Mutationen der Mitarbeitenden

Kanton Zürich
Finanzdirektion
Steueramt
Dienstabteilung Quellensteuer
Entwurf
07.01.2014
00:00
Webportal Quellensteuer: Mutationen der
Mitarbeitenden
Das Webportal Quellensteuer ist eine Applikation des kantonalen
Steueramtes Zürich zur Anmeldung und Abrechnung von
quellensteuerpflichtigen Personen. Das Webportal Quellensteuer wird auf
der kantonalen eGovernment Plattform ZHservices betrieben und
garantiert die sichere Abwicklung Ihrer Geschäftsprozesse.
Startseite ZHservices Business
Nach Ihrer erfolgreichen Anmeldung
gelangen Sie auf die Startseite von
ZHservices Business.
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Die Funktionen für die Quellensteuern
finden Sie unter „Angebote“ [1] und
danach „Quellensteuer“ [2].
https://business.services.zh.ch
Startseite Webportal
Quellensteuer
Nachdem Sie den Bereich
„Quellensteuer“ gewählt haben, gelangen
Sie zur Startseite des Webportals
Quellensteuer. Von hier aus können Sie
Quellensteuerabrechnungen erstellen,
quellensteuerpflichtige Mitarbeitende
erfassen, Ihre bearbeiteten Vorgänge
über die Vorgangsverwaltung einsehen
und erfasste Abrechnungsstellen
verwalten.
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Kantonales Steueramt
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Mitarbeitende verwalten
Starten Sie die Anwendung
„Quellensteuerpflichtige Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter verwalten“ [3].
3
In dieser Übersicht werden Ihnen die
erfassten Mitarbeitenden angezeigt. Über
die Filterfunktionen [4] können Sie die
Anzeige der Mitarbeitenden
einschränken. Sie haben die Möglichkeit,
Mitarbeitende nach Name und Vorname
zu suchen [5].
4
5
Neue Mitarbeitende können Sie über
„Neuen Mitarbeiter erfassen (Eintritt)“ [6]
hinzufügen.
Über „Anstellungsverhältnis erfassen“ [7]
können Sie bestehende Mitarbeitende
einer zusätzlichen Abrechnungsstelle
zuordnen [ein Haupterwerb, mehrere
Nebenerwerbe) oder bereits
ausgetretene Mitarbeiter wieder eintreten
lasen.
Hat die Gemeinde den Tarif für den
quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden
bereits verfügt, wird dies in der letzten
Spalte „Aktueller Stand“ entsprechend
angezeigt [8“Tarif mitgeteilt“]. Wurde
noch kein Tarif verfügt, erfolgt die
Quellensteuerabrechnung mit dem
provisorischen Tarif.
Erscheint in der Spalte „Aktueller Stand“
die Anzeige „in Übermittlung“ werden die
Daten aktualisiert und zwischen den
Systemen synchronisiert. Erst nach
erfolgter Synchronisation sind die
vorgenommenen Mutationen ersichtlich.
Bitte beachten Sie, dass dies bis zu 30
Minuten dauern kann.
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Kantonales Steueramt
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Um bestehende Mitarbeitende zu
bearbeiten klicken Sie auf den
Nachnamen [9].
Die Historisierung aller bereits erfassten
Mutationen wird Ihnen angezeigt. Unter
„Zeitperiode“ wird bei langjährigen
Mitarbeitenden die Zeitachse aufgeteilt
um eine bessere Übersicht zu
gewährleisten.
Legende Mitarbeitermutationen
Nachstehend werden Ihnen die
Bezeichnungen der tabellarischen
Historisierung aller Mutationen erläutert.
Einreichedatum
EMA
EMA Datum
Tarif gültig ab
Prov.Tarif
Def.Tarif
Vers.Stammdaten
Vers.Tarifdaten
Wann die Mutation
erstellt wurde
Eintritt, Mutation oder
Austritt
Ereignisdatum der
Mutation
Ab diesem Datum ist
die Mutation gültig
Provisorisch
berechneter Tarif
gem. Ihren Angaben
Von der Gemeinde
mitgeteilter Tarif
Jede Mutation erhält
eine Laufnummer.
Jede Mutation erhält
eine Laufnummer.
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Kantonales Steueramt
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Mutation erstellen
Möchten Sie Änderungen an den
Stammdaten des Mitarbeitenden
vornehmen wählen Sie „Bearbeiten“ [10].
Alle tarifrelevanten Mutationen werden im
Folgemonat wirksam und erfolgen im
Ablauf ähnlich. Unter nicht tarifrelevanten
Mutationen werden Angaben über
Namen, Nationalität, Arbeitsstunden,
Arbeitspensum, Ferienanspruch und
Bruttolohn verstanden. Diese
Änderungen sind ab Ereignisdatum bzw.
ab dem entsprechenden Monat gültig.
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10
11
12
Geben Sie im Feld „Mutation gültig ab“
[11] das Ereignisdatum Ihrer Mutation
ein. Das gültig ab Datum wird automatisch gemäss Regelwerk befüllt [11].
