4.5. Technologischer Ablauf
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BWL IV – Grundlagen der Organisation Dr. Gudrun Wolf WS 03/04 GasTech GbR „Antrieb der Zukunft“ Personalprojekt zur Neugründung einer Firma in der Automobilbranche Name: Matrikelnummer: Andreas Jelen 76900 505113 Name: Matrikelnummer: Alexander Loose 76900 505084 Datum: 27. Januar 2004 BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma 1. Zielsetzung ...................................................................................... 3 2. Das Unternehmen ........................................................................... 3 2.1. Unternehmensziele ....................................................................................... 3 2.2. Aspekte für die Neugründung einer Firma in dem gewählten Tätigkeitsfeld.. 3 2.3. Zielgruppe und besondere Merkmale ............................................................ 5 3. Arbeitsumfang im Unternehmen .................................................... 5 3.1. Gesamtaufgabe ............................................................................................. 5 3.2. Organisationsziele ......................................................................................... 6 3.2.1. Allgemein ............................................................................................... 6 3.2.2. Personal ................................................................................................. 6 3.2.3. Kunden ................................................................................................... 7 4. Arbeitsteilung .................................................................................. 7 4.1. Aufgabenanalyse........................................................................................... 7 4.2. Aufgabensynthese....................................................................................... 11 4.3. Stellenbeschreibung .................................................................................... 14 4.4. Grundsätze, Vorzüge und Risiken der gewählten Arbeitsteilung ................. 16 4.5. Technologischer Ablauf ............................................................................... 17 4.6. Bedarfsermittlung ........................................................................................ 18 5. Entscheidungs- und Kommunikationsprozesse......................... 19 5.1. Unterstellungsverhältnis .............................................................................. 19 5.2. Organisation der Kommunikation im Unternehmen ..................................... 20 6. Arbeitsorganisation ...................................................................... 21 6.1. Arbeitszeiten ............................................................................................... 21 6.2. Entlohnungsform ......................................................................................... 21 7. Fazit ............................................................................................... 22 8. Quellenverzeichnis ....................................................................... 23 8.1. Literatur ....................................................................................................... 23 8.2. Internet ........................................................................................................ 23 Andreas Jelen und Alexander Loose -2- BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma 1. Zielsetzung Die folgende Ausarbeitung gibt einen Überblick über die Erstellung eines Personalund Organisationsprojektes in einem Unternehmen. Es soll anhand der Neugründung einer Firma im Bereich des Fahrzeugbaus aufgezeigt werden, welche Möglichkeiten und Vorgehensweisen es bei der Personalorganisation gibt und wie diese angewandt werden. 2. Das Unternehmen 2.1. Unternehmensziele Das Unternehmensziel der GasTech GbR ist die Etablierung des Erdgasantriebes (Compressed Natural Gas) für Kraftfahrzeuge als zeitgemäße, zukunftssichere und umweltschonende Alternative zu den herkömmlichen Diesel- und Benzinantrieben. 