Wenn Sie Microsoft Outlook als E-Mail

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Umgang mit dem Kalender
Planen von Besprechungen mit Outlook
Besondere Features des Kalenders
Erstellen von Signaturen
Peter Manhart
Monika Geltl
WinSV-Multiplikator
WinSV-Multiplikatorin
Kurzübersichtskarte – Einführung in den Outlook-Kalender
Die richtige Verwendung des Kalenders
Termin: Ein Termin ist eine Aktivität, die nur Sie betrifft.
Die drei Typen von
Kalendereinträgen
Besprechung: Eine Besprechung ist mit einem Termin
vergleichbar. Der Unterschied liegt darin, dass Sie weitere Personen
dazu einladen.
Ganztägiges Ereignis: Dieses Ereignis ist eine Aktivität, die den
ganzen Tag dauert, für die jedoch keine Zeit in Ihrem Kalender
reserviert wird. Der Zeitplan für den Tag kann daher noch andere
Elemente enthalten.
Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten zum Erstellen eines
Termins:
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Möglichkeiten zum
Erstellen eines
Termins
Erstellen eines
ganztägigen
Ereignisses
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
Verwenden Sie die Schaltfläche Neuer Termin auf der
Standardsymbolleiste.
Verwenden Sie den Befehl Neuer Termin im Menü
Aktionen.
Klicken Sie in das Hauptkalenderraster, um die Uhrzeit für
den Termin auszuwählen, drücken Sie die rechte Maustaste,
und wählen Sie im Kontextmenü Neuer Termin aus.
Eine Besprechung wird ähnlich eingerichtet. Weitere Informationen
zu Besprechungen finden Sie im Kurs Planen von Besprechungen
mit Outlook.
1. Klicken Sie im Kalender mit der rechten Maustaste auf den
oberen Teil des gewünschten Tages, und klicken Sie dann
auf Neues ganztägiges Ereignis.
2. Geben Sie im Feld Betreff das Thema des Ereignisses ein.
3. Klicken Sie auf Speichern und schließen.
Sie können jeden Kalendereintrag in ein ganztägiges Ereignis
umwandeln, indem Sie für den entsprechenden Eintrag das
Kontrollkästchen Ganztägig aktivieren.
1. Wählen Sie die Nachricht im Posteingang aus, indem Sie
Erstellen eines
auf das Umschlagsymbol klicken, und ziehen Sie sie auf die
Kalendereintrags aus
Schaltfläche Kalender im Navigationsbereich.
einer Nachricht
2
Anmerkung Wenn die große Schaltfläche nicht angezeigt
wird, ziehen Sie die Nachricht auf die kleine Schaltfläche
Kalender.
2. Wenn der Mauszeiger als Pfeil angezeigt wird und sich die
Farbe der Schaltfläche Kalender ändert, lassen Sie die
Maustaste los. Das Dialogfeld Termin wird geöffnet. Das
Feld Betreff enthält den Betreff der E-Mail-Nachricht, aus
der der Termin erstellt wurde, und die Details aus dem
Nachrichtentext werden im Detailbereich des Termins
angezeigt.
3. Um aus einem Eintrag eine Besprechung zu erstellen,
klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf Teilnehmer
einladen.
Über die Grundlagen hinaus
1. Zeigen Sie den gewünschten Tag im Kalender an,
und markieren Sie die gewünschte Zeitspanne.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den
markierten Bereich, und klicken Sie auf Neue
Terminserie.
Erstellen einer neuen
Terminserie
In Outlook wird das Dialogfeld Terminserie
angezeigt.
3. Legen Sie das gewünschte Serienmuster fest, und
klicken Sie auf OK.
4. Geben Sie im Feld Betreff den Betreff für die
Terminserie ein, und klicken Sie auf Speichern und
schließen.
1. Doppelklicken Sie auf den Eintrag, um ihn zu
öffnen.
2. Klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf die
Hinzufügen oder Ändern der
Serieneigenschaften für einen
vorhandenen Kalendereintrag
Schaltfläche Serientyp
.
3. Legen Sie im Dialogfeld Terminserie unter
Serienmuster das gewünschte Serienmuster fest.
4. Wählen Sie unter Seriendauer die gewünschte
Dauer aus (legen Sie z. B. ein Enddatum für eine
Serie fest).
5. Klicken Sie auf OK und dann auf Speichern und
3
Schließen.
