Rechnungswesen an der UWH 29. Oktober 2007
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Rechnungswesen an der UWH Symposium kaufmännisches Rechnungswesen für Hochschulen Peter Kallien, Geschäftsführer Private Universität Witten/Herdecke gGmbH 29. Oktober 2007 AGENDA Die UWH als Organisation Das Rechnungswesen im Überblick Der Planungsprozess im Detail Die kritische Bewertung © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007 2 Die UWH als gGmbH Allgemeine Vorbemerkungen zum Rechnungswesen an der Universität Witten/Herdecke Eckpunkte Rechnungswesen Allgemein Die UWH ist als gGmbH strukturiert Kaufmännisches Rechnungswesen (Doppelte Buchführung, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz etc.) zur Planung, Steuerung und Kontrolle Externe Revision und Prüfung © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007 Speziell 10 Jahre Erfahrung mit eigenverantwortlichen Kostenbudgets in den Fakultäten/Bereichen Interne Abstimmung mit den Dekanen und Bereichsleitern Benutzerorientierte Weiterentwicklung 3 Bilanz Geschäftsjahr 04/05 Aktiva Passiva 30.9.2005 TEUR TEUR 30.9.2005 TEUR A. Anlagevermögen A. Eigenkapital I. Immaterielle Vermögensgegenstände Gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten II. Sachanlagen 1. Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken 2. Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung III. Finanzanlagen 1. Anteile an verbundenen Unternehmen 2. Beteiligungen 3. Wertpapiere des Anlagevermögens I. Gezeichnetes Kapital 78 15.375 1.726 282 32 29 B. Umlaufvermögen I. Vorräte 1. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 2. Unfertige Erzeugnisse 3 385 II. Zweckgebundene Rücklagen B. Sonderposten für Investititonszuschüsse zum Anlagevermögen 31 2.853 2.884 14.156 17.101 C. Rückstellungen 1. Steuerrückstellungen 2. Sonstige Rückstellungen 343 17.522 D. Verbindlichkeiten 1. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 2. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen 3. Sonstige Verbindlichkeiten --davon aus Steuern EUR 9.087,85 (i. Vj. EUR 2.489,40)---davon im Rahmen der sozialen Sicherheit EUR 1.451,26 (i. Vj. EUR 7.023,13)-388 86 1.078 1.164 1.100 1 2.366 3.468 II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen 3. Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 4. Forderungen gegen Gesellschafter 5. Sonstige Vermögensgegenstände III. Kassenbestand und Guthaben bei Kreditinstituten C. Rechnungsabgrenzungsposten D. Treuhandvermögen © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007 E. Rechnungsabgrenzungsposten 1.377 14 20 1.170 2.177 1.595 4.758 538 5.683 61 23.266 302 F. Treuhandverbindlichkeiten 23.266 302 4 Gewinn- und Verlustrechnung Geschäftsjahr 04/05 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Erträge aus Spenden und Stiftungen Erträge aus Sponsoringverträgen Erträge aus Forschungsförderung Erträge aus Zuwendungen des Landes NRW Erträge aus Kostenbeteiligung der Studierenden Umsatzerlöse der Zahnklinik Minderung des Bestands an unfertigen Leistungen Sonstige betriebliche Erträge 9. Materialaufwand der Zahnklinik a) Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und für bezogene Waren b) Aufwendungen für bezogene Leistungen Personalaufwand a) Löhne und Gehälter b) Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen Sonstige betriebliche Aufwendungen Erträge aus Beteiligungen Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge Abschreibungen auf Finanzanlagen Zinsen und ähnliche Aufwendungen Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit Steuern vom Einkommen und vom Ertrag Jahresfehlbetrag Entnahmen