Österreich Werbung setzt bei Projektakt auf SAPERION

Österreich Werbung setzt bei
Projektakt auf SAPERION
Kundendaten
Firma:
Homepage:
Österreich Werbung
www.austria.info
Auf einen Blick
Branche:
Tourismus, Marketing
Fachbereich: Projektakt, Rechnungsakt
Umfang:
50 Clients, 21 Außenstellen
Die Herausforderung
 Verteilte Standorte
 Mehrfachkontierungen
 Mehrere ERP-Systeme
Die Vorteile
 Prozessoptimierung
 Anbindung von BMD und AX
 Erhöhte Benutzerfreundlichkeit und
Automatisierung
Die Produkte


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
SAPERION
Kofax Capture
Integration Microsoft Dynamics AX
Integration BMD
Ansprechpartner: Dr. Helmut Szpott
Leitung Competence Center
Enterprise Content Management
+43 (1) 588 52-310, [email protected]
Österreich Werbung ist Österreichs nationale Tourismusorganisation, die sich seit
1955 die Aufgabe setzt, das Ferienland Österreich national und international zu
bewerben. Zentrales Anliegen ist es, für den Erhalt und den Ausbau der Wettbewerbsfähigkeit des Tourismuslandes Österreich zu sorgen. Dazu gibt es
Niederlassungen in 21 Ländern.
Ausgangssituation
Die Rechnungsfreigabe bei Österreich Werbung erfolgt durch mehrere Personen.
Die einzelnen Positionen einer Rechnung werden von Kostenstellenverantwortlichen kontrolliert und freigegeben. Danach werden sie von der Buchhaltung kontrolliert und gebucht. Durch diesen umfangreichen Prozess konnte es
zu Mehrfachkontierung eines Beleges kommen. Die Dokumentation der
durchgeführten Projekte erfolgt dezentral durch die Fachabteilungen bzw.
Außenstellen.
Zielsetzung
Die Österreich Werbung verwendet zwei ERP-Systeme, einerseits Microsoft
Dynamics AX für Bestellungen und die Auftragsabwicklung und andererseits BMD
für die Eingangsrechnungsbuchung. Der Eingangsrechnungslauf soll zentral und
einheitlich abgebildet werden, um den Freigabeprozess zu vereinheitlichen.
Sowohl Prozessoptimierung als auch revisionssichere Archivierung sollte
sichergestellt werden.
Lösung
In SAPERION sollen Eingangsrechnungskontierung, Rechnungsfreigabe und
Archivierung der Belege erfolgen. Die Prozesse wurden konsolidiert und im
SAPERION-Workflow abgebildet. Stammdaten wurden sowohl aus Dynamics AX,
wie aus BMD übernommen. Der Eingangsrechnungslauf wurde vereinfacht: Die
Buchhaltung kontrolliert zunächst die Rechnungskriterien und leitet die Belege an
die Fachabteilungen weiter, welche die Rechnungspositionen erfassen. Nach
Weitergabe an die Kostenstellenverantwortlichen, werden die einzelnen
Positionen freigegeben. Die Buchungen werden automatisch an BMD
übergeleitet und dort von der Buchhaltung gebucht. Sobald die Zahlung
durchgeführt wurde, erfolgt eine Rückmeldung an SAPERION zum Datenabgleich
der Systeme. So wurde die Basis für die weltweite Ausrollung geschaffen, bei der
weitere internationale Buchhaltungssysteme angebunden werden sollen.
Artaker Computersysteme GmbH
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