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G14344 SAP R/3 4.6 FI Das Zahlwesen National Education Training Group, Inc. © 2002 National Education Training Group, Inc. i Copyright © 2002 National Education Training Group, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Ohne schriftliche Genehmigung von National Education Training Group, Inc. darf kein Teil des durch dieses Copyright geschützten Materials in irgendeiner Form oder auf irgendeine Art und Weise, weder auf elektronischem noch mechanischen Wege, durch Kopieren, Aufzeichnen, Übertragen oder mit Hilfe eines Datenspeicherungs- und Abfragesystems vervielfältigt oder genutzt werden. NETg und Skill Builder sind eingetragene Warenzeichen von National Education Training Group, Inc. Precision Learning und Learning Object sind Warenzeichen von National Education Training Group, Inc. SAP R/3 ist ein eingetragenes Warenzeichen der SAP AG. Alle weiteren verwendeten Warenzeichen sind Warenzeichen, Dienstleistungsmarken oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Inhaber. Es besteht keinerlei Verbindung zwischen National Education Training Group, Inc. und der Microsoft Corporation oder einem anderen in diesem Kurs oder in den Kursmaterialien erwähnten Produkt oder Anbieter. Die für den Einsatz dieses Kurses erforderliche Software und Technologie umfaßt Geschäftsgeheimnisse, die NETg als vertrauliche und firmeneigene Informationen betrachtet. Die Nutzungsrechte für dieses Material unterliegen den Einschränkungen des zugrundeliegenden Lizenzvertrags. Die in den Beispielen dieses Kurses verwendeten Firmen- und Personennamen, Produkte und Daten sind frei erfunden. Eventuelle Ähnlichkeiten mit existierenden Unternehmen, Personen oder Produkten sind unbeabsichtigt. ii © 2002 National Education Training Group, Inc. Inhalt Einführung in SAP R/3 4.6 1 Systemstart und Anmeldung .............................................................................1 Das SAP System starten ......................................................................1 Die Erstanmeldung ...............................................................................1 Allgemeine Struktur ..............................................................................2 Bildkopf .................................................................................................2 Bildrumpf ..............................................................................................2 Zugangsoptionen ...............................................................................................3 Menüstrukturen in Easy Access ...........................................................3 Programmfunktionen aufrufen ..............................................................3 Allgemeine Einstellungen .....................................................................3 Basis ..................................................................................................................4 Arbeitsplatz ...........................................................................................4 Workflow Überblick ..............................................................................4 Drucken aus dem SAP Fenster ............................................................4 Organisation Zahlen 6 Die Stammdaten der Hausbanken ....................................................................6 Bedeutung der Bankdaten ....................................................................6 Customizing Einführungsleitfaden ........................................................6 Bankdaten aufrufen ..............................................................................7 Allgemeine Bankdaten einsehen ..........................................................7 Bankspezifische Daten einsehen .........................................................7 Konfiguration des Zahlwesens ..........................................................................8 Zahlwesen konfigurieren ......................................................................8 Zahlungssperrgründe ...........................................................................8 Zahlender Buchungskreis .....................................................................8 Absendender Buchungskreis ...............................................................9 Zahlwege für das Land .........................................................................9 Zahlwege für den Buchungskreis .........................................................9 Bankenauswahl ..................................................................................10 Parameter für den Zahlungsverkehr 11 Voreinstellungen beim Kreditor .......................................................................11 Kreditorenparameter im Überblick ......................................................11 Kreditorendaten aufrufen ....................................................................11 Allgemeine Daten zum Zahlungsverkehr ...........................................11 Zahlungsdaten zum Buchungskreis ...................................................12 Automatischer Zahlungsverkehr .........................................................12 Voreinstellungen im Beleg ...............................................................................13 Veränderungen in den Belegdaten .....................................................13 Belegdaten aufrufen ...........................................................................14 Belegdaten .........................................................................................14 Skonto fixieren ....................................................................................14 Zahlweg festlegen ..............................................................................14 Empfängerbank festlegen ..................................................................14 Ver- und Bearbeitung Zahlen 15 Zahlungsvorschlag erstellen ............................................................................15 Funktion des Zahlungsvorschlages ....................................................15 Zahllauf anlegen .................................................................................15 © 2002 National Education Training Group, Inc. iii Steuerungsparameter erfassen ..........................................................16 Konten und Zusatzprotokoll erfassen .................................................16 Zahlungsvorschlag einplanen .............................................................17 Vorschlagsprotokoll einsehen.............................................................17 Zahlungsvorschlagsliste einsehen......................................................17 Zahlungsvorschlag bearbeiten ........................................................................17 Bearbeitungsmöglichkeiten ................................................................17 Zahlungsvorschlag aufrufen ...............................................................18 Zahlungsvorschlagsübersicht .............................................................18 Scheckzahlung bearbeiten .................................................................18 Überweisung bearbeiten .....................................................................19 Zahllauf einplanen ...........................................................................................20 Funktion des Zahllaufes .....................................................................20 Druckvariantennamen eintragen ........................................................20 Zahllauf einplanen ..............................................................................20 Druckaufträge ansehen ......................................................................21 Druckprotokoll ansehen ......................................................................21 Datenträgeraustausch .....................................................................................21 Bedeutung des Datenträgeraustausches ...........................................21 Druckprogramm aufrufen ...................................................................22 Variante abgrenzen ............................................................................22 Druckersteuerung für die Variante .....................................................22 Ausgabesteuerung für die Variante ....................................................22 Druckvariante hinterlegen...................................................................23 Dateien auf Diskette übertragen .........................................................23 Der Auslandszahlungsverkehr .........................................................................24 Erfordernisse des Auslandszahlungsverkehrs ...................................24 Feldstatusdaten aufrufen ....................................................................24 Feldstatus pflegen ..............................................................................24 Landeszentralbank-Kennzeichen .......................................................25 Kontenspezifische Angaben ...............................................................25 Belegdaten pflegen .............................................................................25 Zahllauf parameterisieren ...................................................................26 Glossar iv 27 © 2002 National Education Training Group, Inc. Einführung in SAP R/3 4.6 Systemstart und Anmeldung Die Lektion "Systemstart und Anmeldung" vermittelt den Zugang zum R/3 System und welche Funktionen Sie auf den Bildbereichen des SAP Fensters finden. Das SAP System starten Es gibt zwei Möglichkeiten, EnjoySAP von der Windows-Oberfläche aus zu starten: Erstens über das Startmenü in der Statuszeile oder zweitens über das SAP Logon-Symbol. Um EnjoySAP über das Startmenü zu starten, sind folgende Schritte notwendig: Menüpunkt Programme wählen Menüpunkt SAP Frontend 46 wählen Auf die Auswahlmöglichkeit SAPlogon klicken Im Dialogfenster SAP Logon das entsprechende SAP System aufrufen Auf Logon klicken Name und Kennwort eingeben Alle Angaben bestätigen Es erscheint das Bild mit dem Titel EnjoySAP Die alternative Vorgehensweise lautet: Dialogfenster SAP Logon 4.6 aufrufen Verfügbares SAP System auswählen Name und Kennwort eingeben Alle Angaben bestätigen Es erscheint das Bild mit dem Titel EnjoySAP Die Erstanmeldung Sobald EnjoySAP über die Logon-Prozedur aufgerufen wurde, erfolgt die erste Benutzeranmeldung auf der Bildschirmseite SAP R/3. Dazu geht man wie folgt vor: Benutzername in das aktive Feld Benutzer eintragen Im Feld Kennwort das vom Systemverwalter genannte Kennwort eingeben Sprachcode eingeben (wenn nötig) Alle Angaben dieser Bildschirmseite bestätigen Es erscheint das Dialogfenster SAP R/3 Ins aktive Feld Neues Kennwort das eigene Kennwort eingeben Wiederholte Eingabe des neuen Kennzeichens Beide Angaben bestätigen Nach der Erstanmeldung und jeder weiteren Anmeldung erscheint die Bildschirmseite Easy Access - die Titelseite von EnjoySAP © 2002 National Education Training Group, Inc. 1 Allgemeine Struktur Das SAP Fenster, das nach Systemstart und Anmeldung erscheint, ist die Schnittstelle zwischen dem Benutzer und dem SAP System. Das R/3 Logo kann durch Rechtsverschiebung des linken Randes ausgeblendet werden. Das SAP Fenster besteht aus den beiden Hauptbildbereichen Bildkopf und Bildrumpf. Der Bildkopf umfasst die vier Elemente Menüleiste, Systemfunktionsleiste, Titelleiste und Anwendungsfunktionsleiste. Menü- und Systemfunktionsleiste werden auch als Bildbanner bezeichnet. Als Bildrumpf wird die Fläche zwischen Anwendungsfunktionsleiste und Statusleiste bezeichnet. Im neuen visuellen Design des SAP Fensters wurden darüber hinaus einige Anzeigeoptionen wie zum Beispiel Schriften, Farben, Ton- und Animationseinstellungen neu gestaltet. Bildkopf Das Bildbanner mit Menü- und Systemfunktionsleiste steht seit Release 4.6A an oberster Stelle des SAP Fensters. In früheren Releaseständen befanden sich dort Menü- und Titelleiste. Innerhalb der Menüleiste befinden sich die drei Symboltasten Minimieren, Maximieren und Schließen. Die rechte obere Ecke zeigt das SAP-Logo an. Wenn Wellenbewegungen im SAP-Logo zu sehen sind, dann fordert das System gerade die Daten an, die bearbeitet werden sollen. Dieser Systemstatus wurde früher in der Statusleiste angezeigt. Generell gilt: Über die Menüleiste