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myfactory.GO! - Einkauf
Tutorial: Wie nutze ich die Bestellvorschläge?
Sie haben die Möglichkeit in der Version
automatisierte Bestellvorschläge aufzurufen.
Anhand der beim Artikel hinterlegten Dispositionsmethode, der Wiederbeschaffungszeiten
und Meldebestände sowie der aktuellen Dispositionseinträge aus Einkauf und Verkauf, erhalten Sie die
Bestellvorschläge aufgelistet.
Inhalt
Dispositionsauskunftsliste ................................................................................................................................. 1
Bestellvorschläge Grundlagen .......................................................................................................................... 1
Auflistung Dispositionsstatus ............................................................................................................................ 2
Hier erzeugen Sie automatische Bestellvorschläge ......................................................................................... 3
Dispositionsstapel bearbeiten / Bestellungen erstellen .................................................................................... 4
Dispositionsstapel drucken ............................................................................................................................... 7
Erstellungsprotokoll ........................................................................................................................................... 7
Auswertungen .................................................................................................................................................... 8
Offene Bestellungen .......................................................................................................................................... 8
Schauen wir uns vorab einige Informationslisten an:
Dispositionsauskunftsliste
Über die Dispositionsauskunftsliste erhalten Sie eine Übersicht über alle Bewegungen der einzelnen Artikel
mit den Datumsangaben, der Bewegungsart - Verkauf, Einkauf, der Menge und dem aktuellen Bestand.
Durch Markieren der Checkbox Details werden zusätzlich zu jeder Position noch die betreffende
Belegnummer, die Kunden-/Lieferantennummer sowie die Kurzbezeichnung des Kunden / Lieferanten
angezeigt. Zur Einschränkung der Auswertung haben Sie die Möglichkeit einen Artikelbereich sowie eine
Artikelgruppe anzugeben.
Bestellvorschläge Grundlagen
Ob Vorschläge erzeugt werden ist u.a. abhängig von der bei einem Artikel gewählten Dispositionsmethode.
In diesem Beispiel hat der Artikel einen Meldebestand von 4 St. und eine Dispositionszeit von 10 Tagen
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Meldebestand und Disposition
Ab einem Bestand im Lager von 4 Stück wird der Bestellvorschlag ausgelöst.
Es wird der Bestand herangezogen der nach Verarbeiten eines Lieferscheins im Lager verbleibt.
Melde + Auftragsbestand im Reiter „Einkauf/Verkauf“ Zusätzlich zum tatsächlichen Lagerbestand wird der
Bestand berücksichtigt, der durch Auftragsbestätigungen ermittelt wird. Verarbeitete Auftragsbestätigungen
reservieren sozusagen die entsprechende Stückzahl im Lager und markieren sie als „nicht verfügbar“.
Die Beschaffungszeit
berücksichtigt die Laufzeit des Warenversands und bestimmt den Start des Bestellvorschlages.
Auflistung Dispositionsstatus
Rufen Sie im Artikelstamm über „Info“ den Dispositionsstatus auf.
Dieser Aufruf ist auch an anderen Stellen, z.B. im Beleg über das ! neben der Artikelnummer erreichbar.
Hier sehen Sie die offene Disposition eines Artikels. Es sind 40 St. und 100 St. als Auftragsbestätigung
angelegt. Der neue Dispositionsbestand ist -9 St. Demnach sollte ein Bestellvorschlag von mind. 9 St. dieses
Artikels erfolgen.
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Hier erzeugen Sie automatische Bestellvorschläge
Artikel
Geben Sie hier keinen besonderen Artikel ein, dann werden alle Artikel überprüft.
Disposition bis
Geben Sie bitte ein Datum ein, bis zu dem Sie disponieren möchten.
Karenzzeit
Sie haben die Möglichkeit eine Karenzzeit (in Kalendertagen) anzugeben. Diese Zeit bestimmt, dass
Artikel bereits vor dem eigentlichen Bedarf bestellt werden. Benötigen Sie z.B. am 10. Juni die Artikel, so
können Sie mit einer Karenzzeit von fünf Tagen dafür sorgen, dass die Lieferung auf den 05.Juni terminiert
wird.
