3 Kritische Schnittstellen
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Von der Bauanzeige zum Auftrag Prozesseinheit 3. Lehrjahr Kauffrau Jasmin Schmid Elektro MEWAG 22.11.2010 Elektro MEWAG Prozesseinheit 3. Lehrjahr / Jasmin Schmid Inhaltsverzeichnis 1 Flussdiagramm ................................................................................................................................ 3 2 Kurzbericht ...................................................................................................................................... 6 2.1 Einleitung..................................................................................................................................... 6 2.2 Hauptteil ...................................................................................................................................... 6 2.3 Schlusswort ................................................................................................................................. 7 3 Kritische Schnittstellen ..................................................................................................................... 8 4 Ablaufplanung .................................................................................................................................. 9 5 Auswertungsbogen ........................................................................................................................ 10 I. Beilage 1 – Bewerbungsbrief ..................................................................................................... 10 II. Beilage 2 – Visitenkarte ............................................................................................................. 10 III. Beilage 3 - Referenzliste............................................................................................................ 10 2 Elektro MEWAG 1 Prozesseinheit 3. Lehrjahr / Jasmin Schmid Flussdiagramm Start 1.Suche nach Baubauanzeigen 2.Bei diesem Objekt bewerben? Nein Ende Ja 3.Bewerbungsbriefvorlage Öffnen im Ordner Baubewerbungen 4.Vorlage für Nein Architekt und Bauherr? 5.Nur eine Vorlage wird geöffnet Ja 3 Elektro MEWAG Prozesseinheit 3. Lehrjahr / Jasmin Schmid 6.Beide Vorlagen werden geöffnet 7.Vorlage/n bearbeiten und abschicken 8.Nach ca. 2 Wochen nachfragen 9.Devi wird uns zugeschickt Nein 10.Sollen wir wirklich rechnen? 11. Architekt kontaktieren Ja Ende 12.Daten CD einlesen, ausdrucken Nein 13.Fehlen Preise? 14. Kalkulationsfaktoren eingeben, ausdrucken 4 Elektro MEWAG Prozesseinheit 3. Lehrjahr / Jasmin Schmid Ja 15.Bei Lieferanten Preise Anfragen / Beim Chef anfragen 16.Erhaltene Preise hochrechnen 17.Preise im PC eingeben Nein 18.Sind alle Preise vorhanden? Ja 19.Kalkulationsfaktoren eingeben, ausdrucken, unterschreiben, Vorspann Nein 20.Auftrag erhalten? Ende Ja 21.Vorbereiten für den Auftrag 5 Elektro MEWAG 2 Prozesseinheit 3. Lehrjahr / Jasmin Schmid Kurzbericht 2.1 Einleitung Während meiner Lehre bei der Elektro Mewag habe ich die folgenden Aufgaben: Bewerbungen für Bauprojekte schreiben, die Offerte zu vervollständigen und den Auftrag vorzubereiten. Der ganze Prozess ist im Kurzbericht beschrieben. 2.2 Hauptteil 1. Bauanzeigen sind dazu da, um sich für Aufträge zu bewerben. Solche Bauanzeigen findet man auf den Webseiten der Gemeinden, in Zeitungen oder durch Kommunikation mit Architekten. Unsere Aufgabe ist es, diese Bauanzeigen zu suchen und uns zu bewerben. 2. Anhand vom Bauvorhaben entscheidet Herr Menzi ob wir uns bei diesem Bau bewerben wollen. Bewerben wir uns nicht, ist hier bereits das Ende vom Prozess. Ansonsten geht der Prozess mit Punkt drei weiter. 3. Hat sich mein Chef dazu entschieden, dass wir uns für dieses Projekt bewerben, kann ich mit der Korrespondenz-Arbeit beginnen. Dazu haben wir einen Ordner im Computer mit dem Namen „Baubewerbungen“. In diesem Ordner befinden sich Briefvorlagen für Baubewerbungen. Wir unterscheiden zwischen dem Brief für die Architekten und einer anderen Vorlage für die Bauherren. Diese Briefe werden fortlaufend angepasst. 4. In diesem Schritt schaue ich die ausgedruckten Bauanzeigen an. Handelt es sich bei dem Bauherren und dem Projektverfasser um die gleiche Person oder Firma? Oder haben wir einen Bauherr und einen anderen Projektverfasser. 