kann man zu einer bestimmten Transaktion gelangen, ohne den entsprechenden Code kennen zu müssen. Die Menüs System und Hilfe in der Menüleiste befinden sich auf jedem Bild des SAP Systems. Die Systemfunktionsleiste enthält das Befehlsfeld und Drucktasten für häufig gebrauchte Funktionen. Links außen befindet sich die Drucktaste Enter, mit der man Eingaben bestätigt. Mit der Enter-Funktion kann die Arbeit nicht gesichert werden. Das Befehlsfeld dient der Eingabe von Transaktionscodes, Buchstaben für die Direktwahl und anderen Befehlen. Das Befehlsfeld ist standardmäßig nicht sichtbar. Mit der Drucktaste Sichern wird die Arbeit gespeichert. Dasselbe Ergebnis erzielt man mit der Funktion Sichern im Menü Bearbeiten. Durch Anklicken der Taste Zurück geht man eine Stufe in der Anwendungshierarchie zurück. Die Drucktaste Beenden beendet die aktuelle Anwendung ohne die Daten zu sichern. Das System kehrt zur vorigen Ebene oder zur SAP Ebene zurück. Das Auslösen der Drucktaste Abbrechen führt zu einem Abbruch der aktuellen Anwendung ohne Datensicherung. Dasselbe Ergebnis erreicht man mit der Funktion Abbrechen im Menü Bearbeiten. Mit der Drucktaste Drucken können die Daten des aktuellen Bildschirms gedruckt werden. Mit den beiden Drucktasten Suchen und Weiter suchen löst man eine Datensuche bzw. erweiterte Datensuche nach Daten aus. Bei den nächsten vier Drucktasten handelt es sich von links nach rechts um die Funktionen Erste Seite, Vorige Seite, Nächste Seite und Letzte Seite. Mit der Drucktaste F1-Hilfe kann man sich die Hilfe zu dem Feld anzeigen lassen, in dem der Cursor positioniert ist. Die Anwendungsfunktionsleiste befindet sich unterhalb der Titelleiste. Sie enthält Drucktasten, die einen schnellen Zugriff auf anwendungsspezifische Funktionen bieten. Bildrumpf Für das Release 4.6 des SAP Fensters wurden Layout und Bildelemente wie Gruppenrahmen, Drucktasten und Blätterleisten neu gestaltet. Früher hintereinander gelagerte Bilder sind jetzt von einem Bild aus über Register zu erreichen. Muss-Felder erkennt man an dem Haken im Eingabefeld. Mit der Drucktaste Eingabemöglichkeiten - früher bekannt unter dem Begriff Wertehilfetaste, kann man eine Auswahlliste zulässiger Eingabewerte aufrufen. Systemmeldungen erscheinen in der Statusleiste links unten in Form von zwei Symbolen: Das Kreuz auf rotem Grund signalisiert Fehlermeldungen, der Haken auf grünem Grund sonstige Informationen. Rechts unten befinden sich die Statusfelder. Um die Statusfelder einzublenden, klickt man auf den Pfeil, der nach links zeigt. Sind die Felder eingeblendet, zeigt der Pfeil in die andere Richtung. Mit diesem Pfeil können Sie die Statusfelder auch wieder ausblenden. Mit Hilfe der Symboltaste Status-Menü man sich die Funktionstasten zum aktuellen Bild anzeigen lassen. 2 © 2002 National Education Training Group, Inc. Mit Mausklick irgendwo auf die freie Fläche des Bildrumpfes kann das Statusleistenmenü wieder geschlossen werden. Zugangsoptionen Die Lektion "Zugangsoptionen" erläutert die Menüstrukturen des R/3 Systems sowie verschiedene Zugangsmöglichkeiten zu den Programmfunktionen. Menüstrukturen in Easy Access Das erste Bild nach erfolgter Benutzeranmeldung trägt den Titel SAP Easy Access. Dieses Bild ist standardmäßig zweigeteilt. Rechts befindet sich die Easy Access Grafik mit dem SAP Wellenlogo. Diese Grafik kann durch Rechtsverschiebung der Trennleiste ausgeblendet werden. Links befinden sich die Menüs, die den Zugang zu den Funktionen des R/3 Systems ermöglichen. Es gibt zwei Arten von Menüs: Das SAP Menü ist das umfangreichste, denn es umfasst alle Standardanwendungen des R/3 Systems. Alternativ zum SAP Menü kann ein Benutzermenü zur Verfügung stehen, das vom Systemadministrator angelegt wird. Als Orientierung dient ihm entweder die tägliche Arbeit der Anwender oder er stellt es aus einer Liste von Aktivitätsgruppen zusammen, die standardmäßig im SAP System enthalten sind. Zusätzlich zum SAP Menü oder dem Benutzermenü steht das Menü Favoriten zur Verfügung, das sich die Anwender entsprechend ihren Anforderungen selbst anlegen. Es enthält die Elemente, die am häufigsten benutzt werden. Das können Transaktionen, Dateien und Webadressen sein. Zu tieferen Ebenen innerhalb der Menüs gelangt man durch Mausklick auf die kleinen Pfeile links neben den Ordnersymbolen. Um häufig verwendete Transaktionen per Transaktionscode ins Menü Favoriten zu integrieren, geht man wie folgt vor: Das Menü Favoriten in der Menüleiste öffnen Klick auf Menüpunkt Transaktion einfügen Transaktionscode eingeben im Dialogfenster Manuelle Eingabe einer Transaktion Eingabe bestätigen Die gewünschte Transaktion wird dem Menü Favoriten hinzu gefügt. Programmfunktionen aufrufen Im Fenster SAP Easy Access gibt es vier Möglichkeiten, Programmfunktionen des R/3 Systems auszuführen: Sofern die gewünschte Programmfunktion in das Benutzermenü Favoriten eingefügt wurde, kann die Funktion direkt von dort aus aufgerufen werden. Programmfunktionen können auch über die Baumstruktur des SAP Standardmenüs ausgeführt werden , indem die gewünschte Anwendung soweit vertieft wird, bis man zur Ebene ausführbarer Programme gelangt. Zwei weitere Möglichkeiten bestehen darin, einen Transaktionscode im Befehlsfeld der Systemfunktionsleiste einzugeben und im Menü Bearbeiten, den Menüpunkt Ausführen zu wählen. Allgemeine Einstellungen Änderungen am Erscheinungsbild des Fensters SAP Easy Access werden mit Hilfe des Menüs Zusätze vorgenommen. Dazu geht man wie folgt vor: Menü Zusätze öffnen Klick auf Menüpunkt Einstellungen. Die vier Optionen lauten dann: Favoriten am Ende der Liste anzeigen Kein Menü anzeigen, nur die Favoriten Kein Bild anzeigen (damit wird das Wellenlogo ausgeblendet) Technische Namen anzeigen © 2002 National Education Training Group, Inc. 3 Basis Die Lektion "Basis" soll anhand der Themen Arbeitsplatz, Customizing und Workflow zeigen wie die EnjoySAP-Initiative das Ziel der stärkeren Verzahnung von Arbeitsabläufen und Softwarefunktionen realisiert hat. Arbeitsplatz Der SAP Arbeitsplatz stellt eine Eingangsschnittstelle zum R/3 System dar, die dem Anwender alle Aufgaben anzeigt, die zur Erledigung anstehen. Von hier aus kann man Workflows starten sowie Dokumente und Nachrichten anlegen, bearbeiten und versenden. Der Arbeitsplatz löst das bisherige Mail- und Ablagesystem SAP office einschließlich des integrierten Eingangskorbs ab. Dabei stehen die drei Bildbereiche Mappen, Mappeninhalt und Vorschau zur Verfügung. Um ausgehend vom Bild SAP Easy Access zum SAP Arbeitsplatz zu gelangen, geht man folgendermaßen vor: Klick auf Knoten Büro im SAP Standardmenü Markieren der ausführbaren Funktion Arbeitsplatz Klick auf die markierte Programmfunktion Arbeitsplatz Es erscheint das Bild mit dem Titel Business Workplace. Das Bild Business Workplace hat eine dreigeteilte Struktur. Alle verfügbaren Mappen werden in der Baumstruktur links angezeigt. Der Abschnitt Eingang enthält die gesamte Eingangspost des Anwenders. Der Bildbereich rechts oben zeigt in einer Liste den Inhalt der Mappe Dokumente 2 an. Der Bildbereich darunter ist eine Vorschau auf den Listeneintrag der ersten Zeile. Workflow Überblick Im Zuge der Enjoy-Initiative wurde der Eingangskorb des SAP Business Workflow in den Business Workplace integriert. Diese Schnittstelle erlaubt es, die Workitems parallel zu den Arbeitsinhalten zu strukturieren und sich einen raschen Überblick über Status und anstehende Aufgaben zu verschaffen. Um das Aufgabenmanagement zu erleichtern, werden die Workitems im Workflow-Eingang nicht nur als Gesamtliste, sondern nach fest eingestellten Gruppierungskriterien wie z.B. Aufgaben, Objekttyp oder Ordnungsbegriff angezeigt. Zusätzlich werden im Workflow-Eingang überfällige Einträge, Terminmeldungen und fehlerhafte Einträge angezeigt. Der Workflow-Ausgang, das heißt die Liste mit Workitems, die im Dialog gestartet oder durch ein Ereignis ausgelöst wurden, ist nur noch über den Business Workplace zu erreichen. Zur schnellen Implementierung von Workflow-Prozessen stehen Workflow Muster für fast alle Anwendungen sowie ein grafischer Workflow Editor zur Verfügung. Workflow Log und Workflow Wizards sorgen für schnelle Statusinformationen und individuell angepasste Lösungen. Ein Vorteil des neu gestalteten Aufgabenmanagements besteht darin, dass prozessbezogene Informationen und Aufgabenbeschreibungen angezeigt werden, ohne dass ein Workitem als Programmfunktion ausgeführt werden muss. Drucken aus dem SAP Fenster Mit Hilfe des SAP Ausgabesystems kann man zahlreiche Dokumentarten wie z.B. Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine ausgeben. Als Ausgabegeräte können Drucker oder Faxgeräte verwendet werden. Das SAP System unterscheidet je nach Verwendung drei Dokumenttypen: Bei den SAP Skript-Dokumenten geht es um Formulare, die mit Daten gefüllt werden; in Reportlisten werden Datenbankselektionen und in Business-Grafiken alle Übersichtsgrafiken ausgegeben. Je nach Dokumenttyp wird die Druckausgabe unterschiedlich aufbereitet. Wenn Sie Daten online oder im Hintergrund ausgegeben werden, erstellt das SAP Ausgabesystem zwei Aufträge: Erstens einen Spoolauftrag, der in der Regel geräteunabhängige Daten enthält, und einen Ausgabeauftrag, der die Daten an das gewünschte Ausgabegerät sendet. Um im R/3 System einen Spoolauftrag zu veranlassen, geht man wie folgt vor: Den Knoten Logistik im SAP Menü öffnen. 4 © 2002 National Education Training Group, Inc. Die Menüebene Vertrieb öffnen. In die Ebene Stammdaten verzweigen. Die Ebene Sonstige öffnen. Die ausführbare Programmfunktion Incoterms mit Doppelklick aufrufen. Das Übersichtsbild Incoterms zeigt die Liste aller Incoterms-Forumulare, die für den internationalen Handel benötigt werden. Für diese Liste mit ihren 15 Einträgen soll ein Spoolauftrag veranlasst werden. Auf die Drucken-Drucktaste klicken. Im nächsten Bild zeigt das SAP System die Inhalte an, die beim Auslösen der Druckfunktion ausgegeben werden. Neben der gewünschten Liste wird hier durch einige Angaben der Bezug zur Anwendung und zum Mandanten hergestellt. Nochmals die Druckfunktion auslösen. Im Bild für den Ausgabeauftrag legt man fest, in welcher Form und an welchem Gerät der Druckauftrag ausgegeben werden soll. Ständig benutzte Druckparameter, wie z.B. das Ausgabegerät, können dabei als Standardwerte im Benutzerstamm eingetragen werden. Der Pfad dorthin lautet: System, Benutzervorgaben und Eigene Daten. Auf die Drucktaste Weiter klicken. In der Statuszeile erscheint die Meldung, dass der Spoolauftrag an das gewünschte Ausgabegerät geschickt wurde. Klick auf die Zurück-Drucktaste. Alternativ geht man wie folgt vor: Das Menü Tabellensicht öffnen. Den Menüpunkt Drucken auswählen. Das Menü Liste öffnen. Erneut den Menüpunkt Drucken wählen. Auch auf dem Menüweg gelangt man zu dem Bild, in dem Form und Ausgabeort des Druckauftrages festgelegt werden können. Auf die Drucktaste Weiter klicken. Die Statuszeile meldet wieder den erfolgreich abgeschickten Spoolauftrag. © 2002 National Education Training Group, Inc. 5 Organisation Zahlen Die Stammdaten der Hausbanken Bedeutung der Bankdaten Damit eine Zahlung automatisch ausgeführt werden kann, muß im System hinterlegt sein, von welchem Bankkonto des Unternehmens die Zahlung erfolgen soll. Weiterhin ist zu definieren, welcher Zahlweg, d.h. welche Formulare, für die Zahlung der Rechnung vorzusehen sind. Falls die Zahlung per Überweisung erfolgen soll, muß auch die Bankverbindung und das Bankkonto des Kreditors hinterlegt werden. D.h. es muß zentral im System festgelegt werden, bei welchen sogenannten Hausbanken das Unternehmen also der Buchungskreis - eigene Konten führt. Da ein Unternehmen in der Regel mehrere Konten bei unterschiedlichen Hausbanken führen kann, muß ebenfalls hinterlegt werden, welches Konto bei welcher Hausbank wann verwendet werden soll. Diese Regelung erfolgt über die Vergabe von Rangfolgen. Einstellung der Parameter auf Bankebene Auf Bankebene sind übergeordnet einige Parameter einzustellen: es müssen alle bestehenden Hausbanken des Unternehmens mit den entsprechenden Bankleitzahlen und Adressen eingegeben werden je Hausbank sind die jeweiligen Kontonummern der Bankkonten einzutragen jeder Kontonummer muß das entsprechende Hauptbuchkonto zugeordnet werden da das R/3-System auch die Führung von Devisenkonten unterstützt, sind die einzelnen Konten auch nach Kontentyp, wie z.B. Giro- oder US$-Konto, zu strukturieren Auf diese zentral hinterlegten Bankdaten kann das System dann, in Abhängigkeit der zum Zeitpunkt des Zahllaufes getroffenen Verarbeitungskriterien beim jeweiligen Programmlauf zugreifen. Reduzierung des Erfassungsaufwands Im R/3-System gibt es die Möglichkeit, den Erfassungsaufwand für die Bankverbindungen, und dazu zählen neben den Hausbanken auch die Empfängerbanken der Kreditoren, gering zu halten. D.h., daß über einen Report ein von den Banken zur Verfügung gestelltes Bankenverzeichnis, das alle Banken mit Bankleitzahlen und Adressen umfaßt, direkt eingelesen werden kann. Auf diese Art und Weise wird der Aufwand zur Erfassung der Bankdaten auf ein Minimum reduziert und gleichzeitig werden Fehler im Zusammenhang mit der Eingabe der Bankdaten weitgehend ausgeschlossen. Customizing Einführungsleitfaden Um die Stammdaten der Hausbanken überarbeiten zu können wird im Customizing über die Drucktaste Unternehmens-Implementation-Guide verzweigt. 