Das Bestreiten der Notwendigkeit eines Disputs

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Fachartikel
Das Bestreiten der Notwendigkeit eines Disputs
Implementierung einer professionellen Vertragsmanagement
Eggolsheim, 22.04.2015
Die Philosophie von Das Bestreiten der Notwendigkeit eines Disputs basiert auf der
Einführung eines professionellen Vertragsmanagements, vorzugsweise in der
Angebotsphase eines Anlagenbau oder Infrastrukturprojektes. Von Stefan Müller.
In der aktuellen Umfrage des Chartered Institute of Builders „Risikomanagement einer
verzögerten Fertigstellung im 21. Jahrhundert“ wurde festgestellt, dass "je komplexer das
Projekt, desto geringer ist unter Anwendung der traditionellen Managementmethoden die
Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt weder fristgerecht noch kurz nach dem
Fertigstellungsdatum abgeschlossen wird." Die Erfahrung zeigt auch, dass die Befriedigung
von Ansprüchen verbunden mit Verzögerungen und zusätzlichen Kosten, sich immer zu einer
langwierigen und problematische Angelegenheit entwickelt, wenn Aufzeichnungen
ungenügend oder gar nicht vorhanden sind.
Die neu veröffentlichte dritte Auflage des FIDIC Users Guide der Autoren Brian Barr und Leo
Grutters, betont auch die Nutzung der praktischen Verwaltung der verschiedenen Formen des
FIDIC-Vertrags. Es ist erforderlich zu erkennen, dass jede Form des Vertrags eine gewisse
Form der Verwaltung bedarf. Der Umfang der angewendeten Vertragsverwaltung wirkt sich
direkt auf das Erfolgsniveau bei der Identifizierung und Adressierung der dazugehörenden
Risiken und Chancen in einem bestimmten Projekt aus.
Dies wird auch durch das folgende Zitat eines Schweizer Schiedsrichters (1996) unterstrichen,
"eine Streitpartei, vor allem, bei einem Schiedsverfahren, wird drei Lektionen (oft zu spät)
lernen:
1. die Wichtigkeit von Aufzeichnungen
2. die Wichtigkeit von Aufzeichnungen und
3. die Wichtigkeit von Aufzeichnungen".
Professionelles Vertragsmanagement minimiert die Auswirkungen von Verzögerungen
und Kostenrisiken
Bei der Einführung eines professionellen Vertragsmanagement-Ansatzes, um die
Auswirkungen von Verzögerungen und zusätzlichen Kostenrisiken zu minimieren, besteht die
Notwendigkeit, die folgenden Entwicklungsphasen innerhalb eines Projektes oder
Unternehmens zu integrieren:
1. Vertragsrisiko- und Chancen-Analyse
2. Workshops und Audits auf der Baustelle
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3. Identifizierung und Vorbereitung der Änderungen
4. Verhandlung der Claims
Die Einhaltung dieser Punkte ist auch eine der Voraussetzungen um später zun einer gütlichen
Einigung zu gelangen. Die durch den Vertragsmanager bereits optimal vorbereitete Aktenlage
ist eine sehr wichtige Grundlage für eine rasche Einigung bei Meinungsverschiedenheiten.
Ein Vertrag muss vollständig von beiden Parteien zu verstehen sein, um den Parteien zu
ermöglichen, die damit verbundenen Risiken und Chancen während der Preisfindung zu
bewerten. Risiken sind nicht immer offensichtlich vor Angebotsabgabe zu erkennen und in der
Regel werden diese selten komplett analysiert und einkalkuliert (Contingencies). Während der
Ausführung der jeweiligen Projekte treten die verschiednen Risiken im Allgemeinen erst ans
Tageslciht und führen dann zu Mehrungen / Minderungen und Zeitverzügen. Sollte eine
Abweichung oder Änderung zu dem was vertraglich vereinbart wurde auftreten, dann sollte der
Vertrag das erforderliche Prozedere bei einem solchen Ereignis beschreiben. Die
Vorgehensweisen sind strikt einzuhalten, um etwaige Ansprüche aus Änderungen zu sichern.
Diese Vorgehensweisen werden jedoch häufig von den Vertragsparteien unterschiedlich
interpretiert und können somit zu einem vollständigen oder teilweisen Verlust des Anspruchs
führen.
