert. Die
Datenkosten sind je nach Umfang in einem weiten Bereich ansetzbar.
Die reinen Softwarekosten sind aufbauend auf Erfahrungswerte noch
einmal differenziert in Grafik 2 dargestellt. Hier wird deutlich, dass die
Lizenzkosten beim Implementieren einer Lösung nur etwa 40 % des
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Gesamtaufwands betragen. Den Anteil an Projektbegleitung, Schulung
und Customizing sollte man also nicht unterschätzen.
Fazit
Im Abschnitt Grundlagen wurden die verschiedenen Basiskomponenten der CAFM-Systemen gegenübergestellt. Diese Komponenten müssen jeweils aus informationstechnologischer Sicht ausgewählt werden.
Bei den Anforderungen hingegen handelt es sich um Bestandteile, die
heute jeder Kunden fordern kann. Fasst man die einzeln aufgeführten
Faktoren zusammen, so ergibt sich daraus der heutige Standard, den
man von einem CAFM-Systemen aus technischer Sicht am Markt erwarten darf.
Das wichtigste Entscheidungskriterium ist und bleibt jedoch die bereitgestellte Funktionalität der Module und Prozesse, allerdings immer
unter Einbeziehung der oben genannten Anforderungen.
Die folgenden vier Punkte sollten aus Sicht des Autors bei der Auswahl
eines CAFM-Systems beachtet werden:
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
Die beste CAFM-Software gibt es nicht!

Das CAFM-System ist nur das Werkzeug für die Bewirtschaftung!

Das eigentliche Kapital sind die Daten!

Testen Sie die CAFM-Software vor dem Kauf mit eigenen Daten
und der Unterstützung des Herstellers!
Anforderungen
Kriterien
Bedienung

Windows-Standard, an MS Office angelehnt

Übersichtlichkeit durch klare Navigation und
nicht zu viele Fenster/Dialoge

kein expliziter Modulwechsel beim Anzeigen
von Daten aus verschiedenen Bereichen
Customizing

einheitliches Bedienkonzept in allen Modulen

vom (geschulten) Anwender selbst durchführbar

Anpassen von Datenmodellen, Prozessen und
Schnittstellen ohne Programmieraufwand

Anpassungen müssen bei Release-Wechsel
erhalten bleiben
Auswertungen

von Anwendern ohne SQL-Kenntnisse einfach
erstellbar bzw. leicht änderbar

für den gesamten Datenbestand
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Schnittstellen

einfache Übergabe an Excel

Auswertungen visualisierbar

Reportdesign mit Standard-Werkzeugen

Schnittstellen-Standards wie ASCII, ODBC,
SQL, XML sagen nichts über den eigentlichen
Austausch aus

Schnittstellen müssen konfigurierbar sein

Datenaktualisierung und Behandlung gelöschter Objekte muss berücksichtigt werden

Offene Systeme sind wichtig!
Tabelle 2: Anforderungskriterien an ein Standard-CAFM-System
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Autorenadresse
Ulrike Maier
Marketing / PR
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Fax: 0341 / 235 900 - 15
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