Andreas Hepfner
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Nutzen und Lösungsszenarien der Erweiterung von Sharepoint 2010 um OS|ECM BTC NetWork Forum ECM Andreas Hepfner Agenda • • • • • Der Markt Szenarien für SharePoint und OPTIMAL SYSTEMS im Zusammenspiel Wo optimiert Optimal Systems den SharePoint Wie sehen die Produkte dazu aus Vorstellung Optimal Systems Gruppe 29.09.2010 Andreas Hepfner How is you organization currently using SharePoint? Der Markt How is you organization currently using SharePoint? 25% enterprise wide 25% departmental document management not deployed 20% on small projects HP Umfrage May 2010 30% Laut aktueller Studien (PentaDoc GmbH & HP) nutzen mehr als jedes zweite Unternehmen SharePoint. 29.09.2010 Andreas Hepfner Welche Probleme hat der Kunde Ohne Probleme 18,60% Sonstiges 7% Konflikte mit der IT-Strategie 20,90% Probleme mit dem Benutzerverständnis 27,90% Probleme mit der Nutzerakzeptanz 27,90% Organisatorische Probleme 30,20% Probleme mit den Schnittstellen Probleme mit den Objektmodellen 11,60% 4,70% Probleme mit dem Brechtigungen 18,60% Probleme mit der Architektur Probleme mit der Skalierung der Serverfarm Probleme mit der Preformancw 11,60% 2,30% 20,90% Mehrfachnennungen möglich, n=43, Pentadoc Radar 2010 29.09.2010 Andreas Hepfner Positionierung SharePoint zu ECM • SharePoint 2010 als Werkzeugkasten verstehen • SharePoint 2010 zentrale Integrations-Plattform für den Endanwender OPTIMAL SYSTEMS optimiert den SharePoint für Ihr Business 29.09.2010 Andreas Hepfner SharePoint als ECM? ohne Angabe absolut ungeeignet in Ausnahmefällen geeignet 42,70% 2,40% 11% nur bedingt geeignet voll umfänglich geeignet 39,00% 4,90% n=82, Pentadoc Radar 2010 29.09.2010 Andreas Hepfner SharePoint optimiert durch OS|ECM • Neue ECM Funktionalität in SharePoint 2010: • • • • • • Managed Metadata Document IDs Document Sets Records-Management Remote Blog Storage (SQL-Server) Wo ergänzt OS|ECM SharePoint: • • • • • • • Strukturierte und komplexe Workflows Rudimentäre Verwaltung nach Aufbewahrungsfristen Preserve-Komponente mit Single-Instance-Archivierung Rendition Management Kein Speichermanagement Capture und Deliver Qualifiziertes Records Management (OS) 29.09.2010 Andreas Hepfner Welche Kundenszenarien gibt es? • Kunde hat ein ECM und denkt über den Einsatz von SharePoint nach • Kunde hat ein ECM und SharePoint schon im Einsatz • Kunde hat SharePoint als ECM Plattform • Kunde hat SharePoint als Kollaborationsplattform DMS-Funktionalität wichtig? (Ja/Nein) • Kunde hat keine Plattform, sucht nach einer Lösung Analyse der gesuchten Lösung 29.09.2010 Andreas Hepfner Szenarien/Kundenbeispiele • Vorgangsbearbeitung • • Informationsportal • • Logistik Collaboration und OS|ECM • • Finanz Vertriebsportal • • Pharma Archivierung • • Öffentlicher Sektor Pharma Workflow Integration systemübergreifend • Luft- & Raumfahrt 29.09.2010 Andreas Hepfner 29.09.2010 Andreas Hepfner Status des Record Management in SharePoint • • • Ca. 20% der SharePoint-Nutzer verwenden Records Management-Funktionalität in SharePoint 25% werden RM in SharePoint 2010 nutzen – 33% der SharePoint-Verwender nehmen aktuell hierfür