6 © 2002 National Education Training Group, Inc. Um die benötigten Daten über die Hausbanken zu erreichen, muß über das Menü Finanzwesen, das Untermenü Hauptbuchhaltung und die Bankenbuchhaltung verzweigt werden. Das Untermenü Bankkonten enthält schließlich den Menüpunkt Hausbanken definieren, der mit einem Klick geöffnet werden kann. Bankdaten aufrufen Die Hausbanken werden für jeden Buchungskreis definiert. Nachdem der Buchungskreis festgelegt wurde, können die Daten über die Drucktaste Hausbanken aufgerufen werden. Allgemeine Bankdaten einsehen Die Hausbanken werden mit dem zugehörigen Bankschlüssel angezeigt, der der Bankleitzahl entspricht. Bankspezifische Daten einsehen Allgemeine Hausbankdaten Mit Doppelklick auf eine Hausbank, z.B. die Hausbank DB, erscheinen alle zu dieser Bank hinterlegten Informationen. Bei den hinterlegten Daten handelt es sich um allgemeine Daten, wie die genaue Bezeichnung des Geldinstitutes und die zugehörige Adresse, die aus dem zur Verfügung gestellten Bankenverzeichnis automatisch übernommen worden sein könnten. In diesem Bild bestehen folgende Möglichkeiten: Über die Drucktaste DTA können Angaben zum Datenträgeraustausch hinterlegt werden. Über die Drucktaste Bankkonten erscheint eine Übersicht über alle bislang angelegten Konten aller Hausbanken des aktuellen Buchungskreises. Über die Drucktaste Zugehörige Bankkonten werden die Konten angezeigt, die bei der aufgerufenen Hausbank bestehen. Konten pro Hausbank Über die Drucktaste Zugehörige Bankkonten werden die Konten angezeigt, die ausschließlich bei der aufgerufenen Hausbank - in diesem Fall der Bank DB - bestehen. Hier wird auch die Konto-ID eingetragen, die aus maximal 5 Zeichen bestehen darf. Als Bezeichnung wird häufig der Kontentyp gewählt, z. B. Giro- oder US$-Konto. In diesem Zusammenhang ist beim Anlegen eines Bankkontos zu beachten, daß die Konto-ID eindeutig sein muß. Jede Konto-ID darf pro Hausbank nur genau einmal vergeben werden. Sofern bei einer Bank mit zwei Girokonten gearbeitet würde, könnte das eine Konto z.B. mit der Konto-ID GIRO1 und das andere Konto mit der Konto-ID GIRO2 klassifiziert werden. Informationen zu einem hinterlegten Konto Zu jedem Konto können, nachdem es markiert wurde, über die Drucktaste Lupe weitere Informationen aufgerufen werden. Aufgrund der detaillierteren Informationen zu dem gewählten Bankkonto ist u.a. erkennbar, in welcher Währung das Konto geführt wird und auf welches Hauptbuchkonto die Bewegungen auf dem Bankkonto gebucht werden. Im Beispiel handelt es sich um ein US-Dollar-Devisen-Konto. © 2002 National Education Training Group, Inc. 7 Konfiguration des Zahlwesens Zahlwesen konfigurieren Grundsätzliche Funktion Damit der Zahllauf weitgehend automatisch abgewickelt werden kann, sollte das System eigenständig erkennen: wann eine Rechnung zur Zahlung gesperrt ist und daher im Zahllauf nicht berücksichtigt werden darf wann eine Rechnung mit Überweisung oder mit Scheck bezahlt werden soll welche Hausbanken innerhalb eines Zahllaufes heranzuziehen sind Diese Informationen, die das Zahlungswesen betreffen, müssen im Rahmen des Customizing eingestellt werden. D. h., es ist einzutragen: welche Zahlungssperrgründe benötigt werden welche Zahlwege, z.B. Überweisung oder Scheck, grundsätzlich vorgesehen werden sollen. Damit wird gleichzeitig auch das jeweilige Formular festgelegt. in welcher Rangfolge die bereits definierten Hausbanken heranzuziehen sind Der zahlende und der absendende Buchungskreis Im Rahmen der eigentlichen Konfiguration des Zahlprogramms muß grundsätzlich festgelegt werden, welcher Buchungskreis der zahlende und welcher der absendende Buchungskreis sein soll. Im R/3-System wird diese Unterscheidung speziell dann getroffen, wenn die Zahlungen mehrerer rechtlich selbständiger Unternehmen zentral von einem Buchungskreis durchgeführt werden. Das ist z. B. bei einem Verband der Fall, der die Buchhaltungen seiner Mitglieder zentral durchführt und die Zahlungen für seine Mitglieder vornimmt. Zahlungssperrgründe Die Einstellungen des Zahlungswesens werden über den Customizing Einführungsleitfaden aufgerufen. Hier soll zunächst betrachtet werden, welche Zahlungssperrgründe im System hinterlegt sind. Die Daten werden über der Menüpunkt Zahlungssperrgründe definieren aufgerufen. Nach Aufruf des Menüpunktes erscheinen alle bereits im System hinterlegten Kennzeichen zur Sperrung von Belegen mit ihrer Bedeutung. Wird das Feld Zahlungssperre in einem Beleg nicht mit einem Kennzeichen belegt, so ist der Beleg Zur Zahlung frei - wird also im Zahllauf geprüft werden. Das Kennzeichen S wird z. B. bei der Bearbeitung des Zahlungsvorschlages verwendet, wenn ein Beleg nur für den aktuellen Zahllauf gesperrt werden soll. In einem weiteren Zahllauf muß das Sperrkennzeichen gegebenenfalls erneut gesetzt werden. Die Spalte Änderbar im Zahlungsvorschlag wird markiert, wenn diese Sperre bei der Bearbeitung des Zahlungsvorschlages manuell gesetzt werden darf. Zahlender Buchungskreis Um Einstellungen in Hinblick auf den Zahllauf selbst vorzunehmen, muß im Customizing Einführungsleitfaden über das Untermenü Zahlweg-/Bankenauswahl der Menüpunkt Zahlungsprogramm einrichten gewählt werden. Es erscheint das Einstiegsbild zur Konfiguration des Zahlprogramms. 8 © 2002 National Education Training Group, Inc. Über die Drucktaste Zahlender Buchungskreis werden nach Auswahl des gewünschten Buchungskreises die allgemeinen Daten zum gewählten zahlenden Buchungskreis angezeigt. In diesem Bild ist u.a. eingetragen, welcher Mindestbetrag für den Zahlungseingang bzw. für den Zahlungsausgang gelten soll. D. h. ab welchem Betrag soll, bezogen auf einen Debitor, ein Bankeinzug erfolgen und ab welchem Zahlungsbetrag, bezogen auf den Kreditor, eine Ausgangszahlung erstellt werden soll. Aufgrund dieser Angaben können Zahlungen unterdrückt werden, deren Zahlbetrag den Aufwand für die Zahlung nicht rechtfertigt. Das Ankreuzfeld Keine Kursdifferenzen hat nur für die Bewegungen Bedeutung, die nicht in der Hauswährung erfolgen. Im Rahmen der Konfiguration des Zahlprogramms wird ebenfalls hinterlegt, wie das Formular für das Zahlungsavis bezeichnet ist. Absendender Buchungskreis Über das Menü Springen kann in das Bild mit den Daten zum absendenden Buchungskreis verzweigt werden. Sofern der zahlende Buchungskreis mit dem absendenden Buchungskreis übereinstimmt, erfolgt in dem Feld Absendender Buchungskreis keine Eingabe. In dem Feld Toleranztage bei Verbindlichkeit wird die Anzahl der Tage eingetragen, um die die Skonto- und Nettofälligkeit überschritten werden darf. Da die Toleranztage zu den vereinbarten Zahlungsbedingungen addiert werden, kann z. B. trotz Nettofälligkeit u. U. ein Skonto gezogen werden bzw. die Zahlung wird später geleistet. Zahlwege für das Land SAP stellt standardmäßig pro Land diverse Zahlwege zur Verfügung. Für diese Zahlwege werden auf Länderebene grundlegende Spezifikationen vorgenommen, die die Möglichkeiten der Verwendbarkeit der Zahlwege beschreiben. Das Detailbild für den gewählten Zahlweg wird über die Drucktaste Lupe oder einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile angezeigt. Hier erfolgt die Klassifizierung des Zahlweges. An dieser Stelle wird bestimmt, daß der Zahlweg U auch für Personalzahlungen, d. h. für Zahlungen aus dem SAP-Modul Personalwirtschaft, zulässig ist. Hier wird ebenfalls festgelegt, mit welchen Belegarten der Zahlweg gebucht wird. Darüber hinaus wird die Bezeichnung des Reports eingetragen, über den das Zahlungsformular - hier also das Überweisungsformular - gedruckt wird. Zahlwege für den Buchungskreis Zahlwege für den Buchungskreis aufrufen Aus dem bestehenden Verzeichnis aller Zahlwege pro Land werden die Zahlwege für den Buchungskreis ausgewählt. Betragsgrenzen und Verwendung für Auslandszahlungen Auch hier kann über die Drucktaste Lupe oder einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile angezeigt werden, welche Informationen zu dem gewählten Zahlweg hinterlegt sind. Dabei beziehen sich diese Angaben jetzt ausschließlich auf den Zahlweg für den gewählten Buchungskreis. An dieser Stelle werden z. B. die Betragsgrenzen für den Zahlweg festgelegt. In Abhängigkeit dieser Angaben kann das System also entscheiden, ob der Zahlweg U für eine Zahlung in Frage kommt oder ob in Abhängigkeit des Zahlbetrages ein anderer Zahlweg gewählt werden muß. Weiterhin wird bestimmt, ob der aufgerufene Zahlweg auch für Auslandszahlung herangezogen werden darf. © 2002 National Education Training Group, Inc. 9 Festlegen der Formulardaten Über die Drucktaste Formulardaten wird ein Bild aufgerufen, in dem Angaben zu den verwendeten Formularen bezogen auf den jeweiligen Zahlweg hinterlegt werden. An dieser Stelle wird u.a. definiert: welches Formular für den Zahlungsträger genommen werden soll welches Formular z. B. für den Datenträgeraustausch herangezogen werden soll wieviele Positionen pro Formular angegeben werden können Wenn mehrere Formulare denkbar sind, z. B. bei unterschiedlichen Formularen für verschiedene Banken, dann müssen auch mehrere Zahlwege mit den entsprechenden Formularnamen angelegt werden. Bankenauswahl Rangfolge der Banken In dem Einstiegsbild Konfiguration Zahlprogramm wird über die Drucktaste Bankenauswahl eine Liste der bereits angelegten Zahlwege mit der jeweiligen Rangfolge, bezogen auf die Hausbanken eines Buchungskreises, angezeigt. Über die Rangfolge wird gesteuert, welche Hausbank für die Abwicklung eines Zahlweges heranzuziehen ist. Disponierte Beträge Damit das System die Prüfung der Hausbanken in Abhängigkeit der angegebenen Rangfolge durchführen kann, sind über das Bild Disponierte Beträge, welches mit der Drucktaste Beträge aufgerufen wird, für die Konten je Hausbank die jeweils zur Verfügung stehenden Beträge einzutragen. Da sich die disponierten Beträge durch das Tagesgeschäft laufend ändern, müssen diese Beträge im Rahmen des Zahllaufes immer wieder aktualisiert werden. Anlegen von Zwischenkonten Jede Zahlung führt letztendlich auch zu einer Buchung, bei der die bezahlten Rechnungen auf den jeweiligen Debitor- bzw. Kreditorkonten ausgeglichen werden. Da die Zahlungsformulare nicht sofort den Bankkonten gutgeschrieben bzw. die Bankkonten nicht sofort belastet werden, wird die Sachkontenbuchung in der Praxis zunächst auf sogenannten Bankunterkonten durchgeführt. Für jeden Zahlweg wird pro Hausbank ein Sachkonto für im Umlauf befindliche Zahlungsformulare angelegt, auf das die jeweilige Zahlung zunächst gebucht wird. Diese Konten werden i. d. R. als Konten mit Führung von offenen Posten geführt, so daß jedes Zahlungsformular wie eine Rechnung auf dem Unterkonto auftaucht. Der Sachbearbeiter gleicht diese offenen Posten bei Vorlage des Kontoauszuges der Hausbank mit der Umbuchung auf das tatsächliche Sachkonto der Bank aus. Auf diese Art und Weise kann jederzeit genau überprüft werden, welche Zahlungen bereits eingelöst wurden und welche noch ausstehen. 