GTC – Handbuch für das Compliance 2 Modul Version 0916
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GTC – Handbuch für das Compliance 2 Modul Version 0916 08.09.2016 Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 1 von 34 Inhalt Inhalt _____________________________________________________________________ 2 1 Technische Voraussetzungen: _____________________________________________ 4 2 Daten und Datenschutz im Compliance 2 Modul ______________________________ 4 2.1 Datenmengen ___________________________________________________________ 4 2.2 Sanktionslisten __________________________________________________________ 5 2.3 Prüfdaten _______________________________________________________________ 6 2.3.1 3 2.3.1.1 Format der Importdateien __________________________________________________ 6 2.3.1.2 Importvorgang ____________________________________________________________ 8 Prüfungen ____________________________________________________________ 11 3.1 3.1.1 4 Import ________________________________________________________________________ 6 Prüfungen von importierten Listen anlegen und verwalten ______________________ 11 Prüfergebnisse freigeben/Sperren _________________________________________________ 17 3.2 Einzelne Datensätze prüfen _______________________________________________ 18 3.3 Hinterlegen von Grey- und Blackwords ______________________________________ 18 3.4 Prüfergebnisse per Mail verschicken ________________________________________ 19 3.5 Voreinstellen der angezeigten Treffer und des Matchvalue ______________________ 21 3.6 Voreinstellung der zu prüfenden Listen ______________________________________ 22 3.7 Abbrechen einer Laufenden Prüfung ________________________________________ 24 Optionen _____________________________________________________________ 26 4.1 Firmenprofil ____________________________________________________________ 26 4.2 Einstellungen ___________________________________________________________ 27 4.2.1 SMTP-Einstellungen ____________________________________________________________ 27 4.2.2 Passwort ändern _______________________________________________________________ 28 5 „Passwort vergessen“ Funktion ___________________________________________ 29 6 Fehlerbehandlung ______________________________________________________ 29 6.1 Allgemeine Fehlerbehandlung _____________________________________________ 29 6.2 Bekannte Fehler ________________________________________________________ 30 Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 2 von 34 6.2.1 Rotes Kreuz statt der Loginmaske _________________________________________________ 30 6.2.2 Meldung „keine Verbindung zum Server“ ___________________________________________ 30 6.2.3 Löschen des JAVA Cache: ________________________________________________________ 31 6.2.4 Physikalischen Speicher erhöhen: _________________________________________________ 33 Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 3 von 34 1 Technische Voraussetzungen: Das Global Trade Center (GTC) der Firma Zollcon ist eine auf Java basierende, modulare Internetapplikation. Erreichbar ist sie auf der Firmenwebseite www.zollcon.de über den Schaltknopf „GTC“ → Login Lieferantenerklärungen. Um das Portal nutzen zu können müssen folgende Voraussetzungen bei Ihnen erfüllt sein: Java-fähiger Webbrowser (Internet Explorer, FireFox, Chrome, Opera etc.) Installierte Java-Runtime in der Version 8 (aktuelles update). Eine aktuelle Java Version können Sie auf der Seite http://www.java.com/de/ kostenlos herunterladen. Dort können Sie auch testen, welche Version Sie