2.2. Aspekte für die Neugründung einer Firma in dem gewählten Tätigkeitsfeld Die Branche bzw. Sparte ist sehr zukunftsträchtig und damit attraktiv für Unternehmen. Obwohl die Idee des Erdgasfahrzeuges nicht neu ist, befindet sich die Infrastruktur gerade im Aufbau. Dazu gehören z.B. das Tankstellennetz sowie Servicepunkte für Erdgasfahrzeuge. In Deutschland besteht diesbezüglich ein sehr großes Potenzial, da hier erst ca. 15.000 Fahrzeuge mit diesem alternativen Antrieb ausgestattet sind1. Beispiele für funktionierende Systeme gibt es in vielen Ländern wie Argentinien (ca. 1 Mio. Fahrzeuge) und Italien (ca. 450.000 Fahrzeuge) 2. Nach Schätzungen des Bundesverbandes der Deutschen Gas- und Wasserwirtschaft werden bis zum Jahre 2010 ca. 500.000 Fahrzeuge in Deutschland mit Erdgas ausgerüstet sein. Ein weiterer Vorteil ist die Verfügbarkeit von Erdgas bis weit nach dem Jahr 2050. Die Kraftstoffversorgung ist für die nächsten 50 Jahre gesichert. Alternativ kann das Ergasfahrzeug auch mit Bio – Gas betrieben werden. 1 2 Vgl. Scheinwerfer S. 23 Vgl. Scheinwerfer S. 23 Andreas Jelen und Alexander Loose -3- BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma In der folgenden Tabelle werden einige Vorteile bzw. Anreize des Erdgasfahrzeuges erläutert. Aspekt Erläuterung Kraftstoffkosten- Der Kraftstoff Erdgas, der an der Zapfsäule nach Kilo ersparnis abgerechnet wird, ist konkurrenzlos wirtschaftlich. Gerade ca. 50 Cent kostet die Menge Erdgas, die im Brennwert einem Liter Super – Benzin (ca. 1,05 Euro) entspricht. Das ergibt eine Kostenersparnis von etwa 50 Prozent. Bei einer jährlichen Laufleistung von 20.000 Kilometern spart man zum Beispiel gegenüber einem Benzin – Modell pro Jahr rund 1.000 Euro, gegenüber einem Diesel immerhin noch rund 500 Euro. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Mineralölsteuer für Erdgas bis 2020 festgeschrieben ist und somit keine Erhöhung von Seiten des Staates initiiert werden kann3. Unterstützung durch Viele Energieversorger (z.B. E.ON, Gasag) fördern die Energieversorger Neuanschaffung eines Erdgasfahrzeuges oder die Umrüstung auf Erdgas mit Beträgen oder Tankgutscheinen bis zu mehreren Tausend Euro. Das fängt die hohen Umrüstkosten teilweise wieder auf4. Subventionen durch Firmen, die ihre Fahrzeugflotte auf Erdgas umstellen, die EU werden zusätzlich durch EU – Förderprogramme unterstützt5. Umweltfreundlichkeit In der Umweltbilanz können sich die Erdgas – PKW sehen lassen. Es fallen im Vergleich zu Benzinfahrzeugen 80 Prozent weniger Kohlenmonoxid und Stickoxide an und die Emission nichtmetallhaltiger Kohlenwasserstoffe sinkt um rund 73 Prozent6. 3 Vgl. http://www.mit-erdgas-fahren.de/warum_erdgas_uea.htm Vgl. http://www.mit-erdgas-fahren.de/warum_erdgas_uea.htm 5 Vgl. http://www.ikk-hamburg.de/index.php 6 Vgl. http://www.ikk-hamburg.de/index.php 4 Andreas Jelen und Alexander Loose -4- BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma 2.3. Zielgruppe und besondere Merkmale Die hohen Umrüstkosten amortisieren sich umso schneller, je mehr Kilometer gefahren werden. Insofern ist die Zielgruppe auf die Vielfahrer ausgelegt. Dies sind z.B. Pendler, Berufsfahrer und Unternehmen mit großem Fuhrpark. Laut Rainer Inderhees, Leiter der Opel – Vertriebsregion Nord, zahlt sich die Umrüstung „in der Regel in weniger als zwei Jahren“7 aus. Unsere Zielkunden besitzen schon ein Fahrzeug und wollen es aufgrund stark gestiegener Haltungskosten (Benzinkosten, Kürzung Pendlerpauschale) auf Erdgas umrüsten lassen. Des Weiteren sprechen wir als kleinere Gruppe auch die umweltbewussten Fahrzeughalter an, da der Erdgasantrieb die zurzeit umweltfreundlichste Antriebsvariante darstellt. Es muss nun versucht werden, durch ein geschicktes Marketing diese Kunden zu erreichen. Im Falle von Unternehmen könnte dies durch die direkte Ansprache und bei privaten Kunden durch eine indirekte Ansprache mit Hilfe von Werbetafeln auf viel befahrenen Pendlerwegen bzw. Verkehrsknotenpunkten geschehen. Es stellt sich die Frage: „Was hebt die GasTech GbR von anderen, bereits am Markt existierenden, Unternehmen ab?“ Bei der GasTech GbR wird versucht, den Kunden so weit wie möglich in den Prozessablauf zu integrieren und eine Transparenz zu schaffen. Dies soll vor allem mit der „gläsernen Manufaktur“ umgesetzt werden. Dabei ist das Werkstattgebäude zu zwei Seiten mit großen Schaufenstern versehen. Der Kunde kann direkt in die Werkstatt hinein schauen und sehen, was hinter den „Mauern“ geschieht. Ihm wird das Gefühl vermittelt, dass das Unternehmen dem Kunden gegenüber aufgeschlossen bzw. offen ist und ihn herzlich willkommen heißt. 