Lessons-Learned Datenbank Inhalt
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Lessons-LearnedDatenbank Inhalt 1. Kurzbeschreibung...........................................................................................................................1 2. WasbringtdieMaßnahme?...........................................................................................................1 3. WiekönnenSievorgehen?.............................................................................................................1 4. WoraufsolltenSieachten?.............................................................................................................2 5. Beispiele..........................................................................................................................................2 6. BezugzuanderenHandlungsempfehlungen..................................................................................3 7. WeiterführendeInformationen......................................................................................................3 1. Kurzbeschreibung Lessons-Learned(zuDeutsch:GelernteLektionen)bezeichnendieschriftlicheAufzeichnungunddas systematische Sammeln, Bewerten und Verdichten von Erfahrungen, Entwicklungen, Hinweisen, Fehlern und Risiken in Projekten. In strukturierter, zugänglich archivierter Form, beispielsweise in FormeinerProjektdatenbank,dienenLessons-LearnedderVorbereitungähnlicherProjekte. 2. WasbringtdieMaßnahme? Die Betrachtung einer größeren Anzahl solcher Dokumente über eine Reihe von Projekten hinweg kannzuIdeenführen,wiedasProjektmanagementeinerOrganisationstrukturellverbessertwerden kann.EsunterstütztsomitdasbetrieblicheKompetenzmanagement. Datenbanken zur Wissensspeicherung sind vor allem dann nützlich, wenn die Organisation eine Größeerreicht,diedasArbeitsumfeld„unpersönlich“macht.EinIndizwärezumBeispieleinFall,in demdiemeistenMitgliederdesProjektteamssichvorderArbeitamProjektnichtbereitspersönlich kannten.Hierauskannabgeleitetwerden,dassderWissens-undErfahrungsaustauschzwischenden Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen nicht mehr automatisch gewährleistet ist. Eine Folge ist, dass Gelerntes, also Erfahrungen und Kenntnisse, sich nicht auf informellen Bahnen effizient verbreiten kann. Ab welcher Größe dieser Punkt erreicht ist, ist organisationsspezifisch, basierend auf Unternehmenskultur und Arbeitsplatz-Ausgestaltung. Eine mögliche Mindestgrenze wäre beispielsweiseeinUnternehmenmitetwa15MitarbeiternundMitarbeiterinnen. 3. WiekönnenSievorgehen? SiekönnenaufzweiverschiedenenWegenvorgehen,diesichauchmiteinanderkombinierenlassen. 3.1. Lessons-LearnedWorkshop/Projekt-Retrospektive: BeimLessons-LearnedWorkshophandeltessichumeinerelativweitverbreiteteMethode,Projekte imNachgangstrukturiertzudiskutieren.DieArtundTiefederAuswertungistunterschiedlich.Inden meisten Fällen werden die Ergebnisse im nächsten Projekt im Sinne einer kontinuierlichen VerbesserungderProjektmethodegenutzt.DiesewerdenjedochkeinemerweitertenPersonenkreis zur Verfügung gestellt, da sie unternehmensinternes Wissen darstellen und daher nur für entsprechendeMitarbeiterbestimmtsind. 