Kundenbindung, Qualitätsmanagement

Bestellarten, Erwerbungsarten,
Lieferantenauswahl, Ausschreibung
1.
Bestellarten:
1. Feste Bestellung
2. Subskriptionsbestellung
3. Ansichtsbestellung
4. Fortsetzungsbestellung
5. Abonnement
6. Approval plan, blanket order, Standig
Order
7. Eilbestellung
 Haushaltsrechtliche Rahmenbedingungen
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Bestellarten, Erwerbungsarten,
Lieferantenauswahl, Ausschreibung
2.
Erwerbungsarten:
1. Kauf bei Buchpreisbindung
2. Kauf ohne Ladenpreisbindung
3. Tausch
4. Pflichtexemplarablieferung
5. Geschenk, Stiftung
6. Mitschnitt
7. Lizenz
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Bestellarten, Erwerbungsarten,
Lieferantenauswahl
3.
4.
5.
Lieferantenauswahl:
1. Lieferantenprofil
2. Lieferbedingungen und Serviceleistungen
3. Bibliotheksnachlass
4. Kompetenz
5. Preis
6. Ausländische Monografien
7. Kriterien für Zeitschriftenlieferanten
Ausschreibung
Konsortien
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1.1 Bestellarten
1.
2.
3.
Feste Bestellung
– Abnahmeverpflichtung, Normalfall
Subskriptionsbestellung
– Bestellung vor Erscheinen aufgrund
Verlagswerbung
– Preisvorteil (Subskriptionspreis bis
Erscheinen), i.d.R. 15 %
Ansichtsbestellung
– Rückgaberecht binnen einer Frist
– zunächst keine Inventarisierung
– Rückgabe quittieren lassen
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1.2 Bestellarten
4.
5.
6.
Fortsetzungsbestellung
– Kein Bestelldatensatz, Stücktitelaufnahme
Abonnenment
– Bestelldatensatz, keine Stücktitelaufnahme
Approval plan, blanket order, Standig Order
– Approval plan („Standig Order“): Lieferant
wählt aus aufgrund Profil (zur Ansicht),
z.B. ekz, Casalini Libri, Harrassowitz
– Blanket order = gesamte
Verlagsproduktion mit def. Ausnahmen,
fest
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1.3 Bestellarten
7.
Eilbestellung
– kürzere Lieferzeit. Normal:
• inländ. Buchhandel: 1 Tag - 1 Woche
• dtsprachige Verlage: 1-4 Wochen
• außerhalb d. Buchhandels: 1-8 Wochen
• direkt aus EU-Ausland: einige Wochen
• direkt aus USA: Wochen bis Monate
– ggf. zusätzliche Lieferkosten
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1.4 Haushaltsrechtliche
Rahmenbedingungen
Haushalt muss freigegeben sein
2. Bestellende Instanz muss befugt sein
3. Bestellzeitpunkt muss im Haushaltsjahr liegen
4. Lieferzeitpunkt muss im Haushaltsjahr liegen
5. Zahlung der Rechnung muss im Haushaltsjahr
erfolgen
 3 und 4 praktisch nur mit Einschränkung
realisierbar
1.
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2.1 Erwerbungsarten
1.
Kauf bei Buchpreisbindung
–
–
–
–
–
–
–
2.
Preisbindungsgesetz seit 2002
dtsprachige Bücher, nach D importierte Bücher
Musiknoten, kartografische Produkte, Losebl.slgen
elektronische Substitute davon (nicht Multimedia)
bis zu 10 % Nachlass für jedermann zugängliche
kommunale, Landes-, Schüler-, konfessionelle
Büchereien
bis zu 5 % für wiss. Bibl., die jedem zugänglich sind
einheitl. Preise (ex MWSt) in A, CH, D
Kauf ohne Buchpreisbindung
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2.2 Erwerbungsarten
Tausch, z.B.
– Univ.-Bibliotheken: Dissertationen
– Bibl. an Museen: Ausstellungskataloge
4. Pflichtexemplarablieferung
– gesetzl. Verpflichtung der Verleger
– DNB, die meisten Landesbibliotheken,
etliche Universitäts- u. Landesbibliotheken
3.
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2.3 Erwerbungsarten
5.
6.
Geschenk, Stiftung
– Organisationen, Privatpersonen, Sekten
– Man lässt sich nur schenken, was ins
Erwerbungsprofil passt. Keine
Verpflichtungen!
Mitschnitt
– Rundfunksendungen
– restriktives Nutzungsrecht
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2.4.1 Erwerbungsarten
7.
Lizenz
a. Erwerb des Zugriffsrechts (befristetes
Nutzungsrecht, mietähnlich) auf Daten
b. Online-Zeitschriften, -Datenbanken,
-Nachschlagewerke, E-Books, i.d.R. Pakete
mit mehreren 100 oder 1.000 Titeln;
z.T. auch bei CD-ROMs u. DVDs
c. Vertragspartner:
Informationseinrichtung/Konsortium –
Verlag/Host/Aggregator
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2.4.2 Erwerbungsarten
d. Dauer 1-5 Jahre
e. Testphase, Nutzungsstatistiken
f. Empfehlungen für Lizenzverträge:
•
•
•
•
Prinzipien zur Lizenzierung: Richtlinien und
Checkliste für Bibliotheken der SuUB Göttingen
LIBER Grundsätze für den Abschluss von
Bibliothekslizenzen für elektronische
Zeitschriften
Principles for Licensing Electronic Resources
(Association for Research Libraries)
Licensing Digital Resources: How to Avoid Legal
Pitfalls? (European Copyright User Platform)
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2.4.3 Erwerbungsarten
g. Essentials der Empfehlungen:
1. Rechtssystem u. Gerichtsbarkeit des eigenen
Landes
2. Dauerhafter Zugang zu den lizenzierten
Materialien (i.d.R. missachtet)
3. Keine Unkündbarkeitsklausel (keine
Bestandsgarantie, i.d.R.missachtet)
4. Keine Geheimhaltungsklausel (i.d.R. missachtet)
5. Eindeutige Definition der zur Nutzung
zugelassenen Site (i.d. Praxis z.T.
problematisch)
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2.4.4 Erwerbungsarten
6. Eindeutige Umschreibung des zugelassenen
Benutzerkreises; Gastnutzer; Fernnutzer (i.d.
Praxis z.T. problematisch)
7. Festlegung der Preise u. ihre jährliche
Weiterentwicklung (i.d. Praxis z.T.
problematisch)
8. Einschränkungen bei der Nutzung der Daten
(i.d. Praxis z.T. problematisch)
9. Bei Konsortien: Flexibilität bei der Ausweitung
bzw. Einschränkung des Teilnehmerkreises (i.d.
Praxis z.T. problematisch)
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3.0 Lieferantenauswahl




