Protokollbuch

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ERFOLGREICHE
SCHRIFTFÜHRERUND PRESSEARBEIT
Funktionärstag in Linz
21. März 2009
Monika Ramböck
Holzöster 10
5131 Franking
0664/ 455 34 37
[email protected]
Schriftführer- und Presseschulung
Inhaltsverzeichnis
Aufgaben des/der Schriftführer/In .............................................................. 3
Protokollbuch ................................................................................................ 3
Leistungsabzeichen ....................................................................................... 4
Jahresrückblick ............................................................................................. 4
Einladungen .................................................................................................. 5
Öffentlichkeitsarbeit ..................................................................................... 6
Überlegungen vor jeder Werbeaktion .......................................................... 6
Corporate Design .......................................................................................... 7
Einladungen/Plakat ...................................................................................... 7
Die häufigsten Werbefehler .......................................................................... 8
Presseaussendung ...................................................................................... 10
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Schriftführer- und Presseschulung
Aufgaben des/der Schriftführer/In
 Mitschreiben und Verfassen von Protokollen bei Sitzungen
 In Abstimmung mit Leiter oder Leiterin die Tagesordnungen für Sitzungen erstellen
 Führung des Protokollbuches
 Mitglieder sollen im Protokollbuch Einsicht nehmen können.
 Schriftverkehr für die Gruppe führen
 In Zusammenarbeit mit dem Pressereferenten: Presseaussendungen, Plakate und
Flyer gestalten, Schaukasten gestalten, Öffentlichkeitsarbeit durchführen.
Protokollbuch
Welchen Sinn erfüllt das Protokollbuch?
 Tätigkeiten (Chronik) der Gruppe
 Hilfestellung bei zukünftiger Programmgestaltung
 für Repräsentationszwecke (Ausstellungen)
Welche Inhalte sollten bei einem Protokollbucheintrag aufscheinen?
 Welche Veranstaltung
 Ort
 Datum
 Anwesende Personen (Zahl oder Namen -> Namen von Vorteil, wenn in der
Datenbank nicht laufend mitgeschrieben wird zwecks Leistungsabzeichen)
 Fotos, Accessoires, Flyer, ... etc.
 Kreative Gestaltung
Die Führung des Protokollbuches liegt in deiner Hand. Du kannst entscheiden, ob du diese
handschriftlich oder computerunterstützt führst. Das Protokollbuch beginnt mit der ersten
Veranstaltung im Arbeitsjahr (meistens mit der JHV) und endet mit der letzten vor der JHV.
Je vollständiger das Protokoll ist, desto leichter tut man sich bei der Gestaltung einer
Jahresübersicht und Präsentation der Landjugend in deinem Ort. Bei der Gestaltung der
Protokollbücher sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt.
3
Schriftführer- und Presseschulung
Leistungsabzeichen
Für besondere "Verdienste" in der Landjugend gibt es das Landjugendleistungsabzeichen in
Gold, Silber und Bronze. Es kann grundsätzlich für jedes Mitglied beantragt werden,
allerdings müssen bestimmte Kriterien (Dauer der Tätigkeit, Vorstandstätigkeit, Organisation
von Veranstaltungen, Teilnahme an Veranstaltungen auf Bezirks- und Landesebene,
Seminare, Kurse, persönliche Weiterbildung und –entwicklung, ...) erfüllt werden.
Die
Beantragung
der
Leistungsabzeichen
wurde
mit
der
Einführung
der
Landjugenddatenbank enorm erleichtert, weil die besuchten Veranstaltungen und Kurse dort
eingetragen werden!!!
Jahresrückblick
Grundsätzlich gilt: JE KREATIVER, DESTO BESSER!
Der Jahresrückblick sollte allen Personen (auch denjenigen, die bei keiner Veranstaltung
waren - Ehrengäste) einen Überblick über das Geschehen im Landjugendjahr geben. Wichtig
dazu sind folgende Komponenten:
 einheitlicher Aufbau
 keine "Sauffotos" – schadet dem Image
 Powerpoint ist interessant, kann aber auch in anderer Form erfolgen (Gedicht, Lied,
Dias, ...)
 Musikalische Untermalung möglich (sorgt meistens für "Ruhe")
 Eine Möglichkeit wäre, das Jahresgeschehen nicht chronologisch, sondern in
Themenblöcken zusammenzufassen
o
Agrarisches
o
Weiterbildung
o
Festl
o
Soziales
o
Kultur/Brauchtum
o Wettbewerbe
4
Schriftführer- und Presseschulung
Einladungen „Eine Nachricht ist immer nur so gut wie ihre Verpackung“
Je kreativer und origineller die Einladung ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie
gelesen wird. Sie soll die Leute neugierig machen.
Wichtig bei der Gestaltung sind:

Einladungen sollten kreativ und professionell aussehen und trotzdem einfach, schnell
und relativ günstig herzustellen sein (Tipps z.B. unter www.bastelideen.info).