ein Add-on/Zusatzprodukt Ca. 75% der SharePoint-User schreiben dem Records Management in SharePoint Mängel zu, mehr als 40% sogar gravierende Mängel Quelle: AIIM, 2010 • • • Keine Medienverwaltung Metadaten und Dateien werden nicht gemeinsam gespeichert Transparenter Zugriff auf Metadaten und Dateien nicht möglich • RecordsCenter für Archivierungslösungen nicht einsetzbar 29.09.2010 Andreas Hepfner Qualifiziertes Records Management mit OS|ECM Aufbau und Struktur Schränke Mandant A Mandant B Entwicklung Kunden Support Vertrieb E-Mail Angebot Ordner Register Dokumente/ Informationen 29.09.2010 Andreas Hepfner Ablagestruktur und Datenmasken sind frei konfigurierbar! Qualifiziertes Records Management mit OS|ECM Ein Kunde (Ordner) realisiert … … mehrere Projekte (Register), die … … ihrerseits unterschiedliche Vertragswerke (UnterRegister) enthalten können, die wiederum … … verschiedene Verträge einschließen. 29.09.2010 Andreas Hepfner Qualifiziertes Records Management mit OS|ECM Flexibilität bei Ordnern und Registern: Aktenstrukturen nach Kundenwunsch Lückenlose Dokumentation der Bearbeitung von Records: Erstellung, Bearbeitung, endgültige Löschung Automatische Erstellung von Aktenplänen 2 6 Pflege von Metadaten auf Objekten zur Realisierung von Statusinformationen und Fachlogik 29.09.2010 Andreas Hepfner Ablage von Dokumenten an mehreren Standorten ohne Kopien: Aktuelle Akten, keine Redundanz 3 1 Änderungen von Metadaten auf Ordnern oder Registern müssen nicht aufwändig und zeitversetzt auf Dokumente übertragen werden 5 4 Archiv Schnittstelle 29.09.2010 Andreas Hepfner WebParts HitList DropBox Saved Query FullText Query Business Connectivity Services OS|ECM Data Access Layer REST 6.2 29.09.2010 Andreas Hepfner Preview Notifications Server API WebServices Ribot Wechselwirkung OS|ECM & SharePoint • SharePoint um ECM – Funktionalität erweitern • Compliance (rechtsichere Archivierung) • Rendition • Ausliefern von Dokumenten • Mail Management • OS|ECM um Kollaborationfunktionalität des SharePoint erweitern • Social Network • MS Office Integration • MS Project Integration • Offline-Funktionalität 29.09.2010 Andreas Hepfner Produkt Vision Pharma Personal Projekte Vorgang OS|Scan OS|Rend. Nearco 29.09.2010 Andreas Hepfner Ribot Weitere geplante Produkte SharePoint Integration: • • • • Enterprise Search (FAST) Anbindung durch OS|ECM Daten Container Tool-Kit zur individuellen Anbindung von SharePoint an OS|ECM Workflow Integration SharePoint und OS|ECM Formularanbindung (InfoPath) an OS|ECM Formulargenerator SharePoint Lösungen: • • • • Lieferantenportal zum einbinden von externen Kunden Projektportal zum einbinden von externen Projektteilnehmen Vertragsmanagement etc. 29.09.2010 Andreas Hepfner Strukturiert Workflows in SharePoint Workflows ProduktionsProzesse Unstrukturiert Administrativ Ad-Hoc Kollaborativ Informationsorientiert 29.09.2010 Andreas Hepfner Prozessorientiert Nach WFMC Weniger selber tun: Workflows in OS|ECM 29.09.2010 Andreas Hepfner Weniger selber tun: Workflows in OS|ECM OS|ECM Version 6 bietet Unterstützung für „Smart-structured-Workflows“ (Ad hoc-Bereiche innerhalb von strukturierten Workflows) Strukturierte Workflows 29.09.2010 Andreas Hepfner Unstrukturierte Workflows (Ad-hoc-Workflows) Workflow-Management mit OS|ECM • • • • • Grafische Modellierung und WF-Engine Strukturierte, Ad-hoc- und smart-structured-Workflows Vollständiges Aktivitätenmanagement: Inkl. Stellvertreter, Mahn- und Sperrfristen Business Intelligence: Reports und Statistik helfen Prozesse zu verbessern und Ressourcenengpässe zu ermitteln Workflow-Management ist nicht Dokumentenrouting! 