installiert haben. Ihr Computer muss die Ausführung von signierten Java-Applets zulassen Ihre Firewall muss ausgehenden Traffic über den Port 80 zur Domain zollcon.de ermöglichen. Dies ist normal gegeben, wenn Sie ohne Zugriffseinschränkungen auf externen Seiten surfen können. Falls Sie einen Proxy verwenden, so muss dieser die vom Java Applet aufgebaute http-Verbindung richtig verwalten können. Sollte das Portal nicht auf Anhieb bei Ihnen funktionieren, so lassen Sie bitte die Voraussetzungen von Ihrer IT Abteilung prüfen. Mögliche auftretende Schwierigkeiten in der virtuellen Java Maschine am Clientrechner sind in Kapitel 5 aufgelistet. 2 Daten und Datenschutz im Compliance 2 Modul 2.1 Datenmengen Im Compliance 2 Modul werden große Datenmengen in der lokalen Java Umgebung gehalten. Sollten Sie sehr große Prüflisten haben (ca. ab 10.000), so kann Ihre Java-Umgebung eventuell zu wenig zugewiesenen Speicher haben und eine Fehlermeldung ausgeben. In diesem Fall müssen Sie lokal bei sich der Java Umgebung mehr Speicher zuweisen. Näheres dazu in Abschnitt 6.2.2. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 4 von 34 2.2 Sanktionslisten Das Compliance 2 Modul verwendet aktuell folgende Sanktionslisten: EU Consolidated list of entities subject to EU financial sanctions and terrorism (kurz „DPLEU Liste”) Gesamtliste der sanktionierten Personen, Unternehmen und Organisationen des Schweizer Staatssekretariat für Wirtschaft (kurz “SECO Liste) Die Japanische Sanktionsliste des „Ministry of Economy, Trade and Industry (kurz: „METI-LISTE) zur Verfügung Die Allgemeine Sanktionsliste des UN-Sicherheitsrats (kurz „UNSC-Liste“) Die Konsolidierte US- Personenembargoliste (kurz „ZUSCO Liste“). Diese beinhaltet folgende Listen: o o o o o o o Denied Person List Unverified List Entity List Nonproliferation Sanction AECA Debarred List Specially Designated Nationals List Foreign Sanctions Evaders List o Sectoral Sanctions Identifications (SSI) List o Palestinian Legislative Council (PLC) List o The List of Foreign Financial Institutions Subject to Part 561 (the Part 561 List) Alle oben genannten Listen werden stündlich auf die aktuelle Version überprüft und entsprechend von den offiziellen Seiten der jeweiligen Ämter, aktualisiert. Diese Listen sind für die Prüfungen voreingestellt und können manuell von der Prüfung ausgeschlossen werden. Das Datum und die Releasenummer der verwendeten Listen wird im Compliance2 Modul in der Leiste oben links angezeigt. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 5 von 34 2.3 Prüfdaten Sie haben die Möglichkeit, die Daten, die Sie gegen die Sanktionslisten prüfen möchten (im Folgenden kurz „Prüfdaten“ genannt), ins System auf dem Server einzuspielen. Dies hat den Vorteil, dass Ihre Daten auch beim nächsten Login nicht neu eingelesen werden müssen. Sie können dann einfach eine früher importierte Liste auswählen und erneut gegen eventuell geänderte Sanktionslisten prüfen lassen. Dies empfiehlt sich vor allem, wenn sich Ihre Prüfdaten zwischen zwei von Ihnen durchgeführten Prüfläufen nicht immer ändern. Den Import neuer und die Verwaltung vorhandener Prüfdatenlisten steuern Sie über das Menü „Prüfdaten“ Wenn Sie Ihre Prüfdaten aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht auf den GTC Server übertragen möchten, haben Sie auch die Möglichkeit innerhalb einer eingeloggten Sitzung im Portal eine Datei im lokalen Client einzulesen und zu prüfen (siehe „lokale Prüfung“). In diesem Fall verwalten Sie keine Daten über das Menu „Prüfdaten“ und es werden keine Daten auf den Server übertragen. Bei der Einzelprüfung von Kontaktdaten über die Maske werden generell nie Daten an den Server übertragen. 