Kurzbeschreibung der Fibu-Schnittstelle kwp bnWin.net zu VARIAL
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KWP Informationssysteme GmbH Abteilung Support Kurzbeschreibung der Fibu-Schnittstelle kwp bnWin.net zu VARIAL Finanzbuchführung über den VARIAL Integrations-Server (VIS) / SQL-Zugriff Allgemeines Die Schnittstelle BN2VIS (kwp bnWin.net zu VARIAL Finanzbuchführung (nicht die World-Edition) über den VARIAL Integrations-Server) ermöglicht den bilateralen Datenaustausch zwischen diesen beiden Programmen. Der Austausch erfolgt teils über die Standard-VIS-Schnittstelle von VARIAL und über direkten Datenzugriff auf die VARIAL-SQL-Datenbank. Sollte VARIAL nicht als SQL-Version betrieben werden, sind einige Funktionen leider nicht möglich. Es können hier neben der klassischen Datenübergabe von Ausgangsrechnungen an das Finanzbuchhaltungsprogramm noch nach Aufruf einer Adresse in kwp bnWin.net per Funktionstaste [F12] die offenen Posten aus der VARIAL Finanzbuchhaltung eingesehen werden. Auch werden die Zahlungseingänge aus der VARIAL Finanzbuchhaltung in das Rechnungsjournal automatisch eingepflegt. Dieses erfolgt durch Drücken der Funktionstaste [F12] innerhalb dem Rechnungsjournal von kwp bnWin.net. Neu angelegte sowie geänderte Adressen werden auch in der VARIAL Finanzbuchführung automatisch eingetragen, sofern in den Grunddaten „automatische Vergabe der Debitorennummern“ eingestellt wurde oder eine Debitorennummer ungleich Null eingetragen wurde. Verwenden Sie bitte in VARIAL Finanzbuchführung und kwp bnWin.net bei den Zahlungsbedingungsnummern die gleichen Ziffern. Mittels der Schnittstelle werden diese Zahlungskonditionsnummern ausgetauscht, daher ist hier eine Abstimmung unabdingbar. Welche Daten ausgetauscht werden können, sehen Sie an nachfolgendem Schema: KWP Adressen (Debit, ) Projektnummer Rechnungen Rechnungsjournal VARIAL Debitoren Beschreibung Anlage, Änderung von Adressen Wann bei Neuanlage / Änderung in KWP Kostenträger mit Übergeordneter Kostenstelle in Kostenrechnung KST/KTR/GER/AUFTR Die Projektnummer (Kostenträger) und die zugeordente Abteilung (Kostenstelle) werden als neue Kostenstelle/-träger in Varial angelegt bei setzen des Status "Auftrag eingegangen" in der KWP Projektverwaltung Ausgangsrechnungen Gebuchte EZ (Eingangszahlungen) Original-OP´s über Adressverwaltung OP Mitarbeiter Arbeitsstunden Personalwirtschaft Kostenrechnung (Schnittstelle: KRGUIASC.PDF) Eingangsrechnungen (projektbezogen) EINZELNACHWEIS Baustellenlager / Baustellenkosten / Nachkalkulation Stand: Christian Kaffl Übernahme der in KWP gestellten Rechnungen im Stapel Die Zahlungseingänge zu Ausgangsrechnungen werden an KWP übergeben Zu jeder Adresse können die Original-OP´s direkt aus der FIBU-Datenbank abgerufen werden. Arbeitsstunden der in KWP erfassten Wochenberichte (Stundenerfassung) Die kalkulatorischen Lohnkosten aus der KWP Stundenerfassung werden pro Monat und Projekt (Kostenträger) als ein €-Wert übergeben. Eingangsrechnungen werden in Varial Fibu und Kostenrechnung projektbezogen gebucht! Seite 1 Y:\SUPPORT\Technische Informationen\Fibu-Lohn-Schnittstellen\FB-BN2VIS.doc auf Knopfdruck "FIBUÜbergabe" im KWP Rechnungsjournal täglich, nachts durch Serverdienst oder durch F12 im Rechnungsjournal Per Knopfdruck in der Adressverwaltung auf Knopfdruck "VARAILÜbergabe" in Verbindung mit der PW Übernahme. Täglich nachts über Serverdienst 15.06.2005 KWP Informationssysteme GmbH Abteilung Support Kurzbeschreibung der Fibu-Schnittstelle kwp bnWin.net zu VARIAL Finanzbuchführung über den VARIAL Integrations-Server (VIS) / SQL-Zugriff Voraussetzung seitens der VARIAL Finanzbuchführung Auf einem Zentralrechner (Server) muss die aktuelle VARIAL Finanzbuchführung inklusive dem VARIAL VIS – System korrekt installiert sein. Der VIS-Server (VISDaemon.exe) sollte idealerweise automatisch beim Start des Servers geladen werden. Hierbei ist auch die zugehörige