10 © 2002 National Education Training Group, Inc. Parameter für den Zahlungsverkehr Voreinstellungen beim Kreditor Kreditorenparameter im Überblick Zur Durchführung des automatischen Zahllaufs müssen im System einerseits bestimmte übergeordnete Einstellungen im Rahmen des Customizing hinterlegt werden. Zu diesen übergeordneten Einstellungen gehört das Definieren der Hausbanken. Andererseits sind Einträge erforderlich, die speziell das Konto des Kreditors oder des Debitors betreffen. So muß in den kontenspezifischen Stammdaten die Bankleitzahl und die Kontonummer bei der Empfängerbank eingetragen werden, und auf welchem Zahlweg, also ob mit Scheck oder Überweisung, bezahlt werden soll. Kreditorendaten aufrufen Die kontenspezifischen Stammdaten der Kreditoren werden über das Untermenü Finanzwesen aufgerufen. Es erscheint das Einstiegsbild Kreditoren. Über den Menüpunkt Stammdaten werden die Stammdaten eines neuen Kontos angelegt oder die Stammdaten eines bereits angelegten Kontos nachträglich geändert. Über den Menüpunkt Ändern kann in den Stammdaten eines bereits bestehenden Kreditor-Kontos überprüft werden, welche Angaben sich auf den Zahllauf auswirken. In dem Einstiegsbild Kreditor ändern wird zunächst die Kontonummer und der zugehörige Buchungskreis des Kreditors eingetragen, der weiter bearbeitet werden soll. Es werden die Ankreuzfelder markiert, in deren Datenbereichen Einstellungen in Bezug auf den Zahlungsverkehr vorzunehmen sind. Allgemeine Daten zum Zahlungsverkehr Es erscheint das erste gewünschte Bild, in dem die allgemeinen Daten zum Zahlungsverkehr eingetragen werden. Während im Customizing die Hausbanken des Unternehmens bzw. des Buchungskreises hinterlegt sind, werden hier die Empfängerbanken für den aufgerufenen Kreditor hinterlegt. Sofern an dieser Stelle eine weitere Empfängerbank des Kreditors eingetragen würde, die noch nicht im System vorhanden ist, erhält der Anwender automatisch das Eingabebild zur Erfassung der zugehörigen Bankdaten, © 2002 National Education Training Group, Inc. 11 wie z. B. der Name des Geldinstitutes. Der Name des neu aufgenommenen Geldinstitutes wird sofort in das Eingabebild übernommen. In Bezug auf die Empfängerbank muß eingetragen werden: auf welches Land sich die Empfängerbank bezieht der zugehörige Bankschlüssel, der der Bankleitzahl entspricht die Kontonummer Darüber hinaus können in folgenden Feldern Angaben gemacht werden: In dem Feld KS kann ein Prüfschlüssel hinterlegt werden, der die Kombination Bankkonto und Bankleitzahl auf Plausibilität hin überprüft. Dieses Feld findet jedoch nur in Frankreich bzw. in Spanien Anwendung. Wenn mehrere Empfängerbanken hinterlegt sind, können die einzelnen Empfängerbanken im Feld Banktyp klassifiziert werden. Der hier vergebene Schlüssel kann dann je Beleg oder auch je Belegposition zugeordnet werden. Wird im Beleg keine explizite Zuordnung vorgenommen, greift das System im Rahmen des automatischen Zahllaufes immer auf den ersten Bankeintrag zu. Das Feld Referenzangabe findet in Deutschland keine Anwendung, jedoch z.B. in Dänemark oder in Großbritannien. Hier könnte der Anwender Angaben zur Nutzung bestimmter Zahlungsverfahren hinterlegen. Das Feld Einzugsermächtigung ist nur in Hinblick auf den Debitor von Bedeutung. D.h. bei einem Bankeinzugsverfahren werden nur dann die Belege eingezogen, wenn bei mindestens einer Bankverbindung das Feld Einzugsermächtigung aktiviert wurde. Über die Drucktaste Bankdaten im unteren Bildschirmbereich können jederzeit Änderungen in den Stammdaten der hinterlegten Bankverbindungen vorgenommen werden. Zahlungsdaten zum Buchungskreis In dem zweiten Bild werden Eingaben in Bezug auf den Zahlungsverkehr Buchhaltung vorgenommen. Dieses Bild ist in die Bereiche Zahlungsdaten und Automatischer Zahlungsverkehr aufgeteilt. Der Eintrag in dem Feld Zahlungsbedingungen steuert die unterschiedlichen Fälligkeiten. D. h. das eingetragene Kennzeichen beinhaltet, innerhalb welcher Tage ein Beleg mit welchem Skontoabzug bezahlt werden kann, bzw. ab wann eine Rechnung spätestens ohne Abzug von Skonto fällig ist. Das Feld Zahlungsbedingung stellt somit ein wichtiges Kriterium bei der Ermittlung der zur Zahlung anstehenden offenen Posten, also der Eingangsrechnungen bzw. der Ausgangsrechnungen, dar. In das Feld Dauer Scheckrücklauf kann eingetragen werden, wieviele Tage erfahrungsgemäß durchschnittlich vergehen, bis der Lieferant den Scheck einlöst, also das Konto belastet wird. Dementsprechend ist dieses Feld auch eher für die Finanzdisposition und nicht für den eigentlichen Zahllauf von Bedeutung. Automatischer Zahlungsverkehr In das Feld Zahlwege, das in dem Bereich Automatischer Zahlungsverkehr fällt, werden die Zahlwege eingetragen, die zur Regulierung einer Zahlung des Kreditors oder des Debitors bei einem automatischen Zahllauf verwendet werden sollen. Über die Wertehilfetaste kann jederzeit eine Liste der zulässigen Zahlwege, die im Rahmen des Customizing angelegt wurden, aufgerufen werden. Es werden alle Zahlwege angezeigt, die im Rahmen des Customizing zentral zur Verfügung stehen. An der Markierung der Zahlwege wird deutlich, welche Zahlwege 12 © 2002 National Education Training Group, Inc. bezogen auf den dargestellten Kreditor bereits definiert sind. Ein weiterer Zahlweg wird durch Anklicken der entsprechenden Zeile direkt in das Feld Zahlwege übernommen. In das Feld abweichender Zahlungsempfänger kann eine vom Kreditor abweichende Kontonummer als Zahlungsempfänger eingetragen werden. Innerhalb der Stammdaten gibt zwei Möglichkeiten, einen abweichenden Zahlungsempfänger anzugeben. Auch bei den allgemeinen Daten kann ein abweichender Zahlungsempfänger hinterlegt werden. Der Unterschied besteht darin, daß der Zahlungsempfänger, der bei den allgemeinen Daten zum Zahlungsverkehr eingetragen wird, für alle Buchungskreise gültig ist. Im Gegensatz dazu bezieht sich der abweichende Zahlungsempfänger, der hier in dem Bild Zahlungsverkehr Buchhaltung angegeben wird, ausschließlich auf den aktuellen Buchungskreis. Sofern an beiden Stellen ein abweichender Zahlungsempfänger eingetragen ist, erhält der buchungskreisabhängige Zahlungsempfänger die Priorität. Wenn im automatischen Zahllauf jeder offene Posten separat bezahlt werden soll, muß das Feld Einzelzahlung aktiviert werden. In dem Feld Zahlungssperre besteht die Möglichkeit, über die hinterlegten Sperrkennzeichen anzugeben, ob dieses Konto im Zahllauf berücksichtigt werden soll, oder ob das Konto wegen einer erteilten Einzugsermächtigung für den automatischen Zahllauf gesperrt sein soll. Immer wenn eine bestimmte Hausbank zur Regulierung der Zahlungen herangezogen werden soll, muß in dem Feld Hausbank eine der im Customizing definierten Hausbanken eingetragen werden. In dem Feld Gruppierschlüssel besteht die Möglichkeit, offene Posten bestimmten Gruppierschlüsseln zuzuordnen. Im automatischen Zahllauf kann dann angegeben werden, daß nur die offenen Posten, deren Inhalte gemäß Gruppierschlüssel, wie z. B. Darlehensnummer übereinstimmen, gemeinsam bezahlt werden sollen. Sofern der Wechsel als Zahlungsmittel zugelassen ist, kann abschließend in dem Feld Wechsellimit der Betrag in Hauswährung eingetragen werden, bis zu dem ein Wechsel ausgestellt werden darf. Voreinstellungen im Beleg Veränderungen in den Belegdaten In den kontenspezifischen Stammdaten werden in Hinblick auf den Zahlungsverkehr zum einen die allgemeinen Daten, wie die bestehenden Bankverbindungen, d. h. die Empfängerbanken des Kreditors hinterlegt. Zum anderen wird in den Stammdaten festgelegt, wie der Zahlungsverkehr bezogen auf die vereinbarten Zahlwege oder bezogen auf die vereinbarten Zahlungsbedingungen abgewickelt werden soll. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, direkt beim Buchen einer Rechnung bzw. nachträglich bei der Bearbeitung der offenen Posten von den Stammdaten abweichende Angaben zum Zahlungsverkehr einzutragen. Diese Änderungen beziehen sich jedoch ausschließlich auf den Beleg. Im wesentlichen werden nachträglich für einen offenen Posten folgende Änderungen durchgeführt: Fixierung eines Skontos Festlegung eines bestimmten Zahlweges Definition einer bestimmten Bankverbindung als Zahlungsempfänger © 2002 National Education Training Group, Inc. 13 Belegdaten aufrufen Die offenen Posten eines Kreditors werden über das Menü Konto in dem Einstiegsbild der Kreditoren aufgerufen. Nach Eingabe der gewünschten Kontonummer in das Feld Kreditor und nach Eingabe des zugehörigen Buchungskreises, erscheint die Grundliste mit allen offenen Posten des zuvor gewählten Kreditors. Der offene Posten, der weiter bearbeitet werden soll, wird durch Doppelklick ausgewählt. Belegdaten An der farblich abgegrenzten Darstellung der Felder wird deutlich, welche Felder nachträglich geändert werden dürfen. Skonto fixieren Die Fixierung eines Skontos erfolgt in dem Feld Fixiert. Zuvor muß jedoch das Feld durch Mausklick farblich hervorgehoben werden. Über die Wertehilfetaste neben dem Feld, kann eine Eingabehilfe zu diesem Feld aufgerufen werden. Mit Doppelklick auf die gewünschte Zeile wird das entsprechende Kennzeichen direkt in das Eingabefeld übernommen. Im automatischen Zahllauf wird das System die Fixierung der Skontokondition erkennen und entsprechend berücksichtigten. Zahlweg festlegen Soll dieser Beleg in jedem Fall z. B. per Überweisung bezahlt werden, muß der Zahlweg explizit eingetragen werden. Solange in dem Feld Zahlweg kein Eintrag vorhanden ist, wählt das System automatisch nach den im Customizing hinterlegten Kriterien einen der Zahlwege, die in den Stammdaten des Kreditors hinterlegt sind. Über die Wertehilfetaste können alle für den Länderschlüssel DE zulässigen Zahlwege aufgerufen werden. Auch hier kann der gewünschte Zahlweg mit Doppelklick direkt in das Eingabefeld übernommen werden. Nach der Festlegung des Zahlweges wird diese Zahlung beim automatischen Zahllauf in jedem Fall auf dem Zahlweg U beglichen, unabhängig davon, welcher Höchstbetrag im Customizing für den Zahlweg Überweisung eingetragen wurde. Empfängerbank festlegen Es ist auch möglich, daß für diese Zahlung eine bestimmte Empfängerbank festgelegt wird. Der Aufruf des Fensters zur Definition einer Empfängerbank erfolgt über die Menüleiste. Es erscheint ein Fenster, in dem unter anderem eine bestimmte Empfängerbank festgelegt werden kann. Im Normalfall steht keine Eingabe in dem Feld Partnerbanktyp. Das System trägt dann im automatischen Zahllauf immer die erste Empfängerbank, die in den Stammdaten eingetragen ist, in das Zahlungsformular ein. Sofern für diesen Beleg die Bank, die an zweiter Stelle in den Stammdaten aufgeführt ist, als Zahlungsempfänger gelten soll, muß in dem Feld Partnerbanktyp der entsprechende Banktyp eingetragen werden. Nach Auswahl des Partnerbanktyps und der Bestätigung durch die Weitertaste erscheint wieder der Rechnungsbeleg. Wenn keine weiteren Änderungen durchgeführt werden sollen, müssen die Eingaben abschließend gesichert werden. Nach der Sicherung erscheint wieder die Grundliste mit allen offenen Posten des Kreditors mit dem Hinweis in der Statusleiste, daß die Änderungen gesichert wurden. 