Text markieren - Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden
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Hochschule für Technik und Wirtschaft Fachbereich Informatik / Mathematik Dipl.-Math. Adelheid Schubert Dresden, den 19.12.2003 Kurzeinführung in WORD2002 Standard- und Format-Symbolleisten 2 Hilfe 2 Datei-Suche 2 Wichtige Tastenkombinationen zur Textgestaltung: 3 Positionieren der Einfügemarke 3 Text markieren 3 Zeichen / Absätze formatieren 4 Einziehen eines Absatzes 4 Gestaltung von Absätzen durch Aufzählungssymbole oder Numerierung 5 Tabulatoren 6 Format-Definition 7 Verschieben und Kopieren von Text 8 Ansichtsformen von Dokumenten 8 Datum 9 Sonderzeichen 9 Querformat einrichten 9 Seitenzahlen /Kopf- und Fußzeilen 9 Arbeit mit Tabellen 10 Erstellen eines Diagramms aus einer WORD-Tabelle 14 Formeleditor 14 Zeichnen 15 Auto Text (Textbausteine) 17 Serienbriefe 17 Inhaltsverzeichnis 18 Hyperlinks 19 HTML-Seiten 20 -2Standard- und Format-Symbolleisten (Über Menü Extras, Anpassen, Optionen Auswahl, ob Anzeige in einer Leiste) Standardsymbolleisten (bei Anzeige in 2 Zeilen, von links): Neu, Öffnen, Speichern, Suchen Drucken, Seitenansicht, Rechtschreibung Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, Format übertragen Rückgängig, Wiederherstellung Hyperlink einfügen Tabelle und Rahmen, Tabelle einfügen, Microsoft Excel-Tabelle einfügen, Spalten, Zeichnen ¶ Dokumentstruktur, nicht druckbare Zeichen einblenden / ausblenden Zoom einstellen Hilfe, Optionen für Symbolleiste Formatsymbolleiste (von links) Formatvorlagen, Schriftart, Schriftgröße fett, kursiv, unterstrichen linksbündig, mittig, rechtsbündig, Blocksatz, Zeilenabstand Absatznumerierung, Absatz mit Aufzählung, Einzug verkleinern, Einzug vergrößern Rahmenlinien, Hervorheben, Schriftfarbe, Optionen für Symbolleiste Hilfe: zu Menü-Funktion, Symbol oder für Formatanzeige: <Shift> + <F1> Mauszeiger nimmt folgende Form an: ? auf Menü-Funktion oder Symbol klicken, wozu Information gewünscht wird oder in Text klicken aktuelles Zeichen- und Absatzformat werden angezeigt zu bestimmtem Begriff: Hilfemenü öffnen ( ? ) Microsoft Word-Hilfe Begriff eingeben Suchen Datei-Suche: Menü Datei, Öffnen... Menü Extras Suchen... oder mit NT-Explorer (Kontextmenü im Verzeichnis) -3Wichtige Tastenkombinationen zur Textgestaltung: Funktion Zeilenende Absatzende fester Seitenumbruch bedingter Trennstrich geschützter Trennstrich Leerzeichen geschütztes Leerzeichen Tabulatorschritt Tastenkombination <Shift> + <ET> <ET> <Strg> + <ET> <Strg> + < - > <Strg> + <Shift> + < - > <leer> <Strg> + <Shift> + <leer> Tab -Taste Symbol (falls angezeigt) ¶ ..... . Positionieren der Einfügemarke Mit Tastatur (nur innerhalb des bereits geschriebenen Textes, bzw. am Ende): Einfügemarke an die folgende Stelle an den Zeilenanfang an das Zeilenende ein Fenster nach oben ein Fenster nach unten an den Anfang des Dokuments an das Ende des Dokuments an die vorhergehende Position Tastenkombination: <Pos1> <Ende> <Bild > <Bild > <Strg> + <Pos1> <Strg> + <Ende> <Shift> + <F5> Mit Maus: innerhalb des Textes: unterhalb des Textes: mit linker Maustaste 1x an gewünschter Position Doppelklick an gewünschte Position Text markieren: ein Wort einen Satz eine Zeile einen Absatz das ganze Dokument eine Tabellenspalte beliebiges Textstück: zeichenweise beliebiger Textausschnitt mehrere Textstellen Doppelklick auf das Wort <Strg> + Mausklick an beliebige Stelle im Satz Mausklick links neben die Zeile Doppelklick links neben den Absatz <Strg> + Mausklick oder 3-fach Klick links neben den Text mit linker Maustaste an oberen Spaltenrand klicken oder <Alt> + Mausklick in die Spalte Anfang markieren durch Mausklick, Ende markieren durch <Shift> + Mausklick Einfügemarke an Anfang oder Ende, mit <Shift> + Kursortaste nach links bzw. rechts