Kanzlei-EDV im 21. Jahrhundert - RA

RA-MICRO V
virtuelle Kanzlei-EDV mit dem vSystem
Die Kanzlei-EDV des 21. Jahrhunderts wird eine vollständig elektronische und eine virtuelle sein!
Die erste Stufe der digitalen Transformation der anwaltlichen Kanzleitätigkeit von der (analogen) händischen hin
zur elektronischen (digitalen) Arbeitsweise dauerte von 1985 an etwa eine Generation von 30 Jahren. Heute ist
die elektronische Verwaltung der Anwaltskanzlei und ihrer Mandate allgemein üblich.
Die zweite Stufe der digitalen Transformation der anwaltlichen Kanzleitätigkeit von der Papier-Akte hin zur
elektronischen Akte wird innerhalb eines Jahrzehntes erfolgen. Die elektronische Gerichtsakte und das beA
werden die symmetrische elektronische Umstellung der Aktenhaltung der Anwaltskanzleien erzwingen.
Ein gänzlich elektronisch organisiertes „papierloses Büro“ stellt erheblich erhöhte Anforderungen an Speicher,
Prozessorleistung, technische und organisatorische Komplexität der Kanzlei-EDV. Das würde auf dem heutigen
Stand der Technik erheblich höhere Kosten und steigende Abhängigkeit von fremder EDV-Administration zur
Folge haben.
RA-MICRO V stellt hingegen durch Erschließung der modernen Technologie der Desktop Virtualisierung mit der
Weltneuheit vSystem die für das elektronische Büro erforderlichen und optimalen Leistungserweiterungen auf
sehr einfache und besonders kostenarme Art und Weise zur Verfügung. Das System ist so einfach, dass es für den
fachkundigen Laien selber installierbar und administrierbar ist. Die virtuelle Kanzlei-EDV ergänzt die heute
übliche reale Kanzlei-EDV und wird diese aufgrund ihrer Anwendungs- und Kostenvorteile auf Dauer ablösen.
Mit RA-MICRO V ist jede Kanzlei bereits heute bestens für die elektronische Zukunft aufgestellt und auf
neuestem technischen Stand optimal organisiert.
Was ist eine virtuelle Kanzlei-EDV ?
PC Virtualisierung trennt die PC Hardware und deren das Gerät steuernde (Boot-) Betriebssystem durch eine Virtualisierungs-Software von dem
Anwendungsbetriebssystem und der darauf laufenden Anwendungssoftware, wodurch ein sog. virtueller PC entsteht. Der virtuelle PC ist dadurch von dem ihn
virtualisierenden realen PC-Gerät unabhängig und teilt nicht dessen technisches Schicksal und dessen Abnutzung.
Ein solcher virtueller PC wird im vSystem vPC genannt. Das vSystem stellt die herkömmliche Kanzlei-EDV ergänzende oder ersetzende vorinstallierte und sofort
betriebsbereite vPCs einfach und kostengünstig zur Verfügung.
Das vSystem enthält als Virtualisierungssoftware eine Implementation der kostenlose Virtualbox von Oracle, einem der größten Softwareunternehmen der
Welt und bekannt für die besondere Qualität und Stabilität seiner Produkte. Als PC- (Boot-) Betriebssystem enthält das vSystem mit der Komponente vOS ein
Linux Betriebsystem zur Verfügung, was Alternativ zu Windows eine besonders stabile und wartungsarme Systemgrundlage für die Virtualisierung insb. von
mehreren vPCs auf einem PC-Gerät bietet.
Die Anwendungs- und Kosten-Vorteile von virtuellen PCs sind vielfältig, u.a.:
-
hardwareunabhängig
-
transportabel
-
duplizierbar
-
fernadministrierbar
-
leben „ewig“
-
remote durch PCs und mobile Geräte nutzbar. Ältere Windows PCs können mit moderner Leistung als sog. Thin Clients weiter genutzt werden
- Arbeitsplatz-PCs und File Server können virtualisiert werden. Die Datensicherung des zentralen Datenbestandes incl. SQL Server ist einfach.
- auf mobilen Geräten kann der berufliche Datenbereich verschlüsselt separiert werden vom persönlichen Bereich.
Wie ergänzt oder ersetzt die virtuelle Kanzlei-EDV
die herkömmliche Kanzlei-EDV?