2.3.1 Import 2.3.1.1 Format der Importdateien Die zu importierenden Daten im GTC-Portal müssen als CSV Datei vorliegen. Eine CSV-Datei ist eine Textdatei, in der eine Zeile einen Datensatz repräsentiert. Die einzelnen Felder des Datensatzes werden hierbei durch Strichpunkte getrennt. Die erste Zeile dient dabei als Überschriftenzeile und wird nicht mit importiert. Eine solche Datei können Sie leicht aus Excel oder direkt aus den meisten EDV Systemen exportieren. Zum Beispiel könnte Ihre Datei für Kunden so aussehen: Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 6 von 34 Dann speichern Sie die Datei mit dem Menüpunkt „Speichern unter“ und wählen als Zielformat „CSV (Trennzeichen getrennt)“. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 7 von 34 2.3.1.2 Importvorgang Zum Importvorgang gelangen Sie über das Menu Prüfdaten Import Im anschließenden Fenster wählen sie nach Druck auf den Knopf mit drei Punkten die CSVDatei mit ihren Prüfdaten aus und drücken Sie auf „Übernehmen“ Im Feld „Ident-Nr.:“ können Sie eine Bezeichnung für die gerade zu importierenden Daten vergeben, um diese später selbst wieder identifizieren zu können. Das Importprogramm liest darunter die erste Zeile Ihrer CSV-Datei als Beschriftung für die vorliegenden Datenfelder ein. Diese Beschriftungen sehen Sie dann unten auf der linken Seite. Sie müssen dann dem Importmodul anhand des Auswahlfeldes neben diesen Beschriftungen mitteilen, in welches Feld im Compliance-Modul die jeweilige Spalte Ihrer CSV Datei importiert werden soll. Das Importprogramm weist diese direkt zu, falls die Bezeichnung wie im unteren Beispiel exakt mit der Feldbezeichnung im GTC übereinstimmt. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 8 von 34 Sollten Ihre Feldbezeichnungen abweichen und Sie zum Beispiel „Postleitzahl“ statt „Plz“ in Ihrer Spaltenüberschrift haben, so wählen Sie statt „—Ihre Auswahl –“ in der Zuordnung „Plz“. Nach dem Einlesen Ihrer Datei bekommen Sie eine Zusammenfassung über den Importverlauf. Der Import startet zeitnah auf dem Server. Bei großen Datenmengen kann es ein paar Minuten dauern, bis die Daten für eine Prüfung zur Verfügung stehen. Sollte es beim Einlesen zu Fehlern gekommen sein, weil die CSV Datei nicht korrekt eingelesen werden konnte, sehen Sie dies in der Zusammenfassung und es wird eine Datei mit einer ausführlichen Fehlerbeschreibung angelegt. Die Fehlerdatei befindet sich dann im gleichen Verzeichnis wie Ihre Importdatei und hat den gleichen Namen, erweitert um (Fehler) und dem Datum des Importversuchs. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 9 von 34 Nach dem Import können Sie all Ihre bisher importierten Prüfdateien unter „Prüfdaten Verwaltung“ einsehen. Hier sehen Sie eine Liste aller importierten Daten. Sie können nicht mehr benötigte Importdaten hier löschen. Durch einen Doppelklick oder durch klicken auf „Prüfdatensätze“ können Sie sich die importierten Datensätze im Detail anschauen. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 10 von 34 3 Prüfungen Im Compliance 2 Modul gibt es eine Maske zum Prüfen einzelner Datensätze – kurz „Einzelprüfung“ – und die Möglichkeit eine CSV Datei zu importieren und alle Datensätze darin prüfen zu lassen – kurz „Listenprüfung“. Eine besondere Form der Listenprüfung ist die „lokale Prüfung“. Dabei werden keinerlei Daten aus Ihrer CSV-Datei an das GTC System geschickt oder auf dem Server gespeichert. Allerdings sind diese dann auch beim Verlassen der Prüfung nicht mehr im System vorhanden, müssen also für spätere Prüfungen neu importiert werden. Listenprüfungen werden in Abschnitt 3.1 behandelt, Einzelprüfungen in Abschnitt 3.2. 