Checkliste Veranstaltungsplanung in der Kirchengemeinde Aufgabe

Checkliste Veranstaltungsplanung in der Kirchengemeinde
Aufgabe
Vorüberlegungen/Klärungen/Konzeption
Nicht alleine loslegen, Mitstreiter/innen finden! Im Team können Aufgaben
geteilt werden
Mit dem Pfarrer/Pfarrerin sich beraten, den KGR/ Pfarramtssekretärin
einbeziehen/informieren
Kostenersatz für Auslagen/Fahrkosten fürs das eigene Ehrenamt mit dem
KGR/Pfarramt klären
Sich bewusst machen, dass Sie für dieses Ehrenamt beauftragt sind und damit
einen Dienst für die Kirchengemeinde tun. Ihr ehrenamtliches Engagement
immer wieder reflektieren: Warum tue ich es, wem nützt es, was will ich
eigentlich, was nicht, wie viel Zeit möchte ich einsetzen…?
Kooperationspartner? (Erleichtert vieles: mehr TN, Arbeitserleichterung,
Vorteile für alle Kooperationspartner
Planung/Entscheidungen
Gute Ideen für Themen, Referenten, Veranstaltungsformate, Orte… sammeln
und dabei überlegen, was zum Auftrag und Anliegen der Kirchengemeinde
passt. Was brauchen die Menschen, was hilft ihnen, was freut sie, was wird sie
ansprechen, was beschäftigt sie, wonach sehnen sie sich?
Haben wir „interessante“ Menschen in unserer Gemeinde, die als Referenten
infrage kommen, weil sie vielleicht beruflich oder in ihrer Freizeit mit Themen zu
tun haben, die auch andere interessieren könnten?
Klären welches Veranstaltungsformat zum gewählten Thema/Zielgruppe passt:
Frauenfrühstück, Abend für Männer, Angebot für Familien mit kleinen, mittleren
Kindern, Senioren, Junge Senioren, Konfirmandeneltern, Familien, Urlaub ohne
Koffer für Senioren … Veranstaltung mit Essen und Trinken? (siehe auch
Homepage eb-ostalb.de unter Geschäftsstelle/Planung: „Entscheidungsfelder
der Veranstaltungsplanung“.
Zur Kenntnis nehmen, was sonst noch alles im Ort vom wem angeboten wird.
Mit anderen Veranstalter/Kirchengemeinden kooperieren?
Sich von Programmen anderer anregen lassen.
Termine klären und mit Terminen der Kirchengemeinde etc. koordinieren soweit
wie’s geht
Wo finden die Veranstaltungen statt? Hausmeister/in?
Schlüssel/Heizung/Raumschmuck?
Werden Medien / wird Medientechnik benötigt?
Wer? erledigt?
Klären, wie geworben werden soll: Dafür Hilfe beanspruchen, Geschäftsstelle
der Ev. Erwachsenenbildung im Ostalbkreis unterstützt und berät bei der
Werbung (Plakate, Handzettel…)
Ideen notieren, Themen formulieren
Referent/in anfragen, Honorar und Fahrkosten absprechen
(Honorarordnung der Landeskirche auf der Homepage: eb-ostalb.de )
Kalkulation: Teilnehmerbeiträge, Honorare, Werbung …mit der Geschäftsstelle
absprechen. Bei Zusage Wegbeschreibung an Referenten schicken.
Die Geschäftsstelle der EB im Ostalbkreis über das Vorhaben informieren.
Ausschreibungen an die Geschäftsstelle zur Veröffentlichung auf:
eb-ostalb.de
und im Programmheft,
mit Angaben zu den Referenten, Anschrift, Bankverbindung, E-Mail, Telefon
Durchführung
Aufschließen, abschließen des Raumes klären
Raum richten. Bestuhlung, Heizung, Lüftung, Schmuck… ?
Begrüßungen der Referenten/Teilnehmenden… Dank in der Veranstaltung
Gesprächs / Diskussionsleitung?
Auswertung/Evaluation
Abrechnungsformulare für die Veranstaltung (Abrechnung und Nachweis für
eine Einzelveranstaltung oder einen Kurs, Formulare auf der Homepage: ebostalb.de) ausfüllen, selbst oder übers Pfarramt/ Kirchenpfeger/in an die EBGeschäftsstelle schicken, faxen, mailen. Bei mehrteiligen Kursen Teilnehmerliste
führen und an die Geschäftsstelle mit der Abrechnung schicken und
den TN-Beitrag über die Kirchenpfleger/in auf das KTO des Ev. Kirchenbezirks
mit dem Zusatz EB
(Kreissparkasse Ostalb BLZ 614 500 50
Konto-Nummer 110 004 790
IBAN: DE80 6145 0050 0110 0047 90
BIC: OASPDE6AXXX)
überweisen.
Geschäftsstelle kann erst die Überweisung von Honorare und Fahrkosten an
die Referenten veranlassen, wenn sie erfährt, dass sie Veranstaltung stattfand
und sie sie die Bankverbindung hat! Alle Referenten werden von der
Geschäftsstelle angeschrieben und über die Honorarzahlung invormiert.
(Referenten-Adresse!)
Nachbesprechung im Team: Wie ist es gelaufen? Was sollte geändert werden?
Referenten weiterempfehlen? ...
Neue Vorhaben planen