14 © 2002 National Education Training Group, Inc. Bei der Durchführung des automatischen Zahllaufes wird der soeben geänderte Beleg also abweichend von den Stammdaten des Kreditors im Hinblick auf Fälligkeit, Zahlweg und Empfängerbank behandelt. Ver- und Bearbeitung Zahlen Zahlungsvorschlag erstellen Funktion des Zahlungsvorschlages Der automatische Zahllauf kann durchgeführt werden nachdem: alle Bankdaten zentral eingetragen sind das Zahlwesen konfiguriert ist in den Stammdaten der Kreditoren bzw. der Debitoren und in den Belegen die erforderlichen Angaben zum Zahlungsverkehr hinterlegt sind Zunächst werden in einem Vorschlagslauf die zur Zahlung anstehenden Belege auf der Basis der hinterlegten Kriterien ermittelt. Im Anschluß kann die Vorschlagsliste überarbeitet werden. In einem weiteren Schritt wird dann der eigentliche Zahllauf gestartet. Der Zahlungsvorschlag bewirkt im Gegensatz zum Zahllauf noch keine Buchungen im System und kann, wenn der erstellte Vorschlag gelöscht wurde, beliebig oft wiederholt werden. Zahllauf anlegen Bevor der Zahlungsvorschlag zu einem Zahllauf erstellt werden kann, muß der Zahllauf zunächst im R/3-System eingetragen werden. Da der Zahllauf zu den Arbeiten zählt, die regelmäßig durchgeführt werden müssen, wird er über das Menü Periodische Arbeiten und das Untermenü Zahlen aufgerufen. Es erscheint das Einstiegsbild zum maschinellen Zahlungsverkehr. In dem Feld Tag der Ausführung wird eingetragen, an welchem Datum der Zahllauf ausgeführt werden soll. In der Praxis ist es durchaus denkbar, daß mehrere Zahlungsläufe parallel durchgeführt werden, weil mehrere voneinander getrennte Kreditorennummernkreise bearbeitet werden. Daher ist das Ausführungsdatum alleine nicht ausreichend für eine eindeutige Identifizierung des Zahllaufes. Der Anwender muß also in dem Feld Identifikation ein weiteres Kennzeichen zur Identifikation des Zahllaufes eintragen, welches frei definiert werden kann. Das Kennzeichen kann sich z. B. aus dem Wochentag, dem Diktatzeichen und einer fortlaufenden Nummer zusammensetzen. Über die ENTER-Taste werden die Angaben zum Tag der Ausführung und Identifikation bestätigt. Das System prüft , ob bereits ein Zahllauf unter der © 2002 National Education Training Group, Inc. 15 eingetragenen Identifikation in Bearbeitung ist. Sind noch keine Parameter für den Zahllauf erfaßt, erscheint die Statusmeldung Noch keine Parameter erfaßt. Steuerungsparameter erfassen Über die Drucktaste Pflegen wird das Programm zur Eingabe der Parameter für den Zahllauf aufgerufen. In dem Bild zur Eingabe der Parameter für den Zahllauf werden die Kriterien definiert, nach denen das System die zur Zahlung anstehenden Belege ermitteln soll. Sowohl in dem Feld Buchungsdatum als auch in dem Feld Belege erfasst bis schlägt das System standardmäßig jeweils das interne Systemdatum vor. Während das Buchungsdatum die Verbuchung innerhalb der Finanzbuchhaltung steuert, wird in dem Feld Belege erfasst bis eingetragen, bis zu welchem Erfassungsdatum die Belege für den Zahllauf berücksichtigt werden sollen. Das Erfassungsdatum wird vom System intern bei der Erfassung eines Beleges mitgeführt. In dem Eingabefeld Buchungskreise wird eingegeben, welcher Buchungskreis bzw. welche Buchungskreise im Zahllauf herangezogen werden sollen. In dem Feld Zahlweg werden die Kürzel der Zahlwege eingetragen, die zu berücksichtigen sind. In das Feld nächstes Buchungsdatum wird das Datum eingetragen, an dem der nächste Zahllauf durchgeführt werden soll. In Abhängigkeit von diesem Datum und anhand der eingetragenen Zahlungsbedingungen im Beleg wird geprüft, ob ein Beleg in dem aktuellen Zahllauf oder erst im nächsten Zahllauf zu den gleichen Zahlungskonditionen erfaßt werden muß. Konten und Zusatzprotokoll erfassen In dem Bereich Konten wird definiert, welche Debitorenkonten bzw. welche Kreditorenkonten in den Zahllauf einbezogen werden sollen. Nachdem die gewünschten Parameter für die Ermittlung der Zahlungsbelege eingetragen sind, müßten sie gesichert werden. Vor der Sicherung der Parameter kann jedoch über die Drucktaste Zusatzprotokoll angegeben werden, daß für den Vorschlagslauf ein Zusatzprotokoll mitgeführt wird. Dieses Zusatzprotokoll kann im Fehlerfall sehr hilfreich bei der Bearbeitung des Vorschlaglaufs sein. In dem Fenster Zusatzprotokoll wird eingetragen, welche Art der Protokollierung für den Vorschlagslauf gewünscht ist und für welche Konten das Zusatzprotokoll erstellt werden soll. Dabei müssen hier nicht genau die Konten eingegeben werden, wie bei der Festlegung der Parameter für den Zahllauf. Nach Angabe des Zusatzprotokolls und nach der Festlegung aller Parameter für den Zahllauf werden die Eingaben über die dafür vorgesehene Drucktaste gesichert. Es erscheint wieder das Einstiegsbild zum maschinellen Zahlungsverkehr mit dem Hinweis, daß die Vorgaben zum Zahllauf gesichert sind. An der Statusmeldung Parameter wurden erfasst ist erkennbar, daß die Parameter vorgegeben sind. Darüber hinaus erscheint erst nach der Definition der Parameter für den Zahllauf die Drucktaste Vorschlag einplanen, über die der Zahlungsvorschlag eingeplant bzw. durchgeführt wird. Bevor der Zahlungsvorschlag definitiv eingeplant wird, sollten zunächst allerdings die zu disponierenden Beträge der Bankkonten überarbeitet werden, die im Rahmen der Konfiguration des Zahlprogramms eingetragen wurden. Die Überarbeitung der disponierten Beträge, d.h. die Anpassung der Beträge an den aktuellen Kontenstand, ist deshalb sehr wichtig, weil die eingetragenen Banken in Abhängigkeit der disponierten Beträge und ihrer Rangfolge für eine Zahlung herangezogen werden. 16 © 2002 National Education Training Group, Inc. Zahlungsvorschlag einplanen Nachdem die Parameter für den Zahllauf eingetragen und ggf. die disponierten Beträge der Bankkonten überarbeitet worden sind, kann der Zahlungsvorschlag über die Drucktaste Vorschlag einplanen eingeplant werden. Es erscheint das Fenster Vorschlag einplanen. Als Startdatum wird standardmäßig das Datum vom Tag der Ausführung vorgeschlagen. Bevor der Vorschlag eingeplant werden kann, muß angegeben werden, ob der Vorschlaglauf sofort eingeplant werden soll, oder aber ob der Vorschlaglauf zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehen ist. In dem Fall muß die genaue Startzeit eingetragen werden. Über die Drucktaste Enter wird der Vorschlaglauf zum angegebenen Zeitpunkt eingeplant. An dem Hinweis in der Statusleiste und anhand der Statusanzeige Vorschlag läuft ist erkennbar, daß das System den Vorschlaglauf durchführt. Sobald die Ermittlung der zu zahlenden Belege abgeschlossen ist, erscheint die Statusmeldung Zahlungsvorschlag wurde erstellt. Gleichzeitig erscheinen in der Drucktastenleiste eine Reihe von weiteren Bearbeitungsmöglichkeiten. Über die Drucktaste Vorschl.prot. kann das Zusatzprotokoll, das zum Zahlungsvorschlag mitgeführt wurde, aufgerufen und ausgedruckt werden. Vorschlagsprotokoll einsehen Das Zusatzprotokoll wird mit der Drucktaste Vorschl.prot. aufgerufen. Das Protokoll nimmt bei entsprechender Konfiguration zu der Ermittlung der Fälligkeiten für jeden einzelnen Beleg Stellung. Die Zahlungsbedingungen, Kulanztage etc. werden protokolliert. Diese Daten können zum Auffinden von Fehlern genutzt werden, wenn beispielsweise ein Beleg nicht mit in den Zahlungsvorschlag aufgenommen wurde. Zahlungsvorschlagsliste einsehen Die Ausgabe der Vorschlagsliste wird über das Menü Bearbeiten, das Untermenü Vorschlag und den Menüpunkt Vorschlagsliste aufgerufen. Die Vorschlagsliste wird nicht direkt am Bildschirm ausgegeben, sondern es muß zunächst bestimmt werden, über welches Programm die Ausgabe der Vorschlagsliste erfolgen soll. Durch die Eingabe von unterschiedlichen Varianten kann der Anwender die Anzeige und den Druck der Vorschlagsliste beeinflussen. Der Zahlungsvorschlag wird standardmäßig in Form einer Liste angezeigt. Über die Drucktaste Drucken kann die Liste auch ausgedruckt werden. Zahlungsvorschlag bearbeiten Bearbeitungsmöglichkeiten Der Zahlungsvorschlag, der nach den vorgegebenen Parametern vom System automatisch erstellt wird, wird in der Regel vor dem Zahllauf überarbeitet. So können für einzelne Posten zum Beispiel die Zahlungsbedingungen und die Skontosätze geändert werden. Posten können jetzt noch für die Teilnahme am Zahllauf gesperrt werden. Es lassen sich aber auch vorhandene Sperren aufheben. Der Zahlungsvorschlag, der in diesem Beispiel für die Kreditoren erstellt wurde, muß jedoch zunächst im System aufgerufen werden. © 2002 National Education Training Group, Inc. 17 Zahlungsvorschlag aufrufen Ein Zahllauf - z.B. bezogen auf die Kreditoren - wird in dem Einstiegsbild Kreditoren über das Menü Periodische Arbeiten und den Menüpunkt Zahlen, aufgerufen. Und zwar unabhängig davon, ob ein neuer Zahllauf eingegeben, oder ein bereits erstellter Zahlungsvorschlag bearbeitet werden soll. Es erscheint das Einstiegsbild zum maschinellen Zahlungsverkehr. An dieser Stelle gibt es zwei Möglichkeiten, wie ein bereits im System enthaltener Vorschlagslauf aufgerufen werden kann: Sofern der Tag der Ausführung und die Identifikation des Zahllaufes bekannt sind, werden die beiden Angaben in die dafür vorgesehenen Felder geschrieben. Wenn die Angaben, unter denen der Zahllauf gespeichert ist, nicht genau bekannt sind, kann über die Wertehilfetaste eine Liste der im System enthaltenen Zahlungsläufe aufgerufen werden. Es erscheint ein Fenster, in dem der Anwender durch die Eingabe von Auswahlkriterien die Liste der Zahlungsläufe eingrenzen kann. Werden keine Auswahlkriterien eingetragen, erhält der Anwender gemäß seiner Zugriffsberechtigung die vollständige Übersicht der im System vorhandenen Zahlungsläufe. Die im System enthaltenen Zahlungsläufe werden mit ihrem jeweiligen Verarbeitungsstatus angezeigt. Mit Doppelklick wird der Zahllauf aufgerufen. Es erscheint das Einstiegsbild zum maschinellen Zahlungsverkehr mit den Angaben des gewählten Zahllaufes und dem aktuellen Bearbeitungsstatus. Um den Zahlungsvorschlag zu bearbeiten, muß das Programm zur Bearbeitung des Zahlungsvorschlages über die Drucktaste Vorschl.bearb. aufgerufen werden. Im Dialogfenster Buchhaltungssachbearbeiter läßt sich festlegen, welcher Sachbearbeiter für diesen Vorschlag zugelassen sein soll. Über die Enterdrucktaste wird dann die Vorschlagsanzeige aufgerufen Zahlungsvorschlagsübersicht In einer Liste werden die gesamten Zahlbeträge je Zahlweg bezogen auf den Kreditor bzw. den Debitor dargestellt. Angezeigt sind auch die Hausbanken, über die die Zahlungen abgewickelt werden. Darüber hinaus wird in diesem Bild angegeben, welcher Gesamtskontobetrag je Zahlweg gezogen wird und wie viele Posten pro Zahlweg beglichen werden. Auf der unteren linken Bildschirmseite sind Angaben zur Listenanzeige zu finden. Es wird angegeben wie viele Positionen die Liste umfaßt und welche Position derzeit angezeigt wird. Auf der rechten Seite im Bereich Zahlungsvolumen erscheint die Gesamtsumme des Zahlungsausgangs bzw. des Zahlungseingangs. Wenn der Zahllauf nur Kreditorenkonten und keine Debitorenkonten berücksichtigt, ist die Summe für den Zahlungseingang an dieser Stelle gleich Null. Scheckzahlung bearbeiten Zu den zugehörigen Belegen der Übersichtsliste gelangt man indem eine Zeile doppelt angeklickt oder markiert und über die Drucktaste Auswahl aufgerufen wird. In unserem Beispiel soll zunächst eine Beleg bearbeitet werden, der über die Scheckzahlung beglichen wird. 18 © 2002 National Education Training Group, Inc. Der Bildschirm zeigt im Bereich Bezahlte Positionen jeweils eine Belegzeile an. Über den Rollbalken können die weiteren Belege erreicht werden. In dem unteren Bildschirmbereich ist als Navigationshilfe angezeigt, wie viele Belegzeilen insgesamt für den ausgewählten Kreditor über den Zahlweg beglichen werden. Der zu ändernde Beleg wird markiert und über die Drucktaste Ändern das Dialogfenster Ändern Einzelposten aufgerufen. In dem Fenster zur Änderung der Einzelposten werden die einzelnen Felder angezeigt, in denen Änderungen zulässig sind. So kann innerhalb der aufgeführten Zahlungsbedingungen die Skontokondition von 15 Tage 2% auf 10 Tage 3% angehoben werden. Dazu wird folgendermaßen vorgegangen: Zunächst muß das Feld mit der Angabe 15 Tage markiert werden. Nach der Markierung wird über die Drucktaste Auswahl Skonto die Skontokondition, die in dem markierten Feld steht, übernommen. Anhand einer Meldung in der Statusleiste wird deutlich, daß für den gewählten Beleg als aktive Skontobedingung jetzt der Skonto 10 Tage 3% gilt. Zu beachten ist an dieser Stelle, daß im Rahmen der Überarbeitung der Skontobedingung im Zahllauf nur die innerhalb einer Zahlungsbedingung zulässigen Fälligkeiten geändert werden können. Sofern an dieser Stelle eine völlig andere Zahlungsbedingung für den Beleg eingetragen werden soll, müßte die entsprechende Anpassung bereits bei der Änderung der offenen Posten im Rahmen der Kontenbearbeitung durchgeführt werden. Damit die Änderung im Beleg dann im aktuellen Zahllauf berücksichtigt werden kann, müßte der Zahllauf allerdings zunächst gelöscht und wieder neu gestartet werden. Sofern keine weitere Änderung der Einzelposten durchgeführt werden soll, wird die neue Skontokondition über die Drucktaste Enter in den Beleg übernommen. Über die Drucktaste Sichern muß die Änderung abschließend noch gesichert werden, damit sie im System wirksam werden kann. Überweisung bearbeiten In der Gruppe der Posten, die per Überweisung bezahlt werden sollen, soll nun ein Posten für den Zahllauf gesperrt werden. Hierzu muß der Beleg zunächst auf die gleiche Art und Weise aufgerufen werden, wie dies bereits oben geschildert wurde. Es erscheint wieder das Fenster zur Änderung der Einzelposten. Um den Beleg für den aktuellen Zahllauf zu sperren, muß in das Feld Zahlungssperre das entsprechende Sperrkennzeichen eingetragen werden. Eine Liste der zulässigen Sperrkennzeichen kann über die Wertehilfetaste aufgerufen werden. Mit Doppelklick auf das gewünschte Sperrkennzeichen - z.B. das Kennzeichen S für die temporäre Zahlsperre - wird das zugehörige Sperrkennzeichen automatisch in das Eingabefeld übernommen. Nach Klick auf die Drucktaste Weiter erscheint wieder das Bild mit der Anzeige der offenen Posten. An dem S für Sperre sowie dem Zeichen <wird deutlich, daß