3.1 Prüfungen von importierten Listen anlegen und verwalten Über den Menüpunkt „Übersicht“ im Menü „Prüfungen“ können Sie eine Liste vergangener Listenprüfungen anzeigen und neue Prüfungen anlegen. Zu Beginn sind hier keine Prüfungen vorhanden. Fügen Sie durch Klick auf „Neue Prüfung“ eine neue Prüfung hinzu. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 11 von 34 In folgender Abbildung sehen Sie eine Übersicht des Prüfungsfensters, das viele zentrale Elemente des Compliance 2 Moduls beinhaltet. Die hervorgehobenen Elemente von oben nach unten: Prüfdaten auswählen Hier wählen Sie eines Ihrer vorher importierten Prüflisten zur Prüfung aus. Abbrechen Hier kann eine laufende Prüfung abgebrochen werden (falls z.B. ein falscher Datensatz ausgewählt wurde). Ident-Nr. Hier können Sie eine Bezeichnung angeben, um den Prüflauf später identifizieren zu können, z.B. „Prüfung 07.10.2015“ Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 12 von 34 Wahlfeld „Lokale Prüfung“ Hier können Sie einstellen, ob als zu prüfende Liste eine vorher importierte Liste vom Server geholt werden soll („Listenprüfung“) oder lokal eine CSV Datei nur für diese Prüfung importiert werden soll, welche dann nicht an den Server übertragen wird („Lokale Prüfung“) Anzahl maximal Angezeigter Ergebnisse Hier stellen Sie die Länge der Liste der stärksten Übereinstimmungen ein, die Sie für eine manuelle Prüfung gefiltert zurückerhalten möchten. Dieser Wert kann zwischen 10 und 250 liegen (siehe hierzu auch Punkt 3.5) Match Value ab Hier kann ein Wert vorgeben werden, um die Ergebnisse der Prüfung einzugrenzen (siehe hierzu auch Punkt 3.5). Sanktionslisten Sie können gegen alle vom System unterstützen Sanktionslisten testen oder einzelne Listen auswählen (siehe hierzu auch Abschnitt 2.2) Greywords Unter den Greywords eingegebene Worte oder Abkürzungen, werden in der Personenembargoprüfung zwar berücksichtigt, führen allerdings alleine nicht zu einem Treffer. Werden die Worte „International, Company, ltd.“ als Greywords eingegeben, so wird der Sanktionslisteneintrag „International ltd.“ nicht als Treffer ausgegeben. Bei dem Sanktionslisteneintrag „Iran International ltd.“, würden alle Worte zu einem Treffer mit hohem angezeigten Trefferwert führen. Als Greywords eignen sich z.B. Firmennamen, die immer wieder zu Treffer führen, allerdings keine sanktionierten Personen sind. Auch Titel und diverse Abkürzungen bieten sich als Greywords an (ltd, GmbH, intl., international). Die Trennung der erfassten Worte oder Abkürzungen erfolgt mit einem Komma oder per Zeilenumbruch. Blackwords Unter den Blackwords eingegebene Worte oder Abkürzungen, werden in der Personenembargoprüfung nicht berücksichtigt. Werden die Worte „International, Company, ltd.“ als Blackwords eingegeben, so wird der Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 13 von 34 Sanktionslisteneintrag „International ltd.“ nicht als Trefferausgegeben. Bei dem Sanktionlisteneintrag „Iran International ltd.