Protokollbuch
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ERFOLGREICHE SCHRIFTFÜHRERUND PRESSEARBEIT Funktionärstag in Linz 21. März 2009 Monika Ramböck Holzöster 10 5131 Franking 0664/ 455 34 37 [email protected] Schriftführer- und Presseschulung Inhaltsverzeichnis Aufgaben des/der Schriftführer/In .............................................................. 3 Protokollbuch ................................................................................................ 3 Leistungsabzeichen ....................................................................................... 4 Jahresrückblick ............................................................................................. 4 Einladungen .................................................................................................. 5 Öffentlichkeitsarbeit ..................................................................................... 6 Überlegungen vor jeder Werbeaktion .......................................................... 6 Corporate Design .......................................................................................... 7 Einladungen/Plakat ...................................................................................... 7 Die häufigsten Werbefehler .......................................................................... 8 Presseaussendung ...................................................................................... 10 2 Schriftführer- und Presseschulung Aufgaben des/der Schriftführer/In Mitschreiben und Verfassen von Protokollen bei Sitzungen In Abstimmung mit Leiter oder Leiterin die Tagesordnungen für Sitzungen erstellen Führung des Protokollbuches Mitglieder sollen im Protokollbuch Einsicht nehmen können. Schriftverkehr für die Gruppe führen In Zusammenarbeit mit dem Pressereferenten: Presseaussendungen, Plakate und Flyer gestalten, Schaukasten gestalten, Öffentlichkeitsarbeit durchführen. Protokollbuch Welchen Sinn erfüllt das Protokollbuch? Tätigkeiten (Chronik) der Gruppe Hilfestellung bei zukünftiger Programmgestaltung für Repräsentationszwecke (Ausstellungen) Welche Inhalte sollten bei einem Protokollbucheintrag aufscheinen? Welche Veranstaltung Ort Datum Anwesende Personen (Zahl oder Namen -> Namen von Vorteil, wenn in der Datenbank nicht laufend mitgeschrieben wird zwecks Leistungsabzeichen) Fotos, Accessoires, Flyer, ... etc. Kreative Gestaltung Die Führung des Protokollbuches liegt in deiner Hand. Du kannst entscheiden, ob du diese handschriftlich oder computerunterstützt führst. Das Protokollbuch beginnt mit der ersten Veranstaltung im Arbeitsjahr (meistens mit der JHV) und endet mit der letzten vor der JHV. Je vollständiger das Protokoll ist, desto leichter tut man sich bei der Gestaltung einer Jahresübersicht und Präsentation der Landjugend in deinem Ort. Bei der Gestaltung der Protokollbücher sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt. 3 Schriftführer- und Presseschulung Leistungsabzeichen Für besondere "Verdienste" in der Landjugend gibt es das Landjugendleistungsabzeichen in Gold, Silber und Bronze. Es kann grundsätzlich für jedes Mitglied beantragt werden, allerdings müssen bestimmte Kriterien (Dauer der Tätigkeit, Vorstandstätigkeit, Organisation von Veranstaltungen, Teilnahme an Veranstaltungen auf Bezirks- und Landesebene, Seminare, Kurse, persönliche Weiterbildung und –entwicklung, ...) erfüllt werden. Die Beantragung der Leistungsabzeichen wurde mit der Einführung der Landjugenddatenbank enorm erleichtert, weil die besuchten Veranstaltungen und Kurse dort eingetragen werden!!! Jahresrückblick Grundsätzlich gilt: JE KREATIVER, DESTO BESSER! Der Jahresrückblick sollte allen Personen (auch denjenigen, die bei keiner