5. Ist es der Fall, dass der Bauherr und der Architekt gleich sind, öffne ich nur die Vorlage für den Bauherren. 6. Unterscheiden sich Bauherr und Architekt voneinander, kommen beide Vorlagen zum Einsatz. Einmal die für den Bauherren und einmal die für den Architekten. 7. Die Vorlagen werden jeweils überschrieben. Die Angaben dazu nehme ich von den Bauanzeigen. Im Briefkopf schreibe ich die Anschrift vom Bauherren oder vom Architekten je nach Brief. Im Architektenbrief schreiben wir das Objekt und die Adresse vom Bauherren zum Beispiel: Umbau Mehrfamilienhaus, Name, Vorname, Adresse. Bei der Vorlage für den Bauherren kommt nur das Objekt in den Text. Die fertigen Briefe werden mit Briefkopf ausgedruckt so auch die Referenzliste. Diese legen wir mit einer Visitenkarte bei. Jetzt werden die Dokumente ins Couvert verpackt und abgeschickt. (Muster vom Bewerbungsbrief, Visitenkarte und Referenzliste im Anhang) 8. Die Bewerbungsbriefe sind alle in einem Ordner abgelegt. Wenn wir nach etwa 2 Wochen noch kein Devi erhalten haben, fragen wir beim Architekten nach. 9. Wir erhalten vom Elektroplaner das Devi für das Projekt, für welches wir uns beworben haben. Das Devi kommt meistens in Papierform zu uns. Wir erhalten auch eine Daten-CD. Auf dieser ist das Devi als PDF und mit der Schnittstelle SIA 451. Anhand dieser Schnittstelle können wir das Projekt in unser Rechnungsprogramm einlesen. Bei einigen Elektroplanern kommt es aber auch vor, dass Sie uns das Devi per E-Mail senden. Im Begleitschreiben ist festgelegt bis wann die Offerte zurück geschickt werden muss. In den meisten Fällen haben wir zwei Wochen Zeit um die Offerte zu rechnen. 10. Mein Chef entscheidet ob wir bei dem Projekt wirklich mitrechnen sollen. Dies entscheidet er vor allem an der Grösse des Auftrages. Da wir ein Kleinbetrieb sind, müssen wir schauen ob wir die Kapazität besitzen um das Objekt wirklich ausführen zu können. 6 Elektro MEWAG Prozesseinheit 3. Lehrjahr / Jasmin Schmid Es war auch schon der Fall, dass wir in einer ARGE (Arbeitsgemeinschaft) ein Projekt verwirklicht haben. Falls wir nicht mitrechnen ist der Prozess hier zu Ende. 11. Haben wir uns dazu entschieden den Auftrag nicht zu bearbeiten, setzen wir uns mit dem Architekt in Verbindung. Wir teilen ihm mit weshalb wir bei diesem Objekt nicht mitrechnen wollen oder können. 12. Entscheiden wir uns, dass wir den Auftrag gerne ausführen würden, beginnt die Arbeit mit dem Devi. Die Daten-CD wird im Computer gespeichert. Danach öffne ich im Rechnungsprogramm die abgespeicherten Dateien. Diese werden automatisch in ein Dokument umgewandelt. 13. Bei einigen Positionen fehlen die Preise, diese müssen wir selbst einsetzen. Der nächste Schritt besteht darin, das Dokument auszudrucken und zu schauen bei welchen Positionen dies der Fall ist. 14. Sind alle Preise vorhanden, geht es wie folgt weiter: Die Kalkulationsfaktoren (Stunden- und Materialansätze) werden bestimmt. Diese werden im Rechnungsprogramm unter der Rubrik „Rabatte berechnen“ eingetragen und auch gleich berechnet. Danach wird die hiermit komplette Offerte ausgedruckt. 15. In den meisten Fällen fehlen bei einigen Positionen die Preise. Wenn zum Beispiel bei Deckenleuchten die Preisangaben fehlen, steht unter der Artikelbezeichnung von welchem Hersteller die Leuchten bezogen werden. Ich schreibe dann einen Fax, auf welchem ich den Lieferanten darum bitte, mir die Preise für die Devipositionen mitzuteilen. Die offenen Positionen werden jeweils auch gefaxt. Es fehlen aber auch Preise welche sich auf die Arbeitsstunden der Monteure beziehen. In diesem Fall werden die betreffenden Positionen von mir markiert und von Herr Menzi von Hand eingetragen. Diese Preise gebe ich ebenfalls im PC ein. 16. Die Antwort auf die Faxanfrage erhalten wir, je nach Firma, ca. 4-5 Tage später. Sobald die Preise bei uns eintreffen, kann ich diese hochrechnen. Das heisst ich nehme den Nettopreis + den FirmenFaktor + die Mehrwertsteuer dies gibt dann den Preis für die Offerte. 17. Den Preis welchen ich anhand der Lieferantenofferte errechnet habe, gebe ich an der richtigen Stelle im Computer ein. 18. Es werden nochmals alle Positionen überprüft, ob noch Preise fehlen. Sind noch offene Positionen vorhanden geht der Prozess zurück zu Nr. 13. 