3. Arbeitsumfang im Unternehmen 3.1. Gesamtaufgabe Die Gesamtaufgabe des Unternehmens ist die Umrüstung von benzinbetriebenen Fahrzeugen auf Erdgasantrieb. Als Varianten bieten wir dem Kunden den bivalenten und den monovalenten Antrieb an. Beim bivalenten Antrieb kann das Fahrzeug sowohl mit Erdgas als auch mit Benzin betrieben werden, während bei der monovalenten Variante das Fahrzeug nur mit Erdgas angetrieben wird. 7 Vgl. http://www.ikk-hamburg.de/index.php Andreas Jelen und Alexander Loose -5- BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma Die Umrüstung ist markenübergreifend bei allen benzinbetriebenen Fahrzeugtypen möglich. Eine Ausnahme bilden durch bauliche Hindernisse Motoren, die über eine Benzin – Direkteinspritzung verfügen. Des Weiteren wird, um sich ein breites Kundenspektrum zu sichern, auch die Instandhaltung und Reparatur von Fahrzeugen jeglicher Art angeboten. Der Service umfasst neben der eigentlichen Umrüstung auf Gasantrieb eine ausführliche Beratung sowie Betreuung der Kunden und Interessenten. 3.2. Organisationsziele 3.2.1. Allgemein Aufgrund des zunehmenden Angebots von erdgasbetriebenen Fahrzeugen durch die Fahrzeughersteller und der bis 2020 festgesetzten Mineralölsteuer8 sowie der zukünftigen Einführung der Brennstoffzelle als Alternativantrieb ist die weitere Entwicklung nicht vorhersehbar und folglich mit Risiko behaftet. Ziel kann es also nur sein, sich auf die ändernden Marktanforderungen einzustellen, die Organisation im Unternehmen flexibel zu halten und sich mit der Zeit auf weitere Gebiete bzw. Bereiche auszurichten, um ein langfristiges Bestehen des Unternehmens zu sichern. 3.2.2. Personal Ein sehr wichtiger Bereich innerhalb der Unternehmensorganisation ist die Personalorganisation. Letztendlich hängt der Erfolg der Firma von den Mitarbeitern ab. Insofern müssen auch hier ausreichend durchdachte Organisationsziele gesetzt werden. Im Vordergrund steht die Schaffung von Arbeitsaufgaben mit abwechslungsreichen, ausfüllenden Arbeitsinhalten, um eine zu starke Spezialisierung bzw. Monotonie im Arbeitsalltag zu vermeiden und dem daraus folgenden Motivationsverslust entgegenzuwirken. Den Mitarbeitern soll die vorhandene Qualifikation abverlangt und durch Weiterbildung gefördert werden. Des Weiteren zukunftssicheren möchten wir den Mitarbeitern Arbeitsumfeldes und das Gefühl eines der Zugehörigkeit zum intakten, Unternehmen vermitteln. 8 Vgl. http://www.mit-erdgas-fahren.de/warum_erdgas_uea.htm Andreas Jelen und Alexander Loose -6- BWL IV (Grundlagen der Organisation) 3.2.3. Neugründung einer Firma Kunden Einen weiteren wichtigen Bestandteil bilden die Kundenziele. Der Kunde soll, wie schon bereits erwähnt, in die Prozesse im Unternehmen, so weit es möglich ist, integriert werden. Die Schaffung einer Transparenz für den Kunden in Bezug auf die Firma und seinen Arbeitsauftrag hat oberste Priorität. Zur Verwirklichung dieser Zielsetzung ist eine „gläserne Manufaktur“ geplant, die dem Kunden Einblicke in den eigentlichen Arbeitsablauf in der Werkstatt bietet und ihm die direkte Kontaktaufnahme mit dem bearbeitenden Monteur ermöglicht. Dem Kunden wird ein direkter Ansprechpartner zugeteilt, welcher für die komplette Auftragsbetreuung des Kunden zuständig ist. Probleme, die bei der Auftragsausführung auftreten, werden in Zusammenarbeit mit dem Kunden gelöst. Ein weiteres Ziel ist die nachhaltige Betreuung des Kunden, die sich in Form von Erinnerung an Termine wie TÜV- oder Abgasuntersuchung sowie die Informierung über Angebote und Neuheiten widerspiegelt. Der Kundenservice stellt heutzutage eine wichtige Grundlage in einem Unternehmen dar. Aus diesem Grund soll dem Kunden das Gefühl vermittelt werden, dass er König ist, um ihn langfristig an das Unternehmen zu binden. 4. Arbeitsteilung 4.1. Aufgabenanalyse Definition: „Die Aufgabenanalyse umfasst das schrittweise und systematische Zerlegen bzw. Aufspalten einer Gesamtaufgabe.“9 Die Aufgabenanalyse erfolgt mehrdimensional. Kosiol schlägt eine Analyse nach folgenden fünf Gesichtspunkten vor: 9 Verrichtungsanalyse, Objektanalyse, Ranganalyse, Phasenanalyse und Zweckanalyse. Vgl. Olfert, Rahn, S. 236 Andreas Jelen und Alexander Loose -7- BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma „Dem recht hohen Zeitaufwand für eine umfassende Aufgabenanalyse kann oder möchte die organisatorische Praxis vielfach nicht entsprechen.