Metadaten

Dokumentenmanagement
Einführung und Begriffsbestimmung
‡ Motivation für das Dokumentenmanagement
‡ Aufgaben des Dokumentenmanagements
‡ Anforderungen an das
Dokumentenmanagement
‡ Architektur von DokumentenmanagementSystemen
‡
1
Motivation für das Dokumentenmanagement
‡
‡
‡
‡
Dokumentenflut
Neue Arbeitsformen (verteilt, kooperativ)
Gesetzliche Vorschriften
Medienbruch zwischen
„
„
‡
Papierdokumenten (z.B. Faxeingang, Rechnungen, etc.)
Elektronischen Dokumenten (Dateien aus Büro-Anwendungen,
Multimedia-Dokumente, etc.)
Suche an unterschiedlichen Stellen ist unpraktikabel
„
Lösung: Papierdokumente in elektronische Form konvertieren
(Scannen, Indexieren, Archivieren): Übergreifende Recherche
nach Information dadurch möglich
2
Dokumentenmanagement
Definition: Dokumentenmanagement umfasst alle
Prozesse, Abläufe und Verantwortlichkeiten, die mit der
Administration von Dokumenten zusammenhängen
‡
‡
‡
‡
‡
‡
Kennzeichnung und Beschreibung der Dokumenten
Fortschreibung und Historienverwaltung von
Dokumenten
Ablage, Archivierung
Vernichtung von Dokumenten
Regelung der Verantwortlichkeiten für den Inhalt
…
3
Dokumentenmanagement-Systeme
‡
Unterstützung für die Prozesse der
„
„
„
„
„
Erzeugung/Erfassung
Ablage
Verwaltung
Weiterbearbeitung
Suche
4
Aufgaben des Dokumentenmanagements
Unterstützung der „knowledge worker''
‡ Schneller und gezielter Zugriff auf Dokumente
‡ Unterstützung des parallelen Zugriffs auf
Dokumente
‡ Verwaltung mehrerer Versionen und Varianten
von Dokumenten (z.B. mehrsprachige
Dokumente)
‡ Handhabung unterschiedlicher Formate
‡ Schutz vor unbefugtem Zugriff
‡ Langzeitarchivierung
‡
5
Nutzen des Dokumentenmanagements
‡
Unabhängigkeit des Zugriffes von Ort und Zeit
„
‡
‡
‡
‡
Redundanzfreie Ablage
Schutz vor Verfälschung und Verlust
Versionskontrolle
Beschleunigung der Prozesse
„
„
„
‡
Verbesserung der Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen
Schnelle Verfügbarkeit der Dokumente
Kürzere Suchzeiten
kürzere Dokumentdurchlaufzeiten
Kostenreduktion
„
„
„
Kürzere Bearbeitungszeiten
Keine/Niedrige Archivkosten
Keine Erstellung, Verteilung und Verwaltung von Papierdokumenten
6
Einteilung von DokumentenmanagementSystemen
Retrievalsysteme
‡ Prozessunterstützungssysteme
(Workflow-Systeme, Groupware-Systeme)
‡ Redaktionssysteme
‡ Archivierungssysteme
‡
7
Retrievalsysteme
‡
Ziele
„
„
‡
Technische Realisierung:
„
„
„
‡
Gezielter Zugriff auf Dokumente/Dokumentinhalte
Bereitstellung von Informationen aus Dokumenten
Indexierung der Dokumente, Volltext-Recherche
Klassifikation von Dokumenten
Metadaten, Thesauri
Anwendung
„
„
internationale Literaturdatenbanken
firmeninterne Informationssysteme
8
Prozessunterstützungssysteme
‡
Ziele
„
„
‡
Unterstützung von Prozessen bei denen Dokumente
eine Rolle spielen
Steuerung der elektronischen Weiterleitung von
Dokumenten
Mögliche Ausprägungen
„
„
Workflow-Systeme
Groupware-Systeme
9
Workflow Systeme
‡
Ziele
„
„
‡
Aufgaben
„
‡
Koordination von Prozessen, die sich aus verschiedenen
Arbeitsschritten zusammensetzen (ggf. mit verschiedenen
Werkzeugen zu erledigen und an denen mehrere Personen
beteiligt sind)
Kontrolle der Vorgangserledigung/Weiterleitung von
Dokumenten
Modellierung von Geschäfts- und Arbeitsprozessen
Anwendung
„
Abwicklung von Vorgängen mit definiertem Ablauf, z.B.