erweitern <Alt> + Ziehen mit Maus um einen beliebigen rechteckigen Textausschnitt ab 2. Textstelle zusätzlich <Strg>-Taste drücken -4Markierung aufheben außerhalb der Markierung klicken Im Menü Extras, Optionen, Bearbeiten kann das automatische Markieren ganzer Wörter ausgeschaltet werden. Zeichen / Absätze formatieren durch Tasten Zu formatierende Zeichen markieren. Einfügemarke in Absatz Zeichen fett kursiv unterstrichen doppelt unterstrichen Wörter unterstreichen tiefgestellt hochgestellt Umschaltung groß/klein Schrift vergrößern Schrift verkleinern Standardformat Absatz Zeilenabstand 1 Zeilenabstand 2 Zeilenabstand 1,5 Einzug links Blocksatz Zentriert Linksbündig Rechtsbündig <Strg> + <1> <Strg> + <2> <Strg> + <5> <Strg> + <M> <Strg> + <B> <Strg> + <E> <Strg> + <L> <Strg> + <R> Standardformat <Strg> + <Q> <Strg> + <Shift> + <F> <Strg> + <Shift> + <K> <Strg> + <Shift> + <U> <Strg> + <Shift> + <D> <Strg> + <Shift> + <W> <Strg> + <#> <Strg> + <+> <Shift> + <F3> <Strg> + <9> <Strg> + <8> <Strg> + <leer> Aufheben einer Zeichenformatierung: dieselbe Tastenkombination noch einmal Wird eine Zeichen- bzw. Absatzformatierung während des Schreibens aktiviert, gilt sie bis auf Widerruf; das gilt natürlich auch für Formatierungen über die Menü-Befehle. Einziehen eines Absatzes Einfügemarke im Absatz positionieren ; sollen mehrere Absätze eingezogen werden, diese markieren Menü Format, Absatz. Unter Einzug: - links bzw. rechts: Einzug ab linkem (bzw. vom rechten)Textrand - Um nur die erste Zeile einzuziehen : unter Sondereinzug Erste Zeile wählen, bei Bedarf Abstand unter Um korrigieren (ist immer positiv zu wählen) - Alle Zeilen des Absatzes außer der ersten Zeile einziehen: unter Sondereinzug hängend wählen, bei Bedarf Abstand korrigieren (positiv) OK Einzug links kann mit Schaltfläche Einzug vergrößern erzeugt werden oder durch Ziehen des Rechtecks linker Einzug im oberen Lineal oder über TabstoppSymbol Einzug rechts kann durch Ziehen des Dreiecks rechter Einzug im oberen Lineal erzeugt werden. -5Gestaltung von Absätzen durch Aufzählungssymbole oder Numerierung Aufzählung: nach dem Aufzählungssymbol kann jeweils ein Absatz geschrieben werden, Symbol für Aufzählung ändern: Menü Format (oder über Kontext-Menü), Numerierung/Aufzählungszeichen... Es stehen 7 Symbole sofort zur Auswahl, über Anpassen ...kann auch jedes beliebige andere Zeichen ausgewählt und im folgenden über das AufzählungsSymbol aufgerufen werden. Hier kann auch der Einzug geändert werden. Der Einzug links gilt immer bis zum Absatzende Der Aufzählungsmodus gilt bis auf Widerruf über Symbol oder zweimal <ET> Numerierung: 1. Durch Anklicken des Numerierungs-Symbols wird eine laufende Nummer eingefügt, und der folgende Absatz wird links eingezogen 2. Für neue Liste ist Standard 1, sonst Menü Format, Numerierung/Aufzählungszeichen..., Anpassen... (hier auch Numerierunssymbole und Format änderbar) Ab 2. Liste im Dokument wird Auswahlsymbol Autokorrektur-Optionen angezeigt, das Fortsetzung der Numerierung bzw. neuen Beginn anbietet. (mit <Esc> abzuweisen) 3. Der Numerierungsmodus gilt bis auf Widerruf über Symbol oder zweimal <ET>. 4. Bei Korrekturen wird die Numerierung automatisch angepaßt 5. Eine Numerierung ist auch nachträglich möglich: zu numerierende Absätze markieren Menü Format, Numerierung/Aufzählung Numerierung auswählen, Anpassen..., Anfangsnummer setzten OK Automatisches Formatieren von Absätzen (Auswahlsymbol AutokorrekturOptionen erlaubt Zurückweisung; kann über Extras, Autokorrektur, Autoformat während der Eingabe ausgeschaltet werden) als numerierte Liste: ersten Absatz mit 1. beginnen als Aufzählung: ersten Absatz mit * - > -- beginnen ergibt Symbole durch zweimal <Enter> wird Liste beendet Empfehlung für Schreiben einer numerierten Übersicht: - alle Absätze schreiben (innerhalb eines