“, würde nur das Wort „Iran“ zu einem Treffer mit niedrigem angezeigtem Trefferwert führen. Blackwords sollten ausschließlich für grundsätzliche Ausschlussworte verwendet werden, d.h. Worte oder Abkürzungen, die niemals zu einem Treffer führen sollen. Die Trennung der erfassten Worte oder Abkürzungen erfolgt mit einem Komma oder per Zeilenumbruch. Wenn Sie alle Parameter Ihren Wünschen entsprechend eingestellt haben, so speichern Sie zuerst die Einstellungen der Prüfung über den Button „Speichern“ und starten danach mit dem Knopf „Prüfen“ die Prüfung. Kleineren Dateien (bis zu 1000 Datensätzen) werden sofort geprüft. Bei größeren Dateien (ab 1000 Datensätzen) wird die Prüfung im Hintergrund durchgeführt. Während die Listenprüfung läuft, können Sie ganz normal weiter arbeiten: Eine „EinzelPrüfung“ durchführen, sich abmelden oder den Computer herunterfahren. Eine zweite Listenprüfung ist während dieser Zeit nicht möglich. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 14 von 34 Nach klicken des Button „Prüfen“ erhalten Sie folgende Hinweismeldung: Bitte mit „OK“ bestätigen. Sie erhalten nun die Meldung „Prüfung läuft“. Um sich das Ergebnis anzeigen zu lassen, bitte „Aktualisieren“ drücken. In der Listenansicht ändert sich der Status auf „15 – Prüfung läuft“. Um sich das Ergebnis anzeigen zu lassen, bitte „Aktualisieren“ drücken. Sollte die Listenprüfung noch nicht abgeschlossen sein, erscheint folgende Hinweismeldung: Nach Abschluss des Prüfvorgangs sehen Sie das Prüfergebnis im rechten Fenster. Nun wird das Prüfergebnis in der Listenansicht mit dem Status 20 (= Geprüft) angezeigt. Die Matchings im Einzelnen sehen beispielsweise folgendermaßen aus: Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 15 von 34 Das Ergebnis listet für alle relevanten Treffer eine Beschreibung. Als erstes sehen Sie den Trefferwert, oder „Matchvalue“. Je höher dieser ist, desto größer stuft das Modul die Übereinstimmung mit einem Datensatz in den Sanktionslisten ein. Darunter sehen Sie die Begriffe, die für diese Schätzung verantwortlich sind. Es handelt sich bei den Begriffen um eine sogenannte „normierte“ Darstellung. So werden die Begriffe hier klein und ohne Sonderzeichen dargestellt. Danach folgt eine Darstellung Ihres gelieferten Datensatzes in der Tabelle „Ihr Datensatz“. Zum Schluss folgt eine Darstellung des Datensatzes in der Sanktionsliste. Sollte der Eintrag in der Sanktionsliste mehrere Namenseinträge haben, so wird der Namenseintrag mit der höchsten Übereinstimmung rot dargestellt. Das Gültigkeitsdatum, sofern dies auf der jeweiligen Liste angegeben wird, auf dem Prüfergebnis mit angegeben. z.B. Sollte auf der Liste kein Gültigkeitsdatum vorhanden sein, wird die folgende Meldung angegeben. Sie können das Ergebnis auch über den Knopf „Drucken“ als PDF-Dokument ausgeben lassen und ablegen oder in Papierform ausdrucken. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 16 von 34 3.1.1 Prüfergebnisse freigeben/Sperren Wenn Sie die manuelle Beurteilung der Treffer abgeschlossen haben erscheinen diese mit dem Status 20 (= Geprüft), notieren Sie dies in der Prüfung durch den Knopf „Status setzen“. Hierauf erscheint folgendes Fenster: Geben Sie hier die Prüfung entweder frei - „Freigeben“ (= Status 40 - „Geprüft: Freigegeben“), wenn Sie die Treffer als unkritisch einstufen oder setzen Sie sie auf „Sperren“ (= Status 39 - „Geprüft: Gesperrt“), wenn Sie die komplette Liste als kritisch einstufen wollen. Wollen Sie nur einen oder einzelne Treffer der Liste sperren, so kann die Liste auch nur teilweise gesperrt werden – „Teilweise sperren“ (= Status 38-„Geprüft: Teilweise gesperrt“) Hier muss noch ein Kommentar eingetragen werden, warum die Liste Teilweise gesperrt werden soll. Dieser Kommentar wird dann in der Übersicht mit angezeigt, damit man auf einen Blick sehen kann warum die Liste teilweise gesperrt wurde. Sollte eine Prüfung abgebrochen werden erscheint diese mit dem Status „99 – Abgebrochen“. Es wird dann auch kein Prüfergebnis verschickt und auf dem Ausdruck wird angezeigt, daß die Prüfung abgebrochen wurde. Die jeweiligen Prüfergebnisse, inklusive des Gesetzten Status, lässt sich unter „Prüfungen – Übersicht“ einsehen. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 17 von 34 3.2 Einzelne Datensätze prüfen Zur Prüfung einzelner, manuell eingegebener Datensätze gibt es eine Eingabemaske, die Sie über das Menü „Prüfungen→Einzelprüfung“ erreichen. Abbildung 1 Menü Einzelprüfung Hier können Sie analog zur Listenprüfung (siehe Kapitel 3.1 ) einzelne Datensätze in die vorgesehenen Felder eintragen und prüfen lassen. Ein Klick auf „Neue Prüfung“ leert alle Felder für einen neuen Datensatz, ein Klick auf „Kopieren“ entsperrt die Felder, lässt deren Inhalte aber bestehen. 3.3 Hinterlegen von Grey- und Blackwords Ab sofort können, durch einen im Vorfeld festgelegten User, Grey- und. Blackwords fest hinterlegt/gespeichert werden. Hierzu bitte unter „optionen-Globale Einstellungen“ gehen. In dem folgenden Fenster können die entsprechenden Grey- und Blackwords gespeichert werden, die dann standartmäßig bei jeder Prüfung hinterlegt sind. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 18 von 34 Diese können in der Listen- bzw. in der Lokalen Prüfung manuell erweitert werden bzw. einzelne Begriffe entfernen. Diese Änderungen werden jedoch nicht in die „Globalen Einstellungen“ übernommen. In der Einzelprüfung können keine Änderungen der gespeicherten Grey- bzw. Blackwords vorgenommen werden! 3.4 Prüfergebnisse per Mail verschicken Es besteht nun die Möglichkeit, das Prüfergebnis über den Button „Ergebnis mailen“ per Mail zu verschicken. Unter dem Menüpunkt „Optionen – User Einstellungen“ besteht zusätzlich die Möglichkeit, das Senden der Prüfergebnisse zu automatisieren. Nach dem betätigen des Button „Ergebnis mailen“ öffnet sich folgendes Fenster. Hier kann die E-Mail Adresse des Empfängers eingetragen bzw. geändert werden. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 19 von 34 Diese Meldung bitte mit „Senden“ bestätigen. Daraufhin erhalten Sie eine Bestätigung, dass die Mail versendet wurde. Unter dem Menüpunkt “Optionen – Einstellungen-Prüfergebnisse mailen“ kann festgelegt werden welche Prüfergebnisse automatisch nach abgeschlossener Prüfung per E-Mail verschickt werden sollen. Als Empfänger kann nur eine E-Mail Adresse in das Feld „E-Mail:“ eingetragen werden. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 20 von 34 Die getroffene Auswahl bitte mit „Speichern“ bestätigen. Die Auswahl kann jederzeit über den Menüpunkt „Korrektur“ geändert bzw. über „Löschen“ vollständig aufgehoben werden. 3.5 Voreinstellen der angezeigten Treffer und des Matchvalue Es sind kein voreingestellter Wert bei der“ Anzahl der maximal angezeigten Ergebnisse“ vorhanden. Dieser kann entweder manuell eingetragen werden (der Wert kann zwischen 10 und 250 liegen), Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 21 von 34 oder er wird unter „Optionen – Einstellungen- Compliance Einstellungen“ fest hinterlegt. Dann wird der Wert, der bei der Anzahl der maximalen Ergebnisse bzw. bei „Match Value ab“, eingetragen ist automatisch bei jeder neuen Prüfung übernommen. 3.6 Voreinstellung der zu prüfenden Listen Die zu prüfenden Listen können fest hinterlegt werde. Standartmäßig ist die DPLEU und die ZUSCO Liste für die Prüfung hinterlegt. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten die Listen für die Prüfung fest zu hinterlegen: 1. Einstellungen unter den Globalen-Einstellungen (wenn diese Funktion bei Ihnen freigeschalten ist) Hierzu bitte unter „Optionen – Globale-Einstellungen“ gehen Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 22 von 34 Hier können Sie die Listen, die geprüft werden sollen, fest hinterlegen. Diese sind dann bei jeder neuen Prüfung fest hinterlegt. 