Umwelt- Campus Birkenfeld Bedarfsermittlung und Bestellung

VA-NR.:
Bedarfsermittlung und Bestellung
Zielsetzung:
Ermitteln des Materialbedarfs
Geltungsbereich:
Start
D1
Materialentnahmeliste
A1
A3
D2
V
V
V
V
Auslösen einer Bedarfsanforderung
V
Ausfüllen eines Materialanforderungsscheins
M M
V
nein
A4
D2
M
Erfassung des Materialbestandes
Soll-Ist-Vergleich des Lagerbestandes
Materialanforderu
ngsschein
P
V
Bedarfsermittlung FB, VW, RZ, LAB
Bei Entnahme Formular ausfüllen
A2
Zuständig
Dekan
Mittel
Verwaltung
Prozessablauf
Fachbereich
Dokument/ Aufzeichnung
Umwelthandbuch
Fachbereiche, Verwaltung, Rechenzentrum, Labore
Abt. Haushalt
UmweltCampus
Birkenfeld
B 3.1
Bedarfsprüfung
Kontrolle auf Richtigkeit und Realisierbarkeit durch
Verwaltungskoordinator
(Menge, Preis, Qualität )
Materialanforderu
ngsschein
V
V
V
V
V
V
V
V
Bedarfsprüfung
i.O.?
ja
A5
D3
Handbuch
Produktalternat.
D4
Checkliste
Lieferantenbewert
ung
Angebote einholen
Verschiedene Angebote nach Kriterien vergleichen
(Preis, umweltzertifiziert, ökologisches Produkt)
A6
Lieferantenbewertung
Lieferant nach verschiedenen Kriterien bewerten.
Kriterien
erfüllt?
nein
ja
D5
Bestellformular
A7
Bestellung
Bestellung schreiben, unterzeichnen, versenden
D6
Auftrags
bestätigung
Datum: 30.08.2005
Datum:
siehe Prozeß
B 3.2:
Lieferung und
Rechnungsbe
gleichung
Erstellt von: Gabriel Holzheimer, Robert Müller
Freigabe von:
M= mitwirkend, PV= Prozessverantwortlicher, V= verantwortlich
Version: 0.6
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ZIEL UND ZWECK
Ziel dieses Prozesses ist es den Materialbedarf zu ermitteln und ggf. die Bestellung
einzuleiten.
BESCHREIBUNGEN
A1
Bei Entnahme oder Verbrauch von Materialien muss das Formular
Materialentnahmeliste unter der Angabe von Datum, Anzahl, Artikel und
Unterschrift ausgefüllt werden.
A2
In regelmäßigen Abständen wird der Soll- und Ist-Bestand miteinander verglichen.
Abweichungen vom Soll-Bestand müssen zur Bestellung aufgenommen werden.
A3
Damit die Ware von der Verwaltung bestellt werden kann, müssen die
Informationen über die Produkte von den einzelnen Bestellern der Fachbereiche in
einen Materialanforderungsschein eingetragen werden.
A4
Die Richtigkeit des Bedarfs muss mit dem Bedarfsträger abgestimmt werden.
A5
Nach Einholung verschiedener Angebote müssen diese hinsichtlich der Preise und
umweltschonender Eigenschaften (Umweltzeichen) verglichen werden. Die Daten
können dem Handbuch „Umweltfreundliche Beschaffung“ entnommen werden.
A6
Die Lieferanten müssen umweltzertifiziert sein bzw. umweltfreundliche Alternativen
offerieren. Ein Lieferant wird nur dann beauftragt, wenn er umweltfreundliche
Produkte anbietet. Anschließend wird der günstigste Anbieter ausgewählt. Die
Daten können den Lieferantenfragebögen entnommen werden.
A7
Die Bestellung wird telefonisch, per E-Mail, Fax oder postalisch durchgeführt. Die
Daten müssen vorher auf Richtigkeit überprüft werden.
DOKUMENTE
D1
Die Materialentnahmelisten liegen in den entsprechenden Lagern aus. Art,
Stückzahl und Datum der Materialentnahme werden in die Materialentnahmeliste
eingetragen.
D2
D2 enthält alle Informationen über die benötigten Produkte. Er ist von der
Dienststelle gegenzuzeichnen und wird dann an die Verwaltung weitergeleitet.
D3
Aus dem Handbuch „Umweltfreundliche Beschaffung“ oder aus sonstigen
Fachmedien können diverse Informationen
zur Bewertung der Lieferanten
entnommen werden. (Siehe A5)
D4
Die Checkliste „Lieferantenbewertung“ setzt sich aus gesammelten Erfahrungen
und den Informationen aus A5 zusammen.
D5
In das Bestellformular werden alle Informationen über Art, Menge, Qualität usw.
sowohl eingetragen als auch unterzeichnet.
D6
Die Auftragsbestätigung wird vom Lieferanten zugestellt und sichert die korrekte
Übermittlung der Bestellung.
VA-NR.:
Lieferung und Rechnungsbegleichung
Zielsetzung:
Ermitteln des Materialbedarfs
Geltungsbereich:
Prozessablauf
Mittel
Zuständig
A1
D1
HA
Start
Verwaltung
Dokument/ Aufzeichnung
Umwelthandbuch
Fachbereiche, Verwaltung, Rechenzentrum, Labore
Fachbereich
UmweltCampus
Birkenfeld
B 3.2
Warenlieferung
Lieferschein
Prüfen der Waren auf Menge, Qualität und
Unversehrtheit
V
V
V
V
Lieferung
korrekt?