CFG-Datei des VIS-Dämons korrekt auf die jeweilige Serverumgebung (VIS.CFG IP= xxx.xxx.xxx.xxx und Port=yyyy) einzustellen. Bei allen Arbeitsstationen, die diese Integration nutzen wollen, müssen über die VARIALClientinstallation eingerichtet sein. Bitte die VIS.CFG lokal prüfen (IP und Port) und zur Sicherheit die Datei VISX.DLL mittels RegSvr32.exe registrieren. Wenn die Finanzbuchhaltung als Datenhaltung mit der SQL-Datenbank arbeitet, ist auch die Installation der ODBC-Schnittstelle bzw. der SQL-Integration Voraussetzung. Erforderlich ist auch hier die korrekte Registrierung der Datei VISX.DLL mittels RegSvr32.exe an allen Arbeitsstationen, die eine Integration von kwp bnWin.net zu VARIAL Finanzbuchführung wollen. Bei Bedarf wenden Sie sich bitte an einen ausgebildeten autorisierten Vertragspartner der Firma ISB. Stand: Christian Kaffl Seite 2 Y:\SUPPORT\Technische Informationen\Fibu-Lohn-Schnittstellen\FB-BN2VIS.doc 15.06.2005 KWP Informationssysteme GmbH Abteilung Support Kurzbeschreibung der Fibu-Schnittstelle kwp bnWin.net zu VARIAL Finanzbuchführung über den VARIAL Integrations-Server (VIS) / SQL-Zugriff Voraussetzung seitens kwp bnWin.net Der Benutzer von VARIAL Finanzbuchführung muss auch als Benutzer in kwp bnWin.net eingetragen werden einschließlich des korrekten Passwort. Rechte innerhalb der Programmanwendungen brauchen hierfür keine vergeben werden. Die Integration erfolgt ab Version 6.1 oder höher von kwp bnWin.net und ab Version 2.45 seitens VARIAL Finanzbuchführung. Die Schnittstelle für die VARIAL Finanzbuchführung muss lizenziert und eingerichtet sein (Schnittstellenart „VARIAL via VIS“, Mandantennummer, Firmennummer, Länge Debitorennummer, Steuerschlüssel und Sachkonten). Die Programm-DLL BN2VIS.DLL muss im Ordner ..\bnwinsys vorhanden und registriert sein. Dieses erfolgt im Normalfall mit Hilfe der Installationsprogramme automatisch. Im Ordner der zentralen Programme von kwp bnwin.net - \BNWIN – ist eine VARIAL.INI anzulegen bzw. anzupassen. Inhaltlich ist folgender Aufbau derzeit vorhanden: [Login] USER=xxxxxxx (= Benutzer, der sowohl in VARIAL als auch in BNWIN vorhanden ist) PassWD=xxxxxxx (= Passwort für die obigen Benutzer, muss vergeben worden sein) Firma=1 (= es wird aktuell eine Firma unterstützt) Mandant=0001 (= es wird aktuell ein Mandant unterstützt) IP=xxx.xxx.xxx.xxx (siehe VIS.CFG) PORT=yyyy (siehe VIS.CFG) DeamonCon=5 ServerTimeout=100 ServerCon=100 LogLevel=5 CONNECT=SQL:=|KWPW2K3|GUIDE|S|SA|password (wenn mit SQL gearbeitet wird) Damit der Zugriff von kwp bnWin.net direkt auf die VARIAL-SQL-Datenbank erfolgen kann, ist im Ordner BNWIN eine Konfigurationsdatei mit dem Namen varial.ini notwendig. Im Connect-String werden der Servername und der Datenbankname hinterlegt. Ist diese Datei nicht vorhanden, so kann BNWIN nicht auf die VarialSQL-Datenbank zugreifen. SONDERVERSION: In der Konfig-Datei bnfibu.ini (liegt ebenfalls unter BNWIN) muß der Eintrag [MF]=S stehen. Achtung! Bitte beachten Sie Groß- und Kleinschreibung. Ist diese Datei mit entsprechendem Eintrag vorhanden gelten die Bestimmungen der SONDERVERSION! Die Datei ist nicht zwingend erforderlich. Stand: Christian Kaffl Seite 3 Y:\SUPPORT\Technische Informationen\Fibu-Lohn-Schnittstellen\FB-BN2VIS.doc 15.06.2005 KWP Informationssysteme GmbH Abteilung Support Kurzbeschreibung der Fibu-Schnittstelle kwp bnWin.net zu VARIAL Finanzbuchführung über den VARIAL Integrations-Server (VIS) / SQL-Zugriff Folgende Erweiterung in der varial.ini bewirkt, das vor dem OP-Abgleich nicht die bereits hinterlegten Zahlungseingänge gelöscht werden. [RechnungsAbgleich] WithoutInit=1 Nochmals kurz zusammengefasst: Hinter dem Schlüsselwort USER wird der Benutzername innerhalb der VARIAL Finanzbuchführung und KWP Bauhandwerk 2000 erwarten (in beiden Programmen gleicher Benutzername und gleiches Passwort) Hinter dem Schlüsselwort PassWD ist kein Eintrag erforderlich, die Passwörter in