CWT-Studie: Strategisches Meetingsmanagement ist für

CWT-Studie: Strategisches Meetingsmanagement
ist für Unternehmen ein Erfolg
ESCHBORN | 1. Juli 2016
96 Prozent der Unternehmen, die ein Programm für das Strategische
Meetingsmanagement (SMM) eingeführt haben, halten es für einen Erfolg und sagen
gleichzeitig, dass noch viel zu tun sei. Das ist das Hauptergebnis der Studie „Erfolg
im Strategischen Meetingsmanagement“ von Carlson Wagonlit Travel und The
BTN Group. Die Studie, für die Fachexperten befragt wurden, nennt auch konkrete
Zahlen für Einsparungen: Mehr als die Hälfte der Befragten kommt auf zehn Prozent
Kostenreduktion seit Einführung eines Strategischen Meetingsmanagements, weitere
17 Prozent nennen 15 Prozent und mehr.
Zusätzlich führt ein SMM-Programm – also eine strategische Ausrichtung und
Entwicklung von Meeting-Programmen, die Vereinheitlichung von Planungsund Buchungsprozessen und die Bündelung von Einkaufsvolumina – laut
den Befragten zu weiteren Vorteilen. Sowohl Transparenz bei Ausgaben und
Einsparungen, Risikobegrenzung als auch die Einhaltung von Sorgfaltspflichten und
unternehmenseigenen und gesetzlichen Vorschriften wurden innerhalb der Studie als
Mehrwehrt genannt. Umso interessanter ist, dass sich die Programme noch nicht in
der breiten Masse durchgesetzt haben.
„Die Studie zeigt, dass praktisch jedes Unternehmen, das ein Programm für das
strategische Meetingsmanagement auflegt, von einem Erfolg spricht“, sagt Kai
Wendel, Senior Director of Global SMM Strategy & Solutions bei CWT Meetings &
Events. „Alle befragten Experten stimmten darin überein, dass ein Strategisches
Meetingsmanagement nicht kompliziert sein muss und sich sehr schnell auszahlen
kann. Ein Rat hat sich herauskristallisiert: Zu Beginn geht es um Einfachheit und
den strategischen Fokus – die taktische Implementierung folgt schnell. Viele der
heute besonders effektiven Programme haben klein angefangen und sind dann,
aufbauend auf den Erfolgen, gewachsen. Und ganz wichtig ist es, frühzeitig zu
ermitteln, wer betroffen und beteiligt ist, die Zustimmung dieser Personen einzuholen
und in Kontakt mit ihnen zu bleiben.“
Die befragten Fachleute sind sich einig, dass bei der Implementierung eines
Programms für das Strategische Meetingsmanagement der Weg das Ziel ist und
sich das Programm laufend weiterentwickelt. Kein Programm ist wie das andere,
und das muss auch so sein, schließlich soll es zu den Zielen und der Kultur des
Unternehmens passen. Die Wahrnehmung, Strategisches Meetingsmanagement sei
zu komplex für Standards, trifft daher nicht zu. Außerdem lagern mehr als 60 Prozent
der Umfrageteilnehmer einen Teil ihrer Programme an externe Dienstleister aus – sei
es für die taktische Unterstützung oder für Beratungen.
Üblicherweise steht die Zentralisierung des Hoteleinkaufs am Anfang
eines Strategischen Meetingsmanagements. Hier fällt ein großer Teil der
Kostentransparenz und der Einsparungen an – beide gelten laut Studie als wichtigste
Erfolgsmesser, gefolgt von der Zufriedenheit der Teilnehmer und Sponsoren und der
Übereinstimmung mit den Vorgaben (Compliance).
Zu den größten Hürden bei der Einführung strategischer Programme gehört das
Buchungsvolumen. Eine große Zahl der für die Studie Befragten äußerte, die
geringe Zahl ihrer Meetings rechtfertige kein eigenes Programm. Allerdings sind
bereits für Unternehmen, die nur etwa eine Million US-Dollar jährlich für Meetings
ausgeben, Vorteile spürbar. Mehr als 70 Prozent der Befragten mit Strategischem
Meetingsmanagement planen den Ausbau – ein klarer Beleg für den Mehrwert
solcher Programme.
„Wir haben auch einen Blick in die Zukunft geworfen und festgestellt, dass
Programme für Strategisches Meetingsmanagement auch auf die Bereiche Marketing
und Veranstaltungen ausgeweitet werden“, sagt Cindy Fisher, Vice President
CWT Meetings & Events bei Carlson Wagonlit Travel. „Auch die fortschreitende
Konsolidierung der Branche wird Auswirkungen haben. Unternehmen ohne
strategischen Ansatz werden es zum Beispiel schwerer haben, bei großen
Hotelkonzernen gute Raten zu verhandeln oder überhaupt Kontingente zu
bekommen. Strategisches Meetingsmanagement entwickelt sich ganz klar zu einer
Notwendigkeit.“
Über die Studie
Für die Studie „Erfolg im Strategischen Meetingsmanagement“ befragten Carlson
Wagonlit Travel und The BTN Group mehr als 20 Experten für Travel und Meetings
Management sowie für Strategisches Meetingsmanagement. Außerdem nahmen 246
Konferenzplaner aus vielen Regionen der Welt an einer Online-Umfrage teil.
CWT Meetings & Events ist die Geschäftseinheit von Carlson Wagonlit Travel
für das Veranstaltungsmanagement. Als global arbeitende Full-Service-Agentur
mit einzigartiger Erfahrung steht das Unternehmen für innovatives, effektives und
sämtliche Prozesse umfassendes strategisches Management von Meetings und
Events. Mit mehr als 1.400 Event-Spezialisten in mehr als 68 Ländern wird lokales
Expertenwissen durch globale Ressourcen unterstützt. CWT Meetings & Events steht
an der Spitze der Branchen-Innovationen für Strategisches Meetingsmanagement
und wickelt jedes Jahr mehr als 35.000 qualitativ hochwertige Events für Kunden
aller Branchen ab. Auf der Grundlage des Kreativ-Know-hows entstehen Events
mit innovativem Tagungsstätten-Einkauf, während die Expertise im Bereich Logistik
den Kunden für Gruppenreisen, Reiserichtlinientreue und Logistik zugutekommt und
ihnen zudem Geld spart. www.cwt-meetings-events.de
Carlson Wagonlit Travel (CWT) ist ein führender Anbieter im Management von
Geschäftsreisen sowie von Meetings und Events. In mehr als 150 Ländern zählt
CWT Konzerne, kleine und mittelständische Unternehmen, Regierungsinstitutionen
sowie nichtstaatliche Organisationen zu seinen Kunden. Durch die Expertise der
Mitarbeiter und den Einsatz von Spitzentechnologien ermöglicht CWT seinen
Kunden, den optimalen Nutzen aus ihrem Firmenreiseprogramm in Bezug auf
„Savings, Service, Security & Sustainability“ zu ziehen und bietet den Reisenden
die beste Betreuung. Im Jahr 2015 erwirtschaftete Carlson Wagonlit Travel mit
Agenturen in alleiniger Eigentümerschaft und Joint Ventures einen globalen
Umsatz von 24,2 Mrd. US-Dollar. CWT engagiert sich für ein verantwortungsvolles
unternehmerisches Handeln und ist Unterzeichner der zehn Prinzipien des United
Nations Global Compact.