13 Der Kunde ist kein Kunde mehr – was nun?

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Der Kunde ist kein Kunde
mehr – was nun?
Unternehmen haben ein Interesse daran, Kundendaten auch nach
Beendigung der Kundenbeziehung zu nutzen. Ziel ist es, Kunden
zu binden oder wiederzugewinnen. Das setzt voraus, dass sie die
Daten langfristig speichern und für die gewünschten Zwecke nutzen dürfen.
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Welche Lösch- und Sperrpflichten
bestehen?
Grundsätzlich sind alle Daten zu löschen, wenn weder eine Einwilligung in ihre Speicherung vorliegt noch eine Rechtsgrundlage ihre
Speicherung erlaubt, § 35 Abs. 2 Satz 2 BDSG.
Löschungspflicht
In diesem Zusammenhang kommen z.B. folgende Fallgruppen in
Betracht:
 Es ist erwiesen, dass die Daten falsch sind, § 35 Abs. 2 Nr. 1
BDSG.
 Wird eine einmal erteilte Einwilligung widerrufen, so sind die
Daten gemäß § 35 Abs. 2 Nr. 1 BDSG zu löschen. Die Speicherung
ist nach dem Widerruf der Einwilligung unzulässig.
 Gespeicherte Kundendaten sind nach § 28 BDSG i.V.m. § 35
Abs. 2 Nr. 3 BDSG vom Unternehmen zu löschen, wenn sie nicht
mehr erforderlich sind, um die Zwecke zu erfüllen, für die sie
ursprünglich erhoben wurden.
 Endet der Vertrag mit dem Kunden, benötigt das Unternehmen seine Daten nicht mehr für seine Erfüllung. Die Daten
können allerdings noch erforderlich sein, um nachvertragliche Pflichten wie Gewährleistungs- oder Garantieansprüchen des Kunden zu erfüllen. Nach Ablauf dieser Fristen
besteht damit grundsätzlich eine Pflicht zur Löschung, d.h.
zur vollständigen Unkenntlichmachung.
Beispiele
 Hat das Unternehmen die Daten zusätzlich für Zwecke des
Marketings erhoben, dürfen die Daten so lange gespeichert
werden, bis kein Marketing mehr erfolgt.
 Werden daneben auch online Daten erhoben, d.h. im
Rahmen der Erbringung eines Telemediendienstes, gilt § 13
Abs. 4 TMG. Danach müssen Unternehmen sicherstellen,
dass personenbezogene Daten, die sich auf den Ablauf des
Zugriffs oder die sonstige Nutzung des Dienstes beziehen,
unmittelbar nach Beendigung der Nutzung zu löschen sind.
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Fristen
Das Gesetz sieht keine exakte Frist für die Löschung vor. Allgemein
wird jedoch davon ausgegangen, dass die Löschung in einem zumutbaren Zeitraum nach Kenntnis von der Löschungspflicht erfolgen muss. Jedenfalls sollte eine weitere Verarbeitung etc. rechtzeitig
verhindert werden. Sofern nötig, sollte eine unverzügliche Löschung erfolgen, d.h. ohne schuldhaftes Verzögern im Sinne des
§ 121 BGB. Gleichwohl können hier längere Fristen aufgrund der organisatorischen Ausgestaltung der internen Prozesse im Unternehmen zulässig sein (bspw. Datenbereinigung in speziellen Abständen).
Praxistipp
Sperrung als Alternative
Alternativ kann auch eine Sperrung genügen, § 35 Abs. 3 BDSG:
„(3) An die Stelle einer Löschung tritt eine Sperrung, soweit
im Fall des Absatzes 2 Satz 2 Nr. 3 einer Löschung gesetzliche, satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen,
Grund zu der Annahme besteht, dass durch eine Löschung
schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigt würden,
oder
eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht
oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist.“
Sperrung für andere Zwecke
Das Unternehmen muss in diesem Fall sicherstellen, dass die Daten
tatsächlich nur noch z.B. zur Erfüllung der steuer- oder handelsrechtlichen Archivierung aufbewahrt werden.
 Der Kunde widerspricht der Nutzung seiner Daten für Marketingzwecke. Die Daten dürfen z.B. für Archivierungszwecke aufbewahrt werden. Sie sind allerdings für die Nutzung
von Marketingzwecken zu sperren.
Beispiel
Sperrung bei unverhältnismäßigem Aufwand
Das Unternehmen kann von der Löschung absehen, wenn sie einen
unverhältnismäßigen Aufwand nach sich ziehen würde.
 Die Daten werden für Sicherungszwecke (Backup) gespeichert. Hier genügt ein entsprechender Sperrvermerk.
Beispiel
Es empfiehlt sich in diesem Zusammenhang, systemseitige Löschund Sperrkonzepte einzuführen, die unternehmensweit sicherstellen, dass Daten nicht unnötig aufbewahrt oder für Zwecke genutzt
werden, für die sie nicht genutzt werden dürfen. Dabei ist auch sicherzustellen, dass Mitarbeiter auch zur Löschung von Daten angehalten werden. Ein Vertriebsmitarbeiter, der Kundendaten auf seinem Laptop speichert, sollte mittels einer entsprechenden Handlungsanweisung angewiesen werden, Altdaten zu löschen.
Praxistipp
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13/2
Ist eine Verlängerung der
Speicherdauer durch
Zweckänderung zulässig?
Unternehmen müssen bei der Erhebung der Daten festlegen, für
welchen Zweck die Daten erhoben werden, und den Kunden im
Rahmen der Erhebung der Daten entsprechend informieren (vgl.
Kap. 3/2). Zielt die Erhebung darauf ab, die Daten umfassend für
Marketingzwecke zu erheben, so darf eine weitere Speicherung für
diesen Zweck erfolgen. Erst dann, wenn alle Zweckbestimmungen
entfallen sind, sind die Daten zu löschen.
In diesem Zusammenhang ist insbesondere zu beachten, dass spätere Zweckänderungen gemäß § 28 Abs. 2 Nr. 1 i.V.m. Abs. 1 Satz 1
Nr. 2 BDSG nur dann zulässig sind, wenn berechtigte Interessen des
Unternehmens bestehen, denen keine erkennbaren schutzwürdigen Interessen der Kunden gegenüberstehen (siehe Kap. 3/1).
 Der Vertrag mit dem Kunden endet. Kurz danach beschließt
die Marketingabteilung, dass die Daten nun für Zwecke der
postalischen Werbung und Kundenzufriedenheitsumfragen
genutzt werden sollen.
Beispiel
Ein solches Vorgehen wird – wenn überhaupt – nur nach einer
sorgfältigen Interessenabwägung zulässig sein. Der Kunde ist ggf.
über die geänderten Zwecke zu informieren (siehe dazu bereits
Kap. 3/1 und 3/2.1.2), oder es sollte – sofern kein gesetzlicher Erlaubnistatbestand die weitere Speicherung erlaubt – die Einwilligung des Kunden eingeholt werden.
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