Änderungen im Krankheitsverlauf
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Melderportal https://melderportal.krebsregister-sh.de Anleitung und Erläuterungen 5) Änderungen im Krankheitsverlauf Änderungen im Krankheitsverlauf, z. B. Rezidive und Metastasen sollen von der Ärztin oder dem Arzt erfolgen, die/der diese Änderung feststellt und die Patientin/den Patienten in einem Gespräch über diesen Befund aufklärt. Sofern sich hieraus der Beginn einer Therapie ergibt, muss diese ebenfalls entsprechend gemeldet werden. 1. Anmelden im Melderportal Melden Sie Sich über die Internetadresse https://melderportal.krebsregister-sh.de im Melderportal an: E-Mail-Adresse eingeben Passwort eingeben Bitte anklicken Für das manuelle Erfassen von Daten ist anschließend die Eingabe Ihrer PIN erforderlich! PIN Bitte anklicken ! Seite 1/17 2. Aufrufen / Anlegen eines Patienten Nach der Anmeldung befinden Sie sich in der Übersicht des Melderportals: Geben Sie unter „Tumorhistorie aufrufen“ die externe Patienten-ID des Patienten ein, für den Sie eine Verlaufsmeldung abgeben möchten. Grundsätzlich sollten Sie einen Patienten im Melderportal unter der selben Patientenummer führen, die Sie auch in Ihrem EDV-System für diesen Patienten verwenden. Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung Patienten-ID ˇ Bitte anklicken Handelt es sich um einen neuen Patienten, verfahren Sie bitte wie unter Punkt 2.1. beschrieben. Handelt es sich um einen bekannten Patienten, gelangen Sie in die Tumorhistorie. Verfahren Sie dann bitte wie unter Punkt 2.2. beschrieben. 2.1. Meldung für einen neuen Patienten Wenn zu der eingegebenen Patientennummer noch kein Patient in Ihrem Melderportal-Datenbestand vorhanden ist, erscheint ein entsprechender Hinweis. Bitte anklicken Erfassen Sie nun die Patientendaten (siehe Abbildung nächste Seite). Alle Pflichtfelder-Bezeichnungen sind fett gedruckt. Bitte achten Sie auf die Ausfüllhinweise und auf die Plausibilitätsfehler, die auf der rechten Seite angezeigt werden. Sollten auf Ihrem Bildschirm Plausibilitätsfehler nicht vollständig ersichtlich sein, können Sie über die Schaltfläche „ “ die Ausfüllhinweise wegklicken. Sollten die Ausfüllhinweise nicht vollständig ersichtlich sein, verfahren Sie bitte entsprechend mit den Plausibilitätsfehlern. Mit der Schaltfläche „ “ können die Fehler oder Hinweise wieder eingeblendet werden. Diese Schaltflächen finden Sie auch in weiteren Masken. ^ Seite 2/17 ^ Bitte anklicken Das „Adressland“ ist mit Deutschland vorbelegt. Da auch Patienten anderer Nationalitäten der Meldepflicht unterliegen, ist die Angabe des Adresslandes ggf. anzupassen. Denken Sie unbedingt an die Dokumentation der Versichertenangaben: Um eine Vergütung zu erhalten, muss für gesetzlich Versicherte die IK-Nummer der Krankenkasse sowie die Versicherten-Nummer angegeben werden. Bei privat Versicherten genügt derzeit die Angabe der IK-Nummer der Krankenversicherung. Sollte in der hinterlegten Auswahlliste bei „Krankenkasse“ die gesuchte Krankenversicherung nicht enthalten sein, so verwenden Sie bitte einen der im Anhang aufgeführten Ersatzkodes für die IK-Nummer. Alle weiteren Informationen erfassen Sie bitte manuell als Anmerkungen im Feld weitere Angaben, siehe 4.5., ein. Geben Sie bei „Gesetzliche Krankenkasse“ ggf. „Nein“ an. Nach Anklicken von „Weiter“ gelangen Sie auf die nächste Maske: Bitte anklicken Hier haben Sie die Möglichkeit nochmals Korrekturen vorzunehmen. Zur Übernahme Ihrer Angaben klicken Sie auf „Speichern“. Ab sofort liegen die Patientendaten aus sicherheitstechnischen Gründen bis auf einige wenige nur noch verschlüsselt vor und werden nicht mehr angezeigt (weiter mit Punkt 3). Seite 3/17 2.2 Meldung für einen bekannten Patienten Wenn der Patient bereits in Ihrem Melderportal-Datenbestand vorhanden ist, gelangen Sie nach der Eingabe der externen Patienten-ID in die Tumorhistorie. 