“10 Deshalb wird häufig nur eine zweidimensionale Analyse, die sich nach Verrichtungen und Objekten orientiert, angewandt. Aufgrund des sehr hohen Zeitaufwands und der besseren Übersichtlichkeit werden wir im weiteren Verlauf nur eine eindimensionale Analyse durchführen. Angewandt werden eine Verrichtungsanalyse, die die Tätigkeiten in Vordergrund stellt und im Falle der Reinigung eine Objektanalyse, bei der sich die Verrichtung auf Objekte bezieht. Umrüstung und Reparatur von Erdgasfahrzeugen GF Beschaffung Montage Vertrieb Verwaltung Reinigung Abb. 1: Unterteilung der Gesamtaufgabe Geschäftsführung Personalorganisation Unternehmensorganisation Personalbedarf Weiterbildung Planung/ Steuerung Stellenausschreibung Operativ Einstellen/ Entlassen Strategisch Überwachung aller Prozesse im UN Abb. 2: Analyse Geschäftsführung 10 Vgl. Olfert, Rahn S. 70 Andreas Jelen und Alexander Loose -8- BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma Beschaffung Lager Warenannahme Einkauf Warenausgabe Pflege Lagerbestand Annahme Kommissionierung Bestandsbuchungen Prüfung Material zum Monteur Umlagerung Lieferantenauswahl Bestellung Ersatzteile Abb. 3: Analyse Beschaffung Montage Vorbereitung Nachbereitung Schutzfolien aufziehen Kontrolle der Fertigmeldung Betriebsmittel an Kd.-betreuer Fzg. in Werkstatt fahren Fahrzeug Reinigen Fzg. aus Werkstatt fahren Arbeitsplatz Material prüfen Hauptaufgabe Durchführung der im Auftrag beschriebenen Arbeiten Erdgas – Tank Einfüllöffnung Prüfung nach Auftragsdurchführung Leitungen Einblasdüsen Steuergerät Umschalter Tankanzeige Abb. 4: Analyse Montage Andreas Jelen und Alexander Loose -9- BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma Vertrieb Marketing Darstellung des UN nach außen Kundenwerbung direkt Kundenbetreuung Kontakt Werbepartner Pflege Kd.-daten Beratung Auftragsbetreuung Neueinträge Annahme TÜV/AU Erinnerung Änderungen Betreuung Reklamation/ Garantie indirekt Verteiler/ Ansprache Plakate Messen Medien Nachhaltige Kd.-betreuung Abwicklung Abb. 5: Analyse Vertrieb Verwaltung Vergabe externe Dienstleister Buchhaltung/ Rechnungswesen Lohnabrechnung Rechnungen schreiben + abgleichen Organisation Tagesablauf Buchhaltung Koordination des tägl. Ablaufs Abb. 6: Analyse Verwaltung Reinigung Werkstatt Empfang Umkleideräume Sanitäranlagen Abb. 7: Analyse Reinigung Andreas Jelen und Alexander Loose - 10 - BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma 4.2. Aufgabensynthese Definition: „ Die Aufgabensynthese stellt die Zusammenfassung der durch die Aufgabenanalyse gewonnenen Teilaufgaben zu koordinierbaren Aufgabenkomplexen dar.“ 11 In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Stellen und die ausgelagerten Tätigkeiten kurz beschrieben. Die Leitung im Unternehmen wird auf den technischen und den kaufmännischen Leiter aufgeteilt. Dabei nehmen beide Personen neben ihren Hauptaufgaben auch Aufgaben der Geschäftsführung wahr. Kriterien für die Aufteilung sind die persönlichen Präferenzen. Andreas ist aufgrund seiner vorherigen Tätigkeit als Automobilmechaniker eher technisch orientiert, während Alexander am kaufmännischen Bereich sehr interessiert ist. Die einzige Ausnahme stellt die teilweise Kundenbetreuung durch den technischen Leiter dar. Dieser Fakt resultiert aus arbeitszeittechnischen Gründen, die mit den Öffnungszeiten zusammenhängen. Die Aufteilung ist eine sinnvolle Möglichkeit, die Arbeitsmotivation der Leiter zu fördern, ihr Potenzial abzuverlangen und sie in das Betriebsgeschehen direkt zu integrieren. Die wöchentliche Reinigung wurde ausgelagert, da eine externe Firma das dafür benötigte Equipment, wie z.B. Reinigungsmittel oder Kehrmaschinen, bereits besitzt und somit die Aufgabe besser bewältigen kann. Die Erläuterung zur Ausgliederung der Buchhaltung wird im Punkt 4.4. noch näher erläutert. 11 Vgl. Olfert, Rahn S. 236 Andreas Jelen und Alexander Loose - 11 - BWL IV (Grundlagen der Organisation) Stellenbezeichnung Neugründung einer Firma Tätigkeitsbeschreibung Technischer Der technische Leiter ist vorwiegend zuständig für den Leiter Bereich der Beschaffung und Montage. Seine Aufgaben umfassen: die Lagerhaltung und –pflege; die Lieferantenauswahl und den Einkauf des benötigten Materials; die umweltgerechte Entsorgungslogistik; die direkte Arbeit am Fahrzeug; die Organisation des Tagesablaufes und die teilweise Kundenbetreuung. Des Weiteren ist er in der Lage, sein ihm unterstelltes Personal führen und leiten zu können. Dazu benötigt er Kompetenz und Fachwissen. Er muss fähig sein als Ansprechpartner für seine Mitarbeiter mit Problemen umzugehen und Konflikte zu lösen. Im weiteren Sinne ist er der Geschäftsführung zugehörig und hat folglich Anteil an der Unternehmensorganisation sowie an bestimmten Teilen der Verwaltung. Kaufmännischer Das Aufgabengebiet des kaufmännischen Leiters umfasst Leiter den Vertrieb und die