Nuance® eCopy® ShareScan
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Nuance eCopy ShareScan ® ® Kategorie ® Merkmale – – – – Dokumentenerfassung Dokumentenverarbeitung Dokumentenverteilung Content-Management DokumentenErfassung & Management ShareScan EINFACHE DOKUMENTENERFASSUNG FÜR EFFIZIENTE ELEKTRONISCHE VERARBEITUNG Mit Nuance eCopy ShareScan können Benutzer Dokumente auf multifunktionalen Konica Minolta-Systemen (MFPs) erfassen und diese durch einfachen Tastendruck an mehrere Ziele und Anwendungen weiterleiten. Die Nuance eCopy-Lösungen für die Dokumentenbildverarbeitung verbinden Konica Minolta-bizhub-Systeme mit Unternehmensanwendungen zur sofortigen Erfassung, Verteilung und Verwaltung von Informationen auf Papier. Benutzer können Dokumente sicher und nahtlos über ihre multifunktionalen Bürosysteme in zahlreiche Geschäftsanwendungen scannen, die elektronische Geschäftsprozesse unterstützen. mit dynamischer Synchronisation mit den zentralen eCopy ShareScan-Serveranwendungen, in denen Workflows nur einmal konfiguriert werden müssen. Alternativ stellt Nuance eCopy ScanStation externe Hardware bereit, um eine Verbindung zu einem beliebigen bizhub-System ohne integrierte eCopy-Funktionalität oder anderen multifunktionalen Systemen herzustellen. Mit Nuance eCopy ShareScan Elements, eCopy ShareScan Oice und der Nuance eCopy ShareScan Suite stehen drei Softwareversionen der Anwendung zur Verfügung, die die unterschiedlichen Anforderungen von kleinen und großen Unternehmen erfüllen. Jede Version kann mit einem angepassten Satz von Konnektoren für Geschäftsanwendungen in den Bereichen Content-Management, Enterprise Resource Planning und Dokumentenarchivierung erweitert werden. Mit Nuance eCopy ShareScan profitieren Benutzer von eizienten Scan- und Erfassungsfunktionen; sie können ihre gescannten Dokumente elektronisch verarbeiten, verwalten, verteilen und übermitteln und auch zahlreiche Inhalts- und Dokumentenverwaltungsfunktionen über die Desktop-Dokumentenverwaltungssoftware eCopy PDF Pro Oice nutzen, die kostenfrei in eCopy ShareScan enthalten ist. eCopy ShareScan kann auf zwei Arten in bestehende Büroumgebungen integriert werden: Mit Nuance eCopy ShareScan Embedded werden alle konfigurierten Erfassungsworkflows sofort auf dem Bedienfeld des bizhub-MFP verfügbar, Dokumentenerstellung, -erfassung, -bearbeitung eCopy Pro Office Fortschrittliche Dokumentenautomatisierung Allgemeine Dokumentenzusammenarbeit & -archivierung Allgemeine Dokumentenzusammenarbeit & -archivierung Scan-to-E-Mail, Scan an Ordner & PC-Desktop Scan-to-E-Mail, Scan an Ordner & PC-Desktop Scan-to-E-Mail, Scan an Ordner & PC-Desktop Dokumentenerstellung, -erfassung, -bearbeitung Dokumentenerstellung, -erfassung, -bearbeitung Dokumentenerstellung, -erfassung, -bearbeitung eCopy ShareScan Elements eCopy ShareScan Office eCopy ShareScan Suite DATENBLATT Nuance eCopy ShareScan WICHTIGE FUNKTIONEN Dokumentenerfassung – Scannen von Papierdokumenten: Informationen von Papierdokumenten können auf dem MFP eingescannt und dann in elektronische Daten konvertiert werden. Personalisiertes und Abteilungsscannen (Benutzer- & Gruppenverwaltung) sind ebenfalls verfügbar. – Scannen an vordefinierte Ziele: Benutzer können Dokumente mit relevanten Daten in Geschäftsprozesse oder direkt an vordefinierte Ziele in ihrem Active DirectoryKonto scannen (Scan-to-E-Mail, Scan-to-FTP, Scan-toSMB usw.). Die Digitalisierung von Papierdokumenten sowie die zentrale Definition von Scaneinstellungen ist bequem im Active Directory (eigene oder andere E-MailAdresse; Home- oder anderes Verzeichnis) möglich. Die für den Endbenutzer verfügbaren Einstellungen können über die Administratorkonsole