Projekthandbuch

Wirtschaftsingenieurwesen
Betriebsmanagement - Logistik
PROJEKTHANDBUCH
Projekt: Kaiser Käse
Schuljahr: 2014/15
Gegenstand: PMA2
AuftraggeberIn:
Josef Kuschei
ProjektmanagerIin:
Natascha Mitschitz
Projektteammitglieder:
Manuel Kletzl
Xaver Schweitzer
Valentin Moser
Version: 1.0
1
Inhaltsverzeichnis
1
Inhaltsverzeichnis ............................................................................................................................................2
2
Änderungsverzeichnis .....................................................................................................................................3
3
Ansprechpartner ..............................................................................................................................................3
4
Ausgangssituation und Projektkontext ............................................................................................................4
5
Zieleplan ..........................................................................................................................................................6
6
Projektwürdigkeitsanalyse ...............................................................................................................................7
7
Durchführbarkeitsanalyse ................................................................................................................................8
8
Projektantrag ...................................................................................................................................................9
9
Projektorganisation ........................................................................................................................................10
10
Spielregeln .................................................................................................................................................11
11
Kommunikationsformen .............................................................................................................................11
12
Projektstrukturplan .....................................................................................................................................12
13
Meilensteinplan ..........................................................................................................................................13
14
Ressourcen- und Kostenplan ....................................................................................................................14
15
Balkenplan .................................................................................................................................................15
16
Arbeitspaket-Spezifikation .........................................................................................................................16
17
Aufgabenverteilung ....................................................................................................................................17
18
Projektabschlussbericht .............................................................................................................................18
19
Projektfortschrittsbericht ............................................................................................................................19
20
ToDo-Liste .................................................................................................................................................20
21
Sitzungsprotokoll .......................................................................................................................................21
22
Tätigkeitsbericht .........................................................................................................................................22
23
Abkürzungen ..............................................................................................................................................23
Kletzl / Schweitzer / Moser
2014/15
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Änderungsverzeichnis
2
3
Version
Datum
Änderung
Ersteller
1.0
11.12.2014
Grundlegendes Ausgefüllt
V. Moser
1.1
18.12.2014
Überarbeitung
M. Kletzl
1.2
08.01.2015
Überarbeitung
X. Schweitzer
1.3
13.01.2015
Fertigstellung bis Projektstrukturplan
V. Moser
1.4
20.01.2015
Überarbeiteten Projektstrukturplan eingefügt
M. Kletzl
1.5
22.01.2015
Abgabe bis Projektstrukturplan
X. Schweitzer
1.6
07.05.2015
Überarbeitung
M. Kletzl
1.7
23.06.2015
Fertigstellung für Endabgabe
V.Moser
Ansprechpartner
Name
Organisationseinheit
Rolle im Projekt
Kontaktdaten
Josef Kuschei
HTL/WI
Lehrer
[email protected]
Natascha Mitschitz
HTL/WI
Projektleiterin
[email protected]
Xaver Schweitzer
HTL/WI
Teamleiter/Lager
[email protected]
Kletzl / Schweitzer / Moser
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Ausgangssituation und Projektkontext
Ausgangssituation und Problembeschreibung
Projektfindung für Klassenarbeit über das gesamte Schuljahr 2014/15. Zur Hilfe
hielten wir Kurzreferate über Projektfindung/Ideenfindung. Unsere Aufgabe ist es als
Gruppe (3 Personen) die Abteilung Lager und Einkauf zu planen. Dazu wurden uns
vom Lehrer notwendige Unterlagen zur Verfügung gestellt. Wir haben aber auch die
Möglichkeit uns im Internet zu informieren.
Projektkontext
Kontext
Erforderliche Maßnahmen
Das Projekt muss innerhalb eines Jahres
fertiggestellt werden.