Kundenbetreuung sowie die Verwaltung und die EDV. Seine Aufgaben umfassen: das Marketing, insbesondere die Darstellung des Unternehmens nach Außen; die Kundenbetreuung als auch Beratung, Auftragsabwicklung und Rechnungslegung und die Organisation des Tagesablaufes. Des Weiteren ist er in der Lage, sein ihm unterstelltes Personal führen und leiten zu können. Dazu benötigt er Kompetenz und Fachwissen. Er muss fähig sein, als Ansprechpartner für seine Mitarbeiter mit Problemen umzugehen und Konflikte zu lösen. Andreas Jelen und Alexander Loose - 12 - BWL IV (Grundlagen der Organisation) Weiterhin Neugründung einer Firma übernimmt er einen großen Teil der Geschäftsführung, das heißt, er ist für die komplette Personalorganisation und die Unternehmensführung, gemeinsam mit dem technischen Leiter, zuständig. Externe Die beauftragte Reinigungsfirma säubert in regelmäßigen Reinigungskraft Zeitabständen folgende Teile des Gebäudes: Vorraum / Empfang Werkstatt WC / Umkleideräume Fenster Darunter ist eine komplette Reinigung mit Fegen und Wischen zu verstehen. Externe Das beauftragte Unternehmen hat die folgenden Aufgaben Buchhaltung & ordnungsgemäß und gewissenhaft auszuführen: Lohnabrechnung die komplette Buchführung; die Lohnabrechnung mit allen einzelnen Bestandteilen und Des das Erstellen des Jahresabschlusses. Weiteren werden monatlich spezifische, vorher abgestimmte Kennzahlen an die Geschäftsführung der GasTech GbR übermittelt bzw. bereitgestellt. Externe Bei Bedarf werden Aufträge an externe Wartungsfirmen zur Wartung Instandsetzung von defekten Arbeitsmitteln oder Einrichtungen vergeben. Andreas Jelen und Alexander Loose - 13 - BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma 4.3. Stellenbeschreibung I. Bezeichnung der Stelle: Kfz – Mechaniker II. Unterstellung: Der Stelleninhaber ist dem technischen und kaufmännischen Leiter unterstellt. III. Überstellung: Keine IV. Stellvertretung: Im Verhinderungsfall wird die Arbeit auf die restlichen Kfz – Mechaniker verteilt. V. Ziele der Stelle: Der Stelleninhaber hat seine Aufgabe so wahrzunehmen, dass: alle ihm übertragenen Aufgaben sachlich richtig, termingerecht, zügig und wirtschaftlich erledigt werden; die vorgegebene Qualität jederzeit gewährleistet ist; Maschinen, Geräte und andere technische Einrichtungen in der Montage wirtschaftlich eingesetzt und werterhaltend gepflegt werden; das Ansehen und der Ruf des Unternehmens als eines leistungsfähigen und modernen Betriebs bei den Beschäftigten des Unternehmens und in der Öffentlichkeit gewahrt und gestärkt werden; die vorgesetzte Stelle über den Stand des Auftrages sowie über außergewöhnliche Vorkommnisse in seinem Bereich unterrichtet ist und Betriebsgeheimnisse und die Vertraulichkeit von Daten, die nicht allgemein zugänglich sind, gewahrt bleiben. VI. Aufgaben und Kompetenzen: Folgende fachliche Aufgaben hat der Stelleninhaber selbst wahrzunehmen: Er führt die ihm übertragenen Aufgaben am Fahrzeug selbstständig und gewissenhaft aus; Er informiert die Vorgesetzten über eine sich abzeichnende oder eingetretene zu geringe Auslastung; über absehbar nicht einhaltbare Termine, aufgetretenen Probleme; Andreas Jelen und Alexander Loose - 14 - BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma Er kontrolliert die Einhaltung der vorgesehenen Termine; die ausgeführten Arbeiten; Er nimmt teil an den monatlich stattfindenden Besprechungen; VII. Weiterbildung: Für die Weiterbildung des Stelleninhabers ist die Geschäftsführung verantwortlich. Der Betrieb hat ihn in angemessenem Umfang freizustellen und übernimmt die dafür notwendigen Kosten. VIII. Beschwerden: Der Stelleninhaber kann Beschwerden direkt seinem Vorgesetzten vortragen. IX. Anforderungen: Der Stelleninhaber sollte nachfolgende Qualifikationen besitzen: Fachkompetenz: Fachspezifische Berufsausbildung; Kenntnisse des Einbaus, der Einstellung und Reparatur von Erdgasfahrzeugen; Mindestens dreijährige Berufserfahrung; Persönliche-/Sozialkompetenz: Teamfähigkeit; Kommunikationsfähigkeit; Fähigkeit mit Kunden umzugehen; Problemorientiertes/analytisches Handeln; Die Geschäftsführung behält sich vor, die Stelle an die sich verändernden Bedingungen anzupassen. Andreas Jelen und Alexander Loose - 15 - BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma 4.4. Grundsätze, Vorzüge und Risiken der gewählten Arbeitsteilung Ein Grundsatz der gewählten Arbeitsteilung ist, dass der Mitarbeiter durch eine breite Aufgabenstreuung bzw. –fächerung eine vielseitige und abwechslungsreiche