definiert werden. Dokumentenverarbeitung – Scanoptimierung auf dem MFP-Bedienfeld: Mit einer praktischen Scanvorschaufunktion können alle Seiten eines Geschäftsdokuments angezeigt und für spätere Nutzung optimiert werden. Dies umfasst Funktionen wie die automatische Ausrichtung und Umordnung von Seiten sowie die Entfernung von Leerseiten. Darüber hinaus können Scaneinstellungen wie Scanformat, Auflösung und Farbe passend zum Geschäftsprozess ausgewählt werden. – Dokumentenkonvertierung mit OCR & OMR: Die integrierte OCR-Engine erkennt 120 Sprachen und ermöglicht die automatische Konvertierung in eine Vielzahl elektronischer Formate. Verschiedene Text- und Audioausgabeformate (CSV, DOC, PDF, XLS usw.) sowie Bildausgabeformate und PDF/A werden unterstützt. OCR-Texterkennung ermöglicht die Textextraktion aus elektronischen oder Papierdokumenten, während die optische Markierungserkennung (OMR) den Inhalt ausgefüllter Formulare wie Umfragen, Fragebögen usw. liest. Relevanter Text wird automatisch beim Scannen erfasst und im definierten Ziel – einer Geschäftsanwendung, einer Datenbank, einer Datei oder sogar einer benutzerdefinierten E-Mail – gespeichert. – Dokumentenaufteilung: Dokumente können seitenweise, nach jeder Leerseite oder nach bestimmten Seitenzahlen aufgeteilt werden. Mit der Barcode-Funktion können Benutzer einzelne gescannte Seiten oder gesamte Dokumente aufteilen, indem sie vor dem Scannen von Dokumentstapeln Barcodeblätter einlegen. Dokumentenverteilung – Automatisierte Weiterleitung und Workflows: Benutzer können benachrichtigt werden, wenn in bestimmten Ordnern neue Dokumente eingehen. Scanoptionen und Tasten auf dem MFP können angepasst werden, um personalisierte Scanziele bereitzustellen und Workflows zu automatisieren. Mit den Add-in Business Automation Services wird die Verschlüsselung für die Datenübertragung unterstützt. – Dokumentenweiterleitung & -speicherung: Diese Funktionalität umfasst das Scannen an Desktop, Datei/Netzwerkordner, SMTP über LDAP-Mail, Exchange & Notes-Mail und SharePoint. Workflows können gestartet werden, indem Dateien vom MFP an unterschiedliche Ziele (Ordner, Anwendungen und interne/externe E-Mail-Adressen) gesendet werden. Scans können an einen beliebigen Netzwerkordner übermittelt oder direkt an einen FTP-Server hochgeladen werden. Sensible Dokumente und kritische Informationen können mithilfe von Verschlüsselung und Berechtigungssteuerungen geschützt werden. – Mailweiterleitung: Scans können an Datenbanken (MS Access, SCL, Oracle, Excel, CSV), HTTP, E-MailEmpfänger, Drucker, SFTP, SharePoint, WebDav usw. gesendet werden. – Konnektoren zu ERP, DMS, CRM, ECM: Es ist eine große Auswahl von Konnektoren zu Geschäftsanwendungen von Fremdherstellern/Backend-Anwendungen verfügbar, was eine Verbindung mit gängigen Content-ManagementLösungen ermöglicht. Es sind Konnektoren zu ERP-, DMS-, CRM- und ECM-Umgebungen (wie SharePoint, DocuWare, Windream usw.) verfügbar. Benutzer profitieren von der dynamischen, nativen Verbindung zwischen dem MFP und SharePoint – alle in SharePoint vorgenommenen Änderungen erscheinen automatisch auf dem MFP-Bedienfeld. Content-Management & Dokumentenverwaltung – Effektive und sichere Teamarbeit: Mit der Desktop-Dokumentenverwaltungssoftware eCopy PDF Pro Office, die kostenfrei mit eCopy ShareScan mitgeliefert wird, können Anmerkungen und Hervorhebungen zu Dokumenten hinzugefügt werden. Notizen, Stempel, Bates-Stempel und Wasserzeichen können hinzugefügt werden, falsch ausgerichtete oder schräg eingezogene Dokumente können automatisch durch Drehung korrigiert und in andere Formate konvertiert werden. Dokumente können zusammengeführt, d. h. (in virtuellen