Übersichtliche Gestaltung

Klare Gliederung

Auflockern von Texten durch Absätze, Unterstreichungen, Bilder,...

Trotzdem gilt: "Weniger ist mehr" (es wirkt meistens besser sich nur 2 bis 3
Gestaltungsmittel zurechtzulegen, sonst wirkt die Einladung chaotisch und überladen).

Einladungen für Ehrengäste sollten, wenn möglich, persönlich vorbeigebracht werden

Verwendung der ZVR Zahl (Homepage: http://zvr.bmi.gv.at)
Diese Punkte kann die Einladung beinhalten:

Bezeichnung der Veranstaltung

Datum, Uhrzeit, Ort

Programm (überschaubar die wichtigsten Punkte)

Referenten, Redner, Kursleiter

Was ist mitzubringen

Kosten

Wer ist eingeladen und warum sollen die Eingeladenen kommen (in ein bis zwei Sätzen
nett verpackt)?

Wer lädt ein (Logo/Gruppenname)

Wegbeschreibung falls der Ort nicht allen bekannt ist.

Kleidungswünsche

5
Schriftführer- und Presseschulung
Öffentlichkeitsarbeit
WER NICHT WIRBT, DER STIRBT!!!
Werbung
Bei der Werbung ist es wichtig, dass dem Betrachter folgendes vermittelt wird:
WER
(Feuerwehr, Landjugend, Musikverein, ...)
sagt
WAS
(Fest, Ball, Mitgliederversammlung, ...)
zu
WEM
(Mitglied, Besucher, Ehrengast, ....)
auf welche
ART und WEISE
(persönliche Einladung, Plakat, Flyer, Brief, Radiowerbung, ...)
mit welcher
WIRKUNG
(Interesse, Neugier, Besuch der Veranstaltung, ....)
Überlegungen vor jeder Werbeaktion
Wenn ich "Besucher" wäre, was würde mich interessieren?
Was erwarte ich mir z.B. von der beworbenen Veranstaltung?
Welche Wünsche und Erwartungen hättest du von dieser Veranstaltung?
Welchen Nutzen hat der Jugendliche von der Veranstaltung?
Dem Jugendlichen geht es beim Besuch von verschiedensten Veranstaltungen (von
Erntedank bis JHV) nur um die Befriedigung von bestimmten Bedürfnissen (Spaß,
Gemeinschaft, Selbstverwirklichung, Anerkennung). Das heißt, dass die Veranstaltung nur
Mittel zum Zweck ist. So ist es wichtig, dass man dem Jugendlichen nicht das Produkt
"verkauft", sondern den Wunsch/das Bedürfnis es zu stillen.
Beispiel: Die Firma Haribo bewirbt mit dem Slogan "Haribo macht Kinder froh – und
Erwachsene ebenso“) nicht das Produkt Gummibärchen, sondern das Bedürfnis "Frohsein"
wird vermittelt.
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Schriftführer- und Presseschulung
BMW – Freude am Fahren
Mercedes – Gefühl von Sicherheit
Skoda – Fahrspaß
Sprite – Obey your thirst!
Red Bull (verleiht Flügel) - Unabhängigkeit
IKEA (Wohnst du noch - oder lebst du schon?) – Lebensgefühl
Zusammenfassend
Wichtig ist dabei, welches Bild ich von der Veranstaltung dem Jugendlichen vermitteln kann.

Wie sieht mein "Produkt" aus?

Was kann ich bieten?

Welchen Nutzen/Vorteil hat der Jugendliche, wenn er zu mir kommt?