Veranstaltung waren - Ehrengäste) einen Überblick über das Geschehen im Landjugendjahr geben. Wichtig dazu sind folgende Komponenten: einheitlicher Aufbau keine "Sauffotos" – schadet dem Image Powerpoint ist interessant, kann aber auch in anderer Form erfolgen (Gedicht, Lied, Dias, ...) Musikalische Untermalung möglich (sorgt meistens für "Ruhe") Eine Möglichkeit wäre, das Jahresgeschehen nicht chronologisch, sondern in Themenblöcken zusammenzufassen o Agrarisches o Weiterbildung o Festl o Soziales o Kultur/Brauchtum o Wettbewerbe 4 Schriftführer- und Presseschulung Einladungen „Eine Nachricht ist immer nur so gut wie ihre Verpackung“ Je kreativer und origineller die Einladung ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie gelesen wird. Sie soll die Leute neugierig machen. Wichtig bei der Gestaltung sind: Einladungen sollten kreativ und professionell aussehen und trotzdem einfach, schnell und relativ günstig herzustellen sein (Tipps z.B. unter www.bastelideen.info). Übersichtliche Gestaltung Klare Gliederung Auflockern von Texten durch Absätze, Unterstreichungen, Bilder,... Trotzdem gilt: "Weniger ist mehr" (es wirkt meistens besser sich nur 2 bis 3 Gestaltungsmittel zurechtzulegen, sonst wirkt die Einladung chaotisch und überladen). Einladungen für Ehrengäste sollten, wenn möglich, persönlich vorbeigebracht werden Verwendung der ZVR Zahl (Homepage: http://zvr.bmi.gv.at) Diese Punkte kann die Einladung beinhalten: Bezeichnung der Veranstaltung Datum, Uhrzeit, Ort Programm (überschaubar die wichtigsten Punkte) Referenten, Redner, Kursleiter Was ist mitzubringen Kosten Wer ist eingeladen und warum sollen die Eingeladenen kommen (in ein bis zwei Sätzen nett verpackt)? Wer lädt ein (Logo/Gruppenname) Wegbeschreibung falls der Ort nicht allen bekannt ist. Kleidungswünsche 5 Schriftführer- und Presseschulung Öffentlichkeitsarbeit WER NICHT WIRBT, DER STIRBT!!! Werbung Bei der Werbung ist es wichtig, dass dem Betrachter folgendes vermittelt wird: WER (Feuerwehr, Landjugend, Musikverein, ...) sagt WAS (Fest, Ball, Mitgliederversammlung, ...) zu WEM (Mitglied, Besucher, Ehrengast, ....) auf welche ART und WEISE (persönliche Einladung, Plakat, Flyer, Brief, Radiowerbung, ...) mit welcher WIRKUNG (Interesse, Neugier, Besuch der Veranstaltung, ....) Überlegungen vor jeder Werbeaktion Wenn ich "Besucher" wäre, was würde mich interessieren? Was erwarte ich mir z.B. von der beworbenen Veranstaltung? Welche Wünsche und Erwartungen hättest du von dieser Veranstaltung? Welchen Nutzen hat der Jugendliche von der Veranstaltung? Dem Jugendlichen geht es beim Besuch von verschiedensten Veranstaltungen (von Erntedank bis JHV) nur um die Befriedigung von bestimmten Bedürfnissen (Spaß, Gemeinschaft, Selbstverwirklichung, Anerkennung). Das heißt, dass die Veranstaltung nur Mittel zum Zweck ist. So ist es wichtig, dass man dem Jugendlichen nicht das Produkt "verkauft", sondern den Wunsch/das Bedürfnis es zu stillen. Beispiel: Die Firma Haribo bewirbt mit dem Slogan "Haribo macht Kinder froh – und Erwachsene ebenso“) nicht das Produkt Gummibärchen, sondern das Bedürfnis "Frohsein" wird vermittelt. 6 Schriftführer- und Presseschulung BMW – Freude am Fahren Mercedes – Gefühl von Sicherheit Skoda – Fahrspaß Sprite – Obey your thirst! Red Bull (verleiht Flügel) - Unabhängigkeit IKEA (Wohnst du noch - oder lebst du schon?) – Lebensgefühl Zusammenfassend Wichtig ist dabei, welches Bild ich von der Veranstaltung dem Jugendlichen vermitteln kann. Wie sieht mein "Produkt" aus? Was kann ich bieten? Welchen Nutzen/Vorteil hat der Jugendliche, wenn er zu mir kommt? Welchen Zusatznutzen (im Vergleich zu einer Konkurrenzveranstaltung) hat der Jugendliche bei mir? Corporate Design Corporate Design heißt