Ändern der Details eines
Serienelements
Ändern der
Standardeinstellungen für
Erinnerungen
1. Doppelklicken Sie auf das Element, um es zu
öffnen.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Terminserie öffnen die
Option Dieses Serienelement öffnen oder die
Option Die Serie öffnen aus.
3. Wenn Sie das Serienmuster ändern möchten, klicken
Sie im Dialogfeld für das geöffnete Element auf die
Schaltfläche Serientyp.
1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.
2. Auf der Registerkarte Einstellungen wird unter
Kalender das Kontrollkästchen
Standarderinnerung angezeigt. Daneben können
Sie in einer Liste auswählen, wann Ihnen im Vorfeld
des Termins eine Erinnerung angezeigt werden soll.
3. Um die Standardzeit für Erinnerungen zu ändern,
klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld
Standarderinnerung und wählen dann die
gewünschte Option aus. Wenn bei neuen
Kalendereinträgen überhaupt keine Erinnerungen
angezeigt werden sollen, deaktivieren Sie das
Kontrollkästchen.
Anmerkung Bei Erinnerungen für ganztägige Ereignisse
lautet die Standardeinstellung immer 18 Stunden. Diese
Standardeinstellung kann nicht geändert werden. Sie
können jedoch die Erinnerung für ein bestimmtes Ereignis
ändern, indem Sie das Ereignis öffnen und eine neue
Zeitangabe in der Liste auswählen.
1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und
klicken Sie dann auf die Registerkarte Weitere.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Weitere auf die
Schaltfläche Erweiterte Optionen.
3.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
Festlegen, ob bei einer
Erinnerungsoptionen, um das Dialogfeld
Erinnerung eine Audiodatei
Erinnerungsoptionen anzuzeigen.
abgespielt wird
Ändern der Anzeige der
Zeitspannen im Kalender
Sie können die Audiodatei auch ändern, indem Sie auf
Durchsuchen klicken und eine andere WAV-Datei
auswählen.
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den
Kalendereintrag.
2. Zeigen Sie auf Zeitspanne zeigen als.
3. Wählen Sie eine Einstellung aus.
4
Kurzübersichtskarte – Planen von Besprechungen mit Outlook
Personen und Begriffe
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
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Besprechungsorganisierer Die Person, die eine Besprechung organisiert, ist der
Besprechungsorganisierer. Der Organisierer ist die einzige Person, die nach dem
Einrichten der Besprechung die Besprechungsdetails ändern darf. Bedenken Sie auch,
dass einer vorhandenen Besprechung niemals ein neuer Organisierer zugeordnet
werden kann. Wenn Sie einmal die Rolle des Organisierers übernommen haben,
bleiben Sie auch der Organisierer.
Teilnehmer Alle Personen, die zu der Besprechung eingeladen wurden, gelten als
Teilnehmer. Es gibt zwei Kategorien von Teilnehmern: erforderliche und optionale.
Wenn ein Teilnehmer einmal der Teilnehmerliste hinzugefügt wurde, wird diese
Person immer als Teilnehmer der Besprechung betrachtet. Selbst wenn ein Teilnehmer
eine Besprechung ablehnt, gilt er dennoch als Teilnehmer.
Besprechungsort/Ressource Der Ort, an dem die Besprechung stattfindet, ist der
Besprechungsort, manchmal auch als Ressource bezeichnet. Die Art, in der Sie den
Besprechungsort (oder die Ressource) für die Besprechung angeben, hängt von den
spezifischen Bedingungen in Ihrer Organisation ab.
Wenn Sie der Besprechungsorganisierer sind
Starten einer
Besprechungsanfrage
Eine Besprechungsanfrage wird immer im
Kalender erstellt. Im Folgenden sind drei
Möglichkeiten beschrieben, eine
Besprechungsanfrage zu starten.
Klicken Sie im Menü Aktionen auf
den Befehl Neue Besprechungsanfrage.
Bei dieser Methode erhalten Sie eine frei
gestaltbare Vorlage für die Besprechung.
Sie beginnen dabei im Feld An der
Besprechungsanfrage. Wenn Sie diese
Methode verwenden, müssen Sie alle
Besprechungsdetails selbst eintragen.
Klicken Sie im Menü Aktionen des
Kalenders auf Besprechung planen. Bei
Verwendung dieses Befehls beginnen Sie
auf der Registerkarte Terminplanung.
