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IT-Controlling im technisch-wissenschaftlichen Bereich ZKI-Tagung 7.-9. März 2005 Bayer Business Services GmbH (BBS) Science and Technology Dr. Helmut Brandt BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 1 Holding Bayer Business Services (BBS) im Konzernverbund der Bayer-AG Konzernvorstand Corporate Center Bayer AG Arbeitsgebiete Bayer HealthCare Bayer CropScience Servicegebiete Bayer MaterialScience Bayer Business Services Bayer Technology Services Bayer Industry Services Umsatz in 2003* 1,1 Mrd. € Mitarbeiter* rund 3.500 * Bayer Business Services inkl. Beteiligungen, Juni 2004 BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 2 "Service aus einer Hand" ... so lautet der Slogan für das Erfolg versprechende Konzept der Bayer Business Services, von dem sowohl die Bayer-Teilkonzerne als auch Unternehmen in den Chemieparks rund um die Bayerwerke und externe Kunden profitieren können. Ziel der Bayer Business Services ist es, einen nachhaltigen Beitrag zur Wertschöpfung der Kunden zu leisten. BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 3 Leistungsschwerpunkte - die Geschäftsfelder Business Enabling & Consulting Law & Patents Business Consulting Logistics Solutions Finance & Accounting Services Pensions Human Resources Services Procurement & Transport IT Operations Science & Technology BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 4 Das Geschäftsfeld BBS-S&T unterstützt Geschäftsprozesse in den Bereichen Wissenschaft, Technik und Umweltschutz. Das Leistungsangebot umfasst wissenschaftliche Profi-Recherchen, Bibliothek-Services, Informationssysteme für Endbenutzer, Entwicklung und Betrieb von Applikationen einschließlich des Betriebs der dafür eingesetzten Server. Zur Sicherung eines stabilen Applikationsbetriebes betreut und betreibt die Abteilung „Systems Management for S&T“ ca. 550 Datenbanken (Oracle) ca. 450 Application-Server (Unix, Windows, VMS ) ca. 50 Terminal-Server (Citrix) an den Standorten: Leverkusen, Dormagen, Uerdingen, Wuppertal-Aprath, Lyon (ex. Aventis), Gaillard (ex HLR) Ca. 10.000 Anwender (weltweit) nutzen unsere Dienstleistungen. BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 5 Rechnerbetrieb für wissenschaftlich/technische Systeme im BayerKonzern Betreuung spezifischer Applikations-Systeme in den Bereichen Forschung, Entwicklung und Technik Dazu gehören z.B. LIMS Laborinfomationssysteme Systeme zur Literaturverwaltung, Patent–Recherche Lagerhaltung von Laborchemicalien Verwaltung von Versuchsdaten Planungs- und Dokumentationsysteme Dazu gehören nicht „Commodities“, z.B. Mail-Server, File-Print-Server, ERP-Systeme (SAP), PCs oder Netzwerke BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 6 Rechnerbetrieb für wissenschaftlich/technische Systeme im BayerKonzern Support-Modell Hardware und Lizenzen etc. gehören dem Kunden (Labor, Forschungs-/Planungsabteilung) HW steht in Rechnerräumen des Kunden oder im RZ Betreuung (remote) wird von SST geleistet (über das gemeinsame Netz des Bayerkonzens) „Wir betreuen Ihre Server“ BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 7 Service-Modell Hardware und Lizenzen (ohne Applikationslizenz) gehört BBS HW steht in BBS-Rechnerräumen (RZ) Betreuung (remote) wird von SST geleistet „Wir stellen Ihnen unsere Server für Ihre Applikationen zur Verfügung!“ Server-Betrieb gemäß ITIL-Prozessmodell S&T Anwender (Kunde A) ApplikationsSupport Hersteller Service Desk Anwender (Kunde B) ServerSupport Hersteller BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 8 Ziele des IT-Controlling bei S&T Steuerung des Resourcen-Einsatzes Zuordnung der Kosten zu den Verursachern Überblick über Kosten und Einnahmen Erkennen von Optimierungspotential Schaffung einer Basis für den Leistungsvergleich mit anderen Anbietern Sicherstellen der Kostendeckung (inkl. Umlagen) Ziele sind nicht: Behinderung der Informationsverarbeitung Reglementierung der Anwender Selbstzweck BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 9 IT-Leistungsverrechnung/Controlling Produkt-“Verkauf“ Transparenz Aufwand Kostenverrechnung Kostenverteilung BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 10 Kostenverteilung (bis ca. 1992) Kennzeichen: Zentrale Abstimmung über Aufgaben und Budget Jährliche Budgetfestsetzung Verteilschlüssel (pauschal bzw. grob nutzungsabhängig) Vorteile Feste Planungsgröße, einfache Planung Einfache Abrechung Minimaler Abstimmungsaufwand Nachteile Wenig Flexiblität Anpassungen an veränderte Kundenforderungen und Umsetzung technischer Innovationen nur schwer möglich BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 