RA-MICRO V stellt mit dem vSystem eine beliebige Anzahl von vPCs zur Verfügung, die zusätzlich oder alternativ genutzt werden können.
vPCs können im Netzwerk wie ein gewöhnlicher PC genutzt werden. Das Nutzererlebnis entspricht dem eines realen PCs. vPCs schaffen zusätzliche Zugänge zum den zentralen Kanzlei-Datenbestand, die durch den
P- Benutzer selber lokal am PC oder remote (per Netzwerk oder Internet) durch andere Benutzer mit beliebigen Geräten und Systemen, inbs. auch Smartphones und Tablets, genutzt werden können.
vPCs verbessern die Leistung des Anwenders von Kanzleisoftware am PC, indem in zahlreichen Fällen mit zwei selbständigen PCs parallel produktiver gearbeitet werden kann als bisher, - z.B. wenn parallel in
verschiedenen Datenpools gearbeitet werden soll von einer Kanzleikraft.
vPC Option 1:
Mit Windows 10, Mac OSX gebootete PCs (mind. I5 Prozessor, 8 GB RAM und USB 3 Port) können je einen vPC virtualisieren – entweder auf einem internen SSD Laufwerk mit mind. 100 GB freiem Speicherplatz
oder extern auf einem 128 oder 256 GB USB vStick.
a) Der vPC kann anstelle des realen PCs genutzt werden, also das Betriebssystem des realen PCs nur zum booten nutzen.
b) Der vPC kann vom Benutzer des realen PCs als Zweit-PC genutzt werden (Duale Arbeitsweise) – oder einem anderen Benutzer als remote Zugang zum Kanzlei-Datenbestand zur Verfügung gestellt werden
(Tandem Arbeitsweise). Diese Lösung ist hinsichtlich des vSystems kostenlos, es fallen nur Kosten für den etwa erforderlichen vStick und für eine Windows 10 Pro Lizenz je vPC an.
c) Der vPC kann als vDrive dem Netzwerk den zentralen Datenbestand zur Verfügung (network attached storage) stellen, als Windows 10 Peer Server bis 20 Connections dienen – besonders leicht sicherbar durch
einfaches Kopieren des vSticks und völlig geräteunabhängig.
Diese vSystem Anwendung ist kostenlos, - ein Windows 10 Pro Betriebssystem ist je vPC zu lizenzieren.
vPC Option 2:
Ein mit dem vStation vOS Linux Betriebssystem gebooteter PC (i7 Prozessor 7. Generation, 8 GB RAM je vPC, Samsung 960 Pro SSD) kann als vStation bis zu 4 vPC virtualisieren und auch die Aufgabe des file
Servers im Netzwerk mit dem vDrive vPC durchführen.
Diese vSystem Anwendung ist kostenpflichtig und kann im RA-MICRO Online Store lizenziert werden.
vPC Option 3:
Ein mit dem vStation vOS Linux Betriebssystem gebooteter PC (beliebiger Intel Prozessor, 8 GB RAM, keine Festplatte erforderlich) kann einen vPC oder einen vDrive (virtuelle NAS) auf dem vStick virtualisieren.
Diese vSystem Anwendung ist in der vStation Lizenz für bis zu 4 Geräte enthalten. 1 Windows 10 Pro Betriebssystem je ist zu lizenzieren.
Virtuelle Kanzlei-EDV mit dem vSystem
ist universal für jede Anwaltskanzlei
Windows oder Mac Osx PCs
können je 1 vPC virtualisieren.
vStations können je bis zu 4 vPCs
virtualisieren.
vPCs sind
hardwareunabhängig
rransportabel
duplizierbar
fernadministrierbar
leben „ewig“
remote durch PCs und mobile
Geräte nutzbar.
vPCs haben ein Windows 10 Pro
Betriebssystem, das vom Nutzer
zu lizenzieren ist. Sie bieten ein
dem realen PC ebenbürtiges
Nutzererlebnis, besser als der
Terminal-Server. vPCs können
sicher 256 bit verschlüsselt sein
(98 €Aufpreis).
Das vSystem enthält betriebsfertig
vorinstallierte vPCs mit
vorinstallierter Systemsoftware
u.a. MS Office 2016
(kostenpflichtig) und MS SQL
Server Express (kostenlos).
