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„ Das Digitalzeitalter hält Einzug ins Gemeinde-Archiv „
Nach der Erfassung der Schriftstücke in der Phase eins wurde nun im Schritt zwei die
Digitalisierung der Archivalien angestrebt.
Damit wird der ständige Umgang und die Benutzung der Dokumente und alten Bücher auf
ein Minimum reduziert und eine fortlaufende Abnutzung vermieden.
Unser Ziel ist es, durch die Digitalisierung nur noch im Notfall auf das Archivmaterial
zugreifen zu müssen, um so eine ständige Benutzung und Abnutzung zu umgehen.
Damit wird die Haltbarkeit der Dokumente erhöht.
Es wurde nach einer passenden Datenbank gesucht und diese nach einem Besuch im
Archiv der Stadt Limburg gefunden. Es ist das Datenbankprogramm FAUST 7 Entry, das
speziell für den Einsatz in Archiven entwickelt und auf Antrag der Mitarbeiter im
Gemeindearchiv von der Gemeinde Hünfelden gekauft wurde.
Die Software bietet zu Beginn verschiedene Auswahlmöglichkeiten an wie zum Beispiel:
Ø
Ø
Ø
Ø
Erfassung einer Akte,
eines Dokumentes,
einer Urkunde,
von Bauplänen usw.
Anschließend öffnet sich dazu ein passendes Formular, das die Eingabe der Archivdaten
vereinfacht.
Zahlreiche Vorgaben im Formular erleichtern die Arbeit.
Zu jedem Eingabefeld gibt es eine Hilfe mit vielen Beispielen.
Unabhängig davon besteht zu jeder erfassten Archivalie die Möglichkeit Bilder
hinzuzufügen oder mehrseitige eingescannte Schriftstücke damit zu verknüpfen.
Die Bilder werden im Kleinformat angezeigt und können jederzeit im Großformat
angesehen werden. Ebenso die Schriftstücke.
( hier ein Beispiel )
Um Bilder oder Schriftstücke in die Datenbank
einzufügen, muss das jeweilige Objekt zunächst
eingescannt und abgespeichert werden, um darauf
zugreifen zu können.
Ein geeigneter Scanner, der auch im DIN A3 Format
arbeiten kann und besondere Vorzüge hat, wie z. B.
Bücher erfassen, wurde gesucht und auch gefunden.
Der Fujitsu Scan Snap SV 600 vereint die zuvor
beschriebenen Kriterien und glättet bei einem
aufgeschlagenen Buch die gewölbten und verzerrten
Seiten.
Die ersten Scanversuche verliefen äußert positiv.
Auch die Bewegungsfreiheit unterhalb des
Scannerkopfes ist vorteilhaft ( Freiraum ).
Der SV 600 belichtet die Vorlagen / Dokumente von
oben, indem er über das Schriftstück schwenkt.
Zusammenfassung:
Die Datenbank erleichtert erheblich die Erfassung des Archivbestandes.
Der Scanner ist eine gute Ergänzung zur Datenbank durch die Digitalisierung der
Dokumente.
Ziel soll es sein die Bestände nur noch digital am Computer anzusehen.
Im Notfall kann auf das Original zugegriffen werden.
Buch: Brandversicherungskataster von 1850
Nicht nur unsere ehrenamtlichen Archivare, die sich jeden Mittwochnachmittag im
Gemeindearchiv zusammenfinden, waren angetan von den Möglichkeiten der neuen
Errungenschaft.
Auch Bürgermeisterin, Silvia Scheu-Menzer, sowie der Vorsitzende des Vereins
Einst&Jetzt, Herr Andreas Walther, freuten sich mit allen Anwesenden über die
Neuanschaffung, die das Katalogisieren der alten Schriftstücke um ein Vielfaches
erleichtert und ihre Lebensdauer erhöht.
Die „Vergangenheit“wird zukunftsfähig gemacht und kann somit auch für die noch
kommenden Generationen erhalten bleiben.
Das Team vom Gemeindearchiv.
Ingrid Beck-Jung
Gottfried Knapp
Lothar Reichardt