Sicherung der Finanzierung, Sicherung der
Ressourcen
Gesamte Firma unterteilt in 4 Abteilungen
ausreichende Kommunikation zwischen den
Abteilungen, schneller Datenaustausch
Layoutplan des Firmengeländes
richtige Dimensionierung, Schnittstellen für
Datenaustausch, Raumplanung, Anlieferwege
Einkauf
genügend Absatz, richtige Lagerhaltung,
Kletzl / Schweitzer / Moser
2014/15
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Projektumweltbeziehungen
Gruppe
Potenziale / Chancen
Konflikte / Risiken
Maßnahmen
Investoren
Vergrößerung des Kapitales
Streichung der Geldmittel Mit gutem Konzept
überzeugen
Ständige positive
Informationen
Kunden
Umsatzsteigerung
Bekanntheit
Umsatzeinbußen
Schlechter Ruf
Presse
Gute Werbung & besserer
Ruf des Unternehmens und
Umsatzsteigerung
Schlechte Werbung
Rufverschlechterung,
Umsatzeinbußen
Lieferanten
Großes Vertrauen, lange
Zusammenarbeit
Termine werden nicht
eingehalten
schlechte Ware
Gute Kommunikation
Qualitätsmanagement
Staat
Förderungen
Nichteinhaltung von
Abordnungen/Gesetzen
im Einzelgespräch um
sachliches Feedback
bitten
Klassenkollegen
nützliche Anregungen
unsachlich kritisieren
Bank
Kredite
Man kann Kredit nicht
mehr zurückzahlen
Guter Umgang mit den
Klassenkollegen
Nur Kredit aufnehmen,
wenn:
- Die Zinsen nicht zu
hoch sind
- Man sich sicher ist,
dass man ihn
zurückzahlen kann
Lehrer
Positiv, da er uns bei der
Realisierung des Projektes
mit Rat
und Tat zur Seite steht.
Schlechte Note, Terminvorzug, überzogene
Forderungen
Kletzl / Schweitzer / Moser
2014/15
Werbung und
Information über die
Produkte
Gute Pressearbeit,
negative Zwischenfälle
vermeiden
Einhaltung aller
Termine und
Forderungen
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Zieleplan
5
Hauptziele




Das Hauptziel unseres Teilbereiches ist es die Lagerhallen für die Reifung, Milch- und
Molketanks zu planen und zu bauen.
Die Lagerhalle sollte Platz für ca.180.000 Laib Käse bieten inklusive einem kleinen
Verwaltungszimmer.
Ziel ist es die nötigen Lebensmittel für etwa 5 Tonnen Käse der in einem Jahr
produziert zu den richtigen Zeitpunkten zu besorgen.
Die nötigen Abläufe in dem Lager müssen koordiniert werden.
Zusatzziele



Automatisierung des Fertigkäselagers
Optimierung des Lagersystems
Optimale Losgrößen im Einkauf
Nicht-Ziele




Lagerhalle aus Holz
Aufwendiges Lagersystem
Hohe Einkaufspreise der Lebensmittel
Falsche Größe der Lagerhallen
Kletzl / Schweitzer / Moser
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Projektwürdigkeitsanalyse
Kriterium
Hoch
Mittel
Niedrig
Begründung
zeitintensiv
X
Projekt dauert ganzes Schuljahr
inhaltlich komplex
X
Alle Aufgaben eines Unternehmens
müssen genau festgelegt werden
strategisch bedeutsam
X
Einer der größten Käseproduzenten
der Welt
neuartig
X
Es werden nur bestehende
Technologien verwendet.
Ähnliche Firmen vorhanden.
risikoreich
X
Relativ gering weil die Firma nur
visuell vorhanden ist und so keine
realen Kosten entstehen können.
ressourcenaufwendig
Kletzl / Schweitzer / Moser
X
Große Produktionsstätten und
Lagerhallen sowie ein
Verwaltungszentrum müssen
errichtet werden
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7
Durchführbarkeitsanalyse
Bereiche
Fragen
Ja/Nein
Bemerkungen
Personalressourcen
Gibt es genug Mitarbeiter?
Ja
Es gibt 15 Mitarbeiter
Finanzielle Ressourcen
Haben wir genug Geld?
Ja
Anfangskapital beträgt 50 Mio. €
Zeitliche Ressourcen
Sind 2 Stunden die Woche
ein Jahr lang ausreichend?
Nein
Um ein Unternehmen wirklich optimal
planen zu können müsste man viel mehr
Zeit investieren und dass ist als Schüler
ziemlich schwer.
Know-How in der Schule
Haben wir die nötigen
Kenntnisse um eine Firma
zu gründen?
Nein
Um ein Unternehmen wirklich erfolgreich
aufbauen und leiten zu könne bräuchte
man mehr Erfahrung
Wirtschaftlichkeit
Sind alle Abläufe gut
durchdacht?
Nein
Es ist noch nicht alles klar
Kletzl / Schweitzer / Moser
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8
Projektantrag
Projektantrag
Name des Projektes
Käsefirma: Kaiserkäse, Abteilung Lager/Einkauf
Ausgangslage
Auf einer leeren Fläche ein Lager aufzustellen.