Wählen Sie nun von der Aufzählung [12]
die gewünschte Mutation, welche Sie
erstellen möchten.
13
Bei einer Adressänderung kann, sofern
der Wohnsitzstaat Schweiz ist, die
genaue Adresse über die Adresssuche
[13] eingegeben werden. Bei einem
Wohnsitz ausserhalb der Schweiz kann
die Adresse manuell [14] eingegeben
werden.
Um den Vorgang abzuschliessen wählen
Sie „Speichern und Einreichen“ [15].
14
15
Kantonales Steueramt
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Neuen Mitarbeitenden erfassen
(Eintritt)
Zur Erfassung eines neuen
Mitarbeiteinden müssen die markierten
Pflichtfelder ausgefüllt werden. Sofern
der Wohnsitzstaat Schweiz ist, kann die
genaue Adresse über „Adresssuche“ [16]
eingegeben werden.
Über „Speichern“ [17] können Sie die
Erfassung des neuen Mitarbeitenden
beenden und zu einem späteren
Zeitpunkt fortsetzen. Nachdem Sie alle
Pflichtfelder der Stammdaten erfasst
haben, fahren Sie mit „Weiter“ [18] fort.
Im nächsten Schritt können Sie die
anstellungsrelevanten Daten eingeben.
Beachten Sie dabei, dass nur das
Eintrittsdatum und die Beschäftigungsart
tarifrelevant sind. Mit „Weiter“ fahren Sie
fort. Im Schritt „Provisorischer Tarif“ wird
Ihnen auf Basis der erfassten Daten der
provisorische Tarif [19], welcher bei der
Quellensteuerabrechnung verwendet
wird. angezeigt Dieser Tarif kann von
dem durch die Gemeinde verfügten Tarif
abweichen.
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17
18
Bevor Sie die Daten übermitteln, haben
Sie die Möglichkeit, die Stammdaten des
Mitarbeitenden zu überprüfen. Sollten Sie
einen Fehler bei den Angaben feststellen,
können Sie über „Bearbeiten“ direkt zur
Erfassungsmaske zurückkehren und die
Daten korrigieren. Die Anmeldung wird
über „Einreichen“ übermittelt. Die
zuständige Gemeinde verfügt
anschliessend den definitiven Tarif. Mit
einer E-Mail Notifikation wird Ihnen die
Statusänderung von Ihrem Geschäftsfall
mitgeteilt.
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Kantonales Steueramt
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Bei erfolgreicher Übermittlung erhalten
Sie eine entsprechende Bestätigung. Sie
können sich Ihre Anmeldung als PDFDatei anzeigen lassen [20] und
ausdrucken.
21
Der Status des Geschäftsfalls kann
jederzeit über die Vorgangsverwaltung
[21] eingesehen werden.
Mitarbeitende importieren
Auf der Übersicht der
Mitarbeiterverwaltung haben Sie die
Möglichkeit, Ihre Mitarbeitenden mittels
einer Excel-Datei zu importieren [22].
Eine entsprechende Anleitung finden Sie
auf unserer Homepage.
Export und Import Mitarbeitenden
20
22
23
Mitarbeiter exportieren
Alle aktiven Mitarbeiter können über die
Wahl „Mitarbeiter exportieren“ [23] in
einer Excel-Datei abgespeichert werden.
Diese Datei kann auch für einen späteren
Import erneut verwendet werden. Dabei
ist zu beachten, dass nur IST-Daten zum
aktuellen Zeitpunkt des Vorgangs
exportiert werden.
Kantonales Steueramt
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Mutation erstellen über die
Quellensteuerabrechnung
Starten Sie die Anwendung
„Quellensteuerabrechnung erstellen“ [24].
24
Wählen Sie zum Beispiel „Deklariert“ [25]
in der Spalte „Status“ um mit der
gewünschten Abrechnung zu beginnen.
25
Danach erscheint die Jahresübersicht.
Fahren Sie fort mit der gewünschten
Abrechnungsperiode [26].
Die Quellensteuerabrechnung wird
geöffnet. Am Ende der Zeile eines
Mitarbeitenden finden Sie einen Icon
(Schaltfläche) zum Bearbeiten [27].
Nachdem das Bearbeitungssymbol [27]
gewählt wurde, werden Sie direkt zur
Mitarbeitermutation weitergeleitet. Sie
können nun wie oben im Abschnitt
Mutation erstellen fortfahren.
Kinderabzüge können bei einem
provisorischen Tarif direkt in der
Quellensteuerabrechnung geändert
werden. Es ist empfehlenswert die
Anzahl Kinder auch in den Stammdaten
zu hinterlegen. Bei einer Tarifmitteilung
der zuständigen Wohngemeinde wird der
Tarif definitiv und die Anzahl Kinder kann
in der Quellensteuerabrechnung nicht
mehr geändert werden.
Zusätzliche Informationen und
Support
Weitere Informationen und
Hilfestellungen finden Sie unter
folgendem Link:
https://www.steueramt.zh.ch/internet/finanz
direktion/ksta/de/spezialsteuern/quellensteu
er/webportal/webportal_SSL.html
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