QVA-G3-1 Beschaffung

QVA-G3-1 Beschaffung
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5.1.
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QVA-Datum:
QVA-Rev.:
QVA-Ersteller:
QVA-Freigabe:
QVA-Prüfung:
14.05.2016
03
Herr Micknaß
Herr Micknaß
21.01.2013
Zweck ........................................................................................................................................................................ 1
Geltungsbereich ...................................................................................................................................................... 1
Begriffe und Abkürzungen...................................................................................................................................... 1
Zuständigkeiten ....................................................................................................................................................... 1
Beschreibung der Vorgehensweise ....................................................................................................................... 1
Festlegen der Beschaffungsangaben und Bestellung ........................................................................................ 1
Angebote und Angebotsvergleich ......................................................................................................................... 2
Bestellung und Bestellüberwachung .................................................................................................................... 2
Dokumentation ......................................................................................................................................................... 2
Änderungsdienst ..................................................................................................................................................... 2
Verteiler..................................................................................................................................................................... 2
Anhang ...................................................................................................................................................................... 2
1. Zweck
Mit dem festgelegten Ablauf stellen wir sicher, dass das zu beschaffende Material die festgelegten Anforderungen
erfüllt und dass vor Auftragsvergabe eine angemessene Lieferantenauswahl bezüglich der Preiswürdigkeit und
Qualität durchgeführt wird.
2. Geltungsbereich
Die Richtlinie gilt in allen Bereichen des Unternehmens.
3. Begriffe und Abkürzungen
keine
4. Zuständigkeiten
Funktion
Aufgabe
Tätigkeitsergebnis
Geschäftsführung
Lieferanten auswählen
Lieferantenliste
Geschäftsführung /
Mitarbeiter
Angebote einholen
Lieferantenliste
Mitarbeiter
Bestellung erstellen
Bestellungsunterlagen
Mitarbeiter
Bedarf ermitteln
Bedarfsmeldung
Mitarbeiter
Wareneingang prüfen
Lieferantenbewertung
Mitarbeiter
Ware annehmen und prüfen
Lagerung der Ware
5. Beschreibung der Vorgehensweise
5.1.
Festlegen der Beschaffungsangaben und Bestellung
Die Bestellungen werden durch den Einkauf erstellt und freigegeben. Die Bestellunterlagen enthalten folgende
Angaben:
 Produktbezeichnung
 Artikelnummer
 Liefermenge
 Liefertermin
 Versandadresse
 vereinbarte Preise
Damit werden die Produkte eindeutig und umfassend beschrieben. Das Bestellformular ist sofern möglich über das
Programm „PC-Kaufmann“ zu erstellen. Alternativ kann die Bestellung telefonisch, online über einen Online-Shop oder
per E-Mail erfolgen, wobei die Bestellunterlagen mit allen notwendigen Angaben manuell zusammenzuführen sind.
Qualitätsmanagement-Handbuch
Speicherort:
Blatt
von
1
2
d:\68621471.doc
QVA-G3-1 Beschaffung
QVA-Datum:
QVA-Rev.:
QVA-Ersteller:
QVA-Freigabe:
QVA-Prüfung:
14.05.2016
03
Herr Micknaß
Herr Micknaß
21.01.2013
5.2.
Angebote und Angebotsvergleich
Vor jeder Bestellung von Material sind grundsätzlich die Tagespreise zu erfragen und durch Verhandlung ein besserer
Einkaufspreis im Vergleich zum vormaligen zu erzielen. Angebote können vorab telefonisch mit dem Lieferanten
geklärt werden. Sie müssen letztlich schriftlich (Schreiben, Fax, E-Mail) fixiert werden.
Angebote sollten von mindestens drei Lieferanten eingeholt und verglichen werden.
Anfragen an die Lieferanten zur Angebotseinholung werden aus den Bestellunterlagen oder Kundenforderungen
abgeleitet.
5.3.
Bestellung und Bestellüberwachung
Die Bestellung der Waren erfolgt durch die berechtigten Mitarbeiter (s. QVA-M1-1 Firmenorganisation). Grundlage
sind die vereinbarten Preise (Angebote der Lieferanten) oder die Kataloge/Datenblätter der Produkte sowie die
Rabattzusagen der Lieferanten.
Lieferanten werden aus der Lieferantenliste des aktuellen Jahres ausgewählt.
Ausnahme von dieser Verfahrensweise sind Bestellungen, welche einen vom Kunden vorgegebenen oder mit ihm
vereinbarten Liefertermin berücksichtigen müssen. Diese Bestellungen sind direkt an den Lieferanten abzusenden und
das Sekretariat ist über den Bestellinhalt (Art, Menge, Preis, Lieferant) zu informieren.
Das Sekretariat überwacht alle Bestellung auf Einhaltung des Liefertermins und übernimmt die Nachfrage beim
Lieferanten.
6. Dokumentation
Die Einstufung und Bewertung von Lieferanten ist so zu dokumentieren, dass im Bedarfsfall Auswertungen möglich
sind. Bewertungsunterlagen sind QM-Archiv-Lieferantenbewertungen aufzubewahren. Zugelassene oder
eingeschränkt zugelassene Lieferanten sind in der Lieferantenliste des aktuellen Jahres zu führen.
7. Änderungsdienst
Der Änderungsdienst dieser Verfahrensanweisung obliegt dem Qualitätsbeauftragten. Er ist für die Herausgabe und
den Austausch der aktuellen Versionen zuständig.
8. Verteiler
alle fest angestellten Mitarbeiter
9. Anhang
QFB-G3-1-1
QVA-M1-1
Lieferantenliste des jeweils aktuellen Jahres (interne Dokumente)
Firmenorganisation
Qualitätsmanagement-Handbuch
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Blatt
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