einheitliche Gestaltung der visuellen Medien. z.B. eine einheitliche Designlinie von einer Veranstaltung (Festplakaten, Flyer, T-Shirt von Helfern bis hin zur Speisekarte), Festlegen von Logo, Schriftzügen, Farben, etc. um so ein unverwechselbares Erscheinungsbild zu erlangen. Einladungen/Plakat Eine Möglichkeit an die Gestaltung von Einladungen/Plakaten heranzugehen, ist mit Hilfe der AIDA – Formel. Diese setzt sich folgendermaßen zusammen: A (Aufmerksamkeit) I (Interesse) D (Drang/Wunsch/Begierde) A (Aktionen/Handlungen) Die 4 Elemente werden natürlich nicht in der Reihenfolge aneinander gereiht, sondern durchdringen und verbinden sich gegenseitig. 7 Schriftführer- und Presseschulung Aufmerksamkeit Es ist von Vorteil Merkmale zu setzen, die ins Auge stechen. Möglich sind hierzu: - extreme Farbkombinationen - Farbverfälschungen - Provozierende Schlagzeilen oder Ansagen - Etwas "Störendes" – nicht ins Bild Passendes - Vertrautes (bekannte Portraits – Einstein mit der Zunge –> siehe früher Grips-Falter) - Bilder sind stärker als Worte Interesse/Information Hat das Plakat bzw. die Einladung die Aufmerksamkeit des Betrachters erweckt, will er natürlich mehr Informationen über die Veranstaltung erfahren und sein Interesse stillen. Dabei ist wichtig, dass der Nutzen für den Betrachter auf dem Plakat klar zum Ausdruck kommt. Die verwendeten Gestaltungselemente sollen Sympathie, Glaubwürdigkeit und Vertrauen ausstrahlen (keine Versprechungen, die nicht gehalten werden können!). Die Beschreibung sollte so knapp und informativ wie möglich sein (keine Insidersprache verwenden). Drang/Wunsch/Begierde 80% der Entscheidungen werden auf der Gefühlsebene getroffen. Werbung versucht durch das Aktivieren von Bedürfnissen auf der Gefühlsebene zu punkten. Wenn man bei der Werbung die Sehnsüchte, Träume, Wünsche, etc. von Menschen anspricht, hat man schon sehr viel erreicht. Aktionen/Handlungen Wenn der Wunsch/Begierde einmal geweckt ist, soll die Person das Vorhaben möglichst bald in die Tat umsetzen können. Beachten des Zeitpunktes der Veröffentlichung der Werbung (nicht zu früh oder zu spät). Wenn sich die Person innerlich bereits entschlossen hat die beworbene Veranstaltung aufzusuchen, beginnt sie sich Gedanken über Eintritt, Kleidung, Wem sage ich es noch, ... zu machen. Die häufigsten Werbefehler ANONYM Der erste Blickkontakt mit einer Werbefläche ist sehr oberflächlich und wenig intensiv. In - dieser kurzen Zeitspanne zumindest zwei Infos vermitteln: Name (Logo, Schriftzug) und Produkt (Ball, Fest, ...) 8 Schriftführer- und Presseschulung - FARBLOS Farbige Anzeigen werden stärker beachtet als schwarz-weiße Anzeigen. Zudem erzielt man mit Farbe eine stärkere "Sympathiewirkung". - LANGWEILIG Ist die Werbebotschaft interessant? Mit Bildern, großen positiv formulierten Überschriften und Magnetwörtern den Blick stoppen! - ÜBERFÜLLT Um alle Infos einer Anzeige aufzunehmen, bräuchte der Leser z.B. bei einem Plakat durchschnittlich ca. 40-50 Sekunden. Tatsächlich werden aber nur 2 Sekunden aufgewendet. Weniger ist mehr! Das heißt: Anzahl der Botschaften beschränken, einprägsame Bilder und Texte verwenden. - UMSTÄNDLICH Headlines, lange Texte, die nicht zur Sache kommen, sowie wirre Gestaltung mit vielen Schriftgrößen und Schrifttypen fordern die "Info-Verweigerung" förmlich heraus. - UNABGEGRENZT Durch die Informationsüberbelastung unterliegt jede Werbung (-sfläche) einer schnellen Spontanbewertung. Hierbei ist der Gesamteindruck maßgebend. Ohne deutliche Abgrenzung (Rahmen), oder mit starken Hell-Dunkel-Kontrasten, die die Fläche optisch zerteilen, stören die schnelle, ganzheitliche Wahrnehmung. - UNÜBERSICHTLICH Wer versucht mit seinen Werbebotschaften "auf allen Hochzeiten zu tanzen", das