Arbeitsaufgabe erhält. Der Mitarbeiter bekommt die Verantwortung für seinen Bereich übertragen. Er hat einen klar abgrenzbaren, überschaubaren Arbeitsbereich für den er selbst zuständig ist und in dem selbständig gearbeitet werden kann. Dies beugt einem Motivationsverlust vor, welcher der erste Vorzug der gewählten Arbeitsteilung ist. Ein weiterer Grundsatz ist die Ausgliederung von Arbeitsaufgaben, die nicht im Hauptgeschäftsfeld liegen und eine zu starke Vertiefung in die Materie erfordern, wie zum Beispiel die Buchhaltung. Dies bringt den Vorteil, dass die Hauptbeschäftigung des Unternehmens wirklich im Hauptgeschäftsfeld liegt und somit kein zu großer Verwaltungsapparat entsteht. Eine extern auf Buchhaltung spezialisierte Firma kann diese Aufgabe viel effizienter und professioneller bewältigen, da sie über das entsprechende Know – how verfügt und durch die Spezialisierung in diesem Gebiet auf dem aktuellsten Stand ist. Die enge Einbeziehung der Geschäftsführung in alle im Unternehmen ablaufenden Prozesse ist ein weiterer Vorzug, der ein gutes Betriebsklima schafft. Es besteht ein direkter Kontakt zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitern, so dass auftretende Probleme schnell erkannt und zusammen gelöst werden können. Wie fast jedes Modell birgt auch dieses Modell der Arbeitsteilung Risiken. Ein Problem, das sicherlich auftritt, ist die Abhängigkeit von externen Dienstleistern, da bei auftretenden Konflikten die Umstellung auf andere Dienstleister einen enormen Zeitaufwand mit sich bringt. Des Weiteren entsteht durch die Ausgliederung der Buchhaltung die Gefahr des Verlustes der Übersicht über die Finanzen der Firma. Der externe Dienstleister stellt zwar monatlich aufgearbeitete Kennzahlen bereit, aber die Gefahr der Ungenauigkeit besteht trotzdem. Ein weiteres Risiko birgt die Aufteilung der Geschäftsführung auf zwei Personen. Bei eventuell auftretenden Problemen seitens der Mitarbeiter gestaltet es sich schwierig, die dafür zuständige Ansprechperson zu bestimmen. Andreas Jelen und Alexander Loose - 16 - BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma 4.5. Technologischer Ablauf Der technologische Ablauf stellt eine von vielen möglichen Varianten der Auftragsbearbeitung aus der Sicht des Unternehmens dar. Er dient als Grundlage zur Ermittlung des Zeitumfanges der jeweiligen Tätigkeiten und somit zur Bestimmung des Personalbedarfs. Anfallende Tätigkeiten Mitarbeiter Zeitumfang Empfang und Begrüßung des Kunden Kaufmännischer Leiter 5 min Kundenberatung / Auftragsannahme Kaufmännischer Leiter 25 min Zuordnung Monteur zum Auftrag Kaufmännischer Leiter 10 min Materialbeschaffung Technischer Leiter 5 min Warenannahme Material Technischer Leiter 20 min Weiterleiten des Materials an den bearbeitenden Monteur Technischer Leiter 5 min Auftragsausführung (Montage, Prüfung, Reinigung) Monteur 3 Tage Fertigmeldung an Kd.-betreuer Monteur 5 min Fertigmeldung an Kunden Kaufmännischer Leiter 5 min Rechnungserstellung / -abgleichung Kaufmännischer Leiter 15 min Fahrzeugübergabe an Kunden Kaufmännischer Leiter 15 min Andreas Jelen und Alexander Loose - 17 - BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma 4.6. Bedarfsermittlung Arbeitszeitbedarfsermittlung Vorraussetzunge n: Arbeitszeit Mitarbeiter/Tag 7,5 h/Tag = 37,5 h/Woche Ermittlung jährliche Betriebszeit 352 Tage - 52 Sonntage - 52 Samstage - 9 Feiertage = 252 Arbeitstage Zeitbedarf je Fzg nach Ablaufskizze: Montage: 22,5 h Lager: 0,5 h addiert = 24,25 h/Fzg KD-Berater: 1,25 h voraussichtliche Schätzung Fzg/Jahr: 250 Fzg/Jahr = 1 Fzg/Arbeitstag Zeitbedarf pro Arbeitstag: 1 Fzg/Arbeitstag x 24,25 h/Fzg = 24,25 h/Arbeitstag Zusätzlicher Zeitbedarf pro Arbeitstag: Montage 0,5 h (z.B. Reinigung, Teamsitzung,..) Lager 2,0 h (z.B. Pflege Lager, Lieferantenbeziehung, Team,...) KD-Berater 2,0 h (z.B. Marketing, nachhaltige Kundenbetreuung, Team,...) addiert = 4,5 h/Arbeitstag endgültiger Zeitbedarf/Arbeitstag: 24,25 h/Arbeitstag + 4,5 h/Arbeitstag = 28,75 h/Arbeitstag Arbeitskräftebedarfsermittlung Pro Arbeitstag benötigte Stunden: 28,75 h/Arbeitstag Stunden pro Mitarbeiter pro Arbeitstag: 7,5 h/Arbeitstag Andreas Jelen und Alexander Loose - 18 - BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma Effektive Stunden pro Mitarbeiter pro Arbeitstag: Stunden/Jahr: 252 Arbeitstage/Jahr x 7,5 h/Arbeitstag = 1890 h/Jahr Urlaub/Jahr: 28 Arbeitstage/Jahr x 7,5 h/Arbeitstag = 210 h/Jahr Krank/Jahr: 10 Arbeitstage/Jahr x 7,5 h/Arbeitstag = 70,5 