Sponsoring, Beschreibung Verfahren

SVW Mainz
Sponsoring
Verwaltungsarbeiten
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Beschreibung Verfahren Sponsoring / Kundenwerbung (Werbepartnerschaft)
Beim Sponsoring wird unterschieden in:
Plakatwerbung
(Spielankündigungsplakat, an mehreren Stellen in Weisenau) Abt.1,2,3
Bandenwerbung
(West- und Süd-Seite Stadion, Gitterwand Norden)
Abt.1,2,3
Werbung im Stadionheft (Ausgabe Stadionheft bei Heimspielen)
Abt.1,2,3
Werbung in Broschüren (z.B. bei Jugendturnieren oder in Tennis-Info)
Alle Abt.
Werbung auf SVW-Homepage (auch mit Link auf eigene Firmen-Homepage)
Alle Abt.
Werbung auf Schilder (SVW-Gelände, -Tennisplätze u. extern)
Alle Abt.
Vereinbarungen mit Sponsoren (Werbepartnern) über Kundenwerbung werden schriftlich mit einem
Anzeigenauftrag (Werbeauftrag) getroffen.
Die Anzeigenaufträge stellen Sponsoren-Verträge dar, die in den Kompetenzbereich des
Geschäftsführers fallen, da es sich hierbei um Verträge handelt.
Das Sponsoring für den Verein kann grundsätzlich von allen bevollmächtigten Vereinsmitgliedern
(siehe Muster Vollmacht) betrieben werden.
Da von allen Abteilungen und Vorstandsbereichen Sponsoring betrieben werden kann, muss
allerdings darauf geachtet werden, dass nicht unkontrolliert ein Sponsor von verschiedenen
Bevollmächtigten angesprochen wird. Es muss also koordiniert (durch Koordinator), d. h. miteinander
abgestimmt werden.
Das wichtigste Handwerkzeug des Bevollmächtigten ist die Preisliste für Werbepartner. Mit dabei
sollte er auch ein Muster vom Plakat, dem Stadionheft und Bilder der Bandenwerbung haben.
Nach Zustandekommen eines Werbeauftrages (ausgefüllter Anzeigenauftrag mit Unterschrift des
Werbepartners) sind vom Bevollmächtigten noch 2 Kopien vom Anzeigenauftrag anzufertigen. Davon
verbleibt eine Kopie beim Bevollmächtigten, eine Kopie erhält der Rechnungsschreiber zum
Weitergeben (mit der Rechnung) an den Werbepartner. Das Original geht an den Geschäftsführer.
Die Rechnungen werden grundsätzlich vom Schatzmeister oder einem dafür Beauftragten auf Basis
der Sponsorenverträge (Anzeigenaufträge) und unter Beachtung der Vorschriften für
Rechnungsschreibung (mit Datum, Steuernummer und Rechnungstext über die Leistung) geschrieben.
Bei der Erstrechnung wird eine Kopie des Anzeigenauftrages beigelegt.
Um eine rationelle Rechnungsschreibung durchführen zu können, werden die Rechnungen als ExcelDatei gespeichert, um dann immer wieder mit Kopien und den dann erforderlichen Änderungen für die
Folgejahre verwendet werden zu können. Entsprechende Dateien-Ordner sind auf einem PC
anzulegen.
Die Rechnungsschreibung soll für saisonale Aufträge bei Beginn der neuen Saison per 1.7. (also im
ersten Monat der neuen Saison) vorgenommen werden. Bei Jahresaufträgen sollen die Rechnungen
Anfang des Jahres, und zwar im Monat Februar geschrieben werden.
Die Rechnungen sind 2-fach zu schreiben. Das Original geht an den Werbepartner und die Kopie
verbleibt beim Schatzmeister im Ordner OP (Offene Posten).
Der Schatzmeister überwacht den Zahlungseingang der gestellten Rechnungen (zunächst offene
Posten). Nach Eingang der Zahlung wird die betreffende Rechnungskopie vom Ordner Offene Posten
(OP) in die Mappe Noch zu verbuchende Belege übernommen.
Der Schatzmeister nimmt dann die erforderliche Buchung des Zahlungseingangs vor.
Eine Mahnung wird vom Schatzmeister dann geschrieben, wenn nach Ablauf der Zahlungsfrist einer
gestellten Rechnung noch kein Zahlungseingang zu registrieren ist.
Vor dem Schreiben der Mahnung hat aber noch eine Abstimmung mit dem für diesen Werbepartner
zuständigen Bevollmächtigten zu erfolgen.