heißt ohne Prioritäten zu setzen, erschwert dem Betrachter die Orientierung. Wichtiges hervorheben!!! - UNDEUTLICH Besonders, kunstvoll gestaltete Schriftzüge, sehr kleine Bilder, Textblöcke, die einmal vertikal und einmal horizontal angeordnet sind, sodass man den Kopf um 90° verdrehen müsste, extreme Schrägstellungen – alle diese "Gestaltungstricks" führen dazu, dass die Werbebotschaft undeutlich und schwer zu lesen ist. - UNLESERLICH Zu kleine Schriften und einige Schriftarten sind generell lese- und damit werbefeindlich. - UNVOLLSTÄNDIG Der auf den Plakaten vermittelte Inhalt sollte alle nötigen Informationen enthalten. Der Betrachter soll nach dem Lesen über alle wichtigen Informationen (Ort, Datum, Art der Veranstaltung, Eintritt, ...) Bescheid wissen. 9 Schriftführer- und Presseschulung - VERWECHSELBAR Zu Verwechslungen kommt es dann sehr leicht, wenn entweder die Gestaltung nicht prägnant genug ist, oder wenn schlicht und einfach "abgekupfert" wurde. - WECHSELHAFT Eine ständige Veränderung der Formate, Logos, Schriftzüge, Farben, etc. Presseaussendung Presseaussendungen werden nicht zu dem Zweck verfasst, "Werbung" für eine Organisation zu betreiben, sie soll auch nicht Schönfärberei oder Propaganda für Personen bezwecken. Ihr Inhalt besteht aus Informationen vom allgemeinen Interesse. Presseinformationen benötigen einen aktuellen Anlass und müssen journalistischen Prinzipien entsprechen, also objektiv, wahrheitsgetreu und interessant abgefasst werden. Pressetexte sollen deutlich als solche gekennzeichnet werden, damit die angesprochenen Redaktionen wissen, dass dasselbe Schriftstück anderen Journalisten zugeht und somit keine Exklusivität besitzt. Einige Richtlinien - Papierformat A4 - Schlagzeile ist das wichtigste – beim Durchblättern einer Zeitung entscheidet die Aussagekräftigkeit der Schlagzeile, ob der Bericht gelesen wird oder nicht o Direkte Aussage „Lies das – es betrifft dich“, „Hol dir die Mitgliedskarte“ o Frage „Du willst neue Leute kennen lernen?“ o Empfehlung „In diesem Verein geht es dir gut“ o Befehl „Greif zu“ o Indirekte Aussage „3 Überraschungen erwarten dich an diesem Abend“ o Garantie „Ich garantiere dir, dass du es nicht bereust“ o Problem „Dein Computer ist dauernd von Viren angegriffen? Hier erfährst du, wie du dich davor schützen kannst“ o Nutzen „47 Ideen gegen Liebeskummer“ o Nummerierte Schlagzeile 10 Schriftführer- und Presseschulung o Nicht das – sondern das „Keine Langeweile. Keine unseriöser Club. Keine Abzocke. Einfach Landjugend!“ - Jeder Artikel trägt einen Titel. Die Titel sollten knapp und Informationsbezogen sein. Bei längeren Texten sind den einzelnen Abschnitten Untertitel voranzustellen. - Der Aufbau muss stimmen o - Schlagzeile Unterüberschrift 5-W-Fragen Ausformulierung Bei zu ausführlichen Texten sollten eine Kurzvariante geschrieben werden. Beide Manuskripte sind klar zu bezeichnen (Kurzfassung/Langfassung). - Der gesamte Text sollte möglichst kurz und prägnant gehalten sein. - Vor Verfassen des Textes sollen Überlegungen angestellt werden, für welche Medien der Text eigentlich gedacht ist. Tagespresse, Fachpresse, etc. haben unterschiedliche Bedürfnisse. - Bei Unsicherheiten empfehlen sich Gespräche mit Redakteuren, denn diesen muss die Aussendung schließlich zusagen. - Vermeide Steigerungsstufen wie zB. „das beste Fest“, „die fleißigste Landjugend“, etc. MERKE: Ein Pressetext hat dann gute Chancen veröffentlicht zu werden, wenn er viele Informationen enhält (also hohen Nachrichtenwert hat) und wenn er aktuell ist. Außerdem muss er WAHR sein (keine übertriebenen Behauptungen und Beschönigungen) Journalisten bekommen täglich eine Sintflut von Berichten – deiner muss auffallen! Viel Freude beim Arbeiten!!! 11