Verwenden Sie diese Methode, wenn die
5
Besprechungszeit an die Terminpläne der
Teilnehmer angepasst werden kann.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste
auf eine ausgewählte Zeit im Kalender,
und klicken Sie auf Neue
Besprechungsanfrage. Diese Methode
können Sie verwenden, wenn Sie die
Besprechung zu einer bestimmten Zeit
buchen möchten. Da Sie hier die Zeit
zuerst auswählen, ist dieser Teil beim
Öffnen der Anfrage bereits eingetragen.
Ändern einer Besprechung und
Senden einer Aktualisierung
Nehmen Sie zuerst Änderungen an der
eigenen Kopie der Besprechung vor, und
klicken Sie anschließend auf
Aktualisierung senden, um alle anderen
Personen über die Änderungen zu
informieren.
Wenn Sie Teilnehmer hinzufügen oder entfernen,
können Sie auswählen, ob eine Aktualisierung an
alle oder nur an solche Teilnehmer gesendet
werden soll, die von der Änderung betroffen sind.
1. Doppelklicken Sie im Kalender
auf die Besprechung, um sie zu
öffnen.
2. Nehmen Sie die gewünschten
Änderungen vor:
o Klicken Sie auf die
Registerkarte Termin, um
Details, z. B. das Datum
oder die Uhrzeit der
Besprechung, zu ändern.
o Klicken Sie auf die
Registerkarte Terminplan,
um Details zu den
Teilnehmern oder zur
Ressource zu ändern.
Anmerkung Wenn Sie
und die auf der
Registerkarte
Terminplanung
aufgeführten Personen
Microsoft Exchange Server
als E-Mail-Programm
verwenden, werden freie
und gebuchte Zeiten durch
farbige horizontale Balken
(siehe Abbildung unten)
entsprechend dem
Schlüssel am unteren Rand
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des Dialogfelds dargestellt.
Überprüfen Sie freie und
gebuchte Zeiten, und
verwenden Sie zum
Vermeiden von
Terminplanungskonflikten
die Schaltfläche
AutoAuswahl.
3. Klicken Sie auf der
Standardsymbolleiste der
Besprechung auf Aktualisierung
senden.
4. Wählen Sie Aktualisierungen
nur an hinzugefügte oder
gelöschte Teilnehmer senden
oder Aktualisierungen an alle
Teilnehmer senden aus, und
klicken Sie auf OK.
Verwalten von Antworten
Mit den folgenden Optionen behalten Sie die Besprechungsanfrage besser im Überblick:


Vorschläge für Besprechungszeitänderungen zulassen Da sie für die
Besprechung verantwortlich sind, müssen Sie entscheiden, ob Teilnehmer neue Zeiten
für die Besprechung vorschlagen dürfen. Ein Teilnehmer, bei dem ein
Terminplanungskonflikt vorliegt, kann ggf. eine neue Besprechungszeit vorschlagen,
um den Termin wahrnehmen zu können. Bei einer Besprechung mit vielen
Teilnehmern ist dies jedoch möglicherweise eher unpraktisch.
Bitte um Antwort Mit dem Befehl Bitte um Antwort können Sie sich entscheiden,
ob die Antworten der Teilnehmer überwacht werden sollen. Wenn Sie z. B. eine
Besprechung für eine sehr große Gruppe einrichten, möchten Sie möglicherweise nicht
alle einzelnen Antworten anzeigen (in diesem Fall deaktivieren Sie den Befehl durch
Entfernen des Häkchens).
Wenn Sie eine Besprechungsanforderung empfangen
Antworten auf Besprechungsanfragen, Teil 1
Um auf eine Besprechungsanfrage zu antworten, müssen Sie lediglich auf eine der
Schaltflächen in der Anfrage klicken. In diesem Fall wird eine Antwort auf
Besprechungsanfrage erstellt und an den Besprechungsorganisierer gesendet. Für Antworten
stehen die folgenden Hauptoptionen zur Verfügung:
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Zusagen Nehmen Sie Besprechungen an, an denen Sie wirklich teilnehmen können.
Wenn Sie eine Besprechung annehmen, wird diese im Kalender eingeplant, und Sie erhalten
Aktualisierungen, wenn der Besprechungsorganisierer die Besprechungsdetails ändert. Wenn
andere Ihre freien/gebuchten Zeiten einsehen, wird diese Zeit in der Standardeinstellung als
Gebucht angezeigt.