dieser Beleg für den aktuellen Zahllauf gesperrt ist. Die Änderung in Bezug auf die Sperrung des Beleges muß ebenfalls zunächst gesichert werden, damit die Änderung wirksam wird. Über die Drucktaste Zurück erscheint wieder die Übersicht der Zahlungen pro Zahlweg bezogen auf den Kreditor bzw. Debitor. Der Beleg der gesperrt ist wird jetzt als Ausnahme separat angezeigt. Darüber hinaus wird auch ggf. der Betrag, der in dem Feld Zahlungsausgang des Zahlungsvolumen ausgewiesen wird, neu angepaßt. Über die Drucktaste erscheint wieder das Einstiegsbild zum maschinellen Zahlungsverkehr. An der veränderten Statusanzeige wird deutlich, daß der Zahlungsvorschlag bearbeitet wurde. Der Zahllauf kann nun eingeplant werden. © 2002 National Education Training Group, Inc. 19 Zahllauf einplanen Funktion des Zahllaufes In den vorhergehenden Arbeitsschritten wurde der Zahllauf parameterisiert, der Zahlunsvorschlag erstellt und bearbeitet. Damit sind alle Vorarbeiten abgeschlossen, und der Zahllauf kann durchgeführt werden. Zu beachten ist, daß der Zahllauf nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Während des Laufes werden alle Buchungen durchgeführt und die erforderlichen Dokumente erstellt. Druckvariantennamen eintragen Nachdem der Zahllauf über das Menü Periodische Arbeiten aufgerufen wurde, erscheint das Einstiegsbild zum maschinellen Zahlungsverkehr. An der Voreinstellung der beiden Felder Tag der Ausführung und Identifikation wird deutlich, daß der Zahllauf, der unter der eingetragenen Identifikationsnummer gespeichert ist, in der aktuellen R/3-Sitzung als letztes bearbeitet wurde. Sofern ein anderer als der vorgegebene Zahllauf bearbeitet werden soll, könnte der gesuchte Zahllauf - wie zuvor der Zahlungsvorschlag - durch die Drucktaste ermittelt werden. Durch Bestätigung der Angaben über die ENTER-Taste wird der voreingestellte Zahllauf mit der Statusanzeige am Bildschirm angezeigt. Anhand der Statusanzeige ist erkennbar, daß die Parameter erfaßt wurden. D. h. für diesen Zahllauf wurde u.a. festgelegt, daß die Zahlwege Scheck und Überweisung zu berücksichtigen sind daß der Zahlungsvorschlag unter Berücksichtigung der vorgegebenen Parameter erstellt wurde und daß der Zahlungsvorschlag bereits bearbeitet wurde Grundsätzlich könnte der Zahllauf nun weiter bearbeitet werden. Dazu stehen die Programme zur Verfügung, die über die Drucktasten in der Drucktastenleiste aufgerufen werden. Über die Drucktaste Druckprogramm werden die Vorgaben für den Druck der Zahlungsformulare eingegeben. Es erscheint das Bild zur Eingabe der angeforderten Varianten für die aufgeführten Druckprogramme. Über die angeforderten Varianten wird u.a. der Drucker angegeben, über den dann der Druck der jeweiligen Formulare erfolgt. Bezogen auf dieses Beispiel wird eingetragen, über welche Variante das AVIS, d.h. die Zahlungsmitteilung gedruckt werden soll über welche Variante das Formular Scheck gedruckt werden soll über welche Variante das Drucken des Formulars Überweisung geschehen soll Nach Eingabe der Druckvarianten müssen die Angaben über die Drucktaste Sichern gesichert werden. Es erscheint wieder die Ausgangsmaske mit dem Hinweis in der Statusleiste, daß die Vorgaben für die Druckprogramme zum aktuellen Zahllauf gesichert sind. Zahllauf einplanen Nachdem alle Voraussetzungen für die Durchführung des Zahllaufes mit anschließendem Druck der Zahlungsformulare gegeben sind, kann der Zahllauf eingeplant werden. Über die Drucktaste Zahlungslauf einplanen in dem Einstiegsbild 20 © 2002 National Education Training Group, Inc. zum maschinellen Zahlungsverkehr wird das Dialogfenster Zahlung einplanen aufgerufen. In dem Fenster wird eingetragen, wann der Zahllauf definitiv gestartet werden soll. Als Startdatum wird standardmäßig das Systemdatum vorgegeben. Darüber hinaus muß entweder die genaue Startzeit eingetragen werden, oder es muß der Schalter Start sofort per Mausklick aktiviert werden. An dieser Stelle soll nochmals ausdrücklich darauf hingewiesen werden, daß lediglich bis zur Einplanung des Zahllaufes Änderungen im Beleg vorgenommen werden können. Nachdem der Zahllauf über die Drucktaste Enter definitiv im System eingeplant ist, ist der Zahllauf für weitere Bearbeitungen unwiderruflich gesperrt. In unserem Beispiel wurde der Zahllauf sofort eingeplant. Daher erscheint im Einstiegsbild zum maschinellen Zahlungsverkehr nach dem Verlassen des Dialogfensters und dem Anklicken der Drucktaste Status die Statusanzeige Zahlungslauf läuft. An der Meldung Zahlung läuft wird deutlich, daß das System im Hintergrund die entsprechenden Aktivitäten durchführt. An der erneuten Aktualisierung der Statusanzeige ist erkennbar, daß der Zahllauf ausgeführt wurde, d. h. die im Zahllauf enthaltenen Belege sind ausgeglichen. Druckaufträge ansehen Um die beim Zahllauf erzeugten Dokumente zu betrachten wird über das Menü System und das Untermenü Diente zum Reporting verzweigt. Über das Spool-Anforderungsbild wird die Liste der im System erzeugten Spoolaufträge erreicht. Nach Auswahl eines Spoolauftrags kann das zugehörige Druckdokument angezeigt werden. Die Druckaufträge können so oft wie nötig ausgeführt werden. Erst wenn die Druckaufträge ordnungsgemäß abgewickelt wurden, sollten die Druckaufträge gelöscht werden. Druckprotokoll ansehen Hat das System die anstehenden Druckaufträge umgesetzt, so kann das Druckprotokoll eingesehen werden. Über die Drucktaste Zahl.prot. wird die Protokollübersicht aufgerufen. Im Dialogfenster kann dann der gewünschte Druckauftrag ausgewählt werden. Sie erhalten eine Übersicht, welche Reports im System gestartet wurden und welche Aktionen von diesen Reports ausgeführt wurden. Datenträgeraustausch Bedeutung des Datenträgeraustausches Die Zahlungsformulare, die im Rahmen des automatischen Zahllaufes erstellt werden, können entweder über die entsprechenden Druckprogramme ausgedruckt werden, oder in Form von Zahlungssätzen auf einem Datenträger an die entsprechenden Banken weitergereicht werden. Damit die Zahlungssätze für den Datenträgeraustausch erzeugt werden, muß im Rahmen des Zahllaufes u.a. hinterlegt werden, über welchen Datenträger die Zahlungssätze weitergereicht werden, bzw. unter welchem Dateinamen die Zahlungssätze gespeichert werden sollen. © 2002 National Education Training Group, Inc. 21 Druckprogramm aufrufen Über die Drucktaste Druckprog wird das Programm zur Festlegung der Druckvarianten aufgerufen. Es erscheint das Einstiegsbild der Druckprogramme. Hier wird zunächst eingetragen, über welche Druckvariante das Zahlungsavis, also das Begleitschreiben für den Zahlungsempfänger, gedruckt wird. In der zweiten Zeile steht der Name der Reports - RFFOD_U -, über den die Überweisungen ermittelt werden. Damit die Überweisungen per Datenträgeraustausch an die jeweiligen Hausbanken weitergegeben werden, müssen in diese Zeile die angeforderten Varianten je Hausbank eingetragen werden. Über die eingetragenen Varianten erkennt das System, wieviele Dateien getrennt nach Hausbanken anzulegen sind. In diese Dateien werden die einzelnen Zahlungssätze für die Überweisungen geschrieben. Sofern keine Druckvarianten für den Datenträgeraustausch im System vorhanden sind, können diese jederzeit erzeugt werden. Um z. B. eine Druckvariante für den aufgeführten Überweisungsreport zu erstellen, muß der Menüpunkt Reporting im Untermenü Dienste gewählt werden. Variante abgrenzen Nach der Spezifikation des Reportnamens zu dem eine Druckvariante erstellt werden soll, erscheint das Einstiegsbild zur Eingabe der gewünschten Einstellungen. Im Bereich Buchungskreisabgrenzungen müssen keine Angaben gemacht werden. Im Bereich Weitere Abgrenzungen ist der Zahlweg U eingetragen. In das Feld Hausbank wird der zulässige Kurzschlüssel der Hausbank geschrieben, für die diese Variante erstellt wird. Dieser Kurzschlüssel entspricht der Bank-ID, die bei der Konfiguration des Zahlprogramms eingetragen wird. Über die Wertehilfetaste kann jederzeit eine Liste der gültigen Kurzschlüssel der Hausbanken für die einzelnen Buchungskreise angezeigt werden. Druckersteuerung für die Variante Zur Nutzung des Datenträgeraustausches muß in dem Bereich Druckersteuerung das Ankreuzfeld Zahlungsträger drucken deaktiviert und das Feld Datenträgeraustausch aktiviert werden. Da für den Datenträgeraustausch auch der Druck eines Begleitzettels vorgesehen ist, muß eingetragen werden, welcher Drucker für den Druck des Begleitzettels vorgesehen ist. Das Ankreuzfeld für den Sofortdruck muß aktiviert werden, sofern der Druck des Begleitzettels sofort erfolgen soll. Zusätzlich kann in diesem Bild festgelegt werden, über welchen Drucker das Zahlungsavis gedruckt wird bzw. über welchen Drucker die internen Begleitlisten ausgegeben werden sollen. Ausgabesteuerung für die Variante Da die Dateien für den Datenträgeraustausch zunächst auf dem Hintergrundrechner abgespeichert werden, ist in dem Bereich Ausgabesteuerung anzugeben, in welches Verzeichnis und unter welchem Dateinamen die Dateien abgespeichert werden sollen. Hierbei ist zu beachten, daß der Dateiname sowohl für die Inlandzahlungen als auch für die Auslandszahlungen von den Banken vorgegeben sind. An der Bezeichnung DTAUS0 ist erkennbar, daß es sich um Inlandszahlungen handelt. Darüber hinaus ist bei dem Dateinamen zu beachten, daß das System zur Vermeidung von Überschreibungen an den eingetragenen Dateinamen eine fortlaufende Nummer anhängt. Wenn also zu einem späteren Zeitpunkt diese Datei über einen weiteren 22 © 2002 National Education Training Group, Inc. Report selektiert und auf Diskette kopiert wird, muß beachtet werden, daß diese Datei z.B. tatsächlich die Bezeichnung DTAUS001 haben wird. Weiterhin ist zu erkennen, daß diese Datei in das Verzeichnis DB geschrieben werden soll. Da das System die Datei DTAUS0 mit fortlaufender Numerierung für jede Hausbank erstellt, ist bei der Erstellung der Druckvarianten für die einzelnen Hausbanken unbedingt darauf zu achten, daß für jede Hausbank ein Unterverzeichnis existiert, in das die Datei geschrieben werden kann. Auf diese Art und Weise wird vermieden, daß die Datei DTAUS01 überschrieben wird. Aus organisatorischen Gründen sollte die Verzeichnisstruktur mit dem Systemadministrator abgestimmt sein, um sicherzustellen, daß von Seiten des Systems ausreichende Berechtigungen für den Datenträgeraustausch bestehen. In dem Feld Ausgabemedium wird bestimmt, in welchem Format die Datei abgespeichert werden soll. Über die Taste F1 können die zulässigen Kennzeichen angezeigt werden. Es zu vorgesehen, daß die Datei u.a. in die TemSe-Datei, d.h. in einen temporären systeminternen Puffer geschrieben werden kann. Sofern der Datenträgeraustausch über DOS-Disketten erfolgt, muß an dieser Stelle das Kennzeichen 2 für Ausgabe in das File-System in das Eingabefeld eingetragen werden. Nachdem alle notwendigen Parameter für den Datenträgeraustausch bezogen auf die Hausbank eingetragen sind, muß die Druckvariante über das Menü Springen, das Untermenü Varianten und den Menüpunkt Als Variante sichern gespeichert werden. Im dem Bild zur Sicherung der Druckvariante wird der Name der Druckvariante und zur Erinnerung eine kurze inhaltliche Beschreibung eingetragen. Es erscheint wieder das Bild zur Eingabe der Parameter für die Druckvariante, mit dem Hinweis, unter welchem Namen die Druckvariante gesichert wurde. Druckvariante hinterlegen Die erstellte Druckvariante für die Bank DB kann jetzt als angeforderte Variante für den Datenträgeraustausch eingetragen werden. Für die anderen Hausbanken müßten jetzt gleichermaßen die jeweiligen Parameter für die Druckvarianten erfaßt und gespeichert werden. Durch die Eingabe der Druckvarianten pro Hausbank ist letztlich festgelegt, in welche Systemverzeichnisse und unter welchem Namen die Dateien mit den Zahlungssätzen für die einzelnen Hausbanken im System abgespeichert werden. Nach Sicherung der Einstellungen der angeforderten Druckvarianten für den Datenträgeraustausch kann der Zahllauf eingeplant werden. Zum einen werden die offenen Posten ausgeglichen, zum anderen schreibt das System die Zahlungssätze für die Überweisungen getrennt nach den Hausbanken in die zugehörigen Dateien auf dem Hintergrundrechner. Dateien auf Diskette übertragen Damit die für den Datenträgeraustausch erstellten Dateien an die jeweiligen Hausbanken weitergegeben werden können, müssen die Dateien einzeln mit Hilfe des Reports RFFODOWN von dem Hintergrundrechner auf Diskette übertragenen werden. Für