MUSTER: Merkblatt zur Smartphone

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MUSTER: Merkblatt zur Smartphone-Nutzung
Merkblatt 123: Erlaubte Smartphone-Nutzung
Das Ihnen zur Verfügung gestellte Smartphone wird Ihnen in vielerlei Hinsicht die Arbeit erleichtern. Dabei ist jedoch
wichtig: Achten Sie auf den richtigen Umgang mit Smartphone, betrieblichen und personenbezogenen Informationen und
Sie werden viel Freude mit dem neuen Gerät haben. Bitte unterzeichnen Sie dieses Merkblatt, um zum Ausdruck zu
bringen, dass Sie mit den Regeln einverstanden sind.
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Vorhandene Sicherheitsfunktionen nutzen
Gerätespezifische Sicherheitsfunktionen sollten Sie immer so einsetzen, dass auf dem Gerät vorhandene Informationen
möglichst sicher sind. Nutzen Sie beispielsweise anstelle einer kurzen PIN ein längeres Passwort aus Buchstaben,
Ziffern und Sonderzeichen. Auch die von der IT-Abteilung eingerichteten Sicherheitsfunktionen, wie etwa die
verschlüsselte Datenübertragung zu unseren E-Mail-Servern, sollten Sie nie deaktivieren oder verändern. Selbst bei
Funktionsstörungen steht Ihnen die Hotline der IT-Abteilung zur Verfügung.
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Achten Sie auf datenschutzfreundliche Einstellungen
Geräte und installierte Apps können einen gewaltigen Datenhunger entwickeln. Schauen Sie daher regelmäßig in die
Einstellungen und prüfen Sie, welchen Apps Sie welche Informationen freigegeben haben. Nur selten ist es notwendig,
dass eine App regelmäßig prüft, wo Sie sich gerade aufhalten. Auch den Zugriff auf Kontakte, Kamera oder E-Mails
sollten Sie äußerst restriktiv halten.
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Gehen Sie vorsichtig mit Sprachsteuerungsmöglichkeiten um
Nicht alles an Smartphones ist so smart, wie es auf den ersten Blick erscheint. So beispielsweise das Erkennen von
individuellen Sprachbefehlen oder Fragen des Besitzers. Häufig wird das Gesagte an Server des Geräteherstellers
übertragen und dort interpretiert. Anschließend wird eine Antwort an Ihr Smartphone zurückübertragen. Das Risiko:
Was der Hersteller mit Fragen und Antworten sonst noch macht, bleibt in der Regel im Dunkeln.
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Installieren Sie nur Apps aus sicheren Quellen
Auch die App-Stores der Hersteller können nicht sicherstellen, dass alle Apps so funktionieren, dass Ihnen bzw. dem
Unternehmen kein Schaden entsteht. Immer wieder gibt es Apps, die Daten ausspähen und irgendwohin weiterleiten.
Um dieses Risiko zu minimieren, sollten Sie nur Apps installieren, die keine Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Die ITAbteilung kann Sie bei der Auswahl unterstützen.
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Augen auf bei frei verfügbaren Hotspots
Für schnelle Datenverbindungen ohne Begrenzung des Datenvolumens bieten sich Hotspots und WLANs an. Hier heißt
es, vorsichtig zu sein. Unter Umständen wissen Sie nicht, wie vertrauenswürdig der Anbieter ist. Schließlich könnte der
komplette Datenverkehr mit Ihrem Smartphone ausgelesen oder aufgezeichnet werden. Gerade bei sensiblen
Informationen (z. B. Passwörter) ein richtig großes Problem. Kommt Ihnen etwas komisch vor, nutzen Sie einen solchen
Internetzugang lieber nicht. Außerdem: Setzen Sie auf verschlüsselte Datenübertragung per Virtual Private NetworkVerbindung.
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Geben Sie Ihr Gerät nicht aus der Hand
Verleihen Sie Ihr Gerät nicht. Schließlich können Sie anschließend meist nicht nachvollziehen, was der andere mit dem
Gerät gemacht hat. Möglicherweise wurden Einstellungen verändert oder gar Schnüffelsoftware aufgespielt.
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Neues Gerät? Daten übertragen, altes Gerät bei Rückgabe löschen
Wenn Sie ein neues Gerät erhalten und die Daten des alten Geräts dorthin übertragen wollen, sprechen Sie bitte die ITAbteilung an. Auf jeden Fall sollten Sie nicht Cloud-Speicherlösungen der Hersteller verwenden, um dort
Datensicherungen abzulegen. Wo die Daten liegen und wer was mit ihnen macht, ist unklar und damit ein Risiko. Wenn
Sie Ihr Gerät zurückgeben, sollten Sie unbedingt alle enthaltenen Daten löschen. Entsprechende Funktionen finden Sie
in der Regel in den Einstellungen des Smartphones. Im Übrigen kann Ihnen die IT-Abteilung Tipps geben, wie dies bei
Ihrem Smartphone-Modell bewerkstelligt werden kann.
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Diebstahl und Verlust: Bitte melden!
Haben Sie Ihr Smartphone verloren oder wurde es Ihnen gestohlen, informieren Sie unverzüglich die IT-Abteilung. So
wird sichergestellt, dass insbesondere Verbindungen zu unseren Systemen gekappt werden und ein Missbrauch
ausgeschlossen ist. Ggf. lassen sich die auf dem Gerät gespeicherten Daten auch aus der Ferne löschen.
Einverstanden
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Ort und Datum
Unterschrift (Mitarbeiter)
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