Ablehnen Lehnen Sie Besprechungen ab, an denen Sie nicht teilnehmen können. Wenn
Sie eine Besprechung ablehnen, wird der Eintrag aus dem Kalender gelöscht (und der
Zeitraum freigegeben). Die Verbindung zwischen Ihnen und der Besprechung bleibt dabei
jedoch erhalten: Wenn der Besprechungsorganisierer Aktualisierungen erstellt, erhalten Sie
diese weiterhin, und Sie besitzen die Option, auf diese zu antworten. (Wenn Sie in die
Besprechung wirklich nicht einbezogen werden möchten, können Sie den Organisierer darum
bitten, Ihren Namen aus der Teilnehmerliste zu entfernen.)
Mit Vorbehalt Verwenden Sie diese Option für Besprechungen, an denen Sie
interessiert sind, bei denen Sie jedoch noch nicht wissen, ob Sie an daran teilnehmen können.
Die Besprechung wird im Kalender eingeplant, und der Zeitraum wird für andere als mit
Vorbehalt nicht verfügbar angezeigt.
Andere Zeit vorschlagen Wenn Sie diese Option auswählen und eine andere Zeit
vorschlagen, erhält der Besprechungsorganisierer die Anfrage, doch wie bei allen Aspekten
der Besprechung obliegt dem Organisierer die endgültige Entscheidung über die neue
Besprechungszeit.
Antworten auf Besprechungsanfragen, Teil 2
Nachdem Sie zum Antworten auf eine Besprechungsanfrage auf eine Schaltfläche geklickt
haben, stehen drei Optionen für die Antwort zur Verfügung:
Antwort vor dem Senden bearbeiten Verwenden Sie diese Option, wenn Sie der Antwort
eine Nachricht hinzufügen möchten. Müssen Sie den Besprechungsorganisierer darüber
informieren, dass Sie unter Umständen später kommen? Möglicherweise müssen Sie
herausfinden, ob bei einer Besprechung zur Mittagszeit eine Mahlzeit serviert wird, oder ob
Sie bei einer Kundenpräsentation etwas mitbringen müssen. Wenn Sie auf eine Nachricht
antworten, können Sie dem Organisierer eine persönliche Anmerkung senden.
Antwort sofort senden Die Besprechungsanfrage wird an den Posteingang des
Besprechungsorganisierers gesendet, und der Besprechungseintrag wird im Kalender
aktualisiert.
Keine Antwort senden Die Besprechung wird dem Kalender hinzugefügt, der
Besprechungsorganisierer über Ihre Pläne jedoch nicht informiert. Zudem erhalten Sie keine
Aktualisierungen für die Besprechungsanfrage.
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Kurzübersichtskarte – Besondere Features des Outlook-Kalenders, mit denen Sie die Zeit für
sich arbeiten lassen können
Nutzen Sie Ihre Zeit optimal
Anzeigen des
Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche
Kalenders in Microsoft Kalender.
Office Outlook 2003
Öffnen des Kalenders
in einem eigenen
Fenster
Erweitern des
Wochenendes
1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten
Maustaste auf die Schaltfläche Kalender, und klicken
Sie dann auf In neuem Fenster öffnen.
2. Sie können ALT+TAB drücken, um zwischen
geöffneten Fenstern zu wechseln.
3. Klicken Sie auf Schließen
, um das einzelne
Kalenderfenster zu schließen.
1. Wenn der Kalender zurzeit nicht angezeigt wird,
klicken Sie im Navigationsbereich auf Kalender.
2. Klicken Sie auf
Monatsansicht, um in die
Monatsansicht zu wechseln.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Tag
des Monats, und klicken Sie dann auf Weitere
Einstellungen. (Klicken Sie dabei nicht auf einen
Termin, da dann ein anderes Kontextmenü angezeigt
wird.)
4. Deaktivieren Sie im Dialogfeld Tages-, Wochen- und
Monatsansicht formatieren das Kontrollkästchen
Wochenende komprimiert anzeigen.
5. Klicken Sie auf OK.
1. Klicken Sie auf
Tagesansicht, um in die
Tagesansicht zu wechseln.