Welchen Zusatznutzen (im Vergleich zu einer Konkurrenzveranstaltung) hat
der Jugendliche bei mir?
Corporate Design
Corporate Design heißt einheitliche Gestaltung der visuellen Medien. z.B. eine einheitliche
Designlinie von einer Veranstaltung (Festplakaten, Flyer, T-Shirt von Helfern bis hin zur
Speisekarte), Festlegen von Logo, Schriftzügen, Farben, etc. um so ein unverwechselbares
Erscheinungsbild zu erlangen.
Einladungen/Plakat
Eine Möglichkeit an die Gestaltung von Einladungen/Plakaten heranzugehen, ist mit Hilfe der
AIDA – Formel. Diese setzt sich folgendermaßen zusammen:
A (Aufmerksamkeit)
I
(Interesse)
D
(Drang/Wunsch/Begierde)
A (Aktionen/Handlungen)
Die 4 Elemente werden natürlich nicht in der Reihenfolge aneinander gereiht, sondern
durchdringen und verbinden sich gegenseitig.
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Schriftführer- und Presseschulung
Aufmerksamkeit
Es ist von Vorteil Merkmale zu setzen, die ins Auge stechen. Möglich sind hierzu:
-
extreme Farbkombinationen
-
Farbverfälschungen
-
Provozierende Schlagzeilen oder Ansagen
-
Etwas "Störendes" – nicht ins Bild Passendes
-
Vertrautes (bekannte Portraits – Einstein mit der Zunge –> siehe früher Grips-Falter)
-
Bilder sind stärker als Worte
Interesse/Information
Hat das Plakat bzw. die Einladung die Aufmerksamkeit des Betrachters erweckt, will er
natürlich mehr Informationen über die Veranstaltung erfahren und sein Interesse stillen.
Dabei ist wichtig, dass der Nutzen für den Betrachter auf dem Plakat klar zum Ausdruck
kommt. Die verwendeten Gestaltungselemente sollen Sympathie, Glaubwürdigkeit und
Vertrauen ausstrahlen (keine Versprechungen, die nicht gehalten werden können!). Die
Beschreibung sollte so knapp und informativ wie möglich sein (keine Insidersprache
verwenden).
Drang/Wunsch/Begierde
80% der Entscheidungen werden auf der Gefühlsebene getroffen. Werbung versucht durch
das Aktivieren von Bedürfnissen auf der Gefühlsebene zu punkten. Wenn man bei der
Werbung die Sehnsüchte, Träume, Wünsche, etc. von Menschen anspricht, hat man schon
sehr viel erreicht.
Aktionen/Handlungen
Wenn der Wunsch/Begierde einmal geweckt ist, soll die Person das Vorhaben möglichst bald
in die Tat umsetzen können. Beachten des Zeitpunktes der Veröffentlichung der Werbung
(nicht zu früh oder zu spät). Wenn sich die Person innerlich bereits entschlossen hat die
beworbene Veranstaltung aufzusuchen, beginnt sie sich Gedanken über Eintritt, Kleidung,
Wem sage ich es noch, ... zu machen.
Die häufigsten Werbefehler
ANONYM
Der erste Blickkontakt mit einer Werbefläche ist sehr oberflächlich und wenig intensiv. In
-
dieser kurzen Zeitspanne zumindest zwei Infos vermitteln: Name (Logo, Schriftzug) und
Produkt (Ball, Fest, ...)
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Schriftführer- und Presseschulung
- FARBLOS
Farbige Anzeigen werden stärker beachtet als schwarz-weiße Anzeigen. Zudem erzielt man
mit Farbe eine stärkere "Sympathiewirkung".
- LANGWEILIG
Ist die Werbebotschaft interessant? Mit Bildern, großen positiv formulierten Überschriften
und Magnetwörtern den Blick stoppen!
- ÜBERFÜLLT
Um alle Infos einer Anzeige aufzunehmen, bräuchte der Leser z.B. bei einem Plakat
durchschnittlich ca. 40-50 Sekunden. Tatsächlich werden aber nur 2 Sekunden aufgewendet.
Weniger ist mehr! Das heißt: Anzahl der Botschaften beschränken, einprägsame Bilder und
Texte verwenden.
- UMSTÄNDLICH
Headlines, lange Texte, die nicht zur Sache kommen, sowie wirre Gestaltung mit vielen
Schriftgrößen und Schrifttypen fordern die "Info-Verweigerung" förmlich heraus.
- UNABGEGRENZT
Durch die Informationsüberbelastung unterliegt jede Werbung (-sfläche) einer schnellen
Spontanbewertung. Hierbei ist der Gesamteindruck maßgebend. Ohne deutliche Abgrenzung
(Rahmen), oder mit starken Hell-Dunkel-Kontrasten, die die Fläche optisch zerteilen, stören
die schnelle, ganzheitliche Wahrnehmung.
-
UNÜBERSICHTLICH