Auftragsabwicklung, Bestellungsbearbeitung
10
Groupware Systeme
‡
Ziele
„
‡
Aufgaben
„
„
„
„
„
‡
Bereitstellung von Funktionalität zur Unterstützung der
Zusammenarbeit
(vom Benutzer gesteuerte) Weiterleitung von Dokumenten
Verteilung von Dokumenten
Terminkoordination
gemeinsames Erstellen von Dokumenten (joint editing)
Kommunikation
Anwendung
„
„
Bürokommunikation
Unterstützung bei wenig strukturierten oder in ihrem Ablauf
variierenden Geschäftsprozessen
11
Archivierungssysteme
‡
Zielschwerpunkte
„
‡
Technische Realisierung:
„
„
‡
Langfristige Ablage von Dokumenten
Mikrofilm, Digitalisierung von Papiervorlagen (Scanner)
Speicherung in Massenspeichern: optische Massenspeicher,
CD-ROM
Anwendung
„
„
„
„
Ablage von (Massen-) Belegen, Formularen, Korrespondenz
Archivierung von Kundenunterlagen, Auftragsabwicklungen,
Ein- und Ausgangspost
Bestellungen in Versandhäusern
Behörden und Versicherungen: Archivierung bestimmter
(kundenbezogener) Dokumente aus rechtlichen Gründen
12
Redaktionssysteme
Ziele: Erstellung von Dokumenten
‡ Aufgaben
‡
„
„
„
‡
Editieren und Formatierung von Dokumenten
DTP Systeme, HTML/XML Editoren, Formatierer
Werkzeuge zur Erstellung verschiedener
Dokumenttypen
Anwendung
„
„
Erstellung von Web Sites
Erstellung strukturierter Dokumenten
13
Architektur eines DMS (1)
DMS-Client
DMS-Client
DMS-Server
DMS-Server
Version
Version
Management
Management
Access
Access
control
control
Metadata
Process
Metadata &
& File
File
Process
Management
Management
Management Management
Datenbank
Filesystem
Präsentation/
Interaktion
AnwendungsLogik
Daten
14
Architektur eines DMS (2)
‡
Verzicht auf Dateisystem
„
„
„
‡
Dokumente als BLOB in der Datenbank
teuer (riesige Datenbank nötig)
Integrität und Sicherheit leichter zu erreichen
Verzicht auf DM-Server: dickerer „DM-Client"',
direkter Zugriff auf Datenbank
„
Integration anderer Anwendungen in den DM-Server,
bzw. Verschiebung von Aufgaben des DM-Clients in
den DM-Server und umgekehrt
15
Schnittstellen zwischen Anwendungen und
DMS
‡
ODMA (Open Document Management API)
„
„
Standard für die Schnittstelle zwischen Desktop-Anwendungen
und dem DMS
Vorteil
‡
Desktop-Anwendungen können über eine Schnittstelle mit
beliebigen DMS kommunizieren
16
DMA (Document Management Alliance)
‡
‡
Kommunikation zwischen verschiedenen DMS-Servern
Vorteil: Koppelung mehrerer DMS im Unternehmen
„
„
„
„
‡
Server können untereinander kommunizieren,
Benutzer muss sich nicht mehr darum kümmern in welchem
DMS sich die gewünschten Dokumente befinden
Zugriff auf mehrere DMS über eine Schnittstelle
Austausch vom Dokumenten zwischen verschiedenen DMS
DMA erfordert Änderungen in DMS-Architekturen
17
DM-Client
‡
Ausprägungen
„
„
Fat clients: proprietäre DM-Clients als `standalone
client application‘
Thin clients: Benutzung eine Web Browsers zur
Kommunikation mit dem DM-Server (HTML, ASP,
JSP)
DMS-Client sind oft integriert in andere
Anwendungen (z.B. Textverarbeitungssystem)
‡ API (application programming interface) zur
Entwicklung eines eigenen DM-Clients
(zugeschnitten auf speziellen Bedürfnisse
‡
18
DM-Server
‡
‡
‡
‡
‡
Schnittstelle zwischen DM-Client und Datenbank bzw.