Ändern der zeitlichen
Auflösung
Beachten Sie, dass die Linien zwischen den
Stundenmarkierungen die Uhrzeit angeben. In der
Standardeinstellung werden hier zwei Linien angezeigt,
die Einheiten von 30 Minuten bedeuten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bereich,
in dem die Uhrzeiten angezeigt werden, und wählen Sie
dann die gewünschte zeitliche Auflösung aus.
Tipp Sie können die zeitliche Auflösung auch im
Dialogfeld Tages-, Wochen- und Monatsansicht
formatieren ändern. Um das Dialogfeld zu öffnen,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Tag
und klicken dann auf Weitere Einstellungen. Unter
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Tag wird das Feld Zeitl. Auflösung angezeigt.
Arbeiten mit Zeitzonen
1. Klicken Sie zum Anzeigen der Tagesansicht auf
Tagesansicht.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bereich
des Kalenders, in dem die Uhrzeiten angezeigt werden,
und klicken Sie dann auf Zeitzone ändern.
3. Geben Sie unter Aktuelle Zeitzone im Feld
Beschriftung eine Beschriftung ein. Auf diese Weise
behalten Sie den Überblick über die verschiedenen
Zeitzonen.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eine zusätzliche
Zeitzone anzeigen, und geben Sie im Feld
Beschriftung eine Beschriftung für die zusätzliche
Zeitzone ein. Wählen Sie dann in der Liste Zeitzone
die gewünschte Zeitzone aus.
Wenn Sie die Zeitzone wechseln möchten, klicken Sie
auf die Schaltfläche Zeitzonenwechsel.
5. Klicken Sie auf OK.
Anpassen der
Arbeitswoche
1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einstellungen unter
Kalender auf Kalenderoptionen.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Kalenderoptionen die
Kontrollkästchen für die gewünschten Arbeitstage, und
legen Sie in den Feldern Beginnt um und Endet um
die entsprechenden Zeiten fest.
4. Sie können den Datumsnavigator auch so anpassen,
dass ein anderer Tag als Beginn der Arbeitswoche
angezeigt wird. Ändern Sie hierzu Erster Wochentag
in den gewünschten Tag.
5. Klicken Sie zweimal auf OK.
Beim Starten von Microsoft Outlook kann standardmäßig
zuerst der Kalender angezeigt werden.
Anzeigen des
Kalenders beim Start
1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und
klicken Sie dann auf die Registerkarte Weitere.
2. Klicken Sie unter Allgemein auf Erweiterte
Optionen.
3. Klicken Sie neben Ordner bei Programmstart auf
Durchsuchen.
4. Wählen Sie im Dialogfeld Ordner auswählen den
Eintrag Kalender aus, und klicken Sie dreimal auf OK,
um die Änderung zu übernehmen und die geöffneten
Dialogfelder zu schließen.
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Schnelles Suchen nach einem Datum
Anzeigen des
Datumsnavigators auf
der rechten Seite
1. Wenn der Outlook-Kalender zurzeit nicht angezeigt
wird, klicken Sie im Navigationsbereich auf
Kalender.
2. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Aufgabenblock.
3. Wenn der Navigationsbereich ausgeblendet werden
soll, klicken Sie im Menü Ansicht auf
Navigationsbereich.
1. Klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf
Tagesansicht, um den Kalender in der Tagesansicht
anzuzeigen.
2. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den Fensterteiler
neben dem Datumsnavigator. Wenn der Zeiger mit
zwei Pfeilspitzen angezeigt wird, ziehen Sie ihn nach
rechts, sodass zwei Spalten mit kleinen Kalendern
angezeigt werden.
Möglicherweise müssen Sie hierzu das OutlookFenster maximieren.
Anpassen des
Datumsnavigators
3. Klicken Sie im Outlook-Hauptfenster im Kalender mit
der rechten Maustaste auf den Tag, und klicken Sie
dann auf Weitere Einstellungen.
4. Unter Allgemeine Einstellungen wird das
Kontrollkästchen Tage, die Elemente enthalten, im
Datumsnavigator in Fettdruck darstellen angezeigt.
Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie
die Fettformatierung nicht beibehalten möchten, und
klicken Sie dann auf OK.
5. Um Wochennummern anzuzeigen, klicken Sie im
Menü Extras auf Optionen und klicken dann auf der
Registerkarte Einstellungen auf Kalenderoptionen.
6. Aktivieren Sie unter Kalenderoptionen das
Kontrollkästchen Wochennummern im
Datumsnavigator anzeigen.