Projektfindung für Klassenarbeit über das gesamte Schuljahr
2014/15
Vollkommene neu Planung einer komplexen Käse Reifelagerhalle
Lagerung und Einkauf der Firma
Problemstellung
Ziel
Niedrige Lagerkosten, hohe Lagerkapazität, beste Qualität beim
Einkauf zu geringst möglichen Preisen
Nutzen bei Durchführung
Der Betrieb kann reibungslauf ablaufen. Das Lager und der
Einkauf sind ein wichtiges Instrument des ganzen Betriebes.
Der Reifeprozess kann variable eingestellt werden.
Versorgungsfunktion der Produktion.
Bereitstellung von Lagerplätzen.
Notwendige Abteilung fehlt. Keine Reifung möglich.
 Kein Umsatz
Keine Versorgung der Produktion.
Konsequenzen bei Nichtdurchführung
Projektierte Dauer
Schuljahr 2014/2015
Ressourcenbedarf
Fläche, Hallen, Tanks, Regale/Förderbänder, Stapler, Mitarbeiter,
Energieversorgung
Finanzbedarf
Unbekannt, mit anderen Käsefirmen vergleichbart
Designierter Projektauftraggeber
Josef Kuschei
Designierter Projektleiter
Xaver Schweitzer
geplantes Projektteam
Manuel Kletzl, Valentin Moser
Anmerkungen
Es ist uns ein Anliegen, dass diese Firma mit Erfolg und großem
Gewinn geschlossen wird!!
Unterschrift
Datum
Beilagen:
Kletzl / Schweitzer / Moser
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9
Projektorganisation
Projektorganisation
Projektauftraggeber:
Josef Kuschei
Projektleiter:
Natascha Mitschitz
Projektausschuss:
Schweitzer, Grausenburger, Velan, Mitschitz
Projektteammitglieder:
Kletzl, Schweitzer, Moser
Projektmitarbeiter:
Mitschitz,Pfleger,Velan,Grausenburger,Hösel,Alberecht,Engelhart,Hager,Römer
Moser, Schweitzer, Kletzl, Jungwirth
Projektorganigramm
Auftraggeber
Name: Kuschei
Lager
Name:
Schweitzer
Name: Moser
Projektleiter
Name:
Schweitzer
Verwaltung
Name: Velan
Team Lager/Einkauf
Infrastruktur
Name:
Pfleger
Name: Kletzl
Produktion
Name:
Grausenburger
Kletzl / Schweitzer / Moser
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Spielregeln
10
Spielregel
Beschreibung
Anwesenheitspflicht
bei Teamsitzungen
Gilt für alle Betroffenen – bei Verhinderung rechtzeitige
Entschuldigung
Protokolle werden spätestens 3 Tage nach der Sitzung an
alle Betroffenen als e-Mail verschickt
In Sitzungen gilt – auch außerhalb der Schule – Rauch- und
Alkoholverbot
Regelmäßiges Abfragen der Mailbox,
alle Informationen werden per e-Mail verschickt
Protokolle
Sitzungsdisziplin
E-Mail
Dokumentation
Jedes Teammitglied führt sein persönliches Projekttagebuch
Kommunikationsformen
11
Bezeichnung
Inhalte
Teilnehmer
Häufigkeit/Dauer
Jour Fixe
Meinungsaustausch,
Entscheidungen treffen,
Entwicklung beobachten
PTM, PL
regelmäßig
Zusätzliche
Projektteamsitzungen
Inhalte be- und erarbeiten
PTM, PL
wenn erforderlich
PL, AG
monatlich
PTM, PL, PMA
regelmäßig
PTM, PL
regelmäßig
Berichterstattung
E-Mail
Projekttagebuch
Kletzl / Schweitzer / Moser
Information über
„Projektstatus“
Permanente Kommunikation
und Information
Individuelle Dokumentation
des Zeit- und
Kostenaufwands
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12
Projektstrukturplan
Projektstrukturplan
Projekt:
Ablaufplanung Lagerung von Käse, Milch, Molke / Einkauf
Kletzl / Schweitzer / Moser
2014/15
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13
Meilensteinplan
Nummer
PSP-Code
M1
1.1.1
M2
M3
Soll - Plan
Datum
Meilenstein
Adaptierter
Plan
Ist- Termine
Projektstart
Fertigstellung der
Lagerhallen
Fertigstellung der
Energieversorgung
M4
M5
Version:
Änderungsdatum:
Kletzl / Schweitzer / Moser
2014/15
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14
Ressourcen- und Kostenplan
Projekt:
Plankosten
Phase
Kosten-/
Ressource
nart
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
Gesamt
Personal-, Sachaufwand
Summe
Menge
Preis/
ME
Adaptierte Plankosten
Kosten
Menge
Preis/
ME
Kosten
Istkosten
Menge
Preis/
ME
Abweichung
Kosten
15
Balkenplan
Projekt:
Nr.