Absatzes Zeilenschaltung mit <Shift> + <ET>) - eventuelle Korrekturen ausführen - Text markieren - Menü Format Numerierung/Aufzählung Numerierung, Anpassen..., Anfangsnummer setzen OK -6 Über Menü Format Absatz kann vor oder/und nach Absätzen Abstand eingefügt werden, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Tabulatoren Definition: Menü Format Tabstopp ... Tabstoppposition Ausrichtung (links ist Standard) Standard) für jede Spalte angeben, Festlegen OK Füllzeichen (ohne ist oder für jede Spalte: Tabulatorausrichtung wählen durch Anklicken des entspr. Symbols (links neben Lineal: linksbündig, zentriert, rechtsbündig, dezimal, senkrechte Linie, Erstzeileneinzug, Hängender Einzug) im Lineal gewünschte Position anklicken (bei gedrückter <Alt>-Taste wird Position angezeigt); Füllzeichen nur über Menü Alle Standardtabulatoren (im Abstand von 1,25cm vorgegeben) links von AnwenderTabulatoren werden gelöscht. Löschen: Einfügemarke im betreffenden Absatz positionieren Tabulator mit der Maus vom Lineal nach unten ziehen oder Menü Format Tabstopp ... alle im Absatz gesetzte Tabulatoren werden angezeigt unter Tabstoppposition anklicken Löschen oder Alle Löschen Ändern: Innerhalb eines Absatzes: Einfügemarke im betreffenden Absatz positionieren Tabulatoren auf dem Lineal an die gewünschte Position ziehen Über mehrere Absätze: einzubeziehende Absätze markieren Tabulatoren auf dem Lineal an die gewünschte Position ziehen ! Um ein nachträgliches Ändern der Tabulatorposition oder -ausrichtung zu vereinfachen, sollte innerhalb einer Tabelle der Zeilenwechsel durch <Shift> + <ET> realisiert werden, damit die ganze Tabelle in einem Absatz liegt. Sind innerhalb eines markierten Bereiches unterschiedliche Tabulatoreinstellungen definiert, so müssen vor einer Änderung alle Tabulatoren gelöscht werden (Kennzeichen: Tabulatoren werden im Lineal nur hell und nicht vollzählig dargestellt). -7 Menü Format Tabstopp ... Alle Löschen Tabulatoren können im Druckformat zur einfachen Wiederverwendung gespeichert werden. Format-Definition In Word wird das Format (Einzug, Zeilenausrichtung, Zeilenabstand, Tabulatoren, Rahmen) absatzweise festgelegt. Schrift, Schriftgröße, Gestaltung können auch für einzelne Zeichen, Wörter usw. geändert werden. Die Einstellungen sind in der sog. Absatzmarke ¶ (,die durch <ET> erzeugt wird) gespeichert. Beim Verschieben oder Kopieren von Absätzen ist darauf zu achten, daß die Absatzmarke mit markiert und damit mit verschoben bzw. kopiert wird. ! Absatzende: <ET> Zeilenende: <Shift> + <ET> Ändern des Standardformats für Zeichen: Sinnvoll, wenn ständig mit einer Schriftart, bzw. -größe gearbeitet werden soll, die nicht der Standardeinstellung entspricht. Menü Format Zeichen ... gewünschte Einstellungen vornehmen (nur bzgl. Schriftart, -größe und -gestaltung) Standard ... Übertragen des Formats (für Zeichen bzw. Absätze) Zeichen, die gewünschtes Format haben, markieren Symbol Format übertragen anklicken zu formatierende Zeichen mit Mauszeiger überstreichen (Sollen mehrere Textstellen formatiert werden, ist das Symbols zweimal anzuklicken und nach dem Formatieren durch nochmaliges Anklicken wieder aufzuheben) Einfügemarke in Absatz, der gewünschtes Format hat, stellen Symbol Format übertragen anklicken in zu formatierenden Absatz klicken (bei Übertragung auf mehrere Absätze s.o.) Druckformat definieren Einfügemarke in Absatz, der in der gewünschten Form formatiert ist, positionieren Menü Format Formatvorlage und Formatierung... Neue Formatvorlage... gewünschten Namen eintragen, (Soll das Druckformat für weitere Dokumente benutzt werden, ist das Feld Zur Vorlage hinzufügen anzuklicken. Sonst wird das Druckformat nur mit dem aktuellen Dokument gespeichert.) OK, Zuweisen -8Definiertes Druckformat einem Absatz zuweisen: Einfügemarke in betreffendem Absatz