Zusammenfassen
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Sind durch Aufträge mehrere gleiche Artikel zu unterschiedlichen Zeitpunkten zu bestellen, können Sie
bestimmen, ob für jeden Termin eine separate Bestellung (einzeln) durchgeführt werden soll, ob maximal
eine Bestellung pro Woche gewünscht ist oder ob alle Artikel in einer einzigen Bestellung geordert werden
sollen.
Nun erhalten Sie den Dispositionsstapel zur weiteren Bearbeitung
Dispositionsstapel bearbeiten / Bestellungen erstellen
Dieses Programm bietet Ihnen eine Übersicht über alle Positionen innerhalb eines Dispositionsstapels.
Wurde das Programm direkt von dem Programm „Bestellvorschläge erstellen“ aufgerufen, so wird
automatisch der dort erstellte Stapel angezeigt. Ansonsten haben Sie die Möglichkeit über die Schaltfläche!
einen Stapel auszuwählen.
Direkt unter dem Namen des Stapels, den Sie bearbeiten, wird eine Liste aller Bestellpositionen angezeigt,
die der Generierungslauf zusammengestellt hat. Sie haben nun die Möglichkeit den Dispositionsstapel in
Bestellungen zu wandeln.
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Löschen einzelner Bestellpositionen
Sie haben die Möglichkeit einzelne Bestellpositionen zu löschen, indem Sie auf das Löschsymbol
hinter der betreffenden Zeile klicken.
Ändern einzelner Bestellpositionen
Zum Ändern einer Bestellposition markieren Sie bitte zunächst die betreffende Zeile. Die betreffenden
Daten werden dann sofort in dem unteren Teil des Fensters in den entsprechenden Feldern angezeigt,
und können dort von Ihnen geändert bzw. ergänzt werden.
Preis aktualisieren
Mit dieser Option können Sie die Preise pro Position aktualisieren lassen. Hierbei werden die aktuellen
Lieferantenpreise aus den Stammdaten herangezogen. Dies kann dann der Fall sein, wenn sich in dem
Zeitraum der zwischen Bestellvorschlagsgenerierung und der eigentlichen Bestellungen der Preis vom
Lieferanten geändert hat.
Durch Anklicken der Schaltfläche „Artikel hinzufügen“ haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche
Bestellpositionen in dem Stapel anzulegen. Dazu werden die Felder im unteren Teil des Bildschirms gelöscht,
und Sie können die notwendigen Daten erfassen:
Artikel
Durch Anklicken der Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit,
den Artikel zu suchen.
Termin
Der Termin, zu dem Sie die Lieferung wünschen.
Lieferant
Nummer des Lieferanten, von dem Sie den Artikel beziehen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche ,
um einen Lieferanten zu suchen. Unter „Optionen / Lieferantenvergleich“ haben Sie die Möglichkeit, die
Preise einzelner Lieferanten zu vergleichen. Zu diesem Zweck sollten die Lieferanten beim Artikel hinterlegt
sein.
Menge
Die entsprechende Bestellmenge.
Menge Bedarf
Die vom Programm „Bestellvorschläge erstellen“ ermittelte Bedarfsmenge.
Einzelpreis mit Währungsangabe
Der Einzelpreis des Artikels zum ausgewählten Lieferanten. Wenn Sie unter <Stammdaten
>Lieferanten>DATEN >Artikeldaten
die entsprechenden artikelabhängigen Preise hinterlegt haben, so wird der Einzelpreis automatisch
ausgegeben.
Preiseinheit
Gibt die Anzahl der zu verkaufenden Einheiten für den entsprechenden Betrag an. Kaufen Sie z.B. zwei TShirts im Set ein, so tragen Sie bitte eine „2“ ein.
Rabatt
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Der von dem Lieferanten gewährte Rabatt. Die Rabattdaten können in den Lieferantenstammdaten
artikelabhängig hinterlegt werden. Von dort werden sie dann automatisch in dieses Eingabefeld
übernommen.
Gesamtpreis
Aus den eben genannten Daten wird automatisch der Gesamtpreis ermittelt und ausgegeben.
Bestellnummer
Die Bestellnummer des Artikels bei dem oben eingetragenen Lieferanten.