2.2.1 Patient mit einem bekannten Tumor: Sofern bei dem ausgewählten Patienten bislang nur ein Tumor bekannt ist und sich Ihre Verlaufsmeldung auf diesen Tumor bezieht, klicken Sie hier auf den Button „Verlauf“ und erfassen dann die weiteren Angaben wie unter Punkt 4. beschrieben: Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung ˇ Bitte anklicken 2.2.2 Patient mit mehreren bekannten Tumoren: Falls bei dem ausgewählten Patienten bereits mehrere Tumore bekannt sind, müssen Sie zunächst den Tumor auswählen, für den Sie eine Verlaufsmeldung abgeben möchten. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Eintrag, so dass dieser blau hinterlegt wird (1). Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung ˇ 2 1 Anschließend klicken Sie auf den Button „Verlauf“ (2) und erfassen die weiteren Angaben wie unter Punkt 4. beschrieben. 2.2.3 Patient mit einem noch nicht erfassten Tumor: Sofern Sie eine Verlaufsmeldung für einen bisher nicht erfassten Tumor eines bekannten Patienten abgeben möchten, müssen Sie diesen zunächst mit den entsprechenden Mindestangaben anlegen. Klicken Sie dazu bei „Neue Meldung“ den Button „Neuer Tumor“ an und erfassen dann die weiteren Angaben wie unter Punkt 3 beschrieben. Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung Bitte anklicken Seite 4/17 ˇ 3. Erfassen der Mindestangaben Sie befinden sich nun in dem Fenster „Angaben zum Tumor“. Dieses Fenster erscheint immer dann, wenn Sie eine Meldung zu einem noch nicht erfassten Tumor erstellen möchten. Bei den Mindestangaben handelt es sich um Basisangaben, die (unabhängig vom Meldeanlass) immer anzugeben sind. Die alleinige Übermittlung dieser Angaben ist nicht ausreichend für eine gültige Meldung! ggf. wechseln Zunächst werden Sie zur „Meldebegründung“ befragt und sollen hier Angaben zur Patientenaufklärung machen. Da Sie gesetzlich verpflichtet sind Ihre Patientinnen und Patienten über die Meldung an das Krebsregister zu informieren, wählen Sie hier in der Regel „informiert“ aus. „Ausnahme“ kann nur gewählt werden, wenn durch die Unterrichtung gesundheitliche Nachteile zu befürchten sind (die Information ist dann frühestmöglich nachzuholen!). „Ohne Patientenkontakt“ bleibt Meldungen von Pathologen vorbehalten. Zusätzlich sollen Sie Ihre Patientinnen und Patienten befragen, ob Sie bereit sind an Befragungen im Rahmen von Forschungsvorhaben mitzuwirken. Bitte tragen Sie die Antwort der Patientin/des Patienten in das entsprechende Feld ein. Ein Informationsblatt für Patientinnen und Patienten sowie ein Formular für die Mitwirkung an Forschungsvorhaben finden Sie unter www.krebsregister-sh.de. Das ausgefüllte Formular mit der Patientenentscheidung archivieren Sie bitte in Ihrer Patientenakte. Die Patienten müssen darüber aufgeklärt werden, dass sie der dauerhaften Speicherung Ihrer Personendaten widersprechen können. Der Meldung an das Krebsregister kann nicht widersprochen werden. Auf welchem Wege das Widerspruchsrecht wahrgenommen werden kann, kann ebenfalls dem im vorherigen Absatz genannten Informationsblatt entnommen werden. Unter „Diagnosedatum“ erfassen Sie das Datum der Erstdiagnose des Tumors. Sofern das Datum der Änderung im Krankheitsverlauf, welche hier gemeldet werden soll, nach dem 25.05.2016 liegt, dürfen auf diesem Meldeweg auch Tumoren mit länger zurückliegendem Erstdiagnosedatum eingetragen werden. Falls Ihnen das Diagnosedatum nicht exakt bekannt ist, können Sie ggf. auf die Angabe des Tages und ggf. des Monats verzichten. Wechseln Sie dazu erforderlichenfalls von „Exakt“ auf „Tag unbekannt“ bzw. „Monat unbekannt“. Im nächsten Feld geben Sie die gestellte Diagnose gemäß ICD-10 an. Mit Hilfe des Buttons „Suche“ können Sie auch nach möglichen Codes suchen. Sollte ein von Ihnen gesuchter Code dort nicht aufgeführt sein, handelt es sich möglicherweise um eine nichtmeldepflichtige Erkrankung. Das Feld „Seite“ muss immer ausgefüllt werden. Sofern es sich um einen Tumor eines paarigen Organes (Augen, Brust, Lunge usw.) handelt, wählen Sie nun die Seite aus, auf der der Primärtumor lokalisiert ist. Unpaarige Organe, z. B. Leber dokumentieren Sie bitte mit „Trifft nicht zu (T)“. Damit sind die Mindestangaben vollständig erfasst und die Eingaben können mittels Anklicken von „Prüfen“ (1) vom System kontrolliert werden. Eventuell erscheinende Plausibilitätsfehler (2) sollten von Ihnen geprüft und nach Möglichkeit korrigiert werden. Seite 5/17 3 2 4 1 Der Plausibilitätsfehler „Meldeanlass nicht gesetzt“ kann an dieser Stelle ignoriert werden, da das Feld „Meldeanlass“ beim weiteren Eingeben der Verlaufsmeldung zu füllen ist (siehe Punkt 4). Der Status „gültig“ (3) kann nur erreicht werden, wenn keine dunkelroten Fehler mehr vorhanden sind. Nach Anklicken von „Speichern“ (4) wird die Eingabemaske geschlossen und die Tumorhistorie angezeigt. 4. Erfassen der Verlaufsmeldung Klicken Sie bei „Neue Meldung“ den Button „Verlauf“ an: Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung Bitte anklicken Es öffnet sich das Eingabefeld zur Verlaufsmeldung. Seite 6/17 ˇ In der Tumorzuordnung werden die bereits erfassten Mindestangaben zum ausgewählten Tumor angezeigt. Bitte kontrollieren Sie an dieser Stelle, ob der korrekte Tumor ausgewählt wurde. Ggf. können Sie die Zuordnung im Feld „Tumoridentifikator“ wechseln. ggf. wechseln Nun können die weiteren „Angaben zum Verlauf“ erfasst werden: Auswählen Die Voreinstellung Statusänderung im Feld „Meldeanlass“ kann zur Meldung einer Änderung im Krankheitsverlauf beibehalten werden. Die Felder „Meldebegründung“ und „Mitwirkung an Forschungsvorhaben“ sind analog der Angaben bei der Erfassung der Mindestangaben auszufüllen, ggf. muss die voreingestellte Angabe im Feld „Meldebegründung“ korrigiert werden. Im Feld „Untersuchungsdatum“ geben sie bitte an, wann die Änderung im Krankheitsverlauf festgestellt wurde. Bedenken Sie dabei jedoch, dass mittels den Meldeportals ausschließlich Ereignisse ab dem 26.05.2016 erfasst werden dürfen! Im Feld „Gesamtbeurteilung des Tumorstatus“ ist die entsprechende Angabe auszuwählen. Soll z. B. eine Meldung zum Auftreten von Rezidiven und oder Metastasen erfasst werden, wählen Sie den Eintrag „Progression“ aus. In den folgenden Feldern bzgl. des „Tumorstatus des Primärtumors“, des „Tumorstatus der Lymphknoten“ und des „Tumorstatus der Fernmetastasen“ muss die Zustandsänderung des Tumorstatus gemäss der vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten noch genauer dokumentiert werden. Gleiches gilt für das Feld „Allgemeiner Leistungszustand“. Auch hier kann aus vorgegebenen Möglichkeiten ausgewählt werden. Seite 7/17 4.1. Fernmetastasen Hier sollen ggf. vorhandene Fernmetastasen erfasst werden: ggf. anklicken Es können mehrere Lokalisationen ausgewählt werden: Bitte anklicken Das Datum ist mit dem unter Punkt 4 erfasssten Untersuchungsdatum belegt. Passen Sie das Datum ggf. an, falls die Metastase zu einem anderen Zeitpunkt festgestellt wurde. 4.2. Histologie Um die Angaben zur Histologie zu erfassen, klicken Sie zunächst auf „Histologie hinzufügen“: Bitte anklicken Seite 8/17 Es öffnen sich die folgenden Eingabefelder: Das Feld „Datum“ ist mit dem bei Punkt 4. erfassten Untersuchungsdatum vorbelegt. Sollte die histologische Bestimmung später erfolgt worden sein, passen Sie das Datum entsprechend an. Sofern Ihnen die Einsendenummer des Histologiebefundes bekannt ist, können Sie diese im folgenden Feld eingeben. Im Feld „Version“ ist die aktuelle Version der ICD-O voreingestellt. Diese Angabe ist derzeit beim voreingestellten Wert 3 zu belassen. Dem ICD-O Feld ist der zugehörige Katalog hinterlegt. Durch Anklicken des Buttons „Suche“ können Sie nach dem passenden Code oder Text suchen. Für ergänzende Angaben zur Histologie des Tumors ist das nächste Freitextfeld vorgesehen. Im Feld „Grading“ kann das tumorspezifische Grading anhand einer vorgegebenen Auswahl erfasst werden. „Sentinel bef./unters.“ dient der Eingabe der Anzahl evtl. untersuchter und befallener Sentinel-Lymphknoten (hier keine Angabe, d. h. es wurden keine Sentinellymphknoten untersucht). Die Felder „Lymphknoten bef./unters.“ sollen mit der Gesamtzahl evtl. untersuchter und befallener Lymphknoten befüllt werden (hier 4 befallene bei 10 entnommenen Lymphknoten). Das Ergebnis möglicherweise untersuchter und befallener Sentinel-Lymphknoten muss hierbei berücksichtigt/eingeschlossen werden. 4.3. TNM (Stadieneinteilung des Tumors) Zur Erfassung des TNM klicken Sie „TNM hinzufügen“ an. Bitte anklicken Seite 9/17 Es öffnen sich die folgenden Eingabefelder: ggf. anklicken Das Feld „Datum“ ist mit dem bei Punkt 4. erfassten Untersuchungsdatum vorbelegt. Sollte die Stadieneinteilung des Tumors (Staging) später erfolgt sein, passen Sie das Datum entsprechend an. Im Feld „Auflage“ ist die aktuelle Version des TNM voreingestellt. Diese Angabe ist derzeit beim voreingestellten Wert 7 zu belassen. Das Feld „y“ ist anzukreuzen, falls vor einer Operation eine neoadjuvante Behandlung des Tumors erfolgt ist und der angegebene TNM sich auf das postoperative Tumorstadium bezieht. „r“ ist anzugeben, wenn der TNM eines Rezidivs gemeldet werden soll. Das Feld „a“ muss angekreuzt werden, wenn der TNM in Folge einer Autopsie bestimmt wurde. Den einzelnen Feldern des TNM („T-Stadium“, „N-Stadium“, „M-Stadium“) sind jeweils Auswahlfelder vorangestellt, mit denen genauere Angaben zur Ermittlung des jeweiligen Wertes gemacht werden können: c: präoperativ, klinisch p: postoperativ u: mittels spezieller Untersuchungsmethoden, z.B. Ultraschall Für den T-, N- und M-Wert sind Katalogwerte zur Auswahl hinterlegt. Hinweis: „x“ ist für M (Fernmetastasen) in der 7. Auflage des TNM nicht definiert. Statt dessen ist „0“ anzugeben! Im Zusatzfeld hinter dem T-Wert kann angegeben werden, ob es sich um multifokale Tumore handelt oder es kann die Anzahl der einzelnen Tumorherde erfasst werden. Liegen Informationen zu „Lymphgefäßinvasion“, „Veneninvasion“, „Perineuralinvasion“ oder „Serumtumormarkern“ vor, z. B. aus einem Pathologiebericht, können die Ergebnisse in den voreingestellten Bereichen erfasst werden. Bei Bedarf können durch Anklicken von „TNM hinzufügen“ weitere TNM-Eingabefelder aufgeklappt und gefüllt werden. Seite 10/17 4.4. Weitere Klassifikationen Sofern weitere Klassifikationssystematiken für den dokumentierten Tumor bekannt sind, können diese hier erfasst werden: ggf. anklicken Auch hier sind grundsätzlich Mehrfachnennungen möglich. Wählen Sie ggf. die zutreffende Klassifikation und fügen Sie Ihre Auswahl hinzu. Bitte anklicken Je nachdem, welche Klassifikation Sie gewählt haben, öffnet sich ein entsprechendes Zusatzfenster, in dem die weiteren Ausprägungen erfasst werden können. Z. B. ist für den Clark-Level das Datum der Bestimmung, sowie der jeweilige Ausprägungsgrad zu erfassen: Sollten Ihnen Ausprägungen für eine hier nicht aufgeführte Klassifikation vorliegen, erfassen Sie diese bitte im Feld „Weitere Angaben“ (s. 4. 6.) am Ende dieser Seite. Seite 11/17 4.5. Patient verstorben und Todesursachen Die folgenden Felder sind bei einer Meldung anlässlich einer Statusänderung leer zu lassen. Ein Versterben des Patienten ist ein eigener Meldeanlass und ist mit einer eigenständigen Verlaufsmeldung zu dokumentieren! 4.6. Weitere Angaben Sollten Sie zusätzliche Angaben zu Ihrer Meldung machen können/wollen (z. B. Angaben zum Kostenträger, vgl. Punkt 2.), steht Ihnen noch ein weiteres Freitextfeld zur Verfügung: 4.7. Meldungsabschluss Sobald Sie alle erforderlichen Angaben getätigt haben, können Sie mittels Anklicken von „Prüfen“ (1) diese vom System kontrollieren lassen. Eventuell erscheinende Plausibilitätsfehler (2) sollten von Ihnen geprüft und nach Möglichkeit korrigiert werden. 3 2 1 4 Der Status „gültig“ (3) kann nur erreicht werden, wenn keine dunkelroten Fehler mehr vorhanden sind. Seite 12/17 Falls Ihnen zum Abschluss einer Meldung noch nicht alle benötigten Angaben vorliegen, können Sie diese Meldung jederzeit unabhängig von dem Status der Meldung speichern und die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Nach Anklicken von „Speichern“ (4) wird die Eingabemaske geschlossen und die Tumorhistorie angezeigt: Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung ˇ Die erfasste Meldung ist nun gespeichert, aber noch nicht an das Krebsregister übermittelt. Sie ist im Bereich „Übermittelbare Meldungen“ in der Meldungsübersicht aufrufbar. Von hier aus muss sie in einem separaten Vorgang – ggf. zusammen mit weiteren Meldungen – an die Vertrauensstelle des Krebsregisters übermittelt werden (s. 5.). 4.8. Sperren von Meldungen Falls Sie Meldungen erfassen, bei denen Ihnen noch nicht alle benötigten Angaben vorliegen oder Sie noch Ergänzungen zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen möchten, können Sie diese Meldungen unabhängig von dem Status der Meldung gegen eine versehentliche Übermittlung an das Krebsregister sperren. Klicken Sie dazu unter dem Reiter „Meldungen“ auf die Überschrift „Alle Meldungen“. Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung ˇ Bitte anklicken Zum Auffinden einer zu sperrenden Meldung können Sie auch die Suchfunktion, die links neben der Meldungsübersicht eingeblendet ist, verwenden. Zur Suche kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. Z.B. können Sie die externe Patienten-ID des Patienten eingeben, für den Sie eine Meldung sperren wollen. Klicken Sie anschließend auf den Butten „suchen“. Im Fenster werden nun alle in Ihrem Datenbestand vorhandene Meldungen dieses Patienten dargestellt: Seite 13/17 Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung ˇ Bitte anklicken Markieren Sie dann in der Meldungsübersicht die zu sperrende Meldung, so dass sie blau hinterlegt wird und klicken Sie anschließend auf „Sperren“. Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung ˇ Bitte anklicken Bestätigen Sie nun Ihre Auswahl in dem folgenden Eingabefenster: Bitte anklicken Die Meldung wird nun in der Meldungsübersicht mit einem Sperrvermerk angezeigt. Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung Seite 14/17 ˇ Gesperrte Meldungen werden unter dem Reiter „Meldungen“ unter der Überschrift „Gesperrte Meldungen“ abgelegt. Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtungv ˇ Um eine gesperrte Meldung an die Vertrauensstelle übermitteln zu können, muss sie zuvor entsperrt werden. Zum Entsperren klicken Sie auf diese Überschrift und markieren die entsprechende Meldung in der sich öffnenden Meldungsübersicht, so dass sie blau hinterlegt wird. Anschließend entfernen Sie die Sperre mittels Klicken auf „Entsperren“. Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung ˇ Bitte anklicken 5. Übermittlung von Meldungen Um erfasste Meldungen an das Krebsregister zu übermitteln, müssen diese den Status „gültig“ besitzen. Unter dem Reiter „Meldungen“ finden Sie alle diese Meldungen unter der Überschrift „Übermittelbare Meldungen“. Der Wert in Klammern gibt die Anzahl der Meldungen wieder. Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung ˇ Bitte anklicken Im folgenden Fenster sehen Sie die einzelnen übermittelbaren Meldungen und können nun auswählen, welche Meldungen Sie in diesem Arbeitsschritt übermitteln wollen. Auch hier können Sie die unter Punkt 4.7. bereits beschriebene Suchfunktion im linken Teil der Meldungsübersicht verwenden und eine Suche anhand verschiedener Kriterien durchführen. Seite 15/17 Beachten Sie, dass eine Übermittlung von Therapie- und/oder Verlaufsmeldungen nur dann möglich ist, wenn die dazugehörige Diagnosemeldung oder die Meldung der „Angaben zum Tumor“ vorab bereits übermittelt wurden, oder die Übermittlung dieser Meldungen gleichzeit erfolgt! Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung ˇ Markieren Sie die Meldung, die Sie übermitteln wollen mittels Anklicken. Möchten Sie mehr als eine Meldung in einem Arbeitsgang übermitteln, können Sie auch weitere Meldungen markieren, indem Sie die linke Umschalt-Taste (Shift-Taste) gedrückt halten und eine weitere Meldung anklicken. Wenn Sie keine Meldungen markieren, werden alle Meldungen ausgewählt. Klicken Sie anschließend „Übermitteln“ an. Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung ˇ Bitte anklicken Das sich nun öffnende Fenster zeigt Ihnen erneut alle Möglichkeiten der Übermittlung. Selektieren Sie hier die passende Auswahl und klicken Sie auf „Übermitteln“. Bitte anklicken Seite 16/17 Die erfolgreiche Übermittlung wird mit einem eigenen Fenster bestätigt. Der Status der letzten Übermittlung ist nun im oberen Teil des Meldeportals ersichtlich: Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung ˇ Alle übermittelten Meldungen werden im Melderportal als sog. Meldungspakete gespeichert und können zur Kontrolle unter der Überschrift „Übermittelte Meldungspakete“ eingesehen werden. Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung ˇ Die Gesamtübersicht zeigt alle bisher übermittelten Meldungspakete: Max Mustermann Melder-ID 11000000 Meldende Einrichtung Seite 17/17 ˇ