positionieren im Feld Formatvorlage gewünschtes Format anklicken Verschieben und Kopieren von Text Text verschieben: Text markieren Ziehen mit Maus an gewünschte Stelle (Mauszeiger hat Pfeilform) oder (über die Zwischenablage) Text markieren Menü Bearbeiten oder <Strg> + <X> oder Symbol Ausschneiden Ausschneiden Mausklick an die Stelle, wohin verschoben werden soll Menü Bearbeiten oder <Shift> + <Einfg> oder Symbol Einfügen Einfügen Text kopieren: Text markieren <Strg> + Ziehen mit Maus (Mauszeiger hat Pfeilform mit + Zeichen) oder (über die Zwischenablage) Text markieren Menü Bearbeiten oder <Strg> + <C> oder Symbol Kopieren Kopieren Mausklick an die Stelle, wohin kopiert werden soll Menü Bearbeiten oder <Shift> + <Einfg> oder Symbol Einfügen Einfügen Office-Zwischenablage: Bis zu 24 durch Kopieren oder Ausschneiden erzeugte Einträge werden in der Zwischenablage gespeichert. Soll nicht der letzte Eintrag eingefügt werden: Menü Bearbeiten, Office-Zwischenablage gewünschten Eintrag anklicken Ansichtsformen von Dokumenten Menü Ansicht gewünschte Ansichtsform anklicken Normal: Allzweckansicht für die Text-Bearbeitung (Eingabe-, Bearbeitungs- und Formatierungsaufgaben ) der Dokumente; keine Grafik, keine Kopf- u. Fußzeilen Weblayout: Zeigt Dokument so, wie es in einem Webbrowser dargestellt wird. Seitenlayout: Jede Seite des Dokuments erscheint so, wie sie beim Drucken erscheinen wird (einschließlich Grafik, Kopf- u. Fußzeilen usw.). Aufgaben wie in der Normalansicht möglich, sowie Zeichnen. Gliederung: In dieser Ansicht können Sie leicht Text verschieben und kopieren und umfangreiche Dokumente neu strukturieren. -9 Dokumentstruktur: in einem eigenen Fenster werden links die Überschriften angezeigt, in denen man ein Ziel zum Lesen auswählen kann. Datum Menü Einfügen Datum und Uhrzeit ... gewünschtes Datumsformat anklicken (eventuell Sprache einstellen) OK ! Datum wird jeweils dem aktuellen Systemdatum angepaßt, wenn Automatisch aktualisieren ausgewählt ist. (Datum / Uhrzeit wird als Feld eingefügt) Sonderzeichen Menü Einfügen Symbol ... Sonderzeichentabelle für eine Schriftart wird angezeigt (Schriftart wählen, oft ist unter subset weitere Auswahl möglich) gewünschtes Zeichen anklicken Einfügen oder Doppelklick auf gewünschtes Zeichen Zwischen Sonderzeichenfenster und Text kann beliebig gewechselt werden. Beispiele: Schriftart Symbol: (griechische Buchstaben) (Pfeile und math.Symbole) Schriftart Normaler Text: subset Standardlateinisch: subset Währungssymbole ¼½¾ Šàçê €₤ Schriftart Wingdings: (Bildsymbole) Querformat einrichten Menü Datei, Seite einrichten... Seitenränder Orientierung auf Querformat OK Seitenzahlen /Kopf- und Fußzeilen Seitenzahlen Menü Einfügen Seitenzahlen ... Format ... Position und Ausrichtung auswählen Seitenzahl-Format und für 1 Anfangszahl wählen - 10 - Kopf- und Fußzeilen (ev. mit Seitenzahl) Menü Ansicht, Kopf- und Fußzeile Kopfzeile ¶ Bedeutung der Symbole: AutoText einfügen (Textvorschläge) Seitenzahl einfügen, Anzahl der Seiten einfügen, Seitenzahlen formatieren Datum einfügen, Uhrzeit einfügen Seite einrichten, Dokumenttext anzeigen / ausblenden Wie vorherige Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln, Vorherige anzeigen, Nächste anzeigen Gewünschten Text einschließlich Seitenzahl usw. eintragen Schließen ! Kopf- und Fußzeilen werden in der Normal-Ansicht nicht angezeigt! Löschen der Kopf- / Fußzeilen: Menü Ansicht Kopf- und Fußzeilen oder Seitenlayout-Ansicht einstellen Doppelklick in entspr. Bereich Text einschließlich der Seitenzahl markieren und löschen Arbeit mit Tabellen Definieren einer Tabelle: Einfügemarke positionieren, wo Tabelle eingefügt werden soll Symbol Tabelle einfügen anklicken, Maustaste gedrückt halten, Mauszeiger über eingeblendetes Gitter ziehen, bis gewünschte Zeilen-/ Spaltenanzahl erreicht