aus zweckgebundenen Rücklagen Einstellungen in zweckgebundene Rücklagen Bilanzgewinn 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007 2004/2005 TEUR TEUR 6.868 927 3.136 3.834 1.951 5.514 -60 5.826 27.995 578 1.870 2.449 15.161 2.697 17.857 893 7.100 0 67 1 8 -246 45 -292 1.106 815 0 5 Das Rechnungswesen orientiert sich an der Organisationsstruktur Angepasster Ausschnitt des Organigramms der UWH Prinzipdarstellung Kaufmännische Geschäftsführung Controlling Rechnungswesen Personalabteilung Unterstützende Bereiche Fakultät für Medizin Fakultät für ZMK Wirtschaftsfakultät Fakultät für das Stufu Sonstige Bereiche Dekan Dekan Dekan Dekan Bereichsleiter Betriebswirtschaftl. Assistent Betriebswirtschaftl. Assistent Betriebswirtschaftl. Assistent Betriebswirtschaftl. Assistent Kst. Lehrstuhl X Kst. Lehrstuhl X Kst. Lehrstuhl X Kst. Lehrstuhl X Lehrstuhlinhaber Lehrstuhlinhaber Lehrstuhlinhaber Lehrstuhlinhaber Kst. … Kst. … Kst. … Kst. … Kst.-Verantwortlicher Kst.-Verantwortlicher Kst.-Verantwortlicher Kst.-Verantwortlicher Verantwortung bis auf Kostenstelleebene © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007 6 Von der Planung zum Budget Der Planungsprozess des Budgets in 5 Schritten PersonalkostenPlanzahlen Hochrechnung Personalabteilung Fakultäten/Bereche Personalabteilung Fakultäten/Bereiche Eingabe der PersonalkostenPlanzahlen für die 3 folgenden Geschäftsjahre Personalgerüst für Planung Ermittlung der Personalkostenhochrechnung für das abgelaufene Geschäftsjahr Hochrechnung der Kosten für das abgelaufene Geschäftsjahr Basisdaten für Planung © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007 Bereichsplanu ng Vorstellung der Planung Beschluss Budget Fakultäten/Bereiche Geschäftsführung Controlling/ Personalabteilung Finanzausschuss Planung je Bereich für die nächsten 3 Geschäftsjahre Prüfung auf Plausibilität Anpassung der Kostenstellen Neuplanung eingerichteter Kostenstellen Investitionsplanung Zwischenergebnis Prüfung der Planungen je Bereich Festlegung notwendiger Modifikationen Vorbereitung der Unterlagen für Budgetbeschluss Beschlussvorlage Vorstellung der Budgetplanung im Finanzausschuss Beschluss über Budgetplanung je Bereich (3 Optionen: add-on, bleibt gleich, sparen Ggf. Anpassung der Budgets laut Vorgaben Finanzausschuss Endergebnis 7 Auszug Planungssystem UWH Deckblatt Budgetplanung - Fakultät für Medizin Humanmedizin Beispiel Ist GJ 2004/05 Plan GJ 2005/06 Plan GJ 2006/07 Plan GJ 2007/08 Plan GJ 2008/09 FTE Basis Maßnahmen gesamt 33,58 34,57 34,71 32,71 4,50 16,38 36,75 37,50 38,08 50,95 71,46 70,21 Personalmaßnahmen geplant? Ja Ja Ja EDV-Investitionen geplant? Ja Ja Ja Ich habe der BIT meine geplanten BIT-Ressourcen mitgeteilt. Nein Nein Nein Spenden und Stiftungen 500.000 600.000 900.000 900.000 900.000 Zweckgebundene Spenden und Stiftungen 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 Zuwendungen des Landes NRW 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 Kostenbeteiligung der Studierenden 500.000 600.000 500.000 500.000 500.000 Erträge Fremdkliniken 500.000 800.000 780.000 780.000 780.000 Sonstige Erlöse 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 Schenkungen und Erbschaften Sponsoring Forschungsförderung Beratung (Honorare) Weiterbildung / Fortbildung sonstige Dienstleistungen Universitätsinterne Erlöse Erlös aus Gewinnrücklage Summe Erlöse 1 3.420.000 3.920.000 4.100.000 4.100.000 4.100.000 Overhead Belastungen -25.000 -40.000 -40.000 -40.000 -40.000 Gemeinkosten Belastungen -60.000 -75.000 -80.000 -65.000 -75.000 Overhead Gutschriften Gemeinkosten Gutschriften 100.000 35.000 