Unter bestimmten Umständen steuerfrei Tankgutscheine als

S T E U E R FA L L D E S M O N AT S M A N A G E M E N T
U N T E R BE S TIMMTE N U MS TÄ N D EN S TE UER F R EI
Tankgutscheine als
Gehaltsbestandteil
Lässt ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter Tankgutscheine zukommen,
hat dies sowohl lohnsteuerlich als auch sozialversicherungsrechtlich
Vorteile. Und die wiederum lassen sich im Zug der Personalkostenoptimierung nutzen. Arbeitnehmer können sogar monatliche Gutscheine entgegennehmen, die unter bestimmten Voraussetzungen
Foto: fotolia
von Lohnsteuer und Sozialversicherung befreit sind.
Die Messlatte liegt bei 44 Euro:
Tankgutscheine, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zukommen lässt,
müssen weder versteuert werden noch sind
sie sozialversicherungspflichtig, wenn der
Sachbezug insgesamt 44 Euro pro Monat
und Mitarbeiter nicht überschreitet. Liegt
der Wert des Tankgutscheins höher, ist der
gesamte Sachbezug lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Die lohnsteuerliche Behandlung
des Tankgutscheins
Bei Ausgabe von Tankgutscheinen ist stets
die Frage zu stellen, inwieweit es sich hierbei um einen steuerfreien „Sachbezug“
oder um einen steuerpflichtigen „Bar-
apotheke+marketing 12.2009
lohn“ handelt. Um einen lohnsteuer- und
sozialversicherungsfreien Sachbezug handelt es sich wenn:
- der Gutschein zum Bezug einer bestimmten Menge Treibstoff einer bestimmten Art berechtigt,
- der Treibstoffbezug die monatliche Freigrenze von 44 Euro nicht übersteigt,
- der Gutschein neben der Mengen- und
Artbezeichnung keinen anzurechnenden
Betrag oder Höchstbetrag (beispielsweise: „maximal 44 Euro“) beinhaltet.
Sollte eine der genannten Voraussetzungen nicht erfüllt sein, handelt es sich
um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Barlohn. Vor allem dann muss
der Gutschein als Barlohn behandelt
werden, wenn er auf einen Euro-Betrag
ausgestellt wurde.
Checkliste zum Umgang mit
Tankgutscheinen
Die Oberfinanzdirektion Hannover
schlägt folgende Vorgehensweise vor, um
eine Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit zu erhalten:
- Der Tankgutschein wird vom Arbeitgeber ausgestellt und an seine Arbeitnehmer ausgegeben.
- Auf dem Tankgutschein sind sowohl die
Art als auch Menge des Treibstoffes ausgewiesen (z. B. „Gutschein über 30 Liter
Diesel-Treibstoff “). Der Ausweis eines
Euro-Betrages unterbleibt.
39
Foto: fotolia
M A N A G E M E N T S T E U E R FA L L D E S M O N AT S
Fazit
- Der Arbeitnehmer löst den Tankgutschein bei der auf dem Gutschein bezeichneten Tankstelle ein.
- Der Arbeitgeber schließt eine Rahmenvereinbarung mit der Tankstelle über die
Einlösung der Tankgutscheine. Die Abrechnung über die eingelösten Gutscheine erfolgt mittels einer Kundenkarte
des Arbeitgebers, welche in der Vertragstankstelle verbleibt.
Wichtig: Sollte der entsprechende Mitarbeiter an der Tankstelle mehr getankt
haben als die im Tankgutschein ausgewiesene Litermenge, darf er den Gutschein nicht einlösen – auch dann nicht,
wenn er den Differenzbetrag in Euro
selbst bezahlen würde.
Diese Fehler sind zu vermeiden
Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer
einen ordnungsgemäßen Tankgutschein
aus, bezahlt jedoch der Arbeitnehmer an
der Tankstelle selbst und erhält erst später vom Arbeitgeber den verauslagten Betrag zurück, handelt es sich auch bei diesem Vorgang um eine Barlohnzuwen-
dung, die sowohl lohnsteuerpflichtig als
auch sozialversicherungspflichtig ist.
Auch Fälle, in denen von der Tankstelle vorgefertigte Blankogutscheine ausgestellt werden und von der Tankstelle Art
und Menge des Treibstoffs beim Einlösen
des Gutscheins eingetragen werden, führen zur Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht.
Diese Angaben sollten
Tankgutscheine enthalten
Die Tankgutscheine sollten grundsätzlich
auf dem Briefpapier des Arbeitgebers
ausgestellt werden. Sie sollten die folgenden Angaben enthalten:
- Name des Mitarbeiters
- Name und Adresse der einlösenden
Tankstelle
- den Einlösungsmonat mit dem
entsprechenden Jahr
- die Art des Treibstoffs
- die Menge des Treibstoffs
- die Unterschrift des Arbeitgebers
- die Unterschrift des Arbeitnehmers
- das Datum, an dem der Arbeitnehmer
den Gutschein erhalten hat
Praxistipp
Vorsicht geboten ist bei der Abgabe von Tankkarten durch den Arbeitgeber an den Mitarbeiter, der diese Tankkarte als eine Art Firmenkreditkarte verwendet. Diese Form der Bezahlung
gilt als Bargeldzuwendung und führt dazu, dass dieser Vorgang sowohl lohnsteuer- als auch
sozialversicherungspflichtig wird. Die Verwendung von Tankkarten ist damit als äußerst kritisch anzusehen.
Nur für den Fall, dass die Tankkarte in der Tankstelle verbleibt, kann unter engen Voraussetzungen eine Steuerfreiheit erlangt werden. Sollte dies beabsichtigt sein, empfiehlt es sich
auf jeden Fall, den steuerlichen Berater einzuschalten. Der wiederum sollte eine Einschätzung darüber abgeben, ob er diese Art der Bezahlung für steuerschädlich hält oder nicht.
40
Die Überprüfung von Warenbezügen auf
eine eventuelle Steuer- und Sozialversicherungspflicht gehört zum Standardrepertoire eines jeden Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfers.
Da die Ausgabe von Tankgutscheinen in
Zeiten hoher Benzinpreise an Beliebtheit
gewinnt, sollte sich der Steuerpflichtige
vor Ausgabe solcher Gutscheine in jedem
Fall mit seinem steuerlichen Berater auseinandersetzen. So lässt sich im Vorfeld
vermeiden, dass Steuervorteile im Rahmen einer Betriebsprüfung später versagt
werden.
- die Bestätigung des Arbeitnehmers –
darüber, dass er über die Verfahrensweise
bei der Einlösung des Gutscheines durch
den Arbeitgeber unterrichtet wurde.
Darüber hinaus ist es durchaus sinnvoll – „für den Fall der Fälle“ – zugleich
eine Einverständnisbestätigung des Arbeitnehmers zu erstellen. Darin erklärt
er sein Einverständnis darüber, dass es
sich bei der Gewährung des Tankgutscheines um eine einmalige sowie freiwillige Sonderleistung des Arbeitgebers
handelt.
Zudem wird darin festgehalten, dass
der Arbeitnehmer auch bei wiederholter
Gewährung eines Tankgutscheines keinen Rechtsanspruch auf zukünftige Gewährung solcher Gutscheine erlangt.
Diese Erklärung sollte der Arbeitnehmer
mit Unterschrift auf dem Tankgutschein
belegen.
Nelson Cremers | Der Autor ist Dozent des
Studiums Apothekenbetriebswirtschaft der
Fachhochschule Schmalkalden und Inhaber
der Steuerberaterkanzlei Cremers & Partner |
Kontakt: [email protected]
apotheke +marketing 12.2009