So arbeitet der Anwalt mit dem vSystem
Zweit-Monitor
Mobil-PC ab i5, 8 GB RAM, 256 GB SSD
Windows 10
Mac OSX
Tablet E-Akten Lesegerät
iPad Air oder iPad Pro
mindestens i5, 8 GB RAM, 128GB SSD
Empfohlen i7, 16 GB RAM, 256 GB
Der 2. Monitor - optimal drahtlos verbunden
mit einem wireless Monitor Adapter - stellt
zwei Dokumente zusätzlich dar; entweder
nur als erweiterte Anzeige des Arbeitsplatz PCs
oder als selbständige vPC Programminstanzen.
Für den anwaltlichen Arbeitsbereich auf dem Mobilgerät wird
ein vPC genutzt, in dem auch die für die offline Nutzung dort
gespeicherten Kanzleidaten verschlüsselt separiert sind. Der
vPC intern gespeichert sein (mind. 100 GB auf einem LW frei
erforderlich), oder extern an USB auf vStick.
Das Apple iOS Tablet tritt als mobiles E-Akten
Lesegerät an die Stelle der Papierakten.
Es nutzt remote einen vPC auf einer vStation oder
greift offline auf verschlüsselt im iPad in einer
App der Kanzleisoftware wie Go RA App
gespeicherte, per LAN oder Internetsynchronisierte ausgewählte E-Akten zu.
So arbeitet die Bürokraft mit dem vSystem
Für die Arbeit mit E-Akten ist die Duale Arbeitsweise des vSystems optimal: Ein virtueller Zweit-PC bietet die parallele Darstellung und
selbständige Anwendung der Kanzlei- und Mandatsverwaltungs-Software sowie von E-Akten. Es kann extern an oder intern in einem dafür
leistungsfähigen Arbeitsplatz-PC ein vPC lokal virtualisiert werden, oder es können remote von vStationen virtualisierte vPCs genutzt werden.
Auch ein Tablet kann mit remote Zugriff auf einen vPC am Arbeitsplatz als mobiles E-Akten Lesegerät genutzt werden.
Thin Client PC Arbeitsplatz mit
Nutzung vStation Systemleistung
vOS Linux Betriebssystem
i3 Prozessor, 4 GB RAM
Kein internes Laufwerk
erforderlich
USB Stick oder Speicherkarte ab 16 GB
mit vOS Linux (für den remote Zugriff ist
das vSystem vOS Linux komplett kostenlos)
Als Thin Client Arbeitsplatz kann auch JEDER
ältere PC kostensparend eingesetzt werden ab 2 GB
RAM Speicher!
PC Arbeitsplatz mit Nutzung
eigener Systemleistung
Windows 10 Betriebssystem
i5 Prozessor, 8 GB RAM
Internes SSD Laufwerk
vStick mit vPC
Das vSystem mit einem lokalen vPC ist kostenlos, nur eine
Windows 10 Pro Lizenz ist erforderlich)
vPC extern auf USB vStick oder intern im PC auf SSD
Drive
4 K Monitor 24 Zoll mit paralleler
Anwendung von Kanzlei-Software
und E-Akten. vPC Zugriff lokal auf
vStick oder remote auf vStation
Die vSticks vSystem
Ein vStick ist ein für das vSystem zugelassener USB 3 flash drive mit
128 oder 256 GB.
Von dem vStick werden können mit dem im vSystem kostenlos
enthaltenen Programm vBuilder drei Arten von vSticks in beliebiger
Anzahl erstellt werden:
vPC
Virtueller Windows 10 PC, komplett betriebsfertig vorinstalliert.
vSystem Software kostenlos, Windows 10 Pro Lizenz erforderlich.
vDisk
Virtueller Windows 10 Peer Server für bis zu 20 Connections. Vorinstallierter
kostenloser Microsoft Express SQL Server. Windows 10 Pro Lizenz erforderlich.
vStation
vOS Linux Boot System für die Virtualisierung von bis zu 4 vPCs.
vSystem Software kostenpflichtig. Lizenzierung im RA-MICRO Online Store.