65.000 65.000 65.000 3.435.000 3.840.000 4.045.000 4.060.000 4.050.000 -1.900.000 -2.200.000 -2.500.000 -2.300.000 -2.300.000 -150.000 -150.000 -200.000 -200.000 -200.000 -54.490 -44.568 -69.922 -110.165 -143.466 Fremdklinikkosten -304.641 -333.272 -333.143 -333.143 -333.143 Sachkosten -200.529 -241.957 -667.830 -1.226.007 -1.225.730 -1.423.159 -1.262.198 -1.323.748 -1.323.748 -1.323.748 -5.824 -5.450 -6.909 -4.250 -1.250 -4.038.644 -4.237.445 -5.101.552 -5.497.313 -5.527.337 -603.644 -397.445 -1.056.552 -1.437.313 -1.477.337 -87.450 -60.680 -423.918 -553.541 -180.241 54.490 44.568 69.922 110.165 143.466 -636.604 -413.557 -1.410.548 -1.880.689 -1.514.112 Summe Erlöse nach OH + GK-Verrechnung Personalkosten ohne Honorare Honorare Abschreibungen (AfA) Universitätsinterne Kosten Sonstige Raumkosten Summe Kosten Betriebsergebnis (Erlöse - Kosten) Investitionen abzgl. AfA Cash-Flow I © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007 8 Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (1/4) Alle Kostenstellenverantwortlichen erhalten regelmäßig Budgetauszüge I Beispiel Monatsbericht Vergleichsgeschäftsjahr: 2005/06 Laufendes Geschäftsjahr: 1 Jahr Plan EURO % von Ist Jahr (3 / 1) 2 3 4 Zeile EURO Anzahl Studierende des Bereichs: Hochschullehrer der Kostenstelle: wiss. MA der Kostenstellen: nicht-wiss. MA der Kostenstelle: Bereich / Studiengang: Kostenstelle: Verantwortlich: Kumuliert Ist % von Summe Erlöse bzw. Kosten Jahr Ist 2007 Sp 5 EURO 6 lt. Plan lt. Plan lt. Plan 2006/07 Monat Ist Kumuliert Plan EURO 7 8 bis August Ist % von Summe Erlöse bzw. Kosten August 25.10.2007 % von Summe Erlöse bzw. Kosten - detailliert Berichtsmonat: Druckdatum: Erstellt von: EURO EURO Abw. Abs. Euro (11-10) 9 10 11 12 Abw. Abw. vom % vom %-Pkt. Plan in Plan zum % (11 / 6) Vorjahr (11 / 10 (14 - 4) 100) 13 14 15 Erlöse: Spenden und Stiftungen 070 Allg. Spenden und Stiftungen 100 Sponsoring 130 Forschungsförderung 150 Beratung 170 Weiterbildung/ Fortbildung 190 sonstige Dienstleistungen 220 Umsatzerlöse Zahnklinik 240 Zuwendungen des Landes NRW 260 Kostenbeteiligung der Studierenden 262 Erträge Fremdkliniken 305 Sonstige Erlöse 330 Universitätsinterne Erlöse 370 Overhead Gutschriften 410 Gemeinkosten Gutschriften 415 Bestandsveränderung 425 Summe Erlöse 430 435 Summe Overhead Belastungen Summe Gemeinkosten Belastungen © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007 9 Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (2/4) Alle Kostenstellenverantwortlichen erhalten regelmäßig Budgetauszüge II Beispiel Kosten: 480 Personalkosten ohne Honorare 485 Honorare 515 Materialkosten Zahnklinik 535 Abschreibungen (AfA) 537 Fremdklinikkosten 640 Sonstige betriebliche Kosten Sachkosten 667 Budgetüberschreitung Vorjahr 672 Raumkosten 665 Universitätsinterne Kosten 675 Summe Kosten ohne Investitionen 685 Betriebsergebnis (Erlöse - Kosten) 686 Investitionen 688 abzgl. AfA 690 Cash-Flow I (685 + 686 + 688) Zur Information: Vergleichsgeschäftsjahr: EURO 2005/06 Laufendes Geschäftsjahr: Kumuliert Ist EURO Jahr Plan % von Ist Jahr (3 / 1) Zeile Jahr Ist EURO 694 Ertr. aus geplanten zweckgeb. Spenden 695 Erträge aus geplantem Sponsoring 703 Erträge aus Beteiligungen 704 Erträge aus and. Wertpap. und Ausl. 705 Sonstige Zinsen und ähnl. Erträge 706 Zinsen und ähnl. Aufwendungen 707 Ausserordentliche Erträge 709 Steuern 721 Entnahmen aus Gewinnrücklagen © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007 2006/07 Monat Ist EURO Kumuliert Plan EURO bis August Ist EURO Abw. Abs. Euro (11-10) Abw. Abw. vom % vom %-Pkt. Plan in Plan zum % (11 / 6) Vorjahr (11 / 10 (14 - 4) 100) 10 Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (3/4) Detail Monatsbericht Erlösseite Laufendes Geschäftsjahr: 1 EURO % von Ist Jahr (3 / 1) 2 3 4 Zeile EURO Jahr Plan Sp 5 2006/07 Monat Ist EURO 6 Kumuliert Plan EURO 7 8 bis August Ist % von Summe Erlöse bzw. Kosten 2005/06 Kumuliert Ist % von Summe Erlöse bzw. Kosten Jahr Ist % von Summe Erlöse bzw. Kosten Vergleichsgeschäftsjahr: Auszug EURO EURO Abw. Abs. Euro (11-10) 9 10 11 12 Abw. Abw. vom % vom %-Pkt. Plan in Plan zum % (11 / 6) Vorjahr (11 / 10 (14 - 4) 100) 13 14 15 Erlöse: Spenden und Stiftungen 045 Zweckgeb. Spenden und Stiftungen 020 Kalk. Erlöse geplante zweckgeb. Spenden 025 Erträge unsichere zweckgeb. Spenden 035 Overhead Bel. auf zweckgeb. Spenden 040 070 Gemeinkosten Bel. auf zweckgeb. Spenden Allg. Spenden und Stiftungen 050 Erträge sichere allgemeine Spenden 055 Erträge noch einzuwerbende allg. Spenden 060 Verrechnung allg. Spenden und Stiftungen 065 Kalk. Erlöse allg. Spenden und Stift. 100 Sponsoring 075 Kalk. Erlöse geplantes Sponsoring 080 Erträge nicht-geplantes Sponsoring 090 Overhead Belastung auf Sponsoring 095 130 110 150 135 Gemeinkosten Belastung auf Sponsoring Forschungsförderung Erträge Forschungsförderung Beratung Erträge aus Beratung 170 Weiterbildung/ Fortbildung 155 Erträge aus Weiterbildung 160 Overhead Belastung auf Weiterb. 165 Gemeinkosten Belastung auf Weiterb. © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007 11 2 3 Monat Ist Kumuliert Plan EURO 7 8 % von Summe Erlöse bzw. Kosten EURO Jahr Plan % von Summe Erlöse bzw. Kosten Kumuliert Ist % von Summe Erlöse bzw. Kosten Jahr Ist EURO 9 10 bis August Ist EURO % von Ist Jahr (3 / 1) Zeile Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (4/4) EURO Detail Monatsbericht Kostenseite 1 4 Sp 5 6 EURO Abw. Abs. Euro (11-10) Abw. Abw. vom % vom %-Pkt. Plan in Plan zum % (11 / 6) Vorjahr (11 / 10 (14 - 4) 100) Auszug 11 12 13 14 15 Kosten: 480 Personalkosten ohne Honorare 450 Gehälter 455 Notdienste ZMK 460 Bonuszahlungen 465 Aushilfslöhne 466 Soz. Aufwand Aushilfen 470 Soz. Aufw. und Altersversorgung MA 475 Berufsgenossenschaft 485 Honorare 535 Abschreibungen (AfA) 520 AfA Immaterielle VG 525 AfA Sachanlagen 530 AfA GWG´s 537 Fremdklinikkosten 640 540 Sonstige betriebliche Kosten Sachkosten Lehr-und Forschungsmaterial 545 Zeitschriften 550 Bücher 555 Bewirtung 556 Repräsentations- und Werbekosten 560 Geschenke 565 Reisekosten Externe 570 Reisekosten Mitarbeiter 571 Seminar/Kongr./Tag./etc. 575 EDV - Kosten 580 Porto, Fracht 585 Telefon 590 Bürobedarf, Drucksachen 595 Miete, Leasing 600 Reparaturen, Ersatzteile 605 Versicherungen, Beiträge 610 Prüfungs- und Beratungskosten © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007 12 Selbstkritische Betrachtung des bestehenden Systems Nachstehende Grenzen und Erfahrungen sind an der UWH gemacht worden Grenzen/Erfahrungen Reine kaufmännische Steuerung Keine Qualitätssicherungsfunktion in Lehre, Forschung, Weiterbildung Tendenz zum Informationoverload Keine Profit-Center-Verantwortung, dadurch Übersteuerung durch GF bei schwankenden Erträgen Vertrauensverlust in das System Herausforderungen Weiterentwicklung zum intelligenten Unternehmensführungstool (z.B. Balanced Scorecard) Freiheit der genehmigten Budgets Regelmäßige Schulung der Budgetverantwortlichen Wahrung der Rechtssicherheit im Rahmen der Gemeinnützigkeit der GmbH Lust am Führen und Planen geht verloren Konfrontation Dekane (Wissenschaft) und GF (Wirtschaft) © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007 13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007 14
