Fachartikel Das Bestreiten der Notwendigkeit eines Disputs Implementierung einer professionellen Vertragsmanagement Eggolsheim, 22.04.2015 Die Philosophie von Das Bestreiten der Notwendigkeit eines Disputs basiert auf der Einführung eines professionellen Vertragsmanagements, vorzugsweise in der Angebotsphase eines Anlagenbau oder Infrastrukturprojektes. Von Stefan Müller. In der aktuellen Umfrage des Chartered Institute of Builders „Risikomanagement einer verzögerten Fertigstellung im 21. Jahrhundert“ wurde festgestellt, dass "je komplexer das Projekt, desto geringer ist unter Anwendung der traditionellen Managementmethoden die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt weder fristgerecht noch kurz nach dem Fertigstellungsdatum abgeschlossen wird." Die Erfahrung zeigt auch, dass die Befriedigung von Ansprüchen verbunden mit Verzögerungen und zusätzlichen Kosten, sich immer zu einer langwierigen und problematische Angelegenheit entwickelt, wenn Aufzeichnungen ungenügend oder gar nicht vorhanden sind. Die neu veröffentlichte dritte Auflage des FIDIC Users Guide der Autoren Brian Barr und Leo Grutters, betont auch die Nutzung der praktischen Verwaltung der verschiedenen Formen des FIDIC-Vertrags. Es ist erforderlich zu erkennen, dass jede Form des Vertrags eine gewisse Form der Verwaltung bedarf. Der Umfang der angewendeten Vertragsverwaltung wirkt sich direkt auf das Erfolgsniveau bei der Identifizierung und Adressierung der dazugehörenden Risiken und Chancen in einem bestimmten Projekt aus. Dies wird auch durch das folgende Zitat eines Schweizer Schiedsrichters (1996) unterstrichen, "eine Streitpartei, vor allem, bei einem Schiedsverfahren, wird drei Lektionen (oft zu spät) lernen: 1. die Wichtigkeit von Aufzeichnungen 2. die Wichtigkeit von Aufzeichnungen und 3. die Wichtigkeit von Aufzeichnungen". Professionelles Vertragsmanagement minimiert die Auswirkungen von Verzögerungen und Kostenrisiken Bei der Einführung eines professionellen Vertragsmanagement-Ansatzes, um die Auswirkungen von Verzögerungen und zusätzlichen Kostenrisiken zu minimieren, besteht die Notwendigkeit, die folgenden Entwicklungsphasen innerhalb eines Projektes oder Unternehmens zu integrieren: 1. Vertragsrisiko- und Chancen-Analyse 2. Workshops und Audits auf der Baustelle GibConsult GmbH Tel +49 9191 670-101 Bank Raiffeisen-Volksbank Miltenberg eG HRB Bamberg 4066 In der Büg 7 Fax +49 9191 670-156 Konto-Nr. 18 00 329 Geschäftsführer 91330 Eggolsheim E-mail [email protected] BLZ 796 900 00 Axel Haider www.gibconsult.de Swift-BIC GENODEF1MIL Christian E.A. Ulrich IBAN DE56796900000001800329 Deutschland 3. Identifizierung und Vorbereitung der Änderungen 4. Verhandlung der Claims Die Einhaltung dieser Punkte ist auch eine der Voraussetzungen um später zun einer gütlichen Einigung zu gelangen. Die durch den Vertragsmanager bereits optimal vorbereitete Aktenlage ist eine sehr wichtige Grundlage für eine rasche Einigung bei Meinungsverschiedenheiten. Ein Vertrag muss vollständig von beiden Parteien zu verstehen sein, um den Parteien zu ermöglichen, die damit verbundenen Risiken und Chancen während der Preisfindung zu bewerten. Risiken sind nicht immer offensichtlich vor Angebotsabgabe zu erkennen und in der Regel werden diese selten komplett analysiert und einkalkuliert (Contingencies). Während der Ausführung der jeweiligen Projekte treten die verschiednen Risiken im Allgemeinen erst ans Tageslciht und führen dann zu Mehrungen / Minderungen und Zeitverzügen. Sollte eine Abweichung oder Änderung zu dem was vertraglich vereinbart wurde auftreten, dann sollte der Vertrag das erforderliche Prozedere bei einem solchen Ereignis beschreiben. Die Vorgehensweisen sind strikt einzuhalten, um etwaige Ansprüche aus Änderungen zu sichern. Diese Vorgehensweisen werden jedoch häufig von den Vertragsparteien unterschiedlich interpretiert und können somit zu einem vollständigen oder teilweisen