Empfehlungen für die Zusammenarbeit
zwischen öffentlichen Bibliotheken und
Buchhandel. In: BuB - 46 (1994), S. 522-529
Geschäftsverkehr zwischen wissenschaftlichen
Bibliotheken und Buchhandel. In:
Bibliotheksdienst 28 (1994), S. 1261 – 1274
sind Vereinbarungen zwischen Börsenverein
und bibl. Verbänden
legen gegenseitige zu akzeptierende
Erwartungen dar
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3.1 Lieferantenauswahl
1.
2.
Lieferantenprofil: Fächer, Publikationsarten,
Herkunftsländer, Kundenstruktur
Lieferbedingungen und Serviceleistungen
 Bestellungen in gewünschter Form
 selbstständige Reklamationen an die
Verlage bzw. Auslieferungen
 übliche Lieferfristen, Information über
Lieferverzögerungen
 Überwachung von Fortsetzungen
 Lieferschein in gewünschter Form
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3.2 Lieferantenauswahl
2.
Lieferbedingungen und Serviceleistungen…
 Rechnungsstellung in gewünschter Form
 angemessene Zahlungsziele
 Lieferung frei Haus
 örtliche Lieferanten:
 Lieferung ins Büro
 auspacken, ordnen
 Verpackungen entsorgen
 ggf. Bestellzettel einlegen
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3.3 Lieferantenauswahl
2.
3.
4.
Lieferbedingungen und Serviceleistungen…
 Ansichtslieferungen
 Rückgaberecht bei Falschlieferungen
Bibliotheksnachlass für ÖB 10 %, für WB 5 %
Kompetenz
– Ansprechpartner
– zusätzliche Leistungen, z.B. Titeldienste
– bibliografische Kompetenz
– Mitdenken
– termingebundene Aufträge
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3.4 Lieferantenauswahl
5.
6.
Preis bei nicht preisgebundener Ware,
Lieferkosten
ausländische Monografien
– Kosten je nach Lieferweg, Steuern
– Risiken bei Wechselkursschwankungen
– Preisnachlässe je nach Umsatz
– Bezahlungsmodus (ausl. Währung?)
– Zahlungswege, -fristen
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3.5 Lieferantenauswahl
7.
Zeitschriften, bes. bei ausländischen
– Mindestumsatz
– Vorauszahlungen
– Preisnachlässe nach Umsatz
– Beschaffungs- und Versandkosten, Steuern
– Versandarten, -dauer
– Kündigungsfristen
– subscription renewal erforderlich?
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4.1 Ausschreibung




VOL/A verpflichtet zur Ausschreibung, damit
der öffentliche Auftrag auf das
wirtschaftlichste Angebot erteilt werden kann
Bei großen Auftragssummen EU-weit
Öffentliche / beschränkte Ausschreibung
Ausschreibungsverfahren bürokratisch
geregelt, u.a.:
–
–
–
–
Fristen, Anonymität
Dokumentation des Verfahrens
am Verfahren beteiligte Amtspersonen
Vertraulichkeit
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4.2 Ausschreibung