Arbeitsweisen mit vPCs
• Lokal 1 realer PC offline oder LAN
• Dual
1 realer PC und 1 vPC werden vom gleichen Nutzer genutzt
• Tandem 1 realer PC und 1 vPC werden von verschiedenen Nutzern
genutzt
• Remote 1 PC oder Mobilgerät mit Microsoft RDP Client oder vViewer
nutzen remote (Netzwerk o. Internet) einen oder bis zu 4 vPCs.
virtuelle Kanzlei-EDV mit dem vSystem
ist sicher!
Die im vSystem enthaltene kostenlose Virtualisierungssoftware Oracle virtualbox
kann (kostenpflichtig 98 Euro) mit dem extension pack erweitert werden um eine
sehr sichere 256bit Verschlüsselung der virtuellen Festplatte herzustellen.
vPC und vDrive (incl. SQL Server) können durch einfaches kopieren des Ordners
gesichert und wiederhergestellt werden.
virtuelle Kanzlei-EDV mit dem vSystem
ist einfach!
Ein vPC wird als virtueller Zweit-PC einfach vom PC Desktop
gestartet.
Ein vDrive kann den zentralen Datenbestand im Netzwerk für bis zu
20 Connections speichern.
Eine vStation kann mit seinem Linux vOS Betriebssystem bis zu 4
vPCs virtualisieren.
Virtuelle Kanzlei-EDV mit dem vSystem
ist günstig!
Virtuelle Kanzlei-EDV mit dem vSystem
ist kostenparend!
10 RA-MICRO V Kanzlei-EDV Spar-Potentiale mit dem vSystem
1. Einfache schnelle Installation von Netzwerken
Das vorinstallierte vSystem, einfach ansteckbar mit den vSystem USB vSticks, senkt beim Vor-Ort-Partner und für die Anwaltschaft den zeitlichen, organisatorischen Aufwand für technische Installation und Software
Einrichtung und damit die Kosten auf beiden Seiten. Insbesondere in geeigneten Fällen ohne komplexe Einbindung von weiteren Geräten wie z.B. Telefonanlagen, oder z.B. in örtlichen Lagen, die nur aufwändig (und teuer)
durch Vor-Ort-Partner erreichbar sind, senkt die grundsätzlich gegebene Möglichkeit der Selbst-Installation mit Fernwartungsunterstützung die Kosten.
2. Kein Windows Server für kleinere und mittlere Netzwerke (bis 20 Netzwerk-Connections) mehr erforderlich
Das vSystem ist dezentral organisiert und serverlos. Kosten für Microsoft Windows Server und Terminal Server Lizenzen können entfallen (sofern keine Domain Controller Rechteverwaltung in größeren Kanzleien nötig ist).
RA-MICRO V integriert günstige, auch für den geschäftlichen Einsatz kostenlos lizenzierte Lösungen, wie die Oracle Virtualbox und Microsoft SQL Express. (Aktivierung) der in den und bietet durch den remote Client vViewer“
eine qualitativ hervorragende remote Anbindung. Die vSystem Alternative zum herkömmlichen Kanzleiserver, die vStation, kombiniert in einer aufwändigen RA-MICRO Eigenentwicklung das kostenlose Linux, die auch für den
geschäftlichen Einsatz kostenlos lizenzierten Oracle Virtualbox , Microsoft SQL Express sowie das vergleichsweise kostengünstige Windows Pro Betriebssystem zu einer attraktiven Alternative. Durch die Verteilung von
größeren Anzahlen von Remote zugreifenden Nutzern dezentral auf mehrere vStations und mehrere i7 Prozessoren ist das System gegenüber einer Lösung auf einem Server grundsätzlich als leistungsfähiger und besser gegen
Totalausfall geschützt.
3. Ein Kanzleiwachstum führt nicht automatisch zu überproportional steigendenden EDV Kosten durch eine qualitative Steigerung der Komplexität des Kanzlei-Serverbereiches mit steigendem Fach-Administrationsaufwand,
sondern zieht nur eine quantitativ steigende proportionale Kostensteigerung für weitere Arbeitsplätze oder vStations nach sich.
4. Die primär für das vSystem geeigneten und empfohlenen Intel NUC PCs haben eine Stromaufnahme von nur 25 (i5) oder 38 (i7) Watt. Das spart gegenüber einem herkömmlichen Tower PC eine Größenordnung von 5-10
Euro monatlich Stromkosten.