7. Klicken Sie zweimal auf OK.
Die Wochennummern werden links neben den kleinen
Kalendern im Datumsnavigator angezeigt.
Mithilfe des Befehls „Gehe zu Datum“ Klicken Sie mit der
Wechseln zu einem
rechten Maustaste auf einen Tag im Kalenderraster (im großen
weit entfernten Datum Raster, nicht im kleinen Datumsnavigator), und klicken Sie
11
dann auf Gehe zu Datum, um das Dialogfeld Gehe zu
Datum zu öffnen (oder drücken Sie STRG+G).
Mithilfe des Datumsnavigators Zeigen Sie im
Datumsnavigator auf die Überschrift mit einem Monat,
drücken Sie die Maustaste, halten Sie sie gedrückt, zeigen Sie
in der Liste auf einen anderen Monat, und lassen Sie die
Maustaste dann los.
1. Klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf
Tagesansicht.
2. Klicken Sie im Datumsnavigator auf ein Datum, um
diesen Tag im Kalender auszuwählen.
3. Halten Sie STRG gedrückt, und klicken Sie im
Datumsnavigator auf weitere Tage.
Auswählen von nicht
direkt aufeinander
folgenden Tagen
Sie können nicht aufeinander folgende Tage
nebeneinander im Kalender anzeigen und so deutlicher
erkennen, welches Datum am besten für einen Termin
geeignet ist.
4. Um zum aktuellen Datum zurückzukehren, klicken Sie
auf der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche
Heute. Um die Tagesansicht wiederherzustellen,
klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf
Tagesansicht.
© 2009 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Kurzübersichtskarte – Erstellen individueller Signaturen für E-Mail-Nachrichten
12
Erstellen einer Signatur
1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und klicken Sie dann auf die
Registerkarte E-Mail-Format.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Signaturen und dann auf Neu.
3. Geben Sie im Feld Geben Sie einen Namen für die neue Signatur ein einen
aussagekräftigen Namen für die Signatur ein, und klicken Sie dann auf Weiter.
4. Geben Sie die Informationen ein, die in der Signatur enthalten sein sollen. Legen Sie
zudem eine Schriftart fest, indem Sie auf Schriftart klicken.
Anmerkung Wenn Sie eine Grafik, ein Foto, eine ClipArt-Grafik, einen Hyperlink
oder weitere zusätzliche Formatierungen hinzufügen möchten, müssen Sie auf
Erweitertes Bearbeiten klicken. Bedenken Sie jedoch, dass sich durch Grafiken,
Fotos oder ClipArt-Grafiken die Übermittlung von E-Mail-Nachrichten verzögern
kann. Versuchen Sie daher, die Dateigröße möglichst unter 100 KB zu halten. Weitere
Informationen zur Wechselwirkung zwischen Nachrichtenformat und
Nachrichtengröße finden Sie unter Steuern der Sende- und Darstellungsweise von EMail-Nachrichten.
5. Wenn Sie den Bearbeitungsvorgang abgeschlossen haben, klicken Sie auf Fertig
stellen und anschließend auf OK.
Zuweisen einer Signatur zu E-Mail-Nachrichten
1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und klicken Sie dann auf die
Registerkarte E-Mail-Format.
2. Klicken Sie oberhalb der Schaltfläche Signaturen in der Liste Signatur für neue
Nachrichten auf die gewünschte Signatur.
3. Klicken Sie in der Liste Für Antworten und Weiterleitungen auf die gewünschte
Signatur, oder behalten Sie die Option <Keine> bei.
4. Klicken Sie auf OK.
Aufheben einer Signaturzuweisung zu E-Mail-Nachrichten
1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und klicken Sie dann auf die
Registerkarte E-Mail-Format.
2. Klicken Sie oberhalb der Schaltfläche Signaturen in der Liste Signatur für neue
Nachrichten auf <Keine>.
3. Klicken Sie ggf. im Feld Für Antworten und Weiterleitungen auf <Keine>.
Wenn Sie eine Signatur vollständig aus der Auswahlliste entfernen möchten, klicken Sie auf
die Schaltfläche Signaturen. Markieren Sie anschließend den Namen der Signatur, die aus
der Liste gelöscht werden soll, und klicken Sie dann auf Entfernen. Alle
Signatureinstellungen, die diese Signatur verwenden, werden automatisch auf <Keine>
zurückgesetzt.