2. Einstellungen unter „Compliance Einstellungen“ Hierzu bitte unter „Optionen-Einstellungen – Compliance Einstellungen“ gehen. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 23 von 34 Hier können Sie die Listen, die geprüft werden sollen, fest hinterlegen: BITTE BEACHTEN: Die unter den „Globalen Einstellungen“ ausgewählten Listen zur Prüfung haben Vorrang vor den Einstellungen in den „Compliance Einstellungen“! ACHTUNG: Nicht jeder User hat Zugriff auf die Globalen Einstellungen. 3.7 Abbrechen einer Laufenden Prüfung Laufende Prüfungen können über den Button „Abbrechen“ gestoppt/ abgebrochen werden. Diese werden in der Übersicht mit dem Status „99 – Abgebrochen“ angezeigt. Das Prüfergebnis wird bis zu dem Zeitpunkt des Abbruchs angezeigt. Sollte dieses Prüfergebnis gedruckt werden, so wird diese auf dem Ausdruck gekennzeichnet. Dieses Prüfergebnis wird auch nicht automatisch per Mail verschickt (falls diese Funktion aktiviert ist). Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 24 von 34 Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 25 von 34 4 Optionen 4.1 Firmenprofil Unter dem Menüpunkt „Optionen – Firmenprofil -“ können Sie unter Korrektur Ihr Firmenprofil, welches bei der ersten Anmeldung auszufüllen ist, jederzeit bearbeiten, falls sich hier Änderungen ergeben. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 26 von 34 4.2 Einstellungen 4.2.1 SMTP-Einstellungen Sollten die E-Mails mit den Anforderungen bzw. Mahnungen bei Ihren Lieferanten als Spam behandelt werden, so besteht die Möglichkeit unter dem Menüpunkt „Optionen“ –„ Einstellungen-SMTP-Einstellungen“ -, die SMTP- Einstellungen vorzunehmen, um zu verhindern das die E-Mails als Spam behandelt werden. Wenn Sie hier keine Einstellungen vornehmen, werden die E-Mails weiterhin über das GTC-Portal verschickt. Wenn der Hacken bei „Emails vom eigenen Email-Server verschicken“ gesetzt wird, werden die Mails über den eigenen Email-Server verschickt. Hierzu sind die Felder „SMTP-Server-Name oder IP-Adresse“, „SMTP-Benutzername“ und „SMTP-Passwort“ zwingend auszufüllen. In dem Feld “Gesicherte SMTP-Übertragung“ ist auszuwählen, ob die Übertragung gesichert erfolgen soll. Hierfür stehen die Protokolle TLS (Transport Layer Security) und SSL (Secure Sockets Layer) zur Verfügung. Aus Datenschutzgründen wird empfohlen, eine gesicherte Übertragung zu verwenden. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 27 von 34 Die Einstellungen können jederzeit über „Korrektur“ geändert bzw. über den Button „Löschen“ gelöscht werden. Über den Button „Testen“ haben Sie die Möglichkeit Ihre Einstellungen zu testen, um die Richtigkeit der Einstellungen zu überprüfen. Hinweis: Für die gewünschte Übertragungsart wird automatisch der Standard-Port gesetzt (z.B. 465 bei SSL). Sollte Ihr Mailserver abweichende Ports verwenden, wenden Sie sich bitte an die Fa. Zollsap. Bitte wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung um die jeweiligen Einstellungen zu erfahren. 4.2.2 Passwort ändern Unter dem Menüpunkt „Optionen“ – „Passwort ändern“ besteht die Möglichkeit das aktuelle Passwort zu ändern. Hier bitte zuerst das aktuelle Passwort eingeben, danach das neue Passwort eingeben und mit „Ändern“ bestätigen. Hierauf erhalten Sie die Bestätigung, daß das Passwort geändert wurde. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 28 von 34 5 „Passwort vergessen“ Funktion Auf der Startseite kann das Passwort erneut angefordert werden. Hierzu bitte auf den Button „Passwort vergessen?“ gehen. Bitte in dem folgendem Fenster Ihre E-Mail Adresse und Ihren Benutzernamen eintragen, den Bestätigungscode (hier 3311) eingeben und auf „Anfordern“ gehen. Das Passwort wird Ihnen dann von uns per Mail zugeschickt. 6 Fehlerbehandlung 6.1 Allgemeine Fehlerbehandlung Wenn es zu einem Programmfehler kommen sollte, gibt das Programm normalerweise eine Fehlermeldung aus. Gleichzeitig wird eine Fehlerbeschreibung in die Zwischenablage des Systems kopiert. Wenn Sie technische Unterstützung anfordern möchten, so schreiben Sie Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 29 von 34 eine Mail an [email protected] und fügen die Fehlerbeschreibung mit Strg+V in den Mailtext ein. 6.2 Bekannte Fehler 6.2.1 Rotes Kreuz statt der Loginmaske Wenn Sie nur ein rotes Kreutz statt der Loginmaske sehen, so haben Sie kein Java installiert eine unzureichende Java Version. Benötigt wird mindestens 1.7.0. Ihr Browser ist so eingestellt, dass sie keine signierten Applets laden können. In den ersten beiden Fällen gehen Sie nach http://www.java.com und folgen Sie den dort Anweisungen zu einer Installation. Im dritten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre IT-Abteilung. 6.2.2 Meldung „keine Verbindung zum Server“ Wenn wiederholt die Meldung „keine Verbindung zum Server“ kommt, so hat dies einen der folgenden Gründe: der Zollcon Server wird gerade gewartet Sie sind nicht mit dem Internet verbunden Sie sind mit dem Internet verbunden, doch Ihre lokale Soft- oder Hardware-Firewall lässt die Verbindung zum Zollcon-Server nicht zu. Wenn Sie in einer Firma einen Proxy verwenden, so muss dieser so konfiguriert sein, dass er signierte Applets nach draußen kommunizieren lässt. Wenn das Programm bei größeren Datenverarbeitungen oder beim Drucken abstürzt so liegt dies – falls Sie sehr viele Daten exportieren wollen oder sehr viele, sehr große Lieferantenerklärungen ausdrucken wollen – am physikalischen Speicher, den Sie an Ihrem Rechner für das Ausführen von Java-Programmen reserviert haben. Bitte wie folgt vorgehen: Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 30 von 34 6.2.3 Löschen des JAVA Cache: Hierzu bitte in der Systemsteuerung die „JAVA“ Konsole öffnen: Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 31 von 34 Hierauf erscheint folgendes Fenster: Hier bitte auf Einstellungen gehen und im nächsten Fenster unter „Dateien löschen“ den Java Cache löschen. Bitte auch den Hacken bei „Temporäre Dateien auf Rechner behalten“ entfernen, falls dieser gesetzt ist. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 32 von 34 6.2.4 Physikalischen Speicher erhöhen: Der erste Schritt um den für GTC zu Verfügung stehenden JAVA Speicher zu ändern ist der Aufruf der JAVA Konsole (Unter Windows kann diese über die Systemsteuerung - Java PlugIn aufgerufen werden.) Dann klicken Sie bitte das Register "Java" an, danach "View" oder "Ansicht“ im Abschnitt "Java Applet Runtime Settings". Danach geben Sie bitte in den Abschnitt JAVA Runtime Parameters in der Zeile ihrer verwendeten Java Version 1.7.x folgendes ein: -Xms128m –Xmx1024m (d.h. bis zu 1024 Megabytes werden vom JAVA Speicher für GTC zur Verfügung gestellt) Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 33 von 34 Je nachdem, wie viele Daten Sie haben und wieviel Speicher der Rechner hat, an dem Sie arbeiten, sollten sie hier einen Wert verwenden zwischen Xmx256m und Xmx1024m. Handbuch Release Version 08 September. 2016 Seite 34 von 34