5. Die systematische, in allen vEDV Anlagen gleiche Struktur des RA-MICRO vSystems ermöglicht im Störungsfall eine schnelle systematische Fehleranalyse. Support- und Serviceaufwand wird durchgreifend gesenkt. vPCs
sind ideal fernwartbar und im Störungsfalle auch leicht wiederherstellbar. Virtuelle PCs (im vSystem vPCs genannt) altern nicht, nehmen nicht als Softwareinstallation am technischen Schicksal des Gerätes teil, auf dem sie
installiert sind, und können mit dem vStick beim Gerätewechsel einfach neu verknüpft werden. Die Datensicherung und Rücksicherung ist sehr einfach und schnell mit Daten-Ordner Kopiervorgängen möglich, preiswerte USB
Datenträger können als externe als Datensicherungsgeräte eingesetzt werden.
6. Auch veraltete PCs können mit wieder guter Produktivität als Thin Client Arbeitsplätze mit remote Zugriff auf vPCs eingesetzt werden und damit wird der return on investment für PC Anschaffungen maximiert. Anstelle
eines Upgrades auf Windows 10 können auch ältere
7. Externe personelle Ressourcen (Heimarbeitsplätze) können ohne zusätzlichen Kostenaufwand durch remote Zugriff auf vPCs genutzt werden.
8. Persönliche mobile Geräte wie Smartphones und Tablets können als remote Arbeitsplatzgeräte mit den remote Clients vViewer oder MS RDP genutzt werden.
9. Die vorausgesetzte vSystem Hardware nutzt die modernsten, erst 2017 erschienenen Technologien mit der besten störungssichereren Qualität der führenden Hersteller und hat eine sehr gute Performance, und
damit Ersparnis an Zeitaufwand für die tägliche Kanzleiarbeit.
10. Das vSystem vStation Linux Betriebssystem ist schnell und besonders ausfallsicher. Regelmäßige Updates sind nicht konzeptionell vorgesehen.
Welcher Kosten-Mehraufwand steht diesen Sparpotentialen gegenüber:
a. RA-MICRO vPCs erfordern eine Windows Pro Lizenz. Diese hat einen Listenpreis von ca. 150 Euro netto, im Internet sind auch günstigere Angebote zu finden.
b. Der vStick – das sind für das vSystem zugelassene USB 3.1 flash drives – kostet in der 128 GB Ausstattung ca. 80 Euro netto, in der 256 GB Ausstattung ca. 120 Euro netto. Jeder am vSystem benötigt einen vStick
c. Für die Virtualisierung eines vPC ist ein zusätzlicher RAM Speicher mind. von 4 GB erforderlich, für eine vDisk von 2 GB. Daher sind grundsätzlich in einen PC insgesamt je zu virtualisierendem vPC 8 GB RAM vorzusehen.
d. Die Software für die optional einsetzbare vSystem vStation kostet incl. Fernadministration monatlich 24 Euro für die vStation /2 mit bis zu 2 virtualisierten vPCs, und 48 Euro mntl. für die vStation /4 für bis zu vPCs. Einen
zentralen vNAS Netzwerkspeicher kann die vStation optional virtualisieren.
Virtuelle Kanzlei-EDV mit dem vSystem
ist kostenparend!
5 RA-MICRO V Kanzlei-EDV Spar-Szenarien
1. Arbeitsplatz Problem: Alte PCs mit schwacher Prozessorleistung sind vorhanden (z.B. mit Windows XP), RA-MICRO läuft langsam = Arbeitszeit- und Produktivitätsverlust. Der Aufwand für neue PCs und deren komplette
Neuinstallation ist erheblich.
vSystem Lösung: Anschaffung vStation mit Anzahl der benötigten vPCs . Kabel Verbindung mit Datenserver empfohlen. Zugriff auf vPCs mit Microsoft RDP Client im Kanzleinetzwerk. Ergebnis: wieder gute Performance der
alten PCs und diese können bis zu deren technischen Ende genutzt werden.