Dateisystem
bearbeitet Anfragen des DM-Client
verwaltet die Datenbank
speichert und holt die Dateien aus dem Dateisystem
stellt Funktionalität z.B. für
Sicherheit
„ Versionskontrolle
„ Konfigurationsmanagement
zur Verfügung
„
19
Datenbank
speichert die Information über die Dokumente
(Metadaten) (z.B. Datum, Autor, Titel,
Schlagworte, Versionsnummern)
‡ Datenbank beinhaltet Zeiger auf das eigentliche
Dokument in Dateisystemen
‡ gewährleistet Sicherheit
‡ ermöglicht Mehrfachzugriff
‡ Mögliche Datenbanktypen
‡
„
„
Relationale DB (werden meistens verwendet)
Objektorientierte DB
20
Grundprozesse in DMS
Eingabe
Administration
Eingang
Indizieren
Verwaltung
Archivierung
Ablage
Recherche
Präsentation
Ausgabe
21
Eingabe - Eingang
‡
Physische Übernahme aller Arten von Dokumenten
„
„
„
‡
Briefe, Email
EDIFACT, XML
Word, Powerpoint, PDF, ...
Arten der Übernahme
„
„
Manuelle Erfassung
Scannen von Papierdokumentem
‡
‡
„
COLD-Verfahren: Computer Output on Laser Disc
‡
„
ohne Nachbearbeitung (nur Image, Non-Coded Information - NCI)
mit Nachbearbeitung (z.B. Umwandlung in Text durch OCR - Optical
Character Recognition)
Umwandlung von Dokumenten in NCI (z.B. TIFF) für Langzeitarchivierung
Abspeicherung direkt aus einer Applikation
‡
‡
explizit über ein Benutzerkommando in der Anwendung
implizit durch Anwendung selbst
22
Eingabe - Indizierung
Jedes Dokument in einem DMS besteht aus
„ Nutzdaten (Dokumentinhalt)
„ beschreibenden Metadaten
‡ Metadaten
‡
„
„
„
‡
Attribute zur Beschreibung des Dokuments
ermöglichen ein rasches Wiederauffinden von
Dokumenten
Voraussetzung: Eindeutige Indizierung
Indizierung
„
Festlegung der Metadaten zu einem Dokument
23
Eingabe - Indizierung
‡
Unterscheidung manueller und automatischer
Indizierung
„
„
Manuelle Indizierung: Eingabemaske
Automatische Indizierung
‡ bei strukturierten Informationen z.B. EDIFACT
‡ bei eindeutiger Kodierierung, z.B. Barcode
24
Ablage - Archivierung
Die Nutzdaten (Dokumente) werden in der Regel
nicht zusammen mit den Metadaten gespeichert
Unterschiedliche Anforderungen:
„
Metadaten
‡ Metadaten
werden in einer Datenbank verwaltet
‡ Für das eigentliche Dokument wird nur der
Speicherort in der Datenbank abgelegt
„
Nutzdaten
‡ Die
eigentlichen Dokumente liegen z.B. auf
optischen Speichermedien (z.B. Jukebox)
25
Ablage - Verwaltung (1)
Eingehende Dokumente werden entsprechend
ihrer Indizierung abgelegt
‡ Index wird in einer speziellen Meta-Datenbank
verwaltet, er enthält eine Referenz auf das
Dokument
‡ Zur Weiterverarbeitung muss das Dokument für
gleichzeitige Änderungen durch andere
Benutzer gesperrt werden
(vgl. Datenbank-Transaktionen)
‡
26
Ablage - Verwaltung (2)
Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten
‡ Dokumente werden oft von mehreren Personen bearbeitet
‡ Problem: gleichzeitiger schreibender Zugriff auf ein Dokument
‡ Die Dokumentverwaltung muss die Integrität eines Dokuments
sicherstellen.
‡ Der Benutzer teilt dem System mit, wenn er/sie Dokumente ändern
will
„
check-out <datei>
‡
‡
„
sperrt die Datei für schreibenden Zugriff anderer Benutzer
andere Benutzer können die alte Version weiterhin lesen
check-in <datei>
‡
‡
speichert die geänderte Datei ins DMS
gibt sie frei für Zugriff anderer Benutzer
27
Ablage - Verwaltung (3)
Versionsverwaltung
‡
Viele Dokumente werden ständig weiterverarbeitet, z.B.