ist; Zeilenzahl kann beim beim Eintragen ergänzt werden. oder Menü Tabelle, Einfügen, Tabelle Zeilen- und Spaltenanzahl eintragen OK Ausrichten innerhalb der Zellen: einzelne Zellen oder ganze Spalten markieren (s.u.) Zeilenausrichtung anklicken - 11 Freihandzeichnen einer Tabelle (beliebige Zeilen- und Spalteneinteilung) Einfügemarke positionieren, wo Tabelle eingefügt werden soll Symbol Tabellen und Rahmen auf Funktionsleiste anklicken Symbolleiste Tabellen und Rahmen wird angezeigt, enthält folgende Symbole: Tabelle zeichen, Radiergummi, Linienart, Linienstärke, Rahmenfarbe, Rahmenart, Schattierungsfarbe Tabelle einfügen, Zellen verbinden, Zellen teilen, Ausrichten, Zeilen gleichmäßig verteilen, Spalten gleichmäßig verteilen, AutoFormat, Textrichtung ändern, Aufsteigend, Absteigend, Summe Tabelle zeichnen Mauszeiger nimmt Stiftform an Rahmen für Tabelle zeichnen, beliebige (horizontale / vertikale) Trennlinien einfügen; diagonale Linien können gezeichnet werden, erzeugen aber keine neue Zelleinteilung. Eintragen von Information: Information sollte in die Tabelle zeilenweise eingetragen werden. Weiterschalten zwischen den Zellen: TAB-Taste, damit auch Wechsel von letzter Zelle einer Zeile zu erster Zelle der nächsten Zeile. Wird in der letzten Zelle der letzten Zeile die TAB-Taste betätigt, wird eine weitere Zeile mit gleicher Einteilung angefügt. Markieren innerhalb der Tabelle: Zelle anklicken links Zeile Klicken links vor der 1. Zelle Spalte Oberkante anklicken (Mauszeiger ist nach unten gerichteter Pfeil) oder Mauszeiger in Spalte, <Alt> + Klicken ganze Tabelle Einfügemarke in Tabelle, Menü Tabelle, Markieren, Tabelle Liniengestaltung: Standard: Alle Außen- und Innenlinien werden gedruckt. Linien ändern: Tabellenteil, um den oder in dem Linien geändert werden sollen, markieren Menü Format Rahmen und Schattierungen... für Rahmen oder Gitternetz: Rahmen Einstellung und Linienart wählen OK für einzelne Linien: unter Einstellung Anpassen unter Vorschau gewünschte Linie wählen OK (auch Diagonalen sind möglich) oder Symbolleiste Tabellen und Rahmen verwenden. - 12 - Textrichtung ändern Einfügemarke in Zelle positionieren Symbol Tabellen und Rahmen, Textrichtung ändern Kopfzeilen: Sollen bei großen Tabellen auf jeder Seite Kopfzeilen angezeigt werden: gewünschte Zeilen am Beginn der Tabelle markieren Menü Tabelle, Überschriftenzeilen wiederholen Zeilen / Spalten löschen: Zeilen / Spalten markieren Menü Tabelle Löschen Zeilen / Spalten Zeilen / Spalten werden entfernt ! Durch <Entf> wird nur Inhalt der Zeilen / Spalten gelöscht Tabelle teilen: Zeile markieren, über der Tabelle geteilt werden soll Menü Tabelle, Tabelle teilen Einfügen von Text über der Tabelle, wenn sie am Anfang eines Dokuments steht: 1. Zeile markieren und weiter wie bei „Tabelle teilen“ oder Einfügemarke in die 1. Zelle der 1.Zeile vor den Text stellen <ET> Spaltenbreite in Tabellen Standardmäßig paßt sich die Spaltenbreite nach Bedarf an. Ist das nicht gewollt: Menü Tabelle Tabelleneigenschaften ..., Optionen ..., Autom. Größenänderung zulassen ausschalten Ändern der Spaltenbreite Einfügemarke in Spalte Menü Tabelle Tabelleneigenschaften ..., Spalte ... oder durch Ziehen mit der Maus: Ziehen an Spaltenbegrenzung Breite der Tabelle bleibt konstant, nur die Spalten links und rechts des Mauszeigers werden geändert Ziehen + <Strg> + <Shift> Breite der Tabelle bleibt konstant, alle Spalten rechts werden auf gleiche Breite geändert; auch möglich durch: nebeneinanderliegende Spalten markieren Kontextmenü, Spalten gleichmäßig verteilen Ziehen + <Strg> Breite der Tabelle bleibt konstant, alle Spalten rechts werden proportional geändert Ziehen an Marke im Lineal (Tabellenspalte verschieben): nur in einer Spalte wird Breite geändert, die anderen rechts von der Maus „rücken nach“; d.h. Tabellenbreite - 