Bezeichnung / Bezeichnungszusatz wie beim Lieferanten unter „Daten“ „Artikeldaten“ hinterlegt.
Die lieferantenabhängige Bezeichnung sowie ein Bezeichnungszusatz des angegebenen Artikels.
Wiederbeschaffungszeit
Entspricht der unter „Stammdaten“ >Artikel angegebenen Beschaffungszeit in Tagen.
Zusatztext
Ein beliebiger Zusatztext.
Um die geänderten Daten zu übernehmen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Speichern“.
Lieferantenvergleich
Unter „Optionen >Lieferantenvergleich“ haben Sie die Möglichkeit, die Angebote der einzelnen Lieferanten
bezüglich eines Artikels zu vergleichen. Hierfür markieren Sie bitte zunächst die Position in der
Bestellliste. Anschließend klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Optionen“ und wählen dort den Menüpunkt
Lieferantenvergleich.
Sie erhalten jetzt eine Liste aller Lieferanten, die diesen Artikel liefern. Dazu werden für jeden Lieferanten
die Lieferbedingungen sowie der Preis angegeben. Der billigste Lieferant erscheint in Fettschrift. Durch
Anklicken der Schaltfläche „Übernehmen“ werden die gespeicherten Daten in die Bestell-Liste übernommen.
Wollen Sie bei einem anderen Lieferanten bestellen, so markieren Sie bitte die betreffende Zeile und klicken
dann auf „Übernehmen“. Um diese Daten dann auch in dem Stapel zu übernehmen, klicken Sie
bitte anschließend auf die Schaltfläche „Speichern“.
Positionsreferenzen
Unter dem Reiter Referenzen können Sie sich zu dem markierten Artikel die Positionsreferenzen
anzeigen lassen. Sie erkennen bei Bestellvorschlägen, die aus Auftragspositionen resultieren, welche
Kundenaufträge zur Disposition geführt haben.
Die weiteren Reiter sind ebenso mit Informationen zu diesem Artikel versehen.
Über die Schaltfläche „Bestellungen erstellen“ werden nun die Bestellbelege generiert.
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Hinweis: Bei Schließung des Stapels ohne vorheriges „Löschen“ bzw. „Bestellungen erstellen“,
bleibt der Stapel im Bearbeitungsstatus. Wollen Sie im Moment keine Bestellung erstellen, beenden
Sie dieses Programm durch „Löschen“ und „Schließen“. Die Vorschläge werden Ihnen später wieder
ausgegeben. Wenn Sie nur „Schließen“, stellen Sie bitte vorher sicher, dass alle von Ihnen
durchgeführten Änderungen durch „Speichern“ in den Stapel übernommen wurden!
Dispositionsstapel drucken
Mit dieser Auswahl können Sie die Daten des Stapels ausgeben.
Erstellungsprotokoll
In diesem Protokoll erhalten Sie einen Überblick, welche Bestellungen für die einzelnen Lieferanten generiert
wurden. Dabei werden für jede Bestellung das Datum, die Belegnummer, die Lieferantennummer,
der Matchcode des Lieferanten, der Bruttobetrag sowie der Wert angegeben.
Durch markieren der Checkbox „mit Positionen“ werden darüber hinaus alle einzelnen Bestellpositionen
aufgelistet mit Artikelnummer, Matchcode, Termin, Bestellmenge, Einzelpreis und Wert.
Über das ! und „Bearbeiten“ gelangen Sie zum Bestellbeleg, den Sie hier ausdrucken, bzw. per Mail
versenden können.
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Auswertungen
In diesem Bereich stehen Ihnen umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Offene Bestellungen
Mit dieser Auswertung haben Sie die Möglichkeit, sich alle offenen Bestellungen ausgeben zu lassen.
Wahlweise können Sie zusätzlich zu jeder Position die Mengeneinheit, die bestellte Menge, den Einzelpreis
sowie den gewährten Rabatt ausgeben lassen.
Geben Sie die gewünschten Einschränkungen ein. Ohne Einschränkungen werden Ihnen alle Belege
angezeigt.
Die Sortierung erfolgt wahlweise über Belegdatum, Belegnummer, Lieferantennummer oder dem Matchcode
des Lieferanten.
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