SWB

Automatisierte Erwerbung
Uwe Dierolf
Universitätsbibliothek Karlsruhe
Überblick
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Motivation
Bedeutung des Südwestdeutschen Bibliotheksverbunds
Integration in das Umfeld der UB Karlsruhe
Entwicklungswerkzeug i3v-Library
Architektur und Datenmodell
Probleme
Auswirkungen auf den Geschäftsgang der UB KA
Fazit
Motivation - Monographien
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Arbeitsweise bis Juni 1997
– Dublettenüberprüfung aufwendig und fehleranfällig
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SWB und Erwerbungskartei ( = Bestell- und Zugangskartei)
– Fremddatenübernahme
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Abtippen !
– Manuelle Verwaltung von Bestellungen
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Bestell- und Mahnwesen ineffizient
Pro Sortierkriterium eine Kartei (z.B. Titel- und Verfasserschrift)
– Mehrfacherfassung gleicher Daten
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Beim Bestellen, Inventarisieren, Katalogisieren etc.
– Geschäftsgang ist nicht “rund”
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“zu viele Leute nehmen ein Buch in die Hand”
Motivation - Periodika
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Arbeitsweise bis Oktober 1998
– Datenerfassung bei Hefteingang mit Hilfe des "Kardex"
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Karteikartensystem speziell für Zeitschriften
– Arbeit mit Zeitschriftendaten nur "beim Kardex" möglich
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Trennung von Zeitschriftenbearbeitung und Auskunft nicht möglich
– Manuelles Mahnwesen
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Ineffizient, da nur via Kardex möglich
ca. 2000 Zeitschriften, ca.200 Hefte pro Tag
– Benutzer können über Hefteingang nicht informiert werden
Ziele
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Rationalisierung des Geschäftsgang
Erledigung der Aufgaben unabhängig vom Arbeitsplatz
Bessere Informationsversorgung
Ausrichtung auf den Verbund
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Verbundzentriertes Arbeiten
• UB Stuttgart
• Württembergische
Landesbibliothek
• UB Hohenheim
• UB Tübingen
• UB Freiburg
SWB
BSZ
Südwestdeutscher Bibliotheksservice Bibliotheksverbund Zentrum BaWü
• UB Mannheim
• UB Karlsruhe
• Bundesgerichtshof
• Badische
Landesbibliothek
• FH Karlsruhe
• Forschungszentrum
Karlsruhe
Integration ins bestehende Umfeld
Exemplarsätze
Vormerkungen
Katalog
UB
Erwerbung
UB
Bestellkatalogisat
Upload
1/Woche
Ausleihe
UB
Fremddatenübernahme
Katalog
SWB
Katalog
“KVK”
K - Karlsruher
V - Virtueller
K - Katalog
Werkzeug i3v-Library
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Back-End “RDBMS Oracle”
– Einsatz unter Windows 2000/XP
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Entwicklungsumgebung “i3v-DevTk”
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DevTk = Development Toolkit
Datenmodellierung - Aufbau eines Data Dictionary (Metadaten)
Maskengenerator - Basis: i3v-Metadaten
Interpreter
- Rapid Prototyping
Mitarbeiterarbeitsplätze sind i3v-Clients
– Update-on-Demand (wie Java-Applets)
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Textverarbeitungssoftware (MS Word)
– Bestell- und Mahnwesen
Dreischichtige i3v-Architektur
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...
Ausleihe
Peridoka
Vorlesungen
Studenten
Erwerbung
Mächtigkeit
bestimmt das
Entwicklungstempo
i3v
Education
i3v
Library
...
Anwendungs-Schicht
...
Basis-Schicht
Rapid
Prototyping
Datenbank-Schicht
i3v-Basisfunktionalität
Oracle
Metadaten
i3v-Metadaten
i3v-Nutzdaten
Datenmodell Monographienerwerbung
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Tupel-Identifier-Konzept (TID)
– Primärschlüssel vergibt das i3v-System automatisch
Titelaufnahmen
Fortsetzungen
Bestellungen
Lieferanten
Verträge
Exemplare
Referenten
Fächer
Konten
Währungen
und viele weitere Relationen/Views ....
Datenmodell Periodikaverwaltung (e-Kardex)
Ausgabeart
Status
Ausgabe
Band
Package
Firmen
Sonderstandort
Fächer
Veröff.-Arten
Umlauf
Titel
Abo
Zählung
Ersch.-weise
Bestellart
Einrichtung
Rechnung
Rech.-Pos.