3.2.Lessons-LearnedDatenbank: Die dokumentierten Lessons-Learned werden in einer zentralen Datenbank gesammelt, die den projektspezifischenBereichenimUnternehmenzurVerfügungstehen.DieDatenbankwirdauchals Lessons-LearnedKnowledgeDatabaseoderErfahrungsdatenbankbezeichnet.DieMöglichkeitenzur Speicherung der Lessons-Learned reichen hier von der Speicherung in einfachen Word-, ExcelDateien oder PowerPoint-Folien bis hin zu Datenbanksystemen, die den Zugriff auch von externen Stellenundabteilungsunabhängigermöglicht,wiez.B.diekostenloseSoftwareSharePoint2013. 1 4. WoraufsolltenSieachten? Es ist vorteilhaft, zu Beginn eines neuen Projektes die Einbeziehung von Lessons-Learned vorangegangenerProjekteverbindlichvorzuschreiben. WiebeiallenFeedbacksystemenmusseineentsprechendeKulturvorhandensein,umüberhauptim Unternehmen Kritik positiv äußern zu können und Kritik annehmen zu können. Daher werden die ErgebnisseauchseltenaußerhalbdesProjektteamsverwendet. Oft werden die Informationen in Lessons-Learned-Dokumenten ohne Zusammenhang mit der täglichenArbeitsweltaufgelistet.DasErfahrungswissenentstehtallerdingsunterdemEinflussvieler FaktorenundRahmenbedingungenundistlosgelöstdavonnichtmehrnachvollziehbar.Ausdiesem GrundmüssendieInformationenimmerinihrenKontexteingebettetwerden,umdieHintergründe derEntscheidungendeutlichzumachen. 5. Beispiele Unter http://llis.nasa.gov/ ist ein Beispiel für die technische Umsetzung einer Lessons-Learned Datenbank zu finden. Die NASA trägt hier die Erfahrungsberichte ihrer Mitarbeiter/-innen zusammen. Über eine Suchmaske wird das Auffinden von relevanten Informationen in kurzer Zeit ermöglicht. EinHerstellervonSondermaschinenzurReinigungtechnischerOberflächenmitgepulster Laserstrahlunghat,nachAngabendesEntwicklungsleitersbeiderEntwicklungderSondermaschinen, folgendesProblem:„BeiderLaserbearbeitungvonOberflächenmussdasabgetrageneMaterial grundsätzlichabgesaugtwerden,d.h.dasProblemderAbsaugungisteinQuerschnittsthema,dassin unterschiedlichenProjektenrelevantist.BishermüssensichinjedemProjektaufsNeueandere PersonenindieProblematikderAbsaugungeinarbeitenundfürihrspezifischesProblemeine passendeLösungerarbeiten–teilweisesogarinparallelenProjekten.WertvolleSynergienzwischen denProjektenbleibenungenutzt.AufgrunddergeringenGrößedesBeispielunternehmens(15 Personen)kannsichdasUnternehmenkeinenSpezialistenfürdasThemaAbsaugungleisten,dermit seinemSpezialwissenunddengesammeltenErfahrungandereProjekteberatenkönnte.Esgibtauch keinenMitarbeiter,derbeidemThemaAbsaugungden„Überblick“hat–jedermeintfürseine spezielleAnwendungdieoptimaleLösunggefundenzuhaben.“(Vgl.wipro-forum.de2015)Im BeispielunternehmenwurdedurchLessons-LearnedvielZeiteingespart,indemandereProjektevon derentwickeltenLessons-Learned-Datenbankprofitierten. 2 6. BezugzuanderenHandlungsempfehlungen GelbeSeiten 7. WeiterführendeInformationen Lessons-Learned–KonzepterstellungfüreinenProjektabschlussunterdemAspektder Erfahrungssicherung(Bachelorarbeit): http://edoc.sub.uni-hamburg.de/haw/volltexte/2013/2065/pdf/Bachelorthesis_Theresa_Sittel.pdf ProjectManagementInstitute(Hrsg.):AGuidetotheProjectmanagementBodyofKnowledge. ProjectManagementInstitute,NewtownSquare,Pennsylvania2000. TechnischeUmsetzungeinerLessons-LearnedDatenbankderNasa:http://llis.nasa.gov/ VonAnderenlernen:Lessons-LearnedinderAbschlussphaseeinesIndustrieprojektesderBayerAG: http://www.rvb-pm.de/pdf/vortraegeseminare09/Von_Anderen_lernen....pdf DieLinksindieserHandreichungführenzuexternenWebsites.DasProjektAlFaCluhatkeinerlei EinflussaufdieGestaltungunddenInhaltdieserSeiten.AlFaClumachtsichdieInhaltedieserSeiten nichtzuEigen. 3
