Mit Formularen arbeiten

Arbeiten mit Access
Datenbank öffnen: Datei - öffnen - entweder im Kontextmenü unten eine der letzten
geöffneten Datenbanken aussuchen - oder im Explorer nach der installierten Datei:
Uebung_Access die entsprechende Datei aussuchen.
Tipp: Eventuell muss „Inhalte aktivieren“ angeklickt werden.
Es kann nur eine Datenbank geöffnet werden. F,ür jede weitere Datenbank muss die
Access-Anwendung erneut gestartet werden.
Datenbank schließen: Datei - Datenbank schließen. Falls beim Schließen Änderungen
in der Access-Datenbank noch nicht erfolgt sind, bestätigen sie mit „Ja“, um die
Änderungen zu speichern.
Objekte im Navigationsbereich
Tabelle
Abfragen
Formulare
Berichte
Module
Makrons
Eine Tabelle enthält eine Sammlung von Daten zu einem
bestimmten Thema. Jede Zeile einer Tabelle entspricht einem
Datensatz.
Mit einer Abfrage können Daten einer oder mehrerer Tabellen
ausgewertet werden, beispielsweise können alle
Kundenadressen aus einem bestimmten Bundesland ermittelt
werden.
Formulare dienen zur Ansicht, Eingabe und Bearbeitung von
Daten aus Tabellen oder Abfragen.
Mit einem Formular können die datensätze eineer Tabelle
übersichtlich angezeigt und einfach bearbeitet werden. Es
können auch Formatierungen wie Schrift, Farbe und Grafiken
vorgenommen werden. Es gibt Listenfelder, Name: Storch (=
Storch = Listenfeld) oder Optionsfelder evangelisch/katholisch
oder Kontrollfelder (z. B. Position im Betrieb) oder ein Symbol
zum schnellen Ausführen eines Befehls (Drucker)
In Berichten werden Daten aus Tabellen oder Abfragen
zusammengefasst und anschaulich dargestellt.
Beispielsweise kann eine Liste aller Kundenadressen erstellt
und ausgedruckt werden.
Access beinhaltet die Programmiersprache VBA, mit der
Access programmiert werden kann.
Mithilfe von Makrons können Datenbanken automatiisiert
werden.
Mit Formularen arbeiten
Grundsätzliches Wissen
Jedes Feld einer Tabelle - und damit auch jedes Feld des Formulars, das auf der
entsprechenden Tabelle basiert - besitzt einen bestimmten Felddatentyp. Sie können
nur Felder ausfüllen, die den zugewiesenen Felddatentypen entsprechen.
Felddatentyp
AUTOWERT
TEXT
ZAHL
JA/NEIN
HYPERLINK
DATUM/UHRZEIT
MEMO
WÄHRUNG
BERECHNET
Beschreibung
Spezielles, numerisches Feld.
Die angezeigte Nummer wird für jeden
neuen Datensatz automatisch angelegt.
Sie wird nur einmal vergeben und kann
nicht verändert oder gelöscht werden.
Eingabe von Text, Sonderzeichen und
Zahlen möglich.
Sie können in Feldern, denen dieser
Felddatentyp zugewiesen wurde,
maximal 255 Zeichen eintragen.
PLZ und Telefonnummern sind immer
„Text“.
Nur Eingabe von Zahlen möglich. Sie
dürfen in den entsprechenden Feldern
jedoch keine Null als erste Ziffer
eingeben.
Darstellung durch ein Kontrollfeld. Haken
bedeutet „ja“, kein Haken bedeutet
„Nein“.
Ein Hyperlink stellt einen Verweis auf ein
Sprungziel (Internetadresse oder Datei)
dar, zu dem Sie wechseln, wenn Sie das
Feld mit dem Hyperlink anklicken.
Eingabe von Datums- oder Zeitangaben.
Das Datum und Uhrzeit wird dann in das
jeweiligen Format umgewandelt.
Beliebige Eingabe von Text und Zahlen
(maximal 65.535 Zeichen).
Innerhalb eines Memofeldes können Sie
mit der Tastenkombination strg + Enter
einen Zeilenumbruch erzeugen.
Eingabe von Zahlen.
Sie können Währungsbeträge in der
Regel auf unterschiedliche Art und Weise
eingeben. Anschließend wird die
Eingabe automatisch in das festgelegte
Währungsformat umgewandelt.
Ergebnis einer Berechnung. Ein
berechnetes Feld enthält eine Formel,
die sich auf andere Felder derselben
Tabelle bezieht und das Ergebnis der
Berechnung anzeigt.
Beispiel
Kontakt-Nr.
1
D-44534 oder
ISBN 1-5615-877-7
oder
0621 5578369 oder
Funkenweg 6
3.456,78
35 56
mit Stadtführung ☒
ohne Stadtführung ☐
www.suedtours.de
15/10/12 oder
15.10.12 oder
15.10.2012 oder
13:15
Heute noch
Linder
anrufen.
3456
3.456
3.456,00
Frau Brunner
Formel [Anrede] & " " &
[Nachname]
Datensätze finden
\(99999\)00099999;0;* access - tabelle - entwurf feldname: telefonnummerfelddatentyp: text
feldeigenschaften - eingabeformat: ...
ich selbst gebe tel ohne formatierung ein:
01235/123456