11 Kostenverrechnung (1992 - 2002) Kennzeichen: Kostenverrechnung (nach Nutzung) Pauschalen für Serverbetreuung CPU-Zeit, Plattenplatz etc. „Preis“-Liste: Zusammenhang zw. Leistungen und zugeordneten Kosten Vorteile Mitteleinsatz (Investitionen, Resourcen) orientiert sich am Bedarf der Endverbraucher Nachteile hoher Abrechnungsaufwand (Erfassung, Nachweis, Reklamationen) BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 12 Produkt-Verkauf (seit 2002) Kennzeichen: Produktkatalog Detaillierte Leistungsbeschreibungen Service Level Agreements (SLA) Vorteile Fokussierung auf Kundenanforderungen Mindest-Voraussetzung, um Leistungen auch Konzern-extern anbieten zu können Vergleichbarkeit mit externen Anbietern (Benchmarking) Nachteile hoher Abstimmungsaufwand (Angebotserstellung, Bestellung, Erfassung und Nachweis der Leistungserbringung (SL-Reporting), Reklamationsbearbeitung) Leistungserbringung wird auf den vereinbarten SL reduziert BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 13 Server-Produkte im Bereich S&T (Überblick) Support (SAN, Backup, …) Server Infrastructure Support Server Support (UNIX, Linux, Windows, Citrix, VMWARE) Oracle Database Support Middleware Support (Web-Server, ...) Services Server Infrastructure Services (Housing, Storage, …) Terminal Server Services Oracle Database Services Application Services (div. Anwendungen: ASP-Modell) Supportline (Application Support) BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 14 Die Serviceklassen BASic, ADVanced und CRItical Verfügbarkeit max. für höchste Anforderungen Business Basic min. für minimale Anforderungen Business Advanced Business Critical Preis ~ Service Level hoch niedrig (Support Umfang) Die Service- und Support-Leistungen werden in 3 unterschiedlichen Klassen angeboten (BAS, ADV, CRI) BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 15 Dokumente zur Produktstruktur Techn. org. Rahmen (TOR): Grundlegende Regeln und Randbedingungen der Leistungserbringung Produktkatalog (SL) Preisliste BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 17 Asset-Management = CMDB (ITIL) Assset-Management & Configuration Management Database BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 18 Benutzerschnittstelle auf WebTechnologie Vertragsverwaltung und -dokumentation BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 19 ServiceLevel-Reporting BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 20 Produkt-Controlling: Deckungsbeitrags-Rechnung Produktlinie 1 Produkt A Umsatz - Herstellkosten DB II a - Abweichungen Kostenstellen DB II b - Allg. Verwaltung, Vertrieb, Gemeinkosten DB IV BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 21 Produkt B Produktlinie 2 Produkt X Produkt Y Produkt-Controlling Basis für die Geschäftssteuerung Angaben über Umsatz je Produkt Deckungsbeitrag dient zur Sicherstellung, dass allg. Umlagen von den Produkten erwirtschaftet werden Für konzerninterne Umsätze ist EBIT des konzerninternen Dienstleisters von untergeordneter Bedeutung (solange es nicht negativ ist) Kalkulation der Herstellkosten teilweise mit Unsicherheiten behaftet, regelmäßige Überprüfung sinnvoll BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 22 Kosten-Controlling Projekt Faktura Org-KSt KoArt Kundenauftrag Extern Produkt -KST Extern Faktura Kundenauftrag BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 23 Org-KSt KoArt Extern Kosten-Controlling: Kostenstellenrechnung Organisationskostenstellen (je Org-Einheit) Erfassung aller Personal-bezogenen Kosten Gutschriften durch Verrechnung der MA-Leistungen auf Produktkostenstellen Produktkostenstellen (je Produkt-Gruppe) Erfassung aller produktbezogenen Kosten (AfA, Mieten, Lizenzen, Wartung, …) Gutschriften durch Weiterbelastung der kalk. Herstellkosten auf Kundenaufträge Steuerung über Minimierung der Abweichungen je Kostenstelle (= Differenz zw. Kosten und Gutschriften) BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 24 Wechsel des Kostenverrechnungsmodells führt zu erheblichen Änderungen der Prozesse bedarf sorgfältiger Vorarbeit ist ohne ausreichende Tool-Unterstützung nicht möglich und erfordert bei allen Betroffenen (Kunden, Mitarbeitern, Controllern, …) ein NEUES DENKEN ! BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 25 Bayer Business Services Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit … ich bin neugierig auf Ihre Fragen … ! Ihr Ansprechpartner Dr. Helmut Brandt Bayer Business Services - Science and Technology Telefon: Email: +49 (0) 214 / 30 72230 [email protected] BBS-S&T-SST • Dr.Brandt • März 2005 Science & Technology Systems Management • Seite 26
