Requirements Management

Requirements Management
for SAP Solution Manager 7.1
SAP Consulting
Risk Factor Requirements Management
A
Scope Creep
B
Traceability
C
Clarity
D
Effort
Uncontrolled changes or continuous growth in a project's scope
No traceability from requirements (to tests, changes, blueprint)
Missing critical requirements, ineffective approval workflow
High effort for final reporting and acceptance procedure
©  2014 SAP SE. All rights reserved.
2
Motivation
The most common Risks on SAP Projects
According to a study of the German SAP User Group; 78 % of the interviewed
persons named „undeclared requirements“, further 74% „changing requirements“
as the most common risks on SAP projects
78%
78%
78%
75%
74%
67%
63%
Source: DSAG – Deutsche SAP Anwendergruppe, Mai 2005
©  2014 SAP SE. All rights reserved.
3
What type of project is it for?
Customer Project
New implementations
Customer Project
SAP Project
Approval workflow
Fixprice projects
•  „Green field approach“ - Projects
with many requirements (exceeds
SAP standard implementation)
•  Customer uses Change Request
Management, but needs a complex
approval process for requirements
•  Bidding and fix price projects with
already defined scope of work
•  One central database with all
qualified requirements
•  Separate the process for IT an
business
•  Prohibits the „Scope Creep“
•  Full traceability from requirement to
approval
•  Faster and more cost effective
Change Request Management
implementation and operation
•  Complete delivery verification and
approval at the push of a button
The Missing Link
©  2014 SAP SE. All rights reserved.
Piggy bank
Live Saver
4
Requirements Management
Requirements Management Solutions by SAP
SAP Portfolio and Project Management
Role: Portfolio-Manager
Goal: to plan IT investements
RM: Idea-Management
Requirements Management for
SAP Solution Manager 7.1
Role: Requirements Manager
Goal: Manage requirements
RM: Requirements for implementation projects
Requirements
Management
Solutions
©  2014 SAP SE. All rights reserved.
Change Request Management
Role: Change Manager
Goal: approve and implement changes
RM: Changes for productive SAP systems
6
RM Add-On Benefits #1:
Traceability
Requirements
Analysis
Requirements
Business
Blueprint
Implementation
and Test
Bidding Records
Specifications
Ø Requirements resulting from bidding records, out of requirements analysis or existing specification
concepts will be collected in one single source of truth
Ø Adding further Attributes (Priority, Category, Current processor, Status)
Ø A link between Requirement and Business Blueprint will be created
Ø Linking to SAP Test Management
Ø Test cases are influencing the workflow (e.g. all test cases are green = requirement is approved)
©  2014 SAP SE. All rights reserved.
7
Requirements Management in Solution Manager
Part of IT Service Management
Access via Web-UI
Customizable
Search criteria
Flexible columns
Direct access for
details
©  2014 SAP SE. All rights reserved.
8
Create a requirement
General details
Text and predefined
texts
Link to Business
Blueprint
Attachments (URLs
and Files)
Involved Parties
©  2014 SAP SE. All rights reserved.
9
Customizing options
Status workflow and Approval procedure
Created
Validation
Validated
Rejected
©  2014 SAP SE. All rights reserved.
Approved
10
Reporting
Example: Requirements sorted by priority
©  2014 SAP SE. All rights reserved.
11
Link to Business Blueprint
©  2014 SAP SE. All rights reserved.
12
Integration of a full-text search
Using a simple word for text and attributes
Enter a search
criterion
Selection of
operational factors
Selected search
results
©  2014 SAP SE. All rights reserved.
13
Integration of the Change Request Management
With back coupling to the Requirements Management
Requirement
Requirements
Management
Create
Approve
Transition to
Change Request
Change Request Management
Create a Change Request,
Requirement in ongoing
Implementation
Back coupling to the
Requirements Management
Change Request
realized
Requirement implemented
Benefits:
Ø 
Creating a Change Request from an existing requirement
Ø 
Matching the requirement with all its attributes and documents to a Change Request
Ø 
The complete Change Request is associated with the existing requirement
©  2014 SAP SE. All rights reserved.
14
Integration of the Change Request Management
Defined actions for
status transitions
Integration from
„Approved“ to
„Ongoing
Implementation“
The status changes
automatically after
saving
Integration with an
Assignment Block
Automatic creation of
a Change Request
©  2014 SAP SE. All rights reserved.
15
Benefits
Requirements Management in
SAP Solution Manager 7.1
  Focusing on the 2 most common Project risks
  Status traceability of implementations
  Reduces the effort of approvals
  Enhancing the Business Blueprint
  Smooth Integration into IT Service Management
  Linking with test cases and change requests is
possible
...and successful SAP projects.
©  2014 SAP SE. All rights reserved.
16
© 2011 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.
Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem
Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung
durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne
vorherige Ankündigung geändert werden.
Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können
Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten.
Microsoft, Windows, Excel, Outlook, und PowerPoint sind eingetragene Marken der
Microsoft Corporation.
IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x,
System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/
VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server,
PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER,
OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP,
RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent
Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli und Informix sind Marken oder eingetragene Marken der
IBM Corporation.
Linux ist eine eingetragene Marke von Linus Torvalds in den USA und anderen Ländern.
Adobe, das Adobe-Logo, Acrobat, PostScript und Reader sind Marken oder eingetragene
Marken von Adobe Systems Incorporated in den USA und/oder anderen Ländern.
Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation.
UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group.
Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame und MultiWin sind
Marken oder eingetragene Marken von Citrix Systems, Inc.
Java ist eine eingetragene Marke von Sun Microsystems, Inc.
JavaScript ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der
Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie.
SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer,
StreamWork und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die
entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland
und anderen Ländern.
Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports,
Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text erwähnte BusinessObjects-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder
eingetragene Marken der Business Objects Software Ltd. Business Objects ist ein
Unternehmen der SAP AG.
Sybase und Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere und weitere im Text
erwähnte Sybase-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind
Marken oder eingetragene Marken der Sybase Inc. Sybase ist ein Unternehmen der SAP
AG.
Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen
Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu
Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen.
Die in dieser Publikation enthaltene Information ist Eigentum der SAP. Weitergabe und
Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in
welcher Form auch immer, nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung durch SAP AG
gestattet.
HTML, XML, XHTML und W3C sind Marken oder eingetragene Marken des W3C®, World
Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology.
©  2014 SAP SE. All rights reserved.
17