Wechseln zu einer anderen Signatur beim Verfassen einer
Nachricht
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Wenn Sie Microsoft Word als E-Mail-Editor verwenden
1. Klicken Sie in der Nachricht mit der rechten Maustaste auf die Signatur.
2. Wählen Sie im Kontextmenü eine andere Signatur aus.
Wenn Sie Microsoft Outlook als E-Mail-Editor verwenden
1. Markieren Sie die Signatur in der Nachricht, und drücken Sie dann die ENTF-TASTE.
2. Zeigen Sie im Menü Einfügen auf Signatur, und wählen Sie dann in der Liste die
gewünschte Signatur aus.
Zuweisen unterschiedlicher Signaturen zu verschiedenen
E-Mail-Konten
Weitere Informationen zum Verwenden mehrerer E-Mail-Konten mit Outlook finden Sie
unter Informationen über E-Mail-Konten und Hinzufügen oder Entfernen eines E-MailKontos.
1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte E-MailFormat.
2. Wählen Sie unter Signaturen in der Liste Wählen Sie die Signaturen für folgendes
Konto aus ein E-Mail-Konto aus.
3. Wählen Sie im Feld Signatur für neue Nachrichten eine Signatur in der Liste aus.
4. Klicken Sie im Feld Für Antworten und Weiterleitungen entweder auf eine
Signatur, oder klicken Sie auf <Keine>.
5. Klicken Sie auf Übernehmen, um diese Änderungen zu speichern. Wiederholen Sie
die Schritte 2 bis 4, um einem weiteren E-Mail-Konto eine andere Signatur
zuzuweisen, und klicken Sie dann auf OK.
Überprüfen der Einstellungen
Im Allgemeinen empfiehlt es sich, beim Senden von Signaturen mit Grafiken Word als EMail-Editor und HTML als Nachrichtenformat zu verwenden.
Ermitteln des verwendeten E-Mail-Editors und E-Mail-Nachrichtenformats
1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und klicken Sie dann auf die
Registerkarte E-Mail-Format.
2. Stellen Sie sicher, dass in der Liste Verfassen im Nachrichtenformat die Option
HTML ausgewählt ist. Wenn die Option Nur-Text ausgewählt wird, werden alle der
Signatur hinzugefügten Grafiken, Hyperlinks und Formatierungen aus der Nachricht
entfernt.
3. Überprüfen Sie das Kontrollkästchen E-Mail mit Microsoft Office Word 2003
bearbeiten. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, verwenden Sie Word als E-MailEditor.
Überprüfen des verwendeten Programms für die erweiterte Bearbeitung
1. Starten Sie Internet Explorer.
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2. Klicken Sie im Menü Extras auf Internetoptionen, und klicken Sie dann auf die
Registerkarte Programme.
In der Liste HTML-Editor werden die verfügbaren Programme angezeigt.
Anmerkung Es gibt jedoch eine kleine Tücke, die Sie kennen sollten: Wenn Sie zum
Öffnen einer vorhandenen Signatur in Outlook auf Erweitertes Bearbeiten klicken,
wird diese Signatur unabhängig von der in Internet Explorer festgelegten Einstellung
für den HTML-Editor immer mit dem Bearbeitungsprogramm geöffnet, mit dem sie
erstellt wurde.
Nützliche Verknüpfungen und zusätzliche Informationen
Die Signatur wird mit doppeltem Zeilenabstand angezeigt
Wenn die Signatur in der Nachricht unvorhergesehen mit doppeltem Zeilenabstand angezeigt
wird, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und klicken Sie dann auf die
Registerkarte E-Mail-Format.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Signaturen und dann auf Bearbeiten.
3. Drücken Sie am Ende der einzelnen Zeilen die ENTF-TASTE, bis der gesamte Text in
einer Zeile angezeigt wird. Trennen Sie anschließend die Zeilen wieder, indem Sie am
Ende der einzelnen Zeilen UMSCHALT+EINGABETASTE drücken.
4. Klicken Sie dreimal auf OK.
Speicherort der Signaturdateien
Möglicherweise möchten Sie eine Signaturdatei an eine andere Person senden, sodass diese
Person auf Grundlage der Datei eine eigene Signatur erstellen kann. Outlook speichert
Signaturdateien am folgenden Standardspeicherort:
Laufwerk:\Dokumente und
Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures
© 2009 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
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