13 ändert sich. Gleichzeitig <Alt>: in Lineal werden Spaltenbreiten in cm angezeigt. Ändern der Zeilenhöhe in Tabellen (Standardmäßig paßt sich die Zeilenhöhe automatisch dem Inhalt an.) Ändern der Zeilenbreite über die automatische Höhe hinaus: Ziehen mit Maus; + <Alt> : im linken Lineal wird Zeilenhöhe angezeigt oder Einfügemarke in zu ändernde Zeile Menü Tabelle Tabelleneigenschaften, Zeile ... Verbinden von Zellen (innerhalb von Zeilen oder / und Spalten möglich) Zellen markieren oder Radiergummi aus Symbolleiste Menü Tabelle Tabellen und Rahmen benutzen Zellen verbinden Zeilen einfügen: Zeile markieren, über oder unter der eingefügt werden soll Menü Tabelle (für Einfügen mehrerer Zeilen entspr. Anzahl markieren) Einfügen Zeilen oberhalb bzw. Zeilen unterhalb oder (nur oberhalb einfügen) mit rechter Maustaste in markierte Zeilen klicken, über denen eingefügt werden soll Kontextmenü Zeilen einfügen Spalten einfügen: Spalte markieren, neben der links oder rechts eingefügt werden soll Menü Tabelle (für Einfügen mehrerer Spalten entspr. Anzahl markieren) Einfügen Spalten nach links bzw. Spalten nach rechts oder Spalte bzw. Spalten markieren, neben der/denen links eingefügt werden soll Symbol Spalten einfügen anklicken (wird auf Symbolleiste anstelle von Tabelle einfügen angezeigt) oder über Kontextmenü Spalte rechts an Tabelle anfügen: äußerste rechte Spalte markieren Menü Tabelle Einfügen Spalten nach rechts Zeilen verschieben: zu verschiebende Zeilen markieren Zeilen an gewünschte Stelle ziehen, dabei Mauszeiger in der ersten Zelle der Zeile positionieren, über der eingefügt werden soll Tabulatoren innerhalb einer Spalte : Spalte markieren - 14 Tabulatortyp wählen gewünschte Position auf dem Lineal anklicken oder Menü Format Tabstopp... Sprung zum nächsten Tab-Stop in einer Spalte: <Strg> + <Tab> Spaltensumme berechnen Leerzeile am Tabellenende erzeugen Einfügemarke in Zelle unter zu summierende Spalte (addiert werden alle Zellen über der Summenzelle bis zu einer Zelle ohne Zahlenwert, d.h. in leere Zellen muß eine 0 eingetragen werden) in Symbolleiste Tabellen und Rahmen auf klicken Spaltensumme aktualisieren (nach Änderung von Einzelwerten) Einfügemarke in die Summe, rechte Maustaste klicken Feld aktualisieren Erstellen eines Diagramms aus einer WORD-Tabelle Tabelle markieren und in Zwischenablage kopieren Einfügemarke an gewünschte Stelle Menü Einfügen Objekt... Microsoft Graph-Diagramm Einfügemarke in linke obere Ecke der eingefügten Tabelle Menü Bearbeiten Verknüpfung einfügen Überschreiben erlauben ! Wird anstelle von Verknüpfung einfügen nur Einfügen gewählt, werden Änderungen in der Ausgangstabelle nicht im Diagramm wirksam ! Formeleditor Aufruf: Menü Einfügen, Objekt ... Microsoft Formel-Editor 3.0 OK Ausfüllen der Vorlagen: Für Einträge sind Felder vorbereitet, Größe der Vorlage wird nach Bedarf angepaßt. Zum Verlassen eines Feldes innerhalb der Vorlage Tabulator- oder Kursorbewegungstaste verwenden, oder mit der Maus die Einfügemarke an die gewünschte Stelle setzen. Ausrichten einzelner Zeichen: - 15 Element markieren <Strg> + <Kursortaste> Verschiebung um einen Punkt in der gewählten Richtung Formatvorlage: Standardeinstellung ist Mathematik, d.h. Leertaste ist ohne Wirkung (Leerräume können aus Palette eingefügt werden oder durch <Strg> + Leertaste) Variable werden kursiv gedruckt Funktionsbezeichnungen werden in Normalschrift gedruckt Einstellung Text: Leertaste ist wirksam Text wird in Normalschrift gedruckt Einstellung Variable: Einstellung Funktion: auch ein Funktionsbezeichner wird kursiv gedruckt auch ein Variablenbezeichner wird normal gedruckt Klammern: Klammern aus der Symbolpalette wählen, wenn sie in der Größe angepaßt werden sollen (nicht über Tastatur eingeben.) Verschieben und Kopieren innerhalb des Formeleditors ist nur über