Akten) kombiniert werden und sie können getrennt werden, um mehr- oder einseitige Dokumente zu erzeugen. Die Funktionalität umfasst auch Funktionen zum Bearbeiten und Zusammenführen von Dokumenten direkt in einer PDF-Datei, zum Hinzufügen von Seiten, zum Umordnen von Wörtern oder sogar zum Ändern von Grafiken. Dokumente können durch Anwenden von Kennwortschutz und digitalen Signaturen geschützt werden. – Verbindung zu ECM-Anwendungen: Die Vielzahl verfügbarer Konnektoren zu vorhandenen Dokumentenverwaltungssystemen, Archiven und anderen Backend-Systemen macht eCopy ShareScan zu einem leistungsfähigen Tool für die elektronische Ablage und effizientes Content-Management. DATENBLATT Nuance eCopy ShareScan WORKFLOW VERARBEITUNG ERFASSUNG Verarbeitung ÜBERMITTLUNG Desktop/ HomeVerzeichnis Windows- oder Novell-Netzwerkordner E-Mail Fax – Konvertierung in PDF, PDF/A, TIF, JPEG, Excel, Word – Scanvorschau Manuelle oder automatische Dokumentenindexierung – Erweiterte Scaneinstellungen, einschließlich Leerseitenentfernung – Automatische Dateibenennung eCopy C ShareScan Embedded eCopy PDF Pro Office (optional) – Anzeigen FTPOrdner Open TextFax-Server – Zusammenführen – Erstellen – Bildoptimierung – Anmerken – Volltext-OCR, Zonen-OCR – Sichern – Barcodeerkennung Ordner/FTP/ WebDav/ Zielliste Geschäftsanwendungen SQL-/Oracle-/ AccessDatenbank Microsoft SharePoint – Digital signieren – Bates-Nummerierung – Kostendeckung – Automatische Aufteilung von Stapelscans TECHNISCHE SPEZIFIKATIONEN SYSTEMANFORDERUNGEN Hardware Unterstützte Sprachen Windows XP Professional (32/64)* Windows Vista Business (32/64)* Windows Vista Enterprise (32/64)* Windows 7 Home/Premium/Professional/Ultimate (32/64)* Windows Server 2003 (32/64)* Windows Server 2008 (32/64)* Windows Server 2008 R2 (64) 2 GB Arbeitsspeicher 5 GB freier Festplattenspeicher (inklusive SQL Server) Prozessorgeschwindigkeit ist abhängig von der Anzahl der unterstützten Systeme Englisch, Französisch, Italienisch, Deutsch, Spanisch, Dänisch, Portugiesisch Leistung und Geschwindigkeit werden verbessert, wenn der Prozessor des Computers, Arbeitsspeicher und freier Festplattenspeicher die minimalen Anforderungen übertreffen. Dies gilt insbesondere, wenn sehr große farbige PDFDateien konvertiert werden. An Systemen mit multiplen Prozessoren kann Hyper-Thread zu einer verbesserten Leistung führen. Am Multifunktionsgerät Für die embedded Version ist die Installation der i-Option Webbrowser –Lizenz LK-101 v3 sowie das i-Option Kit UK204 erforderlich (LK und UK Version kann je nach MFP variieren) Wichtige Anmerkung Die Unterstützung sowie Verfügbarkeit der aufgeführten Spezifikationen und Funktionalitäten kann abhängig von Betriebssystemen, Applikationen, Netzwerkprotokollen sowie Netzwerk- und Systemkonfigurationen variieren. Einige Produktabbildungen enthalten optionales Zubehör. Technische Änderungen vorbehalten. Konica Minolta übernimmt keine Gewähr für genannte Preise und Spezifikationen. Microsoft, Windows und das Windows Logo sind Markenzeichen oder eingetragene Warenzeichen von Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Alle anderen Marken und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen oder Markennamen des jeweiligen Herstellers. Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH www.konicaminolta.de/business 10-2013/ W&S Unterstützte Betriebssysteme Ihr Konica Minolta Business Solutions-Partner: Gries GmbH Hans-Böckler-Straße 3b 37079 Göttingen Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH Europaallee 17 30855 Langenhagen Tel.: +49 (0) 511 74 04-0 Fax: +49 (0) 511 74 10 50 www.konicaminolta.de/business 11-2013/W&S Tel.: 0551 / 693310 [email protected] www.gries-gmbh.de