Verlust des Anspruchs führen. Die Bedeutung und Definition einer Vertragsphrase wie "angemessene Frist" oder "verfügbar" kann während einer Risiko- und Chancen-Analyse leicht identifiziert werden, um das potenzielle Risiko mit der folgenden Klausel zu verbinden "... Der Käufer muss innerhalb einer angemessenen Frist dem Vertragsnehmer alle verfügbaren Design-Parameter, die für die Durchführung des Projekts notwendig sind, bereitstellen ... " Diese häufig verwendeten Phrasen oder Wörter können leicht falsch interpretiert werden, da es keine klare Definition oder Verständnis von "angemessenen Frist " oder dem Begriff "verfügbar" gibt, was alles sein könnte oder auch nichts. In dem Fall, wenn der Auftraggeber zum Beispiel auch das Engineering liefert, ist die folgende Vertragsklausel nicht ungewöhnlich: "... Der Auftragnehmer ist für die Überprüfung und Bestätigung aller dieser Daten verantwortlich. Der Auftraggeber übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit, Zulässigkeit oder Vollständigkeit dieser Daten ... " Hier geht die Gefahr auf den Auftragnehmer über, der aufgefordert wäre, klar aufzuzeigen, dass die erhaltenden Daten nicht korrekt oder falsch waren und dass zum Zeitpunkt des Empfangs dieser Daten der Auftragnehmer nicht in der Lage war, die Richtigkeit der Daten zu verifizieren. Verursacht der Auftragnehmer zusätzliche Kosten und Zeitbedarf, muss dies auch bewiesen und begründet werden. Unterschiedliche Interpretationen Im Allgemeinen neigen während der anfänglichen Verhandlungsetappen alle Parteien dazu, sehr optimistisch in Bezug auf die Rentabilität des Vertrages zu sein, der in der Regel auf die jeweilige Auslegung der Arbeit der jeweiligen Partei beruht. Diese Situation ändert sich dramatisch, wenn erst einmal die tatsächliche Arbeit begonnen hat und die praktische Umsetzung der Vertragsbedingungen nicht so klar ist, wie ursprünglich vorgestellt. Sobald das Projekt tatsächlich in der Realisierung befindlich ist, wird die Einführung eines professionellen Vertragsmanagements eine wertvolle Bereicherung für jedes Projektmanagement-Team sein. Der Vertragsmanager ist dafür verantwortlich, dass die projektbegleitende Störungsdokumentation professionell erstellt wird. Darüber hinaus dient die rechtzeitige Anmeldung (Notifikation der Events) der identifizierten Ansprüche dazu, die Ansprüche beweisen und später auch durchsetzen zu können. Daher müssen Grauzonen im Vertrag geklärt und Risiken ermittelt, verifiziert und gemanaged werden. Die vier oben genannten Punkte werden in einem zweiten Teil „Disputieren der Notwendigkeit des Disputs“ erklärt. Stefan Müller ist Geschäftsführer von GibConsult Südafrika, spezialisiert in allen Bereichen des Vertrags- und Claimsmanagement für Kunden in der Anlagenbau-, Ingenieur- und Bergbauindustrie. www.gibconsult.co.za Über GibConsult: GibConsult GmbH wurde 2000 durch Leo Grutters und Stefan Müller gegründet und gilt als Pionier des effizienten Projekt-, Vertrags- und Claimmanagements bei komplexen Großprojekten. Das Unternehmen verfügt über Erfahrungen im Bereich des Anlagenbaus genauso wie im Ingenieur-, Verkehrswege- und Spezialtiefbau. Heute beschäftigt das Unternehmen ca.80 multi-qualifizierte Experten, die in zahlreichen Projekten weltweit im Einsatz sind, etwa in Brasilien, Finnland, Frankreich, Großbritannien, Katar, den Niederlanden, Rumänien, Schweden, und Südafrika.. Der Hauptsitz von GibConsult befindet sich im nordbayerischen Eggolsheim, weitere deutsche Niederlassungen sowie Töchter in Wien, Bratislava, Liverpool und Johannesburg garantieren Kundennähe. Als zertifiziertes Unternehmen nach ISO 9001 wurde das „Total Project Management“ (TPM von GibConsult) entwickelt, welches den Kunden individuell in allen Phasen des Projektes bestmöglich begleitet. Kontakt: GibConsult Saskia Skovdal Head of Marketing & Sales Wischweg 6 26954 Nordenham Tel.: 04731-8691208 [email protected] www.gibconsult.de