Wer versucht mit seinen Werbebotschaften "auf allen Hochzeiten zu tanzen", das heißt ohne
Prioritäten zu setzen, erschwert dem Betrachter die Orientierung. Wichtiges hervorheben!!!
- UNDEUTLICH
Besonders, kunstvoll gestaltete Schriftzüge, sehr kleine Bilder, Textblöcke, die einmal vertikal
und einmal horizontal angeordnet sind, sodass man den Kopf um 90° verdrehen müsste,
extreme Schrägstellungen – alle diese "Gestaltungstricks" führen dazu, dass die
Werbebotschaft undeutlich und schwer zu lesen ist.
- UNLESERLICH
Zu kleine Schriften und einige Schriftarten sind generell lese- und damit werbefeindlich.
- UNVOLLSTÄNDIG
Der auf den Plakaten vermittelte Inhalt sollte alle nötigen Informationen enthalten. Der
Betrachter soll nach dem Lesen über alle wichtigen Informationen (Ort, Datum, Art der
Veranstaltung, Eintritt, ...) Bescheid wissen.
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Schriftführer- und Presseschulung
- VERWECHSELBAR
Zu Verwechslungen kommt es dann sehr leicht, wenn entweder die Gestaltung nicht
prägnant genug ist, oder wenn schlicht und einfach "abgekupfert" wurde.
- WECHSELHAFT
Eine ständige Veränderung der Formate, Logos, Schriftzüge, Farben, etc.
Presseaussendung
Presseaussendungen werden nicht zu dem Zweck
verfasst, "Werbung" für eine Organisation zu betreiben,
sie soll auch nicht Schönfärberei oder Propaganda für
Personen
bezwecken.
Ihr
Inhalt
besteht
aus
Informationen vom allgemeinen Interesse.
Presseinformationen benötigen einen aktuellen Anlass
und müssen journalistischen Prinzipien entsprechen,
also objektiv, wahrheitsgetreu und interessant abgefasst
werden.
Pressetexte
sollen
deutlich
als
solche
gekennzeichnet werden, damit die angesprochenen
Redaktionen wissen, dass dasselbe Schriftstück anderen
Journalisten zugeht und somit keine Exklusivität besitzt.
Einige Richtlinien
- Papierformat A4
-
Schlagzeile ist das wichtigste – beim Durchblättern einer Zeitung entscheidet die
Aussagekräftigkeit der Schlagzeile, ob der Bericht gelesen wird oder nicht
o
Direkte Aussage „Lies das – es betrifft dich“, „Hol dir die Mitgliedskarte“
o
Frage „Du willst neue Leute kennen lernen?“
o
Empfehlung „In diesem Verein geht es dir gut“
o
Befehl „Greif zu“
o
Indirekte Aussage „3 Überraschungen erwarten dich an diesem Abend“
o
Garantie „Ich garantiere dir, dass du es nicht bereust“
o
Problem „Dein Computer ist dauernd von Viren angegriffen? Hier erfährst du,
wie du dich davor schützen kannst“
o
Nutzen „47 Ideen gegen Liebeskummer“
o
Nummerierte Schlagzeile
10
Schriftführer- und Presseschulung
o
Nicht das – sondern das „Keine Langeweile. Keine unseriöser Club. Keine
Abzocke. Einfach Landjugend!“
-
Jeder Artikel trägt einen Titel. Die Titel sollten knapp und Informationsbezogen sein.
Bei längeren Texten sind den einzelnen Abschnitten Untertitel voranzustellen.
-
Der Aufbau muss stimmen
o
-
Schlagzeile  Unterüberschrift  5-W-Fragen  Ausformulierung
Bei zu ausführlichen Texten sollten eine Kurzvariante geschrieben werden. Beide
Manuskripte sind klar zu bezeichnen (Kurzfassung/Langfassung).
-
Der gesamte Text sollte möglichst kurz und prägnant gehalten sein.
-
Vor Verfassen des Textes sollen Überlegungen angestellt werden, für welche Medien
der Text eigentlich gedacht ist. Tagespresse, Fachpresse, etc. haben unterschiedliche
Bedürfnisse.
-
Bei Unsicherheiten empfehlen sich Gespräche mit Redakteuren, denn diesen muss die
Aussendung schließlich zusagen.
-
Vermeide Steigerungsstufen wie zB. „das beste Fest“, „die fleißigste Landjugend“,
etc.
MERKE: Ein Pressetext hat dann gute Chancen veröffentlicht zu werden, wenn er viele
Informationen enhält (also hohen Nachrichtenwert hat) und wenn er aktuell ist. Außerdem
muss er WAHR sein (keine übertriebenen Behauptungen und Beschönigungen)
Journalisten bekommen täglich eine Sintflut von Berichten – deiner muss auffallen!
Viel Freude
beim
Arbeiten!!!
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