2. Server Problem: Kanzlei-Server ist alt, zu klein, MS Server oder Terminal Server Lizenzen müssen hinzuerworben werden.
vSystem Lösung: Prüfung mit RA-MICRO Vor-Ort Partner oder RA-MICRO Technischem Supportcenter, ob der Kanzlei-Server durch eine vStation mit vNAS ersetzt werden kann. Wenn ja, dann den Server durch die RAMICRO vStation ersetzen. vPCs für remote Zugriffe über LAN oder Internet insb. für den mobilen Zugriff durch die Mobilgeräte der Anwälte mittels der vViewer App zur Verfügung stellen.
3. Power-User Problem: Es soll mit zwei Bildschirmen maximal produktiv gearbeitet werden. Oder es soll parallel zur PC Anwendung mit E-Akten auf einem Tablet gearbeitet werden, um die Arbeitsweise mit der Papier Akte
elektronisch haptisch nachzubilden. Die Kanzleisoftware ermöglicht aber nur auf einem PC die Nutzung einer Programm-Instanz.
vSystem Dual-Lösung: vPC als Zweit-PC am Windows oder Mac PC nutzen. Parallele Nutzung von zwei selbständigen Programm-Instanzen auf dem gleichen PC.
Hinweis: RA-MICRO Kanzleisoftware lizenziert ausnahmsweise bei der vPC Nutzung den Zugriff mit zwei Programminstanzen des gleichen RA-MICRO Benutzers auf dem gleichen PC-Gerät mit nur Belegung einer RA-MICRO
current user Lizenz.
4. Mobil-Zugriff Problem: Es soll mit mobilen Geräten extern auf die Kanzleidaten zugegriffen werden, gleichermaßen im Netzwerk wie über Internet.
vSystem Tandem-Lösung: Am Büro-Arbeitsplatz (vorzugsweise einer Vollzeit-Bürokraft) wird ein vPC minimiert gestartet, den die Bürokraft unterstützend betreut (der Zugriff auf diesen vPC Desktop kann geschützt werden,
so dass ein Mitlesen nicht möglich ist). Der Anwalt greift mit seinen mobilen Geräten wie Smartphone, Tablet oder Laptop über diesen vPC auf den zentralen Kanzlei- Datenbestand (bei kleiner Kanzlei auch in diesem einzigen
PC) zu. Dadurch wird im Regelfall aufgrund der hohen Leistung des realen PCs und des SSD Speichermediums – bei dem ein i7 Prozessor der 6. oder 7. Generation empfohlen wird – die Arbeit am Büroarbeitsplatz nicht fühlbar
beeinträchtigt bei remote Zugriffen des anderen Nutzers.
(Man nennt eine solche Lösung auch second level Administration, weil die ansonsten notwendigen hohen Kosten einer fachlichen administrativen Betreuung einer Server-Remote Verbindung ersetzt werden durch die niedrigeren
Kosten der den remote Zugriff betreuenden gewöhnlichen PC-Nutzers, – ein grundsätzliches Einsparpotential von Desktop Virtualisierung).
5. Mobile offline Nutzung Problem: Es sollen E-Akten außerhalb der Kanzlei offline auf einem Laptop / Convertible Tablet genutzt werden da man sich auf das Bestehen einer stabilen Internet-Verbindung am Einsatz-Ort (insb.
bei Besuch unbekannter Gebäude) für den Remote Zugriff über Internet auf die Kanzleidaten nicht verlassen kann. Das Mobil-Gerät hat aber für die oft großen Datenmengen der E-Akten nicht genügend Speicherplatz. Oder
das Mobilgerät ist ein MacBook, auf dem eine parallele lokale RA-MICRO Windows Installation nur aufwändig möglich oder nicht gewünscht ist.
vSystem Lösung: Kanzleisoftware Betrieb auf einem vPC. Diese Lösung ist aufgrund der modernen Flash Drive Technologie nicht leistungsschwächer als bei interner Installation. Einfach mit dem kostenlosen vBuilder
einen vSTick für die Nutzung an Windows PC oder Mac OS X PC erstellen und von diesem dann einen vPC starten. Die mobil zu nutzenden Daten, insb. E-Akten, können dann auf dem auf dem vStick gespeicherten Laufwerk c:
des vPC gespeichert werden und so mitgeführt werden. Das hat den Daten-Sicherheitsvorteil, dass auf dem Gerät selber keinerlei Kanzleidaten sind. Bei interner Nutzung dient das USB Medium der Datensicherung
des vSystems.