7. Pflege/Unterhalt der SBV

Dokumenteigenschaften (06.01.2012)
Dokumentinhalt:
1.
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6.
7.
Dokumenteigenschaften: .......................................................................1
Seitenränder: .........................................................................................1
Formatvorlagen: ....................................................................................1
Welche Vorlage in welcher Situation: .....................................................2
Feldnamen/Automatisation ....................................................................2
Die richtigen Dokumentvorlagen aufrufen ..............................................4
Pflege/Unterhalt der SBV-Dokumentvorlagen ........................................5
1.
Dokumenteigenschaften:
- Französische Dokumentvorlagen und Dokumente erhalten
einen französischen Namen.
- Die Vorlagen zum elektronischen Versand geben so genau wie
möglich das optische Abbild des gedruckten Briefpapiers
wieder.
- Generell wird ab der 2. Seite eines Dokuments
Dokumentenpfad und Seitennummerierung eingefügt.
2.
-
3.
Seitenränder:
Oben: 17mm / schreiben 1. Seite: ab 45mm
Links: 25mm
Unten: 20mm / schreiben 1. Seite: bis 30mm
Rechts: 15mm
Formatvorlagen:
- Optik: So "sehen" die 7 SBV-Formatvorlagen aus.
- Ein Klick im elektronischen Dokument gibt alle Formatierungen
wieder (Schriftschnitt, Abstände usw.)
- Aufzählung
1. Nummerierung
Gutenbergstrasse 40b, 3011 Bern
T. +41 031 390 88 00, [email protected], www.sbv-fsa.ch
 Pendenz
Titel
Überschrift 1
Überschrift 2
Überschrift 3
4.
Welche Vorlage in welcher Situation:
- Brief.dot/Lettre.dot:
Korrespondenz mit gedrucktem Briefpapier.
- Brief_Logo.dot/Lettre_logo.dot:
elektronische Korrespondenz.
- Dok_Logo.dot/Doc_logo-externe.dot:
Elektronischer Versand; Zusammenarbeit mit fremden
Institutionen; Verträge; Vereinbarungen; neue Mitglieder;
Veranstalter; Behörden usw.
- Dok_Intern.dot/ Doc_interne.dot:
Einsatz: SBV-interne Dokumente: ZV-Antrag; Prozessablauf;
Projektantrag; Mandatsrapport; MAG; Memos, Weisungen
usw.
5.
Feldnamen/Automatisation
Damit die Felder "Benutzername", "Funktion" und "Kürzel" in die
Dokumente eingetragen werden, müssen folgende Optionen in
Word ausgefüllt sein:
5.1 Word 2000/2003:
- "Extras/Optionen", Register "Benutzerinformationen":
- Feld "Name": Vorname und Name
- Feld "Initialen": Kürzel (Gross-/Kleinschreibung)
Gutenbergstrasse 40b, 3011 Bern
T. +41 031 390 88 00, [email protected], www.sbv-fsa.ch
- Feld "Adresse": Funktion eintippen
5.2 Word 2010:
- Felder "Benutzername" und "Initialen":
"Datei/Optionen/Allgemein": Felder "Benutzername" und
"Initialen".
Gutenbergstrasse 40b, 3011 Bern
T. +41 031 390 88 00, [email protected], www.sbv-fsa.ch
- Feld "Funktion":
"Datei/Optionen/Erweitert", Feld „Postanschrift“:
6.
Die richtigen Dokumentvorlagen aufrufen
Ab 2012 ist das Arbeitsgruppenverzeichnis (\\DC-BRN-001.sbvfsa.local\Groups\12_Vorlagen) durch die Abteilung IT gesteuert.
Im Dialogfenster "Neu" von Word/Excel erscheint jede
Beratungsstelle/Atelier in einer eigenen Registerkarte. Durch
Klick auf diese, z.B. "AT Bern" für Atelier Bern, werden die
richtigen Vorlagen angezeigt.
Gutenbergstrasse 40b, 3011 Bern
T. +41 031 390 88 00, [email protected], www.sbv-fsa.ch
7.
Pflege/Unterhalt der SBV-Dokumentvorlagen
- Die Abteilung Kommunikation/Marketing ist für das optische
Outfit der SBV-Dokumentvorlagen verantwortlich.
- Die SBV-Dokumentvorlagen werden durch die Beratungsstelle
Informatik gepflegt und erstellt, dabei wird der Fokus auf die
Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit für Blinde und
Sehbehinderte gelegt.
- Beratungsstellen, Ateliers sowie Sektionen können gerne
Dokumentvorlagen nach den vorerwähnten Kriterien erstellen
lassen, wobei der Inhalt durch die vorgenannten Stellen zur
Verfügung gestellt wird.
- Meldeweg für Anregungen, Erstellen neuer Vorlagen: [email protected].
Bern, 11.04.2012/li
Gutenbergstrasse 40b, 3011 Bern
T. +41 031 390 88 00, [email protected], www.sbv-fsa.ch