Die Verwaltung der Verträge durch den Geschäftsführer erfolgt durch Aktualisieren von Eingängen
von Anzeigenaufträgen, Vertragsänderungen (in Bezug auf Preise) oder Kündigungen.
Für die Betreuung der Sponsoren ist der für Sponsoring Verantwortliche (Ressort Finanzverwaltung)
zuständig. Betreuungsaktionen sollten von ihm mit dem Präsidenten und den Bevollmächtigten
festgelegt werden.
Formulare Anzeigenauftrag (für Fußball und Tennis) und Preislisten für Werbepartner befinden sich
bei unseren Bevollmächtigten (mit Besitz einer Vollmacht).
Z:\SVW\satzung\7-xb-sponsoring-verfahren.doc
Listdatum 27.04.2011 14:42:59
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Werner sen.
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SVW Mainz
Sponsoring
Verwaltungsarbeiten
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Kurzbeschreibung der Abwicklung Sponsoring
Sponsorenkontakt
durch Bevollmächtigte
Vertragserstellung, 3-fach
durch Bevollmächtigte
Original an Geschäftsführer
1 Exemplar für Sponsor
1 Exemplar an Bevollmächtigten
Vertragsverwaltung
durch Geschäftsführer
Die Verwaltung der Verträge wird mit dem Formular
Mögliche Einnahmen betrieben, das, je nach Bedarf, von Zt.
zu Zt. aktualisiert werden muss.
Rechnungsschreibung, 2-fach durch Schatzmeister oder einem dafür Beauftragten
Original an Sponsor
Kopie in Ordner OP (Offene Posten)
OP-Überwachung
durch Schatzmeister (Zahlungseingang)
Nach Eingang der Zahlung die Rechnungskopie aus dem Ordner
OP nehmen und zu den Unterlagen Noch zu verbuchende
Belege legen.
Verbuchung der Zahlungen
durch Schatzmeister
Dann Rechnungskopie dem betreffenden Zahlungsbeleg beifügen.
Schreiben Mahnung
durch Schatzmeister
(wenn erforderlich)
Zur Zuordnung von Sponsorengeldern ist zu sagen, dass das Geld, das von einer Abteilung erzielt
wird, dieser mit dem Nettobetrag (also ohne Mehrwertsteuer) zur Verfügung steht.
Sponsorengelder, die keine Abteilung betreffen, werden dem Hauptverein zugeordnet.
Gelder, die mehrere Abteilungen betreffen, werden entsprechend anteilig (gem. Angabe durch den
Sponsor) an die Abteilungen verteilt. Z. B. Sponsor will sein Geld für Tennis, Kegeln und FußballDamen verwendet haben. Verteilung = je 1/3 für jede Abteilung.
Argumentation
Warum eine Werbepartnerschaft mit der SVW Mainz?
Die SVW Mainz sieht es als ihre soziale Hauptaufgabe an, die Jugendlichen im Sport zu bilden,
Gesundheit und Fitness zu fördern sowie soziales Verhalten zu vermitteln. Dadurch sollte die
Integration gefördert und erheblich erleichtert werden.
Da unsere Mitgliedsbeiträge nicht ausreichen, dieses zu finanzieren, sind wir gezwungen, für
zusätzliche Einnahmen zu sorgen.
Wir versuchen Sponsoren als Werbepartner gegen ein geringes Entgelt zu gewinnen.
Beide Partner können davon profitieren. Uns hilft es, unsere finanziellen Probleme zu mindern, und
unsere Werbepartner können sich auf unseren verschiedenen Medien darstellen und auf sich
aufmerksam machen, um Kunden zu werben.
Die vom Präsidium der SVW für das Sponsoring bevollmächtigten Vereinsmitglieder sprechen also
Firmen an, um sie als Werbepartner, sprich Sponsoren, zu gewinnen.
Da wir im Verein eine Abteilungsselbstverwaltung praktizieren, versuchen auch die Abteilungen über
ihre Sponsoringbevollmächtigte für sich selbst Sponsoren zu gewinnen. Dabei können auch die
Partner, die schon einen Werbevertrag mit dem Verein haben, noch einmal angesprochen werden,
denn z. B. unser Abteilung Tennis muss zusätzlich zu Ihrer Jugendarbeit noch ihre Plätze unterhalten.
Z:\SVW\satzung\7-xb-sponsoring-verfahren.doc
Listdatum 27.04.2011 14:42:59
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Werner sen.
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