Klicken Sie doppelt unter der Gruppe „Formulare“ auf „Kontaktpersonen“
Am unteren Rand befindet sich die Navigationsleiste. Sie können Datensätze
durchblättern.
Eine andere Möglichkeit zum Durchblättern bietet „Start“ - Gruppe „Suchen“ und die
Schaltfläche „Gehe zu“.
Neuen Datensatz eingeben






Neue Datensätze werden an den letzten Datensatz angehängt.
Befehl: strg +
Geben Sie folgende Daten ein. Springen Sie jedes Feld mit der Tabtaste an oder
klicken Sie in das Formularfeld.
Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, wird der Datensatzindikator am linken
Formularrand als Stift angezeigt.
Sobald sie beginnen, Daten in ein leeres Feld einzugeben, wird das Feld „KontaktNr“ automatisch ausgefüllt. Daran erkennen Sie das das Feld ein AutoWert-Feld
(Zählerfeld) ist, das Sie weder bearbeiten noch ändern können.
Access speichert Datensätze automatisch, sobald Sie zu einem anderen Datensatz
wechseln bzw. wenn Sie das Formular schließen.
Tipp:
 Es kann zu Fehlmeldungen kommen, z. B. wenn der Felddatentyp anders bestimmt
ist, schreiben Sie dann Ihren Eintrag in einer anderen Form.
 Um eine andere Formatierung einzugeben. Schließen Sie zuerst das Formular.
Klicken Sie unter Tabelle auf "Kontaktpersonen". Wählen Sie unter "Ansicht" das
Unterverzeichnis "Entwurfsansicht" und wählen Sie eine neue Formatierung. Wählen
Sie für den Felddatentyp die entsprechende Formatierung, indem Sie in der
jeweiligen Zeile rechts die Formatierung anwählen.
Ändern Sie folgende Grundeinstellung, um DIN-gemäß die
Telefonnummer/Faxnummer eingeben zu können:
Besonderheit
Die Felder Telefon (Büro) und Fax sehen die Eingabe einer fünfstelligen Vorwahl vor.
Hat die Vorwahl weniger als fünf Stellen, betätigen Sie entsprechend oft die Leertaste,
bis der Cursor hinter die Klammern springt.
Mit AutoKorrektur können Sie Einfluss auf die Rechtschreibung nehmen.
Datei - Optionen - Dokumentprüfung - AutoKorrektur-Optionen (siehe auch die
Möglichkeit über das Register "Rechtschreibprüfung")
Rechtschreibprüfung
Die Rechtschreibprüfung beginnt an der aktuellen Cursorposition und überprüft den
übrigen folgenden Text. Sie können auch einen Textteil markieren und diesen nur
überprüfen lassen.
Sobald Access ein unbekanntes Wort findet, wird das Wort im entsprechenden Feld des
Formulars markiert und das Dialogfenster "Rechtschreibung: Deutsch (Deutschland)
geöffnet.
Besonderheiten
Wort korrigieren
Wählen Sie in der Liste der Verbesserungsvorschläge den
passenden Vorschlag.
oder


Sollte kein passender Korrekturvorschlag dabei sein,
können Sie den Fehler über eine Tastatureingabe im
Eingabefeld Nicht im Wörterbuch verbessern.
Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Ändern, um das
fehlerhafte Wort in allen Feldern des Formulars zu
korrigieren.
oder
das "falsche" Wort
überspringen
Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle ändern, um das
fehlerhafte Wort in allen Feldern des Formulars zu
korrigieren.
 Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ignorieren".
oder

Die aktuelle
Schreibweise im
Wörterbuch aufnehmen
ein Feld bei der

Kommt das Wort im Formular mehrmals vor, können
Sie es durch Anklicken der Schaltfläche Alle
ignorieren in allen Feldern des Formulars
überspringen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Feld Ignorieren.
Rechtschreibprüfung
ignorieren
Sobald Sie ein anderes Feld anklicken, den Datensatz wechseln oder das Formular
schließen, werden die durchgeführten Änderungen gespeichert.
Hyperlink bearbeiten
Klicken Sie auf den Hyperlink (hier Homepage) - dann auf Hyperlink - Hyperlink
bearbeiten und korrigieren Sie die Adresse.
Gesamten Feldinhalt löschen
Klicken Sie in das betreffende Feld - drücken Sie die F2-Taste - löschen Sie den Inhalt.
Gesamten Datensatz löschen





Klicken Sie auf Start.
In der Rubrik Datensätze klicken Sie auf Löschen - Datensatz löschen
Sie werden noch einmal gefragt, ob der Datensatz gelöscht werden soll.
Bei "Ja" kann er Löschvorgang nicht zurückgesetzt werden.
Manche Datensätze lassen sich nicht löschen, da sie mit anderen verbunden sind.