Aufgabe
MeilensteinArbeitspaket
Anfang
Ende
Kletzl / Schweitzer / Moser
Dauer
Septe
mber
Okto
ber
2014/15
Nove
mber
Dezem
ber
Jan
uar
Feber
März
15 / 23
April
Mai
Juni
Arbeitspaket-Spezifikation
16
Arbeitspaket:
<PSP Nr.> <Arbeitspaketname>
AP Inhalte / Ergebnisse:
<möglichst messbare Beschreibung der Inhalte und Ergebnisse des jeweiligen
Arbeitspakets>
Verantwortlich:
<Name>
Mitarbeit:
<Name>
Abgenommen:
<Name>
Arbeitspaket:
AP Inhalte / Ergebnisse:
Verantwortlich:
Mitarbeit:
Abgenommen:
<Datum>
Projektmanagement
1.1.1
Projektstart
1.1.2
Projektkoordination
1.1.3
Projektcontrolling
1.1.4
Projektabschluss
Legende:
D ... Durchführungsverantwortung
I ... wird informiert
Kletzl / Schweitzer / Moser
E
D
M
M
M
I
M
M
I
D
PMA: <Name>
PMA <Name>
1.1
PTM <Name>
Arbeitspakete
PTM <Name>
PSPCode
PTM <Name>
Projektrollen
PL: <Name>
Aufgabenverteilung
AG: <Name>
17
D
D
M
M
M
I
I
M ...Mitarbeit
E ...wird entscheiden
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Projektabschlussbericht
Projekt: <Projektname>
ABSCHLUSSBERICHT
1) Gesamteindruck
2) Reflexion: Zielereichung
3) Reflexion: Leistungen/Termine
4) Reflexion: Ressourcen/Kosten
5) Reflexion: Interne Organisation/ Umweltbeziehungen
6) Leistungsbeurteilung (ProjektauftraggeberIn, ProjektleiterIn, ProjektmitarbeiterIn)
7) Lessons learned (Zusammenfassende Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge)
8) Planung Nachprojektphase
Aufgaben
Zuständigkeit
Termin
9) Projektabnahme
Vorname Nachname, (ProjektauftraggeberIn)
Kletzl / Schweitzer / Moser
Vorname Nachname, (ProjektleiterIn)
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Projektfortschrittsbericht
Projektfortschrittsbericht
Berichtszeitraum:
Von <Datum>
bis. <Datum>
Projektkrise
Gesamtstatus:
<kurze Beschreibung>
Projekt in
Schwierigkeiten

Projekt im Plan
Status Qualität (inhaltliche Ziele):
Maßnahmen:
Status Termine:
Maßnahmen:
Status Aufwand / Kosten:
Maßnahmen:
Status Teamarbeit:
Maßnahmen:
Notwendige Entscheidungen:
Nächste Schritte:
Kletzl / Schweitzer / Moser
2014/15
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20
ToDo-Liste
Projekt <Name>
Arbeitspaket Nr.
Kletzl / Schweitzer / Moser
Für die Erledigung
zuständig
Zu erledigen bis
2014/15
Anmerkungen
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21
Sitzungsprotokoll
Sitzungsprotokoll
Projekt:
Ort:
Datum:
Beginn:
Ende:
ProtokollführerIn:
TeilnehmerInnen:
Entschuldigt
Tagesordnung:
Ergebnisse:
Zu erledigen
Tätigkeit
Zu erledigen von
Datum:
Unterschrift ProtokollführerIn:
Kletzl / Schweitzer / Moser
Zu erledigen bis
2014/15
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22
Tätigkeitsbericht
Projekt <Name>
Datum
Tätigkeit laut PSP
Dauer in Stunden
Teamarbeit
Einzelarbeit
Unterrichts-zeit Außer Unterr. Unterrichts-zeit
Kletzl / Schweitzer / Moser
2014/15
Außer Unterr.
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Abkürzungen
AG
AuftraggeberIn
PAS
Projektausschuss
PL
ProjektleiterIn
PTM
Projektteammitglieder
PMA
Projektmitarbeiter
Kletzl / Schweitzer / Moser
2014/15
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