Die Bedeutung und Definition einer Vertragsphrase wie "angemessene Frist" oder "verfügbar"
kann während einer Risiko- und Chancen-Analyse leicht identifiziert werden, um das
potenzielle Risiko mit der folgenden Klausel zu verbinden "... Der Käufer muss innerhalb einer
angemessenen Frist dem Vertragsnehmer alle verfügbaren Design-Parameter, die für die
Durchführung des Projekts notwendig sind, bereitstellen ... " Diese häufig verwendeten
Phrasen oder Wörter können leicht falsch interpretiert werden, da es keine klare Definition oder
Verständnis von "angemessenen Frist " oder dem Begriff "verfügbar" gibt, was alles sein
könnte oder auch nichts.
In dem Fall, wenn der Auftraggeber zum Beispiel auch das Engineering liefert, ist die folgende
Vertragsklausel nicht ungewöhnlich:
"... Der Auftragnehmer ist für die Überprüfung und Bestätigung aller dieser Daten
verantwortlich. Der Auftraggeber übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit,
Zulässigkeit oder Vollständigkeit dieser Daten ... " Hier geht die Gefahr auf den Auftragnehmer
über, der aufgefordert wäre, klar aufzuzeigen, dass die erhaltenden Daten nicht korrekt oder
falsch waren und dass zum Zeitpunkt des Empfangs dieser Daten der Auftragnehmer nicht in
der Lage war, die Richtigkeit der Daten zu verifizieren. Verursacht der Auftragnehmer
zusätzliche Kosten und Zeitbedarf, muss dies auch bewiesen und begründet werden.
Unterschiedliche Interpretationen
Im Allgemeinen neigen während der anfänglichen Verhandlungsetappen alle Parteien dazu,
sehr optimistisch in Bezug auf die Rentabilität des Vertrages zu sein, der in der Regel auf die
jeweilige Auslegung der Arbeit der jeweiligen Partei beruht. Diese Situation ändert sich
dramatisch, wenn erst einmal die tatsächliche Arbeit begonnen hat und die praktische
Umsetzung der Vertragsbedingungen nicht so klar ist, wie ursprünglich vorgestellt.
Sobald das Projekt tatsächlich in der Realisierung befindlich ist, wird die Einführung eines
professionellen Vertragsmanagements eine wertvolle Bereicherung für jedes
Projektmanagement-Team sein. Der Vertragsmanager ist dafür verantwortlich, dass die
projektbegleitende Störungsdokumentation professionell erstellt wird. Darüber hinaus dient die
rechtzeitige Anmeldung (Notifikation der Events) der identifizierten Ansprüche dazu, die
Ansprüche beweisen und später auch durchsetzen zu können.
Daher müssen Grauzonen im Vertrag geklärt und Risiken ermittelt, verifiziert und gemanaged
werden.
Die vier oben genannten Punkte werden in einem zweiten Teil „Disputieren der Notwendigkeit
des Disputs“ erklärt.
Stefan Müller ist Geschäftsführer von GibConsult Südafrika, spezialisiert in allen Bereichen des
Vertrags- und Claimsmanagement für Kunden in der Anlagenbau-, Ingenieur- und
Bergbauindustrie. www.gibconsult.co.za
Über GibConsult:
GibConsult GmbH wurde 2000 durch Leo Grutters und Stefan Müller gegründet und gilt als Pionier
des effizienten Projekt-, Vertrags- und Claimmanagements bei komplexen Großprojekten. Das
Unternehmen verfügt über Erfahrungen im Bereich des Anlagenbaus genauso wie im Ingenieur-,
Verkehrswege- und Spezialtiefbau. Heute beschäftigt das Unternehmen ca.80 multi-qualifizierte
Experten, die in zahlreichen Projekten weltweit im Einsatz sind, etwa in Brasilien, Finnland,
Frankreich, Großbritannien, Katar, den Niederlanden, Rumänien, Schweden, und Südafrika.. Der
Hauptsitz von GibConsult befindet sich im nordbayerischen Eggolsheim, weitere deutsche
Niederlassungen sowie Töchter in Wien, Bratislava, Liverpool und Johannesburg garantieren
Kundennähe. Als zertifiziertes Unternehmen nach ISO 9001 wurde das „Total Project Management“
(TPM von GibConsult) entwickelt, welches den Kunden individuell in allen Phasen des Projektes
bestmöglich begleitet.
Kontakt:
GibConsult
Saskia Skovdal
Head of Marketing & Sales
Wischweg 6
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Tel.: 04731-8691208
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