‡
‡
‡
‡
Anforderungen:
„
„
‡
Entwicklungszustände müssen zeitbezogen protokolliert werden
Zugriff auf frühere Versionen ist gezielt möglich, z.B. AGB vom 30.6.1998
Versionsverwaltung
„
‡
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
Lizenzvertrag: Der Standardvertrag ändert sich im Laufe der Zeit
Produktdokumentation: Wird an die Weiterentwicklungen eines Produkts
angepasst
Speicherung eines geänderten Dokuments unter Beibehaltung der
vorherigen Version(en)
Im Dateisystem nicht möglich! In Dateisystem muss für jede Version
eine neue Datei erzeugt werden, der Bezug zur Vorgängerversion geht
verloren
28
Ablage - Verwaltung (4)
Statusverwaltung
„
„
‡
Replikation
„
„
‡
Das gleiche Dokument kann an mehreren Servern im Netzwerk
gespeichert sein
Replikation gewährleistet, dass alle Exemplare gleichen Stand
haben
Links
„
‡
Dokumente haben Lebenslauf
Zugriffsrechte können vom Dokumentstatus abhängen
Das gleiche Dokument kann an mehreren Stellen in der
Ablagenhierarchie gespeichert werden
Container
„
Mehrere Dokumente können zu einer logischen Einheit
zusammengefasst werden, z.B. Angebot mit Kalkulationen
29
Ablage - Verwaltung (5)
Langzeitarchivierung
‡ Rechtliche Vorgaben verlangen, dass bestimmte
Dokumente
über mehrere Jahre
„ unveränderbar
archiviert werden
„
‡
DMS können ebenfalls um eine
Archivkomponente erweitert werden.
„
„
Konvertierung in NCI-Format
Wahl eines nicht veränderbaren Speichermediums
(WORM)
30
Ausgabe - Recherche
‡
Strukturierte Suche
„
‡
Suche über Metadaten
Volltextsuche
„
„
DMS bieten in der Regel auch Volltextsuche (meist
durch Einbinden externer Suchmaschinen (z.B.
Verity,...)
Suche kann gleichzeitig über mehrere
Dokumenttypen erfolgen
31
Ausgabe - Reproduktion
Drucken
‡ Am Bildschirm anzeigen
‡ Anschluss an Internet/Intranet
‡
32
Administration
‡
‡
Installation und Pflege
Verwaltung von Zugriffsberechtigungen
„
„
‡
Schnittstellenintegration mit anderen Anwendungen
„
‡
„
‡
z.B. Office-Anwendungen, Scanner, OCR, ERP
Statistische Auswertungen, z.B.
„
‡
auf Dokument(typen)
auf Metadaten
Protokolle
Zugriffshäufigekeit
Daten- und Dokumentensicherung
Backup und Recovery
33
Architekturebenen
34
Konzeptionelle Ebene
Definition grundlegender Objekttypen für die Organisation der Ablagenstruktur
•Repository
• Cabinet
• Folder
• Dokumenttypen
35
Dokumenttypen
36
Logische Ebene
Bündelung bestimmter
Funktionen in logischen Einheiten
37
Physikalische Ebene
Konkrete Hardware-Implementierung eines DMS
‡ Typische Komponenten:
‡
„
„
„
„
DM-Server
Datenbank
Index Server
…
38
EDMS Framework: Phasen und Beziehungen
39
EDMS Framework: Phasen
40
Sichten auf das DMS
Dokumentenorientiert
‡ Benutzerorientiert
‡ Prozessorientiert
‡ Technologieorientiert
‡
41
Dokumentorientierte Sicht
Dokumentarten, Bestandteile
‡ Inhalt Struktur
‡ Layout
‡ Meta-Information
42
Dokumentorientierte Sicht: Datenmodell
43
Dokumentorientierte Sicht
44
Benutzerorientierte Sicht
‡
Definition der relevanten Rollen im
Dokumentenmanagement
„
„
„
„
„
Autor
Leser / Sucher
Genehmiger
Qualitätsmanager
Administrator
45
Prozessorientierte Sicht
Prozesse der Dokumentenbearbeitung
‡ Business Prozesse
‡
46
Technologieorientierte Sicht
Werkzeuge (zur Dokumentenverwaltung und
Bearbeitung)
‡ Medien (Papier,CD-ROM,Internet...)
‡ Multimedia-Technologie
‡
47
Systemorientierte Sicht
(Administration)
48
Dokumenten-Lebenszyklus
49