die Zwischenablage möglich. ! Die Zeichen lassen sich nicht immer einzeln markieren, hängt von den Vorlagen ab. Beenden der Arbeit im Formeleditor Mit Maus außerhalb des Formelfensters klicken Einbindung der Formel ins Dokument: Mit rechter Maustaste auf Formel klicken Objekt formatieren Layout Mit Text in Zeile Formel wird wie Zeichen behandelt andere Einstellung: Formel ist frei verschiebbar Ändern einer Formel: Doppelklick in Formel startet Formeleditor In einem eigenen Fenster öffnen: Mit rechter Maustaste auf Formel klicken Formel - Objekt Öffnen Beenden des Formeleditors: Menü Datei, Beenden und zurückkehren zu ... Zeichnen Symbolleiste Zeichnen einblenden (z.B. Menü Ansicht, Symbolleisten, Zeichnen): - 16 - Zeichnen (Gruppierung, Reihenfolge, Gitternetz, Ausrichtung, Drehen u. Kippen ..., Textfluss, Verbindung neu erstellen, Punkte bearbeiten, Autoform ändern) Objekt markieren Autoformen (Linien, Verbindungen, Standardformen, Blockpfeile, Flußdiagramm, Sterne und Banner, Legenden) Linie, Pfeil, Rechteck, Ellipse, Textfeld, WordArt, Organigramm, Clipart, Grafik Füllfarbe, Linienfarbe, Schriftfarbe, Linienart, Strichart, Pfeilart, Schatten, 3D Beim Zeichnen eines Elements wird ein Zeichenbereich erstellt, der als Grafikobjekt behandelt wird. Sollen einzelne Elemente in den Text gezeichnet werden, sollte man diese Funktion ausschalten: Menü Extras, Optionen,Allgemein ... Element erstellen gewünschtes Element auf der Symbolleiste anklicken, mit Maus Bereich aufziehen bei gleichzeitigem Drücken von <Shift> wird Rechteck immer als Quadrat, Ellipse als Kreis, Linie nur mit bestimmter Neigung gezeichnet. Element markieren mit linker Maustaste anklicken, wenn Mauszeiger Pfeilkreuz Mehrere Elemente markieren erstes mit linker Maustaste anklicken, wenn Mauszeiger Pfeilkreuz weitere: <Shift> + Mausklick oder Symbol Objekte markieren mit Maus Rechteck um gewünschte Objekte ziehen (müssen völlig eingeschlossen werden) Elemente zu Gruppe zusammenfassen (dann wie ein Element zu behandeln) Elemente markieren Zeichnen oder rechte Maustaste Gruppieren Gruppieren, Gruppieren Gruppierung aufheben Gruppe markieren Zeichnen Gruppierung aufheben Element verschieben: Element markieren (Mauszeiger hat Form eines Pfeilkreuzes) mit gedrückter Maustaste an gewünschte Stelle ziehen ( + <Alt>-Taste: ohne Raster) oder rechte Maustaste Gruppieren, Gruppierung aufheben - 17 - Element kopieren: Element markieren (Mauszeiger hat Form eines Pfeilkreuzes) <Strg> + mit gedrückter Maustaste an gewünschte Stelle ziehen Grafik einfügen aus Datei Menü Einfügen, Grafik, Aus Datei... Datei wählen Einfügen Formatieren: Mit rechter Maustaste anklicken Objekt formatieren... Layout - Mit Text in Zeile Grafik wird wie Zeichen behandelt - sonst Grafik frei verschieblich Grafik zuschneiden mit Symbol aus Grafik-Symbolleiste Auto Text (zum automatischen Ergänzen beim Schreiben) AutoText-Eintrag definieren: vollständigenText schreiben und markieren Menü Einfügen AutoText Neu bei Name für Autotexteintrag:Textanfang eingeben OK AutoText-Eintrag im Dokument einfügen: Textanfang schreiben bis „Angebot“ erscheint mit <Enter> bestätigen; ist das Angebot im aktuellen Zusammenhang unerwünscht, einfach weiterschreiben! Serienbriefe 2 Menü Extras, Briefe und Sendungen ... Seriendruck-Assistent und Seriendruck Symbolleiste einblenden Hauptdokument-Setup, Datenquelle öffnen, Seriendruckempfänger, Adressblock einfügen, Grußzeile einfügen, Seriendruckfelder einfügen, Bedingungsfeld einfügen, Seriendruckvorschau, Seriendruckfelder hervorheben, Übereinstimmende Felder festlegen, Etiketten übertragen Erster Datensatz, Vorheriger Datensatz, Gehe zu Datensatz, Nächster Datensatz, Letzter Datensatz, Eintrag suchen Fehlerprüfung, Seriendruck in neues Dokument, Seriendruck an Drucker, Seriendruckergebnis in E-Mail