h/Jahr Subtrahiert = 1609,5 h/Jahr = 6,38 h/Arbeitstag Arbeitskräftebedarf pro Arbeitstag: 28,75 h / 6,38 h = 4,5 Mitarbeiter Wie aus der Rechnung ersichtlich ist, besteht ein Arbeitskräftebedarf von 4,5 Mitarbeitern. Demnach werden zu den 2 Leitern noch 3 weitere Arbeitskräfte in der Montage eingesetzt. Die restliche halbe Stelle ist als Puffer für unvorhersehbare Ereignisse gedacht. Dies könnten zum Beispiel längerfristige Krankschreibungen oder einfach nur Auftragsschwankungen sein. 5. Entscheidungs- und Kommunikationsprozesse 5.1. Unterstellungsverhältnis Da die GasTech GbR bei der Neugründung noch ein sehr kleines Unternehmen ist, muss der Aufwand und Nutzen einer kompletten Durchorganisation beachtet werden. Sicherlich kann man alle Unterstellungsverhältnisse und Dienstwege regeln und viele Vorschriften aufstellen. In einem kleinen Untenehmen ist der Aufwand dafür aber zu hoch. Die Unterstellungshierarchie ist in unserem Unternehmen sehr flach. Die zwei Leiter, welche gleichzeitig die Geschäftsführer und Geschäftsinhaber verkörpern, stehen hierarchisch gesehen über den Monteuren bzw. Mechanikern. Kaufmännischer Leiter Technischer Leiter (Alexander) (Andreas) Kfz - Mechaniker Kfz – Mechaniker Kfz – Mechaniker (Atze Lehmann) (Horst Held) (Karl Heinz) Abb. 8: Darstellung Unterstellungsverhältnis Andreas Jelen und Alexander Loose - 19 - BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma Als Rechtsform wurde das Eingremienmodell der GbR gewählt, welches den Vorteil eines von der gesetzlichen Seite her großen Spielraums bietet und somit eine große Flexibilität besitzt. Falls das Unternehmen wachsen sollte und später Kapital benötigt, ist es immer noch möglich die Rechtsform zu ändern. Bei der Frage nach dem Führungsstil haben wir uns für den kooperativen Führungsstil entschieden. Das soll heißen, dass eine starke Kooperation zwischen den leitenden Angestellten und den Mitarbeitern besteht. Die fachliche Kompetenz der Mitarbeiter soll bei der Entscheidungsfindung mit einbezogen werden. Die Mitarbeiter können selbstständig arbeiten und Vorschläge einbringen, wodurch ihnen das Gefühl der Anerkennung vermittelt werden soll. Die Mitarbeiter werden nach Mc Gregor als Menschenbild Y eingestuft. Das Maß an Verantwortung und Selbstständigkeit, welches dem Mitarbeiter übertragen wird, hängt jedoch immer von seinem Reifegrad ab. Hat der Mitarbeiter einen niedrigen Grad an Kenntnissen, Fähigkeiten und Erfahrungen, so wird am Anfang der Führungsstil sicherlich von mehr autoritären Elementen durchwachsen sein. Grundsätzlich soll der Mitarbeiter jedoch zum kooperativen Führungsstil hingeführt werden. „Mit welchen Instrumenten führt man solch ein Unternehmen?“ Dazu stehen verschiedene Führungsinstrumente zur Auswahl. Dies wären zum Beispiel die Mitarbeiterauswahl, Förderungs- und Entwicklungsgespräche sowie die Kontrolle. Ein weiteres wichtiges Instrument ist die Zielvereinbarung, bei der in Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter ein bestimmtes Ziel abgesteckt wird. Dieses muss er durch selbstständiges Arbeiten in einem vorgegebenen Zeitraum erreichen. Als Führungstechnik wählen wir, wie schon indirekt erwähnt, das „Management by Delegation“. Dem Mitarbeiter wird ein fest umgrenzter Aufgaben-, Kompetenz- und Verantwortungsbereich übertragen, in dem er selbstständig arbeiten soll. Neben der Steigerung der Leistungs- und Verantwortungsbereitschaft der Mitarbeiter werden die Führungskräfte von Routineaufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, entlastet. 5.2. Organisation der Kommunikation im Unternehmen Wie schon im vorherigen Abschnitt angesprochen, muss der Nutzen und Aufwand abgewogen werden. In einem kleinen Unternehmen geht die Kommunikation noch sehr direkt vonstatten. Wenn Kommunikationsbedarf besteht, wird der entsprechende Andreas Jelen und Alexander Loose - 20 - BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma Mitarbeiter des Unternehmens direkt angesprochen. Zur Verbesserung der Kommunikation wird monatlich eine Mitarbeiterversammlung stattfinden. Dabei sollen zentrale Probleme angesprochen und Lösungen herausgearbeitet werden. Es ist eine Möglichkeit für die Mitarbeiter ein Feedback gegenüber der Geschäftsführung zu geben. Bei sehr dringenden Problemen ist jederzeit die direkte Ansprache der betreffenden Person möglich und sogar erwünscht. Mit diesen Sitzungen soll vermieden werden, dass Probleme zu lange bestehen, sich aufwiegeln und für ein schlechtes Betriebsklima sorgen. Letztendlich kann jeder Mitarbeiter bei einem guten Betriebsklima optimal arbeiten. 