19. Sind alle Positionen vollständig, können wir die Kalkulationsfaktoren eingeben und das gesamte Dokument ausdrucken. Ebenfalls zur Offerte gehört der Vorspann, darin sind Vertragliche Inhalte wie: Preisbasis, Versicherung und Überzeitzuschläge geregelt. Diese Angaben fülle ich von Hand aus. Danach ist alles bereit zur Unterschrift. 20. Nach zwei bis drei Wochen erhalten wir Bescheid, ob wir mit unserer Offerte in der Reichweite der Konkurrenz liegen. Eventuell müssen wir ein Abgebot machen. Es kann aber auch sein, dass wir den Auftrag nach zwei bis drei Wochen erhalten. Ist dies nicht der Fall, so ist hier das Ende vom Prozess. 21. Bekommen wir den Auftrag für dieses Objekt, beginnt die Vorbereitung für diesen Auftrag. Ich beginne Ordner zu beschriften und die entsprechenden Register anzuschreiben. Es werden bereits die ersten Dokumente in den Ordnern abgelegt wie zum Beispiel das Devi. Hiermit endet der ganze Prozess von der Bauanzeige bis zum Auftrag. 2.3 Schlusswort Die Grundlage für jeden Auftrag ist ein bereits ausgeführtes Projekt. Wir verwenden die Nachkalkulation um sicher zu gehen, dass wir mit dem Auftrag auch etwas verdienen. 7 Elektro MEWAG 3 Prozesseinheit 3. Lehrjahr / Jasmin Schmid Kritische Schnittstellen - Sollen wir wirklich rechnen? Das ist die Frage bei Schritt Nummer 10. Um zu entscheiden ob wir dieses Projekt mitrechnen sollen kommt die Nachkalkulation von einem früheren Auftrag zum Einsatz. Dies dient zur Vorkalkulation. Daher sollten die Nachkalkulationen der früheren Objekte stimmen, damit man diese auch für den weiteren Gebrauch nutzen kann. Sind diese Nachkalkulationen nicht korrekt, führt dies zu einer kritischen Schnittstelle. - Eine technisch kritische Schnittstelle befindet sich bei Schritt Nummer 12. Die Daten CD wird eingelesen. Es könnte passieren, dass die Daten auf der CD mit dem Devi, nicht mit der Schnittstelle SIA 451 gespeichert sind. Dies würde dazu führen, dass ich beim Elektroplaner die richtigen Daten anfordern muss. Diese Schnittstelle kann entstehen, da hier mit einer anderen Firma zusammengearbeitet wird und diese vielleicht ein anderes Programm haben. - Die zweite Schnittstelle befindet sich am Punkt 16. Die Preise werden nach unserem FirmenFaktor berechnet. Dabei handelt es sich um eine kritische Schnittstelle. Beim berechnen sollte man sich überlegen, ob die Kalkulation mit dem vorgegeben Faktor für uns zu einem Gewinn oder zu einem Verlust führt. Erhalten wir durch diesen Faktor einen Gewinn ist das in Ordnung. Passiert es aber, dass wir durch diese Art von Berechnung einen Verlust erzielen, teile ich meinem Chef dies mit und wir entscheiden was zu tun ist. 8 Elektro MEWAG 4 Prozesseinheit 3. Lehrjahr / Jasmin Schmid Ablaufplanung Wann Was 15-17.03.10 ÜK 3 Zeitbudget Bemerkungen 06.09.10 0.5 h Auswahl vom Thema Mit Daniela 2 h 15.09.10 bis 23.11.10 23.11.10 Entwurf von Flussdiagramm schreiben und Flussdiagramm umsetzen 1.5 h Einleitung, Kurzbericht und Schlusswort 0.5 h Kritische Schnittstellen 1h Kontrolle und Überarbeitung 1h Auswertung der Lernjournale Arbeit an der PE Besprechung von PE 0.25 h 9 Elektro MEWAG 5 Prozesseinheit 3. Lehrjahr / Jasmin Schmid Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit: Von der Bauanzeige zum Auftrag Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch Es gab Tage da war die Motivation gross, an anderen eher weniger. Im grossen und ganzen war ich bemüht eine gute Prozesseinheit abzugeben. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach Die Schritte im Prozess sind an sich nicht sehr schwer. Man muss einfach darauf achten, dass alles vorhanden ist und nichts vergessen geht. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich Unzufrieden sehr zufrieden Meiner Meinung nach ist die Prozesseinheit für Aussenstehende verständlich und alle vorgegebenen Punkte sind vorhanden. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles Ich denke es ist wichtige die Schritte immer in der gleichen Reihenfolge zu machen, dann geht auch eher weniger etwas vergessen. I. Beilage 1 – Bewerbungsbrief II. Beilage 2 – Visitenkarte III. Beilage 3 - Referenzliste 10