ausgeben, Seriendruckergebnis in Fax ausgeben Im Seriendruck-Assistenten: Briefe Weiter...; Weiter Empfänger wählen vorhandene Liste (Access-, Excel- oder WORD-Tabelle; Access ist Standard) - 18 oder Neue Liste eingeben Erstellen Adreßliste wird angeboten Anpassen nicht benötigte Felder löschen oder umbenennen; weitere Felder hinzufügen OK Datensätze eintragen Schließen Datenquelle speichern OK Datenquelle wird standardmäßig als mdb-datei gespeichert (Access) Text für Serienbrief schreiben, dabei für jedes variable Feld wie folgt vorgehen: Seriendruckfelder einfügen ... Liste mit allen in der Steuerdatei vereinbarten Feldnamen wird angezeigt gewünschtes Feld auswählen; Einfügen; Schließen Auf Symbol für Seriendruck-Vorschau klicken, Briefe werden angezeigt. In Seriendruck Symbolleiste Elemente zum Blättern in den Briefen benutzen Seriendruck in neues Dokument erzeugt WORD-Dokument mit Serienbriefen, das gedruckt bzw. gespeichert werden kann; standardmäßig beginnt für jeden Datensatz der Brief auf einer neuen Seite. Auswahl von Datensätzen: Symbol Seriendruckempfänger (oder im Assistenten: Empfänger bearbeiten) In linker Spalte Häkchen aus allen Sätzen entfernen, die nicht verwendet werden sollen. Über Filter und Weitere Optionen können Auswahlkriterien formuliert werden. Beispiel für bedingte Textausgabe: Die Anrede Sehr geehrter Herr bzw. Sehr geehrte Frau im Brief soll durch ein Datenfeld Geschlecht, das mit m bzw. w belegt sein kann, gesteuert werden. Einzufügender Text ist: r Herr für m Frau für w Text eingeben bis Sehr geehrte Bedingungsfeld einfügen ... auf Symbolleiste für Seriendruck anklicken die Option Wenn...Dann...Sonst... Bedingung und Auswahltexte eingeben ( für das Beispiel: WENN Geschlecht Gleich m Dann diesen Text einfügen: r Herr Sonst diesen Text einfügen: Frau OK Inhaltsverzeichnis Zusammenstellen nur aus Überschriften: ) - 19 - Für alle Überschriften, die Bestandteil des Inhaltsverzeichnisses werden sollen, sind die Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2,.. zu verwenden Einfügemarke dort positionieren, wo das Inhaltsverzeichnis stehen soll Menü Einfügen, Referenz, Index und Verzeichnisse Inhaltsverzeichnis wählen Ebenen anzeigen: Anzahl eintragen Optionen nur Formatvorlagen auswählen OK OK Erzeugen des Inhaltsverzeichnissen aus beliebigen Textstellen Für jede aufzunehmende Textstelle: Text markieren <Alt> + <Shift> + <O> gewünschte Ebene eintragen Festlegen (Es wird eine Feldfunktion eingefügt, die nach Textänderung in einem Eintrag anzupassen ist. Anzeigen mit ¶ ) Einfügemarke dort positionieren, wo das Inhaltsverzeichnis stehen soll Menü Einfügen Index und Verzeichnisse ... Inhaltsverzeichnis wählen Ebenen anzeigen: Anzahl eintragen Optionen nur Verzeichniseintragsfelder auswählen OK OK Aktualisieren z.B. nach Textänderung: Einfügemarke im Inhaltsverzeichnis positionieren <F9> (Feldaktualisierung) oder rechte Maustaste klicken Kontext-Menü Felder aktualisieren Nur Seitenzahlen ..., wenn Text zwischen den Überschriften geändert wurde Gesamtes Verzeichnis ..., wenn Überschriften bzw. Verzeichniseinträge eingefügt, geändert oder gelöscht wurden Hyperlinks innerhalb eines WORD-Dokuments Ziel (Textmarke) definieren: Menü Einfügen Textmarke Namen eingeben Hinzufügen - 20 Aufruf definieren: Aufruftext markieren Symbol Hyperlink einfügen anklicken Textmarke... Textmarke auswählen OK OK Innerhalb des Dokuments zu einer Textmarke springen: Klick auf Aufruftext + <Strg> HTML-Seiten Menü Datei oder Word-Dokument als Neu ... Webseite speichern Vorlage Leere Webseite beachten: nicht alle Formatierungen werden übernommen; z.B. keine Zeichnungs-Objekte Formel- und WORD-Grafik-Objekte werden als Verweis auf GIF-Dateien eingebunden, die in einem gesonderten Verzeichnis gespeichert werden (Verzeichnisname ergibt sich aus dateiname-Dateien).