6. Arbeitsorganisation 6.1. Arbeitszeiten Die Öffnungszeiten des Unternehmens sind von Montag bis Freitag 08.00 Uhr bis 18.30 Uhr. Demnach ergeben sich folgende Arbeitszeiten für die Mitarbeiter: Die Monteure und der technische Leiter arbeiten mit 45 Minuten Pause von 08.00 bis 16.15 Uhr. Um längere Öffnungszeiten zu gewährleisten, arbeitet der kaufmännische Leiter von 10.30 Uhr bis 18.45 Uhr. Von 08.00 Uhr bis zur Ablösung durch den kaufmännischen Leiter um 10.30 Uhr übernimmt der technische Leiter die Kundenbetreuung. 6.2. Entlohnungsform Die Vergütung der Mitarbeiter erfolgt durch einen Prämienlohn, der sich aus dem Grundgehalt und einer leistungsbezogenen Prämie zusammensetzt. Um den Mitarbeitern eine Lebensgrundlage zu bieten, wird die Prämie nur als ein Bonus gesehen und entspricht max. 15 Prozent des Grundgehaltes. Die Prämie wird in Abhängigkeit von der Produktivität und Qualität der ausgeführten Arbeiten ausgezahlt. Die Einbeziehung der Qualität ist uns sehr wichtig, um einen Leistungswettbewerb zwischen den Mitarbeitern, der eventuell zu Qualitätsverlusten führen könnte, zu vermeiden. Durch die Möglichkeit der direkten Beeinflussung der Erfolgsparameter erhoffen wir uns eine Steigerung der Motivation, die sich positiv auf die Produktivität und Arbeitsleistung auswirkt. Des Weiteren wird zur besseren Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen, eine Gewinnbeteiligung am Ende eines Geschäftsjahres ausgezahlt. Dadurch soll Andreas Jelen und Alexander Loose - 21 - BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma eine zusätzliche Motivation der Mitarbeiter erreicht und ihnen Einblicke in die wirtschaftliche Lage des Unternehmens geboten werden. Zu Beginn der Tätigkeit in unserem Unternehmen erhält der Mitarbeiter während einer dreimonatigen Einarbeitungszeit ein geringeres Festgehalt ohne Prämien, da er sich erst an die neue Umgebung und die Organisation des Unternehmens gewöhnen muss und somit nicht seine volle Arbeitsleistung erbringen kann. Nach erfolgter Einarbeitung erhält er dann den Prämienlohn. Um eine gerechte Entlohnung der Mitarbeiter zu gewährleisten, erfolgt erst nach einer Leistungsbeurteilung durch die Vorgesetzten eine Erhöhung des Lohnes. Die Beurteilung beinhaltet nicht nur Aspekte der Arbeitsleistung sondern auch der Arbeitsqualität und soll somit eine gerechte Entlohnung der Mitarbeiter gewährleisten. 7. Fazit Eine gute Organisation in einem Unternehmen ist heutzutage unerlässlich um innerbetriebliche Prozesse transparent zu gestalten und somit optimale Abläufe zu gewährleisten. Bei der Organisation müssen insbesondere die Größe und die ausgeführten Tätigkeiten und der daraus folgende Aufwand – Nutzen beachtet werden. Nach Gutenberg muss das Gleichgewicht zwischen der Variabilität der betrieblichen Tatbestände und dem Ausmaß genereller Regelungen beachtet werden 12. Dieser schmale Grat zwischen Über- und Unterorganisation ist sicherlich die schwierigste und anspruchvollste Aufgabe bei der Unternehmensorganisation. Die Unternehmensstrukturen müssen von Anfang an flexibel gestaltet sein, um auf spätere Veränderungen schnell reagieren zu können, ohne dass das ganze Unternehmen neu organisiert werden muss. 12 Vgl. Schreyögg S. 107 Andreas Jelen und Alexander Loose - 22 - BWL IV (Grundlagen der Organisation) Neugründung einer Firma 8. Quellenverzeichnis 8.1. Literatur Klaus Olfert und Horst – Joachim Rahn „Kompakt – Training Organisation“ In Friedrich Kiehl Verlag GmbH, Ludwigshafen (Rhein), 2. Auflage, 2002 Georg Schreyögg „Organisation“ In Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Gh. Gabler GWV Fachverlage GmbH, Wiesbaden, 4. Auflage, 2003 Frieder Harbusch, Thomas Langholz „100 Prozent Auto – 50 Prozent kosten“ Schweinwerfer 04/2003 8.2. Internet http://www.ikk-hamburg.de/index.php vom 22.12.2003 um 12.39 Uhr http://www.mit-erdgas-fahren.de/warum_erdgas_uea.htm vom 22.12.2003 um 12.57 Uhr http://www.swb-enordia.de/index.php?jump=http://www.swbenordia.de/ enordiagas/enordiagas_mobil.html vom 22.12.2003 um 13.06 Uhr http://www.economysite.info/autogas_us/aenderungen.html vom 22.12.2003 um 13.23 Uhr http://www.economysite.info/autogas_us/ersparnis.html vom 22.12.2003 um 13.26 Uhr http://www.erdgasfahrzeuge.de/starthtml/erdgasfahrzeug_fahrz_umrt.html vom 23.12.2003 um 10.00 Uhr http://www.igmetall.de/tarife/tarifdatenbank/ vom 08.01.2004 um 18.23 Uhr Andreas Jelen und Alexander Loose - 23 -