Haushaltsgesetze in Verbindung mit VOL/A
fordert bei der Wertung der Gebote den
Vergleich des Gesamtaufwands aus
–
–
–
–

Bezugspreisen,
Dienstleistungskosten
Bearbeitungsaufwand in der Bibliothek.
(Fast) nie vorgenommen, liefe wegen Arbeits- und
Beamtenrecht ins Leere
Ausnahmen von Ausschreibungspflicht
möglich (freihändige Vergabe), bes. bei
Preisbindung
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4.3 Ausschreibung


Ausschreibungen bei Medienbeschaffung
selten:
– Bei Online-Zss u. –Datenbanken nur 1
Anbieter
– Zu geringe Losmengen
Ausschreibung bei Monografien:
–
–
–
Bezieht sich nicht auf Einzeltitel, sondern auf den
Erwerbungsetat oder Teile davon für d. Folgejahr
Profilbeschreibung, beispielhafte Titelliste (des lfden
Jahrs)
Gebot nach vorgegebener Struktur (Formular)
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4.4 Ausschreibung

Gebot muss Aussagen treffen über:
–
–
–
–
Leistungsfähigkeit des Lieferanten, Referenzkunden
Bei preisgebundener Ware: höchst zulässiger
Nachlass
Bei nicht preisgebundener Ware: durchschnittlicher
Nachlass gegenüber Referenzpreis (z.B. Preis in
British Books in Print)
akzeptierte Formen der Bestellung, der
Lieferscheine und Rechnungen, ggf. technische
Spezifikationen für elektronischen Datenaustausch
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4.5 Ausschreibung

Gebot muss Aussagen treffen über:
–
–
–
–
Bei preisgebundener Ware: höchst zulässiger
Nachlass
Bei nicht preisgebundener Ware: durchschnittlicher
Nachlass gegenüber Referenzpreis (z.B. Preis in
British Books in Print)
akzeptierte Formen der Bestellung, der
Lieferscheine und Rechnungen, ggf. technische
Spezifikationen fur elektronischen Datenaustausch,
Lieferfristen, akzeptierte Zahlungsziele,
Lieferbedingungen wie frei Haus, Rückgabequote,
-fristen, Reklamationsfrist, Entsorgung des
Verpackungsmülls…
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4.6 Ausschreibung

Besonderheiten bei Zss:
–
–
–
–
–
–
–
–
Abonnementsverlängerung automatisch oder per
Renewal-Checkliste?
Abonnementbestand veränderbar?
Umgang mit Lieferverzögerungen, mit
Reklamationen der Bibliothek, mit
Nichtlieferbarkeiten
Lieferhäufigkeit; alternative Preise nach Periodizität
Bestätigung von Bestellungen und Abbestellungen
Information über alle den Einzeltitel betreffenden
Änderungen (Titel, Erscheinungsweise…)
Kündigungsrecht bei Preiserhöhung
Fristen für Abbestellungen
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5.1 Konsortien





= Kundenkartell
Konsortialführer (z.B. eine teilnehmende
Bibliothek, Ministerium) tritt als
Vertragspartner gegenüber Lieferanten auf
Im Vertrag die Konsortialteilnehmer
aufgelistet
Verträge zwischen Konsortialführer und
Konsortialteilnehmern
Preisvorteil
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5.2 Konsortien



Cross Access: einzelne Konsortialteilnehmer
können auf E-Zeitschriften zugreifen, die sie
nicht in Print halten; mind. 1
Konsortialteilnehmer muss e. Print-Abo halten
Additional Access: Zugriff auf E-Zss des
Anbieters, die bei keinem
Konsortialteilnehmer in Print gehalten werden
Ggf. Problem für einzelne
Konsortialteilnehmer, für E-Zss im Paket
anteilig zu bezahlen, die nicht benötigt
werden
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6.1 Vorteilsnahme, Bestechung



Vorteilsnahme im Amt: wenn ein Mitarbeiter
des öffentlichen Dienstes einen persönlichen
Vorteil als Gegenleistung dafür fordert, sich
versprechen lässt oder annimmt, dass er eine
Dienstleistung vornimmt
Nicht erforderlich: falsche oder zweifelhafte
Entscheidung
Persönlicher Vorteil z.B.
– Preisvorteile bei Privatkäufen
– Vom Lieferanten zum Essen eingeladen
– Reise bezahlt…
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6.2 Vorteilsnahme, Bestechung





Bestechlichkeit: wenn nicht nur Dienstleistung
vorgenommen, sondern dabei die
Dienstpflichten verletzt (z.B. unvorteilhaften
Lieferanten ausgewählt)
Vorteilsannahme und Bestechlichkeit nach
§§ 331, 332 StGB strafbar
auch Bestechung strafbar
Bereits der Versuch strafbar
Annahme von Geschenken u. Belohnungen
durch innerbehördliche Verfügungen verboten
(Geringfügigkeitsklausel)
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