A2
A3
D2
Wareneingangsfor
mular
A4
D3
Ja
Nein
Materiallieferung fehlerfrei
Materiallieferung fehlerhaft
Lieferung sachlich richtig
zeichnen
Beschädigte/unvollständige
Ware registrieren
Material einlagern
Büromaterial reklamieren
Eintragen des Zugangs ins
Wareneingangsformular
Ware zurücksenden / Abholen
lassen
V
Rechnung begleichen
Rechnung
V
M
Ende
Datum: 30.08.05
Datum:
Erstellt von: Gabriel Holzheimer, Robert Müller
Freigabe von:
HA= Haushaltsabteilung, M = mitwirkend, V= verantwortlich
Version: 0.6
Seite: 1 von 2 / 16
V
ZIEL UND ZWECK
Ziel dieses Prozesses ist es die eingegangen Lieferungen zu prüfen und die Rechnungen
zu begleichen.
BESCHREIBUNGEN
A1
Nach Lieferung wird diese auf Vollständigkeit, Unversehrtheit und Qualität geprüft,
was mithilfe des Lieferscheins geschieht.
A2
Die Lieferung wird sachlich richtig gezeichnet. Falls die Lieferung fehlerhaft ist, ist
die Reklamation einzuleiten.
A3
Die Materialien werden auf die einzelnen Lager verteilt und zur Dokumentation ein
Wareneingangsschein ausgefüllt. Bei fehlerhafter Lieferung wird diese reklamiert.
A4
Die Rechnung wird durch Überweisung des entsprechenden Betrages beglichen.
Die Zahlen sollten dann in die Bilanz aufgenommen werden.
DOKUMENTE
D1
Der Lieferschein beinhaltet alle Informationen über Menge und Art der bestellten
Ware.
D2
Das Wareneingangsformular dokumentiert alle an einem bestimmten Zeitpunkt
eingegangenen Waren.
D3
Die Übergabe der Rechnung erfolgt durch den Lieferanten und unterliegt stets
einer Überprüfung auf Richtigkeit.
VA-NR.:
UmweltCampus
Birkenfeld
B 3.3
Tätigkeiten und Umweltbelastungen
Geltungsbereich:
Gesamte Fachhochschule
Umwelthandbuch
1
Büromaterialien
Mittlere Umweltrelevanz / Mittlere Beeinflussbarkeit
2
Labormaterialien
Hohe Umweltrelevanz / Geringe Beeinflussbarkeit
3
EDV-Bedarf
Mittlere Umweltrelevanz / Mittlere Beeinflussbarkeit
4
Sanitärbedarf
Mittlere Umweltrelevanz / Mittlere Beeinflussbarkeit
hoch
Umweltrelevanz
2
mittel
3
1
gering
4
niedrig
mittel
hoch
Beeinflußbarkeit
Datum: 30.08.2005
Datum:
Erstellt von: Gabriel Holzheimer, Robert Müller
Freigabe von:
Version: 0.6
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BÜROMATERIAL
Büromaterialien haben eine mittlere Umweltrelevanz und eine mittlere Beeinflussbarkeit,
da die meisten bestellten Büromaterialien bereits umweltfreundliche Merkmale aufweisen.
Viele Stifte sind beispielsweise lösungsmittelfrei und bei der Beschaffung von
Tonerkatuschen wird darauf geachtet, dass diese dem Hersteller nach Verbrauch zur
Entsorgung wieder zugesendet werden. Hinsichtlich des Papierverbrauchs am UCB ist
allerdings zu konstatieren, dass momentan nur 10% des bestellten Papiers aus
Umweltpapier besteht. Die mittlere Beeinflussbarkeit ergibt sich aus der unbedingten
Notwendigkeit dieser Produkte. Die Menge wird bei steigenden Studierendenzahlen wohl
kaum zu verringern sein; allerdings würde sich durch eine weitere Umstellung auf
umweltfreundliche Materialien noch einiges verändern lassen.
LABORMATERIAL
Sowohl die geringe Beeinflussbarkeit als auch die hohe Umweltrelevanz der
Labormaterialien ergeben sich aus der vergleichsweise hohen Umweltschädlichkeit der
verwendeten Produkte. Eine Substitution durch weniger umweltschädliche Produkte ist bei
Möglichkeit vorgeschrieben.
EDV-BEDARF
Beim EDV-Bedarf besteht sowohl eine mittlere Umweltrelevanz als auch eine mittlere
Beeinflussbarkeit. Angeschaffte EDV-Materialien halten meistens viele Jahre und es wird
auf eine ordnungsgemäße Entsorgung geachtet.
SANITÄRBEDARF
Der Sanitärbedarf weist eine mittlere Umweltrelevanz und ebenfalls eine mittlere
Beeinflussbarkeit
auf.
Alle
verwendeten
Produkte
sind
umweltverträglich.
Papierhandtücher, Toilettenpapier und Seifen sind aus umweltfreundlichen Materialien. Da
es sich hierbei um eine relevante Masse an verbrauchtem Material handelt, kann nicht von
einer geringen Umweltrelevanz gesprochen werden. Auch die Beeinflussbarkeit wird bei
steigenden Studierendenzahlen eher sinken.