jede Datei müssen die jeweiligen Programmparameter für die Übertragung eingetragen werden. Es muß also eingetragen werden, welche Quelldatei, die im Rahmen des Zahllaufes erstellt und im System abgespeichert wurde, wohin kopiert werden soll. Zunächst wird der komplette Pfad und die genaue Bezeichnung der Datei eingetragen, die kopiert werden soll. Dabei ist auf die automatische fortlaufende Numerierung durch das System zu achten. © 2002 National Education Training Group, Inc. 23 Sofern die Datei auf eine Diskette kopiert wird, muß in dem Feld Ziellaufwerk die Bezeichnung des Diskettenlaufwerks eingegeben werden. In das Feld Unterverzeichnis wird ein " \ " eingetragen, wenn die Datei nicht in ein bestimmtes Unterverzeichnis der Diskette geschrieben werden soll. Abschließend muß in dem Feld Zielfile eingegeben werden, unter welchem Namen die Datei auf der Diskette gespeichert werden soll. Aufgrund der Normierung der Dateinamen durch die Banken muß beachtet werden, daß für Zahlungen im Inland der Name DTAUS0 eingetragen werden muß, während für Zahlungen in das Ausland die Dateibezeichnung DTAZV zu verwenden ist. Nach Eingabe der erforderlichen Einstellungen, kann der Report über die Drucktaste Ausführen ausgeführt werden. Nachdem eine formatierte Diskette in das Diskettenlaufwerk eingelegt ist, wird die Datei von dem Hintergrundrechner auf die Diskette kopiert. Die Diskette mit den Zahlungssätzen kann mit den entsprechenden Begleitzetteln an die Hausbank weitergereicht werden. Wenn mit mehreren Hausbanken im Zahllauf gearbeitet wurde, muß der Report zur Übertragung der Datei auf Diskette für jede weitere Hausbank erneut durchgeführt werden. Der Auslandszahlungsverkehr Erfordernisse des Auslandszahlungsverkehrs Im R/3-System können auch die Auslandszahlungen über den automatischen Zahllauf abgewickelt werden. Voraussetzung dazu ist allerdings, daß zuvor einige Einstellungen im System vorgenommen werden. Diese Einstellungen sind nötig, damit z.B. das für Auslandsüberweisungen vorgeschriebene Meldeformular Z1, das nach § 59 der Außenwirtschaftsverordnung zu verwenden ist, ordnungsgemäß ausgefüllt werden kann. Für die Abwicklung des Auslandszahlungsverkehrs ist Folgendes zu beachten: Im Customizing müssen Einstellungen vorgenommen werden. In den Stammdaten des Kreditors bzw. des Debitors sind bestimmte Angaben erforderlich. Es müssen bei der Buchung der Belege direkt, oder bei der Bearbeitung der offenen Posten nachträglich, einige Angaben eingetragen werden. Feldstatusdaten aufrufen Bei der Erstellung einer Auslandsüberweisung muß der Anwender u. a. eintragen, um welches Lieferland es sich handelt bzw. welches Landeszentralbank-Kennzeichen anzugeben ist. Damit die erforderlichen Felder LZB und Lieferland angezeigt werden, muß zuvor im Customizing der Feldstatus dieser Felder entsprechend angepaßt werden. Es erscheint eine Übersicht der im System enthaltenen Feldstatusleisten. Der Feldstatus der beiden Felder LZB und Lieferland für die Auslandszahlungen fällt in die Gruppe der Abstimmkonten, weil es sich durch den Kreditor bzw. den Debitor um das Verbindlichkeitskonto bzw. um das Forderungskonto handelt. Diese Gruppe wird mit Doppelklick ausgewählt. Feldstatus pflegen Es erscheint eine weitere Übersicht, in der die Untergruppen zu der gewählten Gruppe der Abstimmkonten angezeigt werden. 24 © 2002 National Education Training Group, Inc. Hier ist die Untergruppe der Auslandszahlungen auszuwählen. Es werden die Felder angezeigt, die zu der Untergruppe der Auslandszahlungen gehören. Es wird deutlich, daß die für die Auslandszahlungen relevanten Felder LZB und Lieferland den Feldstatus Ausblenden, Musseingabe und Kanneingabe erhalten können. Damit die Felder im Beleg angezeigt werden und damit in den Feldern Eingaben gemacht werden können aber nicht müssen, muß der Feldstatus auf Kanneingabe gesetzt werden. Erst nachdem der Feldstatus für die Felder LZB und Lieferland angepaßt ist, werden diese beiden Felder in dem Bild zur Belegerfassung angezeigt, und es können die entsprechenden Angaben für die Auslandsüberweisungen eingetragen werden. Landeszentralbank-Kennzeichen Die zulässigen Landeszentralbank-Kennzeichen, die bei der Erstellung der Auslandüberweisungen mitzugeben sind, werden ebenfalls im Customizing hinterlegt und können dort gepflegt werden. ach Aufruf des Menüpunktes LZB-Kennzeichen im Untermenü Zahlungswesen wird die Liste der zulässigen LZB-Kennzeichen angezeigt. Diese Liste stammt aus dem Leistungsverzeichnis für das Z1-Meldeformular und wird von SAP standardmäßig zur Verfügung gestellt. Kontenspezifische Angaben Damit die Auslandüberweisungen über den automatischen Zahllauf abgewickelt werden können, müssen im Hinblick auf den Zahlungsverkehr auch in den kontenspezifischen Stammdaten des Debitors bzw. des Kreditors bestimmte Angaben gemacht werden. In dem Bild zur Erfassung der Anschrift ist es z.B. unbedingt erforderlich, daß in dem Feld Land das entsprechende Landeskennzeichen eingetragen ist. Im Rahmen der Belegerfassung werden die Felder LZB und Lieferland nur dann zur Erfassung zugelassen, wenn vom System eine Abweichung vom Länderkennzeichen des eingetragenen Buchungskreises zu dem hier im Feld Land eingetragenen Länderkennzeichen festgestellt wird. In dem Bild zur Eingabe der Empfängerbanken ist in Bezug auf die Auslandszahlungen das Feld Weisungsschlüssel von Bedeutung. Über den Weisungsschlüssel kann gesteuert werden, welche Besonderheiten bei der Durchführung der Zahlung zu beachten sind. Sofern an dieser Stelle kein Weisungsschlüssel eingegeben wird, greift das System automatisch auf den Weisungsschlüssel zurück, der bei der Hausbank im Rahmen des Customizing eingetragen ist. In dem Bild zur Eingabe der Daten für den Zahlungsverkehr ins Ausland ist ebenfalls eine Besonderheit zu berücksichtigen. Sofern vereinbart ist, daß die Zahlungen per Überweisung abgewickelt werden sollen, muß in das Feld Zahlwege, statt dem U für Überweisungen im Inland, ein L für Überweisungen ins Ausland eingetragen werden. Aufgrund dieser Eintragung kann später bei der Abwicklung der Zahlung das Z1-Formular erstellt werden. Belegdaten pflegen Auch im Rechnungsbeleg sind einige Besonderheiten für die Abwicklung der Zahlungen ins Ausland zu beachten. Die Eingaben können direkt bei der Belegerfassung eingetragen werden. Bei einer späteren Änderung wird vom © 2002 National Education Training Group, Inc. 25 Bildschirm Beleg ändern über das Menü Zusätze und das Untermenü Weitere Daten verzweigt. Im Dialogfenster sind die Felder LZB-Kennzeichen und Lieferland zu pflegen. Zahllauf parameterisieren Nachdem alle Voraussetzungen für die Abwicklung der Auslandszahlungen getroffen sind und die erforderlichen Eingaben sowohl in den Stammdaten als auch in dem Beleg selber eingetragen sind, kann der automatische Zahllauf auch für die Auslandszahlungen durchgeführt werden. Es sind also die gewünschten Parameter für den Zahllauf festzulegen. Bei der Eingabe der Parameter ist unter anderem zu berücksichtigen, daß in dem Feld Zahlwege auch das Kennzeichen L für die Überweisungen ins Ausland eingetragen wird, wenn dieser Zahlweg gewählt wird. Bevor der Zahllauf definitiv im System eingeplant wird, müssen die angeforderten Druckvarianten pro Hausbank für den Druck des vorgeschriebenen Z1-Formulars für Auslandszahlungen eingetragen werden. Da jetzt alle Eingaben für die Durchführung des automatischen Zahllaufs eingetragen sind, kann der Zahllauf definitiv eingeplant werden. Das System gleicht die offenen Posten aus, die für diesen Zahllauf ermittelt wurden. Gleichzeitig werden über die eingetragenen Druckvarianten die Z1-Formulare für die Überweisungen ins Ausland erstellt. 26 © 2002 National Education Training Group, Inc. Glossar Abschlußarbeiten Durchführung aller vorbereitenden Tätigkeiten, die in Zusammenhang mit dem Tages-, Monats- oder Jahresabschluß anfallen. Abstimmkonto Sachkonto, auf dem die Bewegungen der Nebenbuchhaltung (Debitoren, Kreditoren, Anlagen) in Summe dargestellt werden. Anmeldebild Das erste Bild, das Sie nach dem Start einer R/3-Sitzung sehen. In das Anmeldebild müssen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort eingeben. Anwendung Das R/3-System besteht aus einer Reihe von Anwendungen. Mit den R/3-Anwendungen können alle anfallenden betriebswirtschaftlichen Aufgaben bearbeitet werden. In der R/3-Fachsprache werden die Anwendungen auch als Transaktionen bezeichnet. Arbeitsgebiet Das R/3-System ist in Arbeitsgebiete unterteilt. In den Arbeitsgebieten finden Sie die Anwendungen zur Bearbeitung der betriebswirtschaftlichen Aufgaben. ausgleichen Verrechnung bzw. Zuordnung von offenen Posten eines Kontos mit entsprechenden Beträgen der Gegenseite des Kontos. Beispiel. Zuordnung eines Zahlungseingangs zu einer Ausgangsrechnung Bankschlüssel Entspricht der Bankleitzahl. Banktyp Frei vergebbarer Schlüssel, über den mehrere Empfängerbanken eines Kreditors bzw. Bankverbindungen eines Debitors in eine Rangfolge gebracht werden können. © 2002 National Education Training Group, Inc. 27 Bankunterkonto Siehe: Zwischenkonto Beleg Basis für eine Buchung, z.B. Ausgangsrechnung. Belegart Klassifizierung von Belegen. Die Belegart kann auch zur Sortierung herangezogen werden. Belegkopf Daten, die für einen gesamten Buchungsbeleg gelten, unabhängig von den Belegpositionen. Beispiel: Buchungsdatum, Belegnummer. Belegnummer Eindeutige Nummer für einen Beleg. Diese wird i.d.R. automatisch vom System vergeben Belegwährung Währung, in welcher ein Beleg ausgestellt ist. Beispiel: DM oder US$. Benutzername Zur Identifikation gegenüber dem System braucht jeder Benutzer ein Kennwort und einen Benutzernamen. Der Benutzername wird vom Systemverwalter vergeben. In der Regel wird der Nachname des Mitarbeiters verwendet. Benutzernamen dürfen bis zu zwölf Zeichen lang sein. Sie müssen eindeutig sein. Ein Benutzername darf also nur einmal vorkommen. Bilanz Zu einem bestimmten Zeitpunkt (Bilanzstichtag) vorzunehmender rechnungsmäßiger Abschluß eines Unternehmens in Form einer Gegenüberstellung von Vermögen (AKTIVA) und Kapital (PASSIVA). Der Saldo daraus ergibt den Gewinn bzw. Verlust einer Periode. Buchungskreis In Form eines Buchungskreises wird eine rechtlich selbständig bilanzierende Einheit, z.B. eine GmbH, im SAP-System dargestellt. Buchungskreis, absendender Buchungskreis, der am Zahllauf teilnimmt. Je absendendem Buchungskreis wird hinterlegt, welcher Buchungskreis der zahlende 28 © 2002 National Education Training Group, Inc. Buchungskreis ist. Mehrere absendende Buchungskreise können über einen zahlenden Buchungskreis abgewickelt werden. Buchungskreis, zahlender Buchungskreis, der den Zahlungsverkehr (ggf. auch für andere Buchungskreise) abwickelt. In diesem Buchungskreis werden die Buchungen auf den Bankkonten und Zwischenkonten im Rahmen des Zahlungsverkehrs durchgeführt. Buchungsperiode Zeitraum (z.B. ein Monat) innerhalb eines Geschäftsjahres, in dem die darin erfaßten Buchungen in Form von Verkehrszahlen fortgeschrieben werden. Buchungsschlüssel Steuert, auf welcher Kontenseite - Soll oder Haben - eine Belegposition gebucht wird. Customizing Anpassung des R/3-Systems an die Organisationsstruktur und die Arbeitsabläufe in einem Unternehmen. Datenträgeraustausch Anstelle der Erstellung des Formulars Banküberweisung werden die Zahlungssätze in einer normierten Datei abgestellt, die via Datenträger - i.d.R. Diskette - an die Hausbanken zur Verarbeitung weitergeleitet wird. Debitor Kunde eines Unternehmens. Dialogfenster Ein Dialogfenster ist ein zusätzliches Fenster, das R/3 in das aktive Fenster einblendet. Mit einem Dialogfenster fordert das System Sie z.B. auf, eine Aktion zu bestätigen oder abzubrechen. Sie müssen mit einem Klick auf eine der Drucktasten eine Auswahl treffen, bevor Sie im darunterliegenden Fenster weiterarbeiten können. Disponierte Beträge Beträge, die für Zahlungsein/ausgänge zur Verfügung stehen. Sie werden je Bankkonto und Hausbank verwaltet. Druckauftrag Ein Druckauftrag ist ein von Ihnen erstellter Report, oder ein Brief, oder ähnliches, den Sie ausdrucken wollen und mit dem Befehl Drucken zu einem Drucker geschickt haben. © 2002 National Education Training Group, Inc. 29 Drucktaste Mit Drucktasten können häufig gebrauchte Funktionen direkt, also ohne den Weg über die Menüs, ausgelöst werden. Drucktastenleiste Es wird die obere und die untere Drucktastenleiste unterschieden. Die obere Drucktastenleiste enthält Drucktasten, die bei allen Anwendungen verfügbar sind, wie die Sichern- oder Zurückdrucktaste. In der unteren Drucktastenleiste ist die Drucktastenanzeige anwendungsspezifisch unterschiedlich. DTA Abkürzung für Datenträgeraustausch. DTAUS0 Datei mit normierten Satzaufbau für den Datenträgeraustausch im Inland. DTAZV Datei mit normiertem Satzaufbau für den Datenträgeraustausch mit dem Ausland. Einstiegsbild Das erste Bild (Dynpro) einer Anwendung. Einzelpostenanzeige Darstellung aller im System enthaltenen Belege eines oder mehrerer Konten am Bildschirm. Empfängerbank Bank des Kreditors. Entertaste Weitere Begriffe für diese Taste können sein: Datenfreigabetaste Eingabetaste Returntaste Erweiterte Hilfe Eine Funktion der Online-Hilfe des R/3-Systems. F1 Die Funktionstaste F1 ist im R/3-System die universelle Hilfetaste. Mit ihr werden Hilfsinformationen zu einem markierten Objekt aufgerufen. 30 © 2002 National Education Training Group, Inc. Objekte, zu denen eine Hilfe verfügbar ist, sind z.B. Systemmeldungen, Menüeinträge oder Eingabefelder. Bei Eingabefeldern wird mit F1 die Felddokumentation aufgerufen. F4 Die Funktionstaste F4 ruft eine Eingabehilfe auf, wenn ein Eingabefeld markiert ist. Angezeigt wird entweder eine Liste mit Eingabewerten, aus der ein Eintrag mit Doppelklick direkt übernommen werden kann, oder eine Matchcode-Liste. Fälligkeit Es wird unterschieden zwischen Skonto-Fälligkeit, d.h. bis zu welchem Datum kann maximal welcher Skonto abgezogen werden Netto-Fälligkeit, d.h. bis zu einem definierten Datum muß der Rechnungsbetrag spätestens ohne Abzug von Skonto bezahlt werden Feld Ein Feld ist ein Bereich auf einer Bildschirmmaske, in den Sie Daten eingeben (Eingabefeld) oder dem Sie Informationen entnehmen (Anzeigefeld). Feldstatus Steuert den Bildschirmaufbau. FI Financial Accounting: R/3 Modul Finanzwesen aus dem Bereich des Rechnungswesens. Fremdwährung Währung, die von der festgelegten Hauswährung eines im R/3-System definierten Buchungskreises abweicht. Funktionstasten Viele Funktionen des R/3-Systems können Sie über die Funktionstasten der Tastatur auslösen. Eine PC-Tastatur hat normalerweise zwölf Funktionstasten. Das R/3-System arbeitet mit 24 Funktionstasten. Die Funktionstasten 13 bis 24 können Sie simulieren, indem Sie zusätzlich zu einer Funktionstaste die Umschalttaste drücken: Umschalttaste + F1 entspricht F13 Umschalttaste + F2 entspricht F14 usw. Hausbank Bankverbindung des Buchungskreises. © 2002 National Education Training Group, Inc. 31 Hauswährung Die Währung, in der ein Buchungskreis im SAP-System geführt wird. Hilfe zur Hilfe Eine Funktion der Online-Hilfe des R/3-Systems. Hilfemenü Siehe: Menü Hilfe Hilfsfunktionen Die Hilfsfunktionen werden über das Menü Hilfe aufgerufen. Hypertext Verfahren zum Verknüpfen von Informationen, die inhaltlich zusammengehören, aber an verschieden Stellen in einem (elektronischen) Dokument abgelegt sind. Beispiel: Ein Klick auf ein besonders markiertes Stichwort verzweigt zur Definition des Begriffs. In der Definition werden andere Begriffe verwendet, zu denen man wiederum verzweigen kann usw. Kannfeld Eingabefeld, Eingabe ist optional. Konten-ID Eindeutiger Schlüssel für ein Bankkonto bei der Hausbank, z.B. GIRO für ein Girokonto. Kontogruppe Steuert den Aufbau der Erfassungsbilder im Bereich Debitoren/Kreditoren. Darüber hinaus wird über die Kontengruppe definiert, in welchem Nummernkreis ein Konto im SAP-System neu angelegt wird. Kontostand Gibt Auskunft über den aktuellen Saldo eines Kontos, getrennt nach Soll und Haben. Kreditor Lieferant eines Unternehmens. Kreditorenstammsatz Daten, die benötigt werden, um ein Konto zu bearbeiten. Beispiel: Adresse oder Bankverbindung. 32 © 2002 National Education Training Group, Inc. Kursdifferenz Differenz zwischen dem Kurs der Zahlung und dem Kurs der Rechnungsstellung. LZB Abkürzung für Landeszentralbank. LZB-Kennzeichen Kennzeichen zur Identifikation des Grundes der Zahlung, welcher im Auslandszahlungsverkehr für die Meldung gemäß Außenwirtschaftsverordnung benötigt wird. Matchcode Ein Matchcode ist ein Hilfsmittel zur Suche nach Werten für Eingabefelder. Mit Hilfe von Suchbegriffen wird nach im R/3-System gespeicherten Datensätzen gesucht. Matchcode-ID Matchcode-Kennung. Ein Buchstabe, der den Matchcode in der Auswahlliste kennzeichnet. Matchcode-Kennung Siehe: Matchcode-ID Menü Die Menüs des R/3-Systems enthalten Arbeitsgebiete, Anwendungen oder Funktionen. Sie öffnen ein Menü durch Klicken auf einen Eintrag der Menüleiste. Durch Anklicken von Menüpunkten können auch weitere Untermenüs geöffnet werden. Menü Hilfe Das Menü Hilfe ist in jeder Anwendung verfügbar. Es enthält folgende Funktionen: Erweiterte HilfeR/3-Bibliothek Glossar Wörterbuch Release-Infos Einführung in R/3 Hilfe zur Hilfe Menüleiste Die Menüleiste befindet sich am oberen Rand des R/3-Bildschirms, direkt unter der Titelleiste. Mit den Einträgen der Menüleiste öffnen sich © 2002 National Education Training Group, Inc. 33 verschiedene Menüs. Die Einträge der Menüleiste ändern sich je nach Anwendung und Arbeitsgebiet, in dem Sie arbeiten. Das Systemmenü und das Hilfemenü lassen sich in jedem R/3-Fenster öffnen. Menüpunkt Ein Menüpunkt ist ein Eintrag in einem Menü. Menüsystem Anwendungen und Funktionen erreichen Sie im R/3-System über das Menüsystem. Es ist in drei Ebenen gegliedert: SAP-Ebene, Arbeitsgebietsebene und Anwendungsebene. Modus Sie können im R/3-System mit mehreren Anwendungen parallel arbeiten. Jede Anwendung läuft dabei in einem eigenen Modus, abgeschirmt von den anderen Anwendungen. Über das Systemmenü können Sie jederzeit einen weiteren Modus erzeugen. In der Standardeinstellung des R/3-Systems sind bis zu sechs Modi möglich. Mußfeld Eingabefeld, Eingabe ist obligatorisch. Nebenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung/Kreditorenbuchhaltung, wo die Sachkonten Forderungen/Verbindlichkeiten detailliert dargestellt werden. Auch die Anlagenbuchhaltung wird als Nebenbuchhaltung bezeichnet. Auf den Anlagegütern wird das Anlagevermögen detailliert dargestellt. Obere Drucktastenleiste Siehe: Drucktastenleiste Offene Posten Ein offener Posten ist ein noch nicht ausgeglichener Beleg, z.B. eine Rechnung. pflegen Fachbegriff für das Bearbeiten von Stamm- und Bewegungsdaten, sofern hierzu berechtigt. Programmsymbol Im Programmanager von Microsoft Windows wird jedes Programm durch ein kleines Sinnbild repräsentiert. Ein Doppelklick auf dieses Programmsymbol startet das zugehörige Programm. R/3-Bibliothek Eine Funktion der Online-Hilfe des R/3-Systems. 34 © 2002 National Education Training Group, Inc. R/3-Sitzung Jede R/3-Sitzung beginnt mit der Anmeldung beim R/3-System. Anschließend kann der Benutzer eine oder mehrere Transaktionen durchführen. Die Sitzung endet, wenn der Benutzer sich abmeldet. Rangfolge Über die Rangfolge wird gesteuert, welche Hausbank in Abhängigkeit von verfügbaren Beträgen im Zahllauf herangezogen werden soll. Rechnung Eingangsrechnung/Ausgangsrechnung: stellt die Belegbasis für einen Buchungsvorgang dar. Referenz Entspricht im R/3-System der externen Belegnummer, also der Belegnummer, die auf der Eingangsrechnung eines Lieferanten angegeben ist. Report Ein Report ist eine Zusammenstellung und Aufbereitung von Daten in verschiedenen Formen, beispielsweise in Form von Listen. Sachkonto Konto der Hauptbuchhaltung. SAP-Ebene Die oberste Ebene im R/3-Menüsystem. Nach der Anmeldung befinden Sie sich in der SAP-Ebene. Von dort aus verzweigen Sie zu den Arbeitsgebieten und Anwendungen. SD Sales and Distribution: R/3 Modul Vertrieb. Selektion Durch die Vorgabe von Auswahlkriterien (Selektionskriterien) werden z.B. nur bestimmte Konten am Bildschirm angezeigt. Beispiel: Durch die Vorgabe Belegart = KR in der Belegauswertung werden nur Belege mit der vorgegebenen Belegart ausgewählt und angezeigt. sichern Mit sichern wird eine Transaktion abgeschlossen. Die eingegebenen Daten werden gespeichert. Bei Soll-Haben-Gleichheit in den Buchungsprogrammen wird über SICHERN die Buchung definitiv im System durchgeführt. © 2002 National Education Training Group, Inc. 35 Skonto Ein zum Zeitpunkt der Zahlung gewährter Nachlaß: Aufwand - wenn der Skonto einem Kunden gewährt wurde, Ertrag - wenn der Skonto von einem Lieferanten gewährt wurde. Stammdaten Stammdaten sind alle Informationen, die nicht oder nur selten geändert werden. Beispiele für Stammdaten sind etwa eine Materialnummer oder die Anschrift eines Kunden. Standarddrucker Der Standarddrucker ist derjenige Drucker, auf dem Ihre Druckaufträge ausgedruckt werden, wenn Sie vorher keinen anderen Drucker ausgewählt haben. Standardsoftware Als Standardsoftware werden Programme bezeichnet, die nicht speziell für ein einzelnes Unternehmen oder eine bestimmte Branche entwickelt wurden, sondern in Unternehmen mit unterschiedlicher Größe, verschiedenen Organisationsstrukturen und individuellen Anforderungen gleichermaßen eingesetzt werden können. Statusleiste Die Statusleiste ist die unterste Zeile eines SAP-Fensters. In der Statusleiste werden Systemmeldungen und Fehlermeldungen ausgegeben. Systemmenü Das Systemmenü enthält wichtige anwendungsübergreifende Funktionen wie z.B. Benutzervorgaben und Abmelden. Toleranztage Anzahl Tage, um die sich eine Fälligkeit (Skonto- oder Nettofälligkeit) verlängert. Transaktion Eine Transaktion ist eine Folge von logisch zusammenhängenden Arbeitsschritten, mit denen eine betriebswirtschaftliche Aufgabenstellung bearbeitet wird. Eine Transaktion erstreckt sich in der Regel über mehrere Bildschirmmasken (Dynpros). Transaktionscode Jeder Transaktion ist ein Transaktionscode zugeordnet. Der Transaktionscode besteht aus vier Zeichen (Buchstaben oder Ziffern). Ein Transaktionscode kann benutzt werden, um eine Anwendung aufzu- 36 © 2002 National Education Training Group, Inc. rufen. Den Transaktionscode einer laufenden Anwendung können Sie über das Menü System - Status ermitteln. Trennzeichen Die Matchcode-ID und die verschiedenen Suchbegriffe eines Matchcodes werden durch einen Punkt als Trennzeichen getrennt. Untermenü Ein Untermenü ist ein Menü, das sich öffnet, nachdem ein Eintrag in einem anderen Menü angeklickt wurde. Variante Mit Hilfe von Varianten werden häufig verwendete Selektionskriterien für Daten im System gespeichert. Diese Varianten können dann zum Auswertungszeitpunkt geladen werden und ermitteln ohne komplexe Eingaben die gewünschten Werte. Temporäre Ergänzungen sind jederzeit möglich. Verarbeitungsstatus Aktueller Stand des automatischen Zahllaufes. Verbindlichkeiten Summe aller offenen Posten, also der noch nicht bezahlten oder ausgeglichenen Rechnungen/Gutschriften aller Kreditorkonten. Vorschlagsliste In Druckform aufbereiteter Zahlungsvorschlag. Weisungsschlüssel Wird im Rahmen des Datenträgeraustausches verwendet. Über den Weisungsschlüssel wird gesteuert, welche Anweisungen bezüglich der Ausführung des Zahlungsauftrages an die beteiligten Banken gegeben werden. Zahlsperre Die Belege, die mit dem Vermerk Zahlsperre versehen sind, werden im Rahmen des automatischen Zahllaufes nicht bezahlt. Zahlungsavis Anschreiben, welches die zu bezahlenden bzw. bezahlten offenen Posten auflistet. Zahlungsformular Scheck, Überweisung, Wechsel etc. © 2002 National Education Training Group, Inc. 37 Zahllauf Innerhalb eines Zahllaufs werden zu einem gewählten Stichtag zur Zahlung anstehende offene Posten anhand vorgegebener Kriterien automatisch vom System ermittelt, die entsprechenden Formulare gedruckt bzw. der Datenträger erstellt und die offenen Posten ausgeglichen. Zahlungssperrgründe Frei vergebbare Schlüssel, die Zahlungssperren klassifizieren. Zahlungsverkehr Automatische Regulierung von Rechnungen bzw. Gutschriften. Dabei werden Belege/Datenträger erstellt, die entsprechend weitergeleitet werden müssen. Die in dem Zahllauf enthaltenen offenen Posten werden ausgeglichen. Zahlungsvorschlag Der Zahlungsvorschlag beinhaltet alle zur Zahlung anstehenden offenen Posten. Er kann im Rahmen des Zahllaufes überarbeitet werden. Zahlweg Über den Zahlweg wird gesteuert, mit welchem Formular die Zahlung geleistet wird. Zahlwesen Andere Bezeichnung für den Zahllauf. Zwischenkonto Wird auch als Interimskonto bezeichnet. Zwischenkonten werden für die Buchung von im Umlauf befindlichen Zahlungsformularen eingerichtet. In diesem Zusammenhang spricht man auch von Bankunterkonten. 38 © 2002 National Education Training Group, Inc.