29.09.2010 Andreas Hepfner Wege zur Optimierung SharePoint Lösungen SharePoint Anbindung ECM • WebParts • Archiv-Schnittstelle OS|Strategie & ViaLysis GmbH • Vorgangsbearbeitung • Vertragsmgmt. • etc. SharePoint 2010 ECM 29.09.2010 Andreas Hepfner Fachapplikation ERP …. OS|ECM in Microsoft-zentrierten IT-Landschaften 6. …MS CRM: Abbildung 5. …DYN NAV/AX: zentraler Kunden- und Vorgangsakten 4. ...MS SharePoint: Erweiterung von SharePoint zur EnterpriseAnwendung 2. …MS Exchange/Outlook: Compliance, Produktivitätssteigerung und gemeinsame Wissensbasis im E-Mail-Mgt. 29.09.2010 Andreas Hepfner Zentrales Rechnungseingangsszenario OS|ECM und… 3. …MS Office: Zeitsparende ECMNutzung in gewohnter Umgebung 1. …SQL Server: Einfache Installation, Bedienung und Updates Gründe für die Optimierung von Sharepoint um OS|ECM • • • • • • ECM-Anforderungen bei vorhandener Sharepoint-Infrastruktur Einbindung Gelegenheitsnutzer Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit EAI auch in heterogenen Landschaften (SAP, Notes, SIEBEL) Einfache Office Integration Offline – Funktionalität 29.09.2010 Andreas Hepfner Business Nutzen • • • • • • • • • • Vereinfachung der Prozesse Intuitives Arbeiten in der gewohnten Umgebung Geringere Investitionskosten Anbindung externer Nutzer an das Unternehmens ECM Verringerung von Systembrüche Niedrige Aufwände bei der Integration von Business-Anwendungen (EAI, SOA, Webservices) Verbesserte Kommunikation, Wissensmanagement intern/extern, Einbindung Information Worker in die ECM-Welt Schnelles Implementieren neuer Prozesse: Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit OS|ECM ist das bessere ECM weil bessere Funktionen und Komponenten aus einer Hand + Consulting und ECM-Erfahrung: OPTIMAL > „good enough“ Vorstellung OPTIMAL SYSTEMS-Gruppe 29.09.2010 Andreas Hepfner Die OPTIMAL SYSTEMS Gruppe Berlin Hannover Bielefeld Firmengründung: Geschäftsform: Hauptsitz: Mitarbeiter: Umsatz (2009): Installationen: Partner: 1991 GmbH Berlin 230 21,8 Mio. 1.100 > 30 Tochtergesellschaften: Berlin, Konstanz, Hannover, Bielefeld, München, Hüfingen, Stuttgart Stuttgart München Hüfingen Konstanz 29.09.2010 Andreas Hepfner Standorte europ. Partner: Österreich, Schweiz, Polen, Lettland, Ungarn PENTADOC Radar ECM-Kundenmonitor 2009 Kundenzufriedenheit OS|ECM 29.09.2010 Andreas Hepfner 100 % ECM-Zertifizierungen DOMEA-zertifiziert ZTG Archivzertifikat 29.09.2010 Andreas Hepfner ISO 9000:2001 konform GMP-konform Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Andreas Hepfner Leiter Competence Center SharePoint [email protected] OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmenszentrale Cicerostraße 26 D – 10709 Berlin Telefon: +49 30 895708-0