KWP Bauhandwerk 2000 und VARIAL Finanzbuchführung müssen jedoch identisch sein. In der Zeile Firma ist um die Firmennummer der Buchhaltung zu ergänzen Mandant wird mit der Mandantennummer gefüllt IP will die IP-Adresse des Servers, auf dem der VIS-Dämon arbeitet Die restlichen Werte sind derzeit wie im Muster angegeben einzutragen. Um die Kompatibilität der Integration zu gewährleisten wird dringend empfohlen für beide Produkte einen Softwarepflegevertrag abzuschließen. Stand: Christian Kaffl Seite 4 Y:\SUPPORT\Technische Informationen\Fibu-Lohn-Schnittstellen\FB-BN2VIS.doc 15.06.2005 KWP Informationssysteme GmbH Abteilung Support Kurzbeschreibung der Fibu-Schnittstelle kwp bnWin.net zu VARIAL Finanzbuchführung über den VARIAL Integrations-Server (VIS) / SQL-Zugriff Anlage von Adressen Wird in der KWP eine Adresse mit der Adressart „Kunde“ und einer Debitorennummer angelegt, so erfolgt direkt beim Speichern dieser Adresse die Anlage / Änderung in Varial! Eine Änderung ist nur in dieser Richtung möglich. Die Anlage erfolgt über den VIS-Server! Dieser ist aktiv, wenn Sie unter JOURNALE – FIBU – GRUNDDATEN die Übertragung via VIS eingestellt haben! Übergabe von Ausgangsrechnungen Ausgangsrechnungen in KWP müssen eine rein numerische Rechnungsnummer besitzten, um eine Übergabe sicherzustellen. Abschlagsrechnungen in KWP werden als „VAR“ (= statistische offene Posten“) nach VARIAL übergeben. SONDERVERSION: Über die Sonderversion können die KWP Rechnungsnummern auch als R000000 aufgebaut sein. Bei der Übergabe wird das führende „R“ abgeschnitten und die reine Nummer übergeben! Zusätzlich wird bei Belastung aus der Fibu auf das Baustellenlagern noch ein Eintrag in die Fibu-Tabelle „Einzelnachweis“ benötigt, das Feld bnWinDone. Abholen der Zahlungseingänge Es gibt zwei Arten, die gebuchten Zahlungseingänge aus VARIAL nach BNWIN zu übertragen. Entweder wird im Rechnungsjournal der Abgleich manuell mit F12 vorgenommen oder das Programm C:\Programme\bnwinlocal\BnServerDienste.exe aktualisiert automatisch jeden Tag die Zahlungseingänge. WICHTIG! Zahlungseingänge können nur aus VARIAL-SQL-Datenbanken gelesen werden! Wählen Sie die Option „OP-Ableich durchführen“ an und stellen Sie eine entsprechende Uhrzeit ein. Ist das Programm gestartet, so wird es jeden Tag zur entsprechenden Uhrzeit die Zahlungseingänge prüfen und nach BNWIN übertragen! Dieses Programm kann ähnlich wie der VISDAEMON am Server ausgeführt werden. Stand: Christian Kaffl Seite 5 Y:\SUPPORT\Technische Informationen\Fibu-Lohn-Schnittstellen\FB-BN2VIS.doc 15.06.2005 KWP Informationssysteme GmbH Abteilung Support Kurzbeschreibung der Fibu-Schnittstelle kwp bnWin.net zu VARIAL Finanzbuchführung über den VARIAL Integrations-Server (VIS) / SQL-Zugriff Informationen zur Datenübergabe Folgende Informationen betreffen die Daten selbst, welche von kwp-bnWin.net an Varial mittels des VIS übergeben werden. Stammdaten Debitor Quelle (kwp-bnWin.net) Ziel (Varial) Debitorennr. Adresskürzel Name, Vorname Zusatz Postfach PLZ Postfach Strasse Plz Ort Briefanrede Haupt-Telefon Haupt-Fax Haupt-Email left(cAdresse.AdrNrGes, 9) & "-" & left(cAdresse.Ort.Item(0).Ort, 10) Land Kontonummer BLZ Wenn Mahnsperre UmsatzSteuerID KreditLimit Debitor-Nr. Matchcode Name 1 (max. 40 Zeichen) Name 2 (max. 40 Zeichen) Postfach PLZ Postfach Strasse Plz Ort 1 Briefanrede Telefon 1 Telefax Email Kurzanschrift Land Bank1_Kontonummer Bank1_Leitzahl Mahnsperrdat_von = heutiges Datum Steuernummer KreditLimit Offener Posten Hier werden alle notwendigen Daten für die Soll- und Erlösbuchungen zur Verfügung gestellt. Bezüglich des Stammdatenabgleichs, der Übergabe einer Schlussrechnung, 13 b etc. sind individuelle Einstellungen über die bnFibu.ini bzw. bnContrl.ini möglich. Bitte lesen Sie hierzu die betreffenden Dokumentationen. Stand: Christian Kaffl Seite 6 Y:\SUPPORT\Technische Informationen\Fibu-Lohn-Schnittstellen\FB-BN2VIS.doc 15.06.2005