Währung
Standorte
Systematik
Mitarbeiter
Workflow Periodikaverwaltung
Start
n. eingeg.
Lücke
reklamiert
vergriffen
ungebunden
beschädigt
makuliert
fehlt
bindereif
gebunden
beim Bb
nachbest.
Workflow Buchbinder
Ausgaben
einsammeln
Bindeanweisung
in i3v eintragen
Standort
Einbandstelle
Ergänzen der
Bindeanweisung
Buchbinder
Bearbeiten der
gebundenen Bände
Band aufstellen
Standort / MA
Probleme
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Zusammenspiel der unterschiedlichen Systeme
– Verwaltung vieler Schnittstellen
– Verwaltung vieler Datenbanken
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Anbindung an den SWB
– Client-Server-Schnittstelle fehlt
– Ablösung des Host-Systems findet schon seit Jahren statt !
– Ende 2005 soll das neue System (PICA) nun endlich in Betrieb
gehen.
Zugriff auf die Datenbanken
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Erfordert eine Client-Server-Schnittstelle
– SQL*Net = Netzwerkprotokoll für die Oracle-Datenbank
– SWB*Net existiert nicht, da Host
i3v
TCP/IP
SQL*Net
SQL*Net
SWB*Net
Erwerbung
UB
Ausleihe
UB
Katalog
SWB
ORACLE
ORACLE
HOST
Anbindung an den SWB
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Fremddatenübernahme (“Lesen”)
– SWB und andere Quellen (z.B. KVK)
– Umweg über die Zwischenablage, da keine direkte
Anbindung an Hostanwendung möglich
– Quellformate: SWB-Kategorienformat oder MAB
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Bestellkatalogisate (“Schreiben”)
– Ziel: Übernahme der Daten aus i3v
Anbindung ans i3v-Haushaltsmanagement
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Erzeugung von Festlegungen bei Bestellung
Arbeitsvorbereitung für Rechnungsstelle seitens
Erwerbungsabteilung
– Bestellnummer als Referenz
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Ünterstützung komplexer Vorgänge
– Sammelrechnung
– Sammelauszahlung inkl. Erstellung von Zahlungsmitteilungen
Bestellungen
Buchungen
Lieferanten
Zahlungspartner
Konten
Vorteile für den Geschäftsgang I
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Verbesserte Vorakzession
– Bestellkatalogisate erlauben Dublettenprüfung
allein anhand des SWB
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Keine Mehrfacherfassung
Automatische Erzeugung der Bestellung
Überwachung der Bestellungen
– Automatisiertes Mahnwesen
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Bessere Verwaltung der Haushaltsmittel
– Automatische Kontenüberwachung
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Kontingente (z.B. pro Fachreferent und/oder Fach)
Vorteile für den Geschäftsgang II
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Einfacher Zugriff auf erfaßte Daten
– Benutzer
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Information liegt früher vor
Link im Web-OPAC "Aktuelle Hefte in der UB" (bietet nur UB KA)
– Fachrefenten
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Einblick in eigene Bestellungen
Verändern der Prioritäten bei Bestellungen auf Halde
– Medienabteilung, Benutzung, Teilbibliotheken
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Koordinierte Erwerbung im einschichtigen Bibliothekssystem
– Rechnungsstelle
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Vereinfachte Erstellung von Kassenanweisungen
durch direkte Kopplung zwischen Bestell- und Buchungssatz
Vorteile für den Geschäftsgang III
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Vereinfachte Inventarisierung
– Zugriff auf das Ausleihsystem
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Ermittlung von Titelsignaturen
– Signaturpools abhängig vom Format und der Veröffentlichungsart
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Ermittlung der Exemplarsignaturen
Eintragung von Vormerkungen
Verbesserte Statistiken
– beliebige Statistiken
– Automatische Erstellung der DBS (= Dt. Bibl. Statistik)
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Zusammenlegung von Abteilungen
– Katalog- und Erwerbungsabteilung bilden die Medienabteilung
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Jede Aufgabe kann an jedem Arbeitsplatz erledigt werden
Fazit
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Erreichte Ziele
– Rationalisierungseffekt
– Schaffung von mehr Transparenz
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Mögliche Erweiterungen
– Verbesserte Fremddatenübernahme bei Neuerscheinungen
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Nutzung der Buchhandelskataloge im Internet
– Abschaffung des sog. Laufzettels
– Bestellung per